PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI

PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI UNIT AUDIT DALAM 2012 Universiti Sains Malaysia Bangunan C15 11800 USM, Pulau Pinang T : (6)04-653 5260/5262 F : (6)04-653 5263 www.usm.my

SENARAI SEMAK PENGAUDITAN PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI SENARAI SEMAK INI DISEDIAKAN SEBAGAI GARIS PANDUAN KEPADA PEGAWAI-PEGAWAI ASET UNTUK MENJALAN SEMAKAN PENGURUSAN ASET DAN INVENTORI PUSAT TANGGUNGJAWAB : PEGAWAI YANG MENJALANKAN SEMAKAN : TEMPOH SEMAKAN : : BILANGAN & NILAI ASET DI PTJ : BILANGAN: NILAI (RM) BILANGAN & NILAI INVENTORI DI PTJ BILANGAN: NILAI (RM) RUJUKAN a. b. BORANG-BORANG BERKAITAN ASET / INVENTORI 1. Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-1) 2. Daftar Harta Modal ( KEW.PA-2) 3. Daftar Inventori ( KEW.PA-3) 4. Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) 5. Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5) 6. Daftar Pergerakan Harta Modal Dan Inventori (KEW.PA-6) 7. Senarai Aset Mengikut Lokasi (KEW.PA-7) 8. Laporan Tahunan Harta Modal Dan Inventori (KEW.PA-8) 9. Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW.PA-9) 10. Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) c. d. e. Tatacara Pengurusan Aset Alih USM Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5/2007 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan) Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2/1980 Pengurusan Kenderaan Garis Panduan Penggunaan Dan Penyenggaraan Kereta Rasmi USM Pekeliling Perbendaharaan Bilangan. 10/2008 - JPKA Pekeliling Perbendaharaan Bil 6/1999 & 8/1999 Kad Inden Minyak & Touch N Go. 11. Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) 12. Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-12) 13. Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaraan (KEW.PA-13) 14. Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14) 15. Perakuan Pelupusan Aset (PEP) (KEW.PA-16) 16. Borang Pelupusan Aset Dan Barang (KEW.PA-17(A)) 17. Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset (KEW.PA-18) 18. Sijil Pelupusan Aset (KEW.PA-19) 19. Laporan Tahunan Pelupusan (KEW.PA-20) 20. Laporan Awal Kehilangan Aset (KEW.PA-28) 21. Laporan Akhir Kehilangan Aset (KEW.PA-30) U N I T A U D I T D A L A M Muka surat 2

A. JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN (JKPAK) UNIT PENGURUSAN ASET JABATAN BENDAHARI Kriteria 1 - JKPAK Ditubuhkan Kriteria 2 - Keanggotaan JKPAK Dipatuhi Kriteria 3 - Bermesyuarat Sekurang-Kurangnya 3 Bulan Sekali Kriteria 4 - Agenda Mesyuarat Yang Ditetapkan Dibincangkan Kriteria 5 - Hasil Mesyuarat Dilaporkan Kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA) 1 JKPAK ditubuhkan / Tarikh Ditubuhkan Keanggotaan JKPAK dipatuhi : (a) Pengerusi (b) Pegawai Aset di peringkat Jabatan Bendahari dilantik sebagai Setiausaha 2 (c) Ahli terdiri daripada: i. Semua Ketua Bahagian/Unit ii. Ketua Audit Dalam iii. Pegawai-pegawai lain yang sesuai 3 JKPAK bermesyuarat sekurang-kurangnya 3 bulan sekali (rujuk PP Bil. 10/2008) Agenda mesyuarat yang ditetapkan dibincangkan (a) Tarikh mesyuarat (b) Perkara yang dibincangkan 4 i. Kedudukan Semasa Aset Alih PTJ ii. Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih iii. Laporan Tindakan Pelupusan iv. Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib v. Masalah-masalah Berkaitan Dengan Pengurusan Aset Alih vi. Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor 5 Hasil mesyuarat JKPAK dilaporkan kepada JPKA: (a) Bilangan mesyuarat JPKA (b) Tarikh mesyuarat JPKA JKPAK [Ya( )/Tidak(X)] Catatan [Ya( )/Tidak(X)] Semakan Mengikut Bilangan Mesyuarat 1 2 3 4 Nota : 1 = Suku Tahun Keempat Tahun Kewangan Sebelumnya 2 = Suku Tahun Pertama Tahun Kewangan Pengauditan 3 = Suku Tahun Kedua Tahun Kewangan Pengauditan 4 = Suku Tahun Ketiga Tahun Kewangan Pengauditan U N I T A U D I T D A L A M Muka surat 3

