Bab 3. Sistem yang Berjalan

Bab 3 Sistem yang Berjalan 3.1 Sejarah Perusahaan 3.1.1 Gambaran Umum PT. Aon Sofa PT AON SOFA merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang manufacturing sofa, yang didirikan di Jakarta pada tahun 1980 oleh Bapak Andri dan Ibu Kurniasih dengan No. SIUP 25.181/09-03/PK/I/1997 dan NPWP 40859100-034. Pabrik sofa, yang tepatnya berada di bilangan Kamal- Jakarta Barat ini, mempunyai luas tanah kurang lebih 1 hektar dan terdiri atas 2 lantai, dimana sebagian lantai 2 merupakan kantor utama dan sebagiannya lagi merupakan showroom. Sedangkan seluruh bagian di lantai bawah digunakan sebagai tempat untuk melaksanakan proses produksi sofa dan sebagian terdapat beberapa gudang untuk menyimpan bahan baku dan barang jadi. Sudah hampir 25 tahun lamanya PT AON SOFA menggeluti bidang manufacturing sofa tapi mereka masih tetap eksis dan semakin berkembang. Hal ini tidak lepas dari keuletan dan usaha keras yang dilakukan oleh Bpk.Andri dan Ibu Akun dalam mempertahankan dan terus memajukan perusahaan yang awalnya hanya manufacturer kecil dan tidak ada apa-apanya. Pabrik pertama mereka yang berlokasi di tempat yang sama seperti sekarang hanya berukuran 300 meter dengan jumlah pekerja 10 orang. Lalu, 9 tahun kemudian perusahaan ini mengalami banyak kemajuan pesat sehingga bisa memperluas pabriknya menjadi ± 2000 meter. Tenaga kerjanya pun menjadi 33

34 bertambah banyak, menjadi 30 orang. Kesuksesan tidak datang begitu saja, mereka terus berusaha berbagai cara untuk memajukan perusahaan. Ibu Akun yang dulunya pernah sekolah desain, terus menciptakan model sofa baru yang menarik dan tidak umum sehingga banyak masyarakat yang menyukainya. Tahun 1994, karena perusahaan terus menanjak dan pesanan semakin banyak, mereka memperluas kembali pabrik mereka hingga seluas 5000 meter dengan jumlah pekerja mencapai 46 orang. Mulai tahun 1995, mereka tidak saja menjual produknya langsung kepada pembeli tetapi mulai memasukkan ke toko-toko sofa lainnya baik itu di Jakarta maupun di luar Jakarta. Dan semenjak itu, bukan mereka yang mencari pelanggan tetapi banyak pelanggan yang mencari mereka. Banyak toko sofa di Jakarta yang meminta untuk menjual produk dari PT Aon Sofa di toko mereka. Memasuki tahun 1996, PT Aon Sofa mulai berani memasarkan hasil produknya di pameran bergengsi seperti di Balai Sidang Senayan atau yang lebih dikenal dengan JHCC (Jakarta Hall Convention Center). Lalu mulai berkembang ke pameran di Mall-Mall besar di Jakarta. Bahkan mereka mulai memasuki pasar di luar kota, mereka menjadi salah satu peserta tetap di setiap pameran yang diselenggarakan di Bandung, Surabaya, Pontianak, Semarang, Medan, Makasar dan lainnya. Semenjak pameran di luar kota inilah, AON SOFA mendapatkan banyak pelanggan dari toko sofa di kota-kota tersebut yang selanjutnya melakukan pemesanan melalui telepon. Pada tahun 1998, PT AON SOFA mulai mengembangkan usahanya dan mulai mengimpor sofa juga. Sofa import pertama yang mereka jual adalah sofa kulit dengan menggunakan recliner berasal dari Italia tetapi di-assembling di Malaysia, dan ternyata

35 masyarakat memberi respon yang positif terhadap produk ini karena memang hampir tidak ada yang menjual produk recliner seperti ini. Bisa dibilang mereka orang pertama yang memegang pasaran untuk produk tersebut di Jakarta. Karena penjualan yang terus meningkat, mereka membuka showroom pertama mereka di Plaza Meubel di bilangan Fatmawati, Jakarta Selatan. Kemudian, mulai tahun 2002 hingga sekarang, mereka mengimpor produk baru dari Germany dan masyarakat memberi tanggapan yang positif, terbukti dengan angka penjualan yang terus meningkat di setiap bulannya. Pada awal Febuary 2004, mereka melakukan grand launching untuk showroom baru mereka yang terdiri dari 3 lantai dengan nama DAVE GALLERY yang terletak di kawasan Perumahan Daan Mogot Baru, Jakarta Barat. Hingga sekarang, PT Aon Sofa telah memiliki pegawai hingga mencapai 73 orang, sudah termasuk Pekerja Pabrik, Pegawai Kantor, Supir, Seksi Umum dan Penjaga pabrik. Selain produk import-nya yang terus berkembang dan laku keras di setiap pameran, produk lokal-nya juga terus mengalami kemajuan, hingga sekarang mereka menjual produknya dengan sistem partai kepada perusahaan sofa yang tersebar di seluruh Indonesia, bahkan juga meng-ekspornya hingga ke Srilanka.

