PENENTUAN KUANTITAS PERSEDIAAN BAHAN BAKU GUNA MENUNJANG KELANCARAN PRODUKSI (Studi Kasus di Pt Indonesia Rubber Pandaan Pasuruan) Suharmiaty

Transkripsi

1 PENENTUAN KUANTITAS PERSEDIAAN BAHAN BAKU GUNA MENUNJANG KELANCARAN PRODUKSI (Studi Kasus di Pt Indonesia Rubber Pandaan Pasuruan) (Determination of Raw Material Inventory Quantity for Supporting Production Process) (Case Study at PT Indonesia Rubber Pandaan Pasuruan) Suharmiaty Dosen Tetap Akademi Manajemen Kesatuan ABSTRAK Penelitian ini berusaha untuk memecahkan permasalahan kurang tepatnya penentuan kuantitas persediaan bahan baku di perusahaan yang mengganggu kelancaran proses produksi. Hipotesis penelitian ini adalah belum tepatnya perusahaan dalam menentukan kuantitas persediaan bahan baku karet karena perusahaan kurang memperhatikan kebutuhan bahan baku, kemungkinankemungkinan, serta akibat-akibat yang dapat mempengaruhi jalannya proses produksi. Hasil Penelitian menunjukkan bahwa hipotesis dapat diterima sehingga perlu dilakukan langkah-langkah dalam rangka mengatasi masalah tersebut antara lain dengan: (1) menentukan pembelian yang ekonomis, () menentukan persediaan minimum dan maksimum, (3) menentukan reorder point, dan (4) memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat. Kata kunci: Manajemen produksi, bahan baku, EOQ, proses produksi. ABSTRACT This research was aimed at solving the problem in determining raw material quantity at the company that disturbs production process activities. The hypothesis of this research was the determination of raw material quantity in the company was not well-established because the company was not very concern to raw material demand and possibilities and effects that can influence production process activities. The result of this study has shown that the hypothesis was accepted, therefore it is necessary to take some actions in order to solve the problem namely: (1) determining more economic procurement system, () establishing maximum and minimum inventory, (3) determining reorder point, and (4) separating functional responsibilities precisely. Keywords: Production management, raw material, EOQ, production process. PENDAHULUAN Setiap Perusahaan apa pun bentuknya akan selalu berusaha untuk tetap menjaga kelangsungan hidup perusahaannya. Masalah penentuan kuantitas persediaan bahan baku merupakan salah satu aspek penting dalam kelangsungan suatu usaha karena bahan baku merupakan hal yang menyangkut kebijaksanaan investasi dan kelanjutan proses produksi. Kekurangan persediaan bahan baku akan mengganggu pelaksanaan produksi, sebaliknya persediaan yang berlebihan akan berarti terlalu banyak modal yang menumpuk pada persediaan, keduanya bagi perusahaan kurang menguntungkan. Beranjak dari pertimbangan tersebut diatas perlu dikaji faktor-faktor apa saja yang bersifat menghambat/mendorong atas terjadinya permasalahan yang menyangkut persediaan bahan baku. Dengan mengetahui faktor-faktor tersebut akan dapat dirumuskan alternatif pemecahannya. METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Penelitian Lapangan Dilakukan untuk memperoleh data mengenai sesuatu masalah dengan cara mengadakan pengamatan langsung terhadap obyek penelitian. Adapun pengumpulan data yang dilakukan dengan cara: (1) interview/wawancara dengan orang-orang yang berwenang dalam perusahaan, dan () Penyebaran kuesioner kepada orang yang berwenang di perusahaan sehubungan dengan masalah yang dibahas yaitu mengenai penentuan kuantitas persediaan bahan baku karet guna menunjang kelancaran produksi.. Penelitian Kepustakaan Data diperoleh dengan mempelajari buku-buku kepustakaan. Hal ini dilakukan guna mendapat landasan teoritis sebagai dasar dalam melakukan penelitian dan penulisan.