B. UNIT PENGURUSAN ASET JABATAN BENDAHARI ELEMEN PENGAUDITAN: Kawalan Umum SUB ELEMEN: Unit Pengurusan Aset TUJUAN : Memastikan Unit Pengurusan Aset Mematuhi Peraturan Sedia Ada 1 Unit Pengurusan Aset diwujudkan 2 Unit Pengurusan Aset mengemukakan ringkasan Laporan Tahunan kepada Perbendaharaan sebelum 15 April tahun berikut. (Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 12 Mac 2010 LAPORAN TAHUNAN PENGURUSAN ASET KERAJAAN TAHUN 2009) Kriteria 1 Unit Pengurusan Aset Diwujudkan Tarikh Ditubuhkan Unit Pengurusan Aset 2 Fungsi utama diwujudkan [Ya(/)/Tidak(X)] Pengurusan Aset Alih/Hidup Pengurusan Stor U N I T A U D I T D A L A M Muka surat 4

Kriteria 2 - Unit Pengurusan Aset mengemukakan ringkasan Laporan Tahunan kepada Perbendaharaan sebelum 15 April tahun berikut. (Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 12 Mac 2010) (i) LAMPIRAN (I) LAMPIRAN (II) LAMPIRAN (III) LAMPIRAN (IV) LAMPIRAN (V) LAMPIRAN (VI) L;AMPIRAN (VII) LAMPIRAN (VIII) LAM[PIRAN (IX) LAMPIRAN (X) LAMPIRAN (XI) LAMPIRAN (XII) Unit Pengurusan Aset Mengemukakan ringkasan Laporan Kepada Perbendaharaan [Ya(/)/Tidak(X)/TB] (ii) Laporan Eksekutif Dikemukakan [Ya(/)/Tidak(X)/TB] : (iii) Kompilasi Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor ( KEW.PS-15) [Ya(/)/Tidak(X)/TB] : ELEMEN PENGAUDITAN: Kawalan Umum SUB ELEMEN: Pegawai Aset TUJUAN: Bagi Memastikan Pegawai Aset Dilantik dan Menjalankan Tugas Serta Mematuhi Peraturan Sedia Ada 1 Pegawai Aset dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal. 2 Setiap PTJ mempunyai Pegawai Aset yang dilantik oleh Ketua Jabatan 3 Unit Pengurusan Harta, Jabatan Bendahari dimaklumkan oleh PTJ setiap kali ada pertukaran atau pelantikan baru Pegawai Aset. U N I T A U D I T D A L A M Muka surat 5

C. PENERIMAAN ASET PEGAWAI PENERIMA/ASET SETIAP PTJ ELEMEN PENGAUDITAN: : Penerimaan SUB ELEMEN : Peraturan Penerimaan TUJUAN : Bagi Memastikan Pegawai Penerima Dilantik Dan Menjalankan Tugas Serta Mematuhi Peraturan Sedia Ada. 1 Setiap PTJ mempunyai Pegawai Penerima (PP) yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diterima. 2 Pegawai bertauliah menjalankan pemeriksaan teknikal aset. 3 Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-1) disediakan dan dikemukakan kepada syarikat pembekal dengan serta merta jika terdapat kerosakan atau perselisihan kuantiti. Nota: Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi Pegawai Bertauliah ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu U N I T A U D I T D A L A M Muka surat 6

