19 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Sesuai dengan tahapan pengembangan sistem pada bab 2, peneliti menggunakan sistem dengan model UML Unified Modeling Language. Tahapan pengembangan sistem UML ini memiliki beberapa proses dalam melakukan pengembangan suatu sistem. Peneliti hanya membatasi pengembangan sistem informasi monitoring order pada PT. ABC mulai dari tahapan scope definition hingga tahapan report management, dan proses selebihnya diserahkan kepada perusahaan untuk mengelola aplikasi ini. Tahapan-tahapan pengembangan sistem sesuai gambaran di atas terdiri atas beberapa aktifitas. Aktifitas tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut: 3.1 Analisis Permasalahan Untuk menggali informasi tentang permasalahan yang ada, maka dilakukan beberapa tahap berikut : observasi terhadap sistem yang berjalan, dan wawancara terhadap bagian Marketing dan Admin pusat PT. ABC. Berikut analisa permasalahan yang penulis rangkum dari hasil wawancara : 1. Divisi sales PT. ABC melakukan reporting penjualan masih menggunakan manual hardcopy dan report pun masih input manual ke dalam Ms. Excel. 2. Pencatatan masih dalam lebaran kertas kemudian dipindahkan kedalam komputer serta masih stand alone. 3. Kebutuhan karyawan atas pelayanan yang memerlukan proses cepat dan tepat. 4. Pengolahan laporan berkala untuk direktur utama masih terbatas karena tidak dapat dilakukan sewaktu-waktu.

20 3.2 Analisis Kebutuhan Dilihat dari analisa permasalahan yang terjadi bahwa sebuah perusahaan pada umumnya wajib memiliki sebuah sistem yang sesuai kebutuhan dan menyediakan informasi yang cepat, tepat dan akurat mengenai data maupun laporan yang dibutuhkan manajemen. Berdasarkan kebutuhan sistem secara umum, perangkat lunak yang akan dibangun harus memenuhi kebutuhan sebagai berikut : 1. Mampu memudahkan perusahaan dalam proses pengarsipan data-data report order ke dalam database. 2. Mampu memudahkan perusahaan dalam mengolah data-data barang untuk di perjual belikan. 3. Mampu menampilkan apakah data barang yang sudah terjual atau belum dapat terekap dengan rapih dan sesuai dengan yang berjalan sekarang. 4. Mampu memberikan efisiensi dan efektifitas ketepatan data dalam perumusan laporan ke tingkat direktur utama. 3.3 Analisis Sistem Berjalan Sesuai dengan data dan informasi yang peneliti dapatkan selama melakukan penelitian pada PT. ABC. Maka peneliti dapat merumuskan sistem berjalan pada bagian sales adalah sebagai berikut ; 1. Sales membuat laporan penjualan secara manual dan memberikan hasil laporanya kepada bagian administrasi. 2. Bagian administrasi menerima laporan hasil penjualan dan menginput laporan ke dalam Ms. Excel.

21 System Informasi Order Sales Administrasi Manager Membuat laporan hasil penjualan secara manual Memberikan hasil penjualan Menerima laporan penjualan Input laporan secara manual Menerima hasil laporan Phase Gambar 3.1 Work flow sistem berjalan 3.4 Analisis Sistem Usulan Setelah melihat data maupun informasi yang dibutuhkan dan melihat sistem berjalan pada PT. ABC sepintas tidak memiliki kendala berarti, namun bila melihat langsung pada prakteknya di lapangan sistem yang berjalan memiliki kendala. Yaitu dalam hal sistem aplikasi monitoring order pada Marketing/Sales division dimana hasil report penjualan barang tidak tercatat di sistem melainkan masih menggunakan manual pencatatan kertas. Dalam hal ini suatu pengolahan data pada perusahaan tersebut sangat membutuhkan aplikasi yang dapat menjadi solusi dari kendala-kendala tentunya dapat memudahkan kinerja karyawan sehingga kegiatan perusahaan dapat berjalan efektif, lancar dan efisien. Pada tahapan ini, peneliti menggunakan metode Unified Modelling Language (UML) sebagai tools untuk memvisualisasikan sistem yang sedang berjalan.

