PETUNJUK PENGGUNAAN PROGRAM ANGKUTAN RENTAL PT. MULTIBRATA ANUGERAH UTAMA I. PENDAHULUAN Program ANGKUTAN RENTAL adalah sebuah program yang dirancang dan untuk digunakan oleh divisi Angkutan dan Rental. Program ini dapat melakukan pengolahan terhadap data pengangkutan barang/material serta penyewaan alat berat. Nama program ini adalah MAU Angkutan Rental.exe. Program ini dibuat untuk dipakai dikalangan sendiri (dilingkungan kerja PT. Multibrata Anugerah Utama). II. INSTALASI PROGRAM Instalasi program dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Jalankan File setup.exe yang ada di dalam direktori. Tunggu hingga muncul kotak dialog seperti dibawah ini: Tekan tombol Ok, untuk melanjutkan Instalasi Program 2. Tekan tombol Ok, untuk melanjutkan Instalasi Program, tunggu hingga muncul kotak dialog seperti dibawah ini :
Tekan tombol bergambar komputer, untuk memulai Instalasi Program. Jika muncul kotak dialog selanjutnya tekan tombol Continue untuk meneruskan 3. Jika muncul kotak dialog seperti dibawah ini, tekan tombol Yes, untuk melanjutkan proses instalasi.! Catatan: Jika selanjutnya ditemukan kembali kotak dialog seperti gambar disamping, abaikan dengan menekan tombol Yes. 4. Tunggu hingga proses instalasi selesai secara keseluruhan, dengan munculnya kotak pesan seperti dibawah ini, tekan tombol Ok untuk keluar dari instalasi program. III. MENGENAL LINGKUNGAN PROGRAM Program yang berhasil diinstal dapat diakses melalui shortcut program yang otomatis terinstal pada computer. Untuk mengakses shortcut program, dapat dilihat pada Menu Start > All Program > MAU Timesheet > MAU Timesheet. Tunggu hingga muncul tampilan utama seperti dibawah ini:
Menu Utama Bentuk Form (Contoh:Form Login) Gambar 3.1 Tampilan Utama Program Waktu&Tangga Menu menu yang terdapat pada tampilan utama adalah : Menu File 1. Login : Untuk melakukan akses ke program (Menu Login akan otomatis menghilang saat akses ke program berhasil) 2. Logout : Untuk menutup akses ke program tanpa keluar dari program tersebut 3. Keluar : Untuk keluar dari program Menu Master Data Master 1. Data Master Supplier : Untuk memanipulasi data (Input, edit, hapus) master supplier
2. Data Master Proyek : Untuk memanipulasi data (Input, edit, hapus) master Proyek 3. Data Master Kendaraan: Untuk memanipulasi data (Input, edit, hapus) master Kendaraan, ditambah alat berat 4. Data Master Barang : Untuk memanipulasi data (Input, edit, hapus) master Barang/Material 5. Data Petugas : Untuk memanipulasi data (Input, edit, hapus) master Petugas(Supir, Operator) Menu Angkutan 1. Data PO Barang 2. Surat Perintah 3. Surat Jalan & Pengambilan Barang 4. Laporan Pengangkutan 4.1 Laporan Harian Tronton : Untuk mengolah laporan harian kendaraan supplier 4.2 Rekap Distribusi Material : Untuk mengolah rekapan pendistribusian material ke tujuan 4.3 Laporan KM Kendaraan : Untuk mengolah rekapan KM per kendaraan yang digunakan Menu Rental 1. Sales Order 1.1 Data Sales Order : Untuk membuat sales order rental 1.2 Laporan Sales Order : Untuk mengolah laporan sales order 2. Surat Perintah Rental 2.1 Data Surat Perintah Rental : Untuk membuat surat perintah rental 2.2 Laporan Surat Perintah Rental : Untuk mengolah Laporan Surat perintah Rental 3. Time Sheet Alat 3.1 Data Time sheet Alat : Untuk melihat data time sheet dalam format form 3.2 Laporan Time Sheet Alat Harian : Untuk Mengolah Laporan Harian
Operasi Alat (Times Sheet) 3.3 Rekap Pemakaian Alat : Untuk Mengolah Laporan Pemakaian Alat 4. Import Data Rental Time Sheet Alat : Untuk melakukan import data time sheet dari Proyek Menu Data Support Rental 1. Data Login Proyek : Untuk menset data login untuk program time sheet di proyek 2. Data Pengalokasi Alat : Untuk menampilkan laporan alokasi alat 3. Data Upah Angkutan Rental : Untuk mengolah data upah petugas 4. Transfer Data 1.3 Data Hari Libur/Istimewa : Untuk membuat sales order rental 1.4 Data Upah Angkutan Rental : Untuk mentransfer data upah petugas 1.5 Data Login Proyek : Untuk mentransfer data login program Time sheet di proyek 1.6 Data Petugas : Untuk mentransfer data petugas 1.7 Data Master :Untuk mentransfer data kendaraan dan proyek IV. CARA PENGGUNAAN Ketika membuka program pertama kali akan muncul form Login, sebagai kunci untuk mengakses seluruh menu yang ada pada program. Anda diharuskan memasukan nama user (pengguna) dan password dengan benar, jika tidak maka anda tidak diperbolehkan untuk mengakses seluruh menu yang ada. Bila berhasil melakukan login, seluruh menu yang dikunci dapat diakses. Seluruh transaksi yang berkaitan dengan data angkutan rental dilakukan melalui form-form yang diakses pada setiap menunya. Untuk itu akan dijelaskan bagaimana mengolah data dengan form-form yang tersedia.
4.1 Pengolahan Data Master Supplier Untuk melakukan pengolahan data master supplier, digunakan form data master supplier. Form ini dapat dibuka dengan mengakses menu Master > Data Master > Data Master Supplier. Tunggu hingga muncul tampilan seperti dibawah ini. Pencarian Nama atau Kode Supplier Tabel Data Supplier Gambar 4.1 Form Pengolahan Data Master Supplier Keterangan Tombol: 1. Simpan Data : Menyimpan data supplier baru 2. Hapus Data : Menghapus data supplier tertentu 3. Ubah Data : Menyimpan perubahan data supplier 4. Refresh Data : Merefresh tabel, membatalkan pengisian data 5. Tutup : Menutup form data master supplier 6. Cari : Mencari dan menampilkan data supplier a. Input Data Supplier Baru Untuk menginput data supplier baru, ikuti langkah-langkah dibawah ini: 1. Masukkan data pada kotak isian yang ada pada kotak keterangan supplier dan Contact Person, serta pilih status supplier pada salah satu isian yang berbentuk bulat. 2. Untuk perpindahan dari satu kotak ke kotak isian yang lain, digunakan tombol Enter. 3. Jika data yang dimasukkan telah selesai, tekan tombol Simpan Data untuk menyimpan data ke database.