36 3.1.2 Struktur Organisasi Pimpinan Wakil Pimpinan Manajer Sekretaris Bagian Penjualan Bagian Keuangan & Akuntansi Bagian Pembelian Bagian Gudang Bagian Produksi Adm. Penjualan Sales Pengiriman Penagihan Pembukuan Kasir Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Aon Sofa

37 3.1.3 Wewenang dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dan fungsi dalam struktur organisasi PT Aon Sofa yang diperoleh dari hasil wawancara langsung dengan karyawan di masing-masing bagian. 1. Direktur Merupakan pemilik perusahaan juga merupakan pimpinan tertinggi dalam perusahaan. Adapun tugas dan tanggung jawab sebagai seorang direktur perusahaan adalah : Merumuskan dan menetapkan rencana kerja dan tujuan umum perusahaan secara keseluruhan baik jangka pendek maupun jangka panjang. Menetapkan pokok-pokok kebijaksanaan umum yang akan menjadi pedoman bagi keseluruhan aktivitas perusahaan. Mengawasi jalannya perusahaan secara umum Mengadakan evaluasi dengan dibantu oleh para kepala bagian Bekerjasama denan pihak luar perusahaan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan Menentukan harga jual terhadap produk yang akan dijual kepada pelanggan. Bertanggung jawab terhadap kelangsungan hidup perusahaan secara keseluruhan. Memberi pemecahan atas permasalahan yang terjadi di dalam perusahaan.

38 2. Wakil Direktur Merupakan wakil dari Direktur yang membantu Direktur dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dan berhak mengambil alih posisi Direktur untuk sementara jika Direktur sedang tidak berada di tempat. Wewenang dan Tanggung jawabnya adalah : Membantu direktur di dalam memimpin perusahaan. Memberikan saran kepada Direktur yang dapat memajukan perusahaan. Mewakili Direktur untuk berinteraksi langsung dengan karyawan. Berhak untuk mengambil keputusan pada saat Direktur sedang tidak ada di tempat. Mengecek laporan bulanan dari semua bagian di dalam perusahaan. 3. Sekretaris Direktur Sekretaris bertanggung jawab kepada Direktur. Tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris : Mengatur dan menyiapkan acara-acara Direktur Mencatat agenda rapat, membuat catatan dan mempersiapkan notulen rapat Membuat jadwal perjanjian dengan para tamu dan mengatur penerimaan tamu direktur. Mengurus dan menyusun tata laksana surat menyurat, pengetikan, pengiriman dan pengarsipan dokumentasi surat-surat penting.

39 Bertanggung jawab atas kerahasiaan informasi dan surat-surat yang bersifat penting. 4. Bagian Pembelian Menangani pembelian lokal dan pembelian import. Bagian pembelian bertanggung jawab kepada direktur atas penyediaan barang-barang untuk keperluan proses produksi. Wewenang dan tanggung jawab dari bagian pembelian adalah : Bertanggung jawab atas pembelian dan pengadaan barang untuk keperluan proses produksi. Melakukan pembelian tetap waktu untuk menjaga kelancaran produksi. Menentukan macam, kualitas dan kuantitas barang yang akan dibeli. Menghubungi pemasok (supplier) untuk mendapatkan informasi tentang harga, mutu dan syarat pembayaran. Mengotorisasi pembuatan pesanan pembelian sesuai dengan permintaan. Membuatkan laporan pembelian kepada wakil direktur. Bertanggung jawab atas kesalahan pemesanan barang.

40 5. Bagian Gudang Bagian Gudang bertanggung jawab menjaga keamanan barang yang telah dibeli oleh bagian pembelian. Wewenang dan Tanggung jawab dari bagian gudang adalah : Meminta barang yang sudah hampir habis dengan cara melaporkannya ke bagian pembelian. Menerima barang yang baru saja diantar oleh supplier kemudian mengeceknya. Mengatur tata letak barang di gudang. Memberikan laporan persediaan bulanan. Mengawasi keluar masuknya barang dari gudang kemudian mencatatnya dalam buku stok. Mengatur barang yang akan dikirim. Bertanggung jawab atas kehilangan barang.