22 System Informasi Order Sales Administrasi Manager Input hasil penjualan melalui sistem Melihat laporan hasil penjualan sales by sistem Merekap kembali hasil penjualan Menerima hasil laporan Phase Gambar 3.2 Work flow sistem usulan Tabel 3.1 Perbandingan sistem berjalan dengan sistem usulan No SistemBerjalan SistemUsulan 1 Belum memiliki proses pengolahan data yang terkomputerisasi 2 Informasi data sering tidak relevan dan membutuhkan proses lama 3 Penyajian laporan pada aplikasi yang memakan waktu lama dalam memproses Aplikasi pengolahan data disesuaikan dengan kebutuhan pengolahan data Menyajikan laporan-laporan yang dapat diakses tepat waktu dan sesuai yang diinginkan oleh manajer informasi data jual beli dapat dengan cepat diketahui oleh bagian administrasi dengan tepat dan cepat dalam prosesnya

23 rekapitulasi laporan periode bulan tertentu 3.4.1 Literatur Sejenis Dari analisa literatur sejenis maka peneliti mencoba membandingkan kelebihan sistem yang dibuat peneliti dengan kekurangan sistem yang lama dari literature sejenis. Berikut tabel perbandingannya : Tabel 3.2 Perbandingan Literatur Sejenis No Literatur Sejenis SistemUsulan 1 Analisa sistem belum diimplementasikan ke dalam bentuk aplikasi 2 Tidak adanya analisa mengenai pelaporan data barang masuk maupun data barang keluar Analisa sistem akan diimplementasikan ke dalam bentuk sistem aplikasi Analisa sistem akan dilajutkan hingga sampai proses pelaporan data barang 3 Belum diinterfacekan Sistem akan dibangun dengan menggunakan perangkat lunak terbaru 3.5 Design Meninjau perumusan masalah yang telah disebutkan pada bab 1, berikut uraian dari tujuan yang peneliti tawarkan : 1. Mengembangkan aplikasi sistem monitoring order yang berbasiskan web, sehingga memberikan kemudahan dalam

24 mendapatkan hal-hal yang bernghubungan dengan proses bisnis perusahaan khususnya pada bagian Sales/Marketing. 2. Aplikasi terdiri dari 3 akses utama yakni, akses yang hanya diperuntukkan untuk Sales, Administrasi, dan Manager. 3. Menyediakan fitur-fitur administrasi dalam proses pelaporan. Selain uraian dari tujuan sistem yang ditawarkan, peneliti juga memaparkan analisa sistem yang diusulkan dengan menggunakan tools UML, sebagai berikut: 3.5.1 Use Case Diagram Use case adalah sebuah alat bantu guna menstimulasi pengguna untuk mengatakan tentang suatu sistem dari sudut pandangnya. Berikut ini adalah use case diagram untuk sistem yang akan dibuat : Gambar 3.3 Use case Sistem Berjalan

25 Pada gambar diatas, use case diagram untuk sistem berjalan dimana aktor yang terlibat ada 3 aktor yaitu Sales, Administrasi, dan Manager. Inti dari sistem ini adalah mengelola data penjualan yang telah dibuat oleh Sales secara manual pada selebaran kertas yang kemudian diteruskan ke bagian Administrasi untuk dimasukan ke dalam file Ms. Excel yang nantinya akan dilaporkan ke Manager. Gambar 3.4 Use case Sistem Usulan Pada use case diagram usulan ada 3 aktor yang terlibat yaitu Sales, Administrasi, dan Manager. Dalam sistem ini Sales membuat data laporan penjualan melalui aplikasi yang nantinya akan direkap oleh

26 Administrasi dan dilaporkan kepada Manager. Semua aktivitas dalam pengolahan data akan dilakukan menggunakan aplikasi. 3.5.2 Activity Diagram Berikut adalah diagram aktivitas yang terbentuk dari kegiatan bisnis dan use case diagram pada sistem yang akan dibuat : Gambar 3.5 Activity diagram untuk Sales membuat laporan penjualan Gambar 3.5 merupakan gambar Activity Diagram untuk use case Sales membuat laporan penjualan. Gambar tersebut memberikan informasi mengenai proses sales memasukuan data hasil penjualan dimulai dari

27 proses login menggunakan username dan password. Kemudian Sales memilih halaman utama dan memilih menu transaksi penjualan kemudian menginput data hasil penjualan tersebut. Gambar 3.6 Activity diagram Sales untuk melihat hasil penjualan Gambar 3.6 merupakan gambar Activity Diagram untuk use case sales melihat hasil penjualan. Gambar tersebut memberikan informasi dimulai dari proses login menggunakan username dan password. Kemudian sales melihat data hasil penjualan.

28 Gambar 3.7 Activity diagram untuk Administrasi melihat hasil penjualan Gambar 3.7 merupakan gambar Activity Diagram untuk use case administrasi melihat hasil penjualan. Gambar tersebut memberikan informasi dimulai dari proses login menggunakan username dan password. Kemudian administrasi melihat data hasil penjualan.

29 Gambar 3.8 Activity diagram untuk Administrasi mencetak laporan penjualan Gambar 3.8 merupakan gambar Activity Diagram untuk use case adminnistrasi mencetak laporan penjualan. Gambar tersebut memberikan informasi dimulai dari proses login menggunakan username dan password. Kemudian administrasi mencetak laporan hasil penjualan..

