BAB II LANDASAN TEORI A. Pengertian dan Jenis-Jenis Anggaran 1. Pengertian Anggaran Pengertian anggaran terus berkembang dari masa ke masa. Dulu anggaran hanya merupakan suatu alat untuk menyeimbangkan antara penerimaan dengan pengeluaran, tetapi dengan semakin berkembangnya dunia usaha dan semakin rumitnya tata kerja organisasi serta teknologi yang terus berkembang, maka anggaran semakin memperlihatkan peranannya sebagai alat manajemen yang penting. Untuk lebih jelasnya diuraikan di bawah ini berbagai pendapat mengenai definisi anggaran dari berbagai penulis buku antara lain : Menurut Nafarin (2007:11) Anggaran adalah merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif untuk jangka waktu tertentu dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang, tetapi dapat juga dinyatakan dalam satuan barang/jasa. Menurut Mulyadi (2001:488) Anggaran adalah merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif, yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan ukuran yang lain, yang mencakup jangka waktu satu tahun. Menurut Sofyan Safri Harahap (2001:15) Anggaran adalah suatu pendekatan yang sistematis dan formal untuk tercapainya pelaksanaan fungsi perencanaan sebagai alat membantu pelaksanaan tanggung jawab manajemen. Menurut Charles T. Horngren, Srikant M. Datar, George Foster, terjemahan Desi Adhariani (2005:214)
Anggaran adalah : a. pernyataan kuantitatif suatu rencana kegiatan yang dibuat manajemen untuk periode tertentu, b. alat yang membantu mengkoordinasikan hal-hal yang diperlukan dilakukan guna mengimplementasikan rencana-rencana tersebut. Secara umum anggaran adalah suatu rencana kuantitatif yang bersifat menyeluruh dan terkoordinasi dengan baik yang dinyatakan dalam satuan uang, mengenai kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan dalam suatu periode tertentu yang akan datang. Definisi anggaran yang beraneka ragam di atas, apabila diamati dengan teliti masing-masing definisi tersebut mempunyai pengertian yang hampir sama. Perbedaan yang ada umumnya berkisar pada titik berat anggaran tersebut, apakah pada prosedurnya atau pada isi anggaran yang akan disusun. Dari definisi anggaran di atas dapat diambil intinya, yakni : 1. Bahwa anggaran perusahaan merupakan suatu perencanaan secara formal, artinya di dalam penentuan tentang segala sesuatu yang akan dilaksanakan perusahaan tersebut dilakukan secara formal, yang dihasilkan dengan pertemuan resmi di dalam perusahaan tersebut serta dinyatakan dalam bentuk tertulis. 2. Bahwa anggaran perusahaan merupakan seluruh kegiatan perusahaan, artinya anggaran perusahaan disusun akan mencakup seluruh kegiatan perusahaan. secara kronologis (ditinjau dari aliran bahan sampai penjualan) dapat disebutkan bahwa terdapat tiga kegiatan utama dalam perusahaan, yaitu sebelum produksi, kegiatan produksi, dan kegiatan sesudah produksi. 3. Bahwa anggaran perusahaan dalam jangka waktu tertentu, artinya anggaran perusahaan yang disusun bukannya tidak terbatas waktu, melainkan disusun untuk dipergunakan dalam jangka waktu tertentu. Berapa lama jangka waktu ini akan sangat tergantung kepada kebutuhan perusahaan dan kesepakatan yang ada di dalam perusahaan yang bersangkutan. Namun demikian pada umumnya periodisasi yang dipergunakan bagi anggaran jangka pendek adalah satu tahun. 4. Bahwa anggaran perusahaan dinyatakan dalam unit moneter, artinya satuan yang dipergunakan sebagai pengukur kegiatan yang beraneka ragam tersebut adalah satuan moneter. Dengan satuan 6
