OPTIMALISASI KEGIATAN DI BIDANG PEMELIHARAAN JALAN TOL DALAM RANGKA MEWUJUDKAN PT JASA MARGA (PERSERO) Tbk. MODERN YANG KOMPETITIF Oleh: Ir. Hasanudin, M.Eng.Sc. dan Ir. Tia Astuti, M.Sc. I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang PT Jasa Marga (Persero) Tbk dalam menjalani peran barunya sebagai perusahaan publik pengelola jalan tol menghadapi tantangan yang semakin besar, yaitu antara lain tuntutan pemakai jalan terhadap mutu pelayanan jalan tol yang semakin kritis; yang mau tak mau memaksa pengelola jalan tol untuk mencari cara terbaik dalam melakukan pemeliharaan jalan tol sehingga memenuhi Standar Pelayanan Minimal (SPM), mencapai tingkat mutu pelayanan mantap dengan biaya seminimal mungkin (cost effective). Dalam pemenuhan standar pelayanan minimal, harus diakui bahwa terlepas dari pencapaian secara kuantitatif terhadap sasaran yang telah ditetapkan, masih banyak produk pemeliharaan jalan tol yang tidak mencapai sasaran yang direncanakan secara kualitatif. Indikasi mengenai hal ini terlihat dari adanya kerusakan dini yang terjadi pada lapis konstruksi jalan, serta masih banyaknya lubang di permukaan jalan, yang mengisyaratkan adanya permasalahan selama proses terbentuknya produk pemeliharaan jalan tol tersebut. Pencapaian sasaran akhir produk pemeliharaan jalan tol dengan tingkat mutu pelayanan mantap seringkali tidak didukung oleh perencanaan yang matang dan spesifikasi teknis yang sesuai, sehingga pencapaian pada tahap implementasinya juga mengalami penyimpangan dari target mutu yang telah ditetapkan. Makalah ini mencoba menggambarkan permasalahan yang dihadapi oleh PT Jasa Marga (Persero) Tbk dalam melaksanakan kegiatan pemeliharaan aset jalan tol dan mencari upaya optimalisasi dalam menjalankan kegiatan tersebut sehingga terwujud mutu pelayanan jalan tol yang secara mantap memenuhi SPM dengan biaya pemeliharaan yang seoptimal mungkin, dan menjadi kompetitif dalam kerangka perusahaan yang modern. Halaman 1
1.2. Permasalahan Permasalahan pemeliharaan jalan tol yang selama ini ditemui adalah permasalahan multidisiplin yang melibatkan banyak pihak. Secara skematis struktur permasalahan tersebut dapat dilihat pada Gambar 1. P e l a k s a n a a n Produk Pemeliharaan Aset Jalan Tol MASALAH Program /Desain Pengadaan - Inspeksi jarang dilakukan - Data base tidak akurat - Tidak mengikuti standar pemeliharaan - Belum ada standar harga satuan - Prosesnya "bertele-tele" - Jumlah paket pengadaan yang sangat banyak - Rentang nilai pengadaan sangat besar. - Tidak berorientasi pada performa. - Kurang memahami dokumen kontrak - Waktu sempit (pada crash program) - Curah hujan tinggi - Mental (Attitude) Supervisor - Skill kurang - Man month terbatas - Kurang memahami dokumen kontrak - Komposisi tim kurang Proyek/Satgas Kontraktor - Klasifikasi kontraktor - Sistem sub kontraktor - Tender arisan - Kemampuan teknis kurang - Banting harga - Mutu rendah - Dimensi kurang - Addendum waktu dan biaya besar. - Kelengkapan produk kurang - Kelengkapan dokumen kurang - Kerusakan dini - Biaya pml besar dan tidak terpola - Tidak optimal Gambar 1. Struktur Masalah Pemeliharaan Jalan Tol Semua pihak yang terlibat dalam proses pemeliharaan jalan tol memiliki kontribusi terhadap pencapaian sasaran produk pemeliharaan jalan tol yang tidak sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan. Secara garis besar permasalahan pemeliharaan jalan tol dapat dikelompokan ke dalam 3 (tiga) kelompok permasalahan, yaitu: 1. Program/desain. 