b. Cari Data Supplier Untuk mencari data supplier dan menampilkannya ke form, ikuti langkah dibawah ini : 1. Masukkan kode supplier atau nama supplier pada kotak isian yang ada pada kotak pencarian supplier, kemudian tekan tombol Cari atau tekan Enter pada keyboard. Data Supplier yang sesuai dengan pencarian akan ditampilkan pada form. 2. Untuk menampilkan data supplier juga dapat dilakukan dengan cara memilih salah satu data pada tabel. Yaitu dengan menekan tanda panah yang terletak pada kolom paling kiri tabel. Data Supplier yang sesuai dengan tanda panah yang ditekan akan ditampilkan pada form. c. Ubah Data Supplier Untuk melakukan perubahan terhadap data supplier, ikuti langkah-langkah dibawah ini: 1. Ikuti langkah cari data supplier sebelumnya. 2. Lakukan perubahan data yang diperlukan. Untuk perpindahan dari satu kotak ke kotak isian yang lain, digunakan tombol Enter. 3. Untuk perubahan status supplier yang asalnya Blacklist ke Aktif, terlindungi dengan password. Anda harus mengisi password tertentu sebagai validasi untuk dapat mengubah status data. 4. Tekan tombol Ubah Data untuk menyimpan perubahan data ke database. d. Hapus Data Supplier Untuk melakukan penghapusan terhadap data supplier tertentu, ikuti langkah-langkah dibawah ini: 1. Ikuti langkah cari data supplier sebelumnya. 2. Tekan tombol Hapus Data untuk menghapus data supplier yang bersangkutan dari database. 4.2 Pengolahan Data Master Proyek
Untuk melakukan pengolahan data master proyek, digunakan form data master proyek. Form ini dapat dibuka dengan mengakses menu Master > Data Master > Data Master Proyek. Tunggu hingga muncul tampilan seperti dibawah ini. Pencarian Nama atau Kode Proyek Tabel Data Proyek Gambar 4.2 Form Pengolahan Data Master Proyek Keterangan Tombol: 1. Simpan Data : Menyimpan data proyek baru 2. Hapus Data : Menghapus data proyek tertentu 3. Ubah Data : Menyimpan perubahan data proyek 4. Refresh Tabel : Merefresh tabel, membatalkan pengisian data 5. Tutup : Menutup form data master proyek 6. Cari : Mencari dan menampilkan data proyek a. Input Data Proyek Baru Untuk menginput data proyek baru, ikuti langkah-langkah dibawah ini: 1. Masukkan data pada kotak isian yang ada pada kotak keterangan proyek dan Contact Person, serta pilih status proyek pada salah satu isian yang berbentuk bulat. 2. Untuk perpindahan dari satu kotak ke kotak isian yang lain, digunakan tombol Enter. 3. Jika data yang dimasukkan telah selesai, tekan tombol Simpan Data untuk menyimpan data ke database.
b. Cari Data Proyek Untuk mencari data proyek dan menampilkannya ke form, ikuti langkah dibawah ini : 1. Masukkan kode proyek atau nama proyek pada kotak isian yang ada pada kotak pencarian supplier, kemudian tekan tombol Cari atau tekan Enter pada keyboard. Data proyek yang sesuai dengan pencarian akan ditampilkan pada form. 2. Untuk menampilkan data supplier juga dapat dilakukan dengan cara memilih salah satu data pada tabel. Yaitu dengan menekan tanda panah yang terletak pada kolom paling kiri tabel. Data proyek yang sesuai dengan tanda panah yang ditekan akan ditampilkan pada form. c. Ubah Data Proyek Untuk melakukan perubahan terhadap data supplier, ikuti langkah-langkah dibawah ini: 1. Ikuti langkah cari data proyek sebelumnya. 2. Lakukan perubahan data yang diperlukan. Untuk perpindahan dari satu kotak ke kotak isian yang lain, digunakan tombol Enter. 3. Tekan tombol Ubah Data untuk menyimpan perubahan data ke database. d. Hapus Data Proyek Untuk melakukan penghapusan terhadap data supplier tertentu, ikuti langkah-langkah dibawah ini: 1. Ikuti langkah cari data proyek sebelumnya. 2. Tekan tombol Hapus Data untuk menghapus data proyek yang bersangkutan dari database. 4.3 Pengolahan Data Master Kendaraan Untuk melakukan pengolahan data master kendaraan, digunakan form data master kendaraan. Form ini dapat dibuka dengan mengakses menu Master > Data Master > Data Master Kendaraan. Tunggu hingga muncul tampilan seperti dibawah ini.
Pencarian Jenis atau No Polisi Tabel Data Kendaraan Gambar 4.3 Form Pengolahan Data Master Kendaraan Keterangan Tombol: 1. Simpan : Menyimpan data kendaraan baru 2. Hapus : Menghapus data kendaraan tertentu 3. Ubah : Menyimpan perubahan data kendaraan 4. Refresh : Merefresh tabel, membatalkan pengisian data 5. Tutup : Menutup form data master kendaraan 6. Cari : Mencari dan menampilkan data kendaraan a. Input Data Kendaraan Baru Untuk menginput data proyek baru, ikuti langkah-langkah dibawah ini: 1. Masukkan data pada kotak isian yang ada pada kotak keterangan kendaraan dan keterangan divisi. 2. Untuk perpindahan dari satu kotak ke kotak isian yang lain, digunakan tombol Enter. 3. Jika data yang dimasukkan telah selesai, tekan tombol Simpan untuk menyimpan data ke database. b. Cari Data Kendaraan Untuk mencari data kendaraan dan menampilkannya ke form, ikuti langkah dibawah ini :
3. Masukkan no polisi atau jenis kendaraan pada kotak isian yang ada pada kotak pencarian kendaraan, kemudian tekan tombol Cari atau tekan Enter pada keyboard. Data proyek yang sesuai dengan pencarian akan ditampilkan pada form. 4. Untuk menampilkan data kendaraan juga dapat dilakukan dengan cara memilih salah satu data pada tabel. Yaitu dengan menekan tanda panah yang terletak pada kolom paling kiri tabel. Data kendaraan yang sesuai dengan tanda panah yang ditekan akan ditampilkan pada form. c. Ubah Data Kendaraan Untuk melakukan perubahan terhadap data kendaraan, ikuti langkah-langkah dibawah ini: 1. Ikuti langkah cari data kendaraan sebelumnya. 2. Lakukan perubahan data yang diperlukan. Untuk perpindahan dari satu kotak ke kotak isian yang lain, digunakan tombol Enter. 3. Tekan tombol Ubah untuk menyimpan perubahan data ke database. d. Hapus Data Kendaraan Untuk melakukan penghapusan terhadap data kendaraan tertentu, ikuti langkah-langkah dibawah ini: 1. Ikuti langkah cari data proyek sebelumnya. 2. Tekan tombol Hapus untuk menghapus data proyek yang bersangkutan dari database. 4.4 Pengolahan Data Master Barang Untuk melakukan pengolahan data master kendaraan, digunakan form data master kendaraan. Form ini dapat dibuka dengan mengakses menu Master > Data Master > Data Master Barang. Tunggu hingga muncul tampilan seperti dibawah ini.
Pencarian Nama atau Kode Barang Tabel Data Barang Gambar 4.4 Form Pengolahan Data Master Barang Keterangan Tombol: 1. Simpan Data : Menyimpan data barang baru 2. Hapus Data : Menghapus data barang tertentu 3. Ubah Data : Menyimpan perubahan data barang 4. Refresh Tabel : Merefresh tabel, membatalkan pengisian data 5. Tutup : Menutup form data master barang 6. Cari : Mencari dan menampilkan data barang a. Input Data Barang Baru Untuk menginput data barang baru, ikuti langkah-langkah dibawah ini: 1. Masukkan data pada kotak isian yang ada pada kotak keterangan barang dan keterangan tambahan. 2. Untuk perpindahan dari satu kotak ke kotak isian yang lain, digunakan tombol Enter. 3. Jika data yang dimasukkan telah selesai, tekan tombol Simpan Data untuk menyimpan data ke database. b. Cari Data Barang Untuk mencari data barang dan menampilkannya ke form, ikuti langkah dibawah ini :
1. Masukkan nama barang atau kode barang pada kotak isian yang ada pada kotak pencarian barang, kemudian tekan tombol Cari atau tekan Enter pada keyboard. Data barang yang sesuai dengan pencarian akan ditampilkan pada form. 2. Untuk menampilkan data kendaraan juga dapat dilakukan dengan cara memilih salah satu data pada tabel. Yaitu dengan menekan tanda panah yang terletak pada kolom paling kiri tabel. Data barang yang sesuai dengan tanda panah yang ditekan akan ditampilkan pada form. c. Ubah Data Barang Untuk melakukan perubahan terhadap data barang, ikuti langkah-langkah dibawah ini: 1. Ikuti langkah cari data barang sebelumnya. 2. Lakukan perubahan data yang diperlukan. Untuk perpindahan dari satu kotak ke kotak isian yang lain, digunakan tombol Enter. 3. Tekan tombol Ubah Data untuk menyimpan perubahan data ke database. d. Hapus Data Barang Untuk melakukan penghapusan terhadap data barang tertentu, ikuti langkah-langkah dibawah ini: 1. Ikuti langkah cari data barang sebelumnya. 2. Tekan tombol Hapus Data untuk menghapus data master barang yang bersangkutan dari database. 4.5 Pengolahan Data Petugas Untuk melakukan pengolahan data master kendaraan, digunakan form data master kendaraan. Form ini dapat dibuka dengan mengakses menu Master > Data Master > Data Petugas. Tunggu hingga muncul tampilan seperti dibawah ini.
