BAB IV. RENCANA OPERASIONAL 4.1 Rencana Operasional 3V Moslem Style menjual busana muslim wanita yang berlokasi di pasar Grosir Tanah Abang Blok B Lantai SLG Los A no. 48-49 Tanah Abang, Jakarta Pusat. Berbagai macam model dan jenis yang 3V Moslem Style tawarkan ke konsumen. Peralan-peralatan yang digunakan dalam mendukung sistem operasional 3V adalah mannequin-mannequin full body dan mannequin setengah badan yang digunakan untuk memajang produk 3V, tujuan menggunakan mannequin agar model baju yang 3V tawarkan lebih terlitat mendetail dibandingkan menggunakan gantungan baju biasa, dan 3V mempunyai dua orang karyawan operasional yang bertugas untuk menjual dan melayani pelanggan yang ingin membeli produk 3V Moslem Style. Proses penjualan dilakukan setiap hari dari senin sampai minggu, dimulai pada pukul 08.00-16.30 WIB, akan tetapi ada hari-hari tertentu dimana 3V Moslem Style tidak melakukan aktifitas opersional penjualan, 3V Moslem Style tidak melakukan operasioal penjualan pada tanggal-tanggal tertentu, seperti hari raya Idul Fitry, hari Raya Idul Adha dan pada pergantian tahun (tahun baru). 4.1.1 Legalitas Dalam melakukan suatu bisnis sebuah perusahaan tentu saja harus memerlukan pengakuan atau terdaftar di dalam suatu badan hukum, 3V saat ini sedang melakukan mendaftaran badan hukum yang berbentuk CV (Comanditaire Venootschap), saat ini proses tersebut baru samapai pada tahap pembuatan akte pendirian notaris, setelah hal ini selesai baru akan lanjut kepada tahap selanjutnya yaitu pembuatan Domisili, NPWP, Pengadilan, SIUP, TDP. 3V saat ini belum 54
55 mengasuransikan dan mematenkan merk dangang perusahaan dengan alasan keterbatasannya dana yang dikarenakan usaha ini baru mulai berjalan, hal tersebut rencana akan direalisasikan setelah satu tahun usaha tersebut berjalan. 4.1.2 Management Summary DIREKTUR BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN PEMASARAN ATAU PENJUALAN DESAIN OPERASIONAL KEUANGAN Gambar 5.1 Struktur Organisasi Berdasarkan dari gambar 5.1, 3V Moslem Style telah membagi struktur tugas organisasi bagi setiap karyawan sesuai dengan keahlian dan spesifikasi karyawan di bidangnya. Dalam bagian pemasaran 3V memiliki dua orang karyawan yang bertugas dalam hal pemasaran dan melayani pelanggan, untuk saat ini kami baru memiliki dua orang karyawan akan tetapi jika permintaan pelanggan terus meningkat kami akan menambah jumlah karyawan yang akan disesuaikan dengan kenaikan permintaan terhadap pelanggan. Dalam hal melayani pelanggan tentu saja karyawan di bagian pemasaran harus memiliki keterampilan khusus dalam menangani pelanggan, seperti menarik keinginan konsumen agar mau berbelanja di 3V Moslem Style, minimal pelanggan tersebut mau singgah walaupun hanya sekedar melihat lihat kolesi dari 3V Moslem Style. Dari segi
56 pengalaman dia minimal harus sudah pernah bekerja di bidang pemasaran minimal dua tahun. Dalam bagaian desain, 3V Moslem Style pada saat ini 3V belum mempunyai karyawan yang betugas dalam membuat atau mendesain model dari produk 3V Moslem Style dikarenakan keterbatasannya dana, nantinya dari segi pengalaman untuk di bagian desain yang pertama adalah dia harus tau seluk beluk dunia fashion di bagian busana muslim wanita, dan minimal dia pernah mengikuti perlombaan perlombaan mendesain busana muslim, ini bertujuan agar dia dapat membaca dan mengartikan permintaan pasar yang terus berubah ubah. Dalam bagian operasional 3V Moslem Style saat ini memiliki dua orang kariawan operasional yang bertugas membantu dalam menjalankan bisnis ini, Namun jika 3V sudah berkembang dan memiliki konsumen tetap atau 3V memiliki dana yang lebih maka perusahaan akan merekrut karyawan sesuai dengan kebutuhan, sehingga 3V Moslem Style dapat melakukan efisiensi kerja, dan kegiatan operasional dan administrasi dapat berjalan maksimal. Bagian keuangan di pegang oleh 3V Moslem Style sendiri yang bertugas mencatat dan mengatur dalam kegiatan keluar masuknya keuangan 3V Moslem style.
57 4.2 Pembagian Tugas dan Wewenang 4.2.1 Direktur Tugas dari Direktur adalah untuk menjalankan dan memimpin suatu perusahaan. Pada umumnya direktur memiliki tugas antara lain: memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakankebijakan perusahaan memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer) menyetujui anggaran tahunan perusahaan 4.2.2 Manajer Penjualan dan Pemasaran Tugas manajer penjualan dan pemasaran adalah membuat strategi dan pemasaran yang jitu agar produk perusahaan dapat di terima oleh konsumen dengan baik. Tugas dari manajer penjualan dan pemasaran adalah sebagai berikut: Membuat strategi penjualan Membuat strategi pemasaran Mengontrol proses penjualan dan pemasaran Mengaudit data penjualan Menganalisis perubahan pasar Menganalisis kegiatan dan strategi pesaing Membuat laporan penjualan Membuat laporan pemasaran
58 4.2.3 Operasional Tugas dari Operasional adalah mengontrol, mengaudit dan menjalakan startegi operasional 3V Moslem Style, Beriktu adalah tugas Direktur Operasional: Membuat keputusan Strategi Operasional Mengaudit data penjualan dan pemasaran Mengaudit data pembelian Mengaudit data persediaan Membuat laporan kegiatan operasional Membuat laporan kinerja operasional 4.2.4 Bagian Kuangan Tugas bagian keuangan adalah melakukan segala kegiatan kerja keuangan perusahaan seperti mengontrol pengeluaran, utang, dan pemasukan perusahaan. Melakukan pencatatn keuangan dan membuat laporan keuangan perusahaan. Tugas manajer keuangan adalah sebagai berikut : Melakukan pencatatan transaksi jual beli perusahaan Mengontrol utang perusahaan Menyeimbangkan pengeluaran dan pemasukan kas perusahaan Membuat laporan keuangan Merencanakan dan menganalisa pembelanjaan perusahaan Mengatur struktur aktiva (struktur kekayaan perusahaan) Mengatur struktur financial Mengatur struktur modal
59 4.2.3 Bagian desain diproduksi. Tugas dari bagian desain adalah membuat gambaran model apa yang akan 4.3 Produksi Produksi barang 3V Moslem Style dilakukan melalui beberapa tahap, tahap yang pertama adalah memikirkan model seperti apa yang ingin diproduksi oleh 3V Moslem Style, setelah mendapatkan model seperti apa yang akan diproduksi tahap selanjutnya adalah pembelian bahan baku, bahan baku utama yaitu berupa kain atau yang biasa 3V sebut (bahan), jenis bahan yang dibeli akan disesuaikan dengan model yang akan diproduksi, 3V Moslem Style membeli bahan di ruko-ruko auri tanah abang atau memesan bahan melalaui salles-salles bahan. Tahap selanjutnya setelah pembelian bahan baku, bahan tersebut diolah menjadi sebuah barang jadi yang sesuai dengan model yang diinginkan, proses pembuatanya 3V melakukan kerja sama dengan perusahaan konfeksi untuk memproduksi bahan mentah menjadi barang jadi. Untuk saat ini 3V belum mempunyai konfeksi sendiri, oleh karna itu untuk sementara waktu kami melakukan proses produksi dengan bekerja sama dengan pihak lain (perusahan konfeksi). Dalam masalah biaya produksi, 3V melakukan negosiasi dengan pihak konfeksi, biaya produksi ditentukan dari tingkat kesulitan model yang akan diproduksi, setelah ada kesepakan dari kedua belah pihak maka proses produksi barang jadi akan dilakukan. Kualitas barang salah satu kunci untuk kita sebagai pelaku usaha agar tetap bisa bertahan dibidang industri, terlebih di industri kreatif. 3V sangat menekankan kualitas barang yang diproduksi haruslah baik, sebelum barang jadi masuk ke toko dan dipasarkan, barang tersebut disortir terlebih dahulu, dilihat dari detail jaitan dan
60 sebagainya, setelah melalui proses itu baru barang jadi tersebut bisa masuk ketoko dan siap untuk dipasarkan atau diperjualkan. Setelah barang sampai di toko dan siap dipasarkan, langsung masuk kepada tugas karyawan yang memasarkan, menjual dan melayani pelanggan yang ingin berbelanja, dalam melayani pelanggan 3V harus memberikan sikap yang ramah terhadap konsumen tersebut, dan memberikan informasi dengan jelas dan baik ke konsumen mengenai detail produk yang ditawarkan. Pelayan yang baik, ramah, dan detail dalam menjelaskan produk ke konsumen ini menjadi peluang untuk 3V menarik konsumen agar dia mau kembali lagi untuk berbelanja, dan menciptakan pandangan yang baik bagi konsumen. 3V Moslem Style selalu melakukan pencatatan, berapa barang jadi yang telah diproduksi, berapa barang yang masuk ketoko dan mencatat transaksi penjualan setiap harinya, dari pencatatan tersebut 3V bisa melakukan kontrol persedian, model barang yang seperti apa yang akan habis, dan model barang seperti apa yang masih banyak tersisa, dari pencatatan ini juga 3V bisa melihat jenis model apa yang laku dijual, sehingga jenis yang laku tersebut bisa dibuat kembali dengan model yang berbeda. Dari setiap jenis barang atau model yang dijual sudah tinggal 20% dari jumlah barang yang diproduksi baru 3V melakukan produksi barang yang akan habis tersebut. Seperti yang kita tau bersama, pada hari-hari besar terdapat lonjakan pembeli, apa lagi menjelang hari raya idul fitry, peningkatan pembeli bisa mencapai 50%- 100% dari hari biasanya, dua bulan sebelum hari raya idul fitry 3V sudah mulai meningkatkan produksi barang, ini dilakukan bertujuan agar dapat memenuhi permintaan pasar yang mengkat.
