BAB 4 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG USAHA PT MARGA BHARATA 4.1 Analysis Document 4.1.1 The Task 4.1.1.1 Purpose Pengembangan sistem informasi akuntansi ini bertujuan untuk mendukung pencatatan transaksi yang dilakukan perusahaan sehari-hari dalam kegiatan penjualan dan piutang usahanya, yang meliputi kegiatan penerimaan pesanan dari pelanggan, pengeluaran barang, pengiriman barang, penagihan, penerimaan pembayaran dan retur yang dilaksanakan secara tradisional (non-computerized). 4.1.1.2 System Definition Sistem informasi yang digunakan PT Marga Bharata membantu dalam menangani pencatatan transaksi harian yang terjadi dalam perusahaan yang berhubungan dengan penjualan dan piutang usahanya. Sistem ini menggunakan PC biasa berbasis Windows dan client akan terhubung pada server dengan menggunakan LAN. Pengembangan dilakukan berdasarkan usulan perbaikan dari permasalahan yang ditemui dalam aktivitas berjalan perusahaan. Untuk lebih jelasnya, system definition dari sistem akuntansi penjualan dan piutang usaha PT Marga Bharata dapat dilihat pada tabel berikut ini.
62 Functionality Application Domain Condition Technology Objects Responsibility Mendukung kegiatan penjualan dan piutang usaha sehingga dapat menghasilkan informasi penjualan dan piutang yang reliable dan up to date. Karyawan Counter Sales, karyawan Gudang, karyawan Finance, Kepala Bagian Penjualan, Kepala Bagian Finance, pelanggan, pemesanan, pengeluaran barang, pengiriman barang, penagihan, penerimaan pembayaran dan retur. Sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha ini dikembangkan berdasarkan usulan untuk mengatasi permasalahan yang ditemukan dalam aktivitas penjualan dan piutang usaha perusahaan. Menggunakan beberapa Personal Computer (PC) dengan penambahan beberapa device umum lainnya seperti printer, fax, dll. PC akan terhubung pada server dengan menggunakan jaringan komputer lokal (LAN) dengan pola centralized pattern Karyawan, pelanggan, barang, sales order, bukti pengeluaran barang, delivery order, faktur, bukti kas masuk, surat retur barang, nota kredit Alat administrasi yang efisien dan dapat diandalkan dalam pencatatan dan penyediaan informasi-informasi hasil dari transaksi harian penjualan dan piutang usaha Tabel 4.1 System Definition dengan kriteria FACTOR
63 4.1.1.3 Context Pembayaran $ F+NK+DO Bank Customer Order PO Telephone Salesman Barang Retur +Memo Penerimaan Retur New Customer Form Pelanggan Order Fax Order Barang Retur+Memo Form Pelanggan DO yang telah ditandatangani pelanggan Counter Sales Picking Ticket (SO) Data Pelanggan Nominal Approval Confirmation Manajer Operasional SRB DO yg telah ditandatangani pelanggan+so Collector Daftar Penagihan +Faktur+NK+DO Daftar Penagihan + Uang Tunai / Cek /Giro Finance Penyetoran BKM Faktur+NK Accounting DO+Packing Slip+Barang BPB+Barang DO yang telah ditandatangani pelanggan Barang+DO+PO Pengiriman Gudang Keterangan : PO : Purchase Order F : Faktur DO : Delivery Order SRB : Surat Retur Barang BKM : Bukti Kas Masuk BPB : Bukti Pengeluaran Barang NK : Nota Kredit Gambar 4.1 Rich Picture sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha yang diusulkan
64 4.1.1.3.1 Problem Domain Kegiatan penjualan PT. Marga Bharata dimulai dengan penerimaan pesanan dari pelanggan oleh Salesman atau melalui karyawan Counter Sales. Salesman mencari dan menghubungi pelanggan atau calon pelanggan dengan membawa produk yang akan ditawarkan, namun pesanan yang diterima oleh Salesman pada akhirnya harus dilaporkan ke karyawan Counter Sales. Salesman menerima pesanan yang datang dari pelanggan dapat berupa purchase order maupun yang bukan berupa purchase order (melalui telepon atau faks). Untuk penjualan tunai, pelanggan dapat langsung datang ke perusahaan dan akan dilayani oleh karyawan Counter Sales. Namun untuk penjualan secara tunai, nilai transaksi penjualan yang akan dilayani minimal sebesar dua juta rupiah dan pelanggan harus membayarnya pada saat transaksi. Sedangkan barang akan diantar paling lambat keesokan harinya. Karyawan Counter Sales kemudian mencatat pesanan pelanggan tersebut ke dalam sales order sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama untuk karyawan Finance dan rangkap ke-dua untuk arsip karyawan Counter Sales. Berdasarkan sales order tersebut dapat dilakukan pencetakan sales order dan picking ticket. Picking ticket mengandung informasi yang sama dengan sales order namun tidak mencatumkan harga dari barang dan ditujukan untuk karyawan Gudang sebagai dokumen sumber untuk mengeluarkan barang. Setelah karyawan Gudang membuat bukti pengeluaran barang serta mengeluarkan barang dan kemudian diserahkan kepada karyawan Counter Sales untuk dilanjutkan dengan membuat delivery order sebanyak empat
65 rangkap dan packing slip. Packing slip akan ditempelkan pada barang yang akan dikirim atau diterima oleh pelanggan untuk memudahkan pelanggan dalam menerima barang pesanannya. Delivery order akan diberikan kepada karyawan Finance untuk membuat faktur sebanyak tiga rangkap. Kemudian pelanggan melakukan pembayaran ke karyawan Finance. Karyawan Finance akan memberikan cap tanda lunas pada faktur dan menuliskan barang belum diantar. Setelah itu pelanggan akan diberikan faktur rangkap pertama dan selanjutnya karyawan Finance akan membuat bukti kas masuk sebanyak satu rangkap atas penerimaan pembayaran faktur dari pelanggan. Sedangkan delivery order akan dikembalikan lagi ke karyawan Counter Sales untuk disimpan sampai waktu pengiriman dan akan ditandatangani terlebih dahulu oleh pelanggan sebagai bukti barang telah diantar. Baru kemudian delivery order tersebut akan diarsip oleh karyawan Finance, Accounting dan Counter Sales. Setelah pelanggan menerima dan mencocokkan barang yang dikirimkan dengan faktur yang dimilikinya kemudian pelanggan menandatangani delivery order dan karyawan Pengiriman akan memberikan rangkap pertama dari delivery order kepada pelanggan, sedangkan delivery order rangkap ke-dua untuk karyawan Finance, rangkap ke-tiga untuk karyawan Accounting dan rangkap ke-empat untuk arsip karyawan Counter Sales. Karyawan Pengiriman juga akan memberikan cap barang sudah diantar pada faktur pelanggan. Sedangkan untuk penjualan kredit, apabila pelanggan atau calon pelanggan tertarik untuk membeli, mereka dapat langsung melakukan
