PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PROYEK KONSTRUKSI Oleh Ahmad Dahlan 1, Yan Parta Wijaya 2 ABSTRAK 1. Jurusan Teknik Sipil Universitas Bung Hatta 2. Jurusan Teknik Sipil Politeknik Negeri Padang Sejalan dengan waktu, proyek konstruksi menjadi semakin kompleks dengan kendala teknologi yang semakin tinggi. Kompleksitas proyek konstruksi membutuhkan perhatian yang lebih besar dari pihak manajemen terutama dalam perencanaan dan pengendalian sumber dayanya. Dalam beberapa dekade mendatang, industri konstruksi akan banyak melakukan kegiatan rekonstruksi infrastruktur dan fasilitas produksi yang sudah rusak di negaranegara industri, sama halnya dengan pembangunan daerah komunitas baru, infrastruktur dan daerah industri di negara-negara yang sedang berkembang. Hal tersebut harus tetap dilaksanakan meskipun sumber daya alam yang tersedia semakin berkurang, adanya perubahan tenaga kerja, maupun kendala ekonomi dan lingkungan. Kata kunci : WBS, OBS PENDAHULUAN Industri konstruksi harus mampu mengatasi kompleksitas proyek dengan mengaplikasikan teknik-teknik yang modern dalam perencanaan dan perjadualan waktu. Karena penyelesaian suatu proyek konstruksi dinilai berhasil atau sukses jika memenuhi spesifikasi yang diinginkan oleh pemilik dan tepat dalam waktu dan dana atau biaya. Proyek konstruksi berbeda dengan industri. Proses industri di pabrik-pabrik pada umumnya merupakan suatu rangkaian kegiatan yang berulang atau rutin. Tenaga kerja akan melakukan kegiatan yang relatif sama dalam kondisi yang tidak jauh berbeda, sehingga suatu proses belajar menuju efisiensi dapat lebih mudah dilakukan sehubungan dengan sifatnya yang statis. Sedangkan proyek konstruksi terdiri dari kegiatan-kegiatan tidak rutin, dimana setiap proses dengan kondisi spesifik yang persis sama hanya dilakukan sekali sebagai akibat pengaruh lingkungan yang sangat luas. Kegiatan pada proyek konstruksi ini umumnya berlangsung pada jangka waktu tertentu. Oleh karena itu, suatu kegiatan pada proyek konstruksi mempunyai awal dan akhir kegiatan yang jelas. Dewasa ini, proyek konstruksi semakin kompleks baik dari segi biaya, jenis pekerjaan maupun disiplin ilmu yang terlibat di dalamnya. Kompleksitas ini menuntut perlunya spesialisasi dan keahlian untuk masing-masing kegiatan yang terlibat agar kegiatan tersebut dapat dilihat dengan lebih sederhana, jelas dan logis. Pembagian seperti itu sangat berguna untuk mempermudah jalinan komunikasi antar level dalam struktur organisasi proyek. Hanya dengan perencanaan yang baik, komunikasi antar spesialisasi tersebut dapat berjalan dengan efektif. Sehingga, meskipun masingmasing spesialisasi memiliki cara pandang dan pemikiran yang berbeda-beda terhadap proyek yang sama, namun memiliki satu tujuan yaitu menghasilkan suatu konstruksi yang sesuai dengan mutu yang diinginkan. 95
Untuk mencapai mutu, waktu dan biaya sesuai yang diharapkan, semua kegiatan yang ada harus dapat digambarkan dengan jelas, dan tujuan yang hendak dicapai haruslah didefinisikan terlebih dahulu sebagai acuan untuk membuat perencanaan proyek. Dalam prakteknya semua kegiatan yang akan dilakukan dalam proyek konstruksi terlebih dahulu harus direncanakan di atas kertas dalam bentuk gambar, perhitungan atau deskripsi. Langkah-langkah ini juga berguna untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian pekerjaan, serta memperjelas kaitan antar kegiatan. Masalah keterbatasan sumber daya dan pemakaiannya yang tidak terkendali merupakan masalah besar dalam suatu proyek. Oleh karena itu diperlukan perencanaan terhadap sumber daya yang ada agar pemakaiannya menjadi ekonomis dan efisien. Alokasi biaya yang tersedia juga harus direncanakan dengan baik agar pelaksanaan pekerjaan dapat sesuai dengan jadual rencana. Di samping itu perencanaan juga harus memiliki sifat dinamis agar mampu mengantisipasi perubahanperubahan kondisi selama kegiatan proyek berlangsung. Sebagai contoh, perencanaan yang terus menerus akan diperlukan apabila terjadi keterlambatan pada salah satu jenis pekerjaan. Untuk itu, perencanaan awal perlu dimodifikasi dan disesuaikan sedemikian rupa dengan kondisi yang terjadi agar selalu sesuai sebagai landasan atau bahan acuan bagi langkah-langkah selanjutnya. Faktor lain yang menyebabkan perencanaan yang berkesinambungan mutlak diperlukan adalah apabila pergantian personil di tengah-tengah berlangsungnya kegiatan proyek. Jika personil pengganti tidak ahli dibidangnya atau kurang memiliki pengalaman yang cukup, maka pekerjaan akan menjadi lebih lambat dan tidak efektif. Dengan adanya perencanaan yang berkesinambungan, pekerjapekerja yang baru masuk akan mudah menyesuaikan diri dan cepat memahami pekerjaannya, sebab mereka tidak perlu mempelajari mulai dari perencanaan awal. RUANG LINGKUP PERENCANAAN Perencanaan dibuat untuk mencapai efektifitas dan efisiensi yang tinggi dari sumber daya yang akan digunakan selama masa pelaksanan proyek agar diperoleh biaya pelaksanaan yang minimum. Sumber daya yang harus direncanakan meliputi: a. Waktu b. Biaya c. Tenaga kerja d. Peralatan. Perencanaan dapat dijabarkan secara detail, sebagai berikut : a Mengorganisir kegiatan-kegiatan yang terlibat dalam proyek. b Menentukan pembagian tugas, waktu, kapasitas dan cara pelaksanaan c Memperkirakan jumlah sumber daya yang dibutuhkan. d Mengalokasikan sumber daya yang ada. e Mengalokasikan tanggung jawab pelaksana proyek. f Mempermudah komunikasi antar unsurunsur yang terlibat. g Mengkoordinasi seluruh aktifitas dan tenaga kerja yang terlibat. h Memudahkan dalam pengendalian kemajuan proyek. i Mengestimasi waktu pelaksanaan proyek. j Mengantisipasi kondisi-kondisi yang tidak diharapkan dan perubahan rencana yang mungkin terjadi selama proyek berlangsung. 96
FUNGSI PERENCANAAN Perencanaan memiliki dua fungsi, yaitu : a Fungsi pengorganisasian (tahap permulaan) Pada tahap permulaan proyek, perencanaan berfungsi untuk pengambilan keputusan mengenai hal-hal yang harus dilakukan dan pengalokasian sumber daya. Perencanaan organisasi proyek, alokasi tenaga kerja, penjadualan dan penganggaran juga dikerjakan pada tahap ini. Perencanaan pada tahap ini selanjutnya akan menjadi landasan atau bahan acuan untuk tahap pengendalian proyek. b Fungsi Pengendalian (tahap pelaksanaan) Fungsi kedua ini berjalan bersama-sama dengan kegiatan pengendalian. Perencanaan dalam hal ini dilakukan untuk mengalokasikan ulang sumber daya, mengambil keputusan lebih lanjut atau merubah keputusan yang telah dibuat bila selama proyek berlangsung bilaman terjadi kondisi-kondisi yang tidak diharapkan atau tidak sesuai dengan rencana semula. Harus dipahami bahwa fungsi pengendalian yang dimkasud disini bukanlah kegiatan pengendalian