PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA Ditulis oleh : Ade Rio Marthaa (135030201111057) Amalia Ishthafah Amurwani (135030201111140) Tri Rahmawati (135030207111124) Filda Adisti (135030207111092) PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ILMU ADMINISTRASI BISNIS FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2015
Supply Planning Didalam manajemen sumber daya manusia salah satu yang dibahas ialah perencanaan penyediaan sumber daya manusia manfaat adanya perencanaan peyediaan sumber daya manusia agar kebutuhan yang diharapkan terhadap sumber daya manusia yang diharapkan berjalan dengan efisen dan efektif. Dalam penyediaan perencaan sumber daya manusia memerlukan dalam sebuah organisasi atau perusahaan membutuhkan perencanaan yang matang dari segi opersional, produksi, distribusi, dll. Perencanaan sumber daya manusia memiliki manfaat yang banyak salah satunya ialah menetapkan posisi, jabatan tenaga kerja sesuai dengan skill dan ilmu yang dimiliki pekerja tersebut. Seorang yang akan atau yang telah bekerja pasti memiliki keputusan keputusan bekerja yang dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti halnya upah dan manfaat pekerjaan itu sendiri. Sehingga ini merupakan faktor yang penting bagi perusahaan dalam operasional perusahaan yang dijadikan sebgai investasi perusahaan. 1. Pengertian supply planning Supply Planning adalah rencana manajemen perusahaan untuk mendapatkan calon karyawan, yang sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajemen demi memajukan perusahaan. Pengadaan atau penyediaan sumber daya manusia ialah proses atau langkah langkah yang ditetapkan oleh perusahaan dalam merekrut pekerja sesuai jumlah, skill, dan kompeten pekerja sesuai dengan yang diharapkan perusahaan. Proses atau langkah langkah yag diambil perusahaan dalam penyediaan sumber daya manusia memiliki perencanaan guna untuk berjalan dengan terstrukur dan mencapai tujuan yang diharpkan perusahaan. Perencanaan tenaga kerja ialah serangkain proses atau langkah langkah yang diambil perusahaan ( manajemen ) dalam merekrut pekerja untuk menjamin kelangsungan hidup perusahaan atau operasional perusahaan dalam jangka waktu yang lama Manfaat perencanaan sumber daya manusia : 1) Organisasi dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang sudah ada dalam organisasi secara lebih baik. 2) Melalui perencanaan Sumber Daya Manusia yang matang produktivitas kerja dari tenaga kerja uang sudah ada dapat ditingkatkan.
3) Perencanaan berkaiatan dengan penentuan kebutuhan akan tenaga kerja baik jumlah maupun kualitas tenaga kerja. 4) Penanganan informasi ketenagakerjaan (jumlah,masa kerja,status,jumlah penghasilan) 5) Sebagai alat penelitian. 6) Dasar bagi penyusunan program kerja 2. Menentukan kebutuhan tenaga kerja Maksud dari adanya penentuan kebutuhan tenaga kerja agar jumlah tenaga kerja sekarang dan yang akan dating sesuai dengan beban pekerjaan. Menentukan kebutuhan tenaga kerja dengan cara melakukan peramlan terhdap kebutuhan perusahaan sesuai periode tertentu.periode tertentu. Ada 2 cara pendekatan peramalan kebutuhan tenaga kerja, yaitu : 1) Analisa beban kerja (work load analysis) Adalah penentuan jumlah karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu beban kerja tertentu atau menentukan beban kerja ke dalam man hours (beban kerja per orang per jam kerja). 2) Analisa kebutuhan tenaga kerja (work force analysis) Adalah menghitung kebutuhan tenaga kerja berdasarkan kebutuhan kerja. Menentukan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan kepada informasi faktor internal dan eksternal perusahan. Faktor internal dan eksternal perusahaan adalah sebagai berikut : a. Jumlah produksi b. Ramalan-ramalan usaha c. Perluasan perusahaan d. Perkembagn teknologi e. Tingkar permintaan dan penawaran tenaga kerja f. Perencanaan kerja pegawai. Keuntungan perencanaan penyediaan sumber daya manusia Fungsi pengadaan sumber daya manusia dalam perusahaan bertujuan agar diperoleh tenaga kerja dalam jumlah dan kualifikasi yang memadai dan sesuai kebutuhan perusahaan. Pengadaan sumber daya manusia diawali dengan dilakukannya terlebih dahulu perencanaan kebutuhan tenaga kerja, penarikan dan seleksi tenaga kerja, kemudian diakhiri dengan penempatan karyawan.