Tabel Data Petugas Gambar 4.5 Form Pengolahan Data Petugas Keterangan Tombol: 1. Simpan Data : Menyimpan data barang baru 2. Hapus : Menghapus data petugas tertentu 3. Refresh : Merefresh tabel, mengkosongkan kotak isian 4. Tutup : Menutup form data petugas a. Input Data Petugas Baru Untuk menginput data petugas baru, ikuti langkah-langkah dibawah ini: 1. Isikan nama petugas pada kotak isian yang disediakan dan tentukan jabatan yang sesuai pada kotak pilihan. 2. Tekan tombol Simpan Data untuk menyimpan data ke database. b. Cari Data Petugas Untuk mencari data petugas tertentu dan menampilkannya ke form, yaitu : masukkan nama petugas pada kotak isian nama, tabel data petugas secara otomatis menyorting data sesuai dengan nama yang sama. Untuk penyortingan lanjutan, dapat memilih jabatan. Data petugas yang sesuai akan muncul pada tabel data petugas barang. c. Hapus Data Petugas Untuk melakukan penghapusan terhadap data petugas tertentu, ikuti langkah dibawah ini: 1. Ikuti langkah cari data petugas sebelumnya.
2. Tekan tombol Hapus untuk menghapus data petugas yang bersangkutan dari database. 4.6 Pengolahan Data PO Barang Untuk melakukan pengolahan data master kendaraan, digunakan form data master kendaraan. Form ini dapat dibuka dengan mengakses menu Angkutan > Data PO Barang. Dalam Form tersebut, terdapat pengolahan data yang berbeda. Ada dua macam pengolahan yang dapat dilakukan pada form ini, yaitu pengolahan data PO Quary/supplier dan pengolahan data PO Customer/Proyek. 1. Pengolahan Data PO Quary Pengolahan data PO quary ditujukan untuk mencatat data PO barang dari quary. Adapun transaksi yang dapat dilakukan dalam pengolahan data disini antara lain input PO, lihat data PO, hapus PO, dan Ubah data PO (besar Qty). Untuk mengakses form pengolahan data PO quary, dapat memilih tombol Quary/Supplier yang ada diatas form (tombol menjorok keatas). Adapun bentuk form pengolahan data PO barang untuk Quary, seperti dibawah ini: Gambar 4.6 Form Pengolahan Data PO Quary Keterangan Tombol: 1. Simpan PO : Menyimpan data PO baru 2. Ubah PO : Menyimpan perubahan data PO
3. Lihat Data : Menampilkan daftar data PO Quary 4. Tutup : Menutup form data PO barang 5. Hapus Seluruh Kolom : Merefresh tabel, membatalkan pengisian data a. Input Data PO Quary Baru Untuk menginput data PO quary baru, ikuti langkah-langkah dibawah ini: 1. Masukkan data pada kotak isian yang tersedia. Untuk perpindahan dari satu kotak ke kotak isian yang lain, digunakan tombol Enter. 2. Dalam mengisi nama supplier/quary dan kode barang, ketika beberapa karakter diinput, akan muncul tabel master masing-masing, sehingga pengisian dapat dilakukan pula dengan memilih data yang ada pada tabel. 3. Jika data yang dimasukkan telah selesai, tekan tombol Simpan PO untuk menyimpan data ke database. b. Cari Data PO Quary Untuk mencari data PO quary dan menampilkannya ke form, ikuti langkah dibawah ini : 1. Tekan tombol lihat PO, tunggu hingga muncul form list data PO, seperti dibawah ini, dan pastikan PO yang dipilih adalah PO to Quary: Gambar 4.7 Form List Data PO
2. Pencarian Data PO dengan cara penyortingan data dapat dilakukan pada form ini. Selain penyortiran, transaksi ubah dan hapus data PO dapat pula dilakukan disini. Untuk menjelaskan mekanisme ubah dan hapus data akan dibahas selanjutnya. c. Ubah Data PO Quary Untuk melakukan perubahan terhadap data PO Quary, ikuti langkah-langkah dibawah ini: 1. Tekan tombol Lihat PO. Pada form list data PO, click-mouse pada kolom paling kiri (tanda panah,atau bintang) disalah satu data pada tabel. Saat menu pilihan muncul, pilih menu Ubah Data. Data PO yang dipilih akan ditampilkan pada form pengolahan data PO Quary. 2. Lakukan perubahan data pada kuantiti barang yang diperlukan. Untuk perpindahan dari satu kotak ke kotak isian yang lain, digunakan tombol Enter. 3. Tekan tombol Ubah Data untuk menyimpan perubahan data ke database. d. Hapus Data PO Quary Untuk melakukan penghapusan terhadap data PO barang tertentu, yaitu dengan cara : Tekan tombol Lihat PO. Pada form list data PO, click-mouse pada kolom paling kiri (tanda panah,atau bintang) disalah satu data pada tabel. Saat menu pilihan muncul, pilih menu Hapus Data. Data PO yang dipilih akan dihapus dari database. 2. Pengolahan Data PO Customer Pengolahan data PO customer ditujukan untuk mencatat data PO barang dari Customer. Adapun transaksi yang dapat dilakukan dalam pengolahan data disini antara lain input PO, lihat data PO, hapus PO, dan Ubah data PO (besar Qty). Untuk mengakses form pengolahan data PO customer, dapat memilih tombol Customer yang ada diatas form (tombol menjorok keatas). Adapun bentuk form pengolahan data PO barang untuk customer, seperti dibawah ini:
Gambar 4.8 Form Pengolahan Data PO Customer Keterangan Tombol: 1. Simpan PO : Menyimpan data PO baru 2. Ubah PO : Menyimpan perubahan data PO 3. Lihat Data : Menampilkan daftar data PO customer 4. Tutup : Menutup form data PO barang 5. Hapus Seluruh Kolom : Merefresh tabel, membatalkan pengisian data a. Input Data PO Customer Baru Untuk menginput data PO customer baru, ikuti langkah-langkah dibawah ini: 1. Masukkan data pada kotak isian yang tersedia. Untuk perpindahan dari satu kotak ke kotak isian yang lain, digunakan tombol Enter. 2. Dalam mengisi nama customer dan kode barang, ketika beberapa karakter diinput, akan muncul tabel master masing-masing, sehingga pengisian dapat dilakukan pula dengan memilih data yang ada pada tabel. 3. Jika data yang dimasukkan telah selesai, tekan tombol Simpan PO untuk menyimpan data ke database.
b. Cari Data PO Customer Untuk pencarian data PO customer, mekanismenya sama dengan langkah cari Data PO Quary sebelumnya. Yang berbeda hanya, penentuan PO yang ditampilkan pada form list data PO. c. Ubah Data PO Customer Untuk melakukan perubahan terhadap data PO customer, ikuti langkah-langkah dibawah ini: 1. Tekan tombol Lihat PO. Pada form list data PO, click-mouse pada kolom paling kiri (tanda panah,atau bintang) disalah satu data pada tabel. Saat menu pilihan muncul, pilih menu Ubah Data. Data PO yang dipilih akan ditampilkan pada form pengolahan data PO customer. 2. Lakukan perubahan data pada kuantiti barang yang diperlukan. Untuk perpindahan dari satu kotak ke kotak isian yang lain, digunakan tombol Enter. 3. Tekan tombol Ubah Data untuk menyimpan perubahan data ke database. e. Hapus Data PO Customer Untuk melakukan penghapusan terhadap data PO barang tertentu, yaitu dengan cara : Tekan tombol Lihat PO. Pada form list data PO, click-mouse pada kolom paling kiri (tanda panah,atau bintang) disalah satu data pada tabel. Saat menu pilihan muncul, pilih menu Hapus Data. Data PO yang dipilih akan dihapus dari database. 4.7 Membuat Surat Perintah (Angkutan) Untuk melakukan pembuatan surat perintah angkutan, digunakan form data surat perintah. Form ini dapat dibuka dengan mengakses menu Angkutan > Surat Perintah > Data Surat Perintah. Tunggu hingga muncul tampilan seperti dibawah ini :
Gambar 4.9 Form Data Surat Perintah Keterangan Tombol: 1. Simpan Transaksi : Menyimpan data surat perintah 2. Tambah Barang : Menambah data pengangkutan dalam surat perintah yang sama 3. Ubah Data : Menyimpan perubahan data pengangkutan dalam surat perintah yang sama 4. Batalkan Pengisian : Membatalkan dan mengkosongkan kotak isian 5. Cetak Surat Perintah : Menampilkan & mencetak format surat perintah 6. Tutup : Menutup form data surat perintah a. Memasukkan dan Mencetak Surat Perintah Untuk memasukkan data yang baru dan mencetak format surat perintah kedalam kertas, ikuti langkah-langkah dibawah ini: 1. Isikan nama petugas/supir dan kendaraan. ketika beberapa karakter diinput, akan muncul tabel master masing-masing, sehingga pengisian dapat dilakukan pula dengan memilih data yang ada pada tabel tersebut. Tekan Enter setiap perpindahan kolom pengisian.