itu sendiri (seperti pemantauan dan inspeksi). Karena sifatnya yang dinamis mengikuti kondisi yang terjadi, dalam operasionalnya fungsi ini mendapatkan data dan informasi melalui devisi pengendalian. Untuk mengantisipasi terjadinya perubahan kondisi lapangan yang tidak pasti dan terbatasnya waktu untuk manajemen seluruh unsur pekerjaan proyek, maka diperlukan suatu konsep pengendalian yang efektif yang dikenal dengan nama Management By Exception (MBE). Teknik yang diterapkan MBE adalah dengan membandingkan antara perencanaan terhadap parameter proyek yang dapat diukur setiap saat. Laporan (exception report) hanya dilakukan pada saat-saat tertentu jika terdapat kejanggalan atau performa yang tidak memenuhi standard. PROSEDUR PERENCANAAN Definisi ruang lingkup proyek dan identifikasi kegiatan o Gambaran dan batasan ruang lingkup proyek secara umum. o Identifikasi awal volume, kompleksitas pekerjaan, organisasi yang terlibat, dan kemungkinan adanya inerface antar organisasi/kegiatan. Struktur perincian pekerjaan (Work Breakdown Structure, WBS) o Pemecahan suatu proyek atas unsurunsur kegiatannya dalam bentuk hirarki struktur kegiatan. o Pedoman dalam menyusun WBS : Susunan WBS dibuat bertingkat (level) menurut ketelitian spesifikasi pekerjaan. Susunan WBS dibuat atas dasar penguraian yang diskrit dan logis. Jumlah level dan elemen pekerjaan tiap level WBS sesuai dengan kebutuhan tingkat pengelolaan. Tiap elemen WBS diberi nomor sesuai dengan tingkat hirarki. Elemen pekerjaan dalam WBS merupakan pekerjaan yang terukur Identifikasi organisasi pelaksana (Organization Breakdown Structure, OBS atau Organization Analysis Table, OAT). 97
TOWN SITE CAMPS ACCESS ROAD SWITCHARD TRANSMISSION LINES POWERMOUSE COMPLEX INTAKE SHAFTS AND TUNNELS DIKES CONTROL STURCTURE SPILL WAYS Rekayasa Sipil Volume V, Nomor 2, Oktober 2009 ISSN : 1858-3695 o Bagan yang menunjukkan pihak atau individu yang bertanggung jawab atas suatu pekerjaan, dan dapat melibatkan pihak atau individu dari luar. o Level tanggung jawab dari nama orang/badan yang terlibat sesuai dengan level manajemennya harus ditentukan lebih dahulu. o Secara konseptual berbeda dengan struktur organisasi perusahaan Organization Breakdown Structure Memuat nama-nama departemen dari satu atau beberapa perusahaan atau badan lain yang terlibat pada suatu proyek. Struktur organisasi perusahaan Memuat nama-nama departemen atau divisi yang bertanggung jawab untuk menjalankan suatu perusahaan. LEVEL I HIDROPOWER PROJECT LEVEL II SUPORT TRANSMISSION POWER RESERVOIR LEVEL III LEVEL IV RESIDENTIAL RECREATRIONAL EDUCATIONAL DEVELOPMEN T LEVEL V TYPE A TYPE B TYPE C TRAILE R CIVIL MECH ELEC LEVEL VI Gambar 1 Work Breakdown Structure (WBS) 98
Alokasi tanggung jawab melalui integrasi WBS - OBS o Integrasi dalam bentuk matriks alokasi tanggung jawab, menunjukkan setiap bagian pekerjaan ditangani (di bawah tanggung jawab) suatu organisasi pelaksana. o Matriks perpotongan disebut cost account (cost center) o Cost account : Pusat manajemen yang mengintegrasikan organisasi, pekerjaan, tenaga kerja, anggaran, pengendalian dan sistem informasi. Pusat pengendalian manajemen, dimana biaya-biaya aktual diakumulasikan dan dibandingkan dengan biaya-biaya anggaran untuk kinerja pekerjaan. o Titik kontrol dasar perencanaan dan pengendalian biaya dan jadwal pekerjaan. Alasan cost center perlu dibuat untuk pengendalian: Ruang lingkup proyek yang luas dan melibatkan kegiatan-kegiatan dalam jumlah besar. Ketidakpastian prediksi, karena dalam proyek konstruksi banyak sekali faktor-faktor yang tidak dapat dipastikan. Kemungkinan terjadi perubahan anggaran selama proyek berlangsung Gambar 2 Stuktur Organisasi Perusahaan 99