66 pemesanan kepada salesman yang menawarkan produk lem tersebut atau bisa juga dengan cara menghubungi karyawan Counter Sales yang ada di PT Marga Bharata baik melalui fax maupun telepon. Dan untuk calon pelanggan yang baru ingin memesan, diwajibkan untuk mengisi form pelanggan terlebih dahulu baru kemudian karyawan Counter Sales akan memberikan form pelanggan yang sudah diisi untuk mendapat persetujuan dari manajer operasional untuk memesan secara kredit, data pelanggan tersebut selanjutnya akan diteliti oleh manajer operasional melalui interview langsung dengan calon pelanggan atau melalui informasi yang didapat dari supplier lain untuk mencari informasi tentang bonitivitas calon pelanggannya. Setelah mendapat persetujuan untuk memesan secara kredit dari manajer operasional, kemudian data calon pelanggan tersebut akan dientry oleh karyawan Counter Sales ke dalam sistem. Sedangkan untuk pelanggan lama, pesanan akan dicatat dalam sales order (SO) untuk kemudian dientry ke dalam sistem. Kemudian sistem akan secara otomatis mengecek jumlah limit kredit dan saldo kreditnya. Jika jumlah nominal pembelian belum melampaui jumlah limit kredit dan saldo kreditnya masih ada, maka pesanan tersebut dapat diterima. Berdasarkan sales order tersebut dapat dilakukan pencetakan sales order, dan picking ticket. Picking ticket mengandung informasi yang sama dengan sales order namun tidak mencatumkan harga dari barang dan ditujukan untuk karyawan Gudang sebagai dokumen sumber untuk mengeluarkan barang. Pada saat pengiriman barang, karyawan Gudang berdasarkan picking ticket yang diterima, mengeluarkan barang dan juga membuat bukti pengeluaran barang sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama
67 untuk cross check dokumen dengan karyawan Counter Sales dan rangkap kedua untuk arsip karyawan Gudang. Bukti pengeluaran barang beserta barang kemudian diteruskan ke karyawan Counter Sales untuk dibuatkan delivery order sebanyak empat rangkap beserta packing slip. Packing slip mengandung informasi yang sama dengan delivery order yang akan ditempelkan pada barang yang akan dikirim atau diterima oleh pelanggan untuk memudahkan pelanggan dalam menerima barang pesanannya. Delivery order rangkap ke-1, 2, 3 akan diserahkan ke pelanggan melalui karyawan Pengiriman pada saat pengiriman barang dan Rangkap ke-empat untuk karyawan Counter Sales. Karyawan Counter Sales juga membuat jadwal pengiriman barang untuk karyawan Pengiriman. Karyawan Pengiriman mengirimkan barang beserta delivery order rangkap ke-1, 2, 3 dan purchase order asli ke pelanggan. Setelah pelanggan menerima dan memeriksa barang yang dikirimkan, pelanggan kemudian menandatangani delivery order tersebut dan karyawan Pengiriman akan memberikan rangkap pertama dari delivery order kepada pelanggan, sedangkan delivery order rangkap ke-dua dan rangkap ke-tiga diserahkan kembali kepada karyawan Counter Sales baru kemudian rangkap ke-dua diserahkan kepada karyawan Finance untuk pembuatan faktur yang digunakan sebagai dokumen penagihan dan rangkap ke-tiga untuk karyawan Accounting untuk mencatat telah terjadinya penjualan. Setelah karyawan Finance menerima delivery order maka karyawan Finance membuat faktur sebanyak tiga rangkap. Rangkap pertama faktur untuk pelanggan yang
68 digunakan sebagai dasar penagihan, rangkap ke-dua untuk karyawan Finance dan rangkap ke-tiga untuk karyawan Accounting. Prosedur retur: Jika pelanggan ingin melakukan retur barang, maka pelanggan dapat menghubungi bagian penerimaan retur. Bagian penerimaan retur kemudian meneruskan barang beserta memo yang dibawa oleh pelanggan ke karyawan Counter Sales untuk diproses. Batas waktu retur untuk penjualan tunai maupun kredit adalah 30 hari atau sebelum waktu jatuh tempo. Barang yang diretur tersebut akan dicek terlebih dahulu oleh karyawan Counter Sales. Jika layak untuk diretur, maka karyawan Counter Sales akan membuat Surat Retur Barang (SRB) sebanyak lima rangkap. Rangkap pertama untuk pelanggan, rangkap ke-dua untuk karyawan Gudang, rangkap ke-tiga untuk karyawan Finance, rangkap ke-empat untuk karyawan Accounting dan rangkap ke-lima untuk arsip karyawan Counter Sales. Kemudian karyawan Counter Sales akan memberikan rangkap ke-dua surat retur barang beserta barang yang diretur kepada karyawan Gudang untuk disimpan di gudang. Sedangkan karyawan Finance berdasarkan surat retur barang akan membuat nota kredit sebanyak tiga rangkap. Rangkap pertama untuk pelanggan, rangkap ke-dua untuk karyawan Accounting dan rangkap ke-tiga untuk arsip karyawan Finance. Berdasarkan surat retur barang dan nota kredit, karyawan Accounting akan melakukan pencatatan retur dan mengurangi piutang pelanggan.
69 Prosedur penagihan: Pada saat jatuh tempo, kepala bagian Finance akan membuat daftar penagihan untuk melakukan penagihan kepada pelanggan. Karyawan Collector melakukan penagihan ke pelanggan dengan membawa rangkap pertama faktur dan delivery order rangkap ke-dua. Setelah pembayaran dilakukan, faktur yang dibawa oleh karyawan Collector akan diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti pelunasan piutang. Khusus untuk pelanggan yang langsung transfer ke rekening perusahaan, pelanggan harus mengirimkan bukti transfernya (lewat faks) ke perusahaan dan untuk pelanggan yang membayar dengan menggunakan cek / giro, cek / giro tersebut harus dapat dicairkan pada saat tanggal jatuh tempo atau paling lambat satu hari setelah tanggal jatuh tempo. Karyawan Collector kemudian mencatat nomor cek / nomor giro dan jumlah uang yang diterimanya pada daftar penagihan kemudian menyerahkan daftar penagihan beserta delivery order rangkap ke-dua kepada karyawan Finance, sedangkan uang tunai / cek / giro yang diterima diserahkan kepada karyawan Cashier, yang akan melakukan penyetoran ke Bank selambat-lambatnya pagi hari berikutnya dengan menggunakan bukti setor (deposit slip). Karyawan Cashier setelah melakukan penyetoran ke Bank kemudian menyerahkan deposit slip tersebut kepada karyawan Finance yang akan dicocokkan dengan daftar penagihan yang diberikan oleh karyawan Collector. Jika deposit slip telah cocok dengan daftar penagihan, kemudian karyawan Finance akan membuat bukti kas masuk sebanyak satu rangkap. Bukti kas masuk akan diserahkan kepada karyawan Accounting untuk
70 melakukan pencatatan pelunasan piutang. Setelah selesai melakukan pencatatan, bukti kas masuk tersebut dikembalikan lagi kepada karyawan Finance. 4.1.1.3.2 Application Domain Sistem yang dituju dapat mendukung tugas dan tanggung jawab yang ditangani oleh karyawan Counter Sales, karyawan Gudang dan karyawan Finance. Berikut adalah tugas-tugas utama dalam application domain sistem: penerimaan pesanan, pengeluaran barang, pengiriman barang, penagihan, pencatatan bukti kas masuk, pencatatan surat retur barang, menyiapkan nota kredit, pencetakan laporan penjualan, pencetakan laporan retur, pencetakan laporan piutang, pencetakan analisis umur piutang, pencetakan daftar penagihan dan pencetakan laporan piutang lewat jatuh tempo (exceptional report). 4.1.2 The problem domain 4.1.2.1 Clusters Model sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT. Marga Bharata secara keseluruhan terdiri dari beberapa cluster, yaitu karyawan, pelanggan, pemesanan, pengeluaran barang, penjualan, penerimaan pembayaran dan retur. Berikut ini adalah gambaran model sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT Marga Bharata
71 Karyawan Pelanggan Pemesanan Retur Pengeluaran Barang Penjualan Penerimaan Pembayaran Gambar 4.2 Model sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha 4.1.2.2 Structure Pada Gambar 4.3 terlihat karyawan yang akan menggunakan sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT. Marga Bharata adalah KaryawanCounterSales, KaryawanGudang, KaryawanFinance. Karyawan KaryawanCounterSales KaryawanGudang KaryawanFinance Gambar 4.3 Struktur dari Karyawan Pada Gambar 4.4 terlihat bahwa pelanggan tidak memiliki generalisasi atau agregasi.