2. Pilih No. PO Quary atau dapat mengakses tabel daftar PO Quary dengan menklik tulisan Lihat Tabel PO dan pilih data PO yang sesuai. 3. Pilih No. PO Customer atau dapat mengakses tabel daftar PO Customer dengan menclick tulisan Lihat Tabel PO dan pilih data PO yang sesuai. Ketika No. PO Customer telah dipilih, secara otomatis rincian biaya pengangkutan muncul pada kolom Keterangan pengangkutan. Rincian biaya ini tergantung quary dan tujuan/customernya. Rincian ini tidak tetap dan dapat diubah sesuai kebutuhan. Jika rincian biaya pengangkutan tidak muncul, berarti belum ada data rincian sebelumnya. Rincian biaya tersebut harus diinput secara manual pada form tersebut. Untuk pergantian pengisian biaya pada setiap kolom digunakan tombol Enter pada keyboard. 4. Sub total biaya akan secara otomatis muncul ketika seluruh biaya pengangkutan terisi. Jumlah Rit harus diisi untuk menentukan Total biaya pengangkutan. Tekan Enter untuk meneruskan. 5. Data yang tadi dimasukkan akan muncul pada tabel. Untuk mencetak surat perintah tekan tombol Cetak Surat Perintah dan masukkan periode surat perintah dengan mengisi tanggal awal dan akhir sebagai masa berlaku surat perintah kemudian tekan kembali tombol Cetak Surat Perintah untuk menampilkan print preview dari bentuk surat perintah. Untuk mencetak ke kertas tekan icon Print, dan atur format kertas menjadi Letter dan posisi Potrait. 6. Tekan tombol Simpan Transaksi untuk menyimpan data surat perintah. b. Menambah Keterangan Barang pengangkutan Untuk kasus pembuatan surat perintah dengan keterangan pengangkutan lebih dari satu, misalnya barang, supplier, atau customer yang berbeda-beda. Form Data surat perintah menyediakan fasilitas tambah barang untuk mengatasi hal itu. Adapun langkahnya sebagai berikut : 1. Ikuti Langkah 1 sampai 4 pada mekanisme memasukkan dan mencetak surat perintah. 2. Saat tombol Tambah Data aktif. Klik tombol tersebut untuk menambah data pengangkutan kembali pada surat perintah yang sama. Isi kembali PO quary dan customer serta rincian biaya pengangkutan
3. Selanjutnya sama dengan langkah 5 sampai 6 pada mekanisme memasukkan dan mencetak surat perintah. c. Mengubah Data Surat Perintah Untuk kasus pembuatan surat perintah mungkin terdapat kekeliruan data yang dimasukkan, oleh karena itu diperlukan suatu fasilitas untuk mengubah data tersebut. Dalam program ini disediakan form untuk mengubah data surat perintah. Adapun data yang dapat diubah hanya mengenai perhitungan biaya pengangkutan tanpa dapat mengubah data lainnya, juga data surat perintah yang belum dibuatkan DO (surat jalan). Untuk mengakses form ini, dapat membukanya pada menu Angkutan > Surat Perintah > Daftar Surat Perintah Gambar 4.10 Form Daftar Data Surat Perintah Untuk melakukan perubahan data surat perintah dapat mengikuti langkah-langkah dibawah ini: 1. Pilih data surat perintah yang akan diubah dengan menklik tanda panah yang ada tabel pada baris/posisi data yang dituju. 2. Ketika di klik, menu tersembunyi akan muncul, untuk mengubah data pilih Ubah Data tunggu hingga data dimunculkan pada form data surat perintah. 3. Lakukan perubahan data yang diperlukan. Setiap perpindahan kolom isian tekan Enter.
4. Tekan tombol Perbaharui Data untuk menyimpan perubahan data. d. Menghapus Data Surat Perintah Sama seperti halnya mengubah data, fasilitas untuk menghapus data disediakan di form ini. Adapun data yang dapat dihapus hanya untuk data surat perintah yang belum dibuatkan DO (surat jalan). Adapun untuk menghapus data masih menggunakan form daftar data surat perintah pada menu Angkutan > Surat Perintah > Daftar Surat Perintah Untuk melakukan pengahpusan data surat perintah dapat mengikuti langkah-langkah dibawah ini: 1. Pilih data surat perintah yang akan diubah dengan menklik tanda panah yang ada tabel pada baris/posisi data yang dituju. 2. Ketika di klik, menu tersembunyi akan muncul, untuk mengubah data pilih Hapus Data tunggu data yang bersangkutan hilang dari tabel. 4.8 Mengolah Data Surat Jalan dan Pengambilan Barang Untuk mengolah surat jalan dan pengambilan barang, digunakan form data surat jalan. Form ini dapat dibuka dengan mengakses menu Angkutan > Data Surat Jalan dan Pengambilan Barang. Pada form ini ada tiga buah menu yang dapat diakses yaitu buat surat jalan, cek surat jalan yang kembali, dan konfirmasi pembatalan pengangkutan. Ketiga menu ini memiliki fungsi masing-masing sesuai dengan mekanisme yang telah ada. 1. Membuat Surat Jalan Untuk membuat surat jalan yang baru, dapat mengakses menu Buat Surat Jalan yang ada pada form tersebut. Surat jalan dibuat berdasarkan surat perintah yang telah dibuat sebelumnya.
Gambar 4.11 Form Buat Surat Jalan & pengambilan Barang Adapun langkahnya sebagai berikut : 1. Pilih No. SP (Surat perintah) pada kolom pilihan. 2. Pilih Asal pengambilan barang (dalam hal ini nama supplier). Ketika telah dipilih, Keterangan kendaraan yang dipakai akan muncul (No.polisi) serta data akan muncul pada tabel. 3. Masukkan besar KM kendaraan sekarang. Bila sebelumnya kendaraan yang bersangkutan telah digunakan, makan besar KM yang muncul adalah nilai KM terakhir. Tekan Enter untuk melanjutkan. 4. Tekan tombol Cetak Surat Jalan untuk menampilkan print preview dari format surat jalan yang akan dicetak. Untuk mencetak ke kertas tekan icon Print, dan atur format kertas menjadi Letter dan posisi Potrait. 5. Tekan tombol Cetak Surat Pengambilan Barang untuk menampilkan print preview dari format surat pengambilan barang yang akan dicetak. Untuk mencetak ke kertas tekan icon Print 6. Selanjutnya tekan tombol Simpan Transaksi untuk menyimpan data surat jalan.
