CROSS-FUNCTIONAL MINDSET Oleh: Mulyadi Universitas Gadjah Mada mulyadiugm@gmail.com Jogjakarta, September 2013
BUTIR PENTING 1. Opening remark 2. Latar belakang 3. Konsep Tim 4. Konsep tim lintas fungsional (cross-functional team) 5. Cross-functional mindset 6. Perwujudan cross-functional mindset 7. Closing remark
Butir Penting Ke-1 OPENING REMARK
OPENING REMARK The method used to manage business process will be a major factor in determining the survival of corporation in the coming decade (Noland D. Archibald)
Butir Penting Ke-2 LATAR BELAKANG
LATAR BELAKANG STRUCTURE FOLLOWS FUNCTION
KONDISI LINGKUNGAN BISNIS MEMERLUKAN STRUKTUR YANG FIT Struktur organisasi yang bagaimana? Strategic Quality Management Era (1980-an) Reengineering Era (1990-an) Velocity Era (2000-an)
TUNTUTAN JAMAN SEKARANG Customers sangat demanding, dan mereka sangat mudah mendapatkan tuntutan mereka Kebutuhan customer menjadi kompleks, karena banyak produser yang berlomba menawarkan berbagai values
PANDANGAN TERHADAP ORGANISASI Organisasi dapat dipandang dari dua sudut padang: Struktur bagaimana komponen organisasi disusun Kapabilitas kemampuan yang dituntut dari organisasi dalam menghadapi tuntutan lingkungan bisnis Struktur lingkungan bisnis menuntut struktur yang berfokus ke customer dan bekerja sama lintas fungsional Kapabilitas lingkungan bisnis menuntut organisasi memiliki kapabilitas untuk belajar, kapasitas untuk berubah, akuntabilitas tinggi
MENGAPA CROSS-FUNTIONAL ORGANIZATION? Old Success Factors New Success Factors Size Role clarity Specialization Control Speed Flexibility Integration Innovation
Butir Penting Ke-3 KONSEP TIM
KONSEP TIM Tim adalah kumpulan orang yang, berdasarkan keahlian masing-masing yang bersifat saling melengkapi, bekerja sama unntuk mewujudkan tujuan tertentu bersama
TIM LINTAS FUNGSIONAL (CROSS-FUNCTIONAL TEAM) Tim lintas fungsional adalah sekelompok personel yag berasal dari berbagai fungsi atau disiplin dalam organisasi, yang berusaha bersama-sama mewujudkan tujuan tim
PRINSIP PEMBANGUNAN CROSS-FUNCTIONAL ORGANIZATION Organisasi diorientasikan ke sistem yang digunakan untuk melayani kebutuhan customer. Sumber daya manusia diorganisasi menurut tim lintas fungsional dan setiap tim diberi tanggung jawab untuk mewujudkan tujuan sistem dan melakukan improvement secara berkelanjutan terhadap sistem tersebut.
ORGANISASI SISTEM BOC RUPS BOD CEO CROSS- FUNCTIONAL ORGANIZATION Komite Medik Komite Keperawatan SPI CFO ORGANISASI FUNGSIONAL PENDUKUNG Keuangan Akuntansi SDM Logistik Umum Pengendalian Mutu COO ORGANISASI FUNGSIONAL UTAMA Medik Keperawatan Diagnostik Farmasi Gizi Inst. Bedah Sentral Sistem Pemasaran Cross-Functional Team Sistem Rawat Jalan Cross-Functional Team Sistem Rawat Inap Cross-Functional Team Sistem Rawat Darurat Cross-Functional Team Sistem Rawat Intensif Sistem Riset dan Pengembangan Cross-Functional Team Cross-Functional Team RUPS = Rapat Umum Pemegang Saham CEO = Chief Executive Officer BOC = Board of Commissioner COO = Chief Operating Officer BOD = Board of Directors CFO = Chief Financial Officer
SIAPA YANG MENJADI LEADER TIM LINTAS FUNGSIONAL? Case manager untuk tim lintas fungsional permanen Team leader untuk tim lintas fungsional ad hoc
ORGANISASI SISTEM Sistem Order Getting Sistem Order Filling Sistem Purna Jual
TUJUAN ORGANISASI SISTEM Mencapai tujuan sistem untuk menghasilkan value bagi customer. Melakukan improvement secara berkelanjutan terhadap kinerja sistem.
