BAB III ANALISIS SISTEM

Transkripsi

1 BAB III ANALISIS SISTEM Analisa terhadap sistem yang sedang berjalan adalah suatu kegiatan untuk mempelajari interaksi sistem yang terdiri atas pelaku proses dalam sistem, prosedur, dan data serta informasi yang terkait. Kegiatan ini menggambarkan suatu sistem pada model yang dapat mengidentifikasi seluruh aspek yang terlibat dalam sistem tersebut. Tujuan dari analisa sistem yang sedang berjalan adalah : a. Menelusuri bagaimana sistem berjalan, dengan memperhatikan proses, aliran data, atau informasi, dan pelaku sistem (dalam flowmap sistem yang sedang berjalan). b. Mengevaluasi sistem sehingga dapat mendukung dan meningkatkan kinerja perangkat lunak yang akan dikembangkan. c. Mendapatkan kemungkinan pengembangan sistem baru yaitu proses, dan subproses yang dapat dimodifikasi ke arah yang lebih baik. 3.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan Prosedur merupakan tahapan tahapan, langkah langkah yang dilalui untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Setiap langkah dalam prosedur tersebut harus dianalisa sedemikian rupa, sehingga proses bisnis didalamnya akan menjadi lebih lengkap dan rinci. Yang nantinya pada tahap perancangan sistem akan menjadi lebih mudah untuk dilakukan. 37

2 Prosedur Penyeleksian Karyawan Yang Sedang Berjalan a. Bagian Administrasi memberikan formulir penilaian dan data karyawan kepada direktur untuk diisi. b. Direktur mengambil catatan penilaian karyawan. Catatan penilaian karyawan ini berdasarkan pengamatan direktur atas kerja masing-masing karyawan yang ada di perusahaan. Lalu direktur mengisi penilaian berdasarkan formulir penilaian karyawan yang diterima. c. Setelah mengisi hasil penilaian karyawan diberikan kembali ke bagian administrasi dibuatkan laporan data karyawan. d. Setelah laporan data karyawan selesai dibuat oleh bagian administrasi, diberikan direktur. direktur akan mementukan penempatan jabatan tersebut. Setelah itu direktur mengarsip laporan tersebut. Untuk lebih jelasnya prosedur saat penyeleksian karyawan dapat dilihat pada gambar flowmap berikut ini:

3 39 Direktur Administrasi Catatan penilaian karyawan Formulir Penilaian Karyawan dan Data karyawan Formulir Penilaian Karyawan dan Data karyawan Memberian penilaian terhadap karyawan Hasil Penilaian Karyawan Hasil Penilaian Karyawan Buat laporan Laporan Data Karyawan Laporan Data Karyawan Gambar 3.3 Flowmap Berjalan Penyeleksian Karyawan 3.2 Analisis Kelemahan Sistem Analisa sistem merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan dengan tujuan untuk memahami cara kerja dari sistem pada suatu instansi/objek yang diteliti. Salah satu dari tujuan memahami cara kerja dari sistem tersebut adalah untuk mencari kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem lama dan memperbaikinya untuk hasil kinerja (output) sistem yang lebih maksimal.

4 40 Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka ditemukan beberapa kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan di PT. Karya Abadi, diantaranya : a. Bisa menyebabkan redudansi atau duplikasi data. b. Proses pencarian data hasil penilaian karyawan membutuhkan waktu yang lama karena masih berupa arsip. c. Resiko terjadinya kehilangan data hasil penilaian karyawan tinggi, karena dalam penyimpanannya belum menggunakan database. d. Proses manual akan lambatnya penyajian informasi dalam bentuk laporan. Untuk mengatasi masalah-masalah diatas maka diperlukan sebuah sistem yang mampu memperbaiki cara kerja dari sistem penyeleksian penempatan karyawan tersebut, terutama dalam hal pembuatan laporan, sebagai output bagi tersedianya suatu penyajian informasi yang dibutuhkan. 3.3 Analisis Kebutuhan Sistem Untuk mendukung Sistem Pendukung Keputusan pada PT. Karya Abadi sesuai dengan perencanaan yang telah dirancang, setidaknya membutuhkan analisis terhadap beberapa komponen-komponen dasar yang harus terpenuhi, diantaranya : Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Pada tahap pengembangan Sistem Pendukung Keputusan PT. Karya Abadi dibutuhkan perangkat lunak Visual Studio 2010 dengan menggunakan bahasa pemrograman C# untuk membuat sebuah interface sebagai sarana interaksi

