BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sering dijumpai kendala-kendala yang dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas kerja. Diantaranya dapat berupa prosedur atau tata cara kerja yang kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain yang menunjukkan adanya satu urutan tahapan yang ditempuh dalam meyelesaikan suatu bidang tugas. Prosedur kerja penting karena sebagai suatu pola penjabaran tujuan sasaran program kerja dan kebijaksanaan kedalam kegiatan pelaksanaan yang nyata. Banyak instansi yang mempunyai modal dan tenaga kerja tetapi tidak mencapai suatu tujuan yagn telah ditentukan. Hal ini dapat terjadi karena kurang baiknya dalam melaksanakan prosedur kerja dan tata cara kerja yang baik. Dalam pelaksanakan prosedur kerja harus selalu berorientasi pada efisiensi dengan memperhitungkan tenaga kerja, waktu, dan fasilitas yang digunakan. dengan berorientasi pada efisiensi diharapakan hasil yang diperoleh dapat maksimal. Adapun syarat dapat dicapainya efisiensi adalah berhasil guna atau efektif, ekonomis, pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan pembagian kerja yang nyata, rasionalitas wewenang dan tanggung jawab, prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Titik berat primer, dalam hal mengevaluasi sesuatu prosedur adalah dicapainya sasaran secara efisien
Tujuan efisiensi kerja itu sendiri adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada bagian instansi tersebut. Efisiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam hubungannya dengan pemakaian tenaga, waktu, benda atau fasilitas yang dipergunkan. Dengan kata lain efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya. Dari penjelasan diatas maka ukuran tercapainya efisiensi dalam pekerjaan tidak terlepas dari faktor penggunaan tenaga kerja, pengunaan waktu kerja dan fasilitas kerja yang digunakan. Dalam penggunaan tenaga kerja dikatakan efisien bila hasil kerja yang dicapai tinggi, begitu juga dengan penurunan efisiensi tenaga kerja maka akan menurunkan hasil kerja yang diperoleh. Penentuan jumlah tenga kerja yang digunakan harus sesuai denagan hasil kerja yang diperoleh, hal ini sering menjadi masalah karena tenaga kerja yang digunakan tidak susai dengan hasil kerja yang dihasilkan oleh pegawai, maka hal tersebut mambuat sebagian pekerja tidak melakukan pekerjaan secara efisien, maka perlu penyesuaian yang sesuai antara tenaga kerja yang dipergunakan dengan hasil kerja yang diperoleh. Maka dari itu dalam penentuan tenaga kerja yang digunakan harus mempertimbangankan prosedur kerja yang ada dibagian kepegawaian. Karena dari prosedur kerja ini
pegawai dapat melihat tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab pegawai tersebut. Jadi satandarisai dan pengendalian pekerjaan dapat ditangani dengan tepat. Dilihat dari faktor penggunaan waktu dalam peningkatan efisiensi kerja dibagian kepegawaian erat kaitannya dengan kedisiplinan pekerja pada bagian kepegawaian. setiap pegawai sudah mengikuti aturan yang berjalan di fakultas ekonomi usu. Disiplin kerja pada fakultas ekonomi USU yaitu : 1) Masuk kerja pukul 08.15 wib 2) Pulang kerja pukul 14.00 wib Artinya penggunaan waktu dalam peningkatan efesiensi kerja pada bagiann kepegawaian sudah tertera dalam peraturan atau tata tertip kerja di fakultas Ekonomi USU. Tapi sering kali terlihat penggunaan waktu yang digunakan oleh pegawai sering melenceng dari ketetentuan yang sebenarnya, ada penyimpangan membagi waktu kerja dan waktu istarahat, misalanya terlihat para pekerja diwaktu jam kerja hanya duduk-duduk tanpa melakukan pekerjaan. Dan juga sebaliknya waktu istirahat dipakai untuk melakukan pekerjaan. Jika terjadi hal demikian berarti ukuran efesiensi belum tercapai. Artinya dari total waktu pada tata tertip yang ada masih banyak waktu yang terbuang hal ini terlihat dari kegiatan para pegawai yang sering keluar dan mengobrol diwaktu jam kerja. Dari masalah tersebut perlu adanya penentuan standart waktu yang bagus yang menjadi patokan bekerja di bagian kepegawaian. Dimana standar waktu ini nanati bisa menjadi patokan dalam waktu kerja dan memberikan kemudahan bagi pimpinan untuk mengawasi kerja pegawai.