2. Mencatat Data Surat Jalan yang Kembali Untuk dan mencatat data surat jalan yang kembali, dapat mengakses menu Cek Surat Jalan yang Kembali pada form tersebut. Pengecekan Surat jalan dibuat berdasarkan surat jalan yang telah dibuat sebelumnya. Pada menu ini, keterangan pengiriman barang/material dicatat, seperti volume yang dikirim dan yang diterima di tujuan, harga beli dan harga jual, serta nomor tanda terima barang (No.TTB). Gambar 4.12 Form Cek Surat Jalan yang Kembali Adapun langkah untuk mencatat surat jalan yang kembali sebagai berikut : 1. Masukkan No. DO dari surat jalan, kemudian Enter. Otomatis Data pengangkutan yang sesuai dengan nomor tersebut akan dimunculkan. 2. Masukkan Tanggal Surat Jalan, kemudian Enter. 3. Masukkan nilai KM terakhir dari kendaraan yang digunakan. Nilai KM akhir tidak boleh lebih kecil dari KM awal. Tekan Enter untuk melanjutkan hingga kursor mouse berada di kolom isian vol. virim. Secara default nilai volume kirim otomatis muncul sesuai dengan barang dan supplier/quary yang ada. Nilai volume pengiriman dapat diubah sesuai volume barang pada surat jalan. Tekan Enter untuk berpindah ke kolom isian No.TTB, isi No.TTB dan tanggal TTB. Lalu tekan Enter kembali untuk berpindah ke kolom isian vol. terima.
4. Isi vol. terima berdasarkan volume barang yang diterima ditujuan. Masukkan No.TTB hasil Print atau kalau belum ada No.TTB manual serta tanggal TTB. Bila belum ada TTB sama sekali dapat dikosong terlebih dahulu. 5. Tekan tombol Simpan Perubahan untuk menyimpan perubahan data surat jalan. Selain untuk mencatat kembali data surat jalan yanh kembali, pada form ini dapat digunakan untuk melengkapi data surat jalan yang masih kosong, seperti melengkapi No.TTB. Perubahan terhadap data surat jalan dapat dilakukan selama data tersebut belum lengkap. Adapun langkah-langkah untuk merubah data surat jalan yaitu : 1. Masukkan No. DO dari surat jalan, kemudian Enter. Otomatis Data pengangkutan yang sesuai dengan nomor tersebut akan dimunculkan. 2. Masukkan Tanggal Surat Jalan, kemudian Enter. 3. Lakukan perubahan yang diperlukan, lalu tekan tombol Simpan Perubahan untuk menyimpan perubahan data surat jalan. 3. Mencatat Pembatalan Pengangkutan (Surat Jalan) Untuk membatalkan suatu surat jalan tertentu, dapat menggunakan suatu form yang disediakan. Untuk mencatat pembatalan pengangkutan surat jalan digunakan form konfirmasi pembatalan pengangkutan, yang dapat diakses melalui menu Konfirmasi Pembatalan Pengangkutan pada form data surat jalan.
Gambar 4.13 Form Konfirmasi Pembatalan Pengangkutan Adapun langkah-langkah untuk membatalkan suatu surat jalan yaitu : 1. Masukkan No. DO dari surat jalan, kemudian Enter. Otomatis Data pengangkutan yang sesuai dengan nomor tersebut akan dimunculkan. 2. Masukkan Tanggal Surat Jalan, kemudian Enter. Masukkan Alasan pembatalan surat jalan. 3. Tekan tombol Batalkan untuk menyimpan data pembatalan surat jalan. Ketika tombol ditekan akan muncul pesan yang menandakan pilihan untuk membatalkan seluruh surat jalan yang belum kembali sesuai dengan No.SP yang ada atau hanya surat jalan dengan No.DO yang bersangkutan tanpa membatalkan surat jalan lain, walaupun masih satu No.SP. 4. Fungsi Lain 1.Untuk membatalkan penginputan data surat jalan dan mengkosongkan seluruh kolom isian, tekan tombol Kosongkan/Batalkan 2.Untuk menutup Form, tekan tombol Tutup 4.9 Mengelola Laporan Pengangkutan Setiap data yang diinputkan dan diproses harus menghasilkan output. Output yang dihasilkan adalah sebuah laporan dan rekapan. Pada menu Angkutan ada fasilitas untuk mengolah laporan, khususnya untuk pengangkutan. Fasilitas yang disediakan antara lain: mengolah laporan harian tronton, rekap distribusi material, dan laporan KM kendaraan. a. Laporan Harian Tronton Laporan harian tronton digunakan untuk mencetak data transaksi harian dari pengangkutan barang/material yang diambil dari data surat perintah dan surat jalan yang dibuat. Untuk mengakses form laporan harian tronton, dapat membuka menu Rental > Laporan Pengangkutan > Laporan Harian Tronton.
Gambar 4.14 Form Laporan Harian Tronton Keterangan Tombol : 1. Cetak Harian Tronton : Untuk menampilkan print preview dari laporan. 2. Refresh Tabel : Untuk menampilkan kembali seluruh data pada tabel, setelah dilakukan proses penyeleksian data. 3. Tutup Laporan : Untuk menutup form. Mencetak Laporan Harian Tronton per Periode Untuk mencetak laporan harian tronton per periode tertentu, ikuti langkah dibawah ini : 1.Pastikan pilihan data pada Pengangkutan Material. Tentukan periode tanggal dengan memilih tanggal awal dan tanggal akhir pada kolom periode 2.Perubahan data akan dilihat pada tabel, data yang dimunculkan berdasarkan periode yang ditentukan 3.Tekan tombol Cetak Harian Tronton untuk menampilkan print preview dari Laporan yang bersangkutan. Jika muncul pesan yang menandakan ukuran laporan melebihi kertas. Atur terlebih dahulu pada properties printer, format kertas menjadi Letter dan posisi kertas jadi Landscape. 4.Untuk mencetak pembatalan pengangkutan, pastikan pilihan data pada Pembatalan Pengangkutan, tentukan periode tanggal dan tekan Cetak Harian Tronton
Mencetak Laporan Harian Tronton Berdasarkan Kriteria Tertentu Untuk mencetak laporan harian tronton berdasarkan kriteria tertentu, ikuti langkah dibawah ini: 1. Ikuti langkah 1 dan 2 dari prosedur mencetak laporan harian tronton per periode tertentu sebelumnya. 2. Pilih kriteria data yang tersedia pada kolom Berdasarkan. Ada beberapa kriteria yang disediakan. Pilih salah satunya, kemudian pilih kata yang ada pada kolom Kata kunci untuk menampilkan data yang sesuai dengan kriteria. (Misal Berdasarkan=No.Kendaraan, kata kunci =DTT 27). Hasil penyeleksian akan ditampilkan pada tabel 3. Tekan tombol Cetak Harian Tronton untuk menampilkan print preview dari Laporan yang bersangkutan. Jika muncul pesan yang menandakan ukuran laporan melebihi kertas. Atur terlebih dahulu pada properties printer, format kertas menjadi Letter dan posisi kertas jadi Landscape. 4. Untuk mencetak pembatalan pengangkutan, pastikan pilihan data pada Pembatalan Pengangkutan, tentukan periode tanggal dan tekan Cetak Harian Tronton b. Rekap Distribusi Material Rekap distribusi material digunakan untuk mencetak data transaksi harian pengangkutan barang/material berdasarkan pendistribusian yang dilakukan dan diambil dari data surat perintah dan surat jalan yang dibuat. Untuk mengakses form laporan harian tronton, dapat membuka menu Rental > Laporan Pengangkutan > Rekap Distribusi Material. Gambar 4.15 Form Rekap Distribusi Material
Keterangan Tombol : 1. Cetak Rekap Distribusi Material : Untuk menampilkan print preview dari rekap Pendistribusian material 2. Refresh Tabel : Untuk mengkosongkan seluruh kolom asal material data 3. Tutup Laporan : Untuk menutup form. Untuk mencetak rekapan distribusi material, ikuti langkah dibawah ini: 1. Tentukan periode tanggal dengan memilih tanggal awal dan tanggal akhir pada kolom periode 2. Tentukan Supplier/Quary dan No.PO yang akan ditampilkan. 3. Tekan tombol Cetak Rekap Distribusi Material untuk menampilkan print preview dari rekapan yang bersangkutan. Jika ukuran rekapan melebihi kertas. Atur terlebih dahulu pada properties printer, format kertas menjadi Letter dan posisi kertas jadi Landscape. c. Laporan KM Kendaraan Laporan KM kendaraan digunakan untuk mencetak rekapan dari data transaksi harian pengangkutan barang/material berdasarkan jenis kendaraan yang digunakan dan diambil dari data surat perintah dan surat jalan yang dibuat. Untuk mengakses form laporan KM kendaraan dapat membuka menu Rental > Laporan Pengangkutan > Laporan KM Kendaraan