2. Proses pengadaan. 3. Pengendalian pelaksanaan. 1.2.1 Permasalahan Program Pemrograman dan perencanaan (desain) merupakan langkah awal proses pemeliharaan aset jalan tol, sehingga permasalahan yang timbul dalam tahap kegiatan ini dapat memberikan pengaruh terhadap pencapaian sasaran secara keseluruhan. Pada tahap ini permasalahan yang timbul adalah: inspeksi jarang atau tidak secara kontinu dilakukan; data base pemeliharaan tidak akurat karena jarang diperbarui; desain tidak mengikuti standar pemeliharaan; belum ada standar perhitungan harga satuan. Halaman 2
1.2.2 Permasalahan Pengadaan Kegiatan pengadaan seringkali menjadi faktor penghambat dalam pencapaian sasaran produk pemeliharaan. Permasalahan utama di bidang pengadaan pemeliharaan adalah : proses pengadaan memakan waktu yang cukup lama sehingga pelaksanaan fisik pekerjaan pemeliharaan seringkali mundur dari rencana jadwal; jumlah paket pengadaan sangat banyak, dengan rentang nilai yang sangat besar; baik dokumen pengadaan maupun prosesnya tidak berorientasi kepada kinerja pelayanan jalan tol. 1.2.3 Permasalahan Pengendalian Pelaksanaan Pengendalian pelaksanaan di lapangan adalah hal yang sangat membutuhkan perhatian. Dapat dikatakan bahwa tinggi-rendahnya mutu produk pekerjaan pemeliharaan tergantung kepada kehandalan segitiga fungsional, yang terdiri atas pihak Proyek Pemeliharaan dan Peningkatan Jalan Tol (P2JT)/Satgas Cabang, Konsultan Supervisi, dan Pelaksana/Kontraktor. Permasalahan dalam segitiga fungsional ini akan mempengaruhi secara langsung pencapaian sasaran produk pemeliharaan jalan tol. Masalah yang paling sering timbul adalah kurang dipahaminya isi dokumen kontrak, waktu pelaksanaan yang sempit karena crash program, curah hujan yang tinggi, dan relatif rendahnya kualitas Konsultan Supervisi atau Kontraktor yang menangani pekerjaan pemeliharaan. Apabila permasalahan pemeliharaan mulai dari tingkat pemrograman/desain sampai dengan tingkat pelaksanaan tidak dipecahkan dengan baik maka pemeliharaan aset jalan tol akan menghasilkan produk dengan : mutu rendah atau kinerja buruk; dimensi desain yang tidak terpenuhi; kemungkinan relatif besarnya penambahan waktu/biaya (Addendum) kontrak; kelengkapan produk/dokumen yang kurang; Permasalahan pemeliharaan jalan tol sebagaimana disebutkan di atas perlu dipecahkan dengan baik sehingga sasaran dapat terwujud dengan baik pula. II. PEMBAHASAN 2.1 Sasaran Bidang Pemeliharaan Sasaran pokok pemeliharaan jalan tol yang utama adalah mewujudkan kinerja jalan tol yang memenuhi Standar Pelayanan Minimal (SPM) dengan indikator: Tingkat kekesatan jalan (skid resistance) > 0,33 μ meter. Tingkat ketidakrataan jalan (roughness) < 4 m/km. Halaman 3
Permukaan jalan tol bebas lubang (zero potholes). Selain itu juga harus dipenuhi standar pelayanan yang berkaitan dengan pemeliharaan jalan tol yaitu pemenuhan kondisi marka jalan 100% dengan reflektivitas >80%, serta kondisi 100% untuk penerangan jalan umum (PJU) wilayah perkotaan dan pagar rumija. 