72 Pelanggan Gambar 4.4 Struktur dari Pelanggan Pada Gambar 4.5 terlihat bahwa struktur pemesanan terdiri dari sales order dan barang. Satu barang terdiri dari satu hingga banyak sales order. SalesOrder 1..* 1 Barang Gambar 4.5 Struktur dari Pemesanan Pada Gambar 4.6 terlihat bahwa struktur pengeluaran barang hanya terdiri dari bukti pengeluaran barang. Tidak ada struktur generalisasi atau agregasi. BuktiPengeluaranBarang Gambar 4.6 Struktur Pengeluaran Barang Pada Gambar 4.7 terlihat bahwa dalam struktur penjualan terdiri dari delivery order dan faktur. Satu delivery order terdiri dari satu faktur.
73 DeliveryOrder 1 1 Faktur Gambar 4.7 Struktur dari Penjualan Pada Gambar 4.8 terlihat bahwa dalam struktur penerimaan pembayaran hanya terdiri dari bukti kas masuk. Tidak ada struktur generalisasi atau agregasi. BuktiKasMasuk Gambar 4.8 Struktur dari Penerimaan Pembayaran Pada Gambar 4.9 terlihat bahwa dalam struktur retur hanya terdiri dari surat retur barang dan nota kredit. Setiap satu surat retur barang memiliki satu nota kredit. SuratReturBarang NotaKredit 1 1 Gambar 4.9 Struktur Retur Pada Gambar 4.10 menunjukkan class diagram lengkap sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT. Marga Bharata. Hubungan antara class KaryawanCounterSales dengan SalesOrder, SalesOrder dengan Pelanggan dan Barang terjadi ketika karyawan Counter Sales menerima pesanan yang datang dari pelanggan. Hubungan
74 antara KaryawanGudang dengan BuktiPengeluaranBarang, BuktiPengeluaranBarang dengan SalesOrder terjadi ketika picking ticket dikirim kepada karyawan Gudang yang kemudian akan membuat bukti pengeluaran barang. Hubungan antara KaryawanCounterSales dengan DeliveryOrder, DeliveryOrder dengan BuktiPengeluaranBarang terjadi pada saat barang akan dikirimkan ke pelanggan. Hubungan antara KaryawanFinance dengan Faktur, Faktur dengan Pelanggan terjadi pada saat akan dilakukan penagihan ke pelanggan. Hubungan antara KaryawanFinance dengan Faktur, Faktur dengan BuktiKasMasuk dan Pelanggan terjadi pada saat menerima pembayaran faktur dari pelanggan yang telah disetor oleh karyawan Cashier. Hubungan antara KaryawanCounterSales dengan SuratReturBarang, SuratReturBarang dengan DeliveryOrder, dan NotaKredit serta SuratReturBarang dengan barang dan pelanggan terjadi ketika pelanggan melakukan retur barang ke perusahaan.
75 Karyawan KaryawanCounterSales 1 1 KaryawanGudang KaryawanFinance 1 1 1 1 1 1..* 1..* 1..* 1..* BuktiPengeluaranBarang SalesOrder DeliverOrder Faktur 1..* 1 1 1 1..* 1..* 1 1 1 1..* 1 1 Barang 1 1..* 1..* 0..* SuratReturBarang BuktiKasMasuk 1..* 1 Pelanggan 1 1 0..* 1 1..* 1..* 1 1 NotaKredit 1..* Gambar 4.10 Class Diagram Lengkap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang
76 4.1.2.3 Classes Karyawan Kelas Karyawan menggeneralisasikan property dan behaviornya kepada KaryawanCounterSales, KaryawanGudang dan KaryawanFinance. Gambar 4.11 menunjukkan kelas karyawan Karyawan -KodeKaryawan : String -Jabatan : Char -NamaKaryawan : Char -TempatLahir : Char -TanggalLahir : Date -AlamatKaryawan : Char -Telepon : Integer Gambar 4.11 Kelas Karyawan KaryawanCounterSales Kelas KaryawanCounterSales menggambarkan model keterlibatan karyawan Counter Sales dalam event memesan hingga pesanan pelanggan dikirim. Gambar 4.12 menunjukkan pola behavioral dari kelas KaryawanCounterSales. KaryawanCounterSales Gambar 4.12 Kelas KaryawanCounterSales
77 / Memesan / Register / Mengirim Aktif / Meretur Gambar 4.13 Behavioral pattern kelas KaryawanCounterSales Operations Register Attributes KodePelanggan, NamaPelanggan, AlamatPelanggan, Kota, KodePos, Telepon, Fax, NPWP, ContactPerson, LimitKredit, LamaPiutang Memesan NoSalesOrder, TanggalPesan, KodeKaryawan, NamaKaryawan, KodePelanggan, NamaPelanggan, AlamatPelanggan, NoPurchaseOrder, KodeBarang, NamaBarang, KuantitasDipesan, HargaSatuan, Jumlah, SubTotal, Diskon, PPN, GrandTotal, UangMuka, SisaPembayaran Meretur NoSuratReturBarang, TanggalRetur, KodeKaryawan, NoDeliveryOrder, KodePelanggan, NamaPelanggan, AlamatPelanggan, KodeBarang, KuantitasRetur, AlasanRetur Mengirim NoDeliveryOrder, TanggalPengiriman, KodeKaryawan, NamaKaryawan, NoBuktiPengeluaranBarang, KodePelanggan, NamaPelanggan, AlamatPelanggan, KodeBarang, NamaBarang, KuantitasDikirim Tabel 4.2 Keterangan Behavioral pattern class KaryawanCounterSales
78 KaryawanGudang Kelas KaryawanGudang menggambarkan keterlibatan karyawan Gudang dalam event membuat bukti pengeluaran barang. Gambar di bawah ini menunjukkan pola behavioral dari kelas karyawan Gudang. KaryawanGudang Gambar 4.14 Kelas KaryawanGudang / Membuat Aktif Gambar 4.15 Behavioral pattern kelas KaryawanGudang Operations Membuat Attributes NoBuktiPengeluaranBarang, TanggalPengeluaran, KodeKaryawan, NoSalesOrder, KodePelanggan, NamaPelanggan, KodeBarang, NamaBarang, KuantitasDipesan, KuantitasDikeluarkan Tabel 4.3 keterangan behavioral pattern kelas KaryawanGudang KaryawanFinance Kelas KaryawanFinance menggambarkan model keterlibatan karyawan Finance dalam event menyiapkan faktur, nota kredit dan mencatat pembayaran dalam bukti kas masuk KaryawanFinance Gambar 4.16 Kelas KaryawanFinance / Menyiapkan / Mencatat Aktif Gambar 4.17 Behavioral pattern kelas KaryawanFinance
79 Operations Attributes Menyiapkan NoNotaKredit, TanggalNotaKredit, KodeKaryawan, NoSuratReturBarang, KodePelanggan, NamaPelanggan, KodeBarang, NamaBarang, KuantitasRetur, HargaSatuan, Jumlah, SubTotal, Diskon, PPN, GrandTotal Menerbitkan NoFaktur, TanggalFaktur, TanggalJatuhTempo, KodeKaryawan, NoDeliveryOrder, NoSalesOrder, KodePelanggan, NamaPelanggan, KodeBarang, NamaBarang, KuantitasDikirim, HargaSatuan, Jumlah, SubTotal, Diskon, PPN, GrandTotal, UangMuka, SisaPembayaran, Retur, JumlahTagihan, JenisPenjualan Mencatat NoBuktiKasMasuk, TanggalPembayaran, KodeKaryawan, NoFaktur, KodePelanggan, NamaPelanggan, JumlahTagihan, JenisPembayaran, NoBuktiPembayaran, NamaBank, JumlahPembayaran, SisaTagihan Tabel 4.4 Keterangan behavioral pattern kelas KaryawanFinance Barang Kelas Barang menggambarkan event dimana barang dipesan oleh pelanggan, dilakukan update persediaan dan dilakukan pengiriman ke pelanggan. Barang -KodeBarang : String -NamaBarang : Char -HargaSatuan : Long -Kuantitas : Integer Gambar 4.18 Kelas Barang
