BAB III OBYEK PENELITIAN III.1 Sejarah Singkat PT. Willindo Sukses Abadi PT. Willindo Sukses Abadi berdiri pada tanggal 31 Juli 2008 dengan akte pendirian nomor 116 dari notaris bernama Ibu Marina Soewana, S.H. PT. Willindo Sukses Abadi terdaftar dengan nomor SIUP 1985/1.824.221/0608. Perusahaan ini didirikan oleh Bapak William Sutanto. Sedikit biografi tentang Bapak William Sutanto yaitu lahir pada tahun 1981 di Jakarta, lulusan TI tahun 2003 di Nanyang Technological University, Singapore. PT. Willindo Sukses Abadi bergerak dalam bidang supplier dan distribusi aksesoris garmen dan bordir. Perusahaan ini berlokasi di Jl. K.H. Moch. Mansyur No.119A, Rt.005/Rw.01, Duri Selatan, Tambora, Jakarta Barat, kode pos 11210, no. telepon: 021-6327575, fax.: 021-6327555, website : www.willindo.com. PT. Willindo Sukses Abadi didirikan diatas tanah seluas 10m x 20m, memiliki tiga lantai dan dua ruko. Lantai pertama digunakan oleh bagian point of sale, delivery dan customer service, lantai dua digunakan oleh bagian office dan direksi, sedangkan lantai tiga digunakan oleh bagian inventory. 25
Berikut adalah logo dari PT. Willindo Sukses Abadi : Gambar III.1 Logo PT. Willindo Sukses Abadi III.2 Visi dan Misi Visi dari PT. Willindo Sukses Abadi yaitu menjadi supplier bahan baku dan bordir nomor satu di Indonesia. Sedangkan misinya adalah mencari dan membutuhkan distributor serta membuat website online commerce. III.3 Produk-produk Adapun berbagai produk yang diproduksi oleh PT. Willindo Sukses Abadi : Accessories Bordir: 1. Gunting 2. Lem Semprot 3. Minyak Mesin 26
4. Rotary Hook 5. Skoci 6. Sontekan 7. Spot Lifter 8. Silicon Cair 9. Spul Benang Bordir: 1. Benang great wall polyester 2. Benang great wall rayon 3. Benang great wall orchid Benang Skoci: 1. Benang skoci cones kayu 2. Benang skoci cones karton 3. Benang skoci jadi (spul jadi) Jarum Bordir: 1. Jarum groz beckert 2. Jarum orcmid 3. Jarum organ Mesin Bordir: 1. Mesin bordir doublelin 1 kepala 2. Mesin bordir doublelin 2 kepala Sparepart Mesin: 1. Bidangan 2. Reciprocator 27
Tatakan Bordir: 1. Kain kertas 2. Kain sakura 3. Plastik mika 4. Poly wax 5. Hot double 6. Water soluble III.4 Struktur Organisasi Dalam pendirian suatu organisasi, salah satu unsur yang penting adalah struktur organisasi yang jelas. Hal ini dikarenakan dengan adanya struktur organisasi yang jelas, diharapkan masing-masing bagian dapat menjalankan fungsi dan tanggung jawab serta menggunakan wewenangnya dengan baik untuk mencapai tujuan persuhaan yang telah ditetapkan. Dalam setiap perusahaan, struktur organisasi yang dimilikipun pasti berbeda. Hal ini disebabkan oleh perbedaan jenis usaha, besar kecilnya perusahaan, dan hal-hal lain yang berbeda. Struktur organisasi yang baik dapat menunjukkan fungsi, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang terdapat dalam organisasi tersebut. Struktur organisasi yang terdapat dalam PT. Willindo Sukses Abadi adalah sebagai berikut: 28
Direktur Manajer Akuntansi Keuangan Administrasi Bag. Gudang Delivery Sales representative Gambar III.2 Struktur Organisasi III.5 Uraian Tugas PT. Willindo Sukses Abadi Uraian tugas dari masing-masing bagian dari struktur organisasi PT. Willindo Sukses Abadi, adalah sebagai berikut: 1. Direktur Direktur PT. Willindo Sukses Abadi memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : a. Bertanggung jawab memimpin perusahaan sesuai dengan standar etika dan peraturan yang berlaku pada perusahaan, serta memimpin rapat dan pengambilan keputusan. b. Memiliki hak dan kuasa penuh terhadap perusahaan. c. Melakukan pengawasan terhadap kegiatan perusahaan. d. Menetapkan kebijakan, sasaran dan tujuan umum yang akan dicapai oleh perusahaan. 29