yang sama ini maka seluruh kegiatan perusahaan akan dihitung, dianalisis dan kemudian dapat disusun perencanaan terpadu yang memadai bagi perusahaan yang bersangkutan. Dalam hal ini perlu diketahui bahwa di dalam perusahaan kadang-kadang terdapat kegiatan yang tidak dapat dirubah langsung ke dalam satuan moneter atau sangat sulit untuk melakukannya. Untuk keadaan semacam ini maka kegiatan tersebut pada umumnya dirubah dahulu kedalam satuan kuantitatif yang lain (misalnya unit output) baru kemudian dirubah kedalam satuan moneter). Menurut Gunawan Adisaputro dan Marwan Asri (2003:6) Anggaran adalah suatu pendekatan yang sistematis dan formal daripada pelaksanaan tanggung jawab manajemen di dalam perencanaan, koordinasi dan pengawasan. Dari definisi tersebut dapat diambil intinya yakni : 1. Bahwa business budget harus bersifat formal, artinya bahwa business budget disusun dengan sengaja dan bersungguh-sungguh dalam bentuk tertulis. 2. Bahwa business budget harus bersifat sistematis, artinya bahwa business budget disusun dengan berurutan dan berdasarkan suatu logika. 3. Bahwa setiap saat manajer dihadapkan pada suatu tanggung jawab untuk mengambil keputusan, sehingga business budget merupakan suatu hasil pengambilan keputusan yang berdasar beberapa asumsi tersebut. 4. Bahwa keputusan yang diambil oleh manajer tersebut merupakan pelaksanaan fungsi manajer dari segi perencanaan, koordinasi dan pengawasan. Untuk dapat memenuhi segala aspek yang terkandung pada definisi tersebut di atas, maka anggaran harus disusun dalam bentuk tabel-tabel dan bersifat kuantitatif (dinyatakan dengan angka-angka). Jadi dapat disimpulkan juga bahwa anggaran tidak hanya meliputi masalah teknis dan keuangan saja tetapi juga merupakan suatu hasil pengambilan 7
keputusan dalam proses perencanaan, yang juga melibatkan aktivitas pengendalian termasuk prosedur, cara tanggung jawab. Karakteristik anggaran menurut Mulyadi (2001:490) adalah sebagai berikut : a. Anggaran dinyatakan dalam satuan keuangan dan satuan selain keuangan. b. Anggaran umumnya mencakup jangka waktu satu tahun. c. Anggaran berisi komitmen atau kesanggupan manajemen, yang berarti bahwa para manajer setuju untuk menerima tanggung jawab untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam anggaran. d. Usulan anggaran di-review dan disetujui oleh pihak yang berwenang lebih tinggi dari penyusun anggaran. e. Sekali disetujui, anggaran hanya dapat diubah di bawah kondisi tertentu. f. Secara berkala, kinerja keuangan sesungguhnya dibandingkan dengan anggaran dan selisihnya dianalisa dan dijelaskan. 2. Jenis-jenis Anggaran Sebagai alat bantu manajemen, anggaran mempunyai ruang lingkup yang luas. Seluruh kegiatan yang ada di perusahaan akan terkait dengan anggaran perusahaan tersebut. Oleh karena itu, anggaran perusahaan terdiri dari berbagai macam anggaran. Anggaran yang satu berbeda dengan anggaran yang lainnya baik dari segi isinya, bentuknya, maupun keuangannya. 8
Anggaran sebagai alat perencanaan serta pengendalian jangka pendek, merupakan bagian dari perencanaan jangka panjang. Biasanya anggaran disusun untuk jangka waktu satu tahun. Tetapi dapat juga dibuat bagian anggaran yang lebih pendek, misalnya bulanan 3 (tiga) bulanan atau 6 (enam) bulanan, tergantung dari jenis usaha serta kebutuhannya. Anggaran tahunan merupakan perencanaan kegiatan-kegiatan tahunan suatu perusahaan. Anggaran tahunan dikelompokkan menjadi : a. Anggaran Operasional Anggaran operasional merupakan rencana seluruh kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuannya. 1) Anggaran Proyeksi Rugi/Laba Dalam anggaran ini dihitung atau ditaksir besarnya laba, baik menurut bagian, menurut jenis produk maupun laba yang merupakan keseluruhan. 2) Anggaran Pembantu Rugi/Laba Anggaran ini meliputi seluruh anggaran kegiatan-kegiatan yang menyokong penyusunan suatu laporan rugi/laba, yaitu : a) Anggaran Penjualan Anggaran ini merupakan proyek teknis daripada permintaan langganan potensial untuk suatu waktu tertentu dengan berbagai asumsi. 9