$ $ $ 41 3.2 Sistem yang Berjalan 3.2.1 Rich Picture membawa 5 Bag Pembelian Bahan baku Suppliers Bagian Penjualan Menyerahkan invoice 1 Membuat SPPBB 4 Mengecek 7 Diserahkan 6 Menyerahkan 20 Bag Pengiriman BB Keluar 11 Produksi Buku stock BB Selesai 14 Gudang BB Barang Jadi/ Sofa Mengeluarkan BB 10 Mencatat penambahan stok BB 9 Mengecek stok BB 3 Mencatat pengeluaran stock BB 12 Mengecek BJ 15 Disimpan 17 Disimpan 8 Gudang BJ Mengeluarkan BJ 19 Bag Gudang Mencatat status akhir BDP 16 Mencatat status BDP 13 Mencatat pengeluaran BJ 21 Buku stock BDP Menyerahkan seluruh dokumen 22 Mengecek stock BJ 2 Buku stock BJ Wakil Direktur Mencatat penambahan stok BJ 18 Gambar 3.2 Rich Picture PT.Aon Sofa Keterangan : 1 = Bagian Gudang menerima invoice rangkap 1 dari bagian penjualan. 2 = Bagian Gudang mengecek stok barang jadi ke dalam buku stok barang jadi. 3 = Jika stok barang jadi tidak ada, maka bagian gudang akan melakukan proses produksi, tetapi sebelumnya harus mengecek stok bahan baku yang diperlukan terlebih dahulu ke dalam buku stok bahan baku.

42 4 = Bagian gudang meminta pembelian bahan baku ke bagian pembelian dengan membuat Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB) 2 rangkap. Rangkap 2 diserahkan ke bagian pembelian, rangkap 1 diarsip oleh bagian gudang. 5 = Supplier datang mengirimkan bahan baku yang dipesan dengan membawa serta Bukti Penerimaan Barang (BPB) 2 rangkap. 6 = Bahan baku diserahkan ke bagian gudang. 7 = Bahan baku dicek terlebih dahulu oleh bagian gudang apakah sudah sesuai dengan surat permintaan bahan baku, jika sesuai maka bagian gudang akan menandatangani bukti penerimaan barang 2 rangkap yang dibawa oleh supplier. BPB ttd 1 dikembalikan ke supplier dan BPB ttd 2 diarsip oleh bagian gudang. 8 = Bahan baku disimpan oleh bagian gudang ke gudang bahan baku. 9 = Bagian gudang mencatat penambahan stok bahan baku ke dalam buku stok bahan baku berdasarkan BPB ttd 2. 10 = Bagian gudang mengeluarkan bahan baku dari gudang bahan baku untuk keperluan proses produksi. 11 = Bahan Baku diserahkan ke bagian produksi untuk diproses. 12 = Bagian Gudang mencatat pengeluaran stok bahan baku ke dalam buku stok bahan baku. 13 = Pada saat proses produksi sudah berlangsung, bagian gudang akan mencatat status barang dalam proses (BDP) ke dalam buku stok BDP. 14 = Proses produksi selesai, barang jadi telah dihasilkan. Bagian produksi melaporkan ke bagian gudang dengan menyerahkan laporan hasil produksi.

43 15 = Bagian gudang mengecek hasil proses produksi (barang jadi) tersebut. 16 = Mencatat status akhir Barang Dalam Proses ke dalam buku stok barang dalam proses. 17 = Barang jadi disimpan ke dalam gudang barang jadi oleh bagian gudang. 18 = Bagian gudang mencatat penambahan stok barang jadi ke dalam buku stok barang jadi. 19 = Pada saat barang akan dikirim, bagian gudang akan mengeluarkan barang jadi dari gudang barang jadi. 20 = Bagian gudang membuat surat jalan 2 rangkap. Lalu menyerahkan surat jalan 2 rangkap tersebut ke bagian pengiriman beserta dengan barang yang akan diantar. 21 = Bagian Gudang akan mencatat pengurangan stok barang jadi ke dalam buku stok barang jadi. 22 = Pada akhir bulan, bagian gudang akan menyerahkan seluruh dokumen kepada wakil direktur untuk diarsip.

