PEDOMAN PENYUSUNAN PROGRAM KERJA TAHUNAN UNIT KERJA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO BADAN PENJAMINAN MUTU (BPM) UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO Maret 2017 1
A. Latar Belakang Sebagai salah satu tahapan dalam proses perencanaan Institusi agar sesuai dengan visi, misi, tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, maka setiap unit kerja dalam organisasi harus menyusun program kerja (Proker) tahunan. Proker merupakan bentuk kegiatan operasional teknis yang merupakan terjemahan dari Rencana Startegis (Renstra) dan Rencana Induk Pengembangan (RIP) organisasi. Lebih dari itu, penyusunan Proker pada setiap organisasi dapat digunakan sebagai suatu pedoman bagi proses pengembangan ke arah yang lebih baik pada masa yang akan datang dan sebagai bentuk antisipsi terhadap perubahan kebijakan, persaingan, dan ancaman yang muncul dari pihak eksternal. Universitas Muhammadiyah Sidoarjo (UMSIDA) sebagai suatu Institusi pendidikan yang sedang berkembang pesat dan sedang menghadapi berbagai macam perubahan kebijakan, persaingan, dan ancaman dari pihak eksternal perlu menyusun Proker tahunan. Proker tahunan UMSIDA merupakan suatu bentuk perencanaan untuk periode satu tahun yang akan datang dan disusun sebagai suatu tahapan dalam pencapaian visi UMSIDA, yaitu: Menjadi Perguruan Tinggi Bermutu Tahun 2020. Lebih dari itu, Proker tahunan UMSIDA merupakan dasar pedoman bagi semua unit kerja untuk kegiatan operasional dalam satu tahun akademik. Diharapkan, dengan tersedianya Proker tahunan unit kerja di UMSIDA, maka kondisi yang telah dirumuskan melalui visi, misi, dan tujusan UMSIDA dapat tercapai. B. Tujuan Penyusunan Program Kerja Tahunan Unit Kerja UMSIDA 1. Memberikan pedoman bagi unit kerja dalam melaksanakan kegiatan dalam satu tahun akademik. 2. Meningkatkan kualitas pengelolaan institusi. 3. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan sumber daya di UMSIDA. C. Acuan Penyusunan Program Kerja Tahunan Unit Kerja 1. Visi UMSIDA: Menjadi Perguruan Tinggi Bermutu Tahun 2020. 2. Rencana Induk Pengembangan (RIP) UMSIDA 3. Rencana Strategis (Renstra) UMSIDA 2014/2015-2018/2019. 4. Visi Unit Kerja 5. Renstra Unit Kerja 6. Target capaian terhadap Status Akreditasi Institusi Dan Program Studi. 2
7. Laporan kinerja pada periode sebelumnya. 8. Kemampuan Sumber Daya Institusi (Sumber Daya Manusia, Kondisi Sarana dan Prasarana, Kemampuan Finansial Institusi, dll.). 9. Kemampuan Sumber Daya Internal Unit Kerja (Sumber Daya Manusia, Kondisi Sarana Prasarana, dll.). 10. Risiko yang akan dihadapi dalam proses pelaksanaan kegiatan dalam program kerja tersebut. D. Jenis Kegiatan Pada Program Kerja Unit Kerja Jenis kegiatan operasional yang perlu disusun pada program kerja terdiri dari: a. Kegiatan rutin, yaitu semua kegiatan unit kerja yang rutin dilaksanakan sesuai dengan job dikripsi tugas masing- masing unit kerja. Sebagai contoh kegiatan rutin untuk Unit Kerja Fakultas/Prodi adalah: kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan proses pembelajaran akademik: kegiatan perkuliahan, UTS/UAS, dll. b. Kegiatan