2 Suharmiaty, Penentuan Kuantitas Bahan Baku Guna Menunjang Kelancaran Produksi, 1-7 HASIL DAN PEMBAHASAN Dari hasil analisis data rencana dan realisasi pemenuhan bahan baku diperoleh gambaran kondisi proses produksi di perusahaan sebagai berikut: (1) tidak ada ketentuan pasti berapa seharusnya bahan baku karet yang dibeli oleh perusahaan setiap kali pesan, () tidak adanya ketentuan persediaan minimum yang harus ada dalam gudang, () tidak adanya ketentuan pasti persediaan bahanbahan karet yang harus ada dalam gudang perusahaan, dan (4) tidak adanya keseimbangan antara jumlah bahan baku karet yang masuk dan keluar atau pemakaian setiap bulannya. Beberapa faktor yang menjadi sebab munculnya fenomena di dalam perusahaan tersebut adalah: (1) adanya pembelian bahan baku karet yang kurang teratur, () kurang teraturnya pemakaian bahan baku karet, dan (3) tidak ada tenaga ahli yang khusus dalam menangani pengawasan persediaan bahan baku. Data pembelian bahan baku perusahaan memperlihatkan bahwa jumlah pembelian bahan baku karet belum tepat dan teratur. Hal ini dapat dilihat pada bulanbulan tertentu dimana jumlah pembelian berada di bawah jumlah kebutuhan atau pembelian yang telah direncanakan yang disebabkan oleh pembelian yang tidak didasarkan pertimbangan biaya yang paling ekonomis, tetapi hanya menggunakan sistem taksiran saja. Disamping itu, perusahaan ternyata tidak memiliki tenaga ahli di bidang pergudangan dan pengawasan serta persediaan bahan baku. Perusahaan hanya menempatkan tenaga kerja biasa sebagai pengawas persediaan bahan baku karet. Beberapa langkah yang dapat diambil oleh perusahaan dalam memecahkan persoalan yang ada adalah: (1) mengadakan persediaan bahan baku karet yang sesuai dengan prinsip-prinsip pengawasan persediaan dengan jalan menentukan pembelian dengan biaya yang ekonomis (EOQ), menentukan persediaan minimum (safety stock), menentukan persediaan maksimum, dan menentukan pemesanan kembali (reorder point), () mengadakan penetapan cara alokasi penggunaan bahan baku karet, dan (3) mengadakan pengawasan gudang dengan cara menciptakan neraca yang teratur. Penyediaan bahan baku karet yang sesuai dengan prinsip-prinsip pengawasan persediaan memiliki keunggulan dan kelemahan. Keunggulannya antara lain adalah: (1) lancarnya proses produksi dapat terjamin karena perusahaan dapat menentukan jumlah pembelian yang optimal (ekonomis), disamping perusahaan dapat mengetahui jumlah persediaan yang paling kecil dan paling besar, () dapat diketahui kapan pemesanan kembali dilakukan, dengan keterlambatan bahan baku yang dipesan dapat diatasi, (3) dapat dihindarkan pemborosan pengeluaran biaya pesanan bahan baku, penyimpanan dan sebagainya, dan (4) kerusakan bahan baku relatif kecil. Di lain pihak, kelemahan prinsip-prinsip pengawasan, terutama bagi perusahaan kecil, adalah: (1) memerlukan tambahan tenaga kerja, dan () jika dilakukan peningkatan produksi dengan mendadak dalam jumlah yang cukup besar maka tidak mungkin hal ini dapat terpenuhi sebab jumlah telah ditetapkan dalam batas-batas sebelumnya. Penetapan cara alokasi penggunaan bahan baku karet juga memiliki juga kebaikan dan kelemahan. Kebaikannya adalah besarnya pemesanan kembali, jumlah