b) Anggaran Produksi Anggaran produksi ini terdiri dari beberapa sub anggaran yaitu : (1) Anggaran jumlah yang harus diproduksi Rencana tentang jumlah produk yang harus dihasilkan dengan memperhatikan terlebih dahulu anggaran penjualan, persediaan awal dan persediaan akhir tahun. (2) Anggaran Bahan Mentah Terdiri dari : Anggaran kebutuhan bahan mentah (dalam unit), Anggaran pembelian bahan baku (dalam unit dan harga), Anggaran biaya bahan mentah yang habis digunakan dalam produksi (dalam harga). (3) Anggaran Tenaga Kerja Langsung (4) Anggaran Biaya Overhead Pabrik Yaitu anggaran semua jenis biaya yang dikeluarkan untuk menghasilkan produk, selain biaya materi dan biaya tenaga kerja langsung. c) Anggaran Biaya Umum dan Administrasi Anggaran biaya umum adalah anggaran yang berisi semua biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk Direksi dan stafnya, bagian keuangan dan bagian administrasi yaitu 10
anggaran yang berisi biaya-biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk kegiatan-kegiatan yang menunjang usaha perusahaan di luar kegiatan pabrik. d) Anggaran Biaya Distribusi Anggaran ini mencakup semua biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan dalam hubungannya dengan kegiatan memasarkan produk. Termasuk didalamnya antara lain : Biaya untuk salesman, supervisor dan tenagatenaga penjualan lainnya. Ongkos pengangkutan, biayabiaya perjalanan, biaya advertensi dan promosi juga biayabiaya lainnya. b. Anggaran Keuangan Anggaran keuangan disusun sebagai akibat terjadinya perubahan kekayaan, utang dan piutang. Perubahan dilakukan oleh kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Anggaran ini meliputi : 1) Anggaran Proyeksi Neraca Anggaran proyeksi neraca ini mencerminkan perkiraan semua aktiva dan passiva yang akan dimiliki oleh perusahaan pada akhir suatu periode produksi. 11
2) Anggaran Pembantu Proyeksi Neraca Anggaran ini merinci masing-masing pos yang ada dalam neraca, terutama pos-pos yang berhubungan dengan masalah likuiditas perusahaan. Menurut Gunawan Adisaputro dan Marwan Asri (2003) jenis anggaran yang lain yaitu anggaran berdasarkan fleksibilitas yaitu Anggaran Fixed dan Anggaran Kontinyu (hal. 12). Anggaran Fixed adalah anggaran yang disusun oleh periode waktu tertentu yang mana volumenya sudah tertentu dan berdasarkan volume tersebut direncanakan pendapatan, biaya dan pengeluaran-pengeluaran. Dalam anggaran fixed diadakan revisi secara periodik. Anggaran Kontinyu, penyusunan anggaran dengan cara ini mempunyai karakteristik : 1) Disusun atau periode tertentu, volume tertentu dan berdasarkan volume tersebut diperkirakan besarnya pendapatan biaya-biaya dan pengeluaran-pengeluaran. 2) Untuk mengetahui apakah asumsi-asumsi dasar masih dapat dipakai atau tidak, maka secara periodik dilakukan penilaian kembali. 3) Ditambah anggaran untuk satu triwulan pada periode anggaran berikutnya dengan menggunakan data yang paling akhir dimiliki. 12