Gambar 4.16 Form Laporan Pengangkutan Per KM Kendaraan Keterangan tombol : 1. Cetak Laporan : Untuk menampilkan print preview dari laporan KM kendaraan 2. Refresh Tabel : Untuk menampilkan seluruh data pada tabel, setelah proses penyeleksian data 3. Tutup Laporan : Untuk menutup form. Untuk mencetak rekapan distribusi material, ikuti langkah dibawah ini: 1. Tentukan periode tanggal dengan memilih tanggal awal dan tanggal akhir pada kolom periode 2. Tekan tombol Cetak Laporan untuk menampilkan print preview dari laporan yang bersangkutan. Jika ukuran kertas agak lebar dari laporan nya. Sebaiknya atur terlebih dahulu pada properties printer, format kertas menjadi Letter dan posisi kertas jadi Potrait. 4.10 Sales Order (Rental) Sales order dibuat untuk keperluan permohoman penyewaan alat berat kepada divisi rental. Pada program ini disediakan form untuk membuat dan mencetak sales order rental serta kelola laporan sales order
a. Membuat dan Mencetak Sales Order (Rental) Untuk mengakses form membuat sales order dapat membuka menu Rental > Sales Order > Data Sales Order. Adapun bentuk form dapat dilihat dibawah ini : Gambar 4.17 Form Data Sales Order Keterangan Tombol : 1. Simpan Transaksi : Menyimpan data sales order 2. Tambah Alat : Menambah data alat berat dalam sales order yang sama 3. Cetak Sales Order : Menampilkan & mencetak format sales order 4. Hapus Seluruh Kolom : Membatalkan dan mengkosongkan kotak isian 5. Tutup : Menutup form data sales order Adapun langkah membuat dan mencetak data sales order antara lain : 1. Masukkan No.Sales order (No.SO) pada kolom yang disediakan, tekan Enter untuk lanjutnya ke kolom berikutnya. Masukkan pula nama pemohon lalu tekan Enter kembali 2. Masukkan data proyek pada kolom isian tujuan. Data yang dimasukkan boleh kode proyek atau nama proyek yang bersangkutan, lalu tekan Enter. Pada saat beberapa
karakter dimasukkan, tabel master proyek akan muncul sesuai data yang dimasukkan. Anda dapat memilih proyek dari tabel tersebut dengan menklik tanda panah pada data proyek yang dipilih. 3. Masukkan data alat yang akan direntalkan pada kolom isian No. Alat. Data yang dimasukkan adalah No. Polisi kendaraan atau alat berat, lalu tekan Enter. Pada saat beberapa karakter dimasukkan, tabel master kendaraan akan muncul sesuai data yang dimasukkan. Anda dapat memilih kendaraan atau alat berat dari tabel tersebut dengan menklik tanda panah pada data kendaraan. 4. Biaya sewa/jam dari kendaraan atau alat berat yang dipilih akan muncul otomatis. Nilai itu dapat diubah bila diperlukan, untuk melanjutkan tekan Enter. Masukkan Biaya Mobilisasi Alat bila ada, lalu tekan Enter. 5. Masukan rencana pemakaian alat/kendaraan dengan memasukkan tanggal mulai dipakai dan tanggal selesai dipakai. Tekan Enter untuk menyimpan data sementara. Data yang dimasukkan akan muncul pada tabel dibawah form. 6. Untuk menambahkan beberapa alat/kendaraan pada sales order yang sama, tekan tombol Tambah Alat. Ikuti langkah 3-5 sebelumnya. 7. Tekan tombol Cetak Sales Order untuk menampilkan print preview dari format sales order yang akan dicetak. Untuk mencetak ke kertas tekan icon Print, dan atur format kertas menjadi Letter dan posisi Potrait. 8. Selanjutnya tekan tombol Simpan Transaksi untuk menyimpan data sales order. b. Kelola Laporan Sales Order Rental Laporan sales order rental digunakan untuk mencetak data sales order dari data yang telah dimasukkan. Untuk mengakses form laporan sales order, dapat membuka menu Rental > Sales Order > Laporan Sales Order.
Gambar 4.18 Form Laporan Sales Order Keterangan Tombol : 1. Cetak Laporan : Untuk menampilkan print preview dari laporan. 2. Refresh Tabel : Untuk menampilkan kembali seluruh data pada tabel setelah dilakukan proses penyeleksian data. 3. Tutup Laporan : Untuk menutup form. Mencetak Laporan Sales Order per Periode Untuk mencetak laporan sales order per periode tertentu, ikuti langkah dibawah ini : 1. Tentukan periode tanggal dengan memilih tanggal awal dan tanggal akhir pada kolom periode 2. Perubahan data akan dilihat pada tabel, data yang dimunculkan berdasarkan periode yang ditentukan 3. Tekan tombol Cetak Laporan untuk menampilkan print preview dari Laporan yang bersangkutan. Jika muncul pesan yang menandakan ukuran laporan melebihi kertas. Atur terlebih dahulu pada properties printer, format kertas menjadi Letter
dan posisi kertas jadi Landscape. Setelah muncul print preview laporan, mencetak ke kertas tekan icon Print. Mencetak Laporan Sales Order Berdasarkan Kriteria Tertentu Untuk mencetak laporan sales order berdasarkan kriteria tertentu, ikuti langkah dibawah ini: 1. Ikuti langkah 1 dan 2 dari prosedur mencetak laporan sales order per periode tertentu sebelumnya. 2. Pilih kriteria data yang tersedia pada kolom Berdasarkan. Ada beberapa kriteria yang disediakan. Pilih salah satunya, kemudian pilih kata yang ada pada kolom Kata kunci untuk menampilkan data yang sesuai dengan kriteria. (Misal Berdasarkan= No.Alat, kata kunci =EX02PC). Hasil penyeleksian akan ditampilkan pada tabel 3. Tekan tombol Cetak Laporan untuk menampilkan print preview dari Laporan yang bersangkutan. Jika muncul pesan yang menandakan ukuran laporan melebihi kertas. Atur terlebih dahulu pada properties printer, format kertas menjadi Letter dan posisi kertas jadi Landscape. Setelah muncul print preview laporan, mencetak ke kertas tekan icon Print. 4.11 Surat Perintah Rental Surat perintah rental dibuat sebagai tindak lanjutnya dari pembuatan sales order sebelumnya. Surat perintah ini ditujukan untuk menunjuk divisi rental agar dapat mengirimkan kendaraan/alat yang dimaksud kepada pemohon (diproyek). Pada program ini disediakan form untuk membuat dan mencetak surat perintah rental serta kelola laporan surat perintah rental a. Membuat dan Mencetak Surat Perintah Rental Untuk mengakses form membuat surat perintah rental dapat membuka menu Rental > Surat Perintah Rental > Data Surat Perintah Rental. Adapun bentuk form dapat dilihat dibawah ini :
Gambar 4.19 Form Data Surat Perintah Rental Keterangan Tombol : 1. Simpan Transaksi : Menyimpan data surat perintah rental 2. Cetak Surat Perintah : Menampilkan & mencetak format surat perintah rental 3. Hapus Seluruh Kolom : Membatalkan dan mengkosongkan kotak isian 4. Tutup : Menutup form data sales order Adapun langkah membuat dan mencetak data sales order antara lain : 1. Pilih salah satu nomor sales order yang telah dibuat sebelumnya pada kolom pilihan No.SO. Keterangan tujuan pengiriman akan otomatis muncul. 2. Pilih salah satu nomor alat/ kendaraan berdasarkan sales order yang telah dibuat sebelumnya pada kolom pilihan No.Alat. Keterangan kendaraan dan periode rencana pemakaian akan otomatis muncul. 3. Masukkan nama petugas pada kolom operator. Pada saat beberapa karakter dimasukkan, tabel pertugas akan muncul sesuai data yang dimasukkan. Anda dapat memilih nama pertugas dari tabel tersebut dengan menklik tanda panah pada data petugas yang dipilih. 4. Biaya mobilisasi alat yang muncul adalah biaya mobilisasi alat yang telah dimasukkan pada saat pembuatan sales order. Biaya tersebut dapat diubah sesuai keperluan. Masukkan Biaya Mobilisasi Operator jika ada. Setiap perpindahan kolom