pemasukan, dan jumlah pemakaian bahan baku dapat diatur baik dalam waktu maupun jumlahnya serta kekhawatiran untuk kekurangan bahan baku dalam waktu mendadak dapat teratasi. Sedangkan kelemahannya adalah memerlukan tambahan tenaga kerja dan biaya. Pengawasan gudang dengan cara menciptakan neraca gudang yang teratur juga memiliki konsekuensi kunggulan dan kelemahan. Kebaikannya adalah pembelian bahan baku dapat diketahui pada setiap period, dapat memerinci pemakaian bahan baku dalam gudang dan pemesanan kembali dapat dengan mudah diketahui. Sedangkan kelemahannya adalah kelalaian pencatatan dalam gudang dapat mengacaukan sistem persediaan bahan baku, adanya pekerjaan yang lebih rumit bagi kepala bagian gudang dan bagian gudang tidak boleh merangkap pekerjaan. Dengan asumsi bahwa rencana produksi dan kebutuhan bahan baku karet tetap, keuangan perusahan mencukupi untuk melealisir semua rencana yang akan dilaksanakan dimasa yang akan datang, kenaikan harga bahan dapat diatasi, tidak adanya kesulitan dalam mendaptkan bahan baku dan persoalan diluar perusahaan dapat diatasi, maka beberapa langkah pemecahan masalah penyediaan bahan baku berikut ini dapat dilaksanakan. 1. Menentukan pesanan yang paling optimal (EOQ). Dalam menentukan pesanan/pembelian yang paling ekonomis (EOQ) dapat dipergunakan rumus : EOQ = xrxs PxI Dimana : R= Jumlah pesanan (dalam unit) ynag dibutuhkan selama satu periode, misalnya satu tahun. S = Biaya pemesanan setiap kali pesan P = Harga pembelian per unit / per kg barang I = Biaya penyimpanan dan pemeliharaan di gudang yang dinyatakan dalam persentase. Penggunaan rumus ini didasarkan suatu asumsi bahwa: (1) harga konstan, () jumlah kebutuhan bahan baku sudah dapat ditentukan lebih dahulu secara pasti untuk penggunaan selama satu periode atau satu tahun, (3) setiap saat dibutuhkan bahan baku yang selalu tersedia di pasaran, Jurnal Ilmiah Kesatuan, No., Vol. 3, Oktober 001

3 Suharmiaty, Penentuan Kuantitas Bahan Baku Guna Menunjang Kelancaran Produksi, 1-7 (4) penggunaan bahan baku selalu pada tingkat yang tetap secara kontinyu, dan (5) pesanan diterima persis pada saat tingkat persediaan sama dengan nol berada di atas safety stock. Perhitungan biaya bahan baku berupa karet saja adalah sebagai berikut: - Jumlah pemakaian bahan baku karet berdasarkan target produksi tahun Bahan baku karet = kg x Rp = Rp Upah dan gaji tenaga pelaksana pergudangan sebesar Rp per bulan atau Rp atau dengan prosentase = x 100 % = % Biaya peralatan dan penghapusan alat-alat serta administrasi gudang Rp per bulan atau Rp per tahun atau dengan prosentase = x 100 % = 0,04 % Biaya asuransi, biaya bunga, kurangnya bahan baku, dan biaya lainnya sebesar = Rp per tahun, atau dengan prosentase = x 100 % = 0,575 % Kemungkinan kerusakan bahan baku, kurangnya bahan baku, dan biaya lainnya sebesar Rp per tahun atau dengan prosentase = x 100 % = 0,364 % Dengan demikian besarnya biaya penyimpanan dan pemeliharaan dalam gudang (storage cost) adalah = 0,117% + 0,04% + 0,573% + 0,364% = 1,096% per tahun. Selanjutnya dapat dihitung besarnya pembelian yang paling ekonomis (EOQ) dari bahan baku karet sebagai berikut: 1. Kebutuhan bahan baku karet selama satu