BIRO IKLAN
BIRO IKLAN (ADVERTISING AGENCY) Dapat diartikan sebagai suatu perusahaan jasa yang memiliki keahlian untuk merancang, mengkoordinasi, mengelola, dan atau memajukan merek, pesan, dan atau komunikasi pemasaran untuk dan atas nama pengiklan dengan memperoleh imbalan atas layanannya tersebut.
STRUKTUR BIRO IKLAN 1. Director Director biasanya dijabat oleh pemilik perusahaan. Director merupakan jabatan tertinggi dan memiliki kuasa tertinggi dalam pengelolaan sekaligus kebijakan suatu perusahaan. Namun dalam pelaksanaan operasional sehari-hari, tugas dan tanggung jawab penuh dilimpahkan kepada Managing Director. 2. Managing Director Sebagai perwakilan langsung dari pemilik, Managing Director memiliki kewajiban untuk mengendalikan, mengawasi dan mengevaluasi seluruh pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan. Selain itu seorang Managing Director harus dapat memotivasi dan menjadi inspirator bagi seluruh pegawai dalam hal ketepatan waktu dan ketelitian pekerjaan.
3. Account Departement Account Departement terdiri dari dua bagian, yaitu account manager dan account executive. Walaupun kedua bagian tersebut berbeda struktur, namun mempunyai status, fungsi dan tanggung jawab yang sama dalam hal account. Account Manager mempunyai tugas untuk menangani proyek dalam jangka waktu yang panjang (long term project) dengan klien, sedangkan account executive menangani proyek jangka pendek (short term project). Secara khusus, tugas Account Departement adalah : a. Menjadi penghubung antara klien dengan perusahaan b. Mengidentifikasi klien dalam hal karakter klien, keinginan klien, dan potensi proyek yang akan digarap c. Memperluas garapan untuk klien yang potensial d. Melakukan treatment dan maintenance pada klien e. Menyusun brief untuk Creative Departement
4. Creative Departement Creative Departement dikelola oleh creative director, yang mempunyai otoritas dan tanggung jawab dalam departemen ini, kemudian dibawahnya ada art director dan copywriter. Secara khusus, Creative Departement mempunyai tugas sebagai berikut : a. Mengolah brief dari Account Departement ke dalam proses kreatif dan output kreatif b. Mengadakan brainstorming dengan seluruh departemen bila diperlukan c. Menyusun strategi kreatif yang tepat d. Melakukan revisi hasil kerja kreatif yang kurang optimal menurut klien e. Membuat alternatif output kreatif semaksimal mungkin f. Melakukan supervisi kreatif terhadap output kreatif yang dihasilkan
5. Production and Media Departement Departemen ini mempunyai tanggung jawab terhadap output yang telah dihasilkan oleh Creative Departement. Selain itu juga mempunyai kewajiban untuk memperhitungkan biaya atas dasar pemakaian jasa yang dibebankan kepada klien. Biaya total yang telah disusun tersebut harus dikonsultasikan kepada Account Departement untuk mendapatkan persetujuan. Production and Media Departement juga harus dapat memberikan masukan pemilihan media atas dasar karateristik media kepada Creative Departement. Secara khusus, Production and Media Departement mempunyai tugas sebagai berikut : a. Melakukan survey vendor b. Mengkalkulasikan biaya produksi sesuai dengan media yang digunakan c. Melakukan koordinasi dengan vendor d. Mengawasi kualitas hasil output e. Menginventarisir portfolio f. Mengeksplorasi semua media yang bisa digunakan
6. Finance and Administration Secara umum tugas Finance and Administration adalah mengurusi arus keuangan dan administrasi perusahaan. Sedangkan secara khusus, tugas Finance and Administration adalah sebagai berikut : a. Mengendalikan keuangan perusahaan b. Melakukan pendataan inventaris perusahaan c. Membuat data karyawan dalam hal absensi, tunjangan, dan fasilitas yang diberikan d. Mengatur semua kebutuhan operasional sehari-hari
Struktur Biro Iklan Director Managing Director Account Department Creative Department Production & Media Department Finance & Adminstration Account Manager Creative Director Media Manager Finance Acct. Executive Production Administration Copywriter Art Director
MEKANISME KERJA BIRO IKLAN Secara umum, mekanisme kerja biro iklan dimulai ketika account executive melakukan briefing kepada seluruh Creative Department. Account executive sebelumnya melakukan pembicaraan dan riset internal dengan klien untuk mengetahui semua informasi yang dibutuhkan dari klien tersebut, mulai dari product knowledge, target market, unique selling preposition, sampai target yang ingin dicapai melalui kampanye yang akan dibuat. Setelah mendapatkan semua informasi tersebut, account executive menyusun sebuah rangkuman brief yang disebut creative brief. Creative brief inilah yang kemudian diserahkan dan dipresentasikan kepada Creative Department untuk diolah lebih dalam dan menjadi panduan kerangka konsep kreatif. Creative brief yang dibuat oleh account executive memiliki pola bahasa dan bentuk yang khas sesuai dengan budaya biro iklannya. Namun pada dasarnya dalam setiap creative brief yang dibuat harus memuat beberapa hal atau informasi, seperti:
a. Communication objective/task, yaitu tujuan yang ingin dicapai dari kampanye tersebut b. Target audience, yaitu sasaran yang dituju oleh klien dan juga kampanyenya c. Apa yang kita mau dari target audience, yaitu reaksi yang kita (klien dan biro iklan) inginkan dari target audience setelah melihat kampanye tersebut d. Single message, yaitu satu pesan atau informasi yang ingin disampaikan melalui kampanye e. Personality brand, yaitu image yang melekat pada brand atau yang ingin dimunculkan melaui kampanye f. Tone and manner, yaitu ciri khas yang melekat pada brand, misalnya warna, gaya dan sifat g. Mandatory, yaitu hal yang diinginkan klien dan harus terdapat pada kampanye, misalnya logo, media yang diinginkan klien, atau gambar dan kata-kata yang dipilih oleh klien tersebut h. Deadline, yaitu tenggang waktu yang diberikan oleh account executive untuk menyelesaikan pekerjaan yang diminta
Ketika creative brief tersebut dipresentasikan kepada Creative Department oleh account executive, di sini sebenarnya telah terjadi sebuah proses brainstroming tahap awal, yaitu proses tanya jawab mengenai isi creative brief atau informasi-informasi yang kurang dalam creative brief tersebut. Dalam proses brainstrorming awal ini biasanya sudah muncul gagasan atau ide awal yang nantinya akan dibicarakan kembali dalam brainstorming internal Creative Department. Setelah proses brainstorming selesai, Creative Department akan menghasilkan output kreatif yang nantinya akan dipresentasikan ke account executive.