B. Pengertian Biaya Produksi Biaya merupakan jumlah uang yang dinyatakan dari sumber-sumber yang dikorbankan untuk mendapatkan sesuatu. Produksi adalah transformasi/ mengubah bentuk bahan baku menjadi barang lain melalui penggunaan tenaga kerja dan fasilitas pabrik. Biaya produksi adalah biayabiaya yang dianggap melekat dan membentuk harga pokok produk yang dibuat untuk dijual kembali. Terdapat tiga unsur utama dalam biaya produksi yaitu : 1) Biaya Bahan Baku (Material Cost) Adalah biaya dari bahan-bahan yang dapat dibebankan dalam memproduksi suatu barang jadi yang siap dipasarkan. Contohnya biaya bahan baku produksi karet untuk membuat ban. 2) Biaya Tenaga Kerja (Labour Cost) Adalah biaya para tenaga kerja yang ditempatkan dan digunakan dalam menangani kegiatan-kegiatan proses produksi sehingga produk dari usaha itu dapat terwujudkan. Contoh : buruh yang mengerjakan pembuatan ban. 3) Biaya Overhead (Factory Overhead Cost) Yaitu biaya yang dikeluarkan untuk proses produksi selain biaya bahan baku dan tenaga kerja. Jenis biaya ini mempunyai perilaku yang berbeda dari biaya lainnya, sebagian biaya ini berfluktuasi sebanding dengan kenaikan atau penurunan volume produksi, dan yang lain akan tetap dan tidak terpengaruh terhadap perubahan dalam banyaknya unit 13
produksi. Jadi biaya overhead dapat dipisahkan atas dua jenis yaitu biaya variabel dan biaya tetap. Biaya overhead variabel akan berubahubah jumlahnya secara proporsional sesuai dengan perubahan tingkat kegiatan. Biaya overhead tetap tidak berubah menurut kegiatan, jumlahnya akan tetap sampai pada suatu batas kapasitas tertentu. C. Peranan Anggaran dalam Efisiensi Pengendalian Biaya Produksi Salah satu fungsi manajemen yang terpenting adalah melakukan pengendalian (controlling) secara terus menerus atas apa yang telah direncanakan dengan menggunakan anggaran, sehingga dapat disebut pengendalian anggaran yang dilakukan dengan cara mengevaluasi prestasi yang dicapai dengan membandingkan antara anggaran yang telah disusun dengan keadaan yang sesungguhnya terjadi. Menurut Mulyadi (2003:68) Pengendalian intern suatu organisasi terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diciptakan untuk memberikan jaminan yang memadai agar tujuan organisasi dapat tercapai. Dari pengertian tersebut terdapat tiga kata penting, yaitu : 1. Kebijakan, adalah pedoman yang dibuat oleh manajemen untuk mencapai tujuan organisasi. 2. Prosedur, adalah langkah-langkah tertentu yang harus diamati dalam pelaksanaan suatu kebijakan. 3. Tujuan, adalah akhir dari suatu kegiatan atau hasil yang dicapai. 14
Manajemen bertanggung jawab untuk membentuk dan memelihara pengendalian intern yang efektif. Menurut Mulyadi (2003:162) Tujuan pokok pengendalian adalah menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan dapat dipercayainya data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Dari pengertian pengendalian dan uraian di atas maka jelaslah bahwa tujuan pengendalian intern adalah untuk menciptakan laporan keuangan yang dapat dipercaya, menghasilkan efisiensi dan keefektifan dalam operasional dan dapat diterapkannya peraturan-peraturan dan hukum yang berlaku secara konsisten guna menjaga harta kekayaan perusahaan, untuk dapat menciptakan ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi guna mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan, dan untuk mencegah penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien dan efektif. Sehingga dapat dipatuhinya segala kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen. Secara umum pengendalian merupakan suatu usaha untuk mengendalikan kegiatan-kegiatan sedemikian rupa sehingga seluruh kegiatan sesuai dengan rencana dan jika terdapat penyimpangan harus dapat dijelaskan sebab-sebabnya dan diambil tindakan perbaikan yang diperlukan. Pengendalian biaya produksi merupakan suatu tindakan manajemen untuk mencapai tujuan dengan cara membandingkan rencana biaya yang 15
