L1 LAMPIRAN Lampiran 1. - Internal Control Questionaire (ICQ) Pertanyaan dalam kuesioner dapat dijawab dengan : 1. Ya, artinya sistem dan prosedur telah diterapkan serta dilaksanakan dengan baik sebagaimana mestinya dan menunjukkan adanya kekuatan dari pengendalian intern. 2. Tidak, artinya berarti sistem dan prosedur belum diterapkan serta dilaksanakan dengan baik sebagaimana mestinya dan menunjukkan adanya kelemahan. Internal Control Questionaire (ICQ) Apartemen Istana Sahid 1. Pertanyaan Umum No Pertanyaan Ya Tidak Apakah struktur organisasi, tata tertib, dan disiplin 1 telah dijalankan sesuai dengan pembagian tugas yang ada? 2 Apakah ada kebijakan dan prosedur secara tertulis dalam menjalankan tugas dari masing-masing fungsi? 3 Apakah manajemen membuat target jangka panjang? 4 Apakah di setiap akhir periode dilakukan evaluasi terhadap target yang telah ditetapkan? 5 Apakah terdapat rotasi pekerjaan yang telah ditetapkan? 6 Apakah sering terjadi pergantian karyawan?
L2 7 8 Apakah ada upaya untuk mengurangi terjadinya penyimpangan? Apakah ada sanksi untuk pegawai atas pelanggarannya? 2. Penjualan No Pertanyaan Ya Tidak 1 Apakah terdapat kebijakan dan prosedur penjualan dan penyewaan secara tertulis? 2 Apakah bagian penjualan dan penyewaan telah menjalankan kebijakan dan prosedur yang berlaku? 3 Apakah fungsi penjulan terpisah dari: a. Bagian keuangan b. Bagian akuntansi 4 Apakah perusahaan menggunakan daftar harga? 5 Apakah penyimpanan dari daftar harga jual harus disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang? 6 apakah setiap pesanan pelanggan dibuatkan sales order? 7 Apakah formulir sales order mempunyai nomor urut seperti? a. Tally sheat b. Delivery order c. invoice 8 Apakah apartemen mempunyai pedoman pemberian diskon tertulis? 9 Apakah order pembelian dari pelanggan harus disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang,mengenai harga? 10 Apakah setiap penjualan diminta surat pesanan
L3 dari pembeli? 11 Apakah digunakan formulir order penjualan yang bernomor urut cetak? 12 Apakah terdapat pemisahaan tugas antara; a. fungsi penjualan dan akutansi b. fungsi akuntansi dan penerimaan kas? 13 Apakah terdapat penjualan jasa apartemen secara kredit? Apakah terdapat penjualan atau penyewaan unit secara kredit? 14 Apakah dibuat kartu piutang? Bila Ya apakah: a. secara bulanan diadakan pencocokan saldo akun dengan kartu piutang? b. Pengamatan fisik kartu piutang cukup? 15 Apakah perusahaan selalu melakukan survey terhadap pembeli baru sebelum menjual? 16 Apakah apartemen menetapkan suatu rencana penjualan dan penyewaan unit? 17 Apakah target penjualan dan penyewaan sebanding dengan hasil yang dicapai? 18 Apakah pesanan pembeli selalu tepat waktu dalam menyediakannya? 19 Apakah laporan penjualan disiapkan secara teratur dan berkala untuk memeriksa penjualan yang telah dicatat? 20 Apakah laporan tersebut telah diperiksa dan dievaluasi dengan seksama oleh pihak yang berwenang? 3. Piutang No Pertanyaan Ya Tidak 1 Apakah saat melakukan penagihan pada pelanggan disertai surat penagihan?
L4 2 Apakah akun piutang per pelanggan telah diteliti secara periodik seperti: a. Pelanggan yang terlambat? b. Salah melakukan penagihan? c. Bukti pelunasan? 3 Apakah setiap bulan dikirimkan faktur tagihan kepada pemilik atau penyewa unit? 4 Apakah ada kebijakan mengenai penyisihan piutang tak tertagih? 5 Apakah pemilik yang telat dikenakan sanksi? 6 Apakah pemilik memiliki bukti bahwa dia telah melunasi piutangnya? 7 Apakah apartemen membuat laporan piutangnya setiap bulan? 8 Apakah terdapat pejabat berwenang yang selalu mengevaluasi laporan penjualan tersebut secara periodik? 9 Apakah apartemen memiliki kebijakan cara pembayaran piutang tertentu? 10 Apakah terdapat sistem komputer yang secara otomatis mengkonfirmasi apartem bahwa pembayaran piutang melalui bank telah dibayar? 11 Saat penagihan, cara apa yang dipakai? Melalui telefon atau surat? 4. Penerimaan Kas No Pertanyaan Ya Tidak 1 Apakah kuitansi atau bukti dokumen lainnya memiliki nomer urut? 2 Apakah saat penerimaan giro, cek, dan kas secara tunai langsung disetorkan ke bank di hari itu? Atau paling lambat keesokan harinya?
