SISTEM INFORMASI PADA U.D. BAJA PRATAMA GODEAN SLEMAN YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Bambang Hadi Prayogi 10.02.7797 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
INFORMATION SYSTEMS IN U.D BAJA PRATAMA GODEAN SLEMAN YOGYAKARTA SISTEM INFORMASI PADA U.D BAJA PRAMATA GODEAN SLEMAN YOGYAKARTA Bambang Hadi Prayogi Bayu setiaji Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT The need for technology in the era of globalization especially in computer technology have resulted in the information faster, more accurate and more relevant when compared to the information produced by conventional means. With the development of information technology as it is the presence of computer technology is very helpful in processing the data. So is an agency or company will not achieve its purpose better if not supported by good management information systems in decision making. In this study the authors chose U.D. Baja Pratama as an object of research. The preparation of financial information systems, employee data, inventory, and transactions that are manually applied by the company. This situation causes ineffective use of time, thought and energy to process the data. Otherwise it will lead to suboptimal decision making process and other related processes. Keywords : U.D. Baja Pratama, Information Systems U.D. Baja Pratama, Information Systems
1. Pendahuluan Di zaman yang semakin canggih ini, kebutuhan terhadap suatu informasi dan perkembangannya sangat berperan penting bahkan menjadi suatu kebutuhan di mayoritas masyarakat. Hal ini telah membawa sistem informasi dan komputer menjadi lebih berkembang. Untuk mempersiapkan kemajuan teknologi, perusahaan harus menjalankan suatu langkah strategis yaitu dengan menggunakan suatu sistem yang terencana dan terorganisir, oleh karena itu penggunaan sistem informasi diperlukan untuk membantu memenuhi kebutuhan suatu perusahaan. Perkembangan teknologi saat ini sangat memberi dukungan bagi kemajuan sistem pengolahan data pada perusahaan, terutama pemanfaatan teknologi yang berbasis komputer. Komputer sebagai salah satu sarana yang dapat digunakan sebagai pengolahan data dan informasi memungkinkan user (perusahaan) melakukan pengolahan data data secara cepat serta menghasilkan output (informasi) yang dibutuhkan secara cepat pula. Selain itu, komputer juga membantu user dalam hal penyimpanan data dalam jumlah yang besar. User tidak perlu takut lagi dengan masalah penyimpanan data atau dokumen yang sering memerlukan tempat yang cukup besar. Sebab masalah ini dapat dipecahkan dengan sistem informasi berbasis komputer. Komputer mempunyai peranan yang sangat penting dalam dunia kerja. Banyak perusahaan sangat tergantung dengan keberadaan komputer. Penggunaan sistem informasi berbasis komputer dalam dunia usaha sangat membantu sebuah pengolahan data, sehingga proses penyajian laporan dapat dilakukan secara cepat, tepat, efisien waktu, dan meminimalkan lambatnya informasi. Hal ini akan sangat memudahkan dalam hal pengambilan keputusan. Sistem informasi yang baik memegang peranan penting dalam perusahaan, dimana sistem ini digunakan untuk mengetahui transaksi keluar masuknya barang, data karyawan, data pelanggan dan persediaan barang yang ada. Dengan adanya permasalahan di atas, maka penulis tertarik untuk memilih judul: Sistem Informasi pada U.D. Baja Pratama Godean Sleman Yogyakarta. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan unsur atau komponen yang terorganisasi, berinteraksi dan saling tergantung satu sama lain. 1
2.2 Konsep Dasar Informasi Sumber dari informasi adalah data. Data yang merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian. 2.3 Kualitas Informasi Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal pokok,yaitu akurasi (accuracy), relevansi (relevancy), dan tepat waktu (timeliness). Ketiga hal tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Akurat (accuracy) Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. 2. Relevansi (relevancy) Relevan berarti informasi harus disesuaikan dengan kebutuhan dan mempunyai manfaat untuk pemakainya. Sebab informasi ini akan digunakan untuk pengambilan keputusan dalam pemecahan suatu permasalahan. 3. Tepat waktu (timeliness) Tepat pada waktunya berarti informasi yang dating pada penerima tidak boleh terlambat karena informasi yang sudah usang tidak memiliki nilai lagi karena merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. 2.4 Pengertian Sistem Informasi Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Devis definisi dari sistem informasi adalah Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi, menyediakan kepada pihak luar akan laporan-laporan yang diperlukan. (Jogiyanto,2005,11). Selain itu sistem informasi juga dapat diartikan sebagai sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi (Lucas, 1987). 2.5 Komponen Sistem Informasi Sistem informasi menurut Jogiyanto (2005) terdiri dari komponenkomponen yang disebut blok bangunan (Building Block), yaitu : 2