5 41 antara user dengan data premi yang disimpan didalam database dengan menggunakan SQL Server 2008 R Analisis Kebutuhan Informasi Dari analisis yang telah dilakukan pada sistem yang berjalan pada PT. Karya Abadi, maka diperoleh beberapa dokumen yaitu : Dokumen Input a. Formulir Penilaian dan Data Karyawan Fungsi : Untuk pengisian nilai karyawan atas pengamatan yang dilakukan oleh direktur. Sumber Rangkap : Bagian Administrasi. : 2 (Dua). Distribusi : Direktur. Item : Tanggal, Nama Lengkap, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Alamat, Agama, Telepon, Nilai Kejujuran, Nilai Disiplin dan Tepat Waktu, Nilai Ketelitian, Nilai Tingkah Laku, Nilai Kreatifitas, Nilai Kemampuan Memimpin, Nilai Kemampuan Memotivasi, Nilai Kerjasana, Nilai Keteladanan, Nilai Realisasi Visi dan Misi, Nilai Kesesuaian Usia, Nilai Kesesuaian Tinggi Badan, Nilai Status Hubungan dengan Masyarakat, Nilai Penampilan, Nilai Kemampuan Menghitung, Nilai Kemampuan Logika, Nilai Pemahaman terhadap

6 42 Pengetahuan Umum, Nilai Kemampuan Menyelesaikan Masalah, Nilai Kemampuan Memberikan Masukan Baru, Nilai Kemampuan Menghadapi Tekanan, Nilai Kemampuan Mempelajari Hal-Hal Baru, Nilai Kemampuan Bersaing Dokumen Output a. Laporan Fungsi Sumber Rangkap : Untuk pertimbangan pengambilan keputusan. : Direktur. : 2 (Dua). Distribusi : Bagian Administrasi. Item : Laporan Data Penilaian Karyawan Analisis Kebutuhan Pengguna Pengguna dari perangkat lunak ini adalah karyawan-karyawan dari bagian administrasi di PT. Karya Abadi yang bertugas untuk mengatur hal-hal administratif, serta membuat laporan-laporan yang dibutuhkan oleh direktur. 3.4 Contoh Kasus Perusahaan Karya Abadi akan melakukan penempatan jabatan secara berkala untuk memacu semangat karyawan. Jabatan yang tersedia adalah Manager, Asisten Manager, Kepala Bagian, Wakil Kepala Bagian dan Supervisor. Dinilai berdasarkan 5 kriteria diantaranya Karakter, Kepemimpinan,

7 43 Penampilan, Pendidikan dan Pengalaman. Seorang karyawan akan dinilai oleh direktur dan dianalisa dengan menggunakan metode AHP Prosedur AHP Langkah 1 Tabel Perbandingan Pasangan Matrik adalah tabel yang diisi orang yang berwewenang contohnya direktur dengan nilai sesuai dengan tingkat kepentingan setiap kriteria berdasarkan nilai skala perbandingan dalam AHP dari 1 sampai 9 pada kolom biru. Warna kuning adalah nilai konstan 1, Warna putih selain dari baris jumlah adalah hasil pembagian dari nilai diagonal dari nilai 1, contohnya (k2,k1) = 1 / (k1/k2) = 1 / 2 = 0.5 dan kemudian dicari jumlahnya. Jumlah adalah hasil penjumlahan horizontal, contohnya pada kolom 1 = = 2.53 Keterangan: 1. K1 = Karakter 2. K2 = Kepemimpinan 3. K3 = Penampilan 4. K4 = Pendidikan 5. K5 = Pengalaman 1 KusumadewiSri,2006,hal.94