tekan Enter. Pastikan kolom biaya mobilisasi jangan sampai kosong, paling tidak bernilai nol. 5. Tekan tombol Cetak Surat Perintah untuk menampilkan print preview dari format surat perintah rental yang akan dicetak. Untuk mencetak ke kertas tekan icon Print, dan atur format kertas menjadi Letter dan posisi Potrait. 6. Selanjutnya tekan tombol Simpan Transaksi untuk menyimpan data surat perintah rental b. Kelola Laporan Surat Perintah Rental Laporan surat perintah rental digunakan untuk mencetak data surat perintah rental dari data yang telah dimasukkan. Untuk mengakses form laporan surat perintah rental, dapat membuka menu Rental > Surat Perintah Rental > Laporan Surat Perintah Rental. Gambar 4.20 Form Laporan Surat Perintah Rental Keterangan Tombol : 1. Cetak Laporan : Untuk menampilkan print preview dari laporan. 2. Refresh Tabel : Untuk menampilkan kembali seluruh data pada tabel
3. Tutup Laporan : Untuk menutup form. setelah dilakukan proses penyeleksian data. Mencetak Laporan Surat Perintah Rental per Periode Untuk mencetak laporan surat perintah rental per periode tertentu, ikuti langkah dibawah ini : 4. Tentukan periode tanggal dengan memilih tanggal awal dan tanggal akhir pada kolom periode 5. Perubahan data akan dilihat pada tabel, data yang dimunculkan berdasarkan periode yang ditentukan 6. Tekan tombol Cetak Laporan untuk menampilkan print preview dari Laporan yang bersangkutan. Jika muncul pesan yang menandakan ukuran laporan melebihi kertas. Atur terlebih dahulu pada properties printer, format kertas menjadi Letter dan posisi kertas jadi Landscape. Setelah muncul print preview laporan, mencetak ke kertas tekan icon Print. Mencetak Laporan Surat Perintah Rental Berdasarkan Kriteria Tertentu Untuk mencetak laporan surat perintah rental berdasarkan kriteria tertentu, ikuti langkah dibawah ini: 1. Ikuti langkah 1 dan 2 dari prosedur mencetak laporan sales order per periode tertentu sebelumnya. 2. Pilih kriteria data yang tersedia pada kolom Berdasarkan. Ada beberapa kriteria yang disediakan. Pilih salah satunya, kemudian pilih kata yang ada pada kolom Kata kunci untuk menampilkan data yang sesuai dengan kriteria. (Misal Berdasarkan=No.Alat, kata kunci =EX02PC). Hasil penyeleksian akan ditampilkan pada tabel 3. Tekan tombol Cetak Laporan untuk menampilkan print preview dari Laporan yang bersangkutan. Jika muncul pesan yang menandakan ukuran laporan melebihi kertas. Atur terlebih dahulu pada properties printer, format kertas menjadi Letter dan posisi kertas jadi Landscape. Setelah muncul print preview laporan, mencetak ke kertas tekan icon Print.
4.12 Data Harian Operasi Alat (Time Sheet Harian) Data harian operasi alat atau time sheet harian merupakan data yang berasal dari proyek. Data ini berisi kegiatan harian dari alat berat atau kendaraan yang dipakai selama diproyek. Pada program ini hanya untuk mengecek keakuratan data harian operasi alat yang diambil dengan form laporan harian yang ada. a. Mengecek Data Harian Operasi Alat (Time Sheet Harian) Ada dua cara untuk mengecek data harian operasi alat yang dapat digunakan, yaitu melalui form data laporan harian operasi alat dan form kelola laporan harian operasi alat. Cek Data Melalui Form Data Laporan Harian Operasi Alat Form ini dapat dibuka dengan mengakses menu Rental > Time Sheet Alat > Data Time Sheet Alat. Tunggu hingga muncul tampilan seperti dibawah ini Gambar 4.21 Form Data Laporan Harian Operasi Alat Adapun langkah-langkah untuk melakukan pengecekan data harian operasi alat, antara lain :
1. Pilih kode proyek pada kolom kode proyek. Nama proyek akan muncul pada kolom lokasi. 2. Pilih nomor alat pada kolom No. Alat. Nama alat akan dimunculkan pada kolom jenis alat. 3. Masukkan tanggal operasi alat, lalu tekan enter. Data harian operasi alat akan dimunculkan pada kolom-kolom yang disediakan. Cek Data Melalui Form Kelola Laporan Harian Operasi Alat Form ini dapat dibuka dengan mengakses menu Rental > Time Sheet Alat > Laporan Time Sheet Harian. Tunggu hingga muncul tampilan seperti dibawah ini Data yang disorot dengan tanda Gambar 4.22 Form Kelola Laporan Harian Operasi Alat Adapun langkah-langkah untuk melakukan pengecekan data harian operasi alat, antara lain : 1. Pilih salah satu data data harian operasi alat pada tabel, dengan menklik tanda panah pada salah satu data yang akan disorot.
2. Data yang disorot oelh tanda panah, akan ditampilkan ke dalam form data laporan Harian operasi alat. b. Mengelola Laporan Data Harian Operasi Alat Untuk mencetak laporan harian operasi alat, disediakan sebuah form untuk mengelola laporan tersebut. Form ini dapat mencetak laporan per periode yang dapat ditentukan, ditambah fasilitas untuk mencetak laporan dengan sistem penyeleksian data berdasarkan kriteria tertentu. Untuk mengelola laporan Data Harian Operasi Alat, dapat diakses melalui menu Rental > Time Sheet Alat > Laporan Time Sheet Harian atau tekan F8 pada Keyboard. Gambar 4.23 Form Pengolahan Laporan Harian Operasi Alat Keterangan Tombol : 1. Cetak Laporan : Untuk menampilkan print preview dari laporan. 2. Refresh Tabel : Untuk menampilkan kembali seluruh data pada tabel, setelah dilakukan proses penyeleksian data.
3. Tutup Laporan : Untuk menutup form. Mencetak Laporan Operasi Alat per Periode Untuk mencetak laporan operasi alat per periode tertentu, ikuti langkah dibawah ini : 1. Tentukan periode tanggal dengan memilih tanggal awal dan tanggal akhir pada kolom periode 2. Tekan tombol Cetak Laporan untuk menampilkan print preview dari Laporan yang bersangkutan. Jika ukuran laporan melebihi kertas. Atur terlebih dahulu pada properties printer, format kertas menjadi Letter dan posisi kertas jadi Landscape. Setelah muncul print preview laporan, mencetak ke kertas tekan icon Print. Mencetak Laporan Operasi Alat Berdasarkan Kriteria Tertentu Untuk mencetak laporan operasi alat berdasarkan kriteria tertentu, ikuti langkah dibawah ini: 1. Ikuti langkah 1 dan 2 dari prosedur mencetak Llaporan operasi alat per periode tertentu sebelumnya. 2. Pilih kriteria data yang tersedia pada kolom Berdasarkan. Ada 2 kriteria yang disediakan yaitu no.alat dan operator. Pilih salah satunya, kemudian pilih kata yang ada pada kolom Kata kunci untuk menampilkan data yang sesuai dengan kriteria. (Misal Berdasarkan=No.Alat, kata kunci =EX02PC). Hasil penyeleksian akan ditampilkan pada tabel 3. Tekan tombol Cetak Laporan untuk menampilkan print preview dari Laporan yang bersangkutan. Jika ukuran laporan melebihi kertas. Atur terlebih dahulu pada properties printer, format kertas menjadi Letter dan posisi kertas jadi Landscape. Setelah muncul print preview laporan, mencetak ke kertas tekan icon Print. 4.13 Mengelola Laporan/Rekapan Pemakaian Alat Laporan harian dan rekapan pemakaian alat digunakan untuk mengetahui alat apa yang digunakan, berapa lama, dan pekerjaan apa yang dilakukan. Untuk mengelola laporan pemakaian ini dibutuhkan form rekap pemakaian alat. Untuk mengakses form ini dapat diakses melalui menu Rental > Time Sheet Alat > Rekap Pemakaian Alat.
