PERENCANAAN PROYEK BERBASIS RISIKO PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET DI PDAM KOTA MALANG BERBASIS ISO/FDIS 31000:2009 Antonius Gatot Yudo Pratomo, Aris Tjahyanto Magister Manajemen Teknologi, Bidang Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Kampus MMT ITS 60264, Indonesia email : antoni@mhs.mmt.its.ac.id ; antoni_mails@yahoo.com ABSTRAK Sistem Informasi Manajemen Aset PDAM Kotamadya Malang adalah salah satu alat bantu yang digunakan untuk memudahkan penyimpanan, penampilan dan pengelolaan data jaringan distribusi air. Untuk membuat Sistem Sistem Informasi Manajemen Aset ini perlu adanya perencanaan proyek yang jelas dan terstruktur. Penyusunan Perencanaan Proyek Pembangunan Sistem Informasi dalam penelitian ini menggunakan pedoman PMBOK dan manajemen risikonya dikelola dengan panduan ISO/FDIS 31000:2009 yang meliputi kegiatan identifikasi risiko, analisis risiko, dan evaluasi risiko. Setelah risiko dikaji barulah ditentukan langkah penanganan terhadap item-item risiko yang diperkirakan muncul dengan mempertimbangkan biaya dan manfaat serta melibatkan stakeholder terkait. Dalam penelitian ini dilakukan pengidentifikasian item-item resiko yang ada dalam proyek teknologi informasi untuk memberikan informasi pada manajer proyek agar lebih waspada terhadap resiko-resiko yang bisa menghalangi tujuan proyek. Setelah item-item resiko didapatkan, dilakukan pembagian dalam 5 kelompok risiko, yaitu Teknologi, Internal Organisasi, Eksternal Organisasi, Aktivitas Manajemen dan Kontrol, dan Lingkungan. Selanjutnya dianalisis dampak item resiko terhadap jadwal dan biaya proyek, kemudian dilakukan penilaian item resiko berdasarkan toleransi seorang manajer terhadap resiko, dan akhirnya didapatkan strategi penanganan resiko untuk menangani item-item resiko tersebut. Kata kunci: PMBOK, ISO/FDIS 31000:2009, Manajemen Proyek, Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset PENDAHULUAN Bagi perusahaan air minum, infrastruktur air minum merupakan aset utama yang nilainya signifikan. Oleh karena itu harus dikelola secara baik mulai sejak perencanaan kebutuhan, penyediaan dana, pemasangan aset, pengoperasian, pemeliharaan, hingga pada pemusnahan aset. Pengelolaan tersebut dikenal dengan istilah manajemen aset. Yang dimaksud dengan aset jaringan distribusi PDAM yaitu Titik saluran pelanggan, Pipa, Manhole, Junction, Valve, Hidran, Bridge, Pompa, Spring Water, Tandon, Treatment Plant (PDAM Kotamadya Malang, 2008). Untuk mencapai tujuan bisnisnya, seringkali perusahaan-perusahaan menggunakan teknologi informasi sebagai basis dalam penciptaan layanan yang berkualitas ataupun dalam optimalisasi proses bisnisnya. Dalam mengelola data aset distribusi yang seringkali berubah, PDAM Kotamadya Malang membutuhkan Sistem Informasi untuk mendukung fungsi dari proses bisnis pengelolaan Jaringan
Distribusinya. Fungsional sistem ini akan diwujudkan dalam sebuah rencana program proyek. Suatu proyek dikatakan baik jika penyelesaian proyek tersebut efisien ditinjau dari segi waktu, biaya, dan mempertinggi efisiensi kerja baik manusia maupun alat. Perencanaan proyek yang baik diperlukan untuk memenuhi sasaran proyek yang berupa Sistem Informasi Manajemen Aset, karena kesuksesan dari sebuah proyek bergantung pada usaha, perhatian dan kemampuan dalam menerapkan perencanaan awal pada suatu proyek. Beberapa hal yang harus