dibuat sebelum kegiatan produksi dilaksanakan dengan biaya sesungguhnya terjadi dalam proses produksi. Dengan cara itu dapat diketahui besarnya penyimpangan tersebut, untuk melakukan tindakan perbaikan dalam pelaksanaan selanjutnya guna meningkatkan efisiensi pengendalian biaya produksi. Penganggaran memberikan manfaat bagi setiap perusahaan antara lain memberikan tanggung jawab pada manajer atas segala perencanaan sehingga memaksa manajer untuk berpikir jauh ke depan, selain itu penganggaran membantu para manajer untuk mengkoordinasikan segala upayanya agar sasaran perusahaan secara keseluruhan sejalan dengan sasaran yang ingin dicapai oleh bagian-bagiannya dan penganggaran merupakan alat pengendalian. Anggaran dipakai sebagai pegangan oleh manajer yang bertanggung jawab menjalankan operasi untuk mengadakan penilaian dari hasil-hasil yang dicapainya. Bentuk pengendalian yang dapat dilakukan melalui anggaran ialah : 1. Melakukan pengukuran dengan membandingkan antar pelaksanaan aktual / realisasi dengan anggaran sehingga dapat diambil tindakantindakan perbaikan terhadap penyimpangan yang merugikan. Di sini anggaran berlaku sebagai alat peringatan dini terhadap keadaan yang dapat merugikan perusahaan. 2. Melalui sistem anggaran dapat dilakukan evaluasi terhadap masingmasing manajer di setiap pusat pertanggungjawaban karena anggaran dianggap commitment oleh manajer yang bersangkutan. 16
Anggaran dalam hubungannya dengan fungsi pengendalian dibedakan atas: 1. Fixed Budget (Anggaran Tetap) Anggaran ini disusun untuk periode waktu tertentu. Pengendalian atas kegiatan-kegiatan, biaya, dan pendapatan dilakukan dengan membandingkan antara anggaran dengan realisasinya tanpa memperhatikan apakah kapasitas yang sesungguhnya sesuai dengan kapasitas yang ditetapkan dalam anggaran. Anggaran ini menyajikan rencana biaya atau pendapatan dalam satu tingkat kegiatan, sehingga apabila digunakan untuk mengendalikan biaya yang didalamnya terdapat unsur variabel telah diketahui anggaran merupakan alat perencanaan dan pengendalian biaya. Maka setiap akhir periode, pelaksanaannya dibandingkan dengan anggaran. Bila pelaksanaannya berbeda dengan anggaran, maka hal ini akan mengurangi arti pentingnya anggaran sebagai alat pengendalian. 2. Flexible Budget (Anggaran Fleksibel) Anggaran ini disajikan pada berbagai jenjang kegiatan, sehingga pengendalian dapat dilakukan dengan membandingkan antara realisasi dengan anggaran yang disesuaikan dengan kapasitas yang sesungguhnya. Selanjutnya dengan membandingkan angka-angka dalam anggaran, hasilnya akan menunjukkan sampai sejauh mana usaha produksi itu dan bagian-bagiannya telah melaksanakan tindakan dan kegiatan yang dibatasi 17
dengan tindak dan penugasan seperti yang tercermin dalam anggaran biaya produksi. Dengan demikian anggaran disini berfungsi sebagai sarana pengendalian. D. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan Pembelian Bahan Baku Menurut M. Nafarin (2005:83), besar kecilnya pembelian bahan baku yang dimiliki perusahaan ditentukan oleh beberapa faktor, antara lain : 1. Anggaran Produksi Semakin besar produksi yang dianggarkan semakin besar bahan baku yang dibeli. Sebaliknya semakin kecil produksi yang dianggarkan semakin kecil juga bahan baku yang dibeli. 2. Harga Beli Bahan Baku Semakin tinggi harga beli bahan baku, semakin tinggi pembelian bahan baku yang direncanakan. Sebaliknya semakin rendah harga bahan baku yang dibeli, semakin rendah pembelian bahan baku yang direncanakan. 3. Biaya penyimpanan bahan baku di gudang (carrying cost) dalam hubungannya dengan biaya ekstra yang dikeluarkan sebagai akibat kehabisan persediaan (stock out cost). Apabila biaya penyimpanan bahan baku di gudang lebih kecil dibanding dengan biaya ekstra yang dikeluarkan sebagai akibat kehabisan bahan baku, maka perlu pembelian bahan baku yang besar. Sebaliknya bila biaya penyimpanan bahan baku di gudang lebih besar dibanding dengan 18