TUJUAN SISTEM ORDER GETTING Quick respond to request On-time delivery Fit to request. Win the mindshare
TUJUAN SISTEM ORDER FILLING Quick respond to order On-time delivery Fit to order Win the marketshare
TUJUAN SISTEM PURNA JUAL Quick respond to complaint On-time solution Fit to complaint. Win the heartshare
KEUNGGULAN ORGANISASI LINTAS FUNGSIONAL Kecepatan Kompleksitas Berfokus ke pemuasan kebutuhan customer Kreatif Pembelajaran Single point of contact
Butir Penting Ke-4 BUILDING BLOCKS OF CROSS- FUNCTIONAL MINDSET
Tampak Luar BUILDING BLOCKS OF CROSS- FUNCTIONAL MINDSET Pengetahuan Manajemen KEYAKINAN DASAR: (1) produk berkualitas hanya dapat dihasilkan secara konsisten melalui kerja sama lintas fungsional, (2) kerja sama lintas fungsional menghasilkan sinergi, (3) cross-functional approach membentuk learning organization, (4) kerja sama lintas fungsional memfokuskan sumber daya organisasi ke pemuasan customer. Cross-functional Mindset NILAI DASAR: (1)kerja sama, (2) mental berlimpah, dan (3) kerendahan hati. Paradigma Lintas Fungsional
CROSS-FUNCTIONAL MINDSET Paradigma lintas fungsional Keyakinan dasar: Produk berkualitas hanya dapat dihasilkan secara konsisten melalui cross-functional approach Kerja sama lintas fungsional menghasilkan sinergi Cross-functional approach membentuk learning organization Kerja sama lintas fungsional memfokuskan sumber daya organisasi kepada kepuasan customer Nilai dasar Kerja sama Mental berlimpah Kerendahan hati
PARADIGMA CROSS-FUNCTIONAL Organisasi sebagai rangkaian sistem yang digunakan untuk melayani kebutuhan customers Organisasi sebagai suatu kumpulan shared competencies and resources yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan customers
Butir Penting Ke-5 KEYAKINAN DASAR
Produk berkualitas hanya dapat dihasilkan secara konsisten melalui cross-functional approach
KUALITAS PRODUK YANG KONSISTEN Membangun kualitas ke dalam setiap aspek manajemen memerlukan perjalanan jangka panjang yang penuh dengan halangan. Dan hanya dengan membangun kualitas ke dalam setiap aspek manajemen, produk dan jasa berkualitas dapat dihasilkan secara konsisten dalam jangka panjang. Dari pengalaman masa lalu, organisasi fungsional hanya menghasilkan kerja sama antarfungsi yang sangat minimum, bahkan organisasi terpecah-pecah ke dalam fungsi yang masing-masing fungsi berorientasi untuk memenuhi kepentingan fungsinya, bukan kepentingan organisasi perusahaan secara keseluruhan. Untuk menghadapi lingkungan yang di dalamnya customer memegang kendali bisnis, cross-functional approach mengintegrasikan kembali fungsi-fungsi yang dibentuk dalam organisasi untuk memfokuskan usaha seluruh fungsi dalam memuasi kebutuhan customer. Cross-functional approach memaksimumkan kerja sama lintas fungsi untuk menghasilkan produk berkualitas secara konsisten dalam jangka panjang.
Kerja sama lintas fungsional menghasilkan sinergi
KERJA SAMA SINERGISTIK Produk pada dasarnya merupakan satu bundel jasa yang berfungsi untuk memuasi kebutuhan, keinginan, dan harapan customer. Oleh karena dalam lingkungan bisnis yang customer memegang kendali bisnis, customer sangat pemilih dan sangat tinggi tuntutannya, maka setiap komponen jasa dalam bundel jasa tersebut harus berkualitas. Setiap tahap dalam pemakaian menyeluruh produk (find, acquire, transport, store, use, dispose of, stop) harus menghasilkan value bagi customer. Hanya melalui kerja sama lintas fungsi, setiap tahap dalam pemakaian menyeluruh produk tersebut dapat dijamin. Kerja sama lintas fungsional menghasilkan sinergi yang mampu melipatgandakan value yang dapat diserahkan oleh perusahaan kepada customer.