dilakukan dalam perencanaan proyek pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset yaitu : identifikasi ruang lingkup proyek, pembuatan jadwal dan daftar aktivitas yang akan dikerjakan pada saat pelaksanaan pekerjaan. Sistem Informasi Manajemen Aset PDAM Kotamadya Malang merupakan suatu pendekatan yang dapat memberikan semua informasi dan alat analisis yang diperlukan untuk mengelola aset yang ada agar menjadi lebih efektif dan dapat memenuhi kebutuhan saat ini dan masa mendatang, tidak terlepas dari peristiwa yang mungkin terjadi dan dapat menghambat pencapaian tujuan/sasaran perusahaan. Peristiwa yang dapat menghambat pencapaian tujuan manajemen tersebut atau biasa disebut dengan risiko. Risiko yang timbul akibat penerapan rencana proyek yang salah akan menyebabkan proses bisnis berjalan tidak optimal, kerugian finansial, menurunnya reputasi perusahaan, atau bahkan hancurnya bisnis perusahaan. Oleh karena itu diperlukan suatu pengukuran terhadap risiko proyek bagi perusahaan. Dengan pedoman ISO/FDIS 31000:2009 Risk based management, penelitian ini diharapkan bisa memberikan dan membuat gambaran tentang bagaimana membuat perencanaan proyek yang baik sebelum dilakukan pelaksanaan proyek. Perencanaan proyek digunakan untuk melaksanakan proyek, bukan untuk analisis proyek, hal ini guna memenuhi sasaran proyek yang diinginkan oleh pemilik proyek dan juga untuk meminimalkan kegagalan dalam pelaksanaan proyek. Dalam penelitian ini pada intinya berusaha untuk membuat perencanaan untuk menentukan langkah-langkah, mengidentifikasi risiko yang akan muncul dan memberikan aturan-aturan yang jelas dalam membangun Sistem Informasi Manajemen Aset di PDAM Kotamadya Malang. METODA Proyek, dalam bidang bisnis dan ilmu pengetahuan adalah suatu usaha yang besar atau usaha terencana dalam perusahaan, sering melibatkan penelitian atau desain, yang direncanakan secara hati-hati, memiliki tanggal mulai dan tanggal selesai yang spesifik, untuk mencapai tujuan organisasi secara khusus dengan batasan waktu dan biaya., biasanya untuk memberikan perubahan yang menguntungkan atau memberikan nilai tambah. Manajemen proyek merupakan sebuah disiplin yang mengatur kegiatan merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu. Semua jenis dan ukuran organisasi pasti menghadapi faktor-faktor internal dan eksternal, dan pengaruh yang membuatnya tidak pasti apakah dan kapan mereka akan mencapai tujuan mereka. Efek ketidakpastian tujuan organisasi ini adalah "risiko". Manajemen risiko dalam penelitian ini menggunakan pedoman ISO/FDIS 31000:2009 yang lebih difokuskan kepada tahap perencanaan proyek menggunakan C-3-2
manajemen berbasis risiko yang mengacu pada istilah, proyek yang baik adalah mencapai titik keseimbangan antara waktu, biaya dan kualitas. Gambar 1. Proses Manajemen Risiko ISO/FDIS 31000:2009 Pengkajian risiko meliputi proses identifikasi risiko, analisis risiko dan evaluasi risiko. Identifikasi Risiko Merupakan tahap penyusunan daftar risiko yang komprehensif berdasarkan peristiwa-peristiwa dalam proyek Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset PDAM Kotamadya Malang yang mungkin membuat, mempercepat atau menghalangi pencapaian tujuan. Analisis Risiko Dalam analisis risiko dirumuskan kriteria Kemungkinan Risiko dan Konsekuensi Risiko. Kriteria harus mencerminkan nilai-nilai organisasi, tujuan dan sumber