80 / UpdatePersediaan / Memesan / Mengirim Aktif Gambar 4.19 Behavioral pattern kelas Barang Operations Attributes Memesan NoSalesOrder, TanggalPesan, KodeKaryawan, NamaKaryawan, KodePelanggan, NamaPelanggan, AlamatPelanggan, NoPurchaseOrder, KodeBarang, NamaBarang, KuantitasDipesan, HargaSatuan, Jumlah, SubTotal, Diskon, PPN, GrandTotal, UangMuka, SisaPembayaran UpdatePersediaan Mengirim KodeBarang, NamaBarang, Kuantitas NoDeliveryOrder, TanggalPengiriman, KodeKaryawan, NamaKaryawan, NoBuktiPengeluaranBarang, KodePelanggan, NamaPelanggan, AlamatPelanggan, KodeBarang, NamaBarang, KuantitasDikirim Tabel 4.5 Keterangan behavioral pattern kelas Barang Pelanggan Kelas Pelanggan menggambarkan event dimana karyawan Counter Sales melakukan registrasi untuk pelanggan yang pertama kali memesan ke perusahaan, event dimana karyawan Counter Sales melakukan cek limit kredit, event dimana pelanggan melakukan retur, dan event membayar
81 Pelanggan -KodePelanggan : String -NamaPelanggan : Char -AlamatPelanggan : Char -Kota : Char -KodePos : Integer -Telepon : Integer -Fax : Integer -NPWP : Integer -ContactPerson : Char -LimitKredit : Long -Piutang : Long -SaldoKredit : Long -LamaPiutang : Char +Register() +Memesan() +Meretur() +Membayar() +CekLimitKredit() Gambar 4.20 Kelas Pelanggan / Memesan / CekLimitKredit / Memesan / Register Waiting Aktif / OverLimitKredit / UnderLimitKredit Tidak Aktif / Meretur / Membayar Gambar 4.21 Behavioral pattern kelas Pelanggan Operations Attributes Memesan NoSalesOrder, TanggalPesan, KodeKaryawan, NamaKaryawan, KodePelanggan, NamaPelanggan, AlamatPelanggan, NoPurchaseOrder, KodeBarang, NamaBarang, KuantitasDipesan, HargaSatuan, Jumlah, SubTotal, Diskon, PPN, GrandTotal, UangMuka, SisaPembayaran Register KodePelanggan, NamaPelanggan, AlamatPelanggan, Kota, KodePos, Telepon, Fax, NPWP, ContactPerson, LimitKredit, LamaPiutang CekLimitKredit KodePelanggan, NamaPelanggan, LimitKredit, Piutang, SaldoKredit Membayar NoBuktiKasMasuk, TanggalPembayaran, KodeKaryawan, NoFaktur,
82 KodePelanggan, NamaPelanggan, JumlahTagihan, JenisPembayaran, NoBuktiPembayaran, NamaBank, JumlahPembayaran, SisaTagihan Meretur NoSuratReturBarang, TanggalRetur, KodeKaryawan, NoDeliveryOrder, KodePelanggan, NamaPelanggan, AlamatPelanggan, KodeBarang, KuantitasRetur, AlasanRetur OverLimitKredit KodePelanggan, NamaPelanggan, LimitKredit, Piutang, SaldoKredit UnderLimitKredit KodePelanggan, NamaPelanggan, LimitKredit, Piutang, SaldoKredit Tabel 4.6 Keterangan behavioral pattern kelas Pelanggan SalesOrder Kelas SalesOrder menggambarkan event dimana pesanan diterima dari pelanggan kemudian dilakukan update persediaan dan dilakukan pengiriman barang ke pelanggan
83 SalesOrder -NoSalesOrder : String -TanggalPesan : Date -KodeKaryawan : String -NamaKaryawan : Char -KodePelanggan : String -NamaPelanggan : Char -AlamatPelanggan : Char -NoPurchaseOrder : Long -LamaPiutang : Long -TanggalJatuhTempo : Date -KodeBarang : String -NamaBarang : Char -KuantitasDipesan : Integer -HargaSatuan : Long -Jumlah : Long -SubTotal : Long -Diskon : Float -PPN : Float -GrandTotal : Long -UangMuka : Long -SisaPembayaran : Long -JenisPenjualan : Char -SaldoKredit : Long -Piutang : Long -Keterangan : Char Gambar 4.22 Kelas SalesOrder / UpdatePersediaan / Memesan Aktif / Mengirim Gambar 4.23 Behavioral pattern class SalesOrder Operations Attributes Memesan NoSalesOrder, TanggalPesan, KodeKaryawan, NamaKaryawan, KodePelanggan, NamaPelanggan, AlamatPelanggan, NoPurchaseOrder, KodeBarang, NamaBarang, KuantitasDipesan, HargaSatuan, Jumlah, SubTotal, Diskon, PPN, GrandTotal, UangMuka, SisaPembayaran UpdatePersediaan Mengirim KodeBarang, NamaBarang, Kuantitas NoDeliveryOrder, TanggalPengiriman, KodeKaryawan,
84 NamaKaryawan, NoBuktiPengeluaranBarang, KodePelanggan, NamaPelanggan, AlamatPelanggan, KodeBarang, NamaBarang, KuantitasDikirim Tabel 4.7 Keterangan behavioral pattern kelas SalesOrder BuktiPengeluaranBarang Kelas BuktiPengeluaranBarang menggambarkan event dimana bukti pengeluaran barang dibuat dan event dimana barang akan dikeluarkan BuktiPengeluaranBarang -NoBuktiPengeluaranBarang : Long -TanggalPengeluaran : Date -KodeKaryawan : String -NamaKaryawan : Char -NoSalesOrder : String -KodePelanggan : String -NamaPelanggan : Char -AlamatPelanggan : Char -KodeBarang : String -NamaBarang : Char -KuantitasDipesan : Integer -KuantitasDikeluarkan : Integer Gambar 4.24 Kelas BuktiPengeluaranBarang / Membuat / Memesan / Membuat Aktif Gambar 4.25 Behavioral pattern kelas BuktiPengeluaranBarang Operations Attributes Memesan NoSalesOrder, TanggalPesan, KodeKaryawan, NamaKaryawan, KodePelanggan, NamaPelanggan, AlamatPelanggan, NoPurchaseOrder, KodeBarang, NamaBarang, KuantitasDipesan, HargaSatuan, Jumlah, SubTotal, Diskon, PPN, GrandTotal, UangMuka, SisaPembayaran Membuat NoBuktiPengeluaranBarang, TanggalPengeluaran,
85 KodeKaryawan, NoSalesOrder, KodePelanggan, NamaPelanggan, KodeBarang, NamaBarang, KuantitasDipesan, KuantitasDikeluarkan Tabel 4.8 Keterangan behavioral pattern kelas Bukti Pengeluaran Barang DeliveryOrder Kelas DeliveryOrder menggambarkan event dimana pelanggan memesan barang dan karyawan Pengiriman mengirimkan barang pesanan pelanggan. DeliveryOrder -NoDeliveryOrder : String -TanggalPengiriman : Date -KodeKaryawan : String -NamaKaryawan : Char -NoBuktiPengelurnBarang : String -KodePelanggan : String -NamaPelanggan : Char -AlamatPelanggan : Char -KodeBarang : String -NamaBarang : Char -KuantitasDipesan : Integer -KuantitasDikirim : Integer Gambar 4.26 Kelas DeliveryOrder