D. PENDAFTARAN ASET PEGAWAI ASET DI SETIAP PTJ ELEMEN PENGAUDITAN: Pendaftaran SUB ELEMEN: Urusan Pendaftaran TUJUAN : Bagi memastikan urusan pendaftaran telah dijalankan dengan teratur 1. Setiap aset didaftarkan dalam tempoh 2 minggu dari tarikh bayaran dibuat 2. Semua KEW.PA-2 dan KEW.PA-4 diselenggarakan dengan lengkap. 3. Semua KEW.PA-3 dan KEW.PA-5 diselenggarakan dengan lengkap. 4. Semua KEW.PA-2 dan KEW.PA-4 diselenggarakan dengan kemas kini. 5. Semua KEW.PA-3 dan KEW.PA-5 diselenggarakan dengan kemas kini. 6. Pergerakan Aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara direkod dalam KEW.PA-6 7. Senarai Aset di lokasi KEW.PA-7 disediakan disetiap lokasi aset ditempatkan. ELEMEN PENGAUDITAN: Pendaftaran SUB ELEMEN: Pelabelan Aset TUJUAN: Bagi memastikan semua aset dilabelkan dan diberi nombor siri pendaftaran 1 Aset diberi tanda pengenalan Hak Universiti Sains Malaysia. 2 Semua aset ditandakan dengan nombor siri pendaftaran. U N I T A U D I T D A L A M Muka surat 7

E. PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN ASET PEGAWAI ASET DI SETIAP PTJ ELEMEN PENGAUDITAN: Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan Aset SUB ELEMEN: Penggunaan (Tidak Termasuk Penggunaan Kenderaan) TUJUAN: Bagi Memastikan Penggunaan Aset Mematuhi Peraturan Sedia Ada. 1 Aset yang dibeli digunakan bagi tujuan rasmi. 2 Aset yang hendak dibawa keluar dari pejabat mendapat kebenaran bertulis dari Ketua Jabatan dan dimaklumkan kepada Jabatan Bendahari untuk tujuan perlindungan insuran (kecuali Komputer Riba). Rujuk Memo Jabatan Bendahari USM.17BEND(o)/AM bertarikh 18 Ogos 2008 3. Kerosakan aset dilaporkan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW.PA-9) dan tindakan susulan diambil. Kriteria 1- Aset Yang Dibeli Digunakan Aset Tidak Digunakan Jenis Aset No. Siri Pendaftaran Kuantiti Tarikh Diterima Tempoh Tidak Digunakan Lokasi Aset Nyatakan Sebab-sebab Tidak Digunakan (Sediakan Lampiran jika perlu.) Kriteria 2 - Kerosakan Aset Dilaporkan Dengan Menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW.PA-9) Dan Tindakan Susulan Diambil Nama Aset Yang Rosak No Siri Pendaftaran Kerosakan Dilaporkan Di KEW.PA-9 [Ya( )/Tidak(X)] Nyatakan Tindakan Susulan Yang Diambil (Sediakan Lampiran jika perlu.) U N I T A U D I T D A L A M Muka surat 8

ELEMEN PENGAUDITAN: Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan Aset SUB ELEMEN: Penyimpanan TUJUAN: Bagi Memastikan Penyimpanan Aset Mematuhi Peraturan Sedia Ada. 1 2 Aset disimpan di tempat yang selamat dan sesuai serta sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. Aset yang sangat menarik atau berharga disimpan di tempat yang berasingan/mempunyai kawalan keselamatan yang lebih ketat. ELEMEN PENGAUDITAN: Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan Aset SUB ELEMEN : Pemeriksaan Aset TUJUAN: Bagi Memastikan Pegawai Yang Diberi Kuasa Menjalankan Pemeriksaan Aset Dan Mematuhi Peraturan Sedia Ada A PEMERIKSAAN ASET 1 Sekurang-kurangnya 2 Pegawai Pemeriksa Aset dilantik secara bertulis oleh Ketua PTJ 2 Pemeriksaan dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 kali setahun. Tarikh Periksa: 3 Pegawai Pemeriksa Aset menyediakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) yang lengkap dan mengemukakannya kepada Ketua Jabatan/PTJ. 4 Ketua Jabatan/PTJ mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 bersama-sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori kepada Unit Pengurusan Harta sebelum 15 Februari tiap-tiap tahun bagi laporan tahun sebelumnya. Kriteria 1 - Sekurang-kurangnya 2 Pegawai Pemeriksa Dilantik Secara Bertulis Nama/ Jawatan (Gred) 1. 2. 3. Rujukan Surat Lantikan Lantikan Pegawai Pemeriksa Tarikh Surat Lantikan U N I T A U D I T D A L A M Muka surat 9