2.2 Strategi Pencapaian Sasaran Dalam pencapaian sasaran tentu dibutuhkan biaya, yang anggaran setiap tahunnya relatif terbatas. Oleh karena itu strategi pencapaian sasaran adalah mempertimbangkan kondisi aset jalan tol saat ini dan prediksi kondisi ke depan sesuai kinerja yang diinginkan dengan biaya pemeliharaan seminimum mungkin (cost effective). Secara teoritis, teknik pencapaian efisiensi yang digunakan adalah mencari titik optimal antara kinerja yang diinginkan (reliabilitas kondisi jalan tol) dan biaya yang harus dikeluarkan untuk mencapai standar minimal kinerja jalan tol. Secara grafis konsep ini dapat dilihat pada Gambar 2. Gambar 2. Konsep Optimalis asi Pemelihar aan Aset Jalan Tol Semakin tinggi intensitas pemelihar aan yang dilakukan, semakin tinggi biaya pemeliharaan yang harus dikeluarkan, namun risiko kerusakan struktur menurun sehingga biaya perbaikan kerusakan struktur juga menurun. Sebaliknya, semakin rendah intensitas pemeliharaan semakin rendah biaya pemeliharaan namun biaya perbaikan kerusakan struktur meningkat (tinggi). Titik optimum adalah kondisi yang di dalamnya biaya dan intensitas pemeliharaan berada pada tingkat yang paling menguntungkan (optimum). Strategi pencapaian sasaran harus menerapkan konsep ini. Halaman 4
2.2.1. Optimalisasi Program dan Penggunaan Dana Kerangka pikir optimalisasi program dan penggunaan dana disajikan dalam bentuk diagram pada Gambar 3. - Kondisi struktur jalan tol - Parameter teknis : - kerataan - lendutan - kekesatan - kondisi visual - lalu lintas - Parameter keuangan : - Harga satuan - Inflasi/Ekskalasi - Umur Rencana MMS Hasil inspeksi lapangan Kebutuhan Pemeliharan Aset Jalan Tol Inspeksi lapangan rutin 85 % Dana tersedia Standar pelayanan Program terseleksi Pemeliharaan Skala Besar, misal : overlay dan scrap fill Perbaikan skala kecil, misal : patching dan potholing 15 % Dana tersedia Gambar 3. Kerangka Pikir Optimalisasi Program dan Penggunaan Dana Strategi ini akan menjamin ketersediaan dana (15% dana tersedia) untuk perbaikan kerusakan skala kecil yang terjadi sewaktu-waktu, misalnya penambalan lubang di jalan tol. Saat ini pemanfaatan dana untuk perbaikan kerusakan minor sudah mulai diterapkan dalam paket Perawatan Jalan Tol yang termasuk ke dalam Pekerjaan Pemeliharaan Periodik Jalan Tol PT Jasa Marga (Persero) Tbk. Tahun 2007. 2.2.2 Preventive Maintenance Preventive Maintenance adalah melakukan pemeliharaan jalan tol sebelum atau pada awal terjadinya kerusakan, berdasarkan hasil inspeksi lapangan dan prediksi kerusakan; contoh: surface dressing pada permukaan jalan tol yang aspal cenderung mengalami penuaan/ageing. Strategi ini akan mengurangi resiko kerusakan struktur yang lebih parah yang nantinya membutuhkan biaya perbaikan struktur yang cukup besar. 2.2.3 Penyederhanaan Proses Pengadaan Berdasarkan Keputusan Direksi No.01/KPTS-DIR/2007 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan Perusahaan, secara teoritis waktu yang dibutuhkan untuk proses pelelangan/seleksi adalah 2 (dua) bulan, namun pada prakteknya sampai dengan penandatanganan kontrak bisa memakan waktu kurang lebih 3 (tiga) bulan. Hal ini disebabkan oleh banyaknya prosedur yang harus dilalui, belum lagi banyaknya jumlah kontrak yang harus diselesaikan, sehingga proses administrasi pengadaan memerlukan waktu yang lama. Halaman 5
Lamanya proses pengadaan dapat berdampak bergesernya jadwal pelaksanaan fisik pekerjaan pemeliharaan. Kegiatan yang semula direncanakan di saat musim panas, akhirnya baru bisa dimulai pada saat musim hujan mulai tiba. Akibatnya mutu pekerjaan pemeliharaan menjadi kurang baik dan hasilnya cenderung cepat rusak kembali. Hal ini berdampak langsung tingginya biaya pemeliharaan. Penyederhanaan proses pengadaan, seperti pembuatan standar dokumen kontrak, pembakuan perhitungan harga perhitungan sendiri, pengelompokan paket pekerjaan sehingga jumlah kontrak tidak terlalu banyak