tahun sebesar kg.. Harga per kg Rp Biaya pemesanan untuk setiap kali pesan sebesar Rp Biaya penyimpanan dan pemeliharaan 1, 096 % Jadi EOQ = = = x P R x x I S x x x 1,096 % ,168 = = kg, atau dibulatkan = kg. Jadi dalam tahun 1986 pembelian bahan baku karet dapat dilakukan pemasaran banyak = = 0,5 kali atau dibulatkan = 1 kali Pembelian berdasarkan Economic Order Quantity (EOQ) dalam setiap bulannya adalah 1:1 = 1,75 kali atau kali (dibulatkan). - Jumlah pemakaian bahan banku karet berdasarkan rencana produksi Bahan baku karet = kg x Rp = Rp Upah dan gaji tenaga pelaksana pergudangan sebesar Rp per bulan atau Rp per tahun atau dengan prosentase adalah sebesar = x 100 % = 0,11 % - Biaya peralatan dan penghapusan alat-alat serta administrasi gudang sebesar = Rp per bulan atau Rp per tahun atau dengan prosentase = x 100 % = 0,04 % Jurnal Ilmiah Kesatuan, No., Vol. 3, Oktober 001 3

4 Suharmiaty, Penentuan Kuantitas Bahan Baku Guna Menunjang Kelancaran Produksi, Biaya asuransi, biaya bunga, dan pajak sebesar Rp per tahun, atau dengan prosentase sebesar = x 100 % = 0,556 % - Kemungkinan kerusakan bahan baku, kurangnya bahan baku karet, dan biaya lainnya sebesar Rp per tahun, atau dengan prosentase sebesar = x 100 % = 0,333 % Dengan demikian besarnya biaya penyimpanan dan pemeliharaan dalam gudang (storage cost) adalah = 0,11% + 0,04% + 0,556 %+ 0,333% = 1,04 % per tahun. Selanjutnya dapat dihitung besarnya pembelian yang paling ekonomis (EOQ) dari bahan bakukaret sebagai berikut: - Kebutuhan bahan baku karet selama tahun 1987 sebesar kg - Biaya pemesanan untuk setiap kali pesan sebesar Rp Harga per kg Rp Biaya penyimpanan dan pemeliharaan = 1,04 per tahun Jadi EOQ = xrxs PxI = x x x 1,04% = = , 1 = 30.38,18 kg, atau dibulatkan menjadi: = kg. Jadi dalam tahun 1987 pembelian bahan baku karet dapat dilakukan pesanan sebanyak = = 19,75 kali atau 0 kali (dibulatkan) Pembelian berdasarkan Economic Order Quantity (EOQ) dalam setiap bulannya adalah = 0:1 = 1,67 kali, atau kali (dibulatkan).. Menentukan minimum dan maksimum persediaan bahan baku karet a) Menentukan minimum persediaan bahan baku karet. Berdasarkan data perusahaan, persediaan minimum dapat dihitung sebagai berikut: - Kebutuhan bahan baku karet berdasarkan target produksi dalam satu bulan untuk tahun 1986 sebesar kg - Jumlah hari kerja tiap bulan 5 hari - Kebutuhan dalam satu hari = = kg - Lama pemesanan 3 hari. Maka besarnya persediaan minimum: 3 x kg = Kebutuhan bahan baku karet dalam satu bulan tahun 1987 berdasarkan target produksi sebesar kg (lihat tabel 4) - Jumlah hari kerja tiap bulan 5 hari - Lamanya pemesanan 3 hari - Kebutuhan dalam satu hari = =.000 kg. Maka besarnya persediaan minimum 3 x.000 kg = kg. Jadi besarnya persediaan minimum untuk bahan baku karet selama tahun 1986 adalah = 5.80 kg, dan selama tahun 1987 adalah kg. Persediaan ini harus dipertahankan agar proses produksi tidak terganggu. b). Menentukan persediaan bahan baku karet maksimum. : - Jumlah pembelian yang paling ekonomis kg. - Persediaan minimum sebesar 5.80 kg. Jadi besarnya persediaan maksimum = kg kg = kg. 4 Jurnal Ilmiah Kesatuan, No., Vol. 3, Oktober 001