8 44 Tabel 3.1 Perbandingan Pasangan Matriks K1 K2 K3 K4 K5 K K K K K JUMLAH Prosedur AHP Langkah 2 Tabel Nilai Kriteria Matriks adalah tabel untuk pencarian jumlah dan prioritas. (k1,k1) = (k1,k1) pada tabel perbandingan pasangan matriks / jumlah setiap kriteria, contohnya 1 / 2.53 = 0.395, kemudian dijumlahkan, kolom jumlah adalah jumlah dari barisnya, contohnya jumlah baris 1 adalah = 1.917, dan kolom prioritas adalah jumlah dibagi 5 ( nilai jumlah kriteria) = / 5 = Tabel 3.2 Nilai Kriteria Matriks K1 K2 K3 K4 K5 JUMLAH PRIORITAS K K K K K

9 Prosedur AHP Langkah 3 Tabel Penjumlahan Tiap Baris Matriks adalah tabel untuk mencari jumlah dari perbandingan pasangan matriks x prioritas, contoh perbandingan pasangan matriks adalah (k1,k1) pada tabel perbandingan pasangan matriks x prioritas pada tabel nilai kriteria matriks, contohnya 1 x = 0.383, kolom k1 dengan prioritas karakter, kolom k2 dengan prioritas kepemimpinan, kolom k3 dengan prioritas penampilan, kolom k4 dengan prioritas pendidikan, kolom k5 dengan prioritas pengalaman Table 3.3 Penjumlahan Tiap Baris Matriks K1 K2 K3 K4 K5 JUMLAH K K K K K Prosedur AHP Langkah 4 Tabel Rasio Konsistensi Matriks adalah tabel untuk mencari hasil dari kolom jumlah dari tabel penjumlahan tiap baris matriks dan kolom prioritas dari tabel nilai kriteria matriks

10 46 Tabel 3.4 Rasio Konsistensi Matriks JUMLAH PER BARIS PRIORITAS HASIL K K K K K Tabel Nilai IR adalah tabel yang berisi nilai IR (index random), karena jumlah kriteria dalam program adalah 5, maka nilai IR yang dipakai adalah 1,12 Tabel 3.5 Nilai IR Ukuran Matriks IR 0 0 0,58 0,9 1,12 1,24 1,32 1,41 1,45 1,49 Berdasarkan Tabel Rasio Konsistensi Matriks dan Tabel Nilai IR dapat disimpulkan bahwa : Jumlah = = 6.58 n = jumlah kriteria = 5 λ = jumlah / n = 6.58 / 5 = 1.32 CI = (λ - n) / n = (1.32-5) / 5 = CR = CI / nilai IR = / (nilai IR berdasarkan tabel IR dengan jumlah kriteria 5 adalah 1.12) = / 1.12 = (peraturan AHP : CR tidak boleh lebih dari 0.1) Nilai yang penting disini adalah pada Nilai Prioritas (karakter), (kepemimpinan), (penampilan), (pendidikan) dan (pengalaman).

11 Prosedur AHP Langkah 5 Langkah selanjutnya sama dengan Prosedur AHP langkah 1 ke langkah 4, kali ini untuk mencari Nilai Prioritas Sub Kriteria. Tabel Perbandingan Pasangan Sub Matriks adalah tabel yang diisi orang yang berwewenang contohnya direktur dengan nilai sesuai dengan tingkat kepentingan setiap kriteria berdasarkan nilai skala perbandingan dalam AHP dari 1 sampai 9 pada kolom biru. Warna kuning adalah nilai konstan 1, Warna putih selain dari baris jumlah adalah hasil pembagian dari nilai diagonal dari nilai 1, contohnya (k2,k1) = 1 / (k1/k2) = 1 / 2 = 0.5 dan kemudian dicari jumlahnya. Jumlah adalah hasil penjumlahan horizontal, contohnya pada kolom 1 = = 2 Tabel 3.6 Perbandingan Pasangan Sub Matriks CUKUP CUKUP JUMLAH Tabel Nilai Kriteria Sub Matriks adalah tabel untuk pencarian jumlah dan prioritas. (k1,k1) = (k1,k1) pada tabel perbandingan pasangan sub matriks karakter / jumlah setiap kriteria, contohnya 1 / 2.83 = 0.35, kemudian dijumlahkan, kolom jumlah adalah jumlah dari barisnya, contohnya jumlah baris 1

