Jobdesk Magister Teknik Kimia Sambutan Tim Penjaminan Mutu Akademik Puji syukur kehadirat Allah Subhaanahuwata Ala yang mana atas rahmat dan karunianya Uraian Tugas (Job Description) Prodi MTK berhasil disusun. Keberhasilan atau kegagalan semua organisasi tergantung pada prinsip : Adanya Jabatan yang benar yang dilakukan oleh orang-orang yang benar dengan cara yang benar Oleh karena itu job description Prodi MTK yang baku dan benar perlu untuk disusun. Prodi MTK mengharapkan, dengan adanya uraian tugas ini maka seluruh pekerjaan dapat didistribusikan dengan baik ke seluruh pengelola prodi sesuai dengan tugas yang telah ditetapkan Darussalam, Februari 2015 Hesti Meilina Tim Penjamin Mutu Akademik Daftar Jobdesk 1. Ketua Program Studi 1. Menyusun rencana dan program kerja Prodi sebagai pedoman pelaksanaan tugas. 2. Bersama dengan Kepala Urusan Administrasi dan Keuangan mengelola keuangan Prodi secara menyeluruh dan membuat laporan keuangan secara berkala pada rapat Prodi. 3. Memberi konsep beban tugas mengajar dosen setiap semester berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk mengetahui kesesuaiannya melalui rapat Prodi. 4. Meneliti konsep rencana acuan perkuliahan dan satuan acara perkuliahan berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk mengetahui kecocokannya.
5. Menyusun konsep surat penugasan dosen wali atau penasehat akademik sebagai bahan masukan atasan. 6. Memonitor pelaksanaan perkuliahan berdasarkan ketentuan yang berlaku sebagai bahan evaluasi. 7. Mengevaluasikan hasil pelaksanaan perkuliahan berdasarkan hasil monitoring untuk meningkatkan mutunya. 8. Menyusun rencana biaya operasional Prodi pertahun berdasarkan beban kerja Prodi dan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran kegiatan perkuliahannya. 9. Membimbing dan menilai kegiatan kemahasiswaan di lingkungan Prodi untuk bahan pengembangan. 10. Melayani dosen yang melakukan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan beban tugas dan keahliannya untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. 11. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Prodi sesuai dengan hasil yang telah dicapai sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. 12. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan. 13. Mengadakan pertemuan rutin di Prodi 14. Bersama sekretaris Prodi dan Kepala Urusan menyusun rencana, melaksanakan, mengkoordinasikan dan bertanggung jawab atas semua kegiatan-kegiatan atau program kerja Prodi. 15. Mendelegasikan beberapa tanggung jawab administrasi Prodi kepada Sekretaris Prodi dan Kepala Urusan. 16. Memantau jumlah tatap muka dan mengevaluasi proses pembelajaran dosen. 17. Mengevaluasi beban tugas dosen dan tenaga kependidikan (staf administrasi). 18. Bersama panitia kurikulum melakukan revisi kurikulum. 19. Memeriksa dan atau menandatangani transkrip nilai sementara setelah diparaf oleh staf administrasi yang ditunjuk dan persiapan yudisium. 20. Memberikan pelayanan administrasi bagi staf yang melakukan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 21. Melayani administrasi surat-menyurat untuk kelancaran penelitian dosen dan mahasiswa.
22. Memeriksa, menilai dan merekomendasikan kepangkatan dosen. 23. Menampung dan memperhatikan keluhan-keluhan dosen, mahasiswa dan pegawai. 24. Merekomendasikan dosen-dosen untuk melanjutkan studi. 25. Melaporkan kegiatan prodi sesuai dengan hasil yang dicapai dalam bentuk buku laporan sebagai pertanggung jawaban tugas kegiatan setiap tahun dan diakhir masa jabatan. 26. Bersama Sekretaris Prodi dan Kepala Urusan Akademik dan Kerjasama menjalin kerja sama dengan pihak-pihak diluar prodi. 2. Sekretaris Program Studi 1. Bertanggung jawab terhadap tertib administrasi prodi. 2. Melakukan analisis terhadap data-data dalam rangka peningkatan efisiensi. 3. Menyediakan sumber daya (alat tulis kantor dan lainlain) dalam rangka mencapai standar mutu proses belajar mengajar. 4. Bertanggung jawab terhadap urusan administrasi (tata usaha) dan kerumahtanggaan. 5. Bersama Ketua Prodi melaporkan pelaksanaan kegiatan prodi sesuai dengan hasil yang telah dicapai dalam bentuk buku laporan sebagai pertanggungjawaban tugas kegiatan setiap tahun dan pada akhir masa jabatan. 6. Melakukan sosialisasi kegiatan ke seluruh staf Prodi Magister Teknik Kimia melalui millis Jurusan Teknik Kimia, dan/ atau web-site Prodi Magister Teknik Kimia. 7. Menyampaikan informasi-informasi tentang berbagai kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat baik melalui pengumuman maupun secara lisan. 8. Mengelola sumber daya prodi, baik sumber daya manusia, fasilitas fisik, informasi dan lain-lain untuk kelancaran pelaksanan program studi.
