BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi informasi adalah teknologi yang membantu kita dalam memproses data untuk mendapatkan informasi. Teknologi informasi ini pada awalnya diperuntukan bagi tujuan dan departemen tertentu, namun seiring berkembangnya teknologi informasi dari waktu ke waktu, saat ini penggunaannya sudah menjadi hal yang umum di perusahaan swasta, bahkan di rumah pribadi. Perkembangan teknologi ini sangatlah luas dan menjangkau berbagai bidang, namun pada akhirnya semua itu tetap mengarah pada satu tujuan yang sama, yaitu meningkatkan kecepatan, akurasi, dan kemudahan. Perkembangan dalam teknologi informasi ini tidak hanya berpengaruh terhadap dunia bisnis dan pemerintah melainkan juga berperan penting dalam membangun dunia pendidikan. Sebagian besar dunia pendidikan telah memanfaatkan teknologi informasi dalam memproses dan memperlancar setiap aktivitasnya, mulai dari proses admisi, pendaftaran, perkuliahan, bahkan sampai kepada proses kelulusan dan alumni. Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem informasi yang dapat dimanfaatkan oleh perusahaan dagang, manufaktur maupun jasa dalam mengintegrasikan dan mengotomatisasikan seluruh sistem informasi dan fungsi bisnis yang ada, yang tentunya akan sangat membantu dalam memperlancar arus informasi dari seluruh proses bisnis yang bersumber dari berbagai bagian, sehingga kecepatan, akurasi dan kemudahan dapat semakin meningkat. Hal ini tentu saja mampu meningkatkan daya saing perusahaan terhadap perusahaan lain. Proses 1
2 bisnis yang terotomatisasi dan terintegrasi tentu saja membutuhkan pengelolaan yang baik, sehingga dibutuhkan Business Process Management (BPM) yang merupakan perangkat lunak untuk membantu organisasi dalam mengelola proses bisnis yang dimilikinya, mulai dari tahap perencanaan, otomatisasi (komputerisasi), eksekusi, hingga tahap monitoring, dimana tahapan-tahapan tersebut dikenal sebagai siklus hidup proses. BINUS University merupakan salah satu universitas swasta terkemuka di Jakarta yang telah memanfaatkan teknologi informasi dalam melakukan transaksi dan proses bisnis yang ada. Salah satu proses bisnis yang memegang peranan penting pada universitas tersebut adalah proses bisnis yang berkaitan dengan dosen dan asisten. Hal ini dianggap penting mengingat besarnya peran dosen dan asisten di dalam salah satu aktivitas utama universitas tersebut, yaitu proses pengajaran. Proses ini dapat berjalan dengan lancar jika tersedia sumber daya (dalam hal ini dosen dan asisten) yang memadai dan kompeten serta didukung dengan pemanfaatan teknologi informasi. Pemanfaatan teknologi informasi pada BINUS University telah berjalan cukup baik, namun penggunaanya saat ini belum mencapai tingkat efektivitas dan efisiensi yang maksimal salah satunya pada bagian Lecturer and Assistant Services. Sistem informasi yang belum terintegrasi menjadi kendala yang akan menghambat pertukaran data dan informasi secara cepat dan akurat serta menimbulkan resiko adanya redudansi data antara satu unit dengan unit lainnya. Sebuah sistem informasi yang terintegrasi dapat tercapai dengan mengimplementasikan sistem berbasis Enterprise Resource Planning (ERP), yang merupakan implementasi best practise dari proses bisnis yang ada. Sistem ini
3 dibutuhkan oleh BINUS University khususnya bagian Lecturer and Assistant Services untuk mengatasi kendala-kendala yang dihadapi saat ini. Mengingat pentingnya sistem yang terintegrasi serta peranan dari dosen dan asisten, maka penulis tertarik untuk membahas lebih lanjut mengenai penerapan ERP pada proses penyelenggaraan pendidikan yang selanjutnya akan disebut dengan ERP Education, yang akan dituangkan dalam skripsi berjudul ANALISIS DAN PERANCANGAN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) EDUCATION DENGAN METODE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM) (STUDI KASUS PADA AREA LECTURER AND ASSISTANT SERVICES BINUS UNIVERSITY). 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup penulisan Analisis dan Perancangan Enterprise Resource Planning (ERP) Education dengan metode Business Process Management (BPM) yang akan dibahas dalam skripsi ini terbagi dalam 10 tahapan, yaitu : 1. Organization Foundation 2. Process Foundation 3. Technology Foundation 4. BPM Foundation 5. Elaboration 6. Improvement 7. People and Technology Development 8. Deployment 9. Monitor and Benefit Realization
4 10. Continuous Improvement Adapun batasan lingkup proses yang berkaitan dengan studi kasus pada bidang Lecturer and Assistant Sevices yang akan dibahas dalam penulisan skripsi ini adalah penerimaan dosen dan teaching assistant, pelatihan dosen, penugasan dosen, penelitian dan penerbitan artikel ilmiah, evaluasi jasa dosen dan teaching assistant, proses JJA dosen, pengurusan cuti dan aktif kembali dosen, penanganan dosen bermasalah, pembinaan dosen serta pemberhentian dosen. Yang dimaksud teaching assistant di sini adalah teaching assistant yang ada di BINUS International. Namun, pembahasan mengenai dosen dan teaching assistant pada BINUS International dan S2 hanya sampai pada tahapan BPM Foundation. Gambar 1.1 Ruang Lingkup
