BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori Teori Dasar / Umum Teori Teori Umum yang menjadi dasar penulisan skripsi sebagai berikut: 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Menurut (Satzinger, Jackson, & Burd, 2012), Sistem Informasi adalah suatu kumpulan komponen yang saling terkait yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas bisnis. Menurut (Marakas & O'Brien, 2010), Sistem Informasi adalah suatu atau kombinasi teratur apapun dari people (orang), hardware (perangkat keras), software (piranti lunak), computer networks and data communications (jaringan komunikasi), dan database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi. 2.1.2 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP) Menurut (Yahia, 2010), Sistem ERP (Enterprise resource planning) adalah solusi perangkat lunak terintegrasi yang dijual oleh vendor sebagai sebuah paket yang mendukung integrasi semua informasi agar terdistribusi ke semua unit dalam perusahaan, yang memungkinkan pihak manajemen untuk memiliki data yang cukup untuk keperluan analisis. Sedangkan menurut (Kumar, 2010), Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem manajemen bisnis yang terintegrasi dan operasi bisnisnya sudah memiliki standar. ERP dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi. ERP merupakan nama dari sistem software manajemen yang diciptakan melalui pemikiran korporasi diseluruh dunia untuk meningkatkan kemampuan fungsi bisnis yang penting. Sistem ERP menyatukan, memberikan standarisasi, dan meluruskan semua aktivitas bisnis kedalam satu sistem yang akan mencapai standar tertinggi untuk informasi yang aman, dipercaya, 9
10 mudah diakses, dan real time. Setiap orang yang berpartisipasi didalam aktivitas The advantages of ERP systems lies in how ERP integrates modules between functional or division. This advantage can be considered as weakness if not properly controlled of how each function is connected, but the company ERP system is difficult to control because of their complexity and high cost of ERP systems management.. Dalam kutipan (Noerlina, 2015) ERP merupakan sistem informasi yang terintegrasi antara fungsi-fungsi bisnis atau divisi pada perusahaan yang dapat membantu dalam mengatasi kelemahan, pada dasarnya ERP merupakan sistem yang sangat rumit karena terintegrasi satu dengan yang lainnya juga High Cost akan memakan banyak biaya dalam penerapannya. 2.1.3 Pengertian Sunfish ERP SunFish ERP is an advanced, web-based Enterprise Resource Planning application which provides easy user interaction across accounting, finance, purchasing, sales, warehousing and production. SunFish ERP supports configurable business workflows and analysis, allowing you to run your business more efficiently while gaining insight into all areas of operation.. Dalam kutipan (DataOn, 2010) Sunfish merupakan suatu sistem ERP yang dikembangkan oleh perusahaan development yaitu DataOn. Sunfish ERP berbasis Web Application dimana lebih memudahkan interaksinya kepada para user. Modul Modul yang terdapat pada Sunfish ERP sebagai berikut: 1. Accounting 2. Finance 3. Purchasing 4. Analysis 5. Sales 2.1.4 Pengertian Activity Diagram Activity Diagram menggambarkan setiap kegiatan dari berbagai user (atau sistem), orang yang melakukan setiap kegiatan, dan aliran sekuensial dari kegiatan tersebut. (Satzinger, Jackson, & Burd, 2012, p. 57).
11 Gambar 2. 1 Notasi Activity Diagram (Satzinger, Jackson, & Burd, 2012, p. 58) Gambar 2.1 menunjukkan simbol yang biasa digunakan dalam Activity Diagram. Bentuk oval merepresentatifkan sebuah aktifitas individual dalam sebuah workflow. Sebuah panah penghubung mewakili urutan antara kegiatan. Lingkaran hitam menunjukkan dimulai dan berakhirnya sebuah workflow. Bentuk diamond adalah sebuah decision point dimana aliran proses akan mengikuti satu jalur atau jalur yang lain. Garis tebal adalah synchronization bar, yang memisahkan alur ke banyak jalan atau mengkombinasi ulang alur. Swimlane heading merepresentasikan seorang agen yang melakukan aktifitas. Karena ini adalah alur kerja yang umum untuk memiliki agen yang berbeda untuk melakukan langkah yang berbeda dari proses alur kerja. (Satzinger, Jackson, & Burd, 2012, p. 58). 2.1.5 Pengertian Use Case Diagram Use case diagram adalah sebuah model UML yang digunakan untuk menunjukkan secara grafis use case dan relationshipnya dengan user. (Satzinger, Jackson, & Burd, 2012, p. 78).
12 Gambar 2. 2 Notasi Use Case Diagram Dikutip dari (Satzinger, Jackson, & Burd, 2012, p. 81) 2.1.6 Pengertian Flowchart Flowchart adalah teknik analitis yang digunakan untuk menggambarkan beberapa aspek dari sistem informasi dengan cara yang jelas, ringkas, dan logis. Flowchart menggunakan simbol standar untuk menggambarkan prosedur proses transaksi perusahaan dan aliran data sistem dari awal hingga akhir. (Romney & Steinbart, 2012).
Gambar 2. 3 Notasi Flowchart 13
14 Dikutip dari (Maesaroh, 2016) 2.2 Teori-Teori Khusus Teori-teori khusus yang digunakan adalah sebagai berikut: 2.2.1 Dokumentasi Teknik dokumentasi sistem menurut (Khasanah, 2011) merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ekstern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ekstern sebagai seorang konsultan. Teknik-teknik sistem adalah alat-alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang dan mendokumentasikan sistem dan hubungan antara subsistem yang berkaitan. Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan: 1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programmer. 2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah: a. Analis sistem (pada saat si analis sedang mengevaluasi sistem lama yang sudah berjalan), dan b. Auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang handal). 3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka yang sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.