9. Mengevaluasi hasil pelaksanaan perkuliahan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat berdasarkan hasil monitoring untuk meningkatkan mutu. 10. Melakukan koordinasi mengenai jadwal, pelaksanaan dan evalusi kuliah di prodi. 11. Menyiapkan draft pembagian tugas mengajar pada awal semester dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan evaluasi belajar mengajar di minggu terakhir setiap semester, dengan selalu mengupayakan perbaikan dalam pengumpulan dan analisis data. 12. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan database. 13. Melakukan analisis secara terintegrasi terhadap data evaluasi diri dan data lain yang tersedia dalam rangka pengambilan kebijakan untuk peningkatan mutu pendidikan. 3. Kepala Urusan Administrasi dan Keuangan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Mempersiapkan Rencana Anggaran Biaya (RAB) Prodi MTK setiap tahun Mempersiapkan anggaran dana untuk operasional Prodi MTK Mempersiapkan anggaran dana untuk honor pengelola Prodi MTK Mempersiapkan anggaran dana untuk honor-honor kegiatan Prodi MTK Membuat laporan keuangan Prodi MTK setiap bulan dan tahunan Mempersiapkan laporan realisasi anggaran setiap tahun Mempersiapkan laporan penerimaan PNBP Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) 4. Kepala Urusan Akademik dan Kerjasama 1. Bersama-sama dengan Ketua Prodi dan Sekretaris Prodi menyusun rencana dan program kerja prodi sebagai pedoman pelaksanaan tugas. 2. Menyampaikan informasi-informasi tentang kegiatan
akademik prodi kepada Ketua Prodi dan Sekretaris Prodi 3. Menyiapkan form-form rancangan evaluasi dan data base akademik prodi 4. Menghimpun data dan informasi, serta menginventarisasi data berkenaan dengan kegiatan akademik 5. Membantu Ketua Prodi di dalam mengevaluasi kegiatan akademik prodi 6. Membantu Ketua Prodi di dalam menjajaki dan melakukan usaha-usaha kerjasama dengan pihak luar 7. Melaksanakan kegiatan lainnya berkenaan dengan aktifitas akademik prodi 5. Kepala Urusan Bidang Studi 1. 2. 3. 4. 5. 6. Memonitor jumlah pertemuan dalam setiap perkuliahan Memantau dan mendata perkembangan studi mahasiswa setiap dan akhir semester Memantau dan mendata perkembangan proposal dan thesis mahasiswa Melakukan peninjauan/revisi kurikulum pada bidang masing-masing Memantau nilai hasil ujian yang masuk pada setiap akhir semester Membuat laporan perkembangan proposal dan thesis mahasiswa yang ditujukan kepada Kaprodi dengan tembusan kepada Koordinator Penelitian 6. Koordinator Sarana dan Prasarana 1. Menginventarisir sarana dan prasarana prodi setiap tahun 2. Mengkoordinasikan kegiatan resource sharing dengan Jurusan Teknik Kimia Unsyiah 3. Membuat laporan hasil inventarisasi pada setiap akhir tahun
7. Tim Pengendalian Mutu Akademik (TPMA) 1. 2. 3. Merencanakan, melaksanakan dan mengembangkan Sistem Pengendalian Mutu Akademik di tingkat prodi Menyusun perangkat pelaksanaan Sistem Pengendalian Mutu Akademik Prodi Melakukan koordinasi secara terus menerus dengan Satuan Jaminan Mutu (SJM) Pascasarjana Unsyiah dan Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M) Unsyiah 8. Tim Penjamin Mutu Tesis (TPMT) 1. 2. 3. 