PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM PENGGAJIAN PEGAWAI DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 PADA PT SARANA AGRO NUSANTARA MEDAN TUGAS AKHIR Ditulis untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Diajukan Oleh : ANGRENI OKTAVIA SARAGIH NIM 1105082115 PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014
ABSTRAK Perancangan dan pembuatan sistem penggajian ini bertujuan untuk memberikan informasi penggajian karyawan yang cepat, tepat dan akurat pada PT Sarana Agro Nusantara Medan, sehingga dapat mengurangi tingkat kesalahan dan mengefisienkan waktu dalam penggajian karyawan. Pembuatan program penggajian ini akan menggunakan aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 dengan sistem database yang membuat data-data karyawan serta data gaji untuk karyawan. Permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana merancang sistem yang dapat digunakan untuk mengolah data data karyawan sehingga menghasilkan informasi penggajian. Dengan pembuatan program ini diharapkan semua masalah yang timbul dari aktivitas perhitungan penggajian dapat terselesaikan. Kata kunci : Sistem Penggajian karyawan, Microsoft Visual Basic 6.0
ABSTRACT Design and manufacture of payroll system aims to provide employee payroll information quickly, precisely and accurately at PT Sarana Agro Nusantara field, so as to reduce the error rate and minimize the time the employee payroll. They will make payroll program by using Microsoft Visual Basic 6.0 application with a database system that makes the employee data and payroll data for employees. The research problem is how to design a system that can be used to process the data - the data to produce information employee payroll. With the creation of this program are expected to all problems arising from payroll activity can be resolved. Keywords: Employee Payroll System, Microsoft Visual Basic 6.0
KATA PENGANTAR Puji dan Syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yesus Kristus atas Kasih karunia-nya yang telah memberikan pengetahuan, kekuatan dan kebijaksanaan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul Perancangan dan Pembuatan Sistem Penggajian Pegawai dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Pada PT Sarana Agro Nusantara. Tugas Akhir ini disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 pada Program Studi Akuntansi Jurusan Akuntansi, Politeknik Negeri Medan. Adapun data yang diperlukan pada penelitian ini diperoleh dari Daftar Gaji Pegawai pada PT Sarana Agro Nusantara Medan, yang berlokasi di Jl. Imam Bonjol No. 24 A-B Medan. Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada orangtua tercinta Bapak Jansen Saragih dan Ibu Eliyunara Sitorus yang telah membesarkan, membimbing, memberi semangat, sumber motivasi dan materi, mendoakan serta mendidik penulis dengan ketulusan dan penuh kasih sayang. Dalam kesempatan ini penulis juga mengucapkan terimakasih kepada pihak yang mendukung baik secara langsung maupun secara tidak langsung dalam bentuk material, motivasi, bimbingan, saran, dan informasi. Karena itu pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. M. Syahruddin, S.T., MT., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Darwin S H Damanik, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 3. Parjuangan Pardosi, S.E., M.Si, Sekretaris Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 4. Sastra Karo-Karo, S.E.Ak., M.Si., Kepala Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 5. Khairul, S.E., MKom., Dosen Pembimbing Utama yang bersedia membimbing dan telah banyak membantu penulis dalam penyelesaiaan Tugas Akhir ini. i
