BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi dan informasi pada era modern ini mengalami perkembangan yang sangat signifikan. Penggunaan aplikasi tidak hanya tertuju pada kebutuhan unit bisnis tertentu. Perusahaan ingin mengembangkan sebuah sistem informasi yang terintegrasi sehingga dapat meningkatkan efektivitias dan efisiensi proses bisnis dan kinerja seluruh unit perusahaan. Dalam menjalankan proses bisnis sehari-hari, perusahaan membutuhkan pertukaran informasi yang diproses secara real-time sehingga kebutuhan bisnis dapat cepat direspon dan meningkatkan keunggulan kompetitif. Di dalam Human Capital, asset intelektual karyawan merupakan hal yang paling penting dalam menentukan performa perusahaan. Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) telah menjadi salah satu sistem informasi pilihan yang digunakan perusahaan, dimana sistem ini mengintegrasikan seluruh area fungsional atau departemen bisnis perusahaan dan membantu perusahaan dalam mengelola seluruh perencanaan sumber daya dan mengotomatisasikan proses bisnis secara real-time dan akurat. Tetapi kesuksesan sistem ERP sendiri tidak mudah untuk dicapai, karena peranti lunak ERP sendiri bukan sesuatu yang ketika dipasang/ implementasi dapat berjalan sukses dengan sendirinya. Kesuksesan ERP merupakan bagaimana cara untuk mengadopsi sebuah sistem ERP untuk menambah keefektifan dalam organisasi yang mengadopsinya (Gable et al. 2003). SAP (System, Application, and Product in Data Processing) merupakan salah satu software ERP yang paling banyak digunakan karena kapabilitas produk yang dimilikinya, dan bahkan sistem ini merupakan sistem best practice dalam setiap bidang usaha dengan modul-modul yang lengkap. PT Bank Maybank Indonesia menyadari pentingnya sistem yang terintegrasi dalam membantu pencapaian visi dan misi perusahaan. PT Bank Maybank Indonesia sejak tahun 2005 menerapkan sistem ERP berbasis SAP pada modul Human Capital (HC) untuk mendukung operasional bisnis mulai dari Shared Services (Personalia), recruitment, hingga HR Development. PT Bank Maybank Indonesia juga mengimplementasi berbagai sistem ERP yang 1
2 mendukung submodul dari Human Capital, salah satunya adalah aplikasi Employee Self-Service (ESS) untuk memudahkan karyawan dalam mengelola data pribadi, layanan untuk karyawan, serta pertukaran informasi karyawan untuk mendukung produktivitas. Seiring berkembangnya kebutuhan perusahaan, berkembang pula kebutuhan sistem yang digunakan. MyHR2U adalah sistem yang digunakan di dalam Human Capital dan juga sebagai add-on / plug-in sistem SAP. Tetapi, beberapa fitur di sistem MyHR2U tidak sesuai dengan sistem SAP, sehingga memungkinkan timbulnya berbagai permasalahan yang membuat kurang efektifnya proses bisnis perusahaan. Sejak diimplementasikan MyHr2u pada Januari 2015, selama penggunaan hingga saat ini telah ditemukannya beberapa kejanggalan oleh beberapa pengguna, yang sehari-hari rutin menggunakan lebih dari satu menu dalam aplikasi MyHR2U sehingga sedikit banyaknya mengganggu kelangsungan proses sistem yang berjalan baik teknis maupun non teknis. Oleh sebab itu, maka aplikasi MyHr2u ini memerlukan evaluasi mengingat dalam kurun waktu satu tahun ini aplikasi tersebut belum di evaluasi penggunaannya guna mengetahui apakah sudah berjalan dengan baik dan sesuai dengan requirement perusahaan. 1.2 Ruang Lingkup Untuk menjaga agar penelitian ini lebih terarah, maka ruang lingkup dalam penulisan skripsi ini akan dibatasi pada analisa dan evaluasi sistem aplikasi MyHR2U dan SAP pada Human Capital PT Bank Maybank Indonesia. Batasan ruang lingkup penelitian pada penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Penelitian dilakukan untuk menganalisa dan memahami proses bisnis yang sedang berjalan pada PT Bank Maybank Indonesia. 2. Penelitian dan evaluasi dibatasi pada sistem aplikasi MyHR2U submodul Personal Development Plan (PDP), Training Online, Memo Budget Online dan SAP modul Human Resource submodul Training and Event Management pada divisi Talent Management & Organization Learning.