F. PENGURUSAN KENDERAAN JABATAN PEGAWAI KENDERAAN / PEGAWAI ASET DI SETIAP PTJ BILANGAN KENDERAAN DI PTJ: BUAH (senaraikan jika melebihi daripada 1 buah kenderaan) ELEMEN PENGAUDITAN: : Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan Aset SUB ELEMEN : Penggunaan Kenderaan Jabatan (Pegawai Kenderaan) TUJUANM: Bagi Memastikan Pegawai Pengangkutan Dilantik Dan Menjalankan Tugas Serta Mematuhi Peraturan Sedia Ada. 1 Pegawai Kenderaan /Pengangkutan dilantik. 2 Pegawai Pengangkutan/Kenderaan mempunyai sijil dalam bidang kejuruteraan motor sekiranya pejabat mempunyai lebih daripada 20 buah kenderaan khas jabatan. 3 Jika PTJ tiada jawatan Pemandu, adakah pegawai lain dilantik sebagai pemandu dan surat lantikan dikeluarkan oleh Ketua Jabatan Nama pemandu: Jawatan: 4 Fail Sejarah diselenggarakan bagi setiap kenderaan. Kriteria 1 - Pegawai Kenderaan (Pengangkutan) dilantik Kriteria 2 - Pegawai Pengangkutan/Kenderaan mempunyai sijil dalam bidang kejuruteraan motor sekiranya pejabat mempunyai lebih daripada 20 buah kenderaan khas jabatan. Nama/Jawatan/Gred Pegawai Kenderaan/Pegawai Pengangkutan Senarai Tugas Menyatakan Tanggungjawab Sebagai Pegawai Kenderaan/Pegawai Pengangkutan Mempunyai Sijil Dalam Bidang Kejuruteraan Motor* (Sekiranya pejabat mempunyai lebih daripada 20 buah kenderaan yang digunakan bagi tujuan khas) [Ya( )/Tidak(X)] a) Pegawai Kenderaan (Pegawai Yang Diberi Kuasa)/ Pegawai Pengangkutan* U N I T A U D I T D A L A M Muka surat 10

ELEMEN PENGAUDITAN : Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan Aset SUB ELEMEN INDIKATOR: Penggunaan Kenderaan Jabatan (Kawalan Penggunaan Kenderaan) TUJUAN: Bagi Memastikan Penggunaan Kenderaan Adalah Mematuhi Peraturan Sedia Ada 1 Kenderaan digunakan dengan kelulusan Pegawai Kenderaan. 2 Buku Log diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. 3 Penggunaan minyak adalah munasabah. Kriteria 1 Kenderaan digunakan dengan kelulusan Pegawai Pengangkutan/Kenderaan. - Fail Sejarah Diselenggarakan Bagi Setiap Kenderaan 1. No. Kenderaan Jenis/Model Kenderaan Kenderaan Buku Log Fail Sejarah Disediakan [Ya( )/Tidak(X)] Hak milik Logo USM 2. 3. 4. Penggunaan Kenderaan Tanpa Kelulusan. 1. 2. 3. 4. 5. Nyatakan tarikh penggunaan (sebulan) yang tiada kelulusan U N I T A U D I T D A L A M Muka surat 11