e. Mewakili perusahaan secara sah baik didalam maupun diluar perusahaan. f. Mengevaluasi terhadap hasil kegiatan perusahaan. 2. Manajer Manajer PT. Willindo Sukses Abadi memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : a. Mengkoordinasi kegiatan setiap bagian dalam perusahaan. b. Melakukan pemesanan permintaan barang kepada suplier. c. Menerima barang, surat jalan dan tagihan dari suplier. d. Mencocokkan barang, surat jalan dan tagihan dari suplier. 3. Akuntansi Akuntansi PT. Willindo Sukses Abadi memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : a. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan akuntansi di perusahaan. b. Menyajikan laporan akuntansi kepada direktur. c. Mengecek jumlah piutang coustamer. d. Memeriksa laporan-laporan yang diterima dari staf bagian keuangan. e. Mencetak kontra bon. 4. Keuangan Keuangan PT. Willindo Sukses Abadi memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : a. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan transaksi keuangan di perusahaan. b. Melakukan pembayaran tagihan kepada suplier. c. Menerima pembayaran tagihan dari pelanggan. 30
d. Membuat dan menginput laporan keuangan. e. Menyajikan laporan keuangan kepada direktur. f. Melakukan otorisasi untuk jumlah pengeluaran dana tertentu. 5. Sales representative Sales representative PT. Willindo Sukses Abadi memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : a. Menerima order dari pelanggan. b. Membuat surat atau memo pemesanan kepada bagian bagian administrasi. 6. Bagian gudang Bagian gudang PT. Willindo Sukses Abadi memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : a. Mengecek ketersediaan stok barang yang dimiliki perusahaan. b. Melakukan permintaan pemesanan barang. c. Mengeluarkan barang berdasarkan faktur penjualan dari bagian administrasi. d. Mengelola stok barang dagang yang dimiliki perusahaan. 7. Bagian administrasi Bagian administrasi PT. Willindo Sukses Abadi memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : a. Menginput penjualan barang. b. Mencetak faktur penjualan dan retur penjualan. c. Mencatat penjualan dan piutang. d. Membuat bukti penerimaan kas. 31
8. Delivery Delivery PT. Willindo Sukses Abadi memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : a. Meminta barang ke bagian inventory. b. Mengirim barang dan surat jalan kepada pelanggan. 9. Collector Collector PT. Willindo Sukses Abadi memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut : a. Melakukan penagihan piutang kepada pelanggan berdasarkan kontra bon. III.6 Prosedur operasional penjualan PT. Willindo Sukses Abadi Prosedur operasional penjualan pada PT.Willindo Sukses Abadi akan dijelaskan sebagai berikut: 1. Prosedur penerimaan pesanan pelanggan Prosedur penerimaan pesanan pelanggan adalah sebagai berikut: a. Pelanggan dapat melakukan pemesanan dengan dua cara. Pertama, pelanggan melakukan pemesanan lewat telepon kepada sales representative. Kedua, pelanggan mengirimkan purchase order lewat fax kepada sales representative. b. Setelah menerima purchase order dari pelanggan, sales representative membuat surat konfirmasi pesanan sebanyak 3 rangkap. c. Kemudian surat konfirmasi pesanan tersebut di fax kembali oleh sales representative ke pelanggan untuk konfirmasi bahwa pesanan telah sesuai. 32