Keuntungan bagi perusahaan ketika [perusahaan merancang penyediaan sumber daya manusia dalam suay oerusahaan diantaranya adalah: 1. perusahaan dapat memprediksi pengeluaran biaya dalam satu periode 2. perusahaan dapat menyediakan karywan ESDM yang dibutuhkan 3. sebagai investasi perusahaan. Yang dimaksud investasi perusahaan bahwa perusahaan itu mampu menyediakan sumber daya manusia yang berkompeten dengan cara pelatihan yang terstruktur, training organzation, pengalaman pengalam untuk dijadikan sebagai pendukung kinerja karyawan di perusahaan (Noe, A. Raymond,2010:80) 3. Peran supply planning Peranya antara lain : 1. agar perusahaan dapat merencanakan penyediaan sumber daya 2. perusahaan dapat menentukan kuota calon karyawan 3. agar pimpinan dapat menentukan posisi karyawan lama dalam perusahaa 4. Sumber Pengadaan (supply) Ada 2 sumber pengadaan (supply) : 1. Internal, pengadaan internal terdiri dari karyawan-karyawan yang dapat dipromosikan, ditransfer, atau demosi untuk memenuhi posisi yang diharapkan. 2. Eksternal, terdiri dari orang-orang yang berasal dari luar perusahaan. 1) Estimates of Internal Supply Dalam mengestimasi Internal Supply, perencana (planner) harus terlebih dahulu melakukan audit atau pemeriksaan mengenai kekuatan pekerja (workface) yang ada untuk mempelajari tentang kemampuan pekerja. Informasi ini mengijinkan perencana untuk memperkirakan sementara posisi mana yang dapat diisi oleh karyawan-karyawan yang ada saat ini. Perkiraan sementara ini biasanya dicatat pada sebuah replacement chart. Audit dan replacement chart juga elemen penting sebagai informasi tambahan untuk departemen HR. Dengan informasi yang lebih mengenai karyawan, departemen dapat merencakan perekrutan, pelatihan, dan perencanaan karir lebih efektif. Berikut akan dijelaskan lebih detail mengenai audit dan replacement chart
a. Human resource audits. HR audits meringkas keahlian, pengetahuan, dan kemampuan setiap karyawan. Pemeriksaan pada non-managers disebut skills inventories, sedangkan pemeriksaan untuk managers disebut management inventories. Contoh skills inventories form seperti dibawah ini : Gambar 1 : Skills Inventories Form
Dalam form tersebut, ada 4 bagian. Bagian 1 hanya dapat diiisi oleh HR depertement berdasarkan catatan karyawan; mengidentifikasi posisi, pengalaman, usia, dan posisi sebelumnya. Bagian 2 menggali informasi tentang keahlian, kewajiban, tanggungjawab, dan pendidikan pekerja. HR depertement dapat mengumpulkan data-data tersebut melalui telepon atau interview tatap muka, atau pertanyaan dapat dikirim secara periodik kepada karyawan melalui email perusahaan. Potensi masa depan karyawan secara singkat diringkas pada Bagian 3. Penampilan, kesiapan untuk promosi, dan defisiensi dicatat disini. Bagian 4 adalah tambahan sebagai final check untuk kelengkapan dan sebagai tambahan evaluasi karyawan saat ini, yang dapat dibandingkan dengan kinerja mereka yang lalu. b. Succession Planning Informasi audit digunakan oleh perencana untuk membuat penilaian tentang kemungkinan promosi dan transfer. Succession Planning atau yang biasa disebut Continuity Planning adalah proses bagi perencana dan manajer operasi untuk merubah informasi tentang karyawan sekarang menjadi keputusan mengenai penempatan kerja internal masa depan. Dengan mengidentifikasi pengganti (successors) yang akan mengisi posisi kosong di perusahaan cabang yang akan dibuka, perusahaan akan yakin dengan kemampuan internal mereka. c. Replacement charts and summaries Untuk menggabungkan hasil audit atau pemeriksaan dari perencana dan succession planning, HR department bekerja sama dengan manajer senior untuk mengembangkan replacement charts (Gambar 2)
