ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGOLAHAN ARSIP PADA BLPT YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Cut Intan Meutia 07.12.2448 Kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
ANALYSIS AND DESIGN OF TREATMENT SYSTEM ARCHIVE ON BLPT YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGOLAHAN ARSIP PADA BLPT YOGYAKARTA Cut Intan Meutia Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Archiving in a company is in the process of supporting facilities of data storage or file, especially in terms of incoming and outgoing mail. Archiving is intended to store important files BLPT company. Where BLPT companies still use the old filing system or manually and not computerized. During this time the company BLPT store data or files incoming mail and outgoing mail by listing or write in a book. So that makes the recording process and the search process takes a long letter and ineffective. Then the solution in this problem is to make Archiving Software uses the Microsoft SQL Server 2000 and Visual Basic 6.0. Based on existing problems, the authors conducted the analysis and design of systems at the company BLPT Yogyakarta. Then from the results of the analysis conducted, the authors will develop a computerized information system archiving. Keywords: Archiving, Archiving Information System, SQL Server 2000 2
1. Pendahuluan 1.1.1. Latar Belakang Masalah Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya teknologi informasi yang berkembang pesat di berbagai bidang kehidupan banyak menghasilkan inovasi-inovasi baru yang senantiasa terus berubah ke arah yang lebih baik, sehingga informasi menjadi kata kunci yang tepat dalam berkomunikasi, di antaranya bidang pendidikan yang telah menjadikan komputer sebagai salah satu sarana pendukung yang tepat guna. Teknologi informasi juga di butuhkan dalam pengolahan data khususnya pengolahan data arsip pada Balai Latihan Pendidikan Teknik (BLPT) Yogyakarta sebagai lembaga pelatihan bagi siswa SMK, untuk dapat membuka lapangan kerja yang layak bagi mereka. Sehingga perlu adanya suatu sistem pengolahan arsip yang baik bagi kelangsungan program kerja BLPT ke depan terutama untuk surat masuk dan surat keluar. Problem yang ada pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta ini adalah belum adanya suatu sistem informasi pengolahan arsip yang baik. Pencatatan arsip, pengolahan arsip, dan laporan arsip-arsip tentang surat yang masuk dan keluar BLPT masih bersifat manual. Sehingga hal ini mengakibatkan pengolahan data berjalan relatif lambat, data-data yang tersimpan di rak buku kalau tidak di rawat dengan baik akan dengan mudah di makan rayap, sehingga dengan kondisi seperti ini menghasilkan data yang tidak akurat dan relevan. Oleh sebab itu untuk mengatasi masalah tersebut maka penulis akan membuat suatu aplikasi sistem pengolahan arsip dengan judul Analisis Dan Perancangan Sistem Pengolahan Arsip Pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta. 1.2. Rumusan Masalah Agar skripsi ini lebih bertujuan ke sasaran yang di harapkan penulis, maka dibuatlah rumusan masalah yaitu: bagaimana merancang suatu sistem informasi pengolahan arsip bagi Balai Latihan Pendidikan Teknik. 1.3. Batasan Masalah Melihat luasnya lingkup permasalahan dalam sistem pengolahan arsip pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta, maka penulis membatasi permasalahan hanya pada : 3
a. Perancangan data arsip meliputi input data, pengolahan data dan penyusunan laporan-laporan. b. Bahasa Pemrograman yang di gunakan dalam pembuatan aplikasi ini adalah menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0. c. Database yang di gunakan dalam pembuatan aplikasi sistem informasi pengolahan arsip ini menggunakan Microsoft SQL Server 2000. 1.4. Maksud dan Tujuan Tujuan dari penulisan skripsi ini antara lain: 1. Bagi Mahasiswa a. Memenuhi sebagian syarat kelulusan dan mendapat gelar Sarjana Komputer (S.Kom) Jurusan Sistem Informasi pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AMIKOM Yogyakarta. b. Memadukan pengetahuan yang telah di dapat di bangku kuliah dengan pengalaman yang di dapat selama pengambilan data pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta. c. Mempermudah proses pengolahan arsip pada BLPT agar dapat membantu menghasilkan sebuah informasi yang akurat, relevan dan efisien. 