Gambar 3 Organization Breakdown Structure Gambar 4 Integrasi WBS OBS PENGENDALIAN PROYEK KONSTRUKSI Pengendalian adalah Proses membandingkan apa yang terjadi dengan apa yang seharusnya terjadi (rencana). Pengendalaian Tidak akan dapat dilakukan jika kegiatan/pekerjaan belum dimulai. Terdapat berbagai metoda untuk melakukan pengendalian, tergantung dari kemampuan dan kebijaksanaan pihak-pihak yang terlibat dalam proyek tersebut. Metoda pengendalian proyek adalah ; 100
Cost/Schedule Control System Criteria (C/S CSC). Konsep C/S CSC Dikhususkan pada penerapan teknik earned value (nilai yang sudah didapat). 3 (tiga) sasaran penting dalam Metode C/S CSC ; 1 Menggabungkan aktivitas-aktivitas rencana, definisi tugas, wewenang kerja, anggaran, pelaporan dan penjadwalan ke dalam satu sistem pengendalian. 2 Memerlukan perencanaan detil dan menyeluruh yang dapat dijumlahkan dan diukur. 3 Memfokuskan pada earned value dari kerja yang sudah diselesaikan. Earned Value menggunakan 3 parameter utama: a. BCWS (Budgeted Cost For Work Schedule Anggaran biaya yang telah direncanakan berdasarkan jadwal proyek b. BCWP (Budgeted Cost For Work Performance) Anggaran biaya dari seluruh aktual pekerjaan yang sudah dilaksanakan sepanjang periode konstruksi. BCWP dihitung pada masing-masing periode atau pada jumlah kumulatifnya, dari level terendah atau diakumulasikan untuk level yang lebih tinggi. Kesulitan dalam BCWP adalah mengestimasi kemajuan pekerjaan yang telah dimulai tetapi belum selesai pada saat suatu periode laporan. c. ACWP (Actual Cost for Work Performance) Biaya aktual yang dikeluarkan untuk penyelesaian pekerjaan pada periode waktu yang bersangkutan. Pengkodean Pengkoden Untuk kebutuhan pengendalian dan sistem informasi proyek agar dapat mengidentifikasi dengan jelas seluruh aktivitas pekerjaan. Pengkodeaan mengacu pada integrasi WBS dan OBS, dan mencakup 3 hal, yaitu WBS, OBS dan cost account. Pengkodean dilakukan didasarkan pada fungsi masing-masing WBS dan OBS, dan kode identifikasi aktivitas cost account. Gambar 5 Konsep C/S CSC 101
Tabel 1 Konsep C/S CSC No. Description Equation 1. Cost Variance BCWP ACWP 2. Schedule Variance BCWP BCWS 3. Cost Performance Index (CPI) BCWP/ACWP 4. Schedule Performance Index (SPI) BCWP/BCWS COST 5. Budget Estimate to Complete (BETC) (BAC BCWP)/CPI 6. Budget Estimate at Completion (BEAC) ACWP + BETC 7. CPI to go (BAC BCWP)/(BAC-ACWP) SCHEDULE 8. Schedule Estimate to Completion (SETC) (SAC t BCWS ) / SPI 9. Schedule Estimate at Completion (SEAC) t BCWS + SETC 10. SPI to go (BAC BCWP)/(BAC-BCWS) Tabel 2 Nilai Parameter Konsep C/S CSC BCWS BCWP ACWP Cost Schedule Variance Variance Analysis 4 4 4 0 0 on schedule - on cost 4 4 3 + 0 on schedule - under cost 4 4 5-0 on schedule - over cost 3 4 4 0 + ahead of schedule - on cost 3 4 3 + + ahead of schedule - under cost 3 4 5 - + ahead of schedule - over cost 5 4 4 0 - behind schedule - on cost 5 4 3 + - behind schedule - under cost 5 4 5 - - behind schedule - over cost Monitoring dan