Gambar 4.24 Form Rekap Pemakaian Alat Keterangan Tombol : 1. Cetak Pemakaian Alat : Untuk menampilkan print preview dari laporan harian pemakaian Alat. 2. Cetak Rekap Pemakaian Alat : Untuk menampilkan print preview dari Rekap pemakaian Alat. 3. Refresh Tabel : Untuk menampilkan kembali seluruh data pada tabel, setelah dilakukan proses penyeleksian data. 4. Tutup Laporan : Untuk menutup form a. Mencetak Laporan Harian Pemakaian Alat Untuk mencetak laporan harian pemakaian alat, langkah-langkah yang dilakukan antara lain: 1. Tentukan kode proyek terlebih dahulu, pilih no.alat jika ingin menampilkan laporan per masing-masing alat. Untuk menampilkan seluruh alat, biarkan no.alat kosong. 2. Tentukan periode tanggal dengan memilih tanggal awal dan tanggal akhir pada kolom periode. 3. Tekan Tombol Cetak Pemakaian Alat. Jika laporan melebih ukuran kertas, atur terlebih dahulu pada properties printer, format kertas menjadi Letter dan posisi kertas jadi Landscape. Setelah muncul print preview laporan, mencetak ke kertas tekan icon Print. b. Mencetak Rekap Pemakaian Alat
Untuk mencetak rekap pemakaian alat, dapat mengikuti langkah 1 dan 2 pada prosedur Mencetak Laporan Harian Pemakaian Alat sebelumnya, kemudian tekan tombol Cetak Rekap Pemakaian Alat. 4.14 Import Data Rental Sebagai program yang tidak terkoneksi secara langsung dengan database di proyek, dibutuhkan fasilitas untuk menjembatani pertukaran data. Antara lain dengan adanya fasilitas import data serta transfer data dari dan ke pusat. Fasilitas import data rental salah satunya. Fasilitas ini digunakan untuk memasukan isi file yang dikirim dari proyek berupa data harian operasi alat kedalam database pusat. Adapun untuk mengakses fasilitas ini dapat membuka menu Rental > Import Data Rental > Time Sheet Alat. Gambar 4.25 Form Import Data Rental (Time Sheet Alat) Keterangan Tombol : 1. Browse : Untuk mencari file di explorer windows 2. Import Data : Untuk mengkonversikan data dari file kedalam database 3. Tutup : Untuk menutup Form Untuk melakukan import data, ikuti langkah-langkah berikut : 1. Tekan tombol Browse untuk mencari nama file di lokasi penyimpanan file tersebut. Bentuk file yang dapat diimport hanya file bertype.sys dan memiliki nama yang khusus, walaupun file yang lain bisa diakses, tetapi tidak ada pengaruh pada database karena isi file yang tidak dikenali oleh program 2. Tekan tombol Import Data untuk memulai proses import data dari file ke database dan tunggu hingga muncul pesan Data time sheet telah berhasil di import ke database.
4.15 Data Login Proyek Data login proyek digunakan untuk memasukkan dan mengubah data login untuk mengakses program time sheet yang ada diproyek, serta mengirimkan/transfer data login tersebut ke proyek melalui file yang ditransfer. a. Memasukkan Data Login Proyek Untuk mengakses form ini, dapat membuka Data Support Rental > Data Login Proyek. Adapun tampilan formnya seperti dibawah ini : Gambar 4.26 Form Import Data Rental (Time Sheet Alat) Langkah-langkah untuk memasukkan data login proyek antara lain: 1. Pilih kode proyek pada kolom pilihan kode proyek, jika tidak ditemukan, ketik manual kode proyek pada kolom tersebut. 2. Masukan nama user dan password, lalu tekan tombol Set login untuk menyimpan data login proyek. b. Mentransfer Data Login Proyek Untuk melakukan transfer data login proyek, silahkan mengakses form transfer data login proyek dengan membuka menu Data Support Rental > Transfer Data > Data Login Proyek. Gambar 4.27 Form Transfer Data Login Proyek
Langkah-langkah untuk melakukan transfer data login proyek antara lain: 1. Tentukan lokasi penyimpanan file transfer. 2. Pilih kode proyek pada kolom pilihan kode proyek 3. Tekan tombol Transfer untuk memulai mengkonversikan data kedalam bentuk file. Tunggu hingga muncul pesan Data telah berhasil ditransfer. 4. file hasil transfer bernama login_proyek.sys, coba cari di windows explorer dengan lokasi yang sama dengan data lokasi penyimpanan. 4.16 Data Alokasi Alat Data alokasi alat merupakan data yang menunjukan informasi jangka pemakaian alat pertanggal dalam suatu proyek. Dalam data ini dapat dilihat rencana pemakaian alat berdasarkan rencana pada surat perintah serta pemakaian yang sesungguhnya di lapangan sesuai dengan data timesheet yang dikirimkan. Pada program ini disediakan form data alokasi alat untuk menampilkan data berupa laporan pengalokasi alat yang dapat diakses pada menu Data Support Rental > Data Pengalokasi Alat. Gambar 4.28 Form Laporan Alokasi Alat Langkah-langkah untuk melihat laporan data pengalokasi alat antara lain: 1. Tentukan bulan dan tahun sebagai periode pemakaian alat. 2. Tekan tombol Cetak untuk menampilkan laporan data pengalokasi alat. Jika muncul peringatn bahwa Jika laporan melebih ukuran kertas, atur terlebih dahulu pada properties printer, format kertas menjadi Letter dan posisi kertas jadi Landscape. Setelah muncul print preview laporan, mencetak ke kertas tekan icon Print.
4.17 Data Upah Angkutan/Rental Data pengupahan angkutan/rental digunakan untuk mengolah kisaran upah yang diberikan untuk masing-masing posisi yang ada. Adapun control yang dapat dilakukan pada data ini adalah mengubah data dan mengirimkan/transfer data. a. Mengubah Data Upah Angkutan/Rental Adapun form yang digunakan untuk mengolah data tersebut dapat diakses melalui menu Data Support Rental > Data Upah Angkutan Rental. Gambar 4.29 Form Data Upah Angkutan Rental Langkah-langkah untuk mengolah data upah angkutan rental antara lain: 1. Untuk mengubah data pengupahan, sorot salah satu data pada tabel. Klik tanda panah pada data yang dituju. Konfirmasi akan muncul, tekan tombol Yes untuk mulai menampilkan data ke kolom dan mengubah. 2. Lakukan perubahan data yang diperlukan pada rincian upah kerja. Setiap perpindahan kolom tekan Enter. 3. Tekan Ubah Data untuk memperbaharui data tersebut. b. Mentransfer Data Upah Angkutan Rental Adapun form yang digunakan untuk melakukan transfer data tersebut dapat diakses melalui menu Data Support Rental > Transfer > Data Upah Angkutan Rental.
Gambar 4.30 Form Transfer Data Pengupahan Angkutan Rental Langkah-langkah untuk melakukan transfer data pengupahan angkutan rental antara lain: 1. Tentukan lokasi penyimpanan file transfer. 2. Pilih posisi/jabatan pada kolom pilihan posisi/jabatan. Untuk mentransfer seluruh data upah pilih ALL. 3. Tekan tombol Transfer untuk memulai mengkonversikan data kedalam bentuk file. Tunggu hingga muncul pesan Data telah berhasil ditransfer. 4. file hasil transfer bernama upah_operator.sys, coba cari di windows explorer dengan lokasi yang sama dengan data lokasi penyimpanan. 4.18 Transfer Data Master Data master yang dapat ditransfer pada program ini adalah master kendaraan dan master proyek. Kedua data master ini merupakan salah satu data yang menunjang program time sheet alat di proyek. Untuk melakukan transfer data master digunakan sebuah form yang dapat diakses melalui menu Data Support Rental > Transfer > Data Master. Gambar 4.31 Form Transfer Data Master Langkah-langkah untuk melakukan transfer data master antara lain: 1. Tentukan lokasi penyimpanan file transfer.