BAB III ANALISIS SISTEM 3.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan Prosedur merupakan tahapan dan langkah yang dilalui untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Setiap langkah dalam prosedur tersebut harus dianalisa sedemikian rupa, sehingga proses bisnis didalamnya akan menjadi lebih lengkap dan rinci. Yang nantinya pada tahap perancangan sistem akan menjadi lebih mudah untuk dilakukan. 3.1.1 Prosedur Penambahan Supplier Baru yang Sedang Berjalan 1. Supplier memberikan formulir penawaran barang yang berisikan daftar nama dan harga barang kepada manager, 2. Manager memproses penawaran barang tersebut. Apabila tidak diterima maka formulir penawaran barang tersebut akan dikembalikan ke supplier, dan bila formulir penawaran barang tersebut diterima maka manager membuat sebuah catatan yang berisikan nama, alamat, nomor telepon dan email supplier dan diberikan kepada bagian inventory, 3. Bagian inventory menerima catatan dari manager dan mencatat ulang kedalam sebuah buku supplier, dan kemudian diarsip. 28
29 Untuk lebih jelasnya prosedur saat penambahan supplier baru dapat dilihat pada gambar flowmap berikut ini : Flowmap Berjalan Penambahan Supplier Baru Supplier Manager Bagian Inventory Penawaran Barang Penawaran Barang Catatan data supplier Memproses penawaran Barang Catat ke buku supplier Penawaran Barang yang ditolak Tidak Terima Buku supplier Ya Catat data supplier Catatan data supplier Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Penambahan Supplier Baru 3.1.2 Prosedur Pemasukan Barang yang Sedang Berjalan 1. Bagian inventory memberikan data barang ke manager. 2. Manager mencatat daftar barang yang akan diorder beserta jumlahnya disebuah catatan. 3. Lalu catatan tersebut diberikan kepada bagian inventory untuk diisi kedalam formulir purchase order sesuai dengan catatan yang diterima dari manager. 4. Lalu bagian inventory akan mengorder barang dan memberikan 1 rangkap formulir purchase order ke supplier.
30 5. Supplier memproses orderan barang dan kemudian mengirimkan barang yang diorder ke bagian inventory. Supplier juga akan mengirimkan dokumen berupa surat jalan dan nota. Surat jalan dikirim untuk bagian inventory dan nota untuk manager. 6. Bagian inventory mengecek surat jalan yang diterima dengan formulir purchase order yang telah diarsip sebelumnya, jika tidak sesuai maka akan dilakukan konfirmasi ulang dengan supplier, jika sesuai selanjutnya dilakukan pengecekan antara surat jalan dengan barang yang diterima, apabila tidak sesuai dengan barang yang diorder, maka bagian inventory akan melakukan konfirmasi ulang ke supplier. Apabila sesuai maka data akan dicatat ke dalam kartu inventory serta akan membuat laporan pemasukan barang, kemudian kartu inventory tersebut diarsip dan laporan pemasukan barang diberikan kepada manager. 7. Lalu manager akan mengarsip laporan pemasukan barang yang diterima dari bagian inventory dan nota yang diterima dari supplier.
31 Untuk lebih jelasnya prosedur saat pemasukan barang dapat dilihat pada gambar flowmap berikut ini : Flowmap Berjalan Pemasukan Barang Gambar 3.2 Flowmap Berjalan Pemasukan Barang
32 3.1.3 Prosedur Pengeluaran Barang yang Sedang Berjalan 1. Karyawan memberikan satu dari dua rangkap formulir permintaan barang ke bagian inventory dan satu rangkap lagi disimpan sendiri. 2. Bagian inventory mengecek ketersediaan barang yang diminta. Jika barang yang diminta ada maka bagian inventory akan memberikan barang yang diminta dan mengisi barang yang diambil kedalam formulir bukti tanda terima dan memberikannya ke karyawan. Jika tidak ada maka formulir permintaan barang akan dikembalikan ke karyawan. 3. Karyawan mengecek formulir permintaan barang yang disimpan sebelumnya dengan bukti tanda terima, bila tidak sesuai maka karyawan akan melakukan konfirmasi ulang dengan bagian inventory, bila sesuai maka akan dilakukan pengecekan antara bukti tanda terima dengan barang yang diterima dari bagian inventory. Apabila tidak sesuai maka akan diserahkan kembali ke bagian inventory. Dan apabila sesuai maka karyawan akan menandatangani formulir bukti tanda terima dua rangkap yang kemudian formulir tersebut diberikan kembali ke bagian inventory. 4. Kemudian bagian inventory mencatat pengeluaran barang pada kartu inventory serta akan membuat laporan pengeluaran barang, kemudian kartu inventory dan satu rangkap bukti tanda terima tersebut diarsip dan laporan pengeluaran barang dan satu rangkap bukti tanda terima diberikan kepada manager. 5. Lalu manager akan mengarsip laporan pengeluaran barang dengan bukti tanda terima yang diterima dari bagian inventory.