L5 3 Apakah ada bagian khusus yang bertugas menyetorkan penerimaan uang tersebut ke bank? 4 Apakah pencatatan atas penerimaan kas dilakukan secara rutin oleh bagian akuntansi? 5 Apakah laporan tersebut mencakup semua transaksi yang sudah dilaporkan dan dicatat seluruhnya? 6 Apakah apartemen telah menyimpan dan mengarsip bukti setoran dari bank? 7 Apakah pernah dilakukan perhitungan fisik kas secara mendadak? 8 Apakah terdapat orang selain bagian keuangan yang dapat mengakses tempat penyimpanan kas apartemen? 9 Apakah untuk mengeluarkan uang kas maupun bank harus melalui wewenang pejabat berwenang? 5. Pembelian No Pertanyaan Ya Tidak 1 Apakah terdapat kebijakan dan prosedur pembelian yang tertulis? 2 Apakah bagian pembelian telah melaksanakan tugasnya sesuai kebijakan dan prosedur yang berlaku? 3 Apakah terdapat anggaran pembelian yang ditetapkan? 4 Apakah keputusan pembelian didasari atas kebutuhan dan keperluan apartemen? 5 Apakah dalam proses pembelian terdapat dokumen seperti ini: a. Surat permintaan barang b. Surat pesanan pembelian
L6 6 Apakah terdapat otoritas dan tanda tangan oleh pejabat berwenang dalam dokumen 7 Apakah dokumen pembelian disimpan oleh bagian pembelian 8 Apakah terdapat daftar pemasok? 9 Apakah bagian pembelian memiliki daftar harga yang ditetapkan pemasok? 10 Apakah permintaan pembelian dilakukan tepat waktu? 11 Apakah setiap pesanan harus diotorisasi terlebih dahulu? 12 Apakah perusahaan memiliki kelebihan atau kekurangan persediaan? 13 Apakah pembelian dilakukan apabila jumlah persediaan sudah mencapai stok minimum? 14 Apakah divisi lain boleh melakukan transaksi pembelian? 15 Apakah tingkat pembelian sesuai dengan keekonomisan? 16 Apakah terdapat negoisasi harga atas setiap transaksi kepada supplier? 17 Apakah barang yang dipesan tiba tepat pada waktunya? 18 Jika tidak, apakah ada tindak lanjut atas barang tersebut? 19 Apakah terdapat pengecekan dan perhitungan fisik barang sesuai surat jalan supplier? 20 Apakah terdapat kontrol untuk memantau persediaan gudang? 21 Apakah terdapat laporan pembelian setiap bulan? 22 Apakah terdapat pejabat berwenang yang selalu mengevaluasi laporan pembelian?
L7 6. Utang No Pertanyaan Ya Tidak 1 Apakah bagian pencatatan pembelian berbeda dengan bagian utang? 2 Apakah bagian pencatatan dan pembayaran utang memiliki kebijakan dan prosedur tertulis? 3 Apakah bagian utang telah menjalankan kebijakan dan prosedur tersebut? 4 Apakah terdapat dokumen pencatatan dan pembayaran utang seperti: a. Faktur pembelian b. Faktur tanda lunas dari pemasok? c. Bukti kas keluar d. Kartu utang 5 apakah terdapat pemeriksaan oleh pejabat berwewenang atas dokumen dan pembayaran utang tersebut? 6 Apakah terdapat otorisasi dan tanda tangan oleh pejabat berwenang atas dokumen tersebut? 7 apakah bukti berupa dokumen tersebut disimpan bagian akuntansi? 8 Apakah bagian kasir yang selalu melakukan pembayaran? 9 Apakah terdapat divisi lain yang dapat melakukan pembayaran utang sesuai dengan tanggal jatuh tempo? 10 Jika tidak, apakah ada prosedur tindak lanjut atas utang tersebut? 11 apakah bagian utang memperhatikan pajak atas barang terseut? 12 Apakah pembayaran utang dilakukan melalui bank?