non rutin: merupakan kegiatan yang tidak setiap periode dilaksanakan oleh unit kerja tersebut. Jenis kegiatan non rutin dapat berganti setiap periode dalam hal waktu, bentuk kegiatan, lokasi pelaksanaan, ataupun pelaksana kegiatan, dll. Misalnya: kegiatan yang berhubungan dengan penelitian, pengabdian masyarakat, pengembangan kurikulum, dll. E. Aspek Minimal Yang Perlu Dicantumkan Pada Program Kerja Fakultas/ Prodi Dalam penyusunan program kerja, masing-masing unit diharapkan memasukkan aspekaspek berikut, yaitu: 1. Peningkatan SDM (JAFA, pelatihan, kuliah). 2. Penelitian dan pengabdian masyarakat. 3. Publikasi 4. Kerjasama 5. Prestasi mahasiswa 6. Karya lainnya 7. Aspek lainnya yang berkaitan dengan capaian peningkatan akreditasi 3
F. Format Penyusunan Program Kerja Unit Kerja Program kerja disusun sesuai dengan format standar yang telah ditentukan, yang terdiri dari: 1. Untuk Unit Kerja Fakultas Pengisian program kerja tahunan dilakukan dengan mengisi format sebagai berikut: a. Nama Standar (kolom 1) Nama standar pada kolom 1 diisi sesuai urutan yang terdapat dalam standar akreditasi yaitu: Standar 1: Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran. Standar 2: Tata Pamong, Kepemimpinan dan Penjaminan Mutu. Standar 3: Kemahasiswaan dan Alumni Standar 4: Sumber Daya Manusia Standar 5: Kurikulum, Pembelajaran dan Suasana Akademik Standar 6: Keuangan dan Sarana Prasarana Standar 7: Penelitian, Pengabdian Masyarakat dan Kerjasama. b. Nama Program (Kolom 2). Nama program pada kolom 2 diisi dengan nama program yang akan digunakan/ diterjemahkan dalam nama kegiatan pada kolom selanjutnya (kolom 3). Program merupakan payung besar dari satu atau lebih kegiatan yang mempunyai arah sama. Oleh karena itu, dalam satu program dapat terdiri dari beberapa kegiatan. Misalnya: Program peningkatan kualitas sumber daya manusia, dapat terdiri dari kegiatan pelatihan, pendampingan, workshop, dll. c. Nama Kegiatan (Kolom 3) Nama kegiatan pada kolom 3 merupakan bentuk kegiatan dari program yang tertulis pada kolom 2. Nama kegiatan harus menunjukkan kegiatan operasional yang dilakukan unit kerja dalam mendukung pencapaian program yang telah direncanakan. Pada pengisian ini, unit kerja (Fakultas/Prodi) perlu melakukan identifikasi terhadap tingkat kepentingan pelaksanaan kegiatan tersebut. Kodefikasi tingkat kepentingan dilakukan dengan memberikan tanda *untuk kategori kegiatan yang penting, dan **untuk kategori kegiatan yang sangat penting. d. Tujuan Kegiatan (Kolom 4) Tujuan kegiatan mencerminkan sesuatu yang akan dicapai dengan terlaksananya kegiatan tersebut. 4
e. Target Luaran/ Indikator Capaian (kolom 5) Target luaran/ indikator capaian yang terdapat pada kolom 5 merupakan cerminan terhadap indikator atas keberhasilan pelaksanaan kegiatan. Target luaran/ indikator capaian disusun secara terukur, sesuai dengan kondisi sumber daya setiap unit kerja. Misalnya indikator capaian untuk penelitian harus terukur antara proposal penelitian menurut skimnya yang dapat diupload dan jumlah yang ditargetkan untuk diterima/ didanai. f. Sasaran Kegiatan (kolom 6) Sasaran kegiatan menunjukkan keseluruhan pihak- pihak yang akan menjadi sasaran dari kegiatan yang akan dilaksanakan. g. Rencana Waktu Pelaksanaan Kegiatan (Kolom 7) Rencana waktu pelaksanaan kegiatan yang terdapat pada kolom 7 menunjukkan kapan kegiatan akan dilaksanakan. Dalam pengisian kolom rencana waktu pelaksanaan kegiatan ini harus memperhatikan kesiapan kondisi internal unit kerja, dan kegiatan lain yang dilakukan oleh unit kerja lain (prodi lain dalam satu fakultas) atau kegiatan yang akan dilaksanakan ditingkat institusi. h. Rencana Anggaran (Kolom 8). Rencana anggaran yang terdapat dikolom 8 diisi dengan nilai/anggaran yang dibutuhkan secara keseluruhan untuk keperluan kegiatan tersebut. i. Sumber dana (kolom 9-UMSIDA) Sumber dana yang terdapat pada kolom 9 menunjukkan besarnya dana yang akan dianggarkan melalui RAB UMSIDA. Pengisian dilakukan dengan mengisi sesuai jumlah dana yang di rencanakan berasal dari UMSIDA. j. Sumber dana (Kolom 10- Sumber dana lainnya) Sumber dana lainnya yang terdapat pada kolom 10 menunjukkan besarnya dana yang akan diperoleh dari pihak eksternal, misalnya bersumber dari pembayaran kontribusi mahasiswa/peserta kegiatan, sponsorship, dll. k. Pelaksana Kegiatan (Kolom 11) Pelaksana kegiatan yang tertera pada kolom 11 menunjukkan pihak/personil yang bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan tersebut. l. Bidang Renstra (Kolom 12) Bidang renstra yang tertera pada kolom 12 menunjukkan adanya kesesuaian program/ kegiatan yang direncanakan dengan Renstra unit kerja tahun 2014/2015-2018/2019. 5
Oleh karena itu, pada saat pengisian/penyusunan program kerja, diwajibkan untuk memahami kandungan yang tertulis dalam Renstra unit kerja atau Renstra UMSIDA. Pengisian kolom 12 dilakukan berdasarkan pembagian bidang pada Renstra, yaitu: Bidang I : Tata Kelola Bidang II : Sarana Prasarana Bidang III : Akademik dan Kemuhammadiyahan Bidang IV : Penelitian, Pengabdian Masyarakat, Kerjasama, dan Publikasi Bidang V : Sumber Daya Manusia Bidang VI : Keuangan dan Sumber Dana 2. Untuk Unit Kerja Pendukung (Non Fakultas) Program kerja unit kerja pendukung (non fakultas) disusun berdasarkan format yang telah ditentukan, yang terdiri dari: a. Nama Program (kolom 1)*. b. Nama Kegiatan (kolom 2)*. c. Tujuan Kegiatan (kolom 3)*. d. Target Capaian/ indikator keberhasilan (kolom 4)*. e. Sasaran kegiatan (kolom 5)*. f. Rencana waktu pelaksanaan kegiatan (kolom 6)*. g. Rencana anggaran (kolom 7)*. h. Sumber dana (kolom 8- UMSIDA)*. i. Sumber dana (kolom 9- Pihak lain)*. j. Pelaksana kegiatan (kolom 10)*. k. Bidang renstras (kolom 11)*. *uraian pengisian untuk masing- masing kolom pada format program kerja non fakultas sama dengan uraian pada program kerja fakultas. G. Mekanisme Penyusunan Program Kerja Unit Kerja Program kerja tahunan unit kerja di susun dengan mekanisme sebagai berikut: 1. Setiap unit kerja wajib menyusun program kerja sesuai dengan waktu dan format yang telah ditentukan dan disimpan dalam file excel. 6