adalah contoh strategi yang sangat baik untuk memecahkan permasalahan di tahap pengadaan. Dengan demikian personil pengendali pekerjaan mempunyai waktu yang cukup untuk mengendalikan seluruh kegiatan pemeliharaan mulai dari inspeksi, penyusunan program, persiapan pengadaan, sampai dengan pengendalian/ pengawasan fisik di lapangan. Dalam tahapan perencanaan termasuk pengadaan, penyusunan rencana pengelolaan risiko (RPR) berperan penting dalam mengantisipasi segala risiko yang menyangkut baik mutu, waktu, maupun biaya pekerjaan. Strategi-strategi untuk mengoptimalkan produk pekerjaan pemeliharaan jalan tol dapat diuraikan dalam RPR dan dipantau/dikelola oleh Pengelola Risiko sampai dengan masa akhir pekerjaan dan menjadi masukan bagi penyusunan RPR selanjutnya untuk program sejenis ataupun lainnya. 2.2.4 Revitalisasi Segitiga Fungsional Strategi untuk revitalisasi segitiga fungsional ini akan berdampak langsung pencapaian sasaran melalui peningkatan mutu produk pemeliharaan sehingga sangat penting untuk dilakukan. Langkah-langkah yang dapat dilakukan antara lain adalah: peningkatan keterampilan dan keahlian personil pengendali pelaksanaan pekerjaan oleh Proyek P2JT/Satgas Cabang melalui pendidikan dan pelatihan dengan silabus yang terstruktur dan tepat sasaran (aplikatif/berdasarkan pengalaman). Penyempurnaan proses penyaringan personil tenaga ahli konsultan supervise. Dalam penyaringan ini diutamakan yang memiliki sertifikat keahlian dan pengalaman di jalan tol, karena peran kkonsultan ini dalam pencapaian roduk pemeliharaan yang bermutu sangatlah besar. Perbaikan sistem pengadaan kontraktor dengan penilaian terhadap inovasi/metode pelaksanaan sehingga tidak saja berorientasi kepada harga tetapi juga mutu, waktu, biaya, serta kesehatan dan keselamatan kerja (K3). Halaman 6
Pada tahap pengendalian pelaksanaan, pengelolaan risiko ada di tangan Proyek P2JT/Satgas Cabang yang bertanggung jawab atas evaluasi dan pelaporan kegiatan serta tindak lindung risiko yang telah dilakukan untuk menjadi masukan bagi penyusunan RPR selanjutnya sekaligus menjadi penilaian bagi keefektifan hubungan segitiga fungsional ini. 2.2.5 Penerapan Performance Based Maintenance Performance Based Maintenance Contract (PBMC) merupakan strategi yang sangat handal untuk mencapai sasaran karena sistem ini memberikan jaminan akan adanya kinerja jalan tol yang memenuhi standar kualitas pelayanan sepanjang waktu. Di samping itu efektivitas sumber daya pelaksanaan pekerjaan pemeliharaan dapat dicapai, sehingga terwujud pemeliharaan yang efisien. Secara umum, pelaksanaan pekerjaan pemeliharaan selama ini menggunakan kontrak yang terfokus kepada proses pelaksanaan pekerjaan dan volume pekerjaan yang dilaksanakan. Dengan bentuk kontrak ini, perusahaan masih menanggung risiko hasil pekerjaan yang dilakukan oleh Kontraktor, di mana kontraktor tidak dibebani tanggung jawab untuk menjaga performa selama masa layan produk yang dihasilkan. Dalam sistem PBMC yang ideal, PT Jasa Marga (Persero) Tbk. membuat ikatan kontrak kinerja dengan kontraktor pelaksana pekerjaan pemeliharaan jalan tol. Kontraktor melakukan seluruh aktivitas pemeliharaan yang mencakup perencanaan dan penjadwalan pekerjaan sampai dengan implementasi. PT Jasa Marga (Persero) Tbk. hanya melakukan supervisi terhadap kinerja kontraktor dalam hal pemenuhan kinerja (tolok ukur), serta melakukan verifikasi dan pembayaran setiap periode tertentu yang disepakati dalam kontrak. Dengan sistem