86 / Mengirim / Membuat Aktif / Mengirim Gambar 4.27 Behavioral pattern class DeliveryOrder Operations Attributes Membuat NoBuktiPengeluaranBarang, TanggalPengeluaran, KodeKaryawan, NoSalesOrder, KodePelanggan, NamaPelanggan, KodeBarang, NamaBarang, KuantitasDipesan, KuantitasDikeluarkan Mengirim NoDeliveryOrder, TanggalPengiriman, KodeKaryawan, NamaKaryawan, NoBuktiPengeluaranBarang, KodePelanggan, NamaPelanggan, AlamatPelanggan, KodeBarang, NamaBarang, KuantitasDikirim Tabel 4.9 Keterangan behavioral pattern kelas Delivery Order SuratReturBarang Kelas SuratReturBarang menggambarkan event dimana pelanggan melakukan retur barang ke perusahaan. SuratReturBarang -NoSuratReturBarang: String -TanggalRetur : Date -KodeKaryawan : String -NamaKaryawan : Char -NoDeliveryOrder : String -KodePelanggan : String -NamaPelanggan : Char -AlamatPelanggan : Char -KodeBarang : String -NamaBarang : Char -KuantitasRetur : Integer -AlasanRetur : Char Gambar 4.28 Kelas SuratReturBarang
87 / UpdatePersediaan / Meretur / Menyiapkan Aktif Gambar 4.29 Behavioral pattern kelas SuratReturBarang Operations Attributes Meretur NoSuratReturBarang, TanggalRetur, KodeKaryawan, NoDeliveryOrder, KodePelanggan, NamaPelanggan, KodeBarang, NamaBarang, KuantitasRetur, AlasanRetur Menyiapkan NoNotaKredit, TanggalNotaKredit, KodeKaryawan, NoSuratReturBarang, KodePelanggan, NamaPelanggan, KodeBarang, NamaBarang, KuantitasRetur, HargaSatuan, Jumlah, SubTotal, Diskon, PPN, GrandTotal UpdatePersediaan KodeBarang, NamaBarang, Kuantitas Tabel 4.10 Keterangan behavioral pattern kelas SuratReturBarang Nota Kredit Kelas NotaKredit menggambarkan event dimana perusahaan mengirimkan nota kredit ke pelanggan.
88 NotaKredit -NoNotaKredit : String -TanggalNotaKredit : Date -KodeKaryawan : String -NamaKaryawan : Char -NoSuratReturBarang : String -KodePelanggan : String -NamaPelanggan : Char -AlamatPelanggan : Char -KodeBarang : String -NamaBarang : Char -KuantitasRetur : Integer -HargaSatuan : Long -Jumlah : Long -SubTotal : Loh -Diskon : Float -PPN : Float -GrandTotal : Long Gambar 4.30 Kelas NotaKredit / UpdatePiutang / Menyiapkan / Mengirim Aktif Gambar 4.31 Behavioral pattern kelas NotaKredit Operations Attributes Menyiapkan NoNotaKredit, TanggalNotaKredit, KodeKaryawan, NoSuratReturBarang, KodePelanggan, NamaPelanggan, KodeBarang, NamaBarang, KuantitasRetur, HargaSatuan, Jumlah, SubTotal, Diskon, PPN, GrandTotal Mengirim NoNotaKredit, TanggalNotaKredit, KodeKaryawan, KodePelanggan, NamaPelanggan, AlamatPelanggan UpdatePiutang KodePelanggan, NamaPelanggan, NoFaktur, JumlahTagihan, Piutang Tabel 4.11 Keterangan behavioral pattern kelas Nota Kredit
89 Faktur Kelas Faktur menggambarkan event dimana karyawan Finance menerbitkan faktur dan pelanggan membayar sejumlah tagihan yang ada dalam faktur tersebut. Faktur -NoFaktur : String -TanggalFaktur : Date -TanggalJatuhTempo : Date -KodeKaryawan : String -NamaKaryawan : Char -NoDeliveryOrder : String -NoSalesOrder : String -KodePelanggan : String -NamaPelanggan : Char -AlamatPelanggan : Char -NPWP : Integer -KodeBarang : String -NamaBarang : Char -Kuantitas : Integer -HargaSatuan : Long -Jumlah : Long -SubTotal : Long -Diskon : Float -PPN : Float -GrandTotal : Long Gambar 4.32 Kelas Faktur / UpdatePiutang / Menerbitkan Aktif / Membayar Gambar 4.33 Behavioral pattern kelas Faktur Operations Attributes Menerbitkan NoFaktur, TanggalFaktur, TanggalJatuhTempo, KodeKaryawan, NoDeliveryOrder, NoSalesOrder, KodePelanggan, NamaPelanggan, KodeBarang, NamaBarang, KuantitasDikirim, HargaSatuan, Jumlah, SubTotal, Diskon, PPN, GrandTotal, UangMuka, SisaPembayaran, Retur, JumlahTagihan,
90 JenisPenjualan Membayar NoBuktiKasMasuk, TanggalPembayaran, KodeKaryawan, NoFaktur, KodePelanggan, NamaPelanggan, JumlahTagihan, JenisPembayaran, NoBuktiPembayaran, NamaBank, JumlahPembayaran, SisaTagihan UpdatePiutang KodePelanggan, LimitKredit, Piutang, SaldoKredit Tabel 4.12 Keterangan behavioral pattern kelas Faktur BuktiKasMasuk Kelas BuktiKasMasuk menggambarkan event dimana pelanggan membayar sejumlah tagihan yang ada dalam faktur dan karyawan Finance mencatat pembayaran tersebut BuktiKasMasuk -NoBuktiKasMasuk : Long -TanggalPembayaran : Date -KodeKaryawan : String -NamaKaryawan : Char -NoFaktur : String -KodePelanggan : String -NamaPelanggan : Char -JumlahTagihan : Long -JenisPembayaran : Char -NomorBuktiPembayaran : Integer -NamaBank : Char -JumlahPembayaran : Long -SisaTagihan : Long Gambar 4.34 BuktiKasMasuk / UpdatePiutang / Membayar / Mencatat Aktif Gambar 4.35 Behavioral pattern class BuktiKasMasuk
91 Operations Attributes Membayar NoFaktur, TanggalFaktur, TanggalJatuhTempo, KodeKaryawan, NoDeliveryOrder, NoSalesOrder, KodePelanggan, NamaPelanggan, KodeBarang, NamaBarang, KuantitasDikirim, HargaSatuan, Jumlah, SubTotal, Diskon, PPN, GrandTotal, UangMuka, SisaPembayaran, Retur, JumlahTagihan, JenisPenjualan Mencatat NoBuktiKasMasuk, TanggalPembayaran, KodeKaryawan, NoFaktur, KodePelanggan, NamaPelanggan, JumlahTagihan, JenisPembayaran, NoBuktiPembayaran, NamaBank, JumlahPembayaran, SisaTagihan UpdatePiutang KodePelanggan, LimitKredit, Piutang, SaldoKredit Tabel 4.13 Keterangan behavioral pattern kelas Bukti Kas Masuk 4.1.2.4 Events Berikut adalah event table dari sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT. Marga Bharata
92 Event Register Class Karyawan * Karyawan Counter Sales * Karyawan Gudang Karyawan Finance Pelanggn + Barang Sales Order Bukti Pengeluaranan Barang Delivery Order Surat Retur Barang Nota Kredit Faktur Bukti Kas Masuk Memesan * * * * * * Membuat * * * * Mengirim * * * + * + Meretur * * * + Menyiapkan * * + + Menerbitkan * * * Membayar * + * Mencatat * * Update Persediaan * * + + * Update Piutang + + + Cek Limit Kredit + Keterangan : + : event bisa terjadi 0 atau 1 kali * : event bisa terjadi 0 atau >1 kali Tabel 4.14 Event Table sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha
93 4.1.3 The Application Domain 4.1.3.1 Usages 4.1.3.1.1 Overview Terdapat lima actor yang akan menggunakan sistem, yaitu Karyawan Counter Sales, Karyawan Gudang, Karyawan Finance, Kepala Bagian Penjualan dan Kepala Bagian Finance dan ada 12 use case di dalam sistem.