12 48 adalah = 1.46, dan kolom prioritas adalah jumlah dibagi 4 (baik sekali, baik, cukup dan kurang) = 1.46 / 4 = 0.36, nilai prioritas sub kriteria didapat dari, 0.36 (prioritas baik sekali) / 0.36 (prioritas baik sekali) = 1 (prioritas sub kriteria baik sekali), 0.36 (prioritas baik sekali) / 0.26 (prioritas baik) = 0.71 (prioritas sub kriteria baik), 0.36 (prioritas baik sekali) / 0.21 (prioritas cukup) = 0.57 (prioritas sub kriteria cukup), 0.36 (prioritas baik sekali) / 0.16 (prioritas kurang) = 0.45 (prioritas sub kriteria kurang), Tabel 3.7 Nilai Kriteria Sub Matriks CUKUP JUMLAH PRIORITAS PRIORITAS SUB KRITERIA CUKUP Tabel Penjumlahan Tiap Baris Sub Matriks adalah tabel untuk mencari jumlah dari perbandingan pasangan matriks x prioritas, contoh perbandingan pasangan matriks adalah (k1,k1) pada tabel perbandingan pasangan sub matriks karakter x prioritas pada tabel nilai kriteria sub matriks karakter, contohnya 1 x 0.36 (prioritas baik sekali) = 0.36, 0.5 x 0.36 (prioritas baik sekali) = 0.18, 0.33 x 0.36 (prioritas baik sekali) = 0.12 dan 1 x 0.36 (prioritas baik sekali) = 0.36

13 49 Table 3.8 Penjumlahan Tiap Baris Sub Matriks CUKUP JUMLAH CUKUP Tabel Rasio Konsistensi Sub Matriks adalah tabel untuk mencari hasil dari kolom jumlah dari tabel penjumlahan tiap baris sub matriks dan kolom prioritas dari tabel nilai kriteria sub matriks Tabel Nilai IR adalah tabel yang berisi nilai IR (index random), karena jumlah kriteria dalam program adalah 4, maka nilai IR yang dipakai adalah 0.9 Tabel 3.9 Nilai IR Ukuran Matriks IR 0 0 0,58 0,9 1,12 1,24 1,32 1,41 1,45 1,49 Tabel 3.10 Rasio Konsistensi Sub Matriks Karakter JUMLAH PER BARIS PRIORITAS HASIL CUKUP

14 50 Berdasarkan Tabel Rasio dan Tabel Nilai IR dapat disimpulkan bahwa: Jumlah = 5.5 n = 4 λ = 1.38 CI = CR = (peraturan AHP : CR tidak boleh lebih dari 0.1) Nilai Baik Sekali = 1 (Nilai Prioritas Sub Kriteria Baik Sekali) x (Nilai Prioritas) = Nilai Baik = 0.71 (Nilai Prioritas Sub Kriteria Baik) x (Nilai Prioritas) = Nilai Cukup = 0.57 (Nilai Prioritas Sub Kriteria Cukup) x (Nilai Prioritas) = Nilai Kurang = 0.45 (Nilai Prioritas Sub Kriteria Kurang) x (Nilai Prioritas) = Prosedur AHP Langkah 6 Tabel Poin Pertanyaan adalah tabel nilai pada setiap pertanyaan didalam program, jika menjawab "ya", maka akan mendapat nilai sesuai dengan tabel dibawah ini, jika menjawab "tidak", maka akan mendapat nilai nol Tabel 3.11 Poin Pertanyaan NO SOAL POIN PERTANYAAN KARAKTER 1 Nilai Kejujuran Nilai Disiplin dan Tepat Waktu Nilai Ketelitian 1-10

15 51 4 Nilai Tingkah Laku Nilai Kreatifitas 1-10 KEPEMIMPINAN 1 Nilai Kemampuan Memimpin Nilai Kemampuan Memotivasi Nilai Kerjasama Nilai Keteladanan Nilai Realisasi Visi dan Misi 1-10 PENAMPILAN 1 Nilai Kesesuaian Usia Nilai Kesesuai Tinggi Badan Nilai Status Hubungan dengan 1-10 Masyarakat 4 Nilai Penampilan 1-10 PENDIDIKAN 1 Nilai Kemampuan Menghitung Nilai Kemampuan Logika Nilai Pemahaman terhadap Pengetahuan 1-10 Umum PENGALAMAN 1 Nilai Kemampuan Menyelesaikan 1-10 Masalah 2 Nilai Kemampuan Memberikan Masukan 1-10 Baru