6. Muhammad Zuardi, S.E., M.M., Dosen Pembimbing Pendamping yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan selama menyelesaikan Tugas Akhir ini. 7. Jojor Lisbet Sibarani, S.E., M.Si, selaku Wali Kelas AK-6H. 8. Staf dan dosen Politeknik Negeri Medan. 9. Djaminta Ginting, Direksi Utama PT Sarana Agro Nusantara Medan. 10. H. Abdul Hadi Lubis, S.E., Direktur Operasional PT Sarana Agro Nusantara Medan. 11. Saridin Purba, S.E., Kepala Bagian Keuangan PT Sarana Agro Nusantara Medan. 12. Seluruh Staf karyawan di PT Sarana Agro Nusantara Medan, yang telah banyak membantu dan membimbing saya. 13. Teristimewa untuk abang penulis Johan, Viktor, David dan kakak penulis Ika yang telah memberikan motivasi yang sangat luar biasa, serta kasih sayang dan doa yang selalu mengiringi penulis. 14. Keluarga Mona, Beby Rey, Odie, Anita, Yolanda, Imelda, Doli, Christin, Roymond, Sonya, There, Michael, Chika, dan Iddiee yang selalu memberikan dukungan, kasih sayang, semangat yang luar biasa dan doa kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 15. Sahabat Duiga penulis, terkhusus Melda, Tripang, Ibka, Nova, Bloni, Erwin, Santomi yang selalu memotivasi dan mendoakan penulis. 16. Seluruh teman-teman seperjuangan di kelas AK-6H, terkhususnya Lusia, Winna, Army, Roma, Tua, Rio, Freddy, Danni, Marke, Rolinson, Niels atas kebersamaan yang begitu indah serta semangat dalam penyelesaian tugas akhir ini. 17. Seluruh teman-teman Gerakan Mahasiswa Kristen Indonesia dan Solidaritas Mahasiswa Silindung. ii
Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun, dan semoga Tugas Akhir ini dapat berguna bagi yang membacanya. Medan, Agustus 2014 Penulis, Angreni Oktavia Saragih NIM : 1105082115 iii
DAFTAR ISI LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERNYATAAN LEMBAR PERSEMBAHAN ABSTRAK ABSTRACT Halaman KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR TABEL... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR LAMPIRAN... i iv vii viii ix BAB 1. PENDAHULUAN... 1 1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul... 1 1.2. Perumusan Masalah... 3 1.3. Tujuan Pembahasan... 3 1.4. Manfaat Penelitian... 3 1.5. Teknik Pengumpulan Data dan Pengolahan Data... 4 1.6. Jadwal Kegiatan dan Penulisan Tugas Akhir... 4 BAB 2. TINJAUAN UMUM MENGENAI PERUSAHAAN... 6 2.1. Sejarah Singkat PT Sarana Agro Nusantara Medan... 6 2.2. Ruang Lingkup Kegiatan Perusahaan... 7 iv
2.3. Keunggulan Perusahaan... 9 2.4. Struktur Organisasi Perusahaan... 9 BAB 3. TINJAUAN KEPUSTAKAAN... 14 3.1. Pengertian Akuntansi... 14 3.2. Pengertian Gaji... 15 3.3. Pengertian Komputer... 16 3.4. Pengertian Sistem... 16 3.5. Pengertian Program... 17 3.6. Pengertian Informasi... 17 3.7. Pengertian Sistem Informasi... 18 3.8. Pengertian Data... 19 3.9. Pengertian Database... 20 3.10. Visual Basic 6.0... 20 3.11. Pengertian Flowchart... 22 3.12. Kaitan Akuntansi dengan Pengaplikasiaan Visual Basic 6.0... 24 BAB 4. HASIL PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA... 25 4.1. Pengumpulan Data... 25 4.2. Pengolahan Data... 29 4.3. Perancangan... 31 4.4. Perancangan Form Laporan... 33 BAB 5. PEMBAHASAN... 36 5.1. Alogaritma Program... 36 5.1.1. Alogaritma Form Log in... 36 5.1.2. Alogaritma Menu Utama... 36 v
5.2. Flowchart Sistem... 39 BAB 6. SIMPULAN DAN SARAN... 93 6.1. Simpulan... 93 6.2. Saran... 93 DAFTAR KEPUSTAKAAN... 94 LAMPIRAN vi
DAFTAR TABEL No. Tabel Judul Halaman Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan Tugas Akhir... 5 Tabel 3.1. Simbol-Simbol Flowchart... 23 Tabel 4.1. Daftar Field Database_Karyawan... 29 Tabel 4.2. Basis Data Perusahaan... 30 Tabel 4.3. Form Output Data Pribadi Karyawan... 33 Tabel 4.4. Form Output Gaji Karyawan... 34 vii
