EVALUASI ATAS SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA YAYASAN KARYA SANG TIMUR PERWAKILAN JAKARTA Abstrak Dalam menghadapi persaingan dunia usaha yang cukup ketat pada era globalisasi ini maka baik perusahaan maupun yayasan memerlukan tenaga kerja yang potensial dan loyal terhadap perusahaan. Hal ini hanya dapat tercapai apabila perusahaan atau yayasan memberikan gaji yang layak, benar dan tepat waktu sesuai dengan pengorbanan para tenaga didik. Untuk itu diperlukan sistem pengendalian intern yang baik agar yayasan dapat terhindar dari kecurangan-kecurangan dan para tenaga didik pun dapat memperoleh hak mereka sesuai dengan pengorbanan yang diberikannya. Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian lapangan dan penelitian kepustakaan. Penelitian lapangan dilakukan dengan cara meninjau langsung yayasan yang menjadi obyek penelitian sedangkan penelitian kepustakaan dilakukan dengan cara membaca literatur-literatur yang berhubungan dengan masalah penelitian yang dibahas. Hasil dari penelitian evaluasi atas sistem akuntansi penggajian yang berjalan dalam yayasan memiliki kelebihan dan kelemahan. Kelebihannya yayasan telah membagi tugas dan tanggungjawab secara tegas sehingga tidak terjadi perangkapan tugas, para guru dan karyawan menerima slip gaji yang memuat semua aspek yang mempengaruhi jumlah gaji yang mereka terima. Sedangkan kelemahannya rekap daftar absensi hanya dibuat 1 (satu) rangkap sehingga unit karya tidak mempunyai arsip, tidak adanya surat perintah lembur sehingga lembur hanya bersifat perintah lisan saja, dalam daftar absensi guru dan karyawan tidak terdapat kolom jam datang dan pulang serta rekap daftar gaji hanya diotorisasi oleh bendahara yayasan perwakilan. Dari penelitian tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem penggajian yang terdapat dalam yayasan memiliki kelebihan dan kelemahan. Sedang saran yang dapat diberikan antara lain sebaiknya rekap daftar absensi dibuat 2 (dua) rangkap agar baik yayasan perwakilan maupun unit karya mempunyai arsip yang dapat digunakan untuk cross check, surat perintah lembur sebaiknya disiapkan oleh yayasan agar mempermudah dalam penghitungan upah lemburnya, daftar absensi guru dan karyawan sebaiknya terdapat kolom jam datang dan pulang kantor atau dengan menggunakan mesin absensi, rekap daftar absensi sebaiknya selain diotorisasi oleh bendahara yayasan perwakilan juga diotorisasi oleh ketua yayasan perwakilan. Kata kunci : Sistem Akuntansi, Pengendalian Intern, Penggajian v
KATA PENGANTAR Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat rahmat-nya penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Strata-1 Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Universitas Bina Nusantara. Pada kesempatan ini perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah memberikan bantuan dan dukungan dalam menyelesaikan skripsi ini, yaitu : 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, Mapp. Sc, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara 2. Bapak Parulian Sihotang, Ak, M.Acc., Ph.D, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara 3. Bapak Misbahul Munir, Ak., MBA, selaku Ketua Jurusan Akuntansi Universitas Bina Nusantara 4. Ibu Rindang Widuri, S.Kom., MM, selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi Universitas Bina Nusantara 5. Bapak Aryanto Mulyadi S, Drs, Ak., MM, selaku Dosen Pembimbing 6. Sr. Theodora PIJ, selaku Ketua Yayasan Karya Sang Timur Perwakilan Jakarta 7. Sr. Antoni PIJ, selaku Pimpinan Komunitas Suster Sang Timur Tomang beserta rekan-rekan sekomunitas 8. Bapak Yohanes Kardi, selaku pegawai administrasi Yayasan Karya Sang Timur Perwakilan Jakarta 9. Orang tua penulis yang telah memberikan bantuan moril, material, maupun spiritual vi
10. Staf Perpustakaan Universitas Bina Nusantara 11. Teman-teman dari Jurusan Akuntansi Universitas Bina Nusantara Khususnya Shift malam yang telah memberikan dukungan, perhatian kepada penulis. 12. Serta semua pihak yang telah memberikan bantuan dalam penyusunan skripsi ini yang tidak dapat disebutkan satu per satu. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna namun penulis berharap bahwa skripsi ini dapat bermanfaat bagi para pembaca. Jakarta, 11 Januari 2006 Penulis Peggy Dharmayanti vii
DAFTAR ISI Halaman Judul Dalam... i Tanda Persetujuan Skripsi... ii Halaman Persetujuan Hardcover... iii Pernyataan Dewan Penguji... iv Abstrak... v Kata Pengantar... vi Daftar Isi... viii BAB I : PENDAHULUAN... 1 I.1. Latar Belakang Penelitian... 1 I.2. Ruang Lingkup Penelitian... 2 I.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 2 I.4. Metodologi Penelitian... 3 I.5. Sistematika Pembahasan... 4 BAB II : LANDASAN TEORI... 6 II.1. Pengertian Sistem Akuntansi... 6 II.1.1. Tujuan Sistem Akuntansi... 7 II.2. Pengertian Analisis Sistem... 7 II.2.1. Tahap-tahap Analisis Sistem... 7 II.2.2. Manfaat Analisis Sistem... 10 II.3. Pengertian Sistem Pengendalian Intern... 10 II.3.1. Tujuan Pengendalian Intern... 11 II.3.2. Unsur-unsur Pengendalian Intern... 12 viii
II.4. Sistem Akuntansi Penggajian... 18 II.4.1. Pengertian Gaji dan Upah... 18 II.4.2. Fungsi-fungsi terkait... 19 II.4.3. Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem Penggajian... 22 II.4.4. Dokumen-dokumen yang digunakan... 24 II.5. Pengendalian Intern pada Sistem Penggajian... 29 BAB III : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN... 39 III.1. Sejarah Yayasan Karya Sang Timur... 39 III.2. Bidang Kegiatan Yayasan Karya Sang Timur... 41 III.3. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas... 42 III.4. Kebijakan Yayasan dalam menerapkan Sistem Gaji... 48 III.5. Prosedur Penggajian pada Yayasan Karya Sang Timur... 58 III.5.1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir dan Penghitungannya.. 58 III.5.2. Penghitungan Gaji dan Pembuatan Daftar Gaji... 59 III.5.3. Pembayaran Gaji... 60 III.6. Aliran Sistem Penggajian Yayasan Karya Sang Timur... 61 BAB IV : EVALUASI ATAS SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA YAYASAN KARYA SANG TIMUR PERWAKILAN JAKARTA... 63 IV.1. Evaluasi Dokumen yang digunakan... 63 IV.2. Evaluasi Struktur Organisasi... 66 IV.3. Evaluasi Pengendalian Intern... 67 IV.3.1. Evaluasi Pencatatan Waktu Hadir... 67 ix
IV.3.2. Evaluasi Prosedur Perhitungan Daftar Gaji serta Pembuatan Daftar Gaji... 72 IV.3.3. Evaluasi Prosedur Pembayaran Gaji... 78 BAB V : SIMPULAN DAN SARAN... 82 V.1. Simpulan... 82 V.2. Saran... 83 DAFTAR PUSTAKA SURAT KETERANGAN PENELITIAN DAFTAR RIWAYAT HIDUP x