30 Gambar 3.9 Activity diagram untuk Administrasi menginput barang Gambar 3.9 merupakan gambar Activity Diagram untuk use case adminnistrasi menginput laporan penjualan. Gambar tersebut memberikan informasi dimulai dari proses login menggunakan username dan password. Kemudian administrasi menambahkan data barang ke dalam sistem.

31 Gambar 3.10 Activity diagram untuk Administrasi mengolah data pembelian Gambar 3.10 merupakan gambar Activity Diagram untuk use case adminnistrasi mengolah data pembelian. Gambar tersebut memberikan informasi dimulai dari proses login menggunakan username dan password. Kemudian administrasi menambahkan data pembelian ke dalam sistem.

32 Gambar 3.11 Activity diagram untuk Administrasi mencetak laporan pembelian Gambar 3.11 merupakan gambar Activity Diagram untuk use case adminnistrasi mencetak laporan pembelian. Gambar tersebut memberikan informasi dimulai dari proses login menggunakan username dan password. Kemudian administrasi mencetak laporan hasil pembelian.

33 Gambar 3.12 Activity diagram untuk Administrasi melihat hasil pembelian Gambar 3.12 merupakan gambar Activity Diagram untuk use case adminnistrasi melihat hasil pembelian. Gambar tersebut memberikan informasi dimulai dari proses login menggunakan username dan password. Kemudian administrasi melihat laporan hasil pembelian.

34 Gambar 3.13 Activity diagram untuk Manager melihat hasil penjualan Gambar 3.13 merupakan gambar Activity Diagram untuk use case manager melihat hasil pembelian. Gambar tersebut memberikan informasi dimulai dari proses login menggunakan username dan password. Kemudian manager melihat laporan hasil penjualan.

35 Gambar 3.14 Activity diagram untuk Manager melihat hasil pembelian Gambar 3.14 merupakan gambar Activity Diagram untuk use case manager melihat hasil pembelian. Gambar tersebut memberikan informasi dimulai dari proses login menggunakan username dan password. Kemudian manager melihat laporan hasil pembelian.

36 3.5.3 Class Diagram Berikut class diagram pada sistem yang akan dirancang : Gambar 3.15 Class Diagram

37 3.5.4 Sequence Diagram Berikut sequence diagram pada sistem yang akan dirancang : sd SD Menjual Produk sales Menu Utama Form Transaksi Control Transaksi barang Barang users User Transaksi penjualan klik menu transaksi penjualan() Form Transaksi() Masukan data transaksi() pilih kd_barang() cari barang() Tampilkan kd_barang() hasil() pilih userid() cari userid() hasil() tampilkan userid() Input field lainnya() klik submit() Input form transaksi penjualan() Pesan data ditambahkan() Set data transaksi() Tampilkan pesan.() Gambar 3.16 Sequence diagram membuat laporan penjualan

38 sd sequence diagram sales/administrator/manager Menu Utama Menu Penjualan Proses Penjualan Data penjualan Penjualan klik menu penjualan() tampilkan menu penjualan() pilih menu hasil penjualan() kirim data yang dipilih() Ambil data penjualan() Tampilkan data() tampilkan pesan() Gambar 3.17 Sequence diagram mellihat hasil penjualan

39 sd sequence diagram administrator Menu Utama Tampilan Laporan Prose Laporan Data penjualan Transaksi Proses Cetak cetak laporan klik menu laporan() tampilkan data laporan() Klik laporan transaksi() input periode() klik cari() cari data sesuai dengan periode() tampilkan data() ambil data transaksi() tampilkan data() klik cetak() proses cetak() Cetak laporan() Gambar 3.18 Sequence diagram mencetak laporan penjualan

40 sd sequence diagram administrator Menu Utama Form tambah klik menu barang barang() tampilkan form barang() Control Barang Data barang Barang masukan data barang() klik submit() input penambagan barang() Pesan telah ditambahkan() Simpan data barang() tampilkan pesan() Gambar 3.19 Sequence diagram menginput barang

41 sd SD Menjual Produk administrator Menu Utama Form Pembelian Control pembelian barang Barang users User pembelian Pembelian klik menu pembelian() Form pembelian() Masukan data pembelian() pilih kd_barang() cari barang() hasil() Tampilkan kd_barang() pilih userid() cari userid() hasil() tampilkan userid() Input field lainnya() klik submit() Input form pembelian() Set data pembelian() Pesan data ditambahkan() Tampilkan pesan.() Gambar 3.20 Sequence diagram mengolah data pembelian

42 sd sequence diagram sales/administrator/manager administrator / Manager Menu Utama Menu Penjualan Proses Penjualan Data pembelian Penjualan klik menu pembelian penjualan() tampilkan menu pembelian penjualan() pilih menu hasil pembelian penjualan() kirim data yang dipilih() Ambil data pembelian penjualan() Tampilkan data() tampilkan pesan() Gambar 3.21 Sequence diagram melihat hasil pembelian