DAFTAR GAMBAR No. Gambar Judul Halaman Gambar 2.1. Logo PT Sarana Agro Nusantara... 8 Gambar 3.1. Transformasi Data Menjadi Informasi... 18 Gambar 4.1. Bagan Alir Sistem Penggajian PT SAN... 28 Gambar 4.2. Rancangan Form Login... 31 Gambar 4.3. Rancangan Form Menu Utama... 32 Gambar 4.4. Form Input dan Edit Data Karyawan... 33 Gambar 5.1. Flowchart Menu Utama... 40 Gambar 5.2. Flowchart Menu File... 41 Gambar 5.3. Flowchart Menu Laporan... 41 Gambar 5.4. Flowchart Menu Cetak... 42 Gambar 5.5. Flowchart Input Data Karyawan... 43 Gambar 5.6. Flowchart Edit Data Karyawan... 44 Gambar 5.7. Form Menu Utama Login... 45 Gambar 5.8. Form Menu Utama Setelah Login... 47 Gambar 5.9. Form Menu Input dan Edit Data Karyawan... 49 Gambar 5.10. Form Menu Input dan Edit Data Gaji Karyawan... 58 Gambar 5.11. Form Menu Cetak Slip Gaji Karyawan... 75 Gambar 5.12. Form Menu Cetak Rekapitulasi Gaji Karyawan... 85 viii
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Struktur Organisasi PT Sarana Agro Nusantara Lampiran 2. Daftar Gaji Karyawan ( Golongan IA IID) Lampiran 3. Rekapitulasi Gaji Karyawan Untuk Bulan Mei 2014 Lampiran 4. Slip Gaji Karyawan Pelaksana Lampiran 5. Surat Izin Pengambilan Data (Riset) Lampiran 6. Surat Pengajuan Judul dan Outline Tugas Akhir Lampiran 7. Surat Permohonan Pengambilan Data (Riset) ix
1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pemilihan Judul Perkembangan zaman yang sangat signifikan pada saat ini, membuat kita berada pada era informasi, dimana informasi memegang peranan penting dalam aspek kehidupan. Siapa yang menguasai informasi maka dia yang memiliki peluang lebih besar dibandingkan yang tidak menguasai informasi. Lingkungan pada zaman informasi menimbulkan banyak tekanan terhadap perusahaan. Perusahaan biasanya difasilitasi oleh teknologi informasi, yang dalam artian luas adalah sekumpulan komponen-komponen teknologi individual yang biasanya diorganisasi oleh Sistem Informasi Berbasis Komputer dan Teknologi Informasi ini merupakan salah satu solusi atas tekanan-tekanan yang terjadi atas perkembangan tersebut. Penggunaan program dan aplikasi yang ada dalam komputer mempermudah kegiatan yang ada pada perusahaan maupun organisasi seperti pada pengolahan piutang usaha perusahaan, penggajian pegawai, dan data penting lainnya. Namun dalam perkembangan teknologi informasi sangat dibutuhkan untuk perancangan dan pembuatan suatu sistem informasi yang dapat mempermudahkan penulis dalam melakukan pengolahan data. Salah satu data yang diolah ialah data penggajian perusahaan yang selama ini dilakukan secara manual. Perancangan dan pembuatan program ini dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa pemrograman diantaranya CA Clipper, Microsoft FoxPo, Microsoft Acces, Microsoft Visual Bssic, dan lain-lain. Pemograman komputer yang populer saat ini ialah pemograman berbasis Visual Basic, karena mudah dalam penggunaannya. Pemograman ini dapat mengolah data seperti data pegawai, penggajian, penyusutan aktiva, piutang perusahaan dan
2 lain sebagainya. Data yang diolah adalah data pegawai yang dahulunya diolah dengan menggunakan program Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian. PT Sarana Agro Nusantara Medan mengolah data gaji karyawannya dengan program Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang merupakan software khusus untuk perusahaan tersebut. Namun program ini hanya menghasilkan Laporan keseluruhan gaji karyawan, tidak dapat menghasilkan slip gaji untuk tiap karyawan. Slip gaji tersebut harus dibuat secara manual lagi, maka besar kemungkinan terjadi kesalahan perhitungan yang mungkin merugikan karyawan atau pun perusahaan, oleh sebab itu dengan perancangan dan pembuatan program ini data-data penggajian karyawan pada perusahaan dapat dilakukan dengan sistem, yaitu dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 yang mudah dalam penggunaannya dan dapat menghasilkan laporan keseluruhan gaji karyawan, bahkan slip gaji sekaligus. Berdasarkan uraian di atas penulis merasa tertarik untuk menulis tugas akhir tentang program penggajian karyawan, dan sekaligus penulis mengangkat sebuah judul yaitu : PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM PENGGAJIAN PEGAWAI DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 PADA PT SARANA AGRO NUSANTARA MEDAN.