61 4.4 Lokasi 3V Moslem Style untuk saat ini melakukan proses produksi bekerja sama dengan perusahaan konfeksi, 3V menargetkan dalam satu tahun kedepan 3V sudah mempunyai konfeksi sendiri, lokasi yang dibutuhkan nantinya adalah yang pertama harus berdekatan dengan rumah yang 3V tinggal atau tempati, agar 3V dapat mengontrol pekerjaan mereka dengan mudah, 3V nantinya akan mencari rumah kontrakan yang berada di dalam gang untuk dijadikan konfeksi, 3V memilih rumah didalam gang agar bisa mendapatkan kontrak atau biaya sewa yang lebih murah, jenis rumah tersebut harus yang bertingkat, selain itu untuk masalah air dan listrik harus baik. Sedangkan untuk lokasi penjualan, 3V memilih lokasi di pusat grosir tanah abang, tanah abang ini sendiri merupakan pusat grosir terbesar di asia tenggara, untuk letaknya 3V berada di blok B lantai SLG los A no 48-49. 3V menyewa dua toko sekaligus bertujuan untuk memaksimalkan pajangan, Tanah abang merupakan lokasi yang mudah diakses, dikarenakan di daerah tanah abang terdapat stasiun kereta api, selain itu banyak sekali angkutan umum yang melawai tanah abang, untuk wilayah parkir sendiri, tanah abang memiliki lahan parkir gedung yang luas. 3V Muslim Style beroperasional dari pukul 08.00 s/d 16.30 WIB.
62 4.5 Tenaga Kerja 3V Moslem Style memiliki dua orang karyawan wanita yang bertugas untuk menjual atau memasarkan produk ke pembeli, karyawan tersebut merupakan tenaga terampir, keterampilan dalam menawarkan dan memasrkan produk, 3V mencari karyawan dengan cara meminta bantuan orang lain yang sudah biasa mencarikan karyawan untuk orang lain, setelah mendapatkan karyawan tersebut 3V tidak langsung mengangkatnya sebagai karyawan tetap, 3V memberikan waktu satu bulan untuk melihat keterampilanya, jika sesuai dengan yang diinginkan baru karyawan tersebut diangkat menjadi karyawan tetap 3V Moslem Style. Sitem penggajian 3V adalah dengan memberikan gaji harian dan bulanan, gaji harian 3V memberikan gaji Rp 25.000 perhari dan bulanan sebesar Rp 750.000 dengan total keseluruhan Rp 1.500.000 perbulan, diluar gaji itu sendiri 3V memberiakan sistem bonus untuk karyawan jika pendapatan 3V Rp 5.000.000 perhari karyawan tersebut mendapatkan bonus sebesar Rp 50.000, jika mendapatkan pendapatan Rp 10.000.000 maka karyawan mendapatkan bonus Rp 100.000, ini bertujuan untuk meningkatkan semangat karyawan tersebut dalam berjualan. Tugas dan wewenang karyawan 3V hanyalah melakukan aktifitas penjual, melayani dan menjelaskan detail produk ke pelanggan, selain dari itu tugas-tugas dipegang sepenuhnya oleh 3V.
63 4.6 Persediaan Barang 3V Moslem Style melakukan persediaan lebih kearah bahan baku (bahan), 3V tidak melakukan persediaan barang setengah jadi atau barang jadi dikarenakan model dan jenis barang yang dijual terus berubah-ubah, jika melakukan persediaan di barang jadi atau barang setengah jadi dan ternyata persediaan tersebut tidak sesuai dengan permintaan pasar akan terjadi penyumbatan uang. 4.7 Pemasok Pemasok dari 3V Moslem Style adalah toko Trio Pusaka textile yang berlokasi di ruko auri, jenis bahan baku yang 3V pesan adalah bahan jersey dan sifon kembang, toko Trio Pusaka textile, toko Trio Pusaka textile adalah salah satu perusahaan yang telah lama berbisnis dibidang penyediaan bahan baku, selain dari toko Trio Pusaka textile ada lagi pemasok lainya yaitu Aneka textile, pemasok ini juga termasuk perusahaan yang telah lama berbisnis dibidang pemasok bahan baku. Jadi untuk masalah persediaan bahan 3V tidak terlalu takut akan ketiadaan bahan baku dikarenakan toko penyediaan bahan baku itu sendiri cukuplah banyak.