BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Saat ini, tantangan yang dihadapi oleh sebuah organisasi semakin berat. Salah satu hal yang menyebabkan beratnya tantangan tersebut adalah tingginya kompetisi global. Untuk dapat bertahan hidup dalam kompetisi global, setiap organisasi harus memiliki competitive advantage (Lasalewo, 2010), yaitu suatu kemampuan sebuah organisasi untuk bersaing lebih unggul dibanding dengan organisasi lain. Cara agar sebuah organisasi dapat memiliki competitive advantage adalah dengan menerapkan teknologi yang menjadi sebuah value added di dalam organisasi, dimana teknologi tersebut bertujuan untuk menopang proses bisnis yang dinamis (Eid, 2011). Biasanya, proses bisnis di dalam organisasi akan semakin berkembang dan meningkat, baik dari segi ukuran serta kompleksitasnya seiring dengan perkembangan organisasi itu sendiri. Peningkatan kompleksitas dalam proses bisnis, berarti informasi yang tersebar di dalam organisasi juga ikut tumbuh dalam kompleksitas, baik dalam satu departemen maupun departemen yang berbeda. Teknologi dapat menopang proses bisnis yang kompleks dan dinamis (Manik, 2009), dengan memberikan solusi yang memungkinkan departemendepartemen yang berbeda dapat melakukan tugas mereka (dengan proses bisnis yang berbeda-beda), serta berbagi informasi di seluruh departemen. Sistem yang berhubungan dengan konsep integrasi semacam ini dikenal dengan sistem ERP. ERP adalah Enterprise Resource Planning, dimana ERP membantu dalam mengintegrasikan seluruh area fungsional bisnis / departemen yang ada di dalam organisasi baik seperti bagian keuangan, akuntansi, penjualan, pengadaan produk / jasa, maupun sumber daya manusia. Dengan adanya ERP, maka suatu organisasi dapat meminimalisir terjadinya kesalahan-kesalahan dalam mengelola, menyimpan, dan 1
2 menyebarkan informasi. Salah satu organisasi yang mengadopsi konsep ERP ini yaitu PT. Pelita Samudera Shipping (PSS), yang merupakan anak perusahaan dari IMC Group yang berpusat di Singapore. PT.PSS adalah perusahaan yang bergerak di bidang pengiriman batu bara. Perusahaan ini mengimplementasikan sistem ERP dengan menggunakan Microsoft Dynamics NAV pada tahun 2012, tiga tahun setelah perusahaan ini berdiri yaitu pada 2009. Dalam menjalankan proses bisnisnya agar sistem dapat terintegrasi, PT. Pelita Samudera Shipping telah melakukan implementasi ERP pada 3 fungsional bisnis yaitu modul Commercial, Operation, dan Post Fixture. Diantara ketiga modul tersebut, Operation merupakan core bisnis PT. Pelita Samudera Shipping. Untuk pemastian bahwa implementasi modul Operation sudah berjalan dengan baik, perlu dibangun hubungan atau keterkaitan yang nyata antara strategi bisnis, proses bisnis, serta peluang-peluang dari aplikasi yang berjalan serta pengelolaan/manajemen unit penyedia IT. Berdasarkan latar belakang diatas, maka penelitian ini dilakukan untuk melakukan evaluasi dari berbagai indikator pengukuran nilai IT terhadap kinerja sistem Microsoft Dynamics NAV di PT. Pelita Samudera Shipping pada modul Operation. Evaluasi ini menggunakan metode kerangka kerja BtripleE (Business Value of IT, Effectiveness of IT, Effectiveness and Efficiency of IT Supply). 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup pada penelitian ini adalah: 1. Evaluasi hanya mencakup sistem Microsoft Dynamics NAV 2009. Dimana divisi Operation memiliki dua sistem lainnya yang mendukung proses operasional di dalamnya (Ascenz, BASSnet). 2. Modul dalam sistem Microsoft Dynamics NAV yang diukur adalah Modul Operation dari 3 modul yang ada di perusahaan yaitu Commercial, Operation, dan Post-Fixture. 3. Pembahasan dengan menggunakan kerangka kerja BTripleE ini pada layer Effectiveness of IT berdasarkan User Perspective. Sedangkan layer Effectiveness and Efficiency of IT Supply berdasarkan IT Supply Scorecards of Measures, dimana perspektif yang digunakan yaitu
