BAB III OBJEK PENELITIAN III.1. Sejarah Singkat Perusahaan PT. Bernofarm pertama kali didirikan di Surabaya, Jawa Timur pada tanggal 11 maret 1971 dengan nama CV Sumber Farma. Nama PT. Bernofarm sendiri diambil dari nama kota industri farmasi di Swiss, yang bernama BERN. Pendiri terinspirasi pada nama dan diambil logo B dan F. Perusahaan ini bermula dari industri rumah tangga dengan satu mesin tablet dan hanya memperkerjakan 20 orang karyawan. Sesuai dengan komitmen dan kerja cerdas, tim PT Bernofarm terus menerus berkembang hingga sekarang telah mempekerjakan lebih dari 1300 orang dan tahun 1991 mendapatkan sertifikat CPOB dari Departemen kesehatan Indonesia. Pada tahun 1976 lokasi pabrik dipindah di Jalan Buduran, Sidoarjo. Pabrik terbentang luas sekitar 20,000 meter persegi, di Jalan Jendral Gatot Subroto no. 68, Banjarkemantren KM 18, Buduran, Sidoarjo 61252, Jawa Timur. Terdiri dari tiga bangunan, satu betalactam (steril dan non steril), satu cephalosphorine (steril dan non steril) dan satu untuk non betalactam/non cephalosphorine (steril dan non steril). Perusahaan disamping memproduksi merk sendiri dan produk generik, juga menerima pembuatan produk sebagai pihak ketiga. PT. Bernofarm yakin untuk mencapai sukses dalam kompetisi bisnis farmasi tim harus terkonsentrasi pada "how on create demand". Untuk itulah perusahaan membentuk tim marketing yang handal. Bermula dari tim marketing yang kecil melayani pasaran seputar Surabaya dan Jawa Timur, kemudian diperluas untuk melayani Jakarta dan kota 35
besar lainnya di Jawa tahun 1986. Hingga saat ini, PT. Bernofarm melayani hampir semua area di Indonesia. Seiring berjalannya waktu, PT Bernofarm semakin diakui namanya dalam dunia bisnis farmasi. Tidak hanya berbagai macam produk obat modern yang sudah diluncurkan, tetapi juga konsistensi kualitas produk dan kemajuan sumber daya manusia. III.2. Visi dan Misi Perusahaan Berikut adalah pernyataan visi dan misi PT Bernofarm: 1. Visi: Menjadi perusahaan farmasi terkemuka di Indonesia dengan komitmen meningkatkan taraf kesehatan dan kualitas hidup masyarakat. 2. Misi: Menyediakan produk kualitas tinggi dengan teknologi canggih dan pelayanan terbaik untuk mencapai kepuasan konsumen. Terus meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia sesuai dengan kompetensi. Inovasi dan pengembangan produk secara terus-menerus dan proses operasional. III.3. Kebijakan Perusahaan PT. Bernofarm berkomitmen untuk memberikan produk berkualitas dengan layanan prima berlandaskan pada pencegahan kecelakaan kerja, pencegahan sakit akibat kerja, pencegahan polusi serta pengendalian sumber daya alam dan sumber daya energi. Komitmen tersebut akan dilaksanakan melalui pemenuhan persyaratan hukum dan persyaratan lainnya yang dikomunikasikan timbal balik secara internal kepada seluruh personel dan secara eksternal kepada kontraktor, tamu, pelanggan, masyarakat. 36
Selain itu, PT. Bernofarm juga berkomitmen melakukan peningkatan secara berkesinambungan pada efektifitas sistem manajemen mutu, keselamatan dan kesehatan kerja, lingkungan, guna mencapai kepuasan pelanggan menuju terwujudnya perusahaan farmasi yang terkemuka di Indonesia. III.4. Struktur Organisasi Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi antara orang dalam kelompok kerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang sama. Untuk mencapai tujuannya, perusahaan membutuhkan organisasi sebagai salah satu alat manajemen yang penting. Bentuk tanggung jawab, wewenang, serta proses keputusan akan mempengaruhi arus informasi dalam perusahaan. Struktur organisasi adalah susunan pembagian tanggung jawab menurut fungsi dan hirarkis. Tujuan perusahaan menyusun struktur organisasi adalah untuk mengukur kegiatannya secara efisien dan efektif serta menberikan gambaran yang sistematis mengenai hubungan kerjasama atas orang-orang yang terlibat untuk mencapai suatu tujuan. Penyusunan struktur organisasi dengan demikian harus memperhitungkan semua fungsi yang ada dalam perusahaan dan kemudian membagi habis fungsi-fungsi tersebut kepada pihak-pihak yang harus mempertanggungjawabkannya. Struktur organisasi yang ada di dalam PT. Bernofarm adalah sebagai berikut: 37
38