Kriteria 2 - Buku Log Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kini Maklumat Kenderaan Buku Log Kenderaan No. Pendaftaran/ Jenis Bulan Lengkap( )/Tidak Lengkap(X)* i ii iii iv v vi vii vi ix x Tarikh Pemeriksaan Bacaan Odometer Di Buku Log Di Kenderaan Perbezaan Bacaan Odometer *Nota : i. Tarikh vi. Nama Dan Tanda Tangan Pegawai Yang Mengguna ii. Masa vii. Bacaan Odometer iii. Nama Pemandu viii. Kiraan Kilometer/Batu iv. Tujuan Perjalanan ix. Pembelian Bahan Api/Minyak Pelincir v. Nama Dan Tanda Tangan Pegawai Yang Memberi Kuasa x. Cerakinan Penggunaan Bahan Api (CPBA) Kriteria 3 - Penggunaan Minyak Adalah Munasabah Jenis Kenderaan Model Purata Penggunaan Minyak (Liter/100 KM) Proton Wira 7.20 Waja 7.87 Nissan X-Trail 9.52 Toyota Fortuner 16.10 Harrier 11.11 Mitsubishi Pajero 14.28 Sumber Rujukan: www.mycarforum.com U N I T A U D I T D A L A M Muka surat 12

ELEMEN PENGAUDITAN: Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan Aset SUB ELEMEN: Penggunaan Kenderaan Jabatan (Kawalan Kad Inden Minyak - kecuali Kad Inden Pegawai Gred JUSA C) TUJUAN: Bagi Memastikan Rekod Dan Pergerakan Kenderaan Diselenggarakan Dengan Kemas Kini Serta Mematuhi Peraturan Sedia Ada. 1 Kad Inden Minyak disimpan oleh Pegawai Kenderaan setiap masa melainkan ada keperluan mengisi minyak. 2 Buku Rekod Pergerakan Kad Inden diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. Invois disemak dan disahkan oleh pegawai berdasarkan Penyata Pembelian yang telah disahkan dengan resit-resit pembelian oleh pemegang kad. Invois yang 3 disahkan diserah kepada Seksyen /Unit Kewangan untuk disemak dengan laporan bayaran untuk dibuat bayaran. Kriteria 1 - Kad Inden Minyak Disimpan Oleh Pegawai Kenderaan (Pemegang Kad) Setiap Masa (Kecuali Kad Inden Pegawai Gred JUSA C) Melainkan Ada Keperluan Mengisi Minyak Kaedah Pemantauan Kad Inden Minyak Pengesahan Milik Kad Inden Minyak Baucar Bayaran Buku Rekod Pergerakan Perbezaan [Ada( )/ Tiada(X)] Jika Ada, Nyatakan Kaedah No. & Tarikh Bil. Kad No. Siri Kad Bil Kad. No. Siri Kad Bil Kad. No. Siri Kad U N I T A U D I T D A L A M Muka surat 13

Kriteria 2 - Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kini Kriteria 3 - Invois disemak dan disahkan oleh pegawai berdasarkan Penyata Pembelian yang telah disahkan dengan resit-resit pembelian oleh pemegang kad. Invois yang disahkan diserah kepada Seksyen /Unit Kewangan untuk disemak dengan laporan bayaran Pukul BP21 untuk dibuat bayaran. Nombor Siri Kad Inden Minyak Bulan Yang Dipilih Lengkap* i ii iii iv v vi Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Minyak Tarikh Terakhir Direkodkan Kemas Tarikh 5 Pembelian Minyak Yang Terakhir Resit Pembelian Buku Log (Sekiranya Tiada Resit Pembelian) Tarikh Pembelian Yang Tidak Direkodkan Penyemakan/Pengesahan Pembelian Minyak Disemak Dan Disahkan Dengan Penyata Pembelian Minyak [Ya( )/ Tidak(X)] *Nota : i. Tarikh Kad Diambil iv. Tarikh Dikembalikan ii. Tandatangan Pegawai Yang Memberi iii. Tandatangan Pemandu v. Tandatangan Penerima Kad vi. Liter/RM U N I T A U D I T D A L A M Muka surat 14

