BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Revolusi industri yang terjadi pada tahun 1750, dengan penemuan mesin uap telah menggantikan posisi pekerjaan manual dengan mesin, yang memberikan hasil dramatis. Kemudian dunia bisnis terus mengalami perkembangan yang semakin kompleks, dengan pencapaian teknologi saat ini, aktivitas bisnis yang menggunakan teknologi internet telah menggantikan aktivitas bisnis tradisional untuk mendukung perkembangan suatu bisnis. Kompleksitas seringkali terjadi dari setiap proses bisnis dan seringkali masalah persediaan menjadi hal yang begitu berpengaruh terhadap proses bisnis secara keseluruhan dimana penerapan atau implementasi procurement pada umumnya yang menggunakan metode manual tidak mampu mendukung proses bisnis agar lebih efisien, dan efektif bagi perusahaan. Dulu kegiatan procurement dianggap sebagai bagian yang kurang strategis dan dipandang sebagai kegiatan administratif semata. Tetapi dewasa ini anggapan tersebut sudah banyak berubah. Procurement kini semakin dianggap sebagai bagian strategis yang punya potensi besar untuk menghemat biaya dan menciptakan keunggulan kompetitif perusahaan. Keunggulan kompetitif bukan hanya didapat dari perannya dalam mendapatkan bahan baku dengan harga murah, tetapi juga dalam upaya meningkatkan time to market (dalam perancangan produk baru), meningkatkan kualitas produk, dan meningkatkan responsiveness (dengan memilih pemasok-pemasok yang bukan hanya murah, tetapi juga responsif). Dalam sebuah organisasi, fleksibilitas infrastruktur TI perusahaan merupakan kunci penting perusahaan mencapai kesuksesan karena semakin fleksibel infrastruktur TI perusahaan semakin lancar kinerja karyawan. Dalam dunia bisnis saat ini, dukungan manajemen puncak merupakan kunci penting bagi perusahaan untuk mencapai sukses perusahaan, karyawan akan bekerja lebih produktif pada jalan yang sedang diperhatikan perusahaan. Hal penting berikutnya adalah hubungan dengan pemasok yang merupakan titik awal suatu perusahaan bisa memproduksi, karena produsen membutuhkan pasokan bahan baku dari pemasok untuk itu 1
2 hubungan yang baik dengan pemasok dapat menentukan baiknya suatu produk atau layanan yang akan dihasilkan oleh perusahaan. Dan kinerja merupakan ukuran yang harus diperhatikan dengan seksama sebagai prestasi dari karyawan sebuah organisasi atau perusahaan. Dari pengukuran kinerja tentu kita dapat menilai seperti apakah pencapaian sebuah organisasi. Dengan kinerja yang buruk tentu saja pencapaian perusahaan juga akan terhambat, demikian sebaliknya. Seperti yang pernah dikatakan Dessler (2004, p214) dalam buku Manajemen Sumber Daya Manusia bahwa merekrut dan memilih karyawan yang berpotensi tidaklah menjamin mereka akan bekerja secara efektif. Suatu departemen procurement perusahaan berpotensi diaplikasikan banyak penghematan, tentu sangat didukung oleh kinerja yang baik akan memberikan kontribusi yang baik pada departemen procurement dan kinerja yang buruk akan berdampak buruk pada departemen procurement. Oleh sebab itu perhatian terhadap output kerja dari karyawan adalah hal yang perlu selalu dievaluasi selain itu dengan mengevaluasi kinerja karyawan tentu saja karyawan dapat mengetahui kekurangankekurangan yang ada. PT Alkindo Mitraraya didirikan oleh Dr. Hendra Adidarma pada tahun 1989 untuk memproduksi bahan baku berkualitas tinggi dan konsisten untuk penggunaan rumah tangga. Yang menjadi hal utama, Alkindo juga mengembangkan produkproduk inovatif untuk penjualan pihak ketiga dan menjadi kekuatan yang terus tumbuh di industri coating global. Pada PT Alkindo Mitraraya, kegiatan pengadaan bahan baku dilakukan untuk memenuhi permintaan produksi dari proyek-proyek dan pelanggan tetap. Sering kali bahan baku dibutuhkan dalam jumlah besar untuk memenuhi kebutuhan produksi dan tingkat pembelian sangat tinggi sehingga pengadaan bahan baku yang dilakukan dengan tepat dalam hal waktu, biaya dan pemilihan sumber daya akan mencegah kerugian besar. Saat ini departemen procurement PT Alkindo Mitraraya bertujuan untuk mendapatkan bahan baku dengan harga kompetitif, dan menyediakan bahan baku dengan kualitas yang konsisten dan tepat waktu dengan target keterlambatan 3% dan off-spec 3%. Tujuan tersebut membutuhkan pemikiran strategis yang besar, dan kinerja departemen procurement harus meningkat. sedangkan karyawan departemen procurement masih menggunakan metode manual yang menyita waktu dan biaya untuk kegiatan administratif, misalnya membuat dokumen-dokumen seara manual,
3 mendistribusikan dokumen melalui fax, mengumpulkan informasi penawarah harga dari banyak pemasok dan lain-lain. Fleksibilitas infrastruktur TI menyediakan dasar teknologi untuk menyokong hubungan yang baik dengan pemasok. Perangkat keras, perangkat lunak, data dan teknologi penyimpanan serta jaringan ada untuk membantu dalam pertukaran informasi antara perusahaan dengan pemasok dengan cepat, benar, tepat sasaran, dapat digunakan dalam berbagai kondisi agar perusahaan dapat mengetahui keadaan pemasok dan pemasok dapat mengetahui keadaan perusahaan sampai batas transparansi tertentu yang akan meningkatkan kepercayaan keduanya untuk memiliki hubungan baik, sehingga pengadaan barang dapat berlangsung dengan lancar. Selain infrastruktur TI, hubungan baik dengan pemasok berhubungan dengan dukungan manajemen puncak. Manajemen puncak yang memberikan dukungan untuk waktu, tenaga kerja dan keuangan untuk mendukung pemasok yang ingin menjadi partner jangka panjang perusahaan melalui pengembangan pemasok akan memberikan dampak yang signifikan pada kepercayaan pemasok untuk berhubungan baik dengan perusahaan. Hubungan yang baik dengan pemasok adalah bagian penting dari keberlangsungan kinerja procurement perusahaan. Hubungan dengan pemasok yang baik memungkinkan ketersediaan bahan baku tepat waktu, yang akan meningkatkan kinerja procurement perusahaan. Sehingga bagian procurement dapat lebih berfokus pada aktivitas penting lainnya. Berbicara tentang kinerja karyawan khususnya kinerja procurement, maka tidak terlepas juga dari sistem e-procurement. Pengaplikasian proses-proses bisnis perusahaan dituntut untuk lebih baik dalam menjaga hubungan kerja profesional dengan pemasok agar produknya dapat terpasok dengan lebih efektif dan efisien. Salah satu faktor penting dalam menciptakan keunggulan kompetitif ini adalah dengan mengganti proses bisnis yang lama dengan yang lebih baik, seperti pembelian produk produksi dan non-produksi (procurement) yang lama diganti dengan proses yang lebih baik, lebih murah, dan lebih cepat yaitu e-procurement. Dalam proses procurement tersebut, perusahaan harus dapat memperbaiki kinerja agar dapat tetap bertahan dan mampu bersaing secara global dengan perusahaan lainnya. Teknologi yang berkembang di perusahaan ini umumnya bergerak ke penggunaan internet dalam aplikasi proses bisnis. Teknologi internet ini dapat
4 memberikan informasi bagi perusahaan tanpa batas yang mana dapat dimanfaatkan perusahaan dalam mempermudah proses bisnis. Dengan penggunaan e-procurement ini membantu perusahaan untuk berkembang dan meningkatkan kualitas pelayanan dalam penyediaan produk. Sistem e-procurement merupakan sistem enawaran dan pengadaan produk dan jasa secara elektronik. Seringkali perusahaan membutuhkan suatu produk dalam waktu cepat, akan tetapi sering terjadi masalah seperti produk yang diinginkan tidak tersedia, produk yang ada tidak berkualitas, produk yang ada mahal, waktu pengiriman produk lama dan tidak adanya pemasok yang sesuai. Sistem e-procurement membantu dalam mengurangi hal tersebut. e-procurement dapat diaplikasikan kedalam perusahaan karena adanya kebutuhan akan sistem tersebut, pun sistem tersebut harus didukung oleh fleksibilitas infrasruktur TI agar dapat diaplikasikan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan yang dimiliki perusahaan. Tidak cukup bila hanya didukung infrastruktur jika