33 Untuk lebih jelasnya prosedur saat pengeluaran barang dapat dilihat pada gambar flowmap berikut ini : Flowmap Berjalan Pengeluaran Barang Gambar 3.3 Flowmap Berjalan Pengeluaran Barang
34 3.2 Standar Perusahaan Dalam menjalankan suatu kegiatan usaha diperlukan berbagai hal yang nantinya dapat membantu terhadap kelancaran usaha, salah satunya adalah kelengkapan kebutuhan barang yang diperlukan dalam proses produksi. Dibawah ini akan ditampilkan tabel kebutuhan barang untuk proses produksi : Tabel 3.1 Sampel Kebutuhan Barang Untuk Proses Produksi JENIS CUP TUTUP TISSU TUTUP BARANG 240 ML BOTOL BOTOL PIPET GALLON GALLON GALLON 240 ml 2000 - - 2000 - - - 600 ml - 1000 1000 - - - - 1500 ml - 1000 1000 - - - - Gallon - - - - 2000 2000 2000 Berdasarkan Tabel diatas dapat dijelaskan bahwa dalam proses produksi harian diperlukan cup 240 ml sebanyak 2.000 buah, botol sebanyak 2.000 buah, tutup botol sebanyak 2.000 buah, pipet sebanyak 2.000 buah, tissu gallon sebanyak 2.000 buah, tutup gallon sebanyak 2.000 buah dan gallon sebanyak 2.000 buah. Sesuai dengan standar perusahaan batas minimum persediaan barang yang ditentukan adalah jumlah barang yang setidaknya dapat untuk menutupi kegiatan produksi selama 1 minggu (5 hari kerja). Hal ini ditentukan karena untuk mengantisipasi terjadinya kehabisan stok barang pada supplier. Jadi batas minimum barang adalah sebanyak 10.000 buah per barang. Berdasarkan luas gudang dan untuk mengantisipasi kerusakan barang yang diakibatkan karena penyimpanan barang yang terlalu lama perusahaan menentukan standar maksimum penyimpanan barang adalah jumlah barang yang dapat memenuhi kebutuhan produksi selama 1 bulan (4 minggu atau 20 hari
35 kerja). Jadi batas maksimum barang adalah sebanyak 40.000 buah per barang. Berdasarkan uraian diatas maka dibutuhkan sebuah prosedur baru untuk sistem pengeluaran barang masuk dan keluar berdasarkan gambar flowchart seperti dibawah ini Start Input Pemasukan barang Input Pengeluaran barang Kondisi = Normal ya Jika Jumlah Minimum dan Jumlah Maksimum tidak Jika Jumlah < Minimum ya Kondisi = Minimum tidak Kondisi = Maksimum End Gambar 3.4 Flowchart Hitung barang masuk dan barang keluar
36 Sistem Hitung barang masuk dan barang keluar sebagai metode pemberitahuan kepada para pengguna sistem untuk dapat langsung mengetahui jika jumlah barang tertentu telah melampaui batas minimum ataupun batas maksimum. Didalam sistem harus dapat ditentukan sesuai dengan kebutuhan karyawan untuk menhindari adanya kekurangan jumlah barang ketika suatu saat diminta dan kapasitas gudang yang menampung persediaan barang tersebut karena jika ada jumlah barang yang melebihi batas maksimum, maka akan berdampak pada biayabiaya tambahan seperti biaya perawatan, biaya penyusutan dan lain-lain. Studi kasus dalam yang dijelaskan diatas adalah jika penggunaan barang didalam suatu perusahaan sangat besar maka kita dapat membatasi jumlah minimum penyimpanan jumlah barang dalam jumlah yang besar untuk menghindari kekurangan barang ketika suatu saat diminta dan jika kapasitas gudang penyimpanan barang tidak terlalu besar maka kita dapat membatasi jumlah maksimum penyimpanan jumlah barang dalam jumlah yang relatif kecil untuk menghindari biaya-biaya tambahan seperti biaya perawatan, biaya penyusutan dan lain-lain. Ketika jumlah barang tertentu berada dibawah batas minimum maka sistem harus dapat menampilkan peringatan secara otomatis untuk memberitahukan kepada para pengguna sistem untuk segera mengorder barang yang berada didalam kondisi jumlah krisis dan juga ketika jumlah barang tertentu berada diatas batas maksimum maka sistem harus dapat menampilan peringatan secara otomatis
37 untuk memberitahukan kepada para pengguna sistem untuk tidak lagi mengorder barang yang berada didalam kondisi jumlah kebanyakan. 3.3 Analisis Kelemahan Sistem Analisa sistem merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan dengan tujuan untuk memahami cara kerja dari sistem pada suatu instansi atau objek yang diteliti. Salah satu dari tujuan memahami cara kerja dari sistem tersebut adalah untuk mencari kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem lama dan memperbaikinya untuk hasil kinerja (output) sistem yang lebih maksimal. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka ditemukan beberapa kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan di PT. Izumi Mas Perkasa, diantaranya : 1. Bisa menyebabkan redudansi atau duplikasi data. 2. Proses pencarian data barang membutuhkan waktu yang lama karena masih berupa arsip. 3. Resiko terjadinya kehilangan data barang tinggi karena dalam penyimpanannya belum menggunakan database. 4. Proses manual akan menyebabkan lambatnya penyajian informasi dalam bentuk laporan. 5. Pengendalian terhadap jumlah barang sangat sulit untuk dilakukan jika jumlah jenis barang yang harus diperiksa sangat banyak untuk tetap didalam kondisi jumlah yang normal sesuai dengan kebutuhan para karyawan di PT. Izumi Mas Perkasa
38 3.4 Analisis SWOT Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu sistem. Berikut adalah tabel analisis SWOT untuk sistem baru pada PT. Izumi Mas Perkasa : Tabel 3.2 Analisis SWOT 1 Strengths (Kekuatan) Laporan dihasilkan dengan cepat, tepat dan akurat pada waktu dibutuhkan. 2 Weaknesses (Kelemahan) Belum adanya pembatasan wewenang dalam sistem, sehingga data dapat diakses oleh setiap bagian perusahaan. 3 Opportunitues (Peluang) Laporan yang dihasilkan dengan cepat membantu manager cepat dalam pengambilan keputusan yang dapat membuat kemajuan pada perusahaan. 4 Threats (Ancaman) Perkembangan teknologi yang semakin maju meningkatkan ancamanancaman seperti virus. Sistem yang berbasis client server akan mengakibatkan semua komputer yang terhubung terkena virus jika salah satu komputernya terkena virus.