ELEMEN PENGAUDITAN: Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan Aset SUB ELEMEN: Penggunaan Kenderaan Jabatan (Kawalan Kad Elektronik Bagi Pembayaran Tol) TUJUAN: Bagi memastikan penggunaan Kad Touch N Go adalah mematuhi peraturan sedia ada BIL. KRITERIA YA( ) / TIDAK(X) CATATAN 1 Daftar Kad "Touch N Go" diselenggarakan dengan lengkap. 2 3 Kad disimpan oleh Pegawai Kenderaan setiap masa melainkan ada keperluan menggunakannya. Daftar Penggunaan Kad diselenggarakan dengan lengkap dan disemak serta disimpan oleh Pegawai Kenderaan. U N I T A U D I T D A L A M Muka surat 15

G. PENYENGGARAAN ASET PEGAWAI ASET DI SETIAP PTJ ELEMEN PENGAUDITAN: Penyenggaraan SUB ELEMEN: Peraturan Penyenggaraan (Termasuk Penyenggaraan Kenderaan) TUJUAN: Bagi Memastikan Aset/Kenderaan Diselenggarakan Secara Teratur Dan Mematuhi Peraturan Sedia Ada BIL. KRITERIA YA( ) / TIDAK(X CATATAN 1 Senarai aset yang memerlukan penyenggaraan (KEW.PA-13) dikenal pasti dan disenaraikan. 2 Program Penyenggaraan disediakan. 3 Program Penyenggaraan dilaksanakan. 4 Penyenggaraan yang dilaksanakan direkodkan dengan lengkap dan kemas kini dalam Daftar Penyenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14). Kriteria 1 - Senarai Aset Yang Memerlukan Penyenggaraan (KEW.PA-13) Perlu Dikenal Pasti Dan Disenaraikan KEW.PA-13 Disediakan Disediakan [Ada( )/Tiada(X)] Sekiranya Tiada, Senaraikan Aset Yang Dikenal Pasti Memerlukan Penyenggaraan No Siri Pendaftaran Aset Jenis/Jenama/Model Lokasi Aset U N I T A U D I T D A L A M Muka surat 16

Kriteria 2 - Program Penyenggaraan Disediakan 1. Pastikan program penyenggaraan disediakan bagi aset yang berkenaan. Kriteria 3 - Program Penyenggaraan Dilaksanakan Kriteria 4 - Penyenggaraan Yang Dilaksanakan Direkod Dengan Lengkap Dan Kemas Kini Dalam Daftar Penyenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14) Disediakan [Ya( )/ Tidak(X)] Program Penyenggaraan KEW.PA-14 Rancang Laksana Sebab Tidak Lengkap* Aset Yang Dipilih Dilaksanakan Disediakan Untuk Disemak Tarikh Jenis Tarikh Jenis Mengikut [Ya( )/ Tidak(X)] Rancangan i ii Iii iv v vi *Nota: i. Tarikh iv. Nama Syarikat/Jabatan Yang Menyenggara ii. Butir-butir Kerja v. Kos (RM) iii. No. Kontrak/ Pesanan Kerajaan Dan Tarikh vi. Nama Dan Tanda Tangan U N I T A U D I T D A L A M Muka surat 17