2. Program kerja untuk Fakultas dan Prodi disusun pada sheet yang terpisah, tetapi wajib mempertimbangkan keterkaitan antar Prodi, terutama dalam penggunaan sumber daya yang ada. 3. Program kerja yang telah disusun oleh unit kerja, akan dipresentasikan dan didiskusikan dengan Pimpinan UMSIDA pada waktu yang telah dijadwalkan. 4. Diantara program kerja yang disusun tersebut, dapat dikategorikan antara program kerja yang penting dan sangat penting dengan memberikan tanda *untuk kategori penting dan ** untuk kategori sangat penting. 5. Selanjutnya, berdasarkan pengkategorian tersebut, maka unit kerja menyusun program kerja unggulan untuk masing-masing unit kerja, yang akan dipresentasikan pada rapat kerja UMSIDA. H. Penutup Demikian pedoman penyusunan program kerja tahunan ini disusun sebagai panduan dalam program kerja tahunan unit kerja. Diharapkan semua komponen yang terdapat dalam pedoman ini dapat dipenuhi sehingga dapat terumuskan program kerja yang sesuai dengan kebutuhan, realistis dan mendukung ketercapaian visi dan misi institusi 7
Lampiran 1. Format Program kerja Fakultas/ Prodi (dalam file excel dan dapat diunduh di web Bpm UMSIDA) 8
Lampiran 2. Format Proker Unit Kerja Non Fakultas 9
Lampiran 3. Target Capaian Status Akreditasi Prodi dan Institusi No Fakultas Pogram Studi Nilai Akreditasi Habis Masa Berlaku SK Akreditasi 1 UNIVERSITAS INSTITUSI B 10 April 2020 2 PASCASARJANA MAGISTER PAI B 07 November 2020 3 PASCASARJANA MAGISTER MANAJEMEN B 06 Oktober 2021 4 FAI PGMI C 14 Februari 2018 5 FAI PAI B 07 Februari 2018 6 FAI PBA B 18 Januari 2018 7 FAI AHWAL SYAKHSIYAH C 11 Juli 2019 8 FAI PERBANKAN SYARIAH B 9 FEB AKUNTANSI B 26 September 2018 10 FEB MANAJEMEN B 12 September 2018 11 FISIP ILMU KOMUNIKASI B 31 Januari 2020 12 FISIP ILMU ADMINISTRASI NEGARA B 10 Juli 2020 13 FKIP PGSD C 24 Agustus 2018 14 FKIP PAUD C 10 Juni 2017 15 FKIP BAHASA INGGRIS C 14 November 2019 Target Capaian Akreditasi Target A tahun 2019, Kirim Borang 2018 Target A tahun 2020 Kirim Borang 2019 Target A tahun 2019, Kirim Borang 2018 Proses, Target B 2017 Kirim Borang Des 2016 Target A tahun 2018 Kirim Borang 2017 Target A tahun 2017 Kirim Borang Feb.2017 Target A tahun 2019 (gnp) Kirim Borang 2019 (Gjl) Target A tahun 2018 (gnp), Kirim Borang 2018 (Gjl) 24-02-2018 Target B, Kirim 2017 Proses, Target B 2017 Kirim Borang Des 2016 Target B tahun 2018, Kirim Borang 2017 10
16 FKIP PENDIDIKAN IPA C 26 September 2019 17 FKIP PENDIDIKAN TIK C 18 HUKUM ILMU HUKUM C 26 September 2020 19 PERTANIAN AGROTEKNOLOGI B 15 April 2021 20 PERTANIAN TEKNOLOGI HASIL PANGAN B 29 Desember 2020 21 PSIKOLOGI PSIKOLOGI B 17 Maret 2021 22 TEKNIK T.INFORMATIKA B 28 Desember 2019 23 TEKNIK T.INDUSTRI B 06 Juni 2020 24 TEKNIK T.ELEKTRO B 29 Juni 2018 25 TEKNIK T.MESIN B 29 September 2021 26 FIKES KEBIDANAN B 2021 27 FIKES ANALIS KESEHATAN C 10 Juli 2020 Target B tahun 2018 Kirim Borang 2017 Target B tahun 2020 Kirim Borang 2019 Target B tahun 2018 Kirim Borang 2017 Target A tahun 2019 (gnp) Kirim Borang 2019 (gjl) Target A tahun 2020 Kirim Borang 2019 Target A tahun 2020, Kirim Borang 2019 Target A tahun 2019, Kirim 2018 (gnp) Target B tahun 2019 Kirim Borang 2018 (gnp) 11