2. Prosedur persetujuan kredit Prosedur persetujuan kredit yang berlaku di dalam perusahaan adalah sebagai berikut: a. Surat konfirmasi pesanan yang telah di fax ke sales representative dan telah di setujui oleh pelanggan, lembar copy yang berwarna kuning di serahkan ke bagian penjualan. Bagian penjualan memeriksa kembali terhadap data-data yang terdapat dalam konfirmasi pesanan, termasuk nama pelanggan. Apabila nama pelanggan yang tertera dalam surat konfirmasi pesanan merupakan pelanggan lama yang telah memiliki rekam jejak transaksi penjualan yang baik, maka bagian penjualan memberikan persetujuan kredit terhadap pelanggan tersebut dengan menandatangani surat konfirmasi pesanan. b. Kemudian surat konfirmasi pesanan yang telah ditanda tangani oleh bagian penjualan didistribusikan sebagai berikut: 1) Lembar asli yang berwarna putih akan diberikan kepada bagian administrasi untuk disimpan sebagai dokumentasi, yang nanti digunakan untuk membuat faktur penjualan. 2) Lembar copy yang berwarna merah akan diberikan kepada bagian gudang atau bagian produksi, tergantung stock barang yang ada digudang. Apabila stock di gudang mencukupi pesanan dari pelanggan, maka lembar ini berguna untuk pengambilan barang. Tetapi, apabila stock barang yang terdapat di gudang tidak mencukupi pesanan maka lembar ini berguna untuk memberitahu bagian produksi untuk kembali memproduksi barang. 33
3) Lembar copy yang berwarna kuning akan disimpan oleh bagian penjualan sebagai arsip. c. Untuk pelanggan yang baru pertama kali melakukan transaksi pembelian dengan perusahaan, diharuskan untuk melakukan pembayaran secara tunai. Pelanggan baru tersebut harus melakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum pengiriman barang di lakukan. Apabila pelanggan telah melakukan beberapa kali transaksi tersebut dapat melakukan pembelian secara kredit. 3. Prosedur Pengiriman Barang Urutan prosedur pengiriman barang sebgai berikut: a. Bagian gudang menerima copy surat konfirmasi pesanan berwarna merah yang telah diotorasi, lalu memeriksa apakah stock barang yang terdapat di gudang dapat mencukupi pesanan dari pelanggan. Apabila stock barang yang ada di gudang mencukupi, maka bagian gudang akan memberikan barang jadi ke bagian pengiriman untuk mengirimkan barang kepada pelanggan. b. Apabila stock barang di gudang tidak mencukupi pesanan pelanggan maka bagian gudang akan membuat memo dan di berikan kepada bagian produksi untuk melakukan produksi barang ataupun pemesanan barang ke suplier. c. Setelah barang siap dan telah dipacking, bagian gudang menyerahkan surat jalan dan faktur penjualan yang telah ditanda tangani oleh bagian administrasi ke bagian pengiriman. Bagian pengiriman kemudian mengirimkan barang kepada pelanggan dan harus memastikan bahwa 34
barang telah sampai dalam keadaan baik kepada pelanggan. Pelanggan diharuskan menandatangani surat jalan dan faktur penjualan yang dibawa oleh bagian pengiriman. Lembar asli surat jalan dan lembar copy warna merah faktur penjualan diberikan kepada pelanggan. d. Bagian pengiriman membawa kembali surat jalan sebanyak 2 lembar copy yang berwarna merah dan kuning, serta 1 lembar copy faktur penjualan yang berwarna kuning dan lembar asli faktur penjualan. Dimana, lembar asli faktur penjualan akan diserahkan kepada bagian administrasi untuk digunakan pada saat penagihan piutang dan lembar yang berwarna kuning akan dijadikan sebagai arsip. Sedang 2 lembar copy surat jalan akan digunakan sebagai dokumentasi untuk bagian administrasi dan gudang. 4. Prosedur pembuatan surat jalan dan faktur penjualan Prosedur pembuatan surat jalan dan faktur penjualan adalah sebagai berikut: a. Setelah bagian gudang siap untuk menyerahkan barang ke bagian pengiriman maka bagian gudang meminta bagian administrasi untuk membuat surat jalan dan faktur penjualan. b. Bagian administrasi membuat surat jalan sebanyak 3 rangkap dan faktur penjualan sebanyak 3 rangkap. c. Surat jalan dan faktur penjualan yang telah ditanda tangani oleh bagian administrasi, didistribusikan sebagai berikut. 1) Lembar asli yang berwarna putih setelah ditanda tangani oleh pelanggan, diserahkan kepada pelanggan. 35