H. PELUPUSAN ASET PEGAWAI ASET DI SETIAP PTJ ELEMEN PENGAUDITAN: : Pelupusan SUB ELEMEN : Pelupusan Aset /Peralatan Komputer TUJUAN : Memastikan Tatacara Pelupusan Dilaksanakan Dengan Teratur Dan Mematuhi Peraturan Sedia Ada. BIL. KRITERIA YA( ) / TIDAK(X) CATATAN 1 Peralatan yang rosak telah disahkan oleh Pegawai yang telah dilantik oleh Naib Canselor yang bertanggungjawab mengeluarkan Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-16) atau pihak pembekal 2 3. 4. Aset yang hendak dilupuskan disenaraikan di dalam Borang KEW.PA-17(A) oleh PTJ sebelum dihantar kepada urus setia Semua laporan aset dan barang/peralatan komputer yang hendak dilupuskan dikemukakan kepada Unit Pengurusan Harta, Jabatan Bendahari 14 hari sebelum sesuatu mesyuarat diadakan PTJ menerima surat kelulusan pelupusan daripada JPAB/JPPK bagi setiap aset /peralatan komputer yang hendak dilupuskan 5. Semua aset /peralatan komputer yang diluluskan untuk pelupusan, dilupuskan mengikut kelulusan / kaedah yang ditetapkan dalam tempoh 60 HARI dari tarikh surat kelulusan. 6 Ketua PTJ memastikan aset-aset yang telah diputuskan untuk dilupuskan oleh JPAB/JPPK disimpan di tempat yang selamat dan terpelihara dari cuaca luar sehingga tindakan diambil oleh pihak-pihak berkenaan 7 PTJ menyediakan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-18) dan Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-19) bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan; 8 Unit Pengurusan Harta mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan (KEW.PA-20) ke Kementeriaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. 9 PTJ mengemukakan permohonan kepada Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) untuk kelulusan bagi kes-kes tindakan segera membuang perabot-perabot yang rosak dan terbiar di luar permis PTJ. U N I T A U D I T D A L A M Muka surat 18

Kriteria 1 - PTJ Yang Mengeluarkan Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-16) Kampus Induk Kampus Kesihatan Kampus Kejuruteraan Kategori Aset Mesin, Mekanikal (Kenderaan), Elektrik dan Elektronik dan Perabot Peralatan Sainstifik Peralatan Komputer Kategori Aset Peralatan selain komputer Komputer Kategori Aset Peralatan selain komputer Perabot Komputer PTJ Yang Mengeluarkan PEP Jabatan Pembangunan Pusat Pengajian Sains Fizik Pusat Pengajian Sains Kimia PPKT Pusat Pengajian Sains Komputer PTJ Yang Mengeluarkan PEP Jabatan Pembangunan PPKT PTJ Yang Mengeluarkan PEP Pusat Pengajian Kejuruteraan Mekanikal Jabatan Pembangunan Pusat Pengajian Kejuruteraan Elektrik dan Elektronik U N I T A U D I T D A L A M Muka surat 19

I. KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA ASET PEGAWAI ASET DI SETIAP PTJ ELEMEN PENGAUDITAN: Kehilangan Dan Hapus Kira (Termasuk Wang Awam) SUB ELEMEN: Pengurusan Kehilangan TUJUAN: Bagi Memastikan Pengurusan Kehilangan Mematuhi Peraturan Sedia Ada. 1 Pegawai yang bertanggungjawab melaporkan kehilangan a s e t kepada Ketua Jabatan dengan serta merta. Ketua Jabatan/Pegawai bertanggungjawab membuat Laporan Polis dalam tempoh 24 jam dari 2 waktu kehilangan. 3 Ketua Jabatan/Pegawai Atasan di peringkat PTJ menyedia Laporan Awal (KEW.PA-28) dan kemukakan bersama salinan Laporan Polis kepada Naib Canselor dan Pengarah Jabatan Keselamatan dalam tempoh 2 hari bekerja. 4 5 Salinan Laporan Awal dikemukakan kepada Bendahari dan Ketua Audit Dalam Pegawai Keselamatan/Jawatankuasa Siasatan akan menyediakan Laporan Akhir (KEW.PA-30) yang mengandungi hasil penyiasatan dan Laporan Polis. Laporan ini hendaklah dihantar kepada Setiausaha Jawatankuasa Kehilangan dan Hapuskira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh Laporan Awal Pegawai yang menjalankan semakan Pengesahan Ketua Jabatan/Dekan/Pengarah. (Nama: ) Tarikh:. (Nama: ) Tarikh: U N I T A U D I T D A L A M Muka surat 20