94 Actors Use Case Counter Sales Gudang Finance Kepala Bagian Penjualan Kepala Bagian Finance Registrasi Pelanggan X Buat Sales Order X Ubah Sales Order X Buat Bukti Pengeluaran Barang X Ubah Bukti Pengeluaran Barang X Buat Delivery Order X Ubah Delivery Order X Buat Surat Retur Barang X Ubah Surat Retur Barang Buat Nota Kredit X Ubah Nota Kredit X Buat Faktur X Ubah Faktur X Buat Bukti Kas Masuk X Ubah Bukti Kas Masuk X Daftar Penagihan X Analisis Umur Piutang X Pencetakan Laporan Penjualan X Pencetakan Laporan Retur X Pencetakan Laporan Piutang X Exceptional Report X Tabel 4.15 Aktor sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha
95 4.1.3.1.2 Actors Berikut adalah actor description dari sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT. Marga Bharata Karyawan Counter Sales Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam menangani setiap pesanan dan retur dari pelanggan. Dan juga bertanggung jawab dalam membuat sales order, delivery order dan surat retur barang Karakteristik Memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan pelanggan pada saat menerima pesanan, mencatat pesanan, meregister pelanggan ataupun pada saat menerima retur barang dari pelanggan sehingga karyawan Counter Sales harus memiliki ketelitian yang tinggi dalam mengecek setiap barang yang diretur baik jenis maupun kuantitasnya Contoh Karyawan Counter Sales A menangani pesanan yang datang dengan membuat sales order, maka sistem akan mencatat nama dari karyawan Counter Sales yang menangani sales order tersebut. Karyawan Counter Sales B membuat delivery order maka sistem akan mencatat nama dari karyawan Counter Sales yang menangani delivery order tersebut. Karyawan Counter Sales C membuat surat retur barang maka sistem akan mencatat nama dari karyawan Counter Sales tersebut yang menangani surat retur barang tersebut. Tabel 4.16 Spesifikasi aktor Karyawan Counter Sales
96 Karyawan Gudang Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam menangani pengeluaran barang yang dipesan dan akan dikirimkan ke pelanggan Karakteristik Memiliki ketelitian yang tinggi dalam mengecek setiap barang yang dikeluarkan baik jenis maupun kuantitasnya dan sesuai dengan yang dipesan oleh pelanggan Contoh Karyawan Gudang menangani pengeluaran barang yang dipesan oleh pelanggan dengan membuat bukti pengeluaran barang berdasarkan picking ticket maka sistem akan mencatat nama dari karyawan Gudang yang menangani bukti pengeluaran barang tersebut. Tabel 4.17 Spesifikasi aktor Karyawan Gudang Karyawan Finance Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam menangani transaksi penyiapan penagihan dan penerimaan pembayaran. Karakteristik Karyawan Finance harus teliti dalam menghitung jumlah piutang yang harus ditagih kepada pelanggan. Selain itu juga harus teliti dalam menerima pembayaran yang diterima dari pelanggan dan dapat menggunakan sistem dengan baik. Contoh Karyawan Finance A membuat faktur, maka sistem akan mencatat nama dari karyawan Finance pada faktur tersebut. Karyawan Finance B membuat bukti kas masuk, maka sistem akan mencatat nama dari karyawan Finance pada bukti kas masuk tersebut. Karyawan Finance
97 C membuat nota kredit, maka sistem akan mencatat nama karyawan Finance pada nota kredit tersebut. Tabel 4.18 Spesifikasi aktor Karyawan Finance Kepala Bagian Penjualan Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam memonitor transaksi penjualan dan retur selama periode tertentu Karakteristik Kepala bagian Penjualan harus dapat menggunakan sistem dengan baik untuk melakukan pencetakan laporan penjualan dan laporan retur. Contoh Kepala bagian Penjualan membuat laporan penjualan untuk mengetahui jumlah penjualan dan jumlah retur selama periode tertentu. Tabel 4.19 Spesifikasi aktor Kepala Bagian Penjualan Kepala Bagian Finance Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam memonitor transaksi penagihan dan penerimaan pembayaran selama periode tertentu Karakteristik Kepala bagian Finance harus dapat menggunakan sistem dengan baik untuk melakukan pencetakan daftar penagihan, laporan piutang dan laporan analisa umur piutang. Contoh Kepala bagian Finance membuat daftar penagihan untuk mengetahui
98 pelanggan mana yang harus ditagih. Setiap bulan kepala bagian Finance membuat laporan piutang untuk mengetahui jumlah piutang pelanggan dan laporan analisa umur piutang untuk memonitor piutang pelanggan yang telah jatuh tempo dan lewat dari tanggal jatuh tempo. Tabel 4.20 Spesifikasi aktor Kepala Bagian Finance
99 4.1.3.3 Usecases Sistem Penjualan dan Piutang Usaha PT Marga Bharata Registrasi Pelanggan Terima Pesanan UpdatePersediaan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan <<include>> Pengeluaran Barang Pengiriman Barang <<include>> KaryawanGudang Karyawan Counter Sales Surat Retur Barang Nota Kredit <<include>> Karyawan Finance Penagihan <<include>> Karyawan Accounting Penerimaan Pembayaran Update Piutang <<include>> Cetak Laporan Penjualan Kepala Bagian Penjualan Cetak Laporan Retur Cetak Laporan Piutang Kepala Bagian Finance Analisis Umur Piutang Daftar Penagihan Exceptional Report Gambar 4.36 Use case diagram untuk sistem penjualan dan piutang usaha PT. Marga Bharata
100 Berikut adalah usecase specification dari usecase yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT. Marga Bharata Registrasi Pelanggan Pattern Registrasi pelanggan diawali ketika ada pelanggan yang ingin melakukan pemesanan secara kredit untuk pertamanya kali. Add data pelanggan baru ke dalam sistem. Objects Pelanggan Functions Add, edit pelanggan Tabel 4.21 Use case specification Registrasi Pelanggan Membuat Sales Order Pattern Menjelaskan proses pembuatan sales order, picking ticket dan packing slip. Use case ini dimulai ketika ada pesanan pelanggan dan mengentry sales order untuk diproses. Kemudian lakukan validasi kode karyawan, validasi nomor sales order, validasi tanggal pesan, validasi lama piutang, hitung tanggal jatuh tempo, validasi kode pelanggan, validasi kode barang beserta jumlahnya, validasi harga satuan, hitung jumlah, hitung sub total, hitung diskon, hitung PPN (10%), hitung grand total, hitung uang muka, hitung sisa pembayaran, hitung saldo kredit, hitung piutang Jika nilai transaksi melebihi limit kredit dan saldo kreditnya kurang dari nilai transaksi maka transaksi dibatalkan dan sistem menampilkan error message Sudah melebihi limit yang