atau yang lebih detail, yaitu replacement summaries (Gambar 3). Replacement charts adalah gambaran visual mengenai siapa yang akan menggantikan orang tertentu jika ada posisi yang dibutuhkan. Informasi berasal dari HR audit. Gambar 2 mengilustrasikan replacement chart yang menunjukkan status penggantian dari beberapa pekerjaan administrasi di sebuah kota besar. Pengambil keputusan umumnya tidak lagi memakai replacement chart karena informasi yang sangat terbatas didalamnya. Replacement summaries menunjukkan data lebih mengenai kekuatan dan kekurangan karyawan. Data tersebut yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan lebih efektif dibandingkan replacement chart yang hanya berisikan sedikit informasi. 2) Estimates of External Supply Tidak semua posisi dapat diisi oleh karyawan yang ada saat ini. Seperti pekerjaanpekerjaan baru yang tidak ada karyawan yang pernah bekerja pada posisi itu sebelumnya. Tanpa kandidat dari dalam, perusahaan membutuhkan external supplies untuk mengisi pekerjaan tersebut.
a. External needs Perkembangan karyawan dan efektifitas HR department saat ini menuntut adanya kebutuhan akan karyawan dari luar perusahaan. Kemampuan manajer dan HRD perusahaan dapat membantu karyawan dalam mengembangkan kemampuannya. Namun, jika karyawan internal tidak mampu atau tidak siap untuk mengisi posisi baru tersebut, maka posisi tersebut harus diisi dari pihak eksternal perusahaan. b. Labor market analysis Kesuksesan dalam menemukan karyawan baru tergantung pada pasar tenaga kerja dan kemampuan manajer serta employement specialist HRD perusahaan. Perusahaan perlu mempertimbangkan level keahlian karyawan yang dibutuhkan. Apabila perusahaan membutuhkan tingkat keahlian yang tinggi, maka pasar tenaga kerja yang dibutuhkan adalah di seluruh negeri. Namun apabila yang dibutuhkan hanya tingkat keahlian rendah, pasar tenaga kerja yang dicari adalah penduduk lokal. Apabila pasar tenaga kerja dalam negeri tidak memenuhi target atau kualifikasi, maka perusahaan dapat mengimpor pekerja dari luar negeri. c. Demographics Tren demografi adalah pengembangan jangka panjang lainnya yang dapat mempengaruhi ketersediaan dari karyawan eksternal. Pengaruh populasi penduduk di tiap daerah dapat mempengaruhi supply karyawan, perubahan kemampuan karyawan yang dipengaruhi oleh jenis kelamin, usia, ras, status perkawinan, dan kriteria lainnya. Tapi dewasa ini, perusahaan-perusahaan telah lebih berpengalaman dalam menangani hal-hal tersebut (William B Weather,1996:165)
Daftar Pustaka Werther, William B. Jr & Keith Davis. 1996. McGraw Hill : Human Resources and Personnel Management Fifth Edition. USA. Noe, A. Raymond,dkk. 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia: Mencapai Keunggulan Bersaing Edisi 6 Buku 1. Jakarta: Salemba Empat. Gomes, C. Faustino. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Andi Offset Sulistyani,T. Ambar.2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Graha Ilmu Afiff, Faisal. 2013. Manajemen talenta. http://sbm.binus.ac.id/2013/08/01/manajementalenta-bagian-2/ diakses secara online pada tanggal 10 oktober 2015 Bakar,Abu. Tanpa Tahun. Perencanaan Sumber Daya Manusia yang Efektif. http://sumsel.kemenag.go.id/file/dokumen/sdmefektif.pdf diakses secara online pada tanggal tanggal 10 Oktoober 2015