BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Prima Rezeki Pertiwi adalah sebuah perusahaan yang bergerak pada bidang produksi genteng metal dan batu bata. Dengan pabrik yang terletak di Jl. Raya Cikade Rangkasbitung km.14.5, Desa Cemplang - Serang ini, perusahaan bermula pada tahun 1997 dengan didirikannya Industri Genteng Metal PRIMA ROOF yang bernaung dalam PT. Prima Manunggal Inti Internusa. Dalam waktu yang singkat, dengan dukungan tim manajemen yang profesional dan enerjik, perusahaan telah berkembang dengan sangat baik sehingga mampu menguasai pasar yang tersebar di seluruh Indonesia dengan produk bermerk Prima Roof, Nusa Roof, Mega Roof, Super Roof, Inti Roof, Inter Roof dan Jaya Roof. Pertumbuhan ekonomi bangsa indonesia yang semakin membaik dan adanya pembatasan terhadap eksploitasi sumber-sumber alam merupakan peluang bagi Industri bahan-bahan bangunan alternatif. Maka pada tahun 2003 perusahaan mendirikan industri Bata Ringan (Aerated Light Concrete - ACL), Primacon yang bernaung pada PT. Prima Rezeki Pertiwi. Primacon mulai dipasarkan pada bulan oktober 2004 dan telah mendapatkan kepercayaan dari developer ternama pada proyek-proyek besar seperti : apartemen mediterania lagoon, mall depok town square dan perumahan mediterania pantai indah kapuk. 41
3.1.1 Struktur Organisasi 42
43 3.1.2 Tugas dan Wewenang Direktur: 1. Menentukan keputusan strategis dan jangka panjang dalam perusahaan. 2. Bertanggung jawab atas kegiatan pengambilan keputusan terhadap strategi perusahaan. 3. Menganalisa laporan yang diterima dari direktur dan kepala bagian setiap departemen. 4. Menentukan Visi dan Misi jangka panjang perusahaan. General Manager 1. Membuat strategi pada level manajemen dan menyusun peraturan perusahaan. 2. Bertanggung jawab atas kegiatan operasional perusahaan. 3. Menganalisa laporan yang diterima, dari setiap kepala departemen. 4. Melakukan negosiasi untuk penjualan dalam jumlah besar, khususnya pelanggan proyek. Kepala Bagian Keuangan: 1. Mengatur cash flow perusahaan, termasuk di dalamnya pembayaran, baik kepada supplier atau dari customer. 2. Merencanakan strategi untuk mengatur biaya operasional perusahaan. 3. Memberikan keputusan pemilihan pemasok sesuai anjuran bagian Pembelian.
44 Kepala Bagian Akuntansi: 1. Memeriksa dan menganalisa laporan keuangan umum. 2. Memeriksa dan menganalisa laporan perpajakan. 3. Bertanggung jawab atas laporan keuangan yang telah dibuat. Kepala Bagian Penjualan: 1. Membuat strategi pemasaran agar barang dapat terjual sesuai target. 2. Mengevaluasi hasil penjualan setiap staff penjualan. 3. Melakukan negosiasi dengan pelanggan proyek potensial. Kepala Bagian Pembelian: 1. Membuat dokumen yang terkait dengan pembelian. 2. Memilih pemasok sesuai dengan jenis barang yang dibeli. 3. Melakukan pembelian, baik secara tunai maupun kredit langsung dengan pemasok. 4. Membuat laporan pembelian. Bagian Piutang dan Staff: 1. Membuat tanda terima pembayaran. 2. Melakukan penagihan dan pencatatan pembayaran. 3. Membuat rekap pembayaran piutang.
45 Bagian Hutang: 1. Menyusun prioritas pembayaran hutang jatuh tempo dan mengajukan kepada kepala keuangan. 2. Membuat rekap pelunasan hutang. Kasir: 1. Memegang kontrol atas kas perusahaan, baik secara tunai maupun kredit. 2. Membuat laporan keseluruhan aliran kas untuk Bagian Keuangan. Akuntansi Umum dan Staff: 1. Menghitung biaya operasi dan pendapatan sehari-hari perusahaan. 2. Membuat laporan keuangan. 3. Melakukan pemeriksaan atas keseluruhan kegiatan administrasi yang dilakukan seluruh bagian perusahaan. Akuntansi Perpajakan dan Staff: 1. Membuat dan melaporkan perhitungan pajak (PPN, PPh, dan lain-lain). 2. Mengurus perpajakan, baik arus uang keluar maupun masuk perusahaan. 3. Menyiapkan data yang dibutuhkan oleh Badan Perpajakan. Bagian Pembelian:
46 1. Menghitung dan membeli barang-barang yang dibutuhkan perusahaan, termasuk bahan baku, spare parts, mesin-mesin dan sebagainya. 2. Mengurus administrasi pembelian, mulai dari purchased order, pemilihan pemasok, permintaan pembelian, dan pengadaan barang. Marketing Adm dan Staff: 1. Menyimpan dan menginput PO dari pembeli. 2. Membuat Konfirmasi Penjualan. 3. Menyusun rencana pengiriman. 4. Melakukan perhitungan komisi untuk sales. Sales Operasional dan Staff: 1. Menghubungi pelanggan potensial. 2. Menawarkan produk langsung kepada pelanggan potensial. Kepala Pabrik: 1. Bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan operasional pabrik. 2. Membuat peraturan dalam lingkungan pabrik sehari-hari. 3. Memberikan arahan kepada masing-masing bidang di lingkungan pabrik. Kepala Produksi: 1. Mengatur jadwal produksi agar memenuhi target produksi
47 2. Menjamin ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan dalam produksi. 3. Mengatasi masalah yang timbul dalam proses produksi dan memastikan kegiatan produksi berjalan lancar Bahan Baku: 1. Menjaga tingkat minimum bahan baku. 2. Membuat Surat Permintaan Pembelian kepada bagian Pembelian jika bahan baku dirasa kurang. Kepala Logistik: 1. Mengatur pembelian dan pemasukan barang jadi, bahan baku dan suku cadang sesuai kebutuhan operasional pabrik. 2. Bertanggung jawab ketersediaan bahan baku, perlengkapan dan barang jadi di pabrik. Barang Jadi: 1. Mengawasi dan mencatat arus keluar masuknya barang jadi perusahaan. 2. Bertanggung jawab atas kesesuaian jumlah barang secara fisik dengan catatan keluar masuk barang. Pengiriman: 1. Memenuhi jadwal pengiriman yang dibuat oleh bagian penjualan. 2. Membuat Surat Jalan untuk setiap pengiriman.
48 3. Memastikan kegiatan pengiriman terlaksana oleh transportir. 3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan Visi : menjadi Produsen bahan bangunan nomor 1 di Indonesia Misi : memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan dengan kualitas, harga dan komitmen waktu pengiriman yang tepat. 3.2 Preliminary Steps Dalam Pengembangan Strategi e-scm Untuk mengembangkan strategi e-scm diperlukan pendekatan yang terdiri dari 5 langkah di bawah ini : 3.2.1 Energise The Organization Proses supply chain management pada PT. Prima Rezeki Pertiwi bergerak pada 3 pelaku, yaitu supplier sebagai pemasok bahan baku, perusahaan sebagai manufacturer dan customer.
49 Supply Chain Planning Information Flows Product Product Suppliers Flow Manufacturer Flow Customer Payment Flows Supply Chain Execution Gambar 3.2 Proses Supply Chain Penerapan e-scm dalam perusahaan memerlukan penyesuaian di dalam struktur organisasi yang ada. Dilihat dari struktur organisasi terhadap penerapan e-scm-nya, PT. Prima Rezeki Pertiwi memiliki semua divisi yang saling berhubungan serta jelas peran dan tanggung jawabnya untuk setiap langkah dalam proses bisnis supply chain-nya. 1. Marketing and Administration Bagian ini bertanggung jawab untuk mengelola segala hal yang berhubungan dengan penjualan barang ke customer. Dimulai dari order taking, pengecekkan status customer, pembuatan surat permintaan produksi, hingga delivery note untuk keperluan pengiriman barang.
50 Marketing juga mencakup bagian yang berhubungan dengan customer service management. 2. Finance Divisi ini mengelola hal yang berhubungan dengan biaya dan pendapatan yang terjadi sepanjang supply chain. Mencakup pengaturan cash flow perusahaan, pengecekan status kredit dari customer dan finalisasi pembayaran ke supplier. 3. PPIC (Produksi) Merencanakan jumlah barang jadi yang akan diproduksi untuk periode bulan selanjutnya. Membuat jadwal produksi bulanan dengan memasukkan informasi target produksi harian serta resource yang dibutuhkan untuk produksi. 4. Bahan Baku Pengelolaan bahan baku yang tersedia untuk produksi. Menentukan jumlah pemesanan bahan baku ke supplier berdasarkan permintaan produksi bulan depan serta membuat form permintaan pembelian yang akan ditujukan kepada bagian pembelian. 5. Pembelian Bagian pembelian mengatur segala kegiatan pembelian bahan baku ke supplier. Menganalisa kebijakan legalisasi pembelian bahan baku dan membuat purchase order (PO). 6. Persediaan Barang Jadi
51 Bagian yang mengatur penampungan bahan baku yang telah diolah menjadi barang jadi. Mengatur pengeluaran barang jadi untuk dikirim ke customer. 7. Pengiriman Bertanggung jawab akan pengiriman barang jadi sesuai pesanan customer. Membuat surat jalan untuk transportir (outsource) yang kemudian ditanda tangani oleh customer. 3.2.2 Entreprise Vision PT. Prima Rezeki Pertiwi adalah salah satu produsen batu bata ringan (Aerated Light Concrete - ACL) yang digunakan sebagai bahan bangunan yang banyak digunakan saat ini. Dengan adanya visi perusahaan untuk menjadi yang terbaik dibidangnya, perusahaan berusaha mewujudkan beberapa nilai tambah yang dapat membawanya ke pencapaian visi tersebut. Perusahaan berusaha menjaga kualitas produk yang dihasilkan. Untuk mewujudkannya, perusahaan selalu memperhatikan mutu bahan baku yang digunakan melalui kerjasama dengan supplier yang kompeten. Adanya kerjasama jangka panjang dengan supplier-supplier bahan baku tertentu menumbuhkan saling kepercayaan, yang tentunya memperlancar kerjasama lebih lanjut antara perusahaan dan supplier bersangkutan. Tidak hanya dengan pihak supplier, dalam proses pengiriman batu bata, perusahaan juga menjaga waktu pengiriman yang selalu tepat waktu
52 kepada customer. Dengan adanya kerjasama dengan pihak eksternal seperti transportir, perusahaan berusaha mewujudkan pengiriman barang yang selalu on-time. Dengan adanya fokus pada bagian customer relationship untuk meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan membawa kesempatan yang lebih besar untuk PT. Prima Rezeki Pertiwi dalam memperoleh peluang bisnis yang lebih besar pula. Cara kerja yang efektif juga menjaga hubungan yang baik antar perusahaan dan partner bisnisnya. 3.2.3 Supply Chain Value Assessment a. Supply Chain Planning Supply Chain Planning pada PT. Prima Rezeki Pertiwi meliputi beberapa aktivitas antara lain : 1. Order Commitment PT. Prima Rezeki Pertiwi menerima pesanan dari customer melalui bagian marketing. Setiap pesanan yang berasal dari customer menetapkan tanggal rencana pengiriman. Bagian marketing kemudian akan memeriksa ke bagian pabrik apakah kapasitas produksi mampu menyelesaikan pesanan sesuai dengan tanggal yang telah ditentukan. Apabila mampu, bagian marketing akan mengeluarkan konfirmasi penjualan. Apabila tidak bagian marketing akan melakukan negosiasi order dengan customer.
53 2. Advanced Scheduling and Manufacturing Planning PPIC akan menerima surat permintaan produksi dari bagian marketing untuk mengetahui jumlah barang yang akan diproduksi pada bulan depan. PPIC kemudian akan membuat jadwal produksi bulanan yang dipecah per hari dengan memasukkan informasi target produksi harian, serta resource yang akan mengerjakannya. Untuk bahan baku, PPIC akan mengirim jadwal produksi kepada bagian bahan baku. Bagian bahan baku kemudian akan menentukan jumlah pemesanan bahan baku ke supplier berdasarkan kebutuhan permintaan produksi yang diterima. 3. Demand Planning Selain mengecek bahan baku yang digunakan dalam produksi, PPIC juga mengecek ketersediaan barang pendukung produksi. Apabila dari bagian bahan baku memperkirakan kurang, maka akan dikeluarkan form permintaan pembelian. Jumlah yang dibeli ditentukan berdasarkan jumlah kebutuhan sesuai produksi. 4. Distribution Planning Bagian bahan baku menerima bahan baku yang dikirim oleh bagian supplier. Jumlah yang dikirim akan dicocokkan
54 dengan arsip PO yang disimpan. Apabila sesuai maka bahan baku akan dikirimkan ke bagian pabrik. 5. Transportation Planning Bagian Pembelian membuat Purchase Order untuk bahan baku yang akan dibeli ke Supplier kemudian supplier akan mengkonfirmasikan waktu pengiriman bahan baku ke bagian pembelian. Supplier akan mengirimkan bahan baku yang akan diterima oleh bagian bahan baku. Bagian Marketing membuat Delivery Note yang akan dikirimkan ke bagian pengiriman, kemudian bagian pengiriman akan mengirimkan barang ke Customer sesuai pesanan. b. Supply Chain Execution Supply Chain Execution pada PT. Prima Rezeki Pertiwi meliputi beberapa aktivitas antara lain : 1. Order Planning Process Customer melakukan pemesanan ke bagian marketing, kemudian bagian marketing akan mengecek ke bagian finance via telepon dan menanyakan status pembayaran customer, apakah customer tersebut masih memiliki hutang yang belum lunas pada perusahaan atau tidak. Jika bagian Finance menyatakan bahwa penjualan boleh dilakukan terhadap pelanggan yang bersangkutan,
55 maka Bagian Marketing akan mengecek ke PPIC apakah permintaan customer dapat dipenuhi sesuai dengan tenggat waktu yang ditentukan. Apabila perusahaan dapat memenuhi pesanan customer pada waktu yang ditentukan, marketing akan mengeluarkan konfirmasi penjualan dan kemudian menyimpan detail konfirmasi penjualan berisi nama customer, jumlah barang dan tanggal pengiriman. Apabila perusahaan tidak mampu memenuhi pesanan customer pada waktunya, maka bagian marketing akan melakukan negosiasi mengenai jadwal pengiriman yang disanggupi perusahaan. Konfirmasi penjualan kemudian akan diberikan ke customer dan bagian finance untuk penagihan pembayaran ketika jatuh tempo. Dalam hal ini, PPIC memperkirakan waktu pemenuhan produksi berdasarkan perkiraan kepadatan pemesanan dengan kapasitas produksi serta konsiderasi lamanya waktu yang diperlukan untuk menerima bahan baku dari suppliers dan mengirim barang jadi ke customer. 2. Replenishment Process Berdasarkan Sales Order (SO) yang masuk dari customer ke marketing, perbulan marketing akan mengeluarkan Surat Permintaan Produksi yang ditujukan ke PPIC. PPIC membuat Jadwal Produksi, kemudian diserahkan ke bagian pabrik. Setelah
56 itu bagian pabrik akan membuat Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB) kepada bagian bahan baku pabrik. Bagian bahan baku pabrik akan memperkirakan ketersediaan bahan baku bila bahan baku tersedia, maka akan langsung diserahkan ke bagian pabrik. Apabila bahan baku tidak tersedia bagian bahan baku pabrik akan mengeluarkan Form Permintaan Pembelian (FPP) yang diberikan ke bagian pembelian. Apabila pembelian menyetujui pembelian, ia akan membuat PO (2 rangkap) dan menyerahkan kepada suppliers serta bagian finance. Selain PO, bagian pembelian juga harus menyerahkan FPP yang disetujui rangkap 2 ke bagian finance. Suppliers kemudian akan mengirim bahan baku ke perusahaan yang diterima oleh bagian bahan baku pabrik. Bagian bahan baku pabrik akan mengecek kesesuaian jumlah barang yang diterima dengan surat jalan yang dibawa oleh suppliers. Apabila cocok, maka ia akan mengeluarkan Laporan Penerimaan Bahan Baku (LPBB) yang diberikan ke bagian pembelian dan finance. Apabila bahan baku yang diterima ada yang rusak, akan dikeluarkan surat retur dari bagian bahan baku pabrik ke suppliers. 3. Production Process
57 Dari Surat Permintaan Produksi, PPIC lah yang akan membuat Jadwal Produksi bulanan. Jadwal Produksi akan dibuat secara detil per-harian berisi jumlah produksi per hari, barang yang diproduksi serta resource yang dibutuhkan (tenaga kerja). Jadwal Produksi ini kemudian akan diserahkan ke bagian pabrik untuk kemudian dikerjakan. Barang yang selesai diproduksi akan dikirim ke bagian persediaan barang jadi. 4. Distribution Process Setelah barang jadi yang akan dikirim tersedia, bagian marketing akan mengeluarkan Delivery Note yang merupakan memo internal perusahaan ke bagian pengiriman. Bagian pengiriman kemudian akan mengeluarkan surat jalan yang diberikan pada bagian persediaan barang jadi, rangkap 2 ke transportir. Bagian persediaan barang jadi kemudian akan menyiapkan barang jadi yang akan dikirim oleh transportir (outsource) ke customer. Customer yang menerima kemudian akan menandatangani surat jalan sebagai bukti penerimaan bahan jadi.
VISIO CORP ORATION $ 58 1. Pelanggan Memesan Barang yang diinginkan 3. Membuat SO (2 rangkap) 4. Membuat Surat Permintaan Produksi Pelanggan SO (rangkap 1) Marketing Surat Permintaan Produksi PPIC 5. Membuat Jadwal Produksi 14. Membuat Delivery Note 2. Mengecek Status Pelanggan Surat Selesai Produksi Jadwal Produksi SO (rangkap 2) 12. Membuat Surat Selesai Produksi Surat Jalan + $ Delivery Note 6. Membuat SPBB SPBB Barang Jadi Finance Bagian Produksi 17. Mengirimkan Surat Jalan dan Barang Jadi 11. Membuat LPBB (2 rangkap) 7. Menyerahkan Bahan Baku LPBB (rangkap 1) Bagian Bahan Baku Bahan Baku + Pay to $ 8. Membuat FPP Transportir Surat Jalan (Rangkap 2) PO (rangkap 1) FPP yang disetujui (rangkap 2) Bahan Baku 10. Menyerahkan Bahan Baku 9. Membuat PO (2 rangkap) LPBB (rangkap 2) PO (rangkap 2) Suppliers $ $ Bagian Pengiriman Pay to $ Barang Jadi 15. Membuat surat jalan (2 rangkap) Bagian Pembelian FPP 13. Menyerahkan Barang Jadi 16. Menyerahkan Barang Jadi ke Transportir Surat Jalan Bagian Persediaan Barang Jadi barang jadi Keterangan: 1. SO : Sales Order 2. SPBB : Surat Permintaan Bahan Baku 3. FPP : Form Permintaan Pembelian 4. PO : Purchase Order 5. LPBB : Laporan Penerimaan Bahan Baku Gambar 3.3 Proses Bisnis yang Sedang Berjalan
59 Dalam penerapan proses Supply Chain-nya, PT. Prima Rezeki Pertiwi menemui beberapa masalah dalam proses bisnisnya yang sedang berjalan : 1. Adanya kemungkinan salah pencatatan pemesanan dari customer. Perusahaan tidak mengantisipasi kemungkinan customer salah melakukan pemesanan dengan mengkonfirmasi ulang pemesanan. 2. Kesalahan dalam pencatatan transaksi oleh pihak perusahaan, supplier, customer maupun transportir karena sistem manual (paper-based) yang diterapkan. 3. Tidak lancarnya arus informasi, dikarenakan paper-work serta pemesanan yang masih dilakukan via telepon maupun fax 4. Penimbunan barang dikarenakan tidak adanya manajemen untuk persediaan bahan baku serta manajemen produksi batu bata 5. Kurangnya integrasi antar divisi yang ada di perusahaan Sesuai permasalahan diatas, E-Business Initiatives yang akan dibangun berdasarkan penilaian terhadap kondisi perusahaan dan rencana supply chain yang dikembangkan, akan bergerak ke arah evolutionary, dimana perusahaan cenderung menekan ke arah otomatisasi proses yang berfokus pada pertukaran informasi secara otomatis (information automation). 3.2.4 Opportunity Indentification Berdasarkan hasil Supply Chain Value Assessment diatas, alternatif e-business yang digunakan akan berfokus pada Automation.
60 Adanya otomatisasi aliran data yang terjadi antara semua pihak terkait dalam supply chain, memungkinkan setiap transaksi diproses oleh sistem dan dapat digunakan oleh divisi yang terkait. Adanya otomatisasi juga memungkinkan customer untuk melihat pemesanan yang telah dilakukannya serta konfirmasi pemesanan dapat dilakukan. 3.2.5 Strategy Decision Dari hasil analisa diatas, PT. Prima Rezeki Pertiwi menerapkan beberapa strategi untuk persiapan penerapan e-scm diatas sebagai solusi permasalahan supply chain yang ada di perusahaan : 1. Otomatisasi informasi antara suppliers, perusahaan dan customer sehingga permasalahan yang terjadi karena pencatatan data dapat diminimalisir. 2. Penerapan otomatisasi informasi melalui e-scm.