PERANAN TATA RUANG KANTOR DALAM MEMPERLANCAR ARUS KERJA KARYAWAN PADA PT PLN (Persero)RAYON MEDAN BARU TUGAS AKHIR Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh CRYS DINARI SIHALOHO NIM 1205091016 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
KATA PENGANTAR Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Esa yang telah memberikan berkat dan karunia-nya yang melimpah sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini penulis mendapat banyak dukungan, bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T., selaku Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si, selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga. 3. Safaruddin, S.E., M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga. 4. Vivianti Novita, S.E., M.si, selaku Kepala Program Studi Administrasi Bisnis. 5. Harris Pinagaran Nst, S.E., M.M, selaku Dosen Pembimbing I yang telah banyak membantu dan membimbing penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. 6. Dra. Iriance, M.Ed.M, selaku Dosen Pembimbing II yang telah banyak membantu dan membimbing penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. 7. Seluruh dosen dan staf administrasi Jurusan Administrasi Niaga. 8. Bapak R. Bangun, selaku Supervisior Administrasi PT PLN (Persero) Rayon Medan Baru sebagai pembimbing lapangan yang telah membantu dalam mengumpulkan data yang diperlukan untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini. i
9. Orangtua yang tercinta Bapak Sabam Sihaloho dan Mama Lesti Sidabalok serta Kakak dan Abang saya yang telah banyak memberikan semangat, dukungan moril dan materil serta kasih sayang sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan ini. 10. Seluruh sahabat-sahabat penulis kelas AB-6B khususnya Dewi R.S. Nainggolan, Indri I.C. Sinaga, Mery Ulina, dan Sondang Marito Munthe yang memberi semangat kepada penulis. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih banyak terdapat kekurangan baik dari segi isi maupun tata bahasa. Oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun. Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi semua pembaca. Medan, Juli 2015 Penulis, Crys Dinari Sihaloho NIM 1205091016 ii
ABSTRAK Tata ruang kantor yang baik merupakan salah satu hal yang dapat menunjang kinerja karyawan dan menambah aktivitas karyawan serta dapat memberikan nilai tambah bagi kelangsungan aktivitas perusahaan. Kondisi tata ruang kantor yang tidak tepat dan suasana lingkungan perkantoran yang tidak nyaman, dapat menyebabkan karyawan cepat lelah, malas, kurangnya konsentrasi terhadap pekerjaan, dan mengulur waktu. Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui peranan tata ruang kantor dalam memperlancar arus kerja karyawan pada PT PLN (Persero) Rayon Medan Baru. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan ini adalah studi kepustakaan dan studi lapangan melalui observasi dan wawancara.jenis sumber data adalah data primer dan sekunder. Analisis data menggunakan teknik metode analisis deskriptif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa tata ruang kantor yang digunakan oleh PT PLN (Persero) Rayon Medan Baru adalah bentuk tata ruang kantor terbuka.asas tata ruang kantor yang digunakan adalah asas kombinasi atau campuran antara asas jarak terpendek dan rangkaian kerja.tujuan utama tata ruang kantor untuk memberikan kenyamanan dalam bekerja, selain itu juga berperan dalam mempersingkat arus tugas dan memberikan informasi kepada karyawan lain secara cepat. Tata ruang kantor yang baik sangat berperan dalam memperlancar arus kerja karyawan. Kata Kunci: Tata ruang kantor, Arus kerja iii
ABSTRACT A good office layout is one thing that can support employees performances and activitiesand also give added value for the sustainability of company s activities. The office layout condition which is not right and not comfortable can make employees easy to be tired, lazy, lack of concentration, and waste time.the purpose of this final project is to know the role of office layout to accelerate employee work flow in PT PLN (Persero) Rayon Medan Baru. The method of data collection were library research and field research through observation and interview. The data source were primary and secondary data. The data wereanalysed using descriptive analysis method. The result sho wed that the office layout used by PT PLN (Persero) Rayon Medan Baru is open plan layout. The principles of office layout used are combination or mix of short distance and series of work. The main purpose of office layout is provide comfortable at work,shorten the work flow and provide information to other employees quickly. A good office layout has an important role in accelerating the employees work flow. Keywords: Office Layout, Work Flow iv
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR...i ABSTRAK...iii ABSTRACT...iv DAFTAR ISI...v DAFTAR LAMPIRAN...viii DAFTAR GAMBAR...ix BAB 1 PENDAHULUAN...1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul...1 1.2 Rumusan Masalah...2 1.3 Tujuan Penulisan...2 1.4 Manfaat Penulisan...2 1.5 Sistematika Penulisan...3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA...4 2.1 Pengertian Tata Ruang Kantor...4 2.2 Manfaat Tata Ruang Kantor...4 2.3 Tujuan Tata Ruang Kantor...5 2.4 Asas-asas Tata Ruang Kantor...6 2.5 Jenis-jenis Tata Ruang Kantor...8 2.6 Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor...9 v