43 sd sequence diagram administrator Menu Utama Tampilan Laporan Prose Laporan Data pembelian Transaksi Proses Cetak cetak laporan klik menu laporan() tampilkan data laporan() Klik laporan transaksi() input periode() klik cari() cari data sesuai dengan periode() tampilkan data() ambil data transaksi() tampilkan data() klik cetak() proses cetak() Cetak laporan() Gambar 3.22 Sequence diagram mencetak laporan hasil pembelian

44 3.5.5 Stuktur Database 1. Tabel users File Name Type of File : users : Master file Primary Key : userid Foreign Key : - Tabel 3.3 Database users Name Type Null Default userid Varchar(15) No None nama_lengkap Varchar(40) No None pass Varchar(35) No None hp Varchar(15) No None sessionid Varchar(100) No 0 online Enum( Y, N ) No N aktif Enum( Y, N ) No Y level Tinyint(2) No None ids Tinyint(1) No None last_seen datetime No None 2. Tabel barang File Name Type of File : barang : Master file Primary Key : kdbarang Foreign Key : idkat

45 Tabel 3.4 Database barang Name Type Null Default kdbarang Varchar(5) No None idkat Tinyint(3) No None nama_barang Varchar(100) No None harga_beli Decimal(10,2) No None harga_jual Decimal(10,2) No None stok Smallint(3) No None lokasi Varchar(20) No None gambar Varchar(100) No None ids Tinyint(1) No None 3. Tabel kategori File Name Type of File : kategori : Master file Primary Key : idkat Foreign Key : - Tabel 3.5 Database kategori Name Type Null Default idkat Tinyint(3) No None ids Tinyint(1) No None nama_kat Varchar(50) No None

46 4. Tabel level File Name Type of File : level : Master file Primary Key : idlevel Foreign Key : - Tabel 3.6 Database level Name Type Null Default idlevel Tinyint(2) No None lvl Varchar(35) No None aktif Enum( Y, N ) No None CreatedBy Varchar(15) No None 5. Tabel menu File Name Type of File : menu : Master file Primary Key : menuid Foreign Key : - Tabel 3.7 Database menu Name Type Null Default menuid Tinyint(3) No None menu Varchar(30) No None aktif Enum( Y, N ) No Null Sort Tinyint(2) No None

47 6. Tabel modul File Name Type of File : modul : Master file Primary Key : modulid Foreign Key : menuid Tabel 3.8 Database modul Name Type Null Default modulid Tinyint(3) No None menuid Tinyint(3) No None nama_modul Varchar(30) No None modul_folder Varchar(50) Yes Null aktif Enum( Y, N ) No N createdby Varchar(15) No None 7. Tabel parameter File Name Type of File : parameter : Master file Primary Key : idpm Foreign Key : userid Tabel 3.9 Database parameter Name Type Null Default idpm Int(3) No None userid Varchar(15) No None nama_param Varchar(50) No None ket Text Yes Null

48 8. Tabel pembelian File Name Type of File : pembelian : Master file Primary Key : kdpembelian Foreign Key : kdsup & userid & kdbarang Tabel 3.10 Database pembelian Name Type Null Default kdpembelian Varchar(20) No None kdsup Smallint(1) No None userid Varchar(15) No None kdbarang Varchar(5) No None no_nota Varchar(20) No None total_pembelian Decimal(10,2) No None tgl_input Datetime No CURRENT_TIMESTAMP tgl_beli Date No None ids Tinyint(1) No None 9. Tabel penjualan File Name Type of File : penjualan : Master file Primary Key : kd_penjualan Foreign Key : userid & kdbarang

49 Tabel 3.11 Database penjualan Name Type Null Default kd_penjualan Varchar(20) No None userid Varchar(15) No None kdbarang Varchar(5) No None ids Tinyint(1) No None customer Varchar(25) No Guest tgl_input Datetime Yes CURRENT_TIMESTAMP tgl_jual Date Yes Null subtotal Decimal(10,2) No None diskon Decimal(8,2) No None grand_total Decimal(10,2) No None uang_bayar Decimal(10,2) No None uang_kembali Decimal(10,2) No None keterangan Text Yes Null date_lastupdate Datetime Yes Null user_lastupdate Varchar(15) Yes Null 10. Tabel suplier File Name Type of File : suplier : Master file Primary Key : kdsup Foreign Key : - Tabel 3.12 Database suplier Name Type Null Default kdsup Smallint(1) No None

50 ids Tinyint(1) No None nama_sup Varchar(100) Yes Null tlp Varchar(20) No None alamat Text Yes Null date_create Date Yes Null