TATA CARA PEMECAHAN APLIKASI GPP KHUSUS SATKER YANG MENGALAMI PERUBAHAN KODE SATKER Sehubungan dengan adanya penambahan kode satker baru pada tahun anggaran 2012 yang berasal dari 1 kode satker pada tahun 2011, maka data pada aplikasi GPP 2011 dipecah sebanyak kode satker baru sesuai DIPA satker tersebut. Adapun tata cara pemecahan data pada aplikasi GPP adalah sebagai berikut: APLIKASI GPP SATKER Copykan aplikasi GPP yang lama pada folder C:\dbgaji8\ sebanyak satker baru yang ada. Pemecahan aplikasi GPP ini tidak harus berbeda computer dengan jalan membedakan nama folder aplikasinya. Langkah langkahnya adalah sbb : 1. Copy folder aplikasi c:\dbgaji8\ pada drive C, lalu rename menjadi C:\dbgaji8_xxxxxx (kode satker baru). Misal menjadi c:\dbgaji8_222222 2. Masuk ke dalam folder aplikasi yang baru di c:\dbgaji8_222222, lalu klik dua kali aplikasi GPP2011 dan masuk menu Setting > Konfigurasi. Pada kotak dialog menu Konfigurasi Satuan Kerja, ubah folder aplikasi dari C:\dbgaji8\DB\ menjadi C:\dbgaji8_222222\DB\ Klik tombol Simpan.
3. Masuk ke menu Referensi > Referensi Satker, tambahkan kode satker yang baru di dalam tabel referensi tersebut. Isikan secara lengkap, termasuk kode departemen, lokasi, dati 2, dan KPPN. 4. Langkah selanjutnya adalah mengosongkan database pada aplikasi yang baru dicopykan. Untuk mengosongkan database, masuk ke dalam menu Utilitas> Hapus Data per Anak. Pilih pilihan Pegawai Lalu klik tombol Semua, dan klik tombol Hapus. Akan muncul konfirmasi penghapusan lalu pilih tombol YA. Setelah itu maka database aplikasi baru ini kosong.
Lakukan untuk anak satker yang lain 2 kegiatan penghapusan data pegawai di atas, dengan jalan mengklik tombol kecil disamping kode satker dan kode anak satker, lalu pilih anak satker yang akan dihapus. 5. Langkah selanjutnya adalah melakukan penyetingan ulang aplikasi pada menu Setting, dimulai dari menu Setting > Konfigurasi Lakukan setting satker, alamat, dst. Setelah diisi lengkap, klik tombol Simpan. 6. Langkah selanjutnya adalah melakukan perekaman anak satker yang baru.
Rekam Anak Satker yang baru. Klik tombol OK untuk menyimpan data. 7. Selanjutnya adalah setting anak satker pada menu Setting > Setting Anak satker, pilih anak satker tersebut lalu klik tombol Set Default. 8. Selanjutnya adalah menu Setting > Penomoran, lakukan perubahan di nomor aktif yang dimulai dari 000001 untuk nomor gaji, uang makan dan uang lembur, selanjutnya klik tombol OK.
9. Selanjutnya perekaman pejabat di menu Setting > Settng Pejabat, rekam 3 data pejabat yaitu PPABP, Bendahara Pengeluaran dan Atasan Langsung yang akan menandatangani daftar gaji. Perhatian!!! kode satker yang harus diisi adalah kode satker baru. 10. Proses penyetingan aplikasi baru di C:\dbgaji8_222222\ telah selesai dilakukan. 11. Langkah selanjutnya adalah pengisian data pegawai. Masuk ke dalam aplikasi lama pada folder C:\dbgaji8\. Lalu masuk ke dalam menu Pegawai > Kirim Pegawai Pindah. Lalu pilih para pegawai yang akan dipindahkan ke dalam aplikasi baru. Berikan tanda centang pada pegawai yang akan dipindahkan
Klik tombol Proses, maka akan terbentuk file pegawai pindah (*.PND) pada folder C:\dbgaji8\Pindah\ 12. Masuk ke dalam aplikasi baru di C:\dbgaji8_222222\. Lalu masuk ke dalam menu Pegawai > Terima Data Pegawai Pindahan. Cari file pegawai pindah yang telah terbentuk dan tersimpan pada C:\dbgaji8\Pindah\. Secara otomatis akan tertampil file file pegawai yang akan direstore. Secara otomatis Satker baru adalah 222222 dan kode anak adalah 00. Berikan tanda centang pada kolom proses, lalu klik tombol Proses. Maka semua data pegawai akan masuk. 13. Untuk melihat data pegawai apakah telah masuk atau tidak, masuk ke dalam menu Pegawai > Data Pegawai, maka apabila proses telah berhasil, data pegawai tersebut telah masuk ke dalam aplikasi yang baru.
14. Langkah selanjutnya adalah pemberian nomor urut, status kawin awal tahun, proses gaji dst.. PENGIRIMAN DATA KE KPPN Untuk pengiman data ke KPPN, data yang harus dibawa terdiri atas 2 jenis file : 1. File Penyamaan Data : file *.PGW, yang dihasilkan dari menu Kirim > Penyamaan Data. File ini hanya berisi data pegawai, data keluarga, dan data perubahan. 2. File para pegawai baru ke KPPN : *.KRM, yang dihasilkan dari menu Kirim > Kirim Pegawai Pindah/Baru ke KPPN. File ini mengandung data history gaji yang telah dibayarkan pada bulanbulan lalu. Kedua file di atas wajib dibawa ke KPPN.
APLIKASI GPP KPPN Aplikasi di KPPN pada dasarnya bersifat pasif yaitu sekedar menerima data dari Satker terkait dengan pemecahan data Satker, namun ada beberapa hal yang harus dilakukan yaitu : 1. Perekaman referensi satker baru di menu Referensi > Referensi Satker 2. Menerima file Penyamaan Data dari Satker, file *.PGW, dan direstore dengan menu Pegawai > Terima Data Penyamaan. Tujuannya adalah menciptakan database untuk saker baru tersebut., sebab database aplikasi GPP KPPN dibagi per Satker. File ini tidak mengandung history gaji, karena hanya berisi data pegawai, data keluarga, dan data perubahan saja.
3. Menerima file Pegawai baru, file *.KRM, dan direstore dengan menu Pegawai > Terima Data Pegawai Pindah/Baru. Tujuannya adalah merestore file history gaji pegawai. 4. Proses restore telah selesai, namun ada satu langkah lagi yang harus dilakukan KPPN, yaitu penonaktifan data pegawai pada satker lama. Jadi untuk menonaktifkan para pegawai di satker lama, caranya adalah dengan menggunakan menu Pegawai > Ubah Kedudukan Pegawai Pindah
Berikan tanda centang pada pegawai pegawai yang akan diubah kedudukannya Klik tombol Proses, maka para pegawai tersebut kedudukannya akan berubah menjadi 05 (Pindah) 5. Setelah penonaktifkan data selesai dilakukan maka proses rekon gaji baru dapat dilakukan. Untuk proses pemindahan data pegawai dari kode Satker lama ke kode Satker yang baru tidak perlu dibutkan SKPP. Hal ini mengingat perpindahan tersebut sebagai akibat berubahnya kode Satker tanpa mengubah nomenklatur Satker.