LINTAS FUNGSI YANG TERKAIT Fungsi Penjualan Fungsi Penjualan Fungsi Billing Fungsi Transportasi/ Pengiriman Fungsi Packaging Fungsi Design, Logistik, Produksi Fungsi Aftter Sale Fungsi Penjualan Fungsi Billing THE ENTIRE USE PROCESS Find Acquire Transport Store Use Dispose of Stop KEBUTUHAN CUSTOMER ADALAH KOMPLEKS
Cross-functional approach membentuk learning organization
LEARNING ORGANIZATION Untuk menghadapi lingkungan yang senantiasa berubah, kemampuan organisasi untuk beradaptasi dengan perubahan yang terjadi atau yang secara potensial akan terjadi, menjadi faktor penentu kelangsungan hidup organisasi. Kemampuan beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis hanya dimiliki oleh learning organization suatu organisasi yang seluruh personelnya memiliki kemampuan untuk mempelajari trend perubahan dan mampu menyesuaikan kompetensi mereka untuk memenuhi tuntutan perubahan yang terjadi atau yang secara potensial akan terjadi. Cross-functional approach merupakan pendekatan yang memungkinkan setiap fungsi yang terlibat di dalam proses penyediaan value bagi customer melakukan information sharing untuk memungkinkan masing-masing fungsi memberikan manfaat terbaik bagi pemuasan kebutuhan customer. Melalui information sharing ini dan tuntutan untuk senantiasa melakukan improvement terhadap proses, masing-masing personel yang terlibat dalam proses penyediaan value bagi customer menjalani proses pembelajaran.
Kerja sama lintas fungsional memfokuskan sumber daya organisasi kepada kepuasan customer
FOKUS KE CUSTOMER Pendekatan fungsional di masa lalu menghasilkan organisasi yang berorientasi ke dalam, yang berfokus untuk memuasi kebutuhan fungsinya masing-masing, sehingga kepentingan customer menjadi terabaikan. Cross-functional approach mengubah orientasi semua fungsi ke pemuasan kebutuhan customer. Melalui pendekatan ini, seluruh sumber daya organisasi diarahkan untuk pemenuhan kebutuhan customer, karena disadari bahwa hanya melalui pemuasan kebutuhan customer, kelangsungan hidup organisasi dapat dipertahankan.
Butir Penting Ke-6 NILAI DASAR
Kerja sama
KERJA SAMA Cross-functional approach hanya akan terwujud jika anggota organisasi menjunjung tinggi nilai kerja sama. Karena kompleksnya kebutuhan customer, usaha individual dan fungsional tidak akan mampu memenuhi kebutuhan customer. Oleh karena itu, hanya melalui kerja sama berkualitas kerja sama yang dilandasi dengan kompetensi dan kesediaan untuk berbagi tanggung jawab perusahaan atau bagiannya akan mampu memuasi kebutuhan customer.
Mental Berlimpah
MENTAL BERLIMPAH (ABUNDANT MENTALITY) Mental berlimpah adalah kemampuan jiwa seseorang dalam menerima keberhasilan, kelebihan, keberuntungan, penghargaan yang diperoleh orang lain. Kerja sama lintas fungsional tidak akan dapat diwujudkan oleh personel yang berjiwa miskin (scarcity mentality), yang tidak bisa melihat dan menerima personel lain lebih dalam segala hal. Sebaliknya, kerja sama lintas fungsional hanya dapat diwujudkan oleh personel yang menjunjung tinggi keadaan jiwa yang mampu menerima keunggulan yang terdapat dalam diri orang lain. Mental berlimpah merupakan perwujudan rasa syukur personel kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala sesuatu yang, atas kebijaksanaannya dan keadilannya, telah dilimpahkan kepada personel tersebut.
Kerendahan hati
KERENDAHAN HATI Kerendahan hati menjadikan orang mampu menerima kehadiran orang lain dalam bekerja dan mampu membangun kerja sama dengan orang lain dalam mencapai tujuan bersama. Dalam kerja lintas fungsional, personel dituntut mengesampingkan kepentingan fungsinya, untuk mewujudkan kepentingan yang lebih besar dari itu kepentingan organisasi secara keseluruhan: pemuasan kebutuhan customer.
Butir Penting Ke-7 PERWUJUDAN CROSS-FUNCTIONAL MINDSET
PERWUJUDAN CROSS- FUNCTIONAL MINDSET Cross-functional mindset diwujudkan ke dalam dua komponen sistem pengendalian manajemen struktur sistem pengendalian manajemen dan proses sistem pengendalian manajemen. Cross-functional mindset diwujudkan ke dalam tahaptahap proses sistem pengendalian manajemen berikut ini: penyusunan anggaran berbasis aktivitas (activity-based budgeting), implementasi rencana dengan activity-based management, pengendalian pelaksanaan rencana dengan activity-based cost system.
Butir Penting Ke-8 CLOSING REMARK
OPENING REMARK No system can make bad man good, but bad system can frustrate the efforts of good man. (Mahatma Gandhi)