biaya ekstra yang dikeluarkan sebagai akibat kehabisan bahan baku, maka pembelian bahan baku yang direncanakan kecil. Biaya kehabisan bahan baku (stock out cost) seperti biaya pesanan darurat, kehilangan kesempatan mendapatkan keuntungan, karena tidak terpenuhinya pesanan, kemungkinan kerugian karena adanya stagnasi produksi, dan lain-lain. 4. Ketepatan pembuatan standar pemakaian bahan baku Semakin tepat standar bahan baku dipakai yang dibuat, semakin kecil pembelian bahan baku yang direncanakan. Sebaliknya bila standar bahan baku dipakai yang dibuat sulit untuk mendekati ketepatan, maka pembelian bahan baku yang direncanakan akan besar. 5. Ketepatan pemasok (penjual bahan baku) dalam menyerahkan bahan baku yang dipesan. Apabila pemasok biasanya tidak tepat dapat menyerahkan bahan baku yang dipesan, maka pembelian bahan baku yang direncanakan jumlahnya besar. Sebaliknya bila pemasok biasanya tepat dalam menyerahkan bahan baku, maka bahan baku yang dibeli jumlahnya kecil. 6. Jumlah bahan baku setiap kali pesan Bila bahan baku tiap kali pesan jumlahnya besar, maka pembelian yang direncanakan juga besar. Sebaliknya bila bahan baku setiap kali pesan jumlahnya kecil, maka pembelian yang direncanakan juga kecil. Besarnya pembelian bahan baku tiap kali pesan untuk mendapatkan 19
biaya pembelian minimal dapat ditentukan dengan kuantitas pesanan ekonomis dan saat pemesanan kembali. E. Prosedur Penyusunan Anggaran Pembelian Bahan Baku Dalam penyusunan anggaran, program-program diterjemahkan sesuai dengan tanggung jawab setiap manajer, pada dasarnya merupakan proses penetapan peran setiap manajer sehingga penyusunan anggaran memerlukan kerjasama para manajer dari berbagai jenjang organisasi. Dalam anggaran pembelian bahan baku, manajer menghitung kebutuhan bahan dalam setiap operasi, selanjutnya menggabungkan kebutuhan tersebut, dengan perhitungan sebagai berikut : Persediaan Akhir. XX Kebutuhan bahan baku untuk produksi.. XX + Jumlah Kebutuhan.. XX Persediaan Awal. XX - Pembelian Bahan Baku XX Anggaran pembelian bahan baku dicantumkan : 1. Jenis bahan baku yang digunakan dalam proses produksi. 2. Jumlah yang harus dibeli. 3. Harga per satuan bahan baku. Secara sederhana, bentuk dasar anggaran pembelian bahan baku adalah sebagai berikut : Produksi barang X dengan menggunakan 3 jenis bahan baku yakni A, B dan C, kebutuhan masing-masing jenis bahan baku selama tahun 2009 adalah sebagai berikut : 20
Bahan Baku A B C Januari 300 400 300 Februari 400 500 400 Maret 400 500 300 Kuartal II 700 1.200 1.000 Kuartal III 600 1.200 1.000 Kuartal IV 600 1.200 1.000 Jumlah 3.000 5.000 4.000 adalah : Rencana persediaan akhir setiap bulan atau kuartal selama tahun 2009 Bahan Baku A B C Januari 100 120 110 Februari 150 125 120 Maret 120 100 110 Kuartal II 130 100 125 Kuartal III 150 150 100 Kuartal IV 150 125 100 Jumlah 800 720 665 Persediaan Awal tahun 2009 untuk masing-masing jenis bahan baku adalah: - A = 100 - B = 150 - C = 100 Harga per satuan bahan baku adalah : - A = Rp. 10 - B = Rp. 15 - C = Rp. 10 Susunan Anggaran Pembelian Bahan Baku untuk Tahun 2009 adalah : 21