Setelah memperoleh output kreatif, account executive akan melakukan presentasi output kreatif ke pihak klien. Dalam proses ini, klien bisa menyetujui ataupun menolak output kreatif yang ditawarkan. Apabila klien menyetujui output kreatif yang ditawarkan, account executive akan langsung menyerahkan output kreatif tersebut ke Production & Media Departmen untuk diproduksi atau dimediakan sesuai dengan kebutuhan. Apabila klien menolak output kreatif yang ditawarkan, biasanya klien akan melakukan revisi. Banyaknya revisi yang dapat dilakukan oleh klien biasanya akan dibatasi, sesuai dengan perjanjian awal dengan account executive. Revisi ini kemudian akan dikomunikasikan oleh account executive kepada pihak Creative Department. Revisi output kreatif yang sudah dilakukan oleh Creative Department akan disampaikan lagi oleh account executive kepada pihak klien untuk menemukan titik temu yang diinginkan oleh klien dan Creative Department.
Bagan Mekanisme Kerja Secara Umum
Dalam beberapa kasus, klien juga bisa diperoleh melalui proses pitching. Pitching adalah istilah yang biasa dipakai dalam dunia periklanan yang artinya tidak berbeda dengan tender. Dalam pitching ini beberapa biro iklan akan melakukan kompetisi untuk membuat kampanye iklan bagi satu perusahaan tertentu. Perusahaan tersebut kemudian akan menentukan biro iklan yang akan digunakan, berdasarkan konsep kampanye yang ditawarkan tiap biro iklan.
PROSES KERJA CREATIVE DEPARTMENT Setelah menerima creative brief dari account executive, Creative Department akan mulai melakukan proses brainstrorming. Dalam proses brainstroming ini semua personel, baik art director, copywriter maupun creative director, memiliki andil dan kesempatan yang sama untuk menuangkan ide yang dimilikinya. Di sini seorang creative director mempunyai peran ganda sebagai personel dan juga navigator yang mengatur jalannya brainstorming agar tidak keluar terlalu jauh dari konsep yang ingin dituju. Dari proses brainstroming tersebut, creative director akan menampung ide-ide yang diutarakan oleh semua personel Creative Department, kemudian menyeleksi beberapa ide yang dianggap relevan dan sesuai dengan creative brief.
Proses seleksi dilakukan dengan cara menggabungkan ataupun menghilangkan ide-ide yang dianggap kurang relevan. Ide-ide seleksi tersebut kemudian akan dibahas secara lebih mendalam untuk menghasilkan konsep yang diinginkan. Setelah ditentukan konsep yang akan dieksekusi, para personel Creative Department akan menjalankan peran sesuai dengan spesifikasinya masingmasing berdasarkan briefing dari creative director. Art director akan mulai mengerjakan beberapa alternatif visual dan copywriter akan mulai mengajukan beberapa usulan naskah iklan/copy. Dalam proses ini, creative director akan melakukan supervisi, seleksi dan revisi terhadap output yang dihasilkan art director dan copywriter.
Proses Kerja Creative Departement
Latihan 1. Bentuk kelompok yang terdiri dari dua orang; satu orang berperan sebagai art director (pengarah artistik iklan), satu lagi berperan sebagai copywriter (penulis naskah iklan). 2. Lakukan brainstorming kelompok untuk menemukan ide iklan layanan masyarakat dengan tema Lulus Kuliah Tepat Waktu. 3. Target audiensnya adalah semua mahasiswa/si S1 Ilmu Komunikasi, Universitas Mercu Buana Yogyakarta. 4. Output yang akan dipresentasikan untuk pertemuan minggu depan: a. Penjelasan ide iklan (cerita, visual dan naskah iklan) b. Bayangan eksekusi iklan dalam bentuk sketsa; tidak harus bagus, yang penting mampu memberikan gambaran visual tentang ide iklan. Selamat mengerjakan