3 3. Menganalisis resiko yang mungkin muncul atas permasalahan yang ditemukan, serta melakukan penilaian terhadap dampak dari resiko tersebut. 4. Memberikan rekomendasi untuk mengoptimalkan penggunaan sistem MyHR2U dan SAP pada divisi Talent Management & Organization Learning. 1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Menganalisis proses bisnis yang berjalan pada Direktorat Human Capital. 2. Melakukan evaluasi kinerja ERP SAP modul Human Resource dan MyHR2U pada divisi Talent Management & Organization Learning PT Bank Maybank Indonesia. 3. Melakukan proses penentuan terhadap tingkat prioritas untuk menilai kebutuhan mana yang memiliki kepentingan lebih tinggi dibanding kebutuhan yang lainnya dengan menggunakan FMEA. 4. Mengidentifikasi Gap atau kesenjangan yang ditemukan dalam proses evaluasi sistem SAP yang berjalan saat ini di PT Bank Maybank Indonesia dengan menggunakan Fit/Gap analysis. 5. Melakukan risk analysis untuk mencari, mengidentifikasi, melakukan penilaian dampak resiko dari permasalahan yang ditemukan 6. Memberikan solusi atau usulan atas kekurangan yang ditemukan selama evaluasi kinerja sistem SAP modul Human Resource dan MyHR2U pada PT Bank Maybank Indonesia. Adapun manfaat dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Mengetahui detil proses bisnis dalam ruang lingkup Talent Management and Organization Learning 2. Mengetahui kinerja aplikasi sistem ERP SAP modul Human Resource dan MyHR2U pada PT Bank Maybank Indonesia. 3. Membantu perusahaan dalam menganalisa dan memberikan informasi mengenai kebutuhan atau requirement proses bisnis ERP SAP modul Human Resource dan MyHR2U dengan berdasarkan hasil dari penentuan
4 tingkat prioritas kebutuhan yang belum terpenuhi atau belum maksimal, identifikasi gap, dan identifikasi resiko dari permasalahan yang ada pada ERP SAP modul Human Resource dan MyHR2U. 4. Memberikan usulan perbaikan atau solusi atas kekurangan sistem yang ditemukan dengan menyesuaikan proses bisnis serta aturan yang berlaku pada PT Bank Maybank Indonesia. 1.4 Metodologi Penelitian Penelitian dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut : Objek Penelitian Proses bisnis yang berhubungan dengan modul yang dibahas di ruang lingkup (SAP Modul Human Resource dan MyHR2U) Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini meliputi beberapa bagian yaitu : Studi Pustaka Melakukan pembelajaran dan pengumpulan informasi yang relavan dalam penyusunan skripsi melalui buku, hasil penelitian ilmiah, jurnal, internet dan literatur lainnya. Studi Lapangan Melakukan penelitian langsung ke tempat yang menjadi objek penelitian untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan. Adapun metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan skripsi ini antara lain sebagai berikut : Wawancara Melakukan wawancara dengan pihak yang bersangkutan, yaitu Functional SAP Consultant, Para manager functional, dan user yang menggunakan sistem, guna memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan. Kuisioner Menyebarkan kuisioner kepada pengguna MyHR2U guna mengetahui asumsi user terhadap penggunaan MyHR2U di Human Capital.
5 Observasi dan Kerja Lapangan (Internship) Meneliti dan menganalisa proses bisnis yang terjadi dan berhubungan dengan kegiatan-kegiatan yang berlangsung pada Divisi Human Capital PT Bank Maybank Indonesia. Data yang dikumpulkan didapatkan dengan terjun langsung dalam mengamati dan ikut andil dalam menjalankan proses bisnis yang ada, saat menjalani internship di PT Bank Maybank Indonesia. Metode Analisis Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) Dalam metode ini, akan dilakukan proses penentuan terhadap tingkat prioritas untuk menilai kebutuhan mana yang memiliki kepentingan lebih tinggi dibanding kebutuhan yang lainnya. Fit / Gap Analysis Metode Fit / Gap Analysis digunakan untuk menganalisis user requirement dengan fungsi-fungsi yang telah disediakan dalam software SAP dan MyHR2U pada PT Bank Maybank Indonesia, serta mengetahui tingkat sebuah kebutuhan (requirement) dan memberikan rekomendasi terhadap kebutuhan yang belum dipenuhi atau belum dijalankan secara maksimal. Risk Analysis Setelah menemukan Gap, metode Risk Analysis digunakan untuk menganalisis seberapa sering Gap tesebut terjadi dan seberapa besar dampak yang ditimbulkan jika Gap tidak segera diperbaiki. Pendekatan yang digunakan adalah Qualitative risk Analysis yang berfokus pada analisis risiko yang subjektif berdasarkan pengalaman dan penilaian dari project stakeholder. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini akan dibagi menjadi lima bab yang akan berkaitan satu sama lain, yaitu : BAB 1 : PENDAHULUAN
6 Bab ini akan berisi uraian mengenai latar belakang penelitian, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan yang dilakukan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab kedua berisi mengenai teori-teori mendasar maupun teori-teori pendukung yang berkaitan dengan topik penulisan skripsi yang menjadi dasar dalam melakukan analisa dan evaluasi terhadap sistem ERP. Teori tersebut berupa definisi, konsep dasar, pendapat dari para ahli serta teori lainnya. BAB 3 : ANALISA SISTEM YANG BERJALAN Bab ini akan berisi uraian mengenai gambaran umum perusahaan, yang terdiri dari sejarah perusahaan, struktur organisasi, tugas dan wewenang secara umum, analisa sistem yang berjalan pada Human Capital PT Bank Maybank Indonesia. BAB 4 : HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini akan berisi uraian mengenai pembahasan evaluasi kinerja aplikasi sistem SAP Human Resource dan MyHR2U pada PT Bank Maybank Indonesia dengan menggunakan Fit/Gap Analysis. Pada bab ini juga membahas mengenai rekomendasi atas masalah yang ditemukan, serta menginformasikan resiko dan dampak resiko yang timbul dari permasalahan dengan menggunakan Risk Analysis. BAB 5 : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini akan berisi uraian mengenai simpulan yang di dapat dari hasil evaluasi sistem ERP SAP modul Human Resource dan MyHR2U pada PT Bank Maybank Indonesia serta memberikan saran yang dapat dipertimbangkan untuk perkembangan perusahaan di masa mendatang.