2. Bagi Instansi a. Dapat meningkatkan kinerja kerja b. Mempermudah dalam proses pencatatan arsip, pengolahan arsip, dan pelaporan arsip menjadi lebih cepat, tepat, dan akurat. Adapun manfaat dari penulisan skripsi ini antara lain: a) Mahasiswa dapat lebih mengerti BLPT Yogyakarta dengan langsung turun ke lapangan, seperti apa proses kerja yang terjadi tanpa suatu sistem informasi pengolahan arsip yang baik dalam hal pencatatan arsiparsip yang masuk dan keluar organisasi, pengolahan arsip-arsip, dan laporan arsip tahunan secara keseluruhan. 4
Mahasiswa dapat mengambil solusi yang terbaik untuk memecahkan masalah tentang sistem informasi pengolahan arsip pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda, tetapi meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi, semua sistem pada bidang-bidang tersebut mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus mempunyai tujuan yang akan dicapai. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien. 3. Gambaran Umum Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta adalah institusi yang bergerak dalam bidang pendidikan dan pelatihan teknik, riset dan pengembangan teknologi, pelayanan konsultasi teknik serta pelayanan produksi, yang bernaung di dalam lingkup Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Di dirikan pada tahun 1980 sebagai tempat praktek siswa SMK negeri 2 dan SMK negeri 3, yang memberikan layanan pelatihan sesuai dengan tuntutan kurikulum yang telah ditetapkan. Visi Misi BLPT Yogyakarta a. Visi Misi Visi Misi Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta adalah : 1. Menjadi lembaga pendidikan, pelatihan dan pengembangan teknologi rekayasa yang profesional dengan standar internasional, untuk mencetak generasi unggul dan nasionalis di era global. 2. Menyelenggarakan pendidikan, pelatihan teknik secara profesional dan terstandar. 5
3. Melakukan produksi teknologi tepat guna serta pengembangan teknologi rekayasa. 4. Menjalin kerjasama dengan dunia usaha / industri, antar lembaga dan masyarakat umum. 4. Perancangan Sistem 4.1 Perancangan Proses 4.1.1 Konteks Diagram Gambar. Konteks Diagram 6
4.1.2 Dataflow Diagram A. DFD Level 1 Gambar. DFD Level 1 Olah data Admin B. DFD Level 2 Gambar. DFD Level 2 Proses 7
4.2 Perancangan Proses A. ERD Gambar. Entity Relationship Diagram (ERD) 2
B. Relasi Antartabel Gambar. Relasi Antar Tabel 2
5. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian didapatkan bahwa untuk membuat website portalpemalang melalui tahapan-tahapan sebagai berikut: identifikasi masalah, analisis, perancangan, implementasi, pengujian, dan perawatan. Beberapa kesimpulan dari penelitian ini adalah: 1. Sistem manual yang masih di pakai dalam pengolahan data arsip pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta mengakibatkan proses pengolahan data relatif lambat, di sisi lain data-data yang disimpan di rak buku tidak menjamin keamanan data. 2. Dengan adanya aplikasi Sistem Informasi Arsip pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta ini sudah memenuhi kebutuhan penggunanya. 3. Informasi mengenai laporan pengarsipan, surat masuk, surat keluar sudah dapat di akses dengan mudah, cepat, efisien dan aman. 3
Daftar Pustaka Anonymous, Pemrograman Visual Basic 6.0, Andi Offset, Yogyakarta,2002. Al Fatta, Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta, 2007. AL Bahra Bin Ladjamudin, Rekayasa Perangkat Lunak, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2006. Djuandi, Feri, SQL Server 2000 untuk Profesional. Jakarta, PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, 2002. Harip Santosa, Pemrograman Client-Server menggunakan SQL Server 2000 dan Visual Basic 6.0, Jakarta, PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, 2003. HM, Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, 2005. Widodo Budiharto, Aplikasi Database dengan SQL Server 2000 dan Visual Basic 6.0, Jakarta, PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, 2002. Priyanto, Rahmat, Visual Basic.net 2008, Andi Offset, Yogyakarta, 2009. 4