III.5. Tugas dan Wewenang 1. Dewan Komisaris 1) Mengadakan perencanaan untuk perusahaan secara umum. 2) Menerima laporan keuangan bulanan dan tahunan dari bagian Finance. 3) Menerima laporan kegiatan perusahaan secara keseluruhan. 2. Direktur Marketing Direktur Marketing bertanggung jawab terhadap seluruh perencanaan dan penyusunan target penjualan. Direktur pemasaran membawahi 2 bagian, yaitu: 1) Wakil Direktur Marketing a. Bertanggung jawab terhadap target penjualan. b. Membentuk organisasi perusahaan. c. Memonitoring budget promosi biaya penjualan. Wakil Direktur Marketing bertanggung jawab atas 4 orang General Sales Manager yaitu General Sales Manager OTC, General Sales Manager Generic, General Sales Manager Ethical, dan General Sales Manager Herbal. Keempat General Sales Manager itu memiliki fungsi tugas sebagai berikut: a. Menyusun organisasi marketing penjualan. b. Menyiapkan saran promosi. c. Membuat target penjualan per produk. 39
d. Menyiapkan presentasi produk. e. Menyusun sales budget per divisi. f. Membentuk kerjasama tim pemasaran. 2) Wakil Direktur Operasional a. Bertanggung jawab terhadap kegiatan operasional perusahaan. b. Menetapkan peraturan dan prosedur dalam usaha untuk memperlancar pelaksanaan administrasi kepegawaian. Wakil Direktur Operasional bertanggung jawab atas: a. Finance dan Accounting 1) Mengatur sumber daya keuangan dan penggunaan keuangan dalam perusahaan. 2) Menyetujui dan menandatangani setiap transaksi perusahaan yang meliputi penerimaan dan pengeluaran kas. 3) Mengarahkan penyelenggaraan pembukuan, penyusunan laporan keuangan sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi. b. Human Resource Development 1) Menyiapkan dan memberikan pelatihan untuk karyawan. 2) Menyiapkan jadwal kerja karyawan. 3) Mengatur dan membayar gaji karyawan. 4) Mengatur hak dan kewajiban karyawan. 40
c. Marketing Information System 1) Merancang dan membuat sistem komputerisasi perusahaan. 2) Merancang dan membuat program-program yang akan dipakai oleh perusahaan. 3) Menyusun dan menbuat laporan penjualan distributor dan pabrikan. d. Marketing Support Department 1) Mengatur biaya operasional karyawan di cabang. 2) Meneliti dan mengawasi laporan keuangan cabang. e. General Affairs 1) Mempersiapkan inventories kantor. 2) Membuat laporan inventories kantor dan fasilitas kendaraan untuk karyawan. 3) Memantau terpeliharanya asset perusahaan, fasilitas lain yang disediakan oleh perusahaan. f. Training Manager 1) Memberikan pelatihan produk knowledge pada karyawan baru. 2) Memberikan pelatihan refreshing produk knowledge pada karyawan lama. 3) Memberikan pelatihan motivasi karyawan. 41
3. Direktur Produksi Direktur Produksi bertanggung jawab atas seluruh proses produksi mulai dari penyusunan rencana produksi, penetapan harga produk, pembelian bahan baku, pembuatan produk, dan penyimpanan barang jadi. Direktur Produksi membawahi 4 bagian: a. Product Purchasing Inventory Control Fungsi tugasnya adalah sebagai berikut : 1) Bertanggung jawab terhadap pembelian bahan baku untuk produksi. 2) Mengatur alur stok barang di gudang. b. Research and Development 1) Mempesiapkan formulasi produk untuk mendapatkan nomor registrasi di BPOM dan persyaratannya. 2) Menghasilkan formula. 3) Bertanggung jawab dalam pengembangan proses produksi. c. Quality Control 1) Mempersiapkan contoh produk yang akan dimasukkan dalam rencana produksi. 2) Menyiapkan formulasi produk 3) Meneliti dan mengawasi hasil produksi. 4) Melakukan pengujian terhadap bagian produksi. 42
5) Bertanggung jawab dalam non-conformance investigation untuk mencegah pengulangan produksi. 6) Bertanggung jawab pada validasi proses pembuatan, proses pembersihan, dan metode pengujian. 7) Membuat program monitoring lingkungan. d. Shipping Manager 1) Mengatur pesanan dan pengiriman barang ke distributor. 2) Mempersiapkan transportasi untuk pengiriman barang. 4. Direktur Packaging Direktur Packaging bertanggung jawab atas seluruh percetakan, pengemasan produk, pembuatan brosur dan majalah. Direktur Packaging membawahi 1 bagian, yaitu: a. Design Manager 1) Merancang dan membuat desain produk, brosur, leaflat, spanduk, dan dokumentasi perusahaan. b. Package Manager Marketing 1) Bertanggung jawab atas penjualan kotak kemasan obat. 43