16 52 3 Nilai Kemampuan Menghadapi Tekanan Nilai Kemampuan Mempelajari Hal-Hal 1-10 Baru 5 Nilai Kemampuan Bersaing Prosedur AHP Langkah 7 Tabel Penilaian Jabatan adalah tabel yang memberikan keterangan penilaian (baik sekali, baik, cukup, kurang) sesuai dengan jumlah nilai yang didapat dari pertanyaan yang ada didalam program, dengan menjumlahkan nilai yang didapat dari tabel poin jabatan, maka seseorang dapat dinilai apakah dia itu baik, cukup atau kurang pada sebuah jabatan. Keterangan: J1 = Manager J2 = Asisten Manager J3 = Kepala Bagian J4 = Wakil Kepala Bagian J5 = Supervisor Tabel 3.12 Penilaian Jabatan ASPEK JABATAN (>=) (>=) CUKUP (>=) (>=) KARAKTER J J J

17 53 J J KEPEMIMPINAN J J J J J PENAMPILAN J J J J J PENDIDIKAN J J J J J

18 54 PENGALAMAN J J J J J Contoh Kasus Karyawan 1 Jika seorang karyawan mendapatkan penilaian karyawan sebagai berikut: Tabel 3.13 Penilaian Karakter Karyawan 1 K1 K2 K3 K4 K5 J1 CUKUP J2 J3 CUKUP J4 CUKUP J5 CUKUP

19 55 Maka Hasil Perhitungan AHP adalah: Tabel 3.14 Penilaian Angka Karyawan 1 K1 K2 K3 K4 K5 TOTAL J J J J J Contoh Kasus Karyawan 2 Jika seorang karyawan mendapatkan penilaian karyawan sebagai berikut: Tabel 3.15 Penilaian Karakter Karyawan 2 K1 K2 K3 K4 K5 J1 J2 CUKUP J3 J4 J5

20 56 Maka Hasil Perhitungan AHP adalah: Tabel 3.16 Penilaian Angka Karyawan 2 K1 K2 K3 K4 K5 TOTAL J J J J J Contoh Kasus Karyawan 3 Jika seorang karyawan mendapatkan penilaian karyawan sebagai berikut: Tabel 3.17 Penilaian Karakter Karyawan 3 K1 K2 K3 K4 K5 J1 J2 CUKUP J3 CUKUP J4 CUKUP J5

21 57 Maka Hasil Perhitungan AHP adalah: Tabel 3.18 Penilaian Angka Karyawan 3 K1 K2 K3 K4 K5 TOTAL J J J J J Contoh Kasus Karyawan 4 Jika seorang karyawan mendapatkan penilaian karyawan sebagai berikut: Tabel 3.19 Penilaian Karakter Karyawan 4 K1 K2 K3 K4 K5 J1 CUKUP J2 CUKUP J3 J4 CUKUP J5

22 58 Maka Hasil Perhitungan AHP adalah: Tabel 3.20 Penilaian Angka Karyawan 4 K1 K2 K3 K4 K5 TOTAL J J J J J Contoh Kasus Karyawan 5 Jika seorang karyawan mendapatkan penilaian karyawan sebagai berikut: Tabel 3.21 Penilaian Karakter Karyawan 5 K1 K2 K3 K4 K5 J1 CUKUP J2 J3 J4 CUKUP J5 CUKUP

23 59 Maka Hasil Perhitungan AHP adalah: Tabel 3.22 Penilaian Angka Karyawan 5 K1 K2 K3 K4 K5 TOTAL J J J J J Setelah semua karyawan disurvey, maka dapat ditentukan karyawan yang mana yang cocok menduduki jabatan tertentu Tabel 3.23 Penilaian Nilai Karyawan KA1 KA2 KA3 KA4 KA5 J J J J J Dari tabel diatas dapat disimpulkan bahwa yang paling cocok untuk jabatan Manager adalah Karyawan 5, Asisten Manager adalah Karyawan 4, Kepala Bagian adalah Karyawan 1, Wakil Kepala Bagian adalah Karyawan 3 dan Supervisor adalah Karyawan 2.