4. Membuat buku Panduan Penulisan Tesis dari Prodi MTK Unsyiah sehingga dengan mengikuti pedoman tersebut, penulisan tesis memenuhi standar yang sudah dibakukan secara teknis maupun secara content (kandungan materi yang seharusnya dicakup). Menjamin kualitas tesis diukur dari orisinalitas maupun format penulisan tesis. Melakukan evaluasi terhadap kelayakan dan kinerja pembimbing tesis Menjamin keseragaman format artikel ilmiah sebagai salah satu syarat dokumen 9. Koordinator Proposal dan Tesis 1. Menunjuk pembimbing utama dan co pembimbing mahasiswa yang akan melakukan penelitian 2. Membuat distribusi pembimbing utama dan co pembimbing penelitian 3. Menunjuk penguji pada seminar proposal dan ujian tesis 4. Menunjuk ketua sidang pada ujian tesis
10. Pengadminitrasi Umum Membuat surat yang berkaitan dengan administrasi prodi (undangan, surat keterangan, surat aktif mahasiswa, dll) : Mengagendakan dan surat masuk dan surat keluar Mengarsip surat masuk dan surat keluar Membuat surat yang berkaitan dengan seminar proposal (undangan seminar, kesediaan pembimbing dan pembahas, dan berkas seminar) : Mengagendakan surat undangan seminar Mengarsip undangan seminar, surat kesediaan pembimbing dan pembahas dan berkas seminar Mengumumkan seminar proposal mahasiswa di papan pengumuman Membuat surat yang berkaitan dengan progress penelitian (undangan seminar, kesediaan pembimbing dan pembahas, dan berkas seminar) : Mengagendakan surat undangan seminar Mengarsip undangan seminar, surat kesediaan pembimbing dan pembahas dan berkas seminar Mengumumkan seminar progress penelitian mahasiswa di papan pengumuman Membuat surat yang berkaitan dengan seminar thesis (undangan seminar, kesediaan pembimbing dan pembahas, dan berkas seminar) : Mengagendakan surat undangan seminar Mengarsip undangan seminar, surat kesediaan pembimbing dan pembahas dan berkas seminar Mengumumkan seminar thesis mahasiswa di papan pengumuman
Memeriksa persyaratan seminar mahasiswa : Persyaratan seminar proposal Persyaratan seminar progress Persyaratan seminar thesis Persyaratan yudisium Persyaratan wisuda Rapat Prodi : Membuat surat undangan rapat prodi Menyebarkan dan menyampaikan surat undangan kepada yang tertuju Mengagendakan dan mengarsip surat undangan rapat Membuat absen rapat Mempersiapkan konsumsi Membuat usulan SK : Membuat surat keterangan mengajar SK kegiatan S2 Membuat SK yang berkaitan dengan seminar proposal, progress dan sidang thesis. Membuat laporan kegiatan tertulis kepada Ketua Prodi pada tanggal 30 setiap bulannya. 11. Pengadministrasi Pembantu Perkuliahan Menyiapkan absen dosen dan mahasiswa, in focus, laptop, dan alat tulis di ruang kuliah Mengumpulkan bahan kuliah (softcopy atau hardcopy) Mengarsip nilai mahasiswa disetiap akhir semester Mengumumkan nilai mahasiswa di papan pengumuman disetiap akhir semester
Seminar Menyiapkan perlengkapan ruang untuk seminar proposal, progress, dan sidang thesis serta menyiapkan berkas seminar di meja moderator Menyiapkan form penilaian pada laptop yang digunakan oleh moderator Pengumuman Menempel pengumuman-pengumuman penting yang terkait dengan kegiatan akademik dan kemahasiswaan Memonitor kebutuhan-kebutuhan rumah tangga dan ATK Prodi Membantu kepala urusan administrasi dan keuangan Mengantar surat Membuat laporan kegiatan tertulis kepada Ketua Prodi pada tanggal 30 setiap bulannya. 12. Petugas Kebersihan Membersihkan ruangan sekretariat prodi dan sekitarnya setiap pagi dan sore hari Membersihkan peralatan dapur pada sore hari Membersihkan ruangan kuliah umum prodi pada setiap hari jumat siang Membuang dan mengumpulkan sampah pada sore hari Download PDF