44 3.2.2 Narasi Sistem yang berjalan Pada saat menerima pesanan dari konsumen, bagian penjualan akan membuat invoice sebanyak 3 rangkap. Setelah menerima invoice rangkap 1 dari bagian penjualan, bagian gudang akan mengecek stok barang jadi tersebut. Jika ada, maka bagian gudang akan langsung menyiapkan barang untuk dikirim. Tetapi, jika sofa yang dipesan tidak ada stok-nya maka harus dilakukan proses produksi terlebih dahulu. Sebelum mengeluarkan bahan baku untuk keperluan produksi, bagian gudang akan mengecek stok bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi. Jika bahan baku yang dibutuhkan sudah tersedia seluruhnya maka bagian gudang akan langsung menyerahkan bahan baku tersebut ke bagian produksi lalu mencatat pengurangan bahan baku ke dalam buku stok bahan baku. Tetapi, jika bahan baku yang diperlukan tidak tersedia, maka bagian gudang harus mengajukan pembelian bahan baku terlebih dahulu ke bagian pembelian. Selain itu, permintaan pembelian bahan baku juga dapat terjadi karena titik minimum stok sudah terlampaui sehingga harus segera melakukan pemesanan kembali. Bagian gudang akan membuat surat permintaan pembelian bahan baku 2 rangkap ke bagian pembelian. Rangkap 2 diarsip sementara oleh bagian gudang, rangkap 1 diserahkan ke bagian pembelian. Kemudian bagian pembelian akan menyerahkan surat order pembelian rangkap 2 ke bagian gudang. Ketika supplier datang mengirimkan barang, supplier membawa bukti pengiriman barang 2 rangkap dan menyerahkan kepada bagian gudang, setelah

45 itu barang tersebut akan diperiksa oleh bagian gudang untuk dicek kembali apakah sudah sesuai dengan surat order pembelian rangkap 2. Setelah barang sudah benar dan lengkap maka bagian gudang akan menandatangani bukti pengiriman barang 2 rangkap tersebut. Bukti pengiriman barang ttd 1 dikembalikan ke supplier, bukti pengiriman barang ttd 2 diarsip sementara oleh bagian gudang. Setelah itu, bagian gudang akan menyimpan bahan baku yang baru diterima ke dalam gudang bahan baku. Berdasarkan Bukti pengiriman barang ttd 2, bagian gudang akan mencatat penambahan stok ke dalam buku stok bahan baku. Setelah semua bahan baku tersedia, proses produksi akan langsung berjalan, bagian gudang akan mencatat status barang dalam proses pada buku stok barang dalam proses. Pada saat proses produksi sudah selesai, bagian produksi akan melaporkan kebagian gudang dengan menyerahkan laporan hasil produksi, lalu bagian gudang akan mengecek hasil produksi, yaitu berupa barang jadi, lalu bagian gudang akan mencatat status akhir barang dalam proses kemudian memasukkan barang tersebut ke gudang barang jadi. dan mencatat penambahan stok barang jadi ke buku stok barang jadi. Pada saatnya barang pesanan akan diantar, bagian gudang akan membuat surat jalan 2 rangkap berdasarkan invoice asli dari bagian penjualan. Kemudian mengeluarkan barang jadi sesuai surat jalan. Setelah ditandatangani oleh bagian pengiriman, surat jalan rangkap 1 dan 2 diserahkan kebagian pengiriman beserta barang, kemudian bagian gudang akan mencatat pengurangan jumlah stok barang jadi pada buku stok barang jadi. Pada akhir bulan, seluruh bukti pengiriman barang ttd 2, surat permintaan pembelian

46 bahan baku rangkap 2 dan surat jalan ttd 1 diserahkan kepada wakil direktur perusahaan untuk diarsip. 3.3 Analisis Temuan Hasil Survey Dari hasil survey dan wawancara yang telah dilakukan, terdapat beberapa permasalahan pada sistem persediaan PT Aon Sofa akibat dari masih diterapkannya sistem pencatatan dan perhitungan secara manual, diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Ditemukannya Adanya duplikasi data (Data Redudancy), Dengan menggunakan stock card, untuk mencatat penambahan dan pengurangan stock harian, menyebabakan bagian gudang seringkali lupa akan pencatatan yang sudah dilakukan sebelumnya dan terlalu banyaknya barang yang masuk dan keluar dari gudang dalam satu hari. Akibatnya Persediaan barang yang masuk atau keluar dicatat sebanyak dua kali. Jadi saran kami adalah membuat sebuah program untuk mencegah terjadinya duplikasi data yang memiliki kemampuan untuk memberi peringatan jika ada inputan dengan isi data yang sama persis dengan data yang sudah tersimpan sebelumnya di komputer. 2. Ditemukannya Informasi data persediaan tidak akurat, dengan melakukan stock opname pada pencatatan persediaan selama seminggu sekali, menyebabkan terjadi kesalahan penghitungan oleh Bagian gudang. Akibatnya Informasi total persediaan tidak cocok dengan barang yang ada secara fisik. Jadi saran kami adalah membuat sistem komputerisasi