101 ditentukan! Proses tidak bisa dilanjutkan Objects Pelanggan, barang Functions Add, edit, cetak sales order, cetak picking ticket Tabel 4.22 Use case specification Terima Pesanan Pengeluaran Barang Pattern Menjelaskan proses pembuatan bukti pengeluaran barang. Use case ini dimulai pada saat sales order telah disetujui dan barang akan dikeluarkan dari gudang. Kemudian lakukan validasi kode karyawan, validasi nomor sales order, validasi kode pelanggan, validasi kode barang yang dikeluarkan, hitung kuantitas barang yang dikeluarkan Objects Sales order, pelanggan, barang Functions Add, edit, cetak bukti pengeluaran barang Tabel 4.23 Use case specification PengeluaranBarang Pengiriman Barang Pattern Menjelaskan proses pembuatan delivery order. Use case ini dimulai pada saat sales order telah disetujui dan barang akan dikirim. Kemudian lakukan validasi kode karyawan, validasi nomor bukti pengeluaran barang, validasi kode pelanggan, validasi kode barang yang dikirim, hitung kuantitas barang yang dikirim Objects Bukti pengeluaran barang, pelanggan, barang
102 Functions Add, edit, cetak delivery order Tabel 4.24 Use case specification Pengiriman Surat Retur Barang Pattern Menjelaskan proses pembuatan surat retur barang. Use case ini dimulai ketika pelanggan akan melakukan retur barang. Kemudian lakukan validasi kode karyawan, validasi nomor delivery order, validasi kode barang yang diretur, hitung kuantitas barang yang diretur Objects Delivery order, sales order, pelanggan, barang Functions Add, edit, cetak surat retur barang Tabel 4.25 Use case specification Surat Retur Barang Nota Kredit Pattern Menjelaskan proses pembuatan nota kredit. Use case ini dimulai setelah perusahaan menerima barang retur dari pelanggan. Kemudian lakukan validasi kode karyawan, validasi nomor nota kredit, validasi kode barang yang diretur, hitung kuantitas barang yang diretur, hitung harga satuan, hitung jumlah, hitung sub total, hitung diskon, hitung PPN (10%), hitung grand total Objects Surat retur barang, delivery order, sales order Functions Add, edit, nota kredit Tabel 4.26 use case specification Nota Kredit
103 Penagihan Pattern Menjelaskan proses pembuatan faktur. Use case dimulai setelah barang dikirim ke pelanggan. Kemudian validasi lakukan kode karyawan, validasi nomor delivery order, validasi nomor sales order, validasi nomor nota kredit, validasi kode pelanggan, validasi kode barang, hitung kuantitas barang, hitung jumlah, hitung sub total, hitung PPN (10%), hitung grand total, hitung jumlah yang sudah dibayar, hitung sisa pembayaran, hitung retur, hitung jumlah tagihan Objects Delivery order, sales order, barang, pelanggan, nota kredit Functions Add, edit, cetak faktur Tabel 4.27 Use case specification Penagihan Bukti Kas Masuk Pattern Menjelaskan proses pembuatan bukti kas masuk. Use case dimulai ketika pelanggan telah melunasi piutangya. Kemudian lakukan validasi kode karyawan, validasi nomor faktur, validasi kode pelanggan, pilih jenis pembayaran, input nomor bukti pembayaran, input nama Bank, hitung total pembayaran, hitung sisa tagihan Objects Faktur, pelanggan Functions Add, edit, cetak bukti kas masuk Tabel 4.28 Use case specification Bukti Kas Masuk
104 Cetak Laporan Penjualan Pattern Menjelaskan proses pembuatan laporan penjualan. Use case dimulai ketika faktur sudah diterbitkan. Kemudian validasi nomor faktur, validasi tanggal faktur, validasi kode pelanggan, validasi kode barang, hitung total penjualan Objects Pelanggan, faktur, delivery order, sales order, barang Functions Cetak laporan penjualan Tabel 4.29 Use case specification Cetak Laporan Penjualan Cetak Laporan Retur Pattern Menjelaskan proses pembuatan laporan retur. Use case dimulai ketika ada retur dari pelanggan. Kemudian validasi nomor surat retur barang, validasi kode pelanggan, validasi kode barang, hitung total retur Objects Barang, surat retur barang, delivery order, sales order Functions Cetak laporan retur Tabel 4.30 Use case specification Cetak Laporan Retur Cetak Laporan Piutang Pattern Menjelaskan proses pembuatan laporan piutang pelanggan. Use case dimulai ketika ada piutang dari pelanggan. Kemudian validasi nomor faktur, validasi tanggal faktur, validasi kode pelanggan, hitung total piutang
105 Objects Pelanggan, faktur, delivery order, sales order Functions Cetak laporan piutang Tabel 4.31 Use case specification Cetak Laporan Piutang Cetak Analisis Umur Piutang Pattern Menjelaskan proses pembuatan laporan analisa umur piutang pelanggan. Use case dimulai ketika ada piutang dari pelanggan. Kemudian cek faktur dari pelanggan yang belum dilunasi, hitung umur piutang Objects Pelanggan, Faktur, DeliveryOrder, SalesOrder Functions Cetak analisis umur piutang Tabel 4.32 Use case specification Cetak Analisis Umur Piutang Daftar Penagihan Pattern Menjelaskan proses pembuatan daftar penagihan. Use case ini dimulai ketika faktur telah jatuh tempo. Kemudian lakukan validasi nomor faktur, cek tanggal jatuh tempo faktur, validasi kode pelanggan, validasi jumlah tagihan, validasi jumlah pembayaran, validasi jenis pembayaran, validasi nomor bukti pembayaran Objects Faktur, pelanggan Functions Cetak daftar penagihan Tabel 4.33 Use case specification Daftar Penagihan
106 Exceptional Report Pattern Menjelaskan proses pembuatan laporan piutang lewat jatuh tempo pelanggan. Use case dimulai ketika ada piutang dari pelanggan yang belum dilunasi sampai lewat dari tanggal jatuh tempo. Kemudian cek faktur dari pelanggan yang belum dilunasi Objects Pelanggan, Faktur, DeliveryOrder, SalesOrder Functions Cetak exceptional report Tabel 4.34 Use case specification Exceptional Report Berikut adalah sequence diagram dari masing-masing usecase yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT Marga Bharata
107 Registrasi PelangganUI Pelanggan Top Package::Karyawan Counter Sales Enter Registrasi Pelanggan UI Meregister() Berhasil() Gagal() Gambar.4.37 Sequence untuk usecase Registrasi
108 Sales Order UI Sales Order Karyawan Pelanggan Barang Top Package::Karyawan CounterSales Memesan () Get Karyawan() Enter Sales Order UI GetPelanggan() UpdatePersediaan() CekBarang() Create Sales Order() Cetak() PrintedFormSalesOrder : SalesOrder Close() CreatePickingTicket() PickingTicket : SalesOrder Cetak() Close() Gambar.4.38 Sequence untuk usecase Terima Pesanan