3 1.2. Perumusan Masalah Masalah merupakan salah satu faktor yang dapat menghambat kelancaran kegiatan operasi perusahaan dalam mencapai tujuannya, sehingga perusahaan perlu mencari penyebab dan cara penyelesaiannya. Berdasarkan latar belakang diatas, maka yang menjadi permasalahan adalah apakah pengolahan gaji dengan aplikasi perangkat lunak Microsoft Visual Basic 6.0 dapat lebih efektif dan efisien pada PT Sarana Agro Nusantara Medan? 1.3. Tujuan Pembahasan Tujuan dari pembahasan ini adalah untuk mengetahui apakah pengolahan gaji dengan aplikasi perangkat lunak Microsoft Visual Basic 6.0 dapat lebih efektif dan efisien pada PT Sarana Agro Nusantara Medan. 1.4. Manfaat Penelitian Penelitian ini memberikan manfaat bagi perusahaan, bagi Politeknik Negeri Medan, dan bagi penulis sendiri. 1.4.1. Manfaat Bagi Perusahaan Dalam pengolahan data penggajian karyawan pada PT Sarana Agro Nusantara Medan tidak dilakukan dengan cara manual lagi, memperkecil kesalahan perhitungan data gaji dan mengefisiensikan waktu dan tenaga dalam penggajian karyawan. 1.4.2. Manfaat Bagi Politeknik Negeri Medan Meningkatkan kerja sama yang baik antara Politeknik Negeri Medan sebagai suatu lembaga pendidikan dengan perusahaan yang memiliki sumber informasi mengenai praktik bisnis/kerja pada dunia usaha. 1.4.3. Manfaat Bagi Mahasiswa Mengantisipasi akan kebutuhan dunia kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan, memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk menerapkan ilmu yang
4 diperoleh diperkuliahan dan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma 3 Progran Studi Akuntansi, Jurusan Akuntansi di Politeknik Negeri Medan. 1.5. Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data Untuk menyelesaikan masalah yang ada, dapat diambil beberapa tahapan yang dapat dilakukan yaitu : 1.5.1. Teknik Pengumpulan Data 1. Jenis data yang digunakan yaitu data primer, tetapi data karyawan dan data nominal yang akan digunakan dalam pengolahan data nantinya bukanlah data yang sebenarnya. 2. Data dikumpulkan dengan teknik dokumentasi, yaitu mencari data mengenai laporan gaji dan slip gaji karyawan. 3. Sumber data diperoleh dari karyawan dibagian penggajian pada PT Sarana Agro Nusantara Medan. 4. Melakukan wawancara dengan karyawan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan yang berhubungan dengan data-data karyawan dan sistem yang berjalan pada saat ini sebagai landasan teori untuk menyusun Tugas Akhir. 1.5.2. Teknik Pengolahan Data 1. Merancang perangkat lunak yang terdiri dari : a. Merancang tampilan program dengan menggunakan Visual Basic 6.0. b. Menulis kode kode program pada Visual Basic. 2. Melakukan pengujian pada program yang telah dirancang dan melakukan perbaikan jika ada kesalahan dalam perancangan program. 1.6 Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan Kegiatan penulisan laoran tugas akhir ini membutuhkan waktu selama kurang lebih enpat bulan yaitu mulai dari bulan April 2012 sampai dengan Agustus 2012