daya. Analisis Risiko melibatkan pertimbangan tentang sebab-sebab dan sumber-sumber risiko yang dapat terjadi. Evaluasi Risiko Tujuan dari evaluasi risiko adalah untuk membantu dalam membuat keputusan prioritas perawatan dan penanganan. Setelah risiko dikaji barulah ditentukan langkah penanganan terhadap item-item risiko yang diperkirakan muncul. Penanganan Risiko Proses penanganan risiko dilakukan dengan memilih satu atau lebih pilihan. Risiko yang tidak dapat diterima / ditoleransi harus segera dibuatkan rencana tindakan untuk meminalkan kemungkinan / dampak terjadinya risiko. Pemilihan cara menangani risiko dilakukan dengan mempertimbangkan biaya dan manfaat serta melibatkan stakeholder. C-3-3
Metode pada penelitian ini menggunakan 6 tahap. Metode ini digunakan untuk mengidentifikasi bahwa manajemen proyek sudah diterapkan dengan baik. Diagram alir metode penelitian yang digunakan adalah seperti gambar berikut: (1) Pendahuluan (2) Analisis kebutuhan (3) Perencanaan Proyek (3.1) Perencanaan Umum (3.2) Identifikasi Aktivitas (3.3) Manajemen Risiko: 1. Identifikasi Risiko 2. Analisis Risiko 3. Evaluasi 4. Penanganan Risiko (3.4) Alokasi Sumber Daya (3.5) Perencanaan Biaya (4) Verifikasi dan Validasi Rencana Prpyek (5) Kesimpulan dan Saran Gambar 2. Diagram Alir Penelitian Untuk mendapatkan gambaran awal dalam merealisasikan rencana dan gagasan suatu proyek yang akan dilaksanakan, peneliti akan dibantu untuk mendapatkan datadata awal yang diperlukan. Dalam hal ini perlu dilakukan survey lapangan terhadap proses bisnis, wawancara dan diskusi dengan manajemen dan staf yang terkait untuk memperoleh informasi mengenai kondisi dan cara user menangani situasi-situasi kritis di dalam proyek. Studi pustaka juga harus dilakukan untuk menemukan variabelvariabel yang akan diteliti agar lebih mudah memahami dalam mempelajari kebutuhan dalam menyusun rencana proyek. HASIL DAN DISKUSI (6) Selesai Pengumpulan data risiko diambil dari penelitian yang dilakukan oleh Basit Shahzad, Abdullah S. Al-Mudimigh, Zahid Ullah (2010), dari tulisan oleh Rasmita Dash dan Rajashree Dash (2010), dan beberapa literatur pendukung lainnya, kemudian didiskusikan dengan anggota tim proyek dan dibagi ke dalam beberapa kelompok risiko. Daftar Risiko tersebut dipaparkan, didiskusikan dan dikembangkan bersama Counterpart Team PDAM Kotamadya Malang dalam Pre Construction Meeting. C-3-4
Tabel 1. Daftar Risiko Yang Mungkin Muncul No. Ref. Kelompok Risiko Risiko Asal Risiko Kemung kinan R1.1 Teknologi Sistem not Infrastruktur atau responding atau performa hadrware congestion milik user yang tidak memadai R1.2 Kesalahan (error) Sistem Informasi yang atau kegagalan sudah ada tidak proses integrasi mendukung sistem baru R1.3 Perubahan asrsitektur atau design sistem R1.4 Pengulangan atau kesalahan development Sistem baru yang diterapkan dinilai tidak user friendly Pendefinisan user requirement yang tidak sesuai Konse kuensi Penanggung Jawab 0.3 0.1 Supervisor, Programmer Utama 0.5 0.5 Supervisor, Programmer Utama 0.7 0.9 Busisess Analyst 0.7 0.7 System Analyst, Programmer Utama R1.5 Sistem down Aliran listrik terhenti 0.9 0.3 Project Manager R2.1 Internal Organisasi Pendefinisan user requirement yang tidak sesuai R2.2 Pengulangan pelatihan R2.3 Komunikasi yang buruk antara tim pengembang dengan user R3.1 Eksternal Organisasi Penolakan dari kalangan pelanggan R3.2 Penghentian dana proyek R4.1 Aktivitas Manajemen dan Kontrol Estimasi Waktu dan biaya proyek yang kurang tepat R4.2 Konflik internal pengembang proyek R4.3 Beban kerja yang berlebih R4.4 Capaian yang tidak sesuai dengan kriteria R5.1 Lingkungan Survey lapangan terhambat R5.2 Sakitnya anggota tim pengembang atau Counterpart Team R5.3 Keterlambatan anggtota tim pengembang untuk hadir di lokasi kerja Data dan informasi yang diperoleh tidak lengkap Kurangnya kemampuan SDM untuk mengoperasikan sistem baru yang dirancang Tekanan user yang diwakili oleh Counterpart Team lebih besar dari yang diperkirakan Bertambahnya syarat dalam mengajukan permohonan Perubahan keuangan akibat kondisi perekonomian global yang memburuk Perencanaan yang tidak matang dan komunikasi yang kurang baik Komunikasi yang kurang baik Tidak adanya resource levelling Kurangnya pengawasan mutu hasil pekerjaan 0.7 0.5 Supervisor, System Analyst 0.6 0.7 Supervisor, Technical Support 0.7 0.5 Project Supervisor, Koordinator IT 0.5 0.1 Project Manager 0.1 0.9 Projeet Manager 0.9 0.9 Project Manager 0.9 0.8 Project Supervisor 0.9 0.9 Project Manager 0.7 0.8 Supervisor, Koordinator IT Cuaca buruk 0.5 0.3 Koordinator Kondisi kesehatan pegawai di lingkungan kerja Kemacetan lalu lintas perjalanan Tim pengembang dari Surabaya ke Malang Asset Mapping 0.5 0.5 Project Supervisor 0.7 0.5 Project Supervisor C-3-5
Identifikasi komprehensif sangat penting, karena risiko yang tidak diidentifikasi pada tahap ini tidak akan disertakan dalam analisis lebih lanjut. KESIMPULAN Perencanaan proyek pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset di PDAM Kotamadya Malang merupakan langkah awal yang menentukan kualitas hasil dan pengawasan pelaksanaan proyek. Secara khusus, beberapa hal yang dapat disimpulkan sesuai dengan metode perencanaan yang digunakan dalam penelitian ini, antara lain : 1. Pedoman yang digunakan untuk menganalisis risiko proyek teknologi informasi ini adalah ISO/FDIS 31000:2009. Pedoman ini efektif untuk mengidentifikasi manajemen proyek sudah diterapkan. 2. Dengan identifikasi risiko yang telah dilakukan, diperoleh data bahwa risiko yang paling tinggi dalam proyek Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset di PDAM Kotamadya Malang adalah masalah sumber daya manusia. 3. Risiko proyek yang telah teridentifikasi akan mempermudah pihak perusahaan untuk melakukan tindak lanjut penanganan. Dalam hal ini, risiko proyek dapat diminimalisasi dengan melakukan pembinaan dan pelatihan sumber daya manusia selama pelaksanaan proyek. Hal ini dapat dilaksanakan secara bertahap. DAFTAR PUSTAKA Dash, Rasmita dan Dash, Rajashree (2010), Risk Assessment Techniques for Software Development, European Journal of Scientific Research, Vol.42 No.4, pp.629-636. International Standard (2009). Risk Management principles and guidelines ISO 31000:2009. ISO copyright office, Geneva. PDAM Kotamadya Malang (2008). Dokumen Detil Desain, Malang. Schwalbe, Kathy (2010), Information Tecnology Project Management, 6 th edition, Course Technology. Shahzad, B., Al-Mudimigh, A. S., dan Ullah, Z. (2010), Risk Identification and Preemptive Scheduling In Software Development Life Cycle, Global Journal of Computer Science and Technology, Vol. 10 Issue 2 (Ver 1.0). Wahana Komputer (2006). Pengelolaan Proyek Konstruksi dengan Microsoft Project 2003. Penerbit ANDI, Yogyakarta. C-3-6