Tabel 2.1. Anggaran Pembelian Bahan Baku Tahun 2009 Jenis Bahan Baku dan Waktu Kebutuhan Bahan Baku untuk Produksi Persedia an Akhir (Kg) Jumlah Kebutuhan Persediaan Awal Unit Pembelian Harga (Rp) Jumlah (Rp) Bahan Baku A Januari 300 100 400 100 300 10 3.000 Februari 400 150 550 100 450 10 4.500 Maret 400 120 520 150 370 10 3.700 Kuartal II 700 130 830 120 710 10 7.100 Kuartal III 600 150 750 130 620 10 6.200 Kuartal IV 600 150 750 150 600 10 6.000 Jumlah (1 Thn) 3.000 800 3.800 750 3.050 10 30.500 Bahan Baku B Januari 400 120 520 150 370 15 5.550 Februari 500 125 625 120 505 15 7.575 Maret 500 100 600 125 475 15 7.125 Kuartal II 1.200 100 1.300 100 1.200 15 18.000 Kuartal III 1.200 150 1.350 100 1.250 15 18.750 Kuartal IV 1.200 125 1.325 150 1.175 15 17.625 Jumlah (1 Thn) 5.000 720 5.720 745 4.975 15 74.625 Bahan Baku C / Btg Januari 300 110 410 100 310 10 3.100 Februari 400 120 520 110 410 10 4.100 Maret 300 110 410 120 290 10 2.900 Kuartal II 1.000 125 1.125 110 1.015 10 10.150 Kuartal III 1.000 100 1.100 125 975 10 9.750 Kuartal IV 1.000 100 1.100 100 1.000 10 10.000 Jumlah (1 Thn) 4.000 665 4.665 665 4.000 10 40.000 Total (1 Thn) 12.000 2.185 14.185 2.160 12.025 35 145.125 22
F. Hubungan Anggaran Pembelian Bahan Baku terhadap Efisiensi Biaya Produksi Anggaran pembelian baku berisi rencana kuantitas bahan baku yang harus dibeli oleh perusahaan dalam periode waktu tertentu, ini harus dilakukan secara hati-hati terutama dalam hal jumlah dan waktu pembelian, apabila jumlah bahan baku yang dibeli terlalu besar, akan mengakibatkan berbagai resiko, seperti : Bertumpuknya bahan baku di gudang sehingga mengakibatkan penurunan kualitas karena terlalu lama bahan baku menunggu giliran diproses. Biaya penyimpanan yang menjadi lebih besar, dan biaya-biaya lain. Apabila jumlah bahan baku yang dibeli terlalu kecil, juga akan mendatangkan resiko berupa terhambatnya kelancaran proses produksi, sebagai akibat dari kehabisan bahan baku, serta timbulnya biaya-biaya tambahan untuk mencari bahan baku pengganti secepatnya. Jadi anggaran pembelian bahan baku yang cermat merupakan salah satu faktor penting yang sangat berpengaruh dalam menciptakan efisiensi pengendalian biaya produksi. Selanjutnya dalam perencanaan pembelian bahan baku, perlu diperhatikan faktor-faktor dan perhitungan-perhitungan yang ditujukan untuk mencapai efisiensi pengendalian biaya produksi, yakni sebagai berikut : 23
1. Jumlah Pembelian yang Paling Ekonomis (Economical Order Quantity/EOQ) Adalah jumlah pembelian bahan baku yang diperoleh dengan biaya yang minimal atau sering dikatakan sebagai jumlah pembelian yang optimal, jadi harus disesuaikan dengan kebutuhan dan besarnya bahan baku yang diperlukan untuk setiap kali dilakukan produksi. Dua hal yang perlu dipertimbangkan untuk menghitung jumlah pembelian yang paling ekonomis adalah : a. Biaya pemesanan bahan baku Yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan bahan baku, biaya ini berubah-ubah sesuai dengan frekuensi pemesanan, semakin tinggi frekuensi pemesanan semakin tinggi pula biaya pemesanannya. Sebaliknya biaya ini berbanding terbalik dengan jumlah bahan baku setiap kali pemesanan. Hal ini disebabkan karena semakin besar jumlah setiap kali pemesanan dilakukan, berarti frekuensi pemesanan menjadi semakin rendah. b. Biaya penyimpanan bahan baku Yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan penyimpanan bahan baku yang telah dibeli. Biaya ini akan berubahubah seusai dengan jumlah bahan baku yang disimpan. Semakin besar jumlah bahan mentah setiap kali pemesanan, maka biaya penyimpanan akan semakin besar pula. Jelaslah bahwa biaya 24