2.7 Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor...10 2.8 Penataan Ulang Terhadap Tata Ruang Kantor...12 2.9 Arus Kerja...13 BAB 3 METODE PENELITIAN...14 3.1 Cara Pengumpulan Data...14 3.2 Jenis Sumber Data...15 3.3 Teknik Analisis Data...16 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN...17 4.1 Gambaran Umum PT PLN (Persero) Rayon Medan Baru...17 4.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan...17 4.1.2 Visi, Misi, dan Motto Perusahaan...18 4.1.3 Struktur Organisasi Perusahan...19 4.2 Tata Ruang Kantor pada PT PLN (Persero) Rayon Medan Baru...23 4.2.1 Jenis Tata Ruang Kantor PT PLN (Persero) Rayon Medan Baru...24 4.2.2 Asas Tata Ruang Kantor PT PLN (Persero) Rayon Medan Baru...24 4.2.3 Tujuan Tata Ruang Kantor...25 4.2.4 Manfaat Tata Ruang Kantor...26 4.2.5 Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor...26 4.2.6 Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor...27 4.2.7 Penataan Ulang Terhadap Tata Ruang Kantor...31 vi
4.2.8 Arus kerja...33 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN...34 5.1 Simpulan...34 5.2 Saran...35 DAFTAR PUSTAKA...36 LAMPIRAN vii
DAFTAR GAMBAR Nomor Judul Halaman 4.1 Tata Ruang Kantor Bagian Administrasi... 24 4.2 Ruangan Bagian Administrasi dan Bagian Pelayanan... 27 4.3 Penerangan (Cahaya) PT PLN (Persero) Rayon Medan Baru... 28 4.4 Pewarnaan Ruang Kantor PT PLN (Persero) Rayon Medan Baru... 29 4.5 Pengaturan Udara Pada PT PLN (Persero) Rayon Medan Baru... 29 4.6 Dekorasi yang Kurang Rapi Pada Kantor... 30 4.7 Bangunan Kantor dan Halaman Parkir yang Luas... 31 4.8 Penambahan Peralatan dan Karyawan di Bagian Administrasi... 32 4.9 Arus Kerja Karyawan Pada PT PLN (Persero) Rayon Medan Baru... 33 viii
1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Setiap pekerjaan atau kegiatan bisnis baik itu di sektor pemerintahan maupun swasta pasti mempunyai kantor karena setiap kegiatan atau aktivitas dilaksanakan di dalam kantor. Kantor yang menyenangkan akan mempengaruhi kelancaran kinerja karyawan dan menambah semangat karyawan dalam bekerja. Salah satu hal yang dapat menunjang kelancaran dan menambah semangat aktivitas karyawan adalah tata ruang kantor yang baik. Tata ruang kantor merupakan pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor, serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efesiensi kerja. Penataan ruang kantor dapat memberikan nilai tambah bagi kelangsungan aktivitas kegiatan perusahaan. Kantor yang menyenangkan dapat menambah gairah kinerja para pegawainya, sehingga efektifitas kerja karyawan dapat berlangsung dengan baik. Kondisi tata ruang kantor memberi pengaruh terhadap hasil kerja karyawan pada suatu perusahaan, yang nantinya akan memberikan dampak bagi perusahaan itu sendiri. Kondisi tata ruang kantor yang kurang tepat dan suasana lingkungan perkantoran yang kurang nyaman, dapat menyebabkan karyawan cepat lelah, malas, suntuk serta kurangnya konsentrasi terhadap pekerjaan, mengulur waktu dan pemborosan. 1
2 Meskipun tata ruang kantor berperan penting terhadap suatu perusahaan baik itu swasta maupun pemerintahan, tetapi masih banyak perusahaan yang belum melakukan penataan ruang kantor dengan baik. Masih banyak perusahaan yang tidak memperhatikan tata ruang kantor dengan baik. Berdasarkan uraian di atas maka judul dalam Tugas Akhir ini mengenai Peranan Tata Ruang Kantor Dalam Memperlancar Arus Kerja Karyawan Pada PT PLN (Persero) Rayon Medan Baru. 1.2 Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah Bagaimana peranan tata ruang kantor pada PT PLN (Persero) Rayon Medan Baru dalam memperlancar arus kerja karyawan? 1.3 Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui peranan tata ruang kantor pada PT PLN (Persero) Rayon Medan Baru dalam memperlancar arus kerja karyawan. 1.4 Manfaat Penulisan Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir ini adalah: 1. Menambah wawasan dan pengetahuan tentang tata ruang kantor pada PT PLN (Persero) Rayon Medan Baru. 2. Sebagai bahan masukan kepada PT PLN (Persero) Rayon Medan Baru. 3. Sebagai bahan informasi bagi pembaca khususnya mahasiswa Politeknik Negeri Medan.
3 1.5 Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan Tugas Akhir ini sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Pada bagian ini diuraikan tentang latar belakang pemilihan judul, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan dan sistematika penulisan. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bagian ini menguraikan tentang pengertian tata ruang kantor, manfaat tata ruang kantor, tujuan tata ruang kantor, asas-asas tata ruang kantor, jenis tata ruang kantor, prinsip-prinsip tata ruang kantor, lingkungan dan kondisi fisik tata ruang kantor, penataan ulang terhadap tata ruang kantor dan arus kerja. BAB 3 METODE PENELITIAN Pada bagian ini dijelaskan tentang cara pengumpulan data yang digunakan seperti penelitian kepustakaan, penelitian lapangan melalui wawancara dan observasi, jenis-jenis sumber data yaitu data primer dan sekunder, serta teknik analisis data yang digunakan adalah analisis deskriptif. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bagian ini menjelaskan tentang gambaran umum perusahaan seperti sejarah dan perkembangan perusahaan, visi, misi dan motto perusahaan, struktur organisasi perusahaan, dan membahas tentang tata ruang kantor serta arus kerja karyawan pada PT PLN (Persero) Rayon Medan Baru. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bagian ini disajikan simpulan dari hasil penelitian yang telah dilakukan, serta saran yang diperlukan dalam memperbaiki kekurangankekurangan dalam perusahaan terutama dalam hal tata ruang kantor.