III.6. Intergrated Management System PT. Bernofarm Pada awal tahun 2005, PT. Bernofarm berhasil mendapatkan sertifikat ISO 9001:2000 dari badan sertifikat TUV-Rheinland. ISO 9001:2000 merupakan satu standar persyaratan Sistem Manajemen Mutu dimana tujuan utamanya tidak hanya menjaga kesesuaian antara produk dengan spesifikasinya tapi juga untuk mencapai kepuasan pelanggan melalui perbaikan yang berkesinambungan. Sertifikat ISO ini hanya berlaku selama 3 tahun. Pada bulan Juni 2008, Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) Jakarta mengeluarkan hasil remapping yang hasilnya PT. Bernofarm masuk kategori A dalam hal penerapan GMP industri farmasi di Indonesia. Pada akhir tahun 2008 yang lalu tepatnya pada bulan September, atas kerjasama yang baik dari seluruh karyawan serta komitmen dari manajemen, PT. Bernofarm kembali berhasil mendapatkan sertifikat ISO 9001:2000 (Sistem Manajemen Mutu) sekaligus ISO 14001:2004 (Sistem Manajemen Lingkungan) dari badan sertifikat SOS- UKAS salah satu badan sertifikat yang berpusat di London. ISO 14001:2004 (Sistem Manajemen Mutu) merupakan sistem yang dibangun berdasarkan pada cara kerja yang konsisten terhadap prosedur dan instruksi yang akurat, serta terus-menerus di evaluasi kinerjanya sesuai dengan tujuannya yaitu melindungi lingkungan dari bahaya limbah. Dengan memiliki ISO 14001:2004, manfaat yang diperoleh adalah menaikkan citra perusahaan terhadap masyarakat dan lingkungan sekitar dengan pengelolaan limbah sesuai dengan standar yang berarti perusahaan telah ikut serta dalam melestarikan lingkungan. 44
Sedangkan pada bulan November berhasil mendapatkan sertifikat OHSAS 18001:2007 (Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja/K3) dari badan sertififikasi SGS. OHSAS (Occupational Health and Safety Assesment Series) adalah suatu standar internasional dalam menjalankan suatu sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Lingkungan Kerja. Sistem ini diciptakan karena ada dampak negative dari produk yang bisa membahayakan kesehatan dan keselamatan bila tidak dikelola dengan benar lingkungan kerjanya. Ketiga sertifikat tersebut terintegrasi menjadi satu Sistem Manajemen Integrasi (SMI). Sertifikat ISO yang diperoleh adalah hasil implementasi standar ISO di PT. Bernofarm secara konsisten yang telah diaudit oleh badan sertifikasi PT.SGS Indonesia dan telah terakreditasi (dinilai) oleh UKAS (United Kingdom Accreditation System) yang berpusat di Inggris selaku badan akreditasi. Adapun dasar pemikiran untuk meraih ketiga sertifikat tersebut adalah: 1. Mutu suatu produk serta mutu pelayanan mutlak diperlukan guna memenuhi harapan pelanggan terhadap produk tersebut yang selanjutnya akan memberikan kepuasan pada pelanggan. 2. Banyaknya isu lingkungan hisup (seperti efek rumah kaca, pencemaran lingkungan, dan lain-lain) yang semakin kompleks di masyarakat sehingga dengan meningkatnya kesadaran untuk mengendalikan dampak dari produk atau layanan perusahaan terhadap masalah lingkungan termasuk pembangunan lingkungan yang berkelanjutan. 3. Pentingnya SDM (Sumber Daya Manusia) bagu kelancaran proses di perusahaan sehingga perlu kiranya tenaga kerja terlindungi dari berbagai resiko akibat lingkungan kerjanya. 45
4. Pengendalian sunber daya perusahaan menjadi efisiensi operasional. 5. Mencegah terjadinya kecelakaan dan sakit akibat kerja di perusahaan. III.7. Sistem yang Berjalan III.7.1. Uraian Proses Prosedur persediaan barang jadi PT. Bernofarm: PT. Bernofarm memproduksi sebuah produk. Setelah selesai memproduksi produk, bagian registrasi R&D harus melakukan registrasi produk tersebut di BPOM, lalu BPOM mengeluarkan nomor registrasi untuk produk tersebut. Setelah itu, bagian marketing meminta penawaran penetapan harga untuk produk tersebut. Penawaran penetapan harga produk diajukan kepada direktur pemasaran, lalu direktur pemasaran mengeluarkan surat keputusan harga kepada bagian packaging. Bagian packaging nantinya akan menulis harga tersebut pada kotak obat yang akan dicetak oleh departemen desain. Di samping itu, bagian marketing membuat target penjualan dan distributor. Bagian produksi membuat persiapan produksi dan setelah persiapan produksi selesai dipersiapkan, bagian departemen desain membuat dan mencetak kotak obat sekaligus brosur produk tersebut dan bagian produksi memproduksi produk tersebut sesuai dengan target bagian marketing. Setelah produk selesai diproduksi, produk tersebut disimpan di gudang dan siap dikirim ke seluruh cabang distributor. 46