5 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai yaitu : Mengumpulkan semua kebutuhan proses bisnis dalam bidang Lecturer and Assistant Services pada BINUS University untuk merancang suatu ERP Education. Memberikan rancangan secara mendetail kepada tim developer untuk membangun sistem ERP Education yang handal. Manfaat yang dapat diperoleh antara lain : Memperoleh informasi mengenai proses bisnis yang ada, dan kebutuhan yang diharapkan oleh bidang Lecturer and Assistant Services BINUS University. Menghasilkan suatu rancangan proses bisnis baru dan terintegrasi untuk bidang Lecturer and Assistant Services di BINUS University, sehingga dapat mengakses dan memproses informasi Lecturer and Assistant Services yang ada di BINUS University dari kampus anggrek, syahdan, dan JWC kapan pun dan dimana pun. Mampu membantu semua pihak yang terkait bidang Lecturer and Assistant Services pada BINUS University. Mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis Lecturer and Assistant Services sehingga dapat mendukung dan memperlancar proses edukasi.
6 1.4 Metodologi Adapun metodologi yang digunakan pada proses pengumpulan data dan informasi yang digunakan dalam menyusun skripsi ini yaitu : 1. Metode Pengumpulan Data : a. Studi Lapangan Studi lapangan bertujuan untuk mendapatkan data-data yang dikumpulkan langsung dari objeknya. Adapun penelitian lapangan ini yang dilakukan, antara lain: i. Pengamatan (observasi) Pengamatan dilakukan dengan mengamati langsung kegiatan operasional serta keadaan pada bidang Lecturer and Assistant Services BINUS University. ii. Wawancara (interview) Wawancara dilakukan dengan bertanya jawab langsung secara bertatap muka (face to face) dengan pimpinan dan karyawan guna mendapatkan semua informasi yang dibutuhkan dalam penyusunan skripsi ini. b. Studi Kepustakaan Studi kepustakaan dilakukan melalui buku-buku ilmiah, hasil pencarian dari internet serta bahan referensi lainnya yang mempunyai kaitan dengan Enterprise Resource Planning (ERP), sistem informasi pada bagian Lecturer and Assistant Services BINUS University, Business Process Management (BPM) sesuai dengan topik yang diangkat dalam skripsi ini. Data yang diperoleh dari studi kepustakaan ini merupakan data yang diharapkan dapat
7 menjadi landasan teori yang bisa digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam penilaian skripsi ini. 2. Metode Analisis dan Perancangan Metode analisis dan perancangan yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah Business Process Management (BPM), yang terbagi menjadi 10 tahap, yaitu: a. Metode Analisis Metode Analisis sistem dilakukan pada tahapan: Organization Foundation Phase, Process Foundation Phase, Technology Foundation Phase, BPM Foundation Phase. b. Metode Perancangan Medode Perancangan sistem dilakukan pada tahapan: Elaboration Phase, Improvement Phase, People and Technology Development Phase, Deployment Phase, Monitor and Benefit Realization Phase, Countinuous Improvement Phase. 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini terdiri dari 5 (lima) bab dimana masing-masing bab terbagi menjadi beberapa subbab, dengan sistematika sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini akan membahas mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi, serta sistematika penulisan yang digunakan dalam penulisan skripsi ini.
8 BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini dijelaskan mengenai teori-teori yang digunakan, baik itu teori dasar/umum maupun teori pendukung/khusus yang berhubungan dengan topik yang dibahas pada penulisan skripsi ini. BAB 3 ORGANIZATION - BUSINESS PROCESS MANAGEMENT FOUNDATION Dalam bab ini akan diuraikan mengenai gambaran umum universitas dan bagian terkait, yang akan dirangkum dalam organization foundation, process foundation, technology foundation dan BPM foundation. BAB 4 ELABORATION - CONTINUOUS IMPROVEMENT PHASE Dalam bab ini menjelaskan hasil elaborasi proses bisnis yang diajukan berdasarkan analisis proses bisnis yang telah dilakukan yaitu dengan menggunakan Business Process Management Notation (BPMN), yang mencakup proses Elaboration, Improvement, People and Technology Development, Deployment, Monitor and Benefit Realization serta Continuous Improvement yang akan dilakukan pada universitas dan bagian terkait. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bagian terakhir dari penulisan skripsi yang memberikan simpulan dari hasil penelitian yang telah dilakukan, serta memberikan saran-saran yang bermanfaat bagi perguruan tinggi untuk pengembangan di masa mendatang.