5 Suharmiaty, Penentuan Kuantitas Bahan Baku Guna Menunjang Kelancaran Produksi, Jumlah pembelian yang paling ekonomis kg - Persediaan minimum sebesar kg. Jadi besarnya persediaan maksimum adalah = kg kg = kg. Hasil penghitungan persediaan tersebut dapat dijadikan pedoman dalam penyediaan bahan baku untuk menunjang kelancaran jalannya proses produksi, sehingga tercapailah suatu persediaan yang optimal dan menguntungkan baik dari segi keamanan maupun pertimbangan-pertimbangan ekonomi lainnya. 3. Menentukan reorder point. Oleh karena pesanan memerlukan waktu atau lead time, maka sebelum bahan baku yang ada habis dipakai perlu segera dilakukan pesanan kembali, sehingga persis setelah pesanan datang, bahan baku sama dengan nol atau di atas safety stock. Penentuan reorder point yang dilakukakan perusahaan sama dengan besarnya safety stock dan kebutuhan selama lead time. Dengan demikian dapat diketahui: - Safety stock (persediaan minimum) = 5.80 kg - Jumlah waktu lamanya pesanan 3 hari - Kebutuhan tiap hari kg Re Order Point : Safety Stock = 5.80 kg Kebutuhan selama lead time (3 x kg) = 5.80 kg + Re Order Point tahun 1986 = kg - Safety stock (persediaan minimum) = kg - Jumlah waktu lamanya pesanan 3 hari - Kebutuhan tiap hari.000 kg Re Order Point Safety stock = kg Kebutuhan selama lead time (3 x.000) = kg + Re Order Point tahun 1987 = kg Dengan demikian apabila perusahaan melakukan pesanan kembali sesudah persediaan kurang dari kg (tahun 1986) dan kg (tahun 1987). Kenyataannya perusahaan telah melanggar safety stock karena pada waktu pemesanan datang terpaksa mengambil bahan baku dari safety stock. Gambaran ringkas hasil penghitungan adalah sebagai berikut: Tabel 1. Persediaan Minimum, EOQ, Re Order Point dan Persediaan Maksimum Table 1. Minimum Stock, EOQ, Re Order Point and Maximum Stock No Keterangan Persediaan Minimum EOQ RE Order Point Persediaan Maximum Bahan Baku Karet (tahun 1986) 5.80 kg kg kg kg Bahan Baku Karet (tahun 1987) kg kg kg kg Jumlah biaya (total cost) yang dikelurkan terdiri dari jenis biaya yaitu pesanan (order cost) dan carrying dapat diperoleh dengan formula sebagai berikut: TC= R S dimana, TC = Total cost R = Kebutuhan bahan baku selama 1 tahun Q = Jumlah pesanan dengan biaya optimal S = Biaya pesanan untuk setiap kali pesan P = Harga bahan baku per unit, atau per KG I = Biaya inventory per unit, atau biaya penyimpanan dan pemeliharaan dalam gudang Q x S + x P x I a) Sebelum adanya EOQ. - Kebutuhan karet 1 tahun = kg - Jumlah setiap kali pesan kg : ,4 kg atau (dibulatkan kg) - Biaya setiap kali pesan Rp Harga bahan baku karet per kg Rp Biaya inventory 1,096 % per tahun TC = Rp Rp3.300 x1,096% = Rp , ,85 = Rp ,37 b) Berdasarkan EOQ - Kebutuhan karet 1 tahun kg - Jumlah setiap kali pesan (EOQ) kg - Biaya setiap kali pesan Rp Harga bahan baku karet per kg Rp Biaya bahan dalam gudang sebesar 1,04 % Jurnal Ilmiah Kesatuan, No., Vol. 3, Oktober 001 5