Fasilitas juga merupakan faktor penentu efisien dalam sebuak pekerjaan. Fasilitas berupa peralatan ini yang memberi kemudahan dalam melakukan pekerjaan. Dengan peralatan yang ada dan beragam kegunaan akan menghasilkan hasil kerja yang lebih efisien. Apa lagi mengingat era sekarang tidak heran rasanya fasilitas ini menjadi salah satu elemen yang sangat dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan. Selain menghemat waktu, tenaga pikiran dalam melaksanakn kendala-kendala yang ada dalam pekerjaan Dilihat dari kegunaannya peralatan yang ada pada bagian kepegawaian masa kegunaanya hanya 50% jadi mungkin perlu di perbarui untuk meningkat perestasi kerja pegawai. Fasilitas ini berupa sarana kantor yang antara lain adalah komputer, printer, alat tulis, faximile, lemari dan lainnya, ini kita perli diperhatikan dalam meningkatkan efisiensi.selain memberikan berbagai kemudahan juga menghemat waktu pekerjaan. Berdasarkan uraian diatas, terlihat pentingnya pemakaian waktu, tenaga dan fasilitas yang digunakan dalam meningkatkan efisiensi pada bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi USU maka penulis merasa tertarik untuk menulis laporan Tugas Akhir dengan judul Efisiensi Kerja pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi. B. Perumusan Masalah Kegiatan operasional instansi pemerintah maupun perusahaan swasta tidak terlepas dari suatu masalah.masalah-masalah tersebut merupakan suatu faktor penghambat dalam mencapai tujuan usaha.
Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan di atas, maka dapat dibuat pokok masalah agar materi yang dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan, yakni Bagaimana efisiensi kerja pada bagian kepegawaian Fakulatas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. C. Manfaat dan Tujuan Penelitian 1.Manaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian adalah : a. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan kantor bagian Kepegawaian untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekoomi. b. Menambah pengetahuan penulis tentang penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor khususnya pada kantor bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi. c. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat terhadap kajian tersebut. 2. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui sejauh mana efesiensi kerja dalam pekerjaan kantor yang diterapkan pada kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi.
C. Metode Penelitian 1. Lokasi Penelitian Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi, Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Dalam kegiatan survey ini dilakukan pengumpulan data yang berkaitan dengan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 di bawah ini. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan NO. KEGIATAN MINGGU KE 1 2 3 4 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penulisa Laporan 2. Sumber Data Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis dibagi dalam dua sumber, yaitu : a. Data primer Yaitu data yang diperoleh dengan cara mendatangi langsung ke objek penelitian, dimana data yang diperoleh dari lapangan, wawancra dan Tanya jawab. b. Data Skunder
Yaitu data yang diperoleh dari sumber-sumber lain dalam bentuk laporan atau publikasi yang diambil dari perusahaan maupun dari luar perusahaan, sperti : buku-buku referensi, jurnal-jurnal, atau juuga metode kepustakaan yang sesuiai dengan objek kajian penelitian, serta berkaitan denga permasalahan yang akan ditleiti. 3. Teknik Pengumpulan Data a. Pnelitian kepustakaan ( library research ) Penelitian dengan membaca buku, majalah dan bacaan lainnya yang berhubungan denga objek yang diteliti. Data yang dikumpulkan oleh peneliti merupakan data sekunder, yaitu data yang paling mendekati pada permasalahan yang diteliti. b. Penelitian Lapangan ( field research ) Penelitian langsung terhadap objek yang diteliti untuk mendapattkan data yang diragukan. Data ini merupakan data primer yang diperoleh melalui : 1). Wawancara, yaitu : peruses Tanya jawab secara langsung terhadap informan dilokasi penelitian dengan menggunakan pedoman dan panduan wawancara. Melalui metode wawancara langsung seperti ini, dapat memperoleh informasi yang lebih jelas dan mendalam melalui pertanyaan-pertanyaan yang telah disusun sedemikian rupa agar informasi yang didapat tersebut menjadi data yang akurat dan mendukung proses penelitian.
2). Dokumentasi, yaitu : data yang diperoleh dari perusahaan secara langsung. 4. Metode Analisa Data Metode analisa data yang dagunakan dalam peneltian ini adalah metode deskriptif. Metode deskriptif ini adalah metode analisa yang terlebih dahulu mengumpulkan data, menyusun, mennggunakan, mengklarifikasikan, serta menginterpretasikan data sehingga memberikan gambaran yang jelas tentang bagaimana efesiensi kerja pada bagian Kepegawaiaan Fakultas Ekonomi. D. Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai berikut: BAB I. PENDAHULUAN Dalam Bab ini menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Manfaat dan Tujuan Penelitian, serta memaparkan Jadwal Penelitian yang terdiri dari Jadwal Survei dan Sistematika Penulisan. BAB II. PROFIL INSTANSI Dalam Bab ini diuraikan mengenai Sejarah Ringkas, Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Jenis Usaha atau Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini, dan Rencana Kegiatan Perkantoran.
BAB III. PEMBAHASAN Dalam Bab ini membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis pada Kantor Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi berkaitan dengan penerapan efisiensi kerja dalam pekerjaan kantor. BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN Dalam Bab ini menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.