manajemen tidak memberikan dukungan, baik untuk pelatihan maupun persetujuan pengaplikasian e-procurement. Dengan adanya e-procurement pada perusahaan maka akan memberikan pengaruh pada kinerja departemen procurement perusahaan. Untuk itu PT Alkindo Mitraraya melihat perlunya penerapan e-procurement untuk mengatasi masalah-masalah yang sering terjadi dalam proses pengadaan barang secara konvensional, dan untuk mencapai tujuan strategis departemen procurement. Dengan e-procurement, maka PT Alkindo Mitraraya dapat lebih mempercepat pekerjaan administratifnya dan berfokus untuk menjalin hubungan dengan supplier-supplier potensial. Akan tetapi PT Alkindo Mitraraya masih ragu e- procurement merupakan keputusan tepat untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Untuk mengetahui lebih mendalam mengenai pengaruh-pengaruh seperti yang telah dijabarkan diatas terhadap kinerja perusahaan, maka dilakukanlah Analisis dan Perancangan E-Procurement pada PT Alkindo Mitraraya. 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan di atas, dapat diambil perumusan masalah sebagai berikut: 1. Seberapa besar pengaruh fleksibilitas infrastruktur TI. Dukungan manajemen puncak terhadap hubungan dengan pemasok dan dampaknya terhadap kinerja departemen procurement secara simultan dan parsial?
5 2. Bagaimana pemanfaatan teknologi informasi dalam meningkatkan kinerja sistem procurement? 1.3 Ruang Lingkup Mengingat luasnya cakupan dalam pembahasan ini, maka penulis akan memberikan batasan yaitu: 1. Kegiatan analisis dan perancangan sistem e-procurement yang mencakup proses tender, terdiri dari pemilihan bahan baku dan pemasok, pengiriman dokumen tender, pemilihan pemenang tender, pembuatan PO, pengembalian produk cacat atau rusak, serta evaluasi kinerja pemasok. 2. Metode pemilihan pemasok yang diteliti adalah metode tender. 3. Hanya terbatas pada pengadaan bahan baku. 4. Tidak membahas masalah pembayaran, keamanan dan implementasi sistem. 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini yaitu: 1. Untuk mengetahui pengaruh fleksibilitas infrastruktur TI dan dukungan manajemen puncak terhadap hubungan dengan pemasok secara simultan dan parsial. 2. Untuk mengetahui pengaruh fleksibilitas infrastruktur TI. Dukungan manajemen puncak terhadap hubungan dengan pemasok dan dampaknya terhadap kinerja departemen procurement secara simultan dan parsial. 3. Untuk mengetahui proses procurement saat ini pada PT. Alkindo Mitraraya guna mengetahui permasalahan yang dimiliki 4. Merancang sistem e-procurement yang sesuai sebagai solusi yang tepat untuk mengatasi kendala di PT. Alkindo Mitraraya. 1.5 Metode Penelitian Dalam rangka mencapai tujuan yang telah dirumuskan sebelumnya, metode yang digunakan terbagi menjadi tiga bagian, yaitu metode pengumpulan data, analisis, dan perancangan. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam skripsi ini, yaitu: 1. Studi Kepustakaan Metode ini dilakukan dengan mempelajari berbagai buku, artikel, dan situs web yang berkaitan dengan topik yang dibahas.
6 2. Studi Lapangan Metode ini dilakukan dengan melakukan wawancara kepada pihak internal perusahaan yang berkepentingan. Metode analisis dan perancangan yang akan digunakan dalam skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Analisis CB SEM dengan metode PLS pengaruh fleksibilitas infrastruktur TI dan dukungan manajemen puncak terhadap hubungan dengan pemasok. 2. Analisis CB SEM dengan metode PLS pengaruh fleksibilitas infrastruktur TI. Dukungan manajemen puncak terhadap hubungan dengan pemasok dan dampaknya terhadap kinerja departemen procurement. Sedangkan metodologi yang digunakan dalam proses perancangan adalah: Metode Perancangan dan Analisis Berbasis Objek (OOAD Object Oriented Analysis and Design - Satzinger) 1. Activity Digram. 2. Use Case Diagram. 3. Use Case Description. 4. Sequence Diagram. 5. Design Class Diagram. 6. Package Diagram. 7. Deployment Environment. 8. User Interface.