L8 13 Apakah terdapat prosedur khusus yang menjelaskan kapan pembayaran dibayarkan melalui bank atau kas? 14 Apakah setelah melunasi pembayaran terdapat cap lunas? 15 Apakah terdapat pemisahaan dokumen antara dokumen yang sudah lunas dan belum? 16 Apakah bukti pembayaran dikirim ke bagian akuntansi? 7. Pengeluaran Kas No Pertanyaan Ya Tidak 1 Apakah kuitansi atau bukti dokumen pengeluaran lainnya memiliki nomer urut? 2 Apakah orang yang bertugas di bagian pengeluaran kas sama dengan bagian penerimaan kas? 3 Apakah ada bagian khusus yang bertugas menarik uang tersebut dari bank? 4 Apakah pencatatan atas pengeluaran kas dilakukan secara rutin oleh bagian akuntansi? 5 Apakah laporan pengeluaran tersebut mencakup semua transaksi yang sudah dilaporkan dan dicatat seluruhnya? 6 Apakah apartemen telah menyimpan dan mengarsip bukti setoran dari bank? 7 Apakah pernah dilakukan perhitungan fisik kas secara mendadak? 8 Apakah terdapat orang selain bagian keuangan yang dapat mengakses tempat penyimpanan kas apartemen? 9 Apakah untuk mengeluarkan uang kas maupun
L9 bank harus melalui wewenang pejabat berwenang? Tabel IV.1. Kuesioner atas Siklus Pendapatan dan Pengeluaran. Kesimpulan dari ICQ di atas sebagai berikut: a. Apartemen miliki 2 tipe penjualan yaitu barang (fully furnished : fasilitas unit untuk pemilik unit seperti AC, bath up, sofa, dll.) dan unit (kamar dan ruangan). b. Apartemen melakukan penjualan dan penyewaan unit maupun barang berupa fasilitas untuk pemilik unit secara tunai demi menghindari piutang yang kemungkinan tak terbayarkan atau tertagih. c. Ketidakadaannya observasi dan pengamatan secara khusus atau evaluasi terhadap kecenderungan minat masyarakat untuk melakukan suatu pembelian atau penyewaan secara kredit. Apartemen hanya menjual jasanya (fully serviced) secara kredit. d. Persetujuan penjualan dilakukan oleh bagian penjualan setelah dilakukan negoisasi harga atas unit, kamar, dan ruangan. e. Bagian penjualan bertugas membuat formulir pemesanan pelanggan dan membuatkan faktur penjualan ketika penjualan telah disetujui oleh kedua belah pihak. Kemudian bagian penjulan membuatkan faktur pajak untuk diberikan kepada calon pembeli atau penyewa. f. Penagihan piutang atas jasa harus disertakan faktur pajak yang harus ditanda-tangani oleh direksi yang berada di kantor pusat. g. Apartemen memiliki batas waktu pelunasan piutang jasanya dalam waktu seminggu. h. Apartemen memiliki sanksi atas keterlambatan pelunasan piutang. Contoh apabila terlambat membayar listrik, listrik di unit yang pemiliknya telat akan dimatikan sampai dia melunasi pembayarannya.
L10 i. Apartemen memiliki pelanggan mulai dari mahasiswa sampai bos-bos, dari orang perorangan sampai perusahaan, supermarket, restoran, dan dari warga lokal sampai Asing. j. Mata uang yang digunakan yaitu Rupiah dan Dollar. k. Yang melakukan permintaan pembelian barang adalah bagian house keeping atas dasar keperluan kantor, apartemen, dan pemilik unit yang harus mendapat persetujuan dari bagian pembelian dan keuangan. l. Pembelian yang dilakukan oleh apartemen dibagi menjadi 3 kategori yaitu untuk fasilitas gedung, kebutuhan kantor, dan kebutuhan pemilik unit. m. Bagian pembelian bertugas membuat formulir permintaan pembelian peralatan kantor dan fasilitas apartemen untuk pemilik. n. Bagian keuangan menyetujui anggaran yang akan dikeluarkan untuk membiayai peralatan-peralatan tersebut kemudian membayarkan ketika barang tersebut tiba. Pembayaran tersebut harus diotorisasi oleh manajer keuangan. Bagian keuangan juga melakukan pencatatan utang dan piutang. o. Pembayaran utang biasanya dibayarkan pada saat tanggal jatuh tempo. p. Bagian akuntansi membuat laporan keuangan sesuai data di bagian keuangan dan dokumen yang terkait dengan berbagai transaksi yang terjadi. q. Apartemen memiliki beberapa pemasok tetap. r. Bagian pembelian yang membuat permintaan penawaran harga kepada pemasok, jumlah tersebut tergantung jumlah dan jenis barang. Apabila harganya tidak sesuai atau kemahalan makan akan dibuat penawaran ke pemasok lainnya.
L11 s. Yang menerima barang, memverifikasi dan menandatangani adalah bagian house keeping. Setelah itu bagian house keeping yang mengirimkan barang kepada bagian-bagian kantor dan apartemen yang membutuhkan dan pemilik unit. t. Pembayaran utang dan piutang dapat dilakukan melalui tunai, cek, giro maupun bank. u. Bagian akuntansi melakukan pencatatan saat barang diterima dan pada saat pembayaran dilakukan. v. Apartemen memiliki auditor internal. w. Apartemen hanya melakukan pemasaran di Jakarta, kurangnya pemasaran melalui media elektronik lainnya. x. Kurangnya koordinasi dalam sosialisasi iklan dan promosi program penyewaan suatu unit apartemen. y. Dokumen-dokumen telah disimpan dan diarsip dengan baik dan benar. z. Terdapat target jangka panjang.
L12
L13
L14
L15