penyimpanan mempunyai sifat yang berlawanan dengan biaya pemesanan. Pembelian berdasarkan EOQ dapat dibenarkan apabila syarat berikut ini terpenuhi : 1) Bahan tidak mudah rusak dan pengiriman bahan tidak terlambat. 2) Biaya pemesanan dan biaya penyimpanan per unit konstan. 3) Kebutuhan bahan relatif stabil sepanjang tahun periode. 4) Harga beli bahan per unit konstan sepanjang periode. 5) Setiap saat bahan diperlukan selalu tersedia di pasar. 6) Bahan yang dipesan tidak terikat dengan bahan yang lain. Jumlah pembelian yang paling ekonomis dapat dihitung secara matematik dengan menggunakan formula sebagai berikut : EOQ 2 xrxs PxI Dimana : R = jumlah bahan mentah yang akan dibeli dalam suatu jangka waktu tertentu. S = biaya pemesanan. P = harga per unit bahan mentah. I = biaya penyimpanan yang dinyatakan dalam persentase dari persediaan rata-rata. 25
Contoh : PT. Bintang Kejora memperkirakan kebutuhan bahan mentah selama tahun 2009 sebanyak 1.000 kg. Setiap kali dipesan, akan dikeluarkan biaya sebesar Rp. 50,00 sebagai biaya perangko. Harga per kg bahan mentah adalah Rp. 20,00. Biaya penyimpanan akan sebesar 50 persen dari persediaan rata-rata. Maka jumlah pembelian yang paling ekonomis adalah: EOQ = 2 xrxs PxI 2x1.000x50 20x0,50 = 100 kg Selain dengan rumus tersebut di atas, jumlah pembelian yang paling ekonomis dapat pula dihitung dengan rumus : EOQ = 2 xrxs C / unit Dimana : R = Jumlah bahan baku yang akan dibeli dalam periode tertentu S = Biaya pemesanan C/Unit = Biaya penyimpanan setiap unit bahan baku PT. Bintang Kejora memperkirakan kebutuhan bahan mentah selama tahun 2009 sebanyak 1.000 kg. Setiap kali dipesan, akan dikeluarkan biaya sebesar Rp. 50,00 sebagai biaya perangko. Biaya penyimpanan 26
setiap kg bahan mentah adalah Rp. 10,00. Maka jumlah pembelian yang paling ekonomis adalah : EOQ = 2 xrxs C / unit 2x1.000x50 10 = 100 kg 2. Waktu Pembelian Bahan Baku Untuk menjaga kelancaran proses produksi tidak cukup hanya ditentukan jumlah bahan baku yang dibeli saja, akan tetapi dapat pula ditentukan kapan pemesanan bahan baku datang tepat waktu untuk digunakan sebagai penunjang produksi. Bahan baku yang datang terlambat akan mengakibatkan terganggunya kelancaran proses produksi. Akibat hal tersebut perlu dicari bahan baku pengganti agar proses tidak terhenti untuk memenuhi permintaan pasar atau pesanan. Dalam hal perusahaan melakukan produksi dengan menggunakan bahan baku pengganti, maka perusahaan terpaksa mengeluarkan biaya-biaya tambahan yang harus dikeluarkan. Biaya-biaya yang ditimbulkan akibat keterlambatan datangnya bahan baku disebut stock out cost. Sebaliknya bahan baku yang datangnya terlalu cepat akan menimbulkan tambahan biaya untuk penyimpanan dan perawatan bahan baku dan hal ini disebut extra carrying cost. 27
Dalam menentukan waktu pemesanan bahan baku perlu diperhatikan lead time. Lead time adalah jangka waktu sejak dilakukannya pemesanan sampai saat datangnya bahan baku yang dipesan dan siap untuk digunakan dalam proses produksi. Setelah diperhitungkan faktor lead time, maka dapat ditentukan recorder point yaitu saat dimana harus dilakukan pemesanan kembali bahan baku yang diperlukan. Untuk merencanakan waktu pemesanan bahan baku periode mendatang, perlu diperhatikan faktor-faktor sebagai berikut : a. Data historis dari lead time yang terjadi pada pemesanan sebelumnya. b. Extra carrying cost c. Stock out cost Contoh data historis yang terjadi pada PT Bintang Kejora selama tahun 2009, terdapat 40 buah data pemesanan bahan baku sebagai berikut : Lead time 4 hari = 10 buah Lead time 5 hari = 20 buah Lead time 6 hari = 10 buah 28
Maka probabilitas dari masing-masing lead time adalah sebagai berikut: Lead time 4 hari = 10/40 x 100% = 25% Lead time 5 hari = 20/40 x 100% = 50% Lead time 6 hari = 10/40 x 100% = 25% 29