3 pada Customer Perspective, Internal Perspective, dan Innovation and Learning Perspective, dan Financial Perspective. Scorecard yang digunakan hanya 3 yaitu: IT Supply Management, IT Development Management, dan IT Infrastructure Management. Sedangkan Account Management, dan Client Support tidak dibahas. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan: 1. Mendapatkan hasil kinerja sistem Microsoft Dynamics NAV 2009 (Modul Operation) dalam menunjang proses bisnis yang sedang berjalan. 2. Mendapatkan hasil pencapaian sistem Microsoft Dynamics NAV 2009 ((Modul Operation) untuk kepentingan top management. Manfaat: Manfaat bagi perusahaan: 1. Perusahaan dapat menggunakan hasil kinerja sistem sebagai bahan evaluasi untuk mengambil keputusan dan langkah lebih lanjut terkait penggunaan dan pengembangan sistem Microsoft Dynamics NAV sebagai suatu sistem yang mendukung jalannya proses bisnis perusahaan. 2. Perusahaan dapat mengidentifikasi strategi bisnis yang harus dilakukan untuk mencapai visi implementasi ERP yang telah ditetapkan. Dengan cara melakukan perbandingan antara target dan temuan yang ada berdasarkan pengukuran kerangka kerja BTripleE. Maka dari hasil evaluasi dapat ditentukan strategi bisnis apa yang dapat dilakukan. Contohnya seperti: optimisasi asset perusahaan (CPU, Printer, database), training untuk peningkatan kemampuan karyawan internal, penanganan jika terjadi permasalahan pada infrastruktur (power supply, kegagalan transaksi, dan jaringan).
4 1.4 Metodologi Metodologi yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini yakni: 1.4.1 Studi Literatur Studi literatur dilakukan dengan mempelajari dan/atau menggunakan berbagai sumber yang memiliki keterkaitan dengan topik yang dibahas pada Tugas Akhir ini. Sumber-sumber tersebut antara lain buku, dan jurnal. 1.4.2 Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan tiga cara, yaitu observasi, kuesioner, dan wawancara secara langsung dengan pihak terkait. A. Observasi Pengamatan secara langsug dilakukan dengan melakukan internship di PT. Pelita Samudera Shipping sehingga dapat lebih memahami proses bisnis yang berjalan. B. Wawancara Wawancara dilakukan dengan IT Assist Manager mengenai penerapan sistem Microsoft Dynamics NAV yang ada di bawah naungan divisi IT. 1.4.3 Metode Evaluasi Metode evaluasi dilakukan dengan menggunakan konsep BTripleE. Evaluasi berdasarkan pada IT Supply Scorecard of Measure dimana didalamnya membahas mengenai IT Supply Management, IT Development Management dan IT Infrastructure Management. dan dilihat dari empat perspective (Customer, Internal, Inovation and Learning dan Financial) dari setiap perspective dapat diketahui ukuran yang harus dilakukan perusahaan. Ukuran yang ada pada IT Supply Scorecard of Measure dijadikan landasan pertanyaan untuk mendapatkan target dan temuan terkait dengan pengukuran perusahaan. Selanjutnya dilakukan perbandingan / evaluasi dari target dan temuan yang didapatkan.
5 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan pada penulisan Tugas Akhir adalah sebagai berikut: BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini menguraikan dan menjelaskan tentang: latar belakang laporan Tugas Akhir, ruang lingkup yang berisi batasan masalah yang akan dikerjakan dalam laporan Tugas Akhir, tujuan dan manfaat, metodologi, serta sistematika penulisan. BAB 2: LANDASAN TEORI Bab ini menguraikan mengenai dasar-dasar teori yang melandasi pembuatan laporan Tugas Akhir ini. Dasar teori yang diuraikan diantaranya adalah konsep sistem ERP, BTripleE Framework, dan teori pendukung lainnya. Bab ini juga menguraikan kerangka berpikir dalam pembuatan laporan Tugas Akhir. BAB 3 : SISTEM YANG BERJALAN Bab ini membahas tentang gambaran umum perusahaan seperti: sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan, tata laksana sistem yang sedang berjalan, sistem Microsoft Dynamics NAV yang sedang berjalan, identifikasi permasalahan dalam perusahaan, dan hasil dari pengukuran kinerja sistem Microsoft Dynamics NAV menggunakan kuesioner. BAB 4 : HASIL EVALUASI DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi hasil kinerja berdasarkan kerangka kerja BTripleE serta usulan perbaikan/pengembangan, deskripsi pengukuran kinerja yang belum teridentifikasi oleh perusahaan, rangkuman daftar pengisian IT Supply Scorecards of Measures. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi tentang simpulan dari pembahasan yang telah dilakukan sebelumnya dan saran yang berguna dalam pengembangan sistem ke arah yang lebih baik.