2) Lembar copy berwarna merah diserahkan ke bagian administrasi, nantinya akan digunakan untuk penagihan. 3) Lembar copy yang berwarna kuning diserahkan ke bagian gudang. a) Faktur penjualan (1) Lembar asli yang berwarna putih setelah ditanda tangani oleh pelanggan, di ambil kembali untuk diserahkan kepada bagian administrasi yang akan digunakan pada saat penagihan. (2) Lembar copy yang berwarna merah diserahkan kepada pelanggan sebagi bukti transaksi. (3) Lembar copy berwarna kuning akan didokumentasi oleh bagian administrasi 5. Prosedur pencatatan penjualan dan penagihan piutang Urutan prosedur pencatatan penjualan dan penagihan utang sebagai berikut: a. Seminggu setelah pengiriman barang bagian akutansi membuat kontra bon sesuai dengan faktur penjualan yang ada. Setelah kontra bon ditanda tangani oleh bagian akutansi, collector kembali ke pelanggan dengan membawa lembar copy faktur penjualan yang berwarna putih dan lembar copy surat jalan yang berwarna merah serta kontra bon sebanyak 2 rangkap untuk kemudian ditukar dengan tanda terima faktur dari pelanggan. b. Setelah menerima tanda terima faktur penjualan dari pelanggan, bagian administrasi mencatatkan penjualan dan juga piutang. c. Lembar asli kontra bon diberikan kepada bagian akutansi untuk diarsip 36
d. Pada tanggal jatuh tempo, bagian akutansi mengeluarkan lembar asli kontra bon kepada collector untuk menagih piutang. e. Collector kembali datang kepada pelanggan untuk menagih piutang. Setelah sampai di pelanggan, lembar asli kontra bon ditukarkan dengan uang tunai, cek tunai, atau pun giro bilyet. 6. Prosedur pencatatan penerimaan kas Prosedur pencatatan penerimaan kas adalah sebagai berikut : a. Uang tunai, cek tunai, ataupun giro bilyet yang telah diterima oleh collector diserahkan ke bagian administrasi untuk dicatatkan sebagai pelunasan atas piutang pelanggan tersebut b. Kemudian bagian administrasi membuat bukti penerimaan kas, yang kemudian diserahkan kepada bagian akutansi sebagai dasar untuk mencatatkan penerimaan kas. c. Uang tunai, cek tunai ataupun giro bilyet kemudian diserahkan langsung ke bagian keuangan untuk disetor ke bank. 7. Prosedur Retur Penjualan Urutan prosedur retur penjualan adalah: a. Apabila kuantitas dan kualitas barang yang diserahkan kepada pelanggan tidak sesuai dengan pesanan,,maka pelanggan dapat mengajukan complaint untuk melakukan retur penjualan. Namun, complaint dari pelanggan dibatasi hanya tiga hari dari pengiriman barang. Apabila lewat dari tiga hari. Maka perusahaan tidak lagi bertanggung jawab atas kerusakan atau kekurangan barang. 37
b. Pelanggan dapat melakukan complaint lewat telepon maupun fax ke sales representative. Setelah mendapatkan complaint, sales representative pun melaporkan ke sales manager. c. Form retur penjualan dan suara jalan pengganti retur dibuat oleh bagian administrasi dan diserahkan ke bagian gudang untuk mengeluarkan barang sesuai dengan retur penjualan. Kemudian bagian pengiriman mengirimkan barang dengan membawa form retur penjualan. Form retur penjualan yang telah ditanda tangani oleh pelanggan, lembar asli berwarna putih diserahkan kepada pelanggang, sedangkan lembar copy retur penjualan yang berwarna merah dibawa kembali untuk kemudian diserahkan kepada bagian administrasi. 38