109 BuktiPpengeluaranBarangUI BuktiPengeluaranBarang Karyawan SalesOrder Pelanggan Barang Top Package::KaryawanCounter Sales EnterDeliveryOrderUI Membuat GetKaryawan() CekNoSalesOrder() GetPelanggan() GetBarang() CreateBuktiPengeluaranBarang() PrintedFormBuktiPengeluaranBar : BuktiPengeluaranBarang Cetak() Close() Gambar.4.39 Sequence untuk usecase Pengeluaran Barang
110 DeliveryOrderUI DeliveryOrder Karyawan Bukti Pengeluaran Barang SalesOrder Pelanggan Barang Top Package::KaryawanCounter Sales EnterDeliveryOrderUI Mengirimkan GetKaryawan() CekNoBuktiPengeluaranBarang() CekNoSalesOrder() GetPelanggan() GetBarang() CreateDeliveryOrder() PrintedFormDeliveryOrder : DeliveryOrder Cetak() Close() CreatePackingSlip() PackingSlip : DeliveryOrder Cetak() Close() Gambar.4.40 Sequence untuk usecase Pengiriman Barang
111 SuratReturBarangUI Top Package::KaryawanCounter Sales EnterSuratReturBarangUI Meretur() Surat Retur Barang Karyawan Delivery Order Sales Order Pelanggan Barang CekKaryawan() CekNoDeliveryOrder() Get Sales Order Detail() Get Pelanggan() GetBarang() UpdatePersediaan Cetak() Close() Gambar.4.41 Sequence untuk usecase Surat Retur Barang
112 NotaKreditUI Top Package : KaryawanFinance EnterNotaKreditUI() CreateNotaKredit() Nota Kredit Karyawan Surat Retur barang Delivery Order Sales Order Pelanggan Barang GetKaryawan() CekNoSuratReturBarang() GetDeliveryOrderDetail() GetSalesOrderDetail() GetPelanggan() GetBarang() Cetak() Close() Gambar.4.42 Sequence untuk usecase Nota Kredit
113 FakturUI Faktur Karyawan DeliveryOrder SalesOrder Pelanggan Barang Nota Kredit Top Package::KaryawanFinance EnterFakturUI Penagihan() GetKaryawan() CekNoDeliveryOrder() GetSalesOrderDetail() GetPelanggan() GetBarang() CekNoNotaKredit() UpdatePiutang() CreateFaktur() PrintedFormFaktur : Faktur Cetak() Close() Gambar. 4.43 Sequence untuk usecase Penagihan
114 BuktiKasMasukUI BuktiKasMasuk Karyawan Faktur Pelanggan Top Package::KaryawanFinance EnterBuktiKasMasukUI() Menerima() GetKaryawan() CekNoFaktur() GetPelanggan() CreateBuktiKasMasuk () PrintedFormBuktiKasMasuk : BuktiKasMasuk Cetak() Close() Gambar. 4.49 Sequence untuk usecase Penerimaan Pembayaran
115 LaporanPenjualanUI Top Package::KepalaBagianPenjualan EnterLaporanPenjualanUI() CreateLaporanPenjualan() Laporan Penjualan Pelanggan Faktur DeliveryOrder SalesOrder Barang CekPelanggan() GetFakturDetail() CekNoDeliveryOrder() GetSalesOrderDetail() GetBarang() CekBarang() GetSalesOrderDetail() CekNoDeliveryOrder() GetFakturDetail() GetPelanggan() Cetak() Close() Gambar. 4.45 Sequence untuk usecase Cetak Laporan Penjualan
116 LaporanReturBarangUI Top Package::Kepala Bagian Penjualan EnterLaporanReturUI CreateLaporanRetur() LaporanReturBarang Barang SuratReturBarang DeliveryOrder SalesOrder Pelanggan CekBarang() GetSuratReturBarang() CekDeliveryOrder() GetSalesOrder() GetPelanggan() CekPelanggan() GetSalesOrder() CekNoDeliveryOrder() GetSuratReturBarang() GetBarang() Cetak() Close() Gambar.4.46 Sequence untuk usecase Cetak Laporan Retur
117 LaporanPiutangUI Top Package::KepalaBagianFinance EnterLaporanPiutangUI() CreateLaporanPiutang() LaporanPiutang Pelanggan Faktur Delivery Order SalesOrder() CekPelanggan() GetFakturDetail() CekNoDeliveryOrder() GetSalesOrderDetail() Return Cetak() Close() Gambar. 4.47 Sequence untuk usecase LaporanPiutang
118 AnalisisUmurPiutangUI TopPackage::KepalaBagianFinance EnterAnalisisUmurPiutang() CreateAnalisisUmurPiutang() AnalisisUmurPiutang Pelanggan Faktur Delivery Order Sales Order CekPelanggan() GetFakturDetail() CekNoDeliveryOrder() GetSalesOrderDetail() Cetak() Close() Gambar.4.48 Sequence untuk usecase LaporanAnalisaUmurPiutang
119 DaftarPenagihanUI Top Package::KepalaBagianFinance EnterDaftarPenagihanUI() CreateDaftarPenagihan() DaftarPenagihan Faktur Pelanggan GetFakturDetail() GetPelanggan() Cetak() Close() Gambar.4.49 Sequence untuk usecase DaftarPenagihan
120 AnalisaUmurPiutangUI KepalaBagianFinance EnterAnalisaUmurPiutang() CreateAnalisaUmurPiutang() AnalisaUmurPiutang Pelanggan Faktur DeliveryOrder SalesOrder Object1 CekPelanggan() GetFakturDetail() CekNoDeliveryOrder() GetSalesOrderdetail() Cetak() Close() Gambar 4.50 Sequence untuk usecase Exceptional Report
121 4.1.3.2 Function List Berikut adalah function list dari sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT. Marga Bharata Function Complexity Type Add, edit pelanggan Add, edit sales order Add, edit bukti pengeluaran barang Add, edit delivery order Add, edit surat retur barang Add, edit nota kredit Add, edit faktur Add, edit bukti kas masuk Cetak sales order Cetak picking ticket Cetak packing slip Cetak bukti pengeluaran barang Cetak delivery order Cetak surat retur barang Cetak nota kredit Cetak faktur Cetak bukti kas masuk Cetak laporan penjualan Cetak laporan retur Simple Complex Medium Medium Complex Complex Complex Complex Medium Medium Medium Medium Medium Medium Medium Medium Medium Complex Complex Update, Read Update, Read Update, Read Update, Read Update, Read Update, Read Update, Read Update, Read Read Read Read Read Read Read Read Read Read Read Read
122 Cetak laporan piutang Analisis umur piutang Daftar penagihan Exceptional Report Complex Complex Complex Complex Read Compute, Read Compute, Read Compute, Read Tabel 4.35 Function List lengkap sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha 4.1.3.3 User Interface Bahasa yang digunakan dalam rancangan sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT. Marga Bharata adalah bahasa Indonesia, meskipun ada beberapa istilah bahasa inggris yang digunakan. Berikut adalah gambaran desain user interface sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT. Marga Bharata. 4.1.3.3.1 Dialogue style Untuk setiap user interface memiliki window yang mewakili class-class yang penting dan masing-masing window tersebut membantu dalam melakukan pencatatan transaksi penjualan dan piutang PT. Marga Bharata. Selain itu sistem juga menyediakan fasilitas pencetakan yang dapat membantu pihak-pihak yang berkaitan dengan perusahaan (misal karyawan, pelanggan, dan sebagainya) untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Di bawah ini merupakan daftar window interface dan hasil pencetakannya.