ini, pemakaian sumber daya menjadi lebih efisien. Kedua pihak, PT Jasa Marga (Persero) Tbk. dan kontraktor menanggung risiko yang adil dan dengan sendirinya akan ditemukan inovasi-inovasi baru di bidang teknologi pemeliharaan jalan tol. Saat ini sistem PBMC telah mulai diberlakukan di lingkungan pekerjaan pemeliharaan jalan tol yaitu dengan adanya kontrak Pekerjaan Pemeliharaan Periodik pada ruas-ruas jalan tol yang dikelola oleh PT Jasa Marga (Persero) Tbk. dengan jaminan kinerja selama 2 (dua) tahun. Namun sampai dengan saat ini, proses perencanaan masih dipegang penuh oleh pihak pemberi tugas. Di masa mendatang, secara bertahap diharapkan PT Jasa Marga (Persero) Tbk. dapat mengimplementasikan sistem PBMC secara penuh, dan memperluasnya ke bidang selain pemeliharaan jalan tol, seperti pemeliharaan PJU dan pagar rumija. Halaman 7
III. KESIMPULAN DAN SARAN 3.1. Kesimpulan Identifikasi permasalahan pemeliharaan aset jalan tol memberikan gambaran bahwa secara kualitatif produk pemeliharaan jalan tol belum sepenuhnya mencapai sasaran yang disebabkan oleh permasalahan yang bersifat multi-disiplin yang melibatkan banyak pihak. Oleh karena itu, strategi untuk mencapai sasaran tingkat mutu pelayanan mantap dan memenuhi SPM perlu disusun secara terencana dengan memperhatikan permasalahan yang ada. Permasalahan dalam pencapaian sasaran pemeliharaan aset jalan tol secara garis besar terbagi atas 3 (tiga) kelompok yaitu masalah program/desain, proses pengadaan dan pengendalian pelaksanaan. Sasaran pokok pemeliharaan jalan tol yaitu mewujudkan kinerja jalan tol yang memenuhi Standar Pelayanan Minimal (SPM), hanya akan terwujud apabila digunakan konsep optimalisasi, yaitu mengupayakan pemeliharaan optimal berupa keuntungan maksimum dengan batasan anggaran biaya pemeliharaan dan target kinerja kondisi aset yang diinginkan. Strategi optimalisasi dapat berupa optimalisasi program dan penggunaan dana, penerapan preventive maintenance, penyederhanaan proses pengadaan, revitalisasi peran segitiga fungsional (Proyek P2JT/Satgas Cabang, Konsultan Supervisi dan kontraktor), dan penerapan sistem Performance Based Maintenance (PBMC). Saat ini sistem PBMC telah mulai diberlakukan di lingkungan pekerjaan pemeliharaan jalan tol namun proses perencanaan masih dipegang penuh oleh pihak pemberi tugas. 3.2. Saran Budaya preventive maintenance perlu ditekankan sebagai strategi optimalisasi agar sasaran mutu untuk memenuhi SPM akan senantiasa terjamin dan pencapaiannya berjalan secara efisien. Penyederhanaan proses pengadaan seperti pembuatan standar dokumen kontrak, pembakuan perhitungan harga perhitungan sendiri, pengelompokan paket pekerjaan sehingga jumlah kontrak tidak terlalu banyak, perlu dilakukan untuk menghemat waktu dan tenaga dalam proses pengadaan. Untuk mempertajam peran dalam segi tiga fungsional secara periodik perlu dilaksanakan pelatihan personil untuk meningkatkan pengetahuan, keahlian dan wawasan terkini (inovasi) dalam bidang pemeliharaan jalan tol. Secara bertahap diharapkan PT Jasa Marga (Persero) Tbk. dapat segera mengimplementasikan sistem PBMC secara penuh, dan memperluasnya ke bidang selain pemeliharaan jalan tol, seperti pemeliharaan PJU dan pagar rumija. Dengan penerapan Halaman 8
strategi-strategi ini, diharapkan pelaksanaan kegiatan di bidang pemeliharaan jalan tol dapat lebih optimal dan PT Jasa Marga (Persero) Tbk. dapat maju menjadi perusahaan yang selalu modern dan lebih kompetitif. Halaman 9