Pelaporan Proyek Monitoring merupakan pemantauan pelaksanaan proyek yang telah direncanakan, dimana perencanaan digunakan sebagai alat pengendalian. Untuk memonitor kemajuan tiap-tiap pekerjaan perlu diketahui data dan informasi dari laporan kontraktor yang masuk berdasarkan periode konstruksi yang ditentukan. Data dan informasi diolah menjadi kemajuan aktual pekerjaan dan dievaluasi terhadap rencana. PENJADWALAN PROYEK (SCHEDULING) Penjadwalan adalah salah satu hal yang direncanakan dalam proyek konstruksi, Terutama dilakukan pada suatu proyek konstruksi yang berskala besar dan kompleks. Metoda penjadwalan yang dapat digunakan : o Bar Chart (Gantt Chart) o Network Planning (jaringan kerja) Critical Path Method (CPM) Precedence Diagramming Method (PDM) Program Evaluation and Review Technique (PERT) 102
Graphical Evaluation and Review Technique (GERT) o Linear Scheduling Method (LSM) PENJADWALAN ULANG (RESCHEDULING) Suatu proses penyesuaian jadwal rencana proyek dengan kondisi-kondisi actual yang terjadi di lapangan. Penjadwalan ulang biasa dilakukan apabila : o Terjadi keterlambatan pada pelaksanaan proyek o Pemberi Tugas menginginkan proyek tersebut selesai lebih cepat dari waktu yang telah ditentukan. Penjadwalan ulang dilakukan untuk pekerjaanpekerjaan yang belum dilaksanakan. Penjawalan ulang akan berkaitan erat dengan kenaikan biaya konstruksi, yaitu : o Biaya langsung (direct cost) masing-masing pekerjaan o Overhead cost proyek Identifikasi Kegiatan Proyek Estimasi Durasi Kegiatan Menyusun Rencana Proyek Tidak Menyusun Jadwal Proyek KESIMPULAN 1 Bahwa pelaksanaan proyek konstruksi merupakan kegiatan yang beraneka ragam dalam waktu yang ditetapkan dengan biaya yang dibatasi serta mutu/kwalitas yang menjadi sasaran utama, sehingga perlu perhatian khusus dalam pengelolaan proyek seperti perencanaan dan pengendalian yang benar. 2 Pendetailan aktivitas dan pemakaian struktur organisasi yang tertuang dalam work break dwon structuture dan organization break dwon structure adalah sangat penting untuk mengorganisasi aktivitas maupun manusia dalam penyelesaian pekerjaan dalam proyek konstruksi 3 Dalam pengendalian proyek konstruksi adalah merupakan proses membandingkan kondisi actual dengan kondisi yang harus semestinya terjadi, penilaian suatu hasil/prestasi belum dapat dilakukan bila kegiatan atau aktivitas tersebut belum dimulai, salah satu metode pengendalian dengan menerapkan teknik earned value atau konsep C / S CSC ( Cost / Schedule Control System Creteia. Review & Analisa Jadwal Proyek OK? Ya Implementasi Jadwal Proyek Gambar 6. Proses Penjadwalan DAFTAR PUSTAKA Donald S. Barrie, Boyd C. Poulson, 1985 Manajemen Konstruksi Profesional, Penerbit Air Langga, Jakarta Imam Suharto, 1995, Manajemen Proyek Dari Konseptual Sampai Dengan Operasional, Penerbit Air Langga, Jakarta. 103
Modul Perencanaan dan Pengendalian Proyek Konstruksi PT Pembangunan Perumahan, 2003, Buku Referensi Untuk Kontraktor, Penerbit PT Gramedia, Jakarta Ahuja, Hira, SP Dozzi, 1994, Project Management Tecniques in Panning and Controlling Construction Project. Edisi 2, Jhon weley & Son, Inc.,New York D.Praherdian Putra., Perencanaan & Pengendalian Proyek Konstruksi, Laqboratorium Manajemen Rekayasa Konstruksi Jurusan Teknik Sipil ITB Syafriandi, 2000, Untuk Penjadwalan Kerja Proyek Sipil. Penerbit Andi.Jogyakarta 104