Yang paling banyak adalah teknik untuk mendokumentasikan proses. Berikut adalah sebagian dari teknik untuk dokumentasi proses: 1. Flowchart program. Flowchart program biasa dibuat oleh programmer untuk menggambarkan alur kode program. 2. Flowchart sistem. Flowchart sistem biasa dibuat oleh orang akuntansi untuk menggambarkan sistem operasi dan prosedur dalam sebuah perusahaan. Dalam flowchart sistem akan terlihat pembagian tugas dan wewenang antar departemen dalam perusahaan. Flowchart sistem ini berguna untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian internal dalam sebuah perusahaan. 3. Data Flow Diagram. Data flow diagram dibuat untuk menganalisis proses bisnis sebuah organisasi. Data Flow Diagram berguna untuk menggambarkan proses, baik proses tersebut akan dijalankan secara manual atau dengan bantuan komputer. 4. Use Case. 2.2.2 Fit Gap Analysis Pengertian Fit Gap Analysis Menurut Prakash Pol dan Madhup Paturkar dari Infosys (Prakash & Madhup, 2011), Fit Gap Analysis merupakan sebuah metodologi yang membandingkan, mengevaluasi dan mendata proses dalam perusahaan. 2.2.2.1 Tujuan Fit Gap Analysis Adapun tujuan dari diadakannya Fit Gap Analysis yang dikutip pada web (Yaaga, 2010) adalah: a. Memastikan bahwa software aplikasi yang telah diimplementasikan telah memenuhi semua proses bisnis berjalan. b. Melakukan penilaian terhadap kemampuan aplikasi dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang akan datang. c. Membantu dalam pengaturan perubahan yang sesuai prosedur untuk memastikan bahwa Best Practice adalah norma utama yang digunakan. d. Mengidentifikasi masalah yang membutuhkan perubahan kebijakan. 15
16 2.2.2.2 Langkah-langkah penggunaan Fit Gap Analysis 1. Ranking of Requirement Sebuah Requirement yang ada dalam proses bisnis memiliki tingkat prioritasnya masing-masing. Tingkat prioritas tersebut akan membantu project team dan project sponsors dalam memfokuskan diri terhadap proses bisnis mana saja yang harus diperhatikan dan paling penting dalam organisasi serta untuk memberi perhatian lebih mengenai dimana sebuah fungsional yang baru harus dibuat untuk menambah nilai kepada proses bisnis berjalan. Berikut adalah ranking of requirement yang bisa digunakan dalam melakukan fit gap analysis: a. High / Mission Critical Requirement: Sebuah requirement yang sangat penting dimana jika requirement ini tidak dijalankan, proses bisnis perusahaan tidak akan berjalan. b. Medium / Value Add Requirement: Sebuah requirement yang jika dipenuhi akan memberikan peningkatan signifikan dalam proses bisnis. Requirement ini biasanya tidak bersifat kritikal, tetapi jika dipenuhi akan memberikan nilai tambahan kepada perusahaan.\ c. Low / Desireable Requirement: Sebuah requirement yang jika dipenuhi akan memberikan nilai tambahan yang hanya sedikit bagi perusahaan dan tidak terlalu berpengaruh pada proses bisnis perusahaan. (Million, Fendi, & Halim, 2010) 2. Degree of Fit Tingkat kesesuaian antara sistem berjalan dengan proses bisnis di dalam perusahaan dapat dibagi menjadi 3 tingkatan, yaitu: a. Fit: Sebuah kondisi dimana requirement sepenuhnya sesuai dengan sistem yang berjalan. b. Gap: Sebuah kondisi dimana sistem yang berjalan sama sekali tidak sesuai dengan requirement. Dalam
17 kondisi ini, alternatif dan rekomendasi dapat dibuat guna memperbaiki gap yang ada. Sebagai hasilnya, akan ada kemungkinan dimana sistem yang berjalan akan mengalami pengembangan atau perubahan. c. Partial Fit: Sistem yang berjalan sudah cukup memenuhi requirement meskipun belum secara sempurna. (Million, Fendi, & Halim, 2010) 3. Gap Resolution Pada saat gap telah diidentifikasi maka tim tersebut akan membuat alternatif dan merekomendasikan solusi untuk mengatasi gap tersebut. Ada beberapa cara untuk mengatasi gap, seperti melakukan perubahan proses bisnis, merancang lingkungan bisnis, melakukan software customizations fungsi dari software akan meningkatkan biaya implementasi proyek. Sehingga, tim proyek akan melakukan beberapa pendekatan untuk mencari resolusi dari adanya gap, yaitu: a. Package Work-around. Tim proyek melakukan identifikasi berbagai alternatif-alternatif untuk memenuhi kebutuhan dengan proses bisnis yang ada. b. Membuat bisnis sesuai dengan Package. Jika Package Work-around tidak mungkin, maka tim akan merekomendasikan untuk melakukan perubahan proses bisnis dan mengeliminiasi gap yang terjadi. c. Customization sebagai upaya terakhir Strategi yang dipilih jika harus melakukan customization adalah dengan membangun fungsionalitas di luar teknologi yang digunakan dan memisahkan package dibandingkan melakukan perubahan pada package. Pengertian Customization dalam proyek adalah melakukan perubahan pada aplikasi yang memerlukan campur tangan staf pengembangan atau beberapa perubahan yang dapat
18 berdampak kurang baik untuk kemampuan upgrade pada software yang akan datang. 2.3 Kerangka Pikir