39 3.5 Analisis Kebutuhan Sistem Untuk mendukung Sistem Informasi Inventory Control Berbasis Client Server Study Kasus Pada PT. Izumi Mas Perkasa, dibutuhkan beberapa komponen-komponen dasar yang harus terpenuhi, diantaranya : 3.5.1 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Pada tahap pengembangan Sistem Informasi Inventory Control Berbasis Client Server Study Kasus Pada PT. Izumi Mas Perkasa dibutuhkan perangkat lunak Visual Studio 2010 dengan menggunakan bahasa pemrograman C# untuk membuat sebuah interface sebagai sarana interaksi antara user dengan data barang yang disimpan didalam database dengan menggunakan SQL Server 2008 R2 dan pembuatan laporan dengan menggunakan Mind Fusion yang merupakan salah satu dari 3 rd party dari Visual Studio 2010. 3.5.2 Analisis Kebutuhan Informasi Dari analisis yang telah dilakukan pada sistem yang berjalan pada PT. Izumi Mas Perkasa, maka diperoleh beberapa dokumen yaitu : 1. Dokumen Input a. Penawaran Barang : Untuk melakukan penawaran barang pada perusahaan. : Supplier. : 1 (Satu). Distribusi : Manager. : Tanggal, nomor penawaran, nama supplier, nama barang, harga.
40 b. Surat Jalan : Untuk mengecek dan mengetahui barang yang akan masuk. : Supplier. : 1 (Satu). Distribusi : Bagian Inventory. : Tanggal, nomor surat jalan, nama pembeli, jenis kendaraan c. Nota pengantar barang, nama barang, jumlah, tanda terima dan nama supplier. : Untuk mengetahui harga, nama dan kuantitas barang yang akan masuk. : Supplier. : 1 (Satu). Distribusi : Manager. : Tanggal, nomor nota, nama supplier, nama pembeli, nama penerima barang, nama barang, jumlah, harga barang serta total nilai nota. d. Formulir Permintaan Barang : Untuk mengetahui barang yang diminta oleh karyawan. : Karyawan. : 2 (Dua). Distribusi : Bagian Inventory dan karyawan. : Nomor bukti, nomor karyawan, tanggal penerimaan, nama
41 barang, jumlah dan keterangan. 2. Dokumen Output a. Laporan Pemasukan Barang : Untuk mengetahui pemasukan barang ke perusahaan. : Bagian Inventory. : 1 (Satu). Distribusi : Manager. : Nomor invoice, supplier, tanggal invoice, tanggal terima, nama barang, jumlah, diskon barang, pajak barang, subtotal barang, subtotal, diskon, pajak dan total bersih. b. Laporan Pengeluaran Barang : Untuk mengetahui pengeluaran barang perusahaan. : Bagian Inventory. : 1 (Satu). Distribusi : Manager. : Nomor bukti, nomor karyawan, tanggal penerimaan, nama c. Kartu Stok barang, jumlah dan keterangan. : Untuk mengetahui jumlah barang masuk dan keluar serta barang yang tersedia di perusahaan. : Bagian Inventory. : 1 (Satu).
42 Distribusi : Bagian Inventory. : Tipe, nama, sisa dan satuan. d. Buku Supplier : Untuk mengetahui data supplier. : Bagian Inventory. : 1 (Satu). Distribusi : Bagian Inventory. : Nama, alamat, nomor telepon dan email. 3.5.3 Analisis Kebutuhan Pengguna Pengguna dari perangkat lunak ini adalah karyawan-karyawan dari bagian inventory di PT. Izumi Mas Perkasa yang bertugas untuk mengontrol jumlah, pemasukan dan pengeluaran barang yang ada pada perusahaan, serta membuat laporan-laporan yang dibutuhkan oleh atasan mereka mengenai data-data barang yang mereka kelolah.