BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. Universitas Bina Nusantara 3.1.1 Sejarah Universitas Bina Nusantara Universitas Bina Nusantara berdiri pada tanggal 21 Oktober 1974 sebagai lembaga pelatihan komputer dengan nama Modern Computer Course (MCC). Bermodal pondasi yang kuat, visi yang jelas, dan dedikasi yang tinggi, lembaga ini terus-menerus berkembang dan bertumbuh. Karena besarnya minat masyarakat dan pertumbuhan pesat pada ilmu komputer, pada tanggal 1 Juli 1981, Modern Computer Course pun berubah menjadi Computer System Academy (ATK). Akademi ini menawarkan jurusan Manajemen Informasi dan Teknologi Informasi. Tiga tahun kemudian, ATK memperoleh status terdaftar dan berubah menjadi AMIK Jakarta. Dengan bertambahnya satu jurusan lagi, yakni jurusan Komputerisasi Akutansi, AMIK Jakarta berubah menjadi AMIK Bina Nusantara pada tanggal 21 September 1985. Dalam usianya yang masih tergolong muda, pada tanggal 17 Maret 1986, AMIK Bina Nusantara memperoleh penghargaan sebagai Akademi Komputer Terbaik oleh Departemen Pendidikan dan Kebudayaan melalui Dewan Pengurus Pendidikan Tinggi Distrik III. Dengan adanya peningkatan kebutuhan akan pembelajaran ilmu komputer untuk tingkat lebih lanjut, maka pada tanggal 1 Juli 1986, AMIK Bina Nusantara 44
45 mendirikan Program Strata-1 (S1) untuk jurusan Manajemen Informasi dan Ilmu Komputer serta sebuah jurusan baru yakni, Teknik Komputer. Sejak 9 November 1987, AMIK Bina Nusantara menjadi STMIK Bina Nusantara dan mulai menawarkan Program Diploma (D3) serta Program Strata-1 (S1). STMIK Bina Nusantara memperoleh status Terakreditasi untuk semua program dan tingkatannya pada 18 Maret 1992 dan menyelenggarakan Program Strata-2 di bidang Sistem Informasi pada tanggal 10 Mei 1993, program ini merupakan program strata-2 untuk Sistem Informasi yang pertama kalinya program bidang ini dibuka di Indonesia. Pada tanggal 8 Agustus 1996, STMIK Bina Nusantara diakui dan diakreditasikan oleh pemerintah. Dua tahun kemudian, pada tanggal 20 December 1998, STMIK Bina Nusantara bergabung menjadi Universitas Bina Nusantara dan telah memiliki beberapa fakultas kejurusan, yakni : Fakultas Ilmu Komputer, Fakultas Ekonomi, Fakultas Teknik Sipil, Fakultas Sastra, Fakultas Ilmu Alam, serta Program-Program Strata-2.
46
47 3.1.3 Visi dan Misi Universitas Bina Nusantara Visi Visi Universitas Bisa Nusantara adalah menjadi perguruan tinggi yang terdepan berdasarkan teknologi informasi dan diterima sebagai panutan, siap dalam menghadapi kompetisi dan dapat beradaptasi dalam perubahan global. Misi Adapun misi yang dimiliki oleh Universitas Bina Nusantara adalah sebagai berikut : a) Menyelenggarakan program-program studi yang menunjang pengembangan dan penerapan teknologi informasi dalam berbagai bidang ilmu. b) Menyediakan sarana dan lingkungan yang kondusif bagi pelaksanaan kegiatan belajar mengajar yang efektif dan efisien, sehingga terbentuk lulusan-lulusan yang bermoral, terampil, dan kreatif. c) Menjaga keterkaitan dan relevansi seluruh kegiatan akademis dengan kebutuhan pembangunan sosial-ekonomi dan industri Indonesia, serta mengantisipasi semakin maraknya globalisasi kehidupan masyarakat. d) Melangsungkan kerjasama dengan berbagai pihak, baik dari dalam maupun lar negeri, sehingga ilmu dan teknologi yang diberikan selalu mutakhir dan dapat diterapkan secara tepat guna. e) Untuk membangun komunitas Binusian yang mengutamakan kualitas, budaya, nilai-nilai, dan etika kerja dalam organisasi.
48 3.1.4 Direktorat IT Bina Nusantara IT Direktorat Bina Nusantara telah dibentuk sejak universitas ini berdiri, guna untuk mewujudkan salah satu visi Bina Nusantara, yakni untuk menjadi perguruan tinggi yang terdepan berdasarkan teknologi informasi dan diterima sebagai panutan, siap dalam menghadapi kompetisi dan dapat beradaptasi dalam perubahan global. Gambar 3.2 : Struktur Organisasi Direktorat IT Bina Nusantara.
49 Adapun pembagian sub-divisi dalam Direktorat IT itu sendiri adalah sebagai berikut : 1) Chief Information Officer Lingkup Kerja: Memimpin kegiatan pengembangan, iperasional, dan manajemen IT/IS di Bina Nusantara. 2) IT Operation Service Lingkup Kerja: Memonitor dan mengelola seluruh proses kegiatan operasional dan sumber daya Teknologi Informasi di lingkungan Bina Nusantara. 3) Information System Development Lingkup Kerja: Memonitor dan mengelola seluruh proses pengembangan dan sumber daya di lingkungan IS Development, serta terus memantau perkembangan teknologi sehingga dapat diimplementasikan di lingkungan Bina Nusantara. 4) Technology Development Lingkup Kerja: Memonitor dan mengelola seluruh proses pengembangan dan sumber daya di lingkungan Technology Development, serta terus memantau perkembangan teknologi terbaru sehingga dapat diimplementasikan di lingkungan Bina Nusantara.
50 5) IT Mangement (relation) Lingkup Kerja: Memonitor dan menjalin komunikasi (mediator) antara bisnis unit dengan Direktorat IT untuk seluruh proses pengembangan sistem informasi di lingkungan Bina Nusantara, dan membantu mempersiapkan konsep pengembangan bisnis yang berbasis kampus dan IT sehingga dapat diimplementasikan di lingkungan Bina Nusantara. 3.1.5 Lokasi Universitas Bina Nusantara Kampus Syahdan J.L. K.H. Syahdan no. 9 Jakarta Barat 11480 Telp : (021) 5345830, 5322160 / Fax : (021) 5300244 Kampus Anggrek J.L. Kebon Jeruk Raya no. 27 Jakarta Barat 11530 Telp : (021) 5350660 / Fax : (021) 5350244 Kampus Kijang J.L. Kemanggisan Ilir III no. 45 Jakarta Barat 11480 Telp : (021) 5327630 / Fax : (021) 5300244 The Joseph Wibowo Center J.L. Hang Lekir 1 no. 6 Kebayoran Baru Jakarta Selatan 12120 Telp : (021) 7202222, 7203333 / Fax : (021) 7205555
51 3.2. Prosedur Sistem Berjalan Sebagai sebuah tempat pengembangan aplikasi piranti lunak, IS Development memiliki prosedur pengembangan aplikasinya sendiri. Rencana pengembangan aplