BAB 4 ELABORATION-CONTINUOUS IMPROVEMENT PHASE. Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future Improvement

Transkripsi

1 BAB 4 ELABORATION-CONTINUOUS IMPROVEMENT PHASE 4.1 Elaboration Phase Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future Improvement Proses yang di-improve dalam skripsi ini yaitu proses yang berhubungan dengan manajemen akademik dan persiapan bahan ajar yang terdiri dari proses perancangan kurikulum untuk jurusan baru, perubahan kurikulum untuk jurusan lama, proses penyusunan materi kuliah, proses perancangan/perubahan materi kuliah, proses multimedia project creation and monitoring. Proses-proses yang mengalami perubahan yaitu proses perancangan kurikulum untuk jurusan baru, perubahan kurikulum untuk jurusan lama, proses penyusunan materi kuliah, proses perancangan/perubahan materi kuliah, proses multimedia project creation and monitoring. Perubahan ini terjadi karena ada beberapa aktivitas di dalam proses tersebut yang memakan waktu dan biaya yang cukup besar, sehingga melalui tahapan ini diharapkan dapat mengefisiensikan biaya dan mengefektifkan waktu. Improvement yang diusulkan merupakan rekomendasi untuk perbaikan kinerja organisasi. Target yang ingin dicapai dalam skripsi ini adalah: Meningkatkan efisiensi Efisiensi dilakukan dalam hal penghematan biaya dalam memproses suatu transaksi, dimana dengan adanya konsep Podcast Technology dapat menghemat biaya karyawan untuk melakukan perekaman video materi kuliah yang diajarkan 117

2 118 dosen di kelas serta proses penyelesaian video seperti pengeditan. SAP/MP Editor by Web menghemat pengeluaran biaya dalam hal menggandakan aplikasi SAP/MP ke dalam CD. Learning Object Applications menghemat pengeluaran biaya pembuatan multimedia yang dilakukan oleh karyawan, dan Intelligence Curriculum Distribution Applications yang menghemat biaya karyawan dan biaya kertas dalam pembuatan peta distribusi mata kuliah. Meningkatkan efektifitas Efektifitas dilakukan dalam hal penghematan waktu di mana dengan adanya SAP/MP Editor by Web dapat menghemat waktu untuk meng-upload SAP/M P ke LMS, Intelligence Curriculum Distribution Applications dapat menghemat waktu karyawan untuk membuat peta distribusi mata kuliah yang tadinya dilakukan secara manual, Learning Object Applications dapat menghemat waktu karyawan dalam membuat multimedia, dan Podcast Technology yang menghemat waktu penyimpanan video yang sudah dapat dilakukan melalui server.

3 119 Tabel 4.1 Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future Improvement Target awal Cara ukur Sumber Meningkatkan efisiensi biaya Berdasarkan perhitungan dalam ABC Analisis, SAP/MP Editor by Web dapat mengurangi pengeluaran biaya dari Rp menjadi Rp atau sebesar 9,83% per semester. Berdasarkan perhitungan dalam ABC Analisis, Learning Object Applications dapat mengurangi pengeluaran biaya dar Rp menjadi Rp atau menghemat sebesar 27,66% per tahun. Berdasarkan perhitungan dalam ABC Analisis, Intelligence Curriculum Distribution Applications dapat menghemat pengeluaran biaya dari Rp menjadi Rp ,76 atau menghemat sebesar 66,79% per tahun. Berdasarkan perhitungan dalam ABC Data dikumpulkan melalui wawancara kepada unit yang berkaitan dengan Academic Management and Content Preparation

4 120 Target awal Cara ukur Sumber Analisis Podcast technology dapat menghemat pengeluaran biaya dari Rp menjadi Rp atau menghemat sebesar 97,36 % per tahun. Meningkatkan efektifitas waktu Berdasarkan perhitungan dari ABC Analisis, SAP/MP Editor by Web dapat menghemat 3054 menit menjadi 2802 menit atau terjadi penghematan waktu sebesar 8,25% per semester. Berdasarkan perhitungan dari ABC Analisis, Learning Object Applications dapat menghemat penggunaan waktu dari 660 menit menjadi 474 menit atau terjadi penghematan waktu sebesar 28,18% per tahun. Berdasarkan perhitungan dari ABC Analisis, Intelligence Curriculum Distribution Applications dapat menghemat penggunaan waktu dari 480 menit menjadi 165 menit atau terjadi penghematan waktu sebesar 65,625% Data dikumpulkan melalui wawancara kepada unit yang berkaitan dengan Academic Management and Content Preparation

5 121 Target awal Cara ukur Sumber per tahun. Berdasarkan perhitungan dari ABC Analisis, Podcast Technology dapat menghemat penggunaan waktu dari 900 menit menjadi 660 menit atau terjadi penghematan waktu sebesar 26,67% per tahun.

6 Tabel 4.2 ABC Analysis SAP/MP EDITOR (DESKTOP APPLICATIONS) Nama proses Penunjukan dosen pembuat SAP/MP (SME) Menggandakan aplikasi SAP/MP editor ke dalam bentuk CD Pembuatan SAP/MP Mereview SAP/MP Mentrans fer data SAP/MP ke LMS Rata-rat a transaksi (per hari) Waktu per transaksi (menit) Waktu sehari (menit) Rata-rat a biaya pekerja (per jam) Biaya pekerja (Rp) Alokasi biaya lainlain (menit) Alokasi biaya lain-lain (per transaksi) Total biaya lain-lain (Rp) Biaya per hari (Rp) Ratarata biaya per transaksi (Rp) Biaya semesteran (per semester) Usaha semester (%) ,500 80, , ,300 22,050 3,307, ,500 25, ,000 15,125 40,125 6,688 1,003, ,800 12, , ,000 62,500 9,375, , , , ,750 28,125 4,218, ,500 6, ,031 1, , Totals 3, ,250 86,956 18,080,156

7 122

8 123 Keterangan : 1. Setiap semester dilakukan pembuatan SAP/MP melalui 5 proses yang biasa dilakukan dengan aplikasi SAP/MP editor yang diberikan IDC dalam bentuk CD kepada Subject Matter Expert (SME). Proses yang dilakukan yaitu: Penunjukan dosen untuk membuat SAP/MP atau disebut Subject Matter Expert (SME) adalah sebanyak 150 orang karena rata-rata matakuliah untuk semua jurusan setiap semesternya sebanyak 150 mata kuliah selama 1 bulan (25 hari). Jadi rata-rata transaksi per hari adalah 6 transaksi (150 mata kuliah/25 hari) dan proses ini memerlukan waktu sekitar 64 menit (160 jam kerja x 60 menit : 25 hari : 6 transaksi). IDC melakukan penggandaan SAP/MP editor ke dalam bentuk CD untuk masing-masing SME agar format SAP/MP sama dan proses ini memerlukan waktu sekitar 20 menit untuk setiap CD yang di-copy. Setelah itu, dosen akan membuat SAP/MP menggunakan SAP/MP editor yang telah diberikan oleh IDC dan proses ini diperkirakan memerlukan waktu sekitar 5 jam / 300 menit untuk masing-masing dosen memasukkan ke dalam aplikasi. Dosen yang telah selesai membuat SAP/MP menyerahkan file nya kepada IDC atau melalui dan dilakukan review terhadap format dan kelengkapan SAP/MP serta content-nya dan proses ini memerlukan waktu sekitar 120 menit.

9 124 Selanjutnya SAP/MP akan ditransfer ke LMS dan proses ini memerlukan waktu sekitar 5 menit. 2. Perkiraan biaya untuk pekerja Gaji dosen pembuat SAP/MP atau SME untuk 1 mata kuliah diperkirakan Rp ,- per transaksi dengan batas waktu yang diberikan maksimal 1 bulan/160 jam kerja. Jadi, perkiraan biaya SME per jam adalah Rp :160=Rp Gaji karyawan IDC sekitar Rp ,- untuk 160 jam kerja. Jadi, biaya karyawan untuk 1 jam adalah Rp :160=Rp Perkiraan biaya non labor - biaya listrik untuk penggunaan perangkat komputer di IDC Biaya diperkirakan Rp /bulan Pemakaian selama jam kerja: 160 jam Jadi biaya listrik per menit adalah Rp :160:60= Rp 156,25 - Biaya telepon per menit diperkirakan Rp Biaya kertas Harga 1 rim Rp rim = 500 lembar Biaya per lembar adalah Rp /500= Rp Biaya CD diperkirakan Rp Perkiraan jumlah transaksi

10 125 Jumlah transaksi yang tertera merupakan jumlah transaksi untuk setiap proses yang dilakukan dari 4 proses yang ada setiap semester untuk mempersiapkan materi kuliah semester berikutnya. Tabel 4.3 Perkiraan jumlah transaksi dalam proses SAP/MP EDITOR (DES KTOP APPLIC ATIONS ) Nama proses Rata-rata transaksi (per hari) Penunjukan dosen pembuat SAP/MP (SME) 6 Menggandakan aplikasi SAP/MP editor ke dalam bentuk CD 6 Pembuatan SAP/MP 6 Mereview SAP/MP 6 Mentransfer data SAP/MP ke LMS 6 5. Perhitungan Waktu sehari (menit) = Rata-rata transaksi x Waktu per transaksi Biaya pekerja (Rp) = Waktu sehari x Rata-rata biaya pekerja per jam / 60 Total biaya lain-lain (Rp) = (Waktu per transaksi x Alokasi biaya lainlain (per menit)) + (rata-rata transaksi x Alokasi biaya lain-lain (per transaksi)) Biaya per hari (Rp) = Biaya pekerja + Total biaya lain-lain Rata-rata biaya per transaksi (Rp) = Biaya per hari / Rata-rata transaksi

11 126 Biaya semesteran (per semester) (Rp) = Biaya per hari x 25 1 semester diselesaikan dalam 1 bulan yang terdiri dari 25 hari kerja. Usaha tahunan (%) = Waktu sehari / Total waktu sehari x 100% 6. Perhitungan Waktu sehari (menit) = Rata-rata transaksi x Waktu per transaksi Biaya pekerja (Rp) = Waktu sehari x Rata-rata biaya pekerja per jam / 60 Total biaya lain-lain (Rp) = (Waktu per transaksi x Alokasi biaya lainlain (per menit)) + (rata-rata transaksi x Alokasi biaya lain-lain (per transaksi)) Biaya per hari (Rp) = Biaya pekerja + Total biaya lain-lain Rata-rata biaya per transaksi (Rp) = Biaya per hari / Rata-rata transaksi Biaya semesteran (per semester) (Rp) = Biaya per hari x 25 1 semester diselesaikan dalam 1 bulan yang terdiri dari 25 hari kerja. Usaha tahunan (%) = Waktu sehari / Total waktu sehari x 100% 7. Simpulan Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, mulai dari proses penunjukkan dosen pembuat SAP/MP hingga proses mengupload SAP/MP ke LMS memakan waktu total 3054 menit dengan total biaya pekerja Rp dan Rp untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per semester yaitu Rp

12 127

13 Tabel 4.4 ABC Analysis Learning Object Applications Nama Proses Rata-rat a transaksi (per hari) Waktu per transaksi (menit) Waktu sehari (menit) Rata-rat a biaya pekerja per jam (Rp) Biaya pekerja (Rp) Alokasi biaya lain-lain (per menit) Alokasi biaya lain-lain (per transaksi) Total biaya lain-lain (Rp) Biaya per hari (Rp) Rata-rat a biaya per transaksi (Rp) Biaya tahunan (per tahun) (Rp) Usaha tahunan (%) Recei ve multimedia order Production multimedia ,500 12, ,320 15,820 5, ,582, , , , ,250 52, ,625, Totals ,500 34,570 17,207,000

14 127

15 128 Keterangan : 1. Setiap semester dilakukan pembuatan Learning object melalui 2 proses yang biasa dilakukan dengan aplikasi Learning object application. Proses yang dilakukan yaitu: Receive multimedia order, setiap semester rata-rata matakuliah untuk semua jurusan setiap semesternya sebanyak 150 mata kuliah yang diasumsikan selesai dalam waktu 2 bulan sehingga penghitungannya : 2 bulan ada 50 hari kerja, jadi per harinya dapat selesai 150:50 = 3 transaksi dan proses ini memerlukan waktu sekitar 20 menit untuk menerima permintaan dari para dosen baik melalui telepon, form, atau yang lainnya. Production multimedia, Pembuatan learning object pada proses ini diasumsikan memerlukan waktu sekitar 200 menit untuk membuat learning object. 2. Perkiraan biaya untuk pekerja Gaji karyawan pembuat learning object untuk 1 mata kuliah diperkirakan Rp ,- per transaksi dengan batas waktu yang diberikan maksimal 1 bulan/160 jam kerja. Jadi, perkiraan gaji karyawan per jam adalah Rp /160=Rp Perkiraan biaya non labor : - Biaya listrik untuk penggunaan perangkat komputer di IDC Biaya diperkirakan Rp /bulan

16 129 Pemakaian selama jam kerja: 160 jam Jadi biaya listrik per menit adalah Rp /160/60= Rp 156,25 - Biaya kertas per lembar Harga 1 rim Rp rim = 500 lembar Biaya per lembar adalah Rp /500= Rp Perkiraan jumlah transaksi Jumlah transaksi yang tertera merupakan jumlah transaksi untuk setiap proses. Tabel 4.5 Perkiraan jumlah transaksi dalam Learning Object Applications Nama proses Rata-rata transaksi (per hari) Receive multimedia order 2 Production multimedia 2 5. Perhitungan Waktu sehari (menit) = Rata-rata transaksi x Waktu per transaksi Biaya pekerja (Rp) = Waktu sehari x Rata-rata biaya pekerja per jam / 60 Total biaya lain-lain (Rp) = (Waktu per transaksi x Alokasi biaya lain-lain (per menit)) + (rata-rata transaksi x Alokasi biaya lain-lain (per transaksi)) Biaya per hari (Rp) = Biaya pekerja + Total biaya lain-lain Rata-rata biaya per transaksi (Rp) = Biaya per hari / Rata-rata transaksi

17 130 Biaya tahunan (per tahun) (Rp) = Biaya per hari x tahun = 2 semester 1 semester diselesaikan dalam waktu 2 bulan (50 hari kerja), jadi 1 tahun = 100 hari kerja. Usaha tahunan (%) = Waktu sehari / Total waktu sehari x 100% 6. Simpulan Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, mulai dari proses receive multimedia order hingga proses production multimedia order memakan waktu total 660 menit dengan total biaya pekerja Rp dan Rp untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per tahun yaitu Rp

18 131

19 Tabel 4.6 ABC Analysis PEMBUATAN PETA DISTRIBUSI MATA KULIAH MANUAL Nama Proses Rata-rat a transaksi (per hari) Waktu per transaksi (menit) Waktu sehari (menit) Rata-rat a biaya pekerja per jam (Rp) Biaya pekerja (Rp) Alokasi biaya lain-lain (per menit) Alokasi biaya lain-lain (per transaksi) Total biaya lainlain (Rp) Biaya per hari (Rp) Ratarata biaya per transaksi (Rp) Biaya tahunan (per tahun) (Rp) Usaha tahunan (%) Pembuatan peta distribusi mata kuliah , , ,000 20, ,000 24, , Totals ,000 20, ,000

20 132 Keterangan : 1. Setiap tahun dilakukan pembuatan peta distribusi mata kuliah melalui 1 proses inti yang biasa dilakukan. Proses yang dilakukan yaitu: Pembuatan peta distribusi mata kuliah, setiap tahunnya untuk 25 jurusan di BINUS dan 1 angkatan diasumsikan selesai dibuat dalam waktu 5 hari, sehingga dalam 1 hari ada 5 transaksi dan dalam 1 hari itu ada 8 jam kerja, sehingga 1 transaksi membutuhkan waktu 1,6 jam atau 96 menit. 2. Perkiraan biaya untuk pekerja Gaji karyawan yang membuat 1 peta distribusi mata kuliah diperkirakan Rp ,- per bulan dengan jam kerja dalam sebulan yaitu 160 jam kerja. Jadi, perkiraan biaya gaji karyawan per jam adalah Rp /160 = Rp Perkiraan biaya non labor : - biaya kertas (A3) = 2 x 500 = Rp biaya listrik = Rp per bulan 1 bulan = 160 jam kerja Jadi, biaya listrik per menit adalah Rp : 160 : 60 = Rp 156,25 4. Perkiraan jumlah transaksi Jumlah transaksi yang tertera merupakan jumlah transaksi untuk setiap proses.

21 133 Tabel 4.7 Perkiraan jumlah transaksi dalam proses PEMBUATAN PETA DISTRIBUSI MATA KULIAH MANUAL Nama proses Rata-rata transaksi (per hari) Pembuatan peta distribusi mata kuliah 5 5. Perhitungan Waktu sehari (menit) = Rata-rata transaksi x Waktu per transaksi Biaya pekerja (Rp) = Waktu sehari x Rata-rata biaya pekerja per jam / 60 Total biaya lain-lain (Rp) = (Waktu per transaksi x Alokasi biaya lainlain (per menit)) + (rata-rata transaksi x Alokasi biaya lain-lain (per transaksi)) Biaya per hari (Rp) = Biaya pekerja + Total biaya lain-lain Rata-rata biaya per transaksi (Rp) = Biaya per hari / Rata-rata transaksi Biaya tahunan (per tahun) (Rp) = Biaya per hari x 5 hari kerja 1 tahun diselesaikan dalam waktu 5 hari kerja. Usaha tahunan (%) = Waktu sehari / Total waktu sehari x 100% 6. Simpulan Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, dilihat dari proses pembuatan peta distribusi mata kuliah memakan waktu total 480 menit dengan total biaya pekerja Rp dan Rp untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per tahun yaitu Rp

22 134

23 Tabel 4.8 ABC Analysis PEMBUATAN MULTIMEDIA Nama Proses Rata-rat a transaksi (per hari) Waktu per transaksi (menit) Waktu sehari (menit) Ratarata biaya pekerja per jam (Rp) Biaya pekerja (Rp) Alokasi biaya lain-lain (per menit) Alokasi biaya lain-lain (per transaksi) Total biaya lainlain (Rp) Biaya per hari (Rp) Rata-rat a biaya per transaksi (Rp) Biaya tahunan (per tahun) (Rp) Usaha tahunan (%) Pengambilan video , , , ,000 21,500 33,540, Penyelesaian video ,500 37, ,562 39,062 6,510 10,156, Penyimpanan video ,500 25, ,000 18,667 43,667 7,278 11,353, Totals ,500 24,229 55,049,540

24 135 Keterangan : 1. Untuk kegiatan Podcast Technology diperkirakan melalui 3 proses yang dilakukan yaitu: Kegiatan ini dimulai dengan proses pengambilan video dimana proses ini dalam sehari dilakukan sebanyak shift yang ada di BINUS University yaitu 6 shift dan proses ini memerlukan waktu sekitar 100 menit. Setelah itu, dilakukan penyelesaian video yang terdiri dari kegiatan mengedit hasil pengambilan video dan proses ini memerlukan waktu sekitar 30 menit. Proses yang dilakukan seterusnya adalah penyimpanan video yang mengubah ke dalam bentuk DVD yang di-burn dan proses ini memerlukan waktu sekitar 20 menit dengan kecepatan 4x. 2. Perkiraan biaya untuk pekerja Gaji karyawan IDC sekitar Rp ,- untuk 160 jam kerja. Jadi, biaya karyawan untuk 1 jam adalah Rp /160=Rp Perkiraan biaya non labor - Biaya non labor untuk proses pengambilan video : Biaya listrik Biaya diperkirakan Rp /bulan 1 bulan ada 25 hari 600 menit (10 jam) Biaya 1 jam adalah Rp : 25 : 10 = Rp Jadi biaya listrik per menit adalah Rp : 60= Rp 33,33 Biaya kamera Harga kamera diperkirakan Rp per 5 tahun.

25 136 Biaya 1 tahun adalah Rp : 5 = Rp tahun ada 250 hari kuliah 1 hari dipakai 600 menit atau 10 jam Biaya kamera per jam adalah Rp : 250 : 10= Rp 400 Jadi biaya per menit adalah Rp 400 : 60 = Rp. 6,67 - Biaya listrik Biaya listrik per bulan Rp bulan ada 160 jam kerja Jadi biaya listrik per menit adalah Rp : 160 : 60= Rp. 52,08 - Biaya DVD kosong yang dipakai per transaksi Rp Perkiraan jumlah transaksi Jumlah transaksi yang tertera merupakan jumlah transaksi untuk setiap proses yang dilakukan dari 3 proses yang diperlukan untuk pelaksanaan Podcast Technology : Tabel 4.9 Perkiraan jumlah transaksi dalam PEMBUATAN MULTIMEDIA Nama proses Rata-rata transaksi (per hari) Pengambilan video 6 Penyelesaian video 6 Penyimpanan video 6 5. Perhitungan Waktu sehari (menit) = Rata-rata transaksi x Waktu per transaksi

26 137 Biaya pekerja (Rp) = Waktu sehari x Rata-rata biaya pekerja per jam / 60 Total biaya lain-lain (Rp) = (Waktu per transaksi x Alokasi biaya lainlain (per menit)) + (rata-rata transaksi x Alokasi biaya lain-lain (per transaksi)) Biaya per hari (Rp) = Biaya pekerja + Total biaya lain-lain Rata-rata biaya per transaksi (Rp) = Biaya per hari / Rata-rata transaksi Biaya tahunan (per tahun) (Rp) = Biaya per hari x 250 hari kerja Usaha tahunan (%) = Waktu sehari / Total waktu sehari x 100% 6. Simpulan Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, mulai dari proses pengambilan video hingga proses penyimpanan video memakan waktu total 900 menit dengan total biaya pekerja Rp dan Rp untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per tahun yaitu Rp Root Cause Analysis Masalah masalah yang terjadi di Academic Management and Content Preparation BINUS University adalah karena kurangnya aplikasi yang membantu memudahkan pengguna dalam memproses transaksi sehingga menyebabkan tidak adanya efisiensi dan efektifitas dalam hal waktu dan biaya dan besarnya resiko terjadinya kesalahan yang mungkin terjadi pada pengguna dalam memproses transaksi.

27 Satuan Acara Perkuliahan/Module Plan Editor by Web Selama ini software SAP/MP Editor diberikan kepada dosen dalam bentuk CD yang digunakan untuk membuat Satuan Acara Perkuliahan dan Module Plan kemudian setelah selesai, dosen harus memberikan file yang telah dibuatnya kepada unit IDC dalam bentuk flashdisk sehingga membutuhkan waktu dan biaya untuk dosen datang ke kampus memberikan file tersebut. Dengan adanya SAP/MP Editor by Web ini diharapkan dosen tidak perlu ke kampus untuk memberikan kepada IDC dalam bentuk file tetapi dosen hanya perlu meng-upload dari Web ini kemudian IDC men-download file tersebut dari database file yang telah di-upload dosen untuk selanjutnya di-approve dan diproses lebih lanjut untuk di-upload ke BinusMaya. SAP/MP Editor ini akan digabung dalam Content Management System yang saat ini sudah dalam bentuk Web sehingga memudahkan unit IDC dan dosen dalam mengakses Content Management System ini. 2. Learning Object Applications Learning Object Applications ini dibuat untuk mengawasi perkembangan perkuliahan mahasiswa khususnya pada saat adanya perkuliahan Off- Class (OFC). Selama ini, ketika terjadi perkuliahan Off-Class (OFC), mahasiswa belajar di rumah dengan mengerjakan tugas-tugas yang diberikan dosen untuk dikerjakan dan di-upload melalui BinusMaya

28 139 kemudian akan dinilai oleh dosen. Dosen yang menerima tugas hasil mahasiswa tidak mengetahui apakah itu merupakan hasil kerja asli dari mahasiswa atau hanya hasil Copy and Paste dari mahasiswa lainnya, selain itu dosenpun tidak tahu apakah mahasiswa mempelajari materi Off- Class tersebut dan sejauh mana mahasiswa menguasai materi perkuliahan. Oleh karena itu, dengan adanya konsep Learning Object Applications ini, dapat membantu dosen untuk mengetahui sejauh mana perkembangan mahasiswa menguasai materi perkuliahan dan membuat perkuliahan Off-Class menjadi bermanfaat bagi mahasiswa layaknya perkuliahan tatap muka (Face to Face). 3. Intelligence Curriculum Distribution Applications Menurut prosedur yang berjalan saat ini, unit IDC memberikan daftar distribusi mata kuliah dan kurikulum kepada unit SRSC yang selanjutnya unit SRSC akan membuat peta distribusi mata kuliah berdasarkan data yang berasal dari IDC tersebut. Peta distribusi mata kuliah ini dibuat oleh unit SRSC secara manual menggunakan Microsoft Excel dan membuang waktu yang banyak untuk membuatnya karena untuk membuat peta tersebut memerlukan ketelitian dan konsentrasi yang lebih agar mata kuliah yang tercantum dalam peta tersebut benar-benar akurat dan sesuai dengan yang telah ditetapkan sebelumnya. Selain itu, peta distribusi mata kuliah yang selama ini telah dihasilkan juga tidak sepenuhnya dipahami oleh mahasiswa karena masih sulit untuk dipahami, sehingga dengan

29 140 adanya aplikasi ini diharapkan dapat membantu unit SRSC dalam membuat peta distribusi mata kuliah yang dapat dipahami oleh mahasiswa dan dapat ditampilkan dalam BinusMaya oleh setiap mahasiswa. 4. Podcast Technology Adanya konsep ini karena selama ini jika mahasiswa tidak dapat hadir dan mengikuti perkuliahan, maka mahasiswa tersebut akan tertinggal materi perkuliahan saat itu. Dengan adanya konsep ini, diharapkan dapat membantu mahasiswa sehingga walaupun dia berhalangan hadir, tetap dapat memahami materi yang diajarkan dosen di kelas, karena konsep ini menggunakan kamera video yang merekam apapun yang diajarkan oleh dosen di kelas yang kemudian di-upload di Web yang dapat diakses oleh mahasiswa kapanpun dan di manapun. People Capability Matrix Pada tahap ini People Capability Matrix digunakan untuk mengenali kompetensi atau keahlian yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan pada masing-masing unit. Angka penilaian yang digunakan adalah 1,2,3,4. Angka 1 menunjukkan Beginner, angka 2 menunjukkan individual contribution, angka 3 menunjukkan mentor/coach, angka 4 menunjukkan role model.

30 Tabel 4.10 People Capability Matrix (current) Main process Core compentency Business Acumen Customer Orientation Leadership Adaptability Planning & Organizing Meeting Commitments Problem Solving & Decision Making Innovation / Continuous Teamwork/ Collaboration Proses pembentukan program studi baru Proses perancangan kurikulum untuk program studi baru Proses perubahan kurikulum untuk program studi lama Proses penyusunan materi kuliah Proses Pembuatan Soal Ujian Proses multimedia Project creation and monitoring Proses perancangan/ perubahan materi kuliah Proses pengadaan &pengendalian Instructor Manual Proses perancangan pedoman(katalog,mahasiswa, dosen) Proses penutupan program studi People Development Communication Computer Literacy English Proficiency

31 141

32 142 Available Information Setiap proses bisnis yang sedang berjalan saat ini di perusahaan memiliki informasi-informasi yang berasal dari berbagai sumber. Ada proses bisnis yang dijalankan berdasarkan training yang telah diberikan sebelumnya (Training manuals), ada proses yang dijalankan sesuai dengan prosedur yang sudah ada (Procedure manuals), ada proses yang dijalankan berdasarkan cara kerja sistem yang sudah ada karena sistem yang telah ada (System manuals) dan ada juga proses yang berjalan mengikuti peraturan bisnis yang berjalan (Business Rules). Selain itu, yang terakhir ada proses yang dijalankan berdasarkan kemampuan dan pengetahuan masing-masing individu (Tacit Knowledge). Berikut ini adalah pengelompokkan informasi dan knowledge yang mendukun g proses elaborasi Academic Management and Content Preparation di BINUS University:

33 143 Gambar 4.1 Knowledge and Information Need Map Improvement Priorities Penulisan skripsi ini memfokuskan pada pengembangan proses yang berhubungan dengan Academic Management and Content Preparation di BINUS University. Dalam skripsi ini, pengembangan yang kami lakukan diprioritaskan untuk dilakukan proses Improving dan Redesigning. Pengembangan yang kami lakukan proses Improving yaitu SAP/MP Editor by Web karena software aplikasi SAP/MP Editor yang selama ini diberikan kepada dosen dalam bentuk CD, sekarang akan digabungkan dengan Web CMS yang

34 144 telah ada, sehingga memudahkan dosen dalam membuat Satuan Acara Perkuliahan dan Module Plan kapanpun dan di manapun tanpa harus datang ke kampus untuk memberikan file yang telah dibuatnya kepada unit IDC yang akan meng-approve file tersebut. Pengembangan lainnya yang kami lakukan dengan cara proses Redesigning dengan alasan karena pengembangan yang kami lakukan ini merupakan pengembangan yang sebelumnya belum pernah digunakan sehingga untuk dapat mewujudnyatakan usulan pengembangan ini diperlukan rancangan yang benarbenar baru, yaitu : 1. Learning Object Applications Usulan pengembangan ini dibuat untuk membantu mahasiswa dalam menguasai materi perkuliahan secara Offclass (OFC) 2. Podcast Technology Usulan pengembangan ini dibuat untuk membantu mahasiswa yang berhalangan hadir dalam perkuliahan tatap muka di kelas, sehingga mereka masih dapat mengikuti materi perkuliahan yang diajarkan oleh dosen di kelas. 3. Intelligence Curriculum Distribution Applications Usulan pengembangan ini dibuat untuk membantu pihak IDC dan SRSC dalam membuat distribusi mata kuliah dan diubah ke dalam peta distribusi mata kuliah yang nantinya akan membantu mahasiswa dalam perkuliahan mereka.

35 Improvement Phase Redesigning Process Models Model proses yang akan dikembangkan yaitu berkaitan dengan proses penyusunan materi kuliah serta perancangan dan perubahan kurikulum. Dari hasil usulan pengembangan aplikasi-aplikasi yang di atas, akan mengakibatkan terjadinya perubahan proses terutama dalam proses penyusunan materi kuliah serta proses perancangan dan perubahan kurikulum. Semua usulan pengembangan aplikasi tersebut membantu proses bisnis yang telah ada saat ini supaya dapat lebih efektif dan efisien dalam hal waktu maupun biaya. Simulation Models and Activity Based Costing Details a. Perbandingan waktu sebelum dan sesudah pengembangan Tabel 4.11 Simulasi perbandingan waktu SAP/MP Editor by Web Waktu Lama Waktu Baru Keterangan Simulasi waktu per senester 3,054 2, Perbedaan Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan waktu awal untuk proses pembuatan SAP/MP secara manual 3054 menit dan setelah pengembangan ke arah SAP/MP editor by Web penggunaan waktu menjadi 2802 menit. Hal ini berarti penggunaan waktu akan berkurang sekitar : Waktu Lama Waktu Baru Waktu lama x 100 %

36 menit 2802 menit 3054 menit x 100 % = 8,25% Tabel 4.12 Simulasi perbandingan waktu Learning Object Applications Waktu Lama (menit) Waktu Baru (menit) Keterangan Simulasi waktu per tahun Perbedaan Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan waktu awal sebelum penerapan aplikasi Learning Object Applications dalam 660 menit dan setelah pengembangan penggunaan waktu menjadi 474 menit. Hal ini berarti penggunaan waktu akan berkurang sekitar : Waktu Lama Waktu Baru Waktu lama x 100 % 660 menit 474 menit 474 menit x 100 % = 28,18 % Tabel 4.13 Simulasi perbandingan waktu Intelligence Curriculum Distribution Applications Waktu Lama (menit) Waktu Baru (menit) Keterangan Simulasi waktu per tahun Perbedaan

37 147 Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan waktu awal untuk proses pembuatan peta distribusi mata kuliah secara manual dalam 480 menit dan setelah pengembangan ke arah Intelligence Curriculum Distribution Applications untuk membuat peta distribusi mata kuliah secara elektronik penggunaan waktu menjadi 165 menit. Hal ini berarti penggunaan waktu akan berkurang sekitar : Waktu Lama Waktu Baru Waktu lama 480 menit 165 menit 480 menit x 100 % x 100 % = 65,625 % Tabel 4.14 Simulasi perbandingan waktu Podcast Technology Waktu Lama (menit) Waktu Baru (menit) Keterangan Simulasi waktu per tahun Perbedaan Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan waktu awal sebelum penerapan aplikasi Podcast Technology dalam 900 menit dan setelah pengembangan penggunaan waktu menjadi 660 menit. Hal ini berarti penggunaan waktu akan berkurang sekitar : Waktu Lama Waktu Baru Waktu lama x 100 %

38 menit 660 menit 660 menit x 100 % = 26,67% b. Perbandingan biaya sebelum dan sesudah pengembangan Tabel 4.15 Simulasi perbandingan biaya SAP/MP Editor by Web Keterangan Biaya Lama Biaya baru Perbedaan Simulasi biaya per semester 18,080,156 16,303,594 1,776,562 Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan biaya per semester untuk proses pembuatan SAP/MP secara manual Rp dan setelah pengembangan ke arah SAP/MP editor by Web penggunaan biaya menjadi Rp Hal ini berarti penggunaan biaya akan berkurang sekitar : Biaya Lama Biaya Baru Biaya Lama x 100 % Rp Rp Rp x 100 % = 9,83% Tabel 4.16 Simulasi perbandingan biaya Learning Object Applications Keterangan Biaya Lama Biaya baru Perbedaan Simulasi biaya per tahun 17,207,000 12,447,917 4,759,083

39 149 Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan biaya per tahun untuk penerapan aplikasi Learning Object Applications Rp dan setelah pengembangan penggunaan biaya menjadi Rp Hal ini berarti penggunaan biaya akan berkurang sekitar : Biaya Lama Biaya Baru Biaya Lama Rp Rp Rp x 100 % x 100 % = 27,66% Tabel 4.17 Simulasi perbandingan biaya Intelligence Curriculum Distribution Applications Biaya Lama (Rp) Biaya Baru (Rp) Keterangan Perbedaan Simulasi biaya per tahun 600, , ,781 Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan biaya per tahun untuk proses pembuatan peta distribusi mata kuliah secara manual Rp dan setelah pengembangan ke arah Intelligence Curriculum Distribution Applications untuk membuat peta distribusi mata kuliah secara elektronik penggunaan biaya menjadi Rp Hal ini berarti penggunaan biaya akan berkurang sekitar : Biaya Lama Biaya Baru Biaya Lama x 100 % Rp Rp Rp x 100 % = 66,79%

40 150 Tabel 4.18 Simulasi perbandingan biaya Podcast Technology Biaya Lama (Rp) Biaya Baru (Rp) Keterangan Perbedaan Simulasi biaya per tahun 55,049,540 1,452,958 53,596,582 Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan biaya per tahun sebelum penerapan aplikasi Podcast Technology Rp dan setelah pengembangan penggunaan biaya menjadi Rp Hal ini berarti penggunaan biaya akan berkurang sekitar : Biaya Lama Biaya Baru Biaya Lama x 100 % Rp Rp Rp x 100 % = 97,36%

41 Future Activity Based Costing Berdasarkan perhitungan dari kinerja proses Academic management and content preparation yang sedang berjalan, maka dibuatlah Activity Based Costing dari proses improvement yang diusulkan : Tabel 4.19 ABC Analysis SAP/MP Editor by Web (future) Nama proses Penunjukan dosen pembuat SAP/MP (SME) Pembuatan SAP/MP Mereview SAP/MP Mentrans fer data SAP/MP ke LMS Ratarata transaksi (per hari) Waktu per transaksi (menit) Waktu sehari (menit) Ratarata biaya pekerja (per jam) Biaya pekerja (Rp) Alokasi biaya lainlain (menit) Alokasi biaya lain-lain (per transaksi) Total biaya lain-lain (Rp) Biaya per hari (Rp) Ratarata biaya per transaksi (Rp) Biaya semestera n (per semester) Usaha semester (%) ,500 80, , ,300 22,050 3,307, ,800 12, , ,000 62,500 9,375, , , , ,625 23,438 3,515, ,500 3, , , Totals 2, ,750 68,394 16,303,594

42 151

43 152 Keterangan : 1. Setiap semester dilakukan pembuatan SAP/MP melalui 4 proses karena setelah menggunakan SAP/MP by web, terdapat pengurangan proses yaitu proses menggandakan aplikasi SAP/MP ke dalam bentuk CD karena aplikasinya sudah terdapat dalam CMS. Proses yang dilakukan yaitu: Penunjukan dosen untuk membuat SAP/MP atau disebut Subject Matter Expert (SME) adalah sebanyak 150 orang karena rata-rata matakuliah untuk semua jurusan setiap semesternya sebanyak 150 mata kuliah selama 1 bulan (25 hari). Jadi rata-rata transaksi per hari adalah 6 transaksi (150 mata kuliah / 25 hari) dan proses ini memerlukan waktu sekitar 64 menit (160 jam kerja x 60 menit : 25 hari : 6 transaksi). Setelah itu, dosen akan membuat SAP/MP menggunakan SAP/MP editor yang telah diberikan oleh IDC dan proses ini diperkirakan memerlukan waktu sekitar 5 jam / 300 menit untuk masing-masing dosen memasukkan ke dalam aplikasi. Dosen yang telah selesai membuat SAP/MP melakukan konfirmasi ke IDC agar dilakukan review terhadap format dan kelengkapan SAP/MP serta content-nya dan proses ini memerlukan waktu sekitar 100 menit yang lebih cepat daripada proses manual karena bagian IDC hanya mengambil data SAP/MP dari SAP/MP editor yang ada di CMS. Selanjutnya SAP/MP akan di-generate ke LMS dan proses ini memerlukan waktu sekitar 3 menit yang lebih cepat juga dibanding proses manualnya.

44 Perkiraan biaya untuk pekerja Gaji dosen pembuat SAP/MP atau SME untuk 1 mata kuliah diperkirakan Rp ,- per transaksi dengan batas waktu yang diberikan maksimal 1 bulan/160 jam kerja. Jadi, perkiraan biaya SME per jam adalah Rp /160=Rp Gaji karyawan IDC sekitar Rp ,- untuk 160 jam kerja. 3. Perkiraan biaya non labor - biaya listrik untuk penggunaan perangkat komputer di IDC Biaya diperkirakan Rp /bulan Pemakaian selama jam kerja: 160 jam Jadi biaya listrik per menit adalah Rp /160/60= Rp 156,25 - Biaya telepon per menit diperkirakan Rp Biaya kertas Harga 1 rim Rp rim = 500 lembar Biaya per lembar adalah Rp /500= Rp Biaya CD diperkirakan Rp Perkiraan jumlah transaksi Jumlah transaksi yang tertera merupakan jumlah transaksi untuk setiap proses yang dilakukan dari 4 proses yang ada setiap semester untuk mempersiapkan materi kuliah semester berikutnya.

45 154 Tabel 4.20 Perkiraan jumlah transaksi dalam SAP/MP Editor by Web Nama proses Rata-rata transaksi (per hari) Penunjukan dosen pembuat SAP/MP (SME) 6 Pembuatan SAP/MP 6 Mereview SAP/MP 6 Mentransfer SAP/MP ke LMS 6 5. Perhitungan Waktu sehari (menit) = Rata-rata transaksi x Waktu per transaksi Biaya pekerja (Rp) = Waktu sehari x Rata-rata biaya pekerja per jam / 60 Total biaya lain-lain (Rp) = (Waktu per transaksi x Alokasi biaya lainlain (per menit)) + (rata-rata transaksi x Alokasi biaya lain-lain (per transaksi)) Biaya per hari (Rp) = Biaya pekerja + Total biaya lain-lain Rata-rata biaya per transaksi (Rp) = Biaya per hari / Rata-rata transaksi Biaya semesteran (per semester) (Rp) = Biaya per hari x 25 1 semester diselesaikan dalam 1 bulan yang terdiri dari 25 hari kerja. Usaha semesteran (%) = Waktu sehari / Total waktu sehari x 100% 6. Simpulan Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, mulai dari proses penunjukkan dosen pembuat SAP/MP hingga proses

46 155 mengupload SAP/MP ke LMS memakan waktu total 2802 menit dengan total biaya pekerja Rp dan Rp untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per semester yaitu Rp

47 Tabel 4.21 ABC Analysis Learning Object Applications (future) : Nama Proses Rata-rat a transaksi (per hari) Waktu per transaksi (menit) Waktu sehari (menit) Ratarata biaya pekerja per jam (Rp) Biaya pekerja (Rp) Alokasi biaya lainlain (per menit) Alokasi biaya lainlain (per transaksi) Total biaya lain-lain (Rp) Biaya per hari (Rp) Rata-rat a biaya per transaksi (Rp) Biaya tahunan (per tahun) (Rp) Usaha tahunan (%) Production multimedia ,500 80, , ,000 33, ,000, Approval Learning Object ,500 12, ,125 15,625 5, ,562, Upload ke LMS ,500 6, , , , , Totals ,750 25, ,447,917

48 156

49 157 Keterangan : 1. Setiap semester dilakukan pembuatan Learning object melalui 3 proses yang biasa dilakukan dengan aplikasi Learning object application. Proses yang dilakukan yaitu: Production multimedia, Pembuatan learning object pada proses ini diasumsikan setiap semester rata-rata matakuliah untuk semua jurusan setiap semesternya sebanyak 150 mata kuliah yang diasumsikan selesai dalam waktu 2 bulan (320 jam kerja/50 hari kerja)sehingga penghitungannya : 2 bulan ada 50 hari kerja, jadi per harinya dapat selesai 150:50 = 3 transaksi dan memakan waktu : 1 hari kerja membutuhkan waktu 6,4 jam untuk menyelesaikan 3 transaksi, jadi 1 transaksi memakan waktu 6,4 jam x 60 menit : 3 = 2,133 jam (128 menit) Approval Learning Object memakan waktu selama 20 menit. Upload ke LMS, pada proses ini memakan waktu selama 10 menit per transaksi. 2. Perkiraan biaya untuk pekerja Gaji dosen pembuat learning object untuk 1 mata kuliah diperkirakan Rp ,- per transaksi dengan batas waktu yang diberikan maksimal 1 bulan/160 jam kerja. Jadi, perkiraan biaya per jam adalah Rp : 160=Rp Perkiraan biaya non labor - biaya internet = Rp per bulan

50 158 1 bulan = 160 jam kerja Jadi per menit = Rp : 160 : 60 = Rp 104,167 - Biaya listrik = Rp per bulan 1 bulan = 160 jam kerja Jadi per menit = Rp : 160 : 60 = Rp 156,25 4. Perkiraan jumlah transaksi Jumlah transaksi yang tertera merupakan jumlah transaksi untuk setiap proses. Tabel 4.22 Perkiraan jumlah transaksi dalam Learning Object Applications Nama Proses Rata-rata transaksi (per hari) Production multimedia 3 Approval Learning Object 3 Upload ke LMS 3 5. Perhitungan Waktu sehari (menit) = Rata-rata transaksi x Waktu per transaksi Biaya pekerja (Rp) = Waktu sehari x Rata-rata biaya pekerja per jam / 60 Total biaya lain-lain (Rp) = (Waktu per transaksi x Alokasi biaya lainlain (per menit)) + (rata-rata transaksi x Alokasi biaya lain-lain (per transaksi)) Biaya per hari (Rp) = Biaya pekerja + Total biaya lain-lain Rata-rata biaya per transaksi (Rp) = Biaya per hari / Rata-rata transaksi Biaya tahunan (per tahun) (Rp) = Biaya per hari x 100

51 159 1 tahun = 2 semester 1 semester diselesaikan dalam waktu 2 bulan (50 hari kerja), jadi 1 tahun = 100 hari kerja. Usaha tahunan (%) = Waktu sehari / Total waktu sehari x 100% 6. Simpulan Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, mulai dari proses production multimedia order hingga proses upload ke LMS memakan waktu total 474 menit dengan total biaya pekerja Rp dan Rp ,17 untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per tahun yaitu Rp

52 Tabel 4.23 ABC Analysis Intelligence Curriculum Distribution Applications (future) : Nama Proses Rata-rat a transaksi (per hari) Waktu per transaksi (menit) Waktu sehari (menit) Ratarata biaya pekerja per jam (Rp) Biaya pekerja (Rp) Alokasi biaya lainlain (per menit) Alokasi biaya lain-lain (per transaksi) Total biaya lainlain (Rp) Biaya per hari (Rp) Rata-rat a biaya per transaksi (Rp) Biaya tahunan (per tahun) (Rp) Usaha tahunan (%) Pembuatan peta distribusi mata kuliah Peng-uploadan ke LMS ,500 31, ,688 35,938 7, , ,500 3, , , Totals ,375 5, ,219

53 160

54 161 Keterangan : 1. Setiap tahun dilakukan pembuatan peta distribusi mata kuliah melalui 1 proses inti yang biasa dilakukan. Proses yang dilakukan yaitu: Pembuatan peta distribusi mata kuliah, setiap tahunnya untuk 25 jurusan di BINUS dan 1 angkatan diasumsikan selesai dibuat dalam waktu 5 hari, sehingga 1 hari melakukan 25 : 5 = 5 transaksi dan memakan waktu 30 menit. Peng-upload-an ke LMS memakan waktu 3 menit. 2. Perkiraan biaya untuk pekerja Gaji karyawan yang membuat 1 peta distribusi mata kuliah diperkirakan Rp ,- per bulan dengan jam kerja dalam sebulan yaitu 160 jam kerja. Jadi, perkiraan biaya gaji karyawan per jam adalah Rp /160 = Rp Perkiraan biaya non labor : - biaya listrik = Rp per bulan 1 bulan = 160 jam kerja Jadi, biaya listrik per menit adalah Rp : 160 : 60 = Rp 156,25 - biaya internet = Rp per bulan 1 bulan = 160 jam kerja Jadi, biaya internet per menit adalah : 160 : 60 = Rp 104,167

55 Perkiraan jumlah transaksi Jumlah transaksi yang tertera merupakan jumlah transaksi untuk setiap proses. Tabel 4.24 Perkiraan jumlah transaksi dalam proses Intelligence Curriculum Distribution Applications Nama proses Rata-rata transaksi (per hari) Pembuatan peta distribusi mata kuliah 5 Peng-upload-an ke LMS 5 5. Perhitungan Waktu sehari (menit) = Rata-rata transaksi x Waktu per transaksi Biaya pekerja (Rp) = Waktu sehari x Rata-rata biaya pekerja per jam / 60 Total biaya lain-lain (Rp) = (Waktu per transaksi x Alokasi biaya lainlain (per menit)) + (rata-rata transaksi x Alokasi biaya lain-lain (per transaksi)) Biaya per hari (Rp) = Biaya pekerja + Total biaya lain-lain Rata-rata biaya per transaksi (Rp) = Biaya per hari / Rata-rata transaksi Biaya tahunan (per tahun) (Rp) = Biaya per hari x 5 hari kerja Usaha tahunan (%) = Waktu sehari / Total waktu sehari x 100% 6. Simpulan Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, dilihat dari proses pembuatan peta distribusi mata kuliah memakan waktu total

56 menit dengan total biaya pekerja Rp dan Rp untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per tahun yaitu Rp

57 Tabel 4.25 ABC Analysis Podcast Technology (future): Nama Proses Ratarata transak si (per hari) Waktu per transaksi (menit) Waktu sehari (menit) Ratarata biaya pekerja per jam (Rp) Biaya pekerja (Rp) Alokasi biaya lain-lain (per menit) Alokasi biaya lain-lain (per transaksi) Total biaya lainlain (Rp) Biaya per hari (Rp) Rata-rat a biaya per transaksi (Rp) Biaya tahunan (per tahun) (Rp) Usaha tahunan (%) Pengambilan video Penyimpanan video ,000 4, ,040, ,588 1, , Totals ,588 5,588 1,452,958

58 164

59 165 Keterangan 1. Untuk kegiatan Podcast Technology diperkirakan menjadi 2 proses yang dilakukan karena proses penyelesaian video ditiadakan. Proses yang dilakukan yaitu: Kegiatan ini dimulai dengan proses pengambilan video dimana proses ini dalam sehari dilakukan sebanyak shift yang ada di BINUS University dan proses ini memerlukan waktu sekitar 100 menit. Proses yang dilakukan seterusnya adalah penyimpanan video yang mengubah ke dalam bentuk DVD yang di-burn dan proses ini memerlukan waktu lebih cepat yaitu sekitar 10 menit untuk mengupload ke podcast server. 2. Perkiraan biaya untuk pekerja Gaji karyawan IDC sekitar Rp ,- untuk 160 jam kerja. Jadi, biaya karyawan untuk 1 jam adalah Rp /160=Rp Perkiraan biaya non labor - biaya listrik untuk proses pengambilan video Biaya diperkirakan Rp /bulan 1 bulan ada 25 hari 600 menit (10 jam) Biaya 1 jam adalah Rp :25:10 = Rp Jadi biaya listrik per menit adalah Rp /60= Rp 33,33 - Biaya listrik Biaya listrik per bulan Rp

60 166 1 bulan ada 160 jam kerja Jadi biaya listrik per menit adalah Rp /160/60= Rp. 52,08 - Biaya kamera Harga kamera diperkirakan Rp per 5 tahun. Biaya 1 tahun adalah Rp /5 = Rp tahun ada 250 hari kuliah 1 hari dipakai 600 menit atau 10 jam Biaya kamera per jam adalah Rp /250/10= Rp 400 Jadi biaya per menit adalah Rp 400/60 = Rp. 6,67 - Biaya listrik untuk server Biaya listrik per bulan Rp Diperkirakan server menyala selama 24 jam dan 7 hari seminggu 1 bulan ada jam Biaya listrik per menit adalah Rp /30/24/60 = Rp. 34,72 - Biaya internet Biaya per bulan Rp bulan ada 25 hari 1o jam Jadi biaya per menit adalah Rp /25/10/60= Rp. 66,67 - Biaya server Harga server $ untuk penggunaan 2 tahun dan 1$ = Rp tahun = $ x Rp = Rp tahun = 360 hari dan 1 hari = 24 jam

61 167 Biaya per menit adalah Rp /360/24/60 = Rp. 24,11 4. Perkiraan jumlah transaksi Jumlah transaksi yang tertera merupakan jumlah transaksi untuk setiap proses yang dilakukan dari 2 proses yang diperlukan setelah mengalami pengurangan proses untuk pelaksanaan Podcast Technology : Tabel 4.26 Perkiraan jumlah transaksi dalam proses Podcast Technology Nama proses Rata-rata transaksi (per hari) Pengambilan video 6 Penyimpanan video 6 5. Perhitungan Waktu sehari (menit) = Rata-rata transaksi x Waktu per transaksi Biaya pekerja (Rp) = Waktu sehari x Rata-rata biaya pekerja per jam / 60 Total biaya lain-lain (Rp) = (Waktu per transaksi x Alokasi biaya lainlain) + (Biaya pekerja x Alokasi biaya lain-lain) Biaya per hari (Rp) = Biaya pekerja + Total biaya lain-lain Rata-rata biaya per transaksi (Rp) = Biaya per hari / Rata-rata transaksi Biaya tahunan (per tahun) (Rp) = Biaya per hari x 260 hari kuliah 1 tahun = 365 hari 52 (hari minggu) 11 hari (libur natal, tahun baru) 14 hari (libur idul fitri) 7 hari (libur perpindahan semester ganjil ke genap) 7 hari (libur perpindahan semester pendek ke semester ganjil)

62 hari (libur perpindahan semester genap ke semester pendek) = 260 hari kuliah. Usaha tahunan (%) = Waktu sehari / Total waktu sehari x 100% 6. Simpulan Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, mulai dari proses pengambilan video hingga proses penyimpanan video memakan waktu total 660 menit dengan total biaya pekerja Rp 0 dan Rp untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per tahun yaitu Rp 1,452,958. People Capability Matrix and Capacity Planning o People Capability Matrix People Capability Matrix yang dirancang dalam tahap improvement ini mencakup seluruh unit yang berhubungan dengan Academic Management and Content Preparation pada BINUS University. People Capability Matrix berfungsi untuk mengetahui kemampuan yang diperlukan untuk menjalankan sistem yang baru. Di dalam matrix ini ditampilkan dengan kisaran angka 1-4. Angka 1 menunjukkan Beginner, angka 2 menunjukkan individual contribution, angka 3 menunjukkan mentor/coach, angka 4 menunjukkan role model.

63 169

64 Tabel 4.27 People Capability Matrix (future) Main process Core compentency Business Acumen Customer Orientation Leadership Adaptability Planning & Organizing Meeting Commitments Problem Solving & Decision Making Innovation / Continuous Improvement Teamwork/Collaboration People Development Communication Computer Literacy English Proficiency Proses perubahan kurikulum untuk program studi lama Proses penyusunan materi kuliah Proses multimedia Project creation and monitoring Proses perancangan/ perubahan materi kuliah

65

66 170

67 171

68 o Capacity Planning Perbedaan antara People Capability Matrix yang berjalan dengan People Capability Matrix usulan terletak pada : Tabel 4.28 Gap Analysis Proses perubahan kurikulum untuk program studi lama Main process Proses perubahan kurikulum untuk program studi lama Core Compentency Core Compentency Core Compentency Problem Solving & Business Acumen Adaptability Decision Making Sebelum Sesudah Sebelum Sesudah Sebelum Sesudah Tabel 4.29 Gap Analysis - Proses penyusunan materi kuliah Main process Core Compentency Planning & Organizing Sebelum Sesudah Proses penyusunan materi kuliah 1 2

69 Tabel 4.30 Gap Analysis - Proses multimedia Project creation and monitoring Main process Proses multimedia Project creation and monitoring Core Compentency Planning & Organizing Core Compentency Meeting Commitments Sebelum Sesudah Sebelum Sesudah Tabel 4.31 Gap Analysis - Proses perancangan / perubahan materi kuliah Main process Proses perancangan / perubahan materi kuliah Core Compentency Core Compentency Core Compentency Planning & Meeting Commit- Core Compentency Meeting Planning & Organizing organizing ments Commitments Sebelum Sesudah Sebelum Sesudah Sebelum Sesudah Sebelum Sesudah

70 172 Dari hasil perbandingan hasil sekarang dan yang akan datang. Terjadi peningkatan kemampuan orang dalam business acumen, customer orientation, leadership, adaptibility, planning & organizing, Meeting commitment, Problem solving & decision making, innovation/ Continuous Improvement, sehingga gap analysis menghasilkan angka 1. Peningkatan ini terjadi karena harus adanya kemampuan lebih dalam menggunakan atau menjalankan aplikasi ERP Education. Perangkat teknologi yang digunakan harus mampu menunjang para pengguna seperti karyawan, dosen dan mahasiswa. Teknologi yang ada sekarang ini tidak mampu untuk mendukung pengembangan selanjutnya, sehingga dibutuhkan suatu perangkat teknologi baru yang mampu menjalankan aplikasi ERP Education. Di harapkan dengan adanya ERP Education dapat semakin memaksimalkan jumlah mahasiswa dan meningkatkan kepuasan pelanggan. dan untuk menjalankan bisnis proses yang baru, di harapkan perlu tuntunan agar seluruh karyawan dapat menjalankan nya sesuai diharapkan. ERP education mengintegrasikan seluruh aplikasi yang ada, sehingga semakin memudahkan dalam pengambilan keputusan.

71 173 Feasibility Validation and Gap Analysis o Gap Analysis Dengan informasi gap analysis dari People capability matrix, maka untuk mengantisipasi gap yang ada yaitu dengan : o Training user o Seminar ( leadership, decision making, strategic, marketing) o Sosialisasi o perubahan prosedur yang rumit o terkomputerisasi dan diperlukan komunikasi secara elektronik An update business case Berdasarkan analisis metrics yang telah kami lakukan dengan menggunakan Activity Based Costing diketahui bahwa sebelum mengalami improvement yang kami usulkan, ternyata terdapat beberapa ketidakefisienan dan ketidakefektifan terutama dalam hal waktu dan biaya. Namun dengan adanya usulan yang sebelumnya telah dianalisis dan ternyata lebih efisien dan efektif seperti SAP/MP Editor by Web yang menghemat waktu dan biaya dosen untuk menyerahkan SAP dan MP yang telah dibuatnya kepada pihak universitas. Selain itu, usulan aplikasi Learning Object Applications yang dikembangkan bertujuan untuk membantu kegiatan perkuliahan Off-Class mahasiswa juga telah menghemat biaya dan waktu. Usulan pengembangan Intelligence Curriculum Distribution Applications juga dapat menghemat waktu dan gaji karyawan untuk membuat peta distribusi mata kuliah dan usulan pengembangan

72 174 Podcast Technology yang dapat membantu mahasiswa yang tidak dapat hadir di pekuliahan dan juga dapat menghemat waktu dan biaya. Usulan pengembangan tersebut tentunya secara tidak langsung membutuhkan peningkatan skill yang mendukung keberhasilan tercapainya pengembangan tersebut. Hal ini bisa dilakukan dengan mengadakan suatu training bagi para pengguna yang terkait. 4.3 People and Technology Development Phase Dissection and Amalgamation of New Process Into Activities Processes Penerapan usulan pengembangan aplikasi SAP/MP Editor by Web, Learning Object Applications, Intelligence Curriculum Distribution Applications, dan Podcast Technology nantinya dapat mengurangi beberapa proses yang ada saat ini untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi pada kegiatan Academic Management and Content Preparation di BINUS University. Proses yang dilakukan pengembangan adalah proses perubahan kurikulum untuk jurusan lama, proses penyusunan materi kuliah, proses Multimedia project creation and monitoring, dan proses perancangan/ perubahan materi kuliah. Sementara itu, proses yang dihilangkan antara lain yaitu proses penyelesaian video, proses penerimaan permintaan pembuatan multimedia yang semuanya berkaitan dengan unit IDC. Penghilangan proses ini dikarenakan munculnya proses baru yang sehubungan dengan usulan pengembangan aplikasi sehingga dapat meningkatkan efektifitas waktu dan efisiensi biaya dalam proses bisnis berjalan.

73 175 Structure Adapun para pengguna aplikasi pengembangan antara lain : Dosen Karyawan IDC Karyawan SRSC Mahasiswa People Dalam proses pengembangan berbagai aplikasi ini, dibutuhkan dukungan keinginan dan kemampuan manusia supaya pengimplementasian BPM ini dapat berhasil. Sebelum ada pengembangan ini, kemampuan sumber daya manusia yang tersedia tidak terlalu mendukung untuk dilakukannya pengembangan pengimplementasian BPM ini, sehingga dibutuhkan pengembangan sumber daya manusia supaya dapat siap dan beradaptasi dengan proses yang baru. Redesigned Role Description and Goals RASCI sebagai salah satu bentuk pengidentifikasian Activity dan Role Measurement yang terdiri dari : o Responsible (R) yang dimaksudkan sebagai pihak yang bertanggung jawab terhadap aktivitas tersebut o Accountable (A) yang dimaksudkan sebagai pihak yang menyetujui aktivitas tersebut

74 176 o Support (S) yang dimaksudkan sebagai pihak yang dapat memberikan sumber daya dan informasi yang mendukung aktivitas tersebut o Consult (C) yang dimaksudkan sebagai pihak yang memiliki informasi tambahan yang diperlukan untuk menyelesaikan aktivitas tersebut o Inform (I) yang dimaksudkan sebagai pihak yang harus diberi tahu tentang aktivitas dan hasilnya tetapi bukan untuk sebagai orang yang diajak untuk berkonsultasi. Berikut adalah model-model RASCI dengan peran dan aktivitas pada masing-masing unit yang berhubungan dengan topik ini:

75 177

76 178

77 179

78 180

79 181

80 Tabel 4.32 RASCI IDC Proses Aktivitas IDC Manager Administration Staff Curriculum and Catalog Coordinator Content Design Coordinator Multimedia Specialist Curriculum and Catalog Staff Senior Intructional Designer Junior Instructional Designer Senior Content Controller Junior Content Controller Content Documentation Staff Senior Multimedia Developer Junior Multimedia Developer Proses perancangan kurikulum untuk program studi baru Menerima daftar distribusi mata kuliah jurusan, daftar mata kuliah prasyarat, daftar UPM RA S S S S C C S S C Menerima silabus A S R S C C S S C Proses perubahan kurikulum untuk program studi lama Angkatan baru : Menerima daftar distribusi mata kuliah jurusan, daftar mata kuliah prasyarat, daftar UPM yang telah disahkan WR I RA S S S C C C S S C

81 Proses Aktivitas IDC Manager Administration Staff Curriculum and Catalog Coordinator Content Design Coordinator Multimedia Specialist Curriculum and Catalog Staff Senior Intructional Designer Junior Instructional Designer Senior Content Controller Junior Content Controller Content Documentation Staff Senior Multimedia Developer Junior Multimedia Developer Proses perubahan kurikulum untuk program studi lama Angkatan lama : Menerima daftar distribusi mata kuliah jurusan, daftar mata kuliah prasyarat, pengaruh perubahan terhadap mahasiswa yang sudah memakai kurikulum lama, daftar UPM, tabel penyetaraan matakuliah yang telah disahkan WR I A S R S S C C S S S Menerima silabus A S R S C C S S C

82 Proses Proses penyusunan materi kuliah Aktivitas Daftar mata kuliah program studi Daftar status pembuatan dan revisi mata kuliah Memeriksa kualifikasi SME dengan kualifikasi dosen pembuat SAP+M P IDC Man ager Admi nistra tion Staff Curri culu m and Catal og Coor dinat or Co nte nt De sig n Co or din ato r Mul time dia Spec ialis t Curri culu m and Catal og Staff Senio r Intru ctiona l Desig ner Junio r Instr uctio nal Desig ner Se nio r Co nte nt Co ntr oll er Ju nio r Co nte nt Co ntr oll er Conte nt Docu ment ation Staff A S A A S S S C A C S Senior Multim edia Develo per Juni or Mul time dia Dev elop er

83 Proses Aktivitas IDC Manager Administration Staff Curriculum and Catalog Coordinator Content Design Coordinator Multimedia Specialist Curriculum and Catalog Staff Senior Intructional Designer Junior Instructional Designer Senior Content Controller Junior Content Controller Content Documentation Staff Senior Multimedia Developer Junior Multimedia Developer Proses penyusunan materi kuliah Prosedur Multimedia Project Creation and Monitoring Mereview format dan kelengkapan SAP+M P (Teaching Technology administrasi dan educational technology) Memeriksa kelengkapan CO Menerima permintaan pembuatan multimedia A S RS A A C C S S C A S RA A S A C A Production S S R A A Review multimedia RS S A A I I

84 Tabel 4.33 RASCI SRSC Proses Aktivitas SRSC Manager Staff Sekretariat Kepala Subbiro Layanan Mahasiswa Kepala Subbiro Administrasi Registrasi Kepala Subbiro Layanan Keuangan Mahasiswa Staf Help Desk Staf Layanan Mahasiswa Staf Penjadwalan Kuliah Staff Penjadwalan Ujian Staf Dukungan Administrasi Staf Front Office layanan keuangan mahasiswa Staf Back Office layanan keuangan mahasiswa Proses penyus unan materi kuliah Daftar mata kuliah program studi Daftar status pembuatan dan revisi mata kuliah RA C C I RA

85 182 o Performance Management and Measurements for Appropriate Roles Tabel 4.34 KPI IDC Goals KPI Measurement Target Academic Curriculum Curriculum 75% terpenuhi (Content & Documentation approval & Delivery ) distribution Effectiveness Academic MCL Support SAP, MP & CO 100%, on time (Content & accomplishment Delivery ) Effectiveness Academic MCL Support Accomplishment Minimal 2/3 dari (Content & of multimedia jumlah transaksi Delivery ) request yang dilakukan Effectiveness Improve Service Service Quality Service Quality User satisfaction Excellence Index Index rate (on average) > 3 (out of 4) = 75%

86 183 Tabel 4.35 KPI SRSC KPI Cara pengukuran TARGET Penjadwalan paket Jumlah mahasiswa 100% terjadwal Pengisian KRSS dan KRS Pelaksanaan pengisian KRSS dan KRS berjalan dengan baik 100% o People Core Capability GAP Analysis People Core Capability Gap Analysis juga dapat dilihat pada tabel Process Perfomance Report. Berikut ini adalah tampilan Process Perfomance Report berdasarkan usulan pengembangan yang dilakukan Tabel 4.36 Process Performance Report SAP/MP Editor by Web Transaction Type Penunjukkan dosen pembuat SAP/M P (SME) Penggandaan aplikasi SAP/MP editor ke dalam CD Pembuatan SAP/M P Review SAP/M P Upload SAP/MP ke LMS Brought Forward New Transaction Completed Transaction Within SLA Carried forward (minutes left in SLA) OOS OOS

87 184 Tabel 4.37 Process Performance Report Learning Object Applications Transaction Type Brought Forward New Transaction Completed Transaction Within SLA Carried forward (minutes left in SLA) OOS OOS Production multimedia Approval Learning Object Upload ke LMS Tabel 4.38 Process Performance Report Intelligence Curriculum Distribution Applications Transaction Type Brought Forward New Transaction Completed Transaction Within SLA Carried forward (minutes left in SLA) OOS OOS Pembuatan peta distribusi mata kuliah Peng-uploadan ke LMS

88 185 Tabel 4.39 Process Performance Report Podcast Technology Transaction Type Pengambilan video Penyimpanan video Brought Forward New Transaction Completed Transaction Within SLA Carried forward (minutes left in SLA) OOS OOS o Business Process Orchestration Standar pemodelan proses bisnis yang digunakan adalah Business Process Modelling Notation (BPMN) yang memiliki standar yang dapat digunakan untuk memodelkan suatu proses bisnis yang dapat memberikan pemahaman mengenai proses bisnis yang diusulkan. Gambar 4.2 BPMN SAP/MP Editor by Web

89 186 Gambar 4.3 BPMN Learning Object Applications IDC jurusan Gambar 4.4 BPMN Intelligence Curriculum Distribution Applications

90 187 dosen mahasiswa Gambar 4.5 BPMN Podcast Technology Integration with Business Applications o Business Applications Connectivity Documentation Gambar 4.6 Business Applications Connectivity Documentation

91 188 Pengembangan teknologi yang dilakukan dapat dilihat pada gambar arsitektur teknologi yang digambarkan di atas. Ada tiga keunggulan dari arsitektur yang dikembangkan yaitu: - Integrasi Teknologi yang dikembangkan saling berkaitan antara bidang satu dengan bidang yang lainnya sehingga akan dihasilkan suatu integrasi aplikasi bisnis. - Otomatisasi proses bisnis - Kolaborasi Dengan menggunakan B2B Partner Registry, BINUS University dapat bekerjasama dengan partner, supplier, serta pihak lainnya di luar BINUS University. o Hubungan antara BPM, ESB, BA Gambar 4.7 Hubungan antara BPM, ESB, BA

92 189 Gambar diatas menjelaskan hubungan antara BPM, Enterprise Service Bus (ESB), dan Business Application (BA) dimana hasil dari BPM yang berupa proses bisnis baru dalam bentuk BPMN dan parameter service akan dimasukkan ke dalam Enterprise Service Bus (ESB). Kemudian service tersebut akan digunakan sebagai landasan untuk membangun aplikasi dengan menggunakan metode SOA life cycle. User Interface Dasar perancangan UI berasal dari rich picture.

93 Gambar 4.8 Podcast Technology User Interface 190

94 191 Gambar 4.9 Intelligence Curriculum Distribution Applications Gambar 4.10 Learning Object Applications

95 Gambar 4.11 SAP/MP Editor User Interface (Create Mata kuliah) 192

96 193 Gambar 4.12 SAP/MP Editor User Interface (SAP/MP Slide Counter) Gambar 4.13 SAP/MP Editor User Interface (SAP/MP Transfer Current)

97 194 Gambar 4.14 SAP/MP Editor User Interface (Report MP Review) Gambar 4.15 SAP/MP Editor User Interface (Report Pembuatan Mata Kuliah Baru)