47 yang dapat menghitung jumlah akhir persediaan secara otomatis ketika barang yang masuk dan keluar diinput. 3. Ditemukannya Pengecekan data persediaan menghabiskan waktu yang lama, dengan tersedianya stock card yang hanya dipegang oleh bagian gudang, menyebabkan pencatatan persediaan ditulis dalam buku, maka bagian gudang harus mencari setiap baris dan halaman buku tersebut. Akibatnya proses transaksi penjualan terhambat. Jadi saran kami adalah memiliki database persediaan secara komputerisasi yang dapat diakses secara cepat untuk mengetahui rincian barang yang tersedia beserta jumlahnya. 4. Ditemukannya Tidak ada back-up data, membuat salinan stock card, stock opname dan adjustment stock ke dalam disket atau harddisk di komputer lainnya, Karena pencatatan persediaan masih secara manual, maka dapat terjadi kemungkinan faktur-faktur, memo dan buku stok barang hilang atau rusak. Akibatnya Perusahaan kehilangan data-data penting. Jadi Saran Kami adalah tersedianya fasilitas berupa computer yang dapat memback-up data secara otomatis ketika data disave dan mencopy data baik ke hard disk lain atau cd.

48 5. Ditemukannya Kehilangan barang secara fisik tidak dapat diketahui, dengan melakukan adujsment stock pada stock barang secara fisik, diisebabkan karena tidak ada formulir pengeluaran barang yang no formulirnya terurut. Mengakibatkan terjadi manipulasi data dan perusahaan mengalami kerugian barang secara fisik. Jadi saran kami adalah membuat formulir pengeluaran barang secara rangkap dan memiliki nomor urut.

49 3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi Formulir yang digunakan : 1. Surat jalan 2. Invoice 3. Surat Permintaan Pembelian Bahan Baku Formulir yang dibutuhkan : 1. Surat Penerimaan Bahan Baku 2. Surat Permintaan Order Produksi 3. Surat Pengeluaran Bahan Baku 4. Surat Permintaan Penambahan Bahan Baku 5. Surat Penerimaan Barang Jadi 6. Surat Pengeluaran Barang Jadi Laporan-laporan yang dibutuhkan untuk penyediaan informasi pada sistem persediaan adalah sebagai berikut : 1. Laporan Permintaan Pembelian Bahan Baku 2. Laporan Penerimaan Bahan Baku

50 3. Laporan Pengeluaran Bahan Baku 4. Laporan Persediaan Bahan Baku 5. Laporan Persediaan Barang Dalam Proses 6. Laporan Persediaan Barang Jadi 7. Laporan Pengeluaran Barang Jadi

51 3.5 Flowchart Bagian penjualan Bagian Gudang Mulai 1 Menerima pesanan dari pelanggan Inv1 Membuat invoice Mengecek Barang Jadi Cek tidak Menyiapkan kebutuhan bahan 3 2 Invoice 1 1 t Ke pelanggan ada Melakukan penyiapan barang 2 tidak Cek Membuat surat permintaan pembelian bahan baku 2 ada Mengeluarkan bahan baku untuk keperluan produksi Menyerahkan bahan baku kebagian produksi Mencatat pengeluaran stock bahan baku kedalam buku stock bahan baku Buku stock SPPBB 1 T Laporan produk selesai 3 Mengecek barang jadi Menyimpan barang jadi kegudang barang jadi 4 Gambar 3.3 Flowchart sistem persediaan yang berjalan

52 Bagian gudang 2 4 5 6 7 Membuat surat jalan t SOP 3 NPB 1 2 NPB ttd 2 Beserta barang 3 N 2 T Memeriksa barang yang diterima Menyerahkan NPB kewakil direktur Beserta barang SJ 1 kepengiriman Menandatanga ni NPB selesai Mencatat pengeluaran stock bj pada buku stock bj 2 NPB ttd 1 selesai Dikirimkan kepemasok Menyimpan bahan baku kegudang bahan baku Mencatat stock bahan baku kebuku stock bahan baku 7 Gambar 3.3 (sambungan) Flowchart sistem persediaan yang berjalan

53 Bagian pembelian 3 Supplier SPPBB 1 NPB 1 2 Beserta barang Membuat surat order pembelian 6 3 2 5 SOP 1 T Dikirim ke pemasok Gambar 3.3 (sambungan) Flowchart sistem persediaan yang berjalan