6 Suharmiaty, Penentuan Kuantitas Bahan Baku Guna Menunjang Kelancaran Produksi, TC = Rp Rp3.750 x 1,04% = Rp ,11 + Rp 51.95,66 = Rp ,77 Dengan demikian jelaslah bahwa setiap adanya penyelesaian berdasarkan EOQ, jumlah biaya yang tertanam dalam persediaan bahan baku serta jumlah biaya yang menjadi tanggungan perusahaan terdapat penghematan sebesar = Rp ,37 - Rp ,77 = Rp ,60 a) Sebelum adanya EOQ - Kebutuhan karet 1 tahun = Jumlah setiap kali pesan = : 1 = kg - Harga bahan baku karet / kg = Rp Biaya setiap kali pesan = Rp Biaya inventory sebesar = 1,04 % TC = Rp Rp3.750 x 1,04% = Rp ,71 + Rp = Rp ,71 b) Berdasarkan EOQ - Kebutuhan karet 1 tahun = kg - Jumlah setiap kali pesan (EOQ) = kg - Harga bahan baku karet / kg = Rp Biaya setiap kali pesan = Rp Biaya bahan dalam gudang = 1.04 % TC = Rp Rp3.750 x 1,04% = Rp = Rp Dengan demikian jelaskah bahwa setiap adanya penyelesaian berdasarkan EOQ, jumlah biaya yang tertanam dalam persediaan bahan baku serta jumlah biaya yang menjadi tanggungan perusahaan terdapat penghematan sebesar = Rp Rp = Rp A. KESIMPULAN KESIMPULAN DAN SARAN Penentuan jumlah bahan baku karet yang tidak teratur disebabkan kurangnya pengawasan persediaan. Timbulnya masalah yang dihadapi perusahaan tersebut disebabkan oleh beberapa faktor, antara lain: (1) perusahaan belum mempunyai pedoman yang pasti dalam hal penyediaan bahan baku karet, () pelaksanaan pengawasan persediaan yang kurang baik karena persediaan minimum kurang diperhatikan dan persediaan maksimum hanya didasarkan pengalaman. Langkah-langkah dalam mengatasi masalah tersebut yaitu dengan manajemen persediaan bahan baku karet yang sesuai dengan prinsip-prinsip inventory control, yang meliputi: (1) menentukan pembelian yang ekonomis, () menentukan persediaan minimum dan maksimum, (3) menentukan re order point, dan (4) memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat. B. SARAN 1. perlu dibentuk suatu departemen khusus dalam struktur organisasi perusahaan yaitu departemen perencanaan pengadaan bahan baku karet serta pengawasannya. Hal ini untuk menjamin penentuan kuamtitas persediaan bahan baku karet sesuai dengan kebutuhan produksi.. Meningkatkan personal dalam gudang supaya lebih mudah mengatasi deviasi antara target dan realisasi penggunaan bahan baku karet. 3. Perlu adanya perbaikan terhadap administrasi barang (bahan baku karet) dalam gudang sehubungan dengan penggunaannya untuk keperluan produksi. Hal ini dapat melakukan dengan membuat kartu-kartu barang yang masuk dan yang keluar atau siap dipergunakan untuk proses produksi. DAFTAR PUSTAKA Nitisemito, A.S Pembelanjaan Perusahaan, Edisi Keenam. Penerbit Ghalia Indonesia. Jakarta. Ahyari., A Management Produksi Pengendalian Produksi, Edisi III. BPFE. Yogyakarta. Riyanto, B Dasar-dasar Pembelanjaan Perusahaan, Edisi II, Cetakan IV. Gajah Mada. Yogyakarta. Gozali Production Management. PenerbitUGM. Yogyakarta. Harsono Manajemen Pabrik. Penerbit Balai Aksara. Jakarta. 6 Jurnal Ilmiah Kesatuan, No., Vol. 3, Oktober 001

7 Suharmiaty, Penentuan Kuantitas Bahan Baku Guna Menunjang Kelancaran Produksi, 1-7 Syamsudin, L Manajemen Keuangan Perusahaan, Cetakan keenam. Penerbit PT. Hanandita. Yogyakarta. Assauri, S Managemen Produksi, Edisi III. Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Jakarta. Alwi, S Alat-alat Analisa Dalam Pembelanjaan. Bagian Penerbit Universitas Islam Indonesia. Yogyakarta. Surachman, W Dasar-dasar Research Pengantar Methodolgi Ilmiah. Penerbit Tarsito. Bandung. Jurnal Ilmiah Kesatuan, No., Vol. 3, Oktober 001 7