1. Blok Masukan (Input Block) Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, mewakili metodemetode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok Model (Model Block) Blok yang berisi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tentu menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran (Output Block) Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna bagi pemakai sistem. 4. Block Teknologi (Technology Block) Teknologi adalah Tool box dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu teknisi (Brainware), perangkat lunak (Software) dan perangkat keras (Hardware). 5. Blok Basis Data (Database Block) Basis data merupakan kumpulan data yang saling berinteraksi satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut Database Management System (DBMS). 6. Blok Kendali (Control Block) Agar sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan, maka perlu diterapkan pengendalian-pengendalian didialamnya. Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi. Beberapa pengendalian dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan, bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun jika terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi dengan cepat. 2.6 Flowchart Sistem Flowchart atau diagram alir adalah sekumpulan simbol-simbol atau skema yang menunjukan atau menggambarkan rangkaian kegiatan program dari awal sampai akhir. Inti dari pembuatan flowchart ini adalah penggambaran dari urutan langkah-langkah pekerjaan dari suatu algoritma. 3
2.7 DFD (Diagram Data Flow) Data Flow Diagram (DFD) adalah cara mempresentasikan proses model, yaitu bagaimana mengilustrasikan aktifitas-aktifitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah diantara aktifitas-aktifitas itu ( Agus Mulyanto, 2009). Untuk membaca suatu DFD kita harus memahami dulu elemen-elemen yang menyusun suatu DFD. 3. Gambaran Umum 3.1 Sejarah Berdirinya U.D Baja Pratama U.D. Baja Pratama pada awalnya didirikan dalam bentuk usaha kecil menengah yang bergerak di bidang penjualan kayu jati dan kayu kalimantan oleh Bapak Bambang Samiono pada tahun 1999 di Godean, Yogyakarta. Seiring berjalannya waktu usaha penjualan kayu jati dan kayu kalimantan tersebut mengalami krisis dikarenakan pelarangan penebangan kayu di provinsi kalimantan barat yang menjadi pemasok kayu untuk penjualan. Karena hal tersebut Bapak Bambang Samiono akhirnya pergi merantau untuk mencari pekerjaan ke Brunai Darussalam pada tahun 2004, seiring berjalannya waktu beliau mendapat relasi bisnis dan peluang usaha untuk memasok Wood Frame dan Wooden Door pada perusahaan Goldmyne di Brunai Darussalam. Akhirnya pada awal tahun 2006 bapak Bambang Samiono kembali ke Indonesia dengan sedikit modal hasil bekerja disana dan memulai usaha pembuatan Wood Frame dan Wooden Door tersebut. Kemudian terbentuklah unit usaha dengan nama U.D. Baja Pratama pada bulan Desember 2006. Seiring berjalannya waktu hingga saat ini U.D. Baja Pratama telah berkembang pesat dan mendapat kepercayaan pelanggannya baik dari dalam maupun luar negeri. 4. Pembahasan 4.1 Flowchart Sistem 4
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian sampai dengan penyelesaian pembuatan sistem informasi pada U.D. Baja Pratama ini, penulis menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Untuk mengubah sistem manual menjadi sistem informasi yang berbasis komputer, penulis membuat sebuah program aplikasi sistem informasi di U.D. Baja Pratama dengan menggunakan bantuan aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2008. 5
2. Sistem informasi U.D. Baja Pratama yang dibuat telah melewati berbagai proses dalam penyelesaiannya untuk memberikan solusi dalam permasalahan yang timbul pada U.D. Baja Pratama diantaranya: a. Perancangan sistem, dalam hal ini menggunakan dua desain model dalam merancang sistem yang baik yaitu dengan physical system (flowchart) dan logical model (data flow diagram / DFD). b. Perancangan Basis Data, dalam hal ini telah memperhatikan komponenkomponen penting dalam perancangan database yang digunakan pada sistem informasi di U.D. Baja Pratama demi menimalisir kesalahan yang mungkin terjadi. 5.2 Saran Adapun saran yang ingin penulis sampaikan adalah sebagai berikut. 1. Perlu adanya perbaikan untuk mengembangkan dan menyempurnakan program aplikasi sistem informasi pada U.D. Baja Pratama ini seperti penambahan menu untuk penggajian pegawai. 2. Perlu adanya penggembangan dalam penggunaan aplikasi dalam membangun sistem informasi pada U.D. Baja Pratama ini seperti menggunakan aplikasi VB.net dan Netbeans IDE. 3. Penerapan sitem perancangan basis data yang lebih baik dalam membangun sistem informasi pada U.D. Baja Pratama ini. 6
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi Febriani. 2011. Pengertian Sistem dan Analisis Sistem. http://febriani.staff.gunadarma.ac.id/downloads/files/5612/pengertian +Sistem+%26+Analisis+Sistem.pdf. diakses tanggal 20 Februari 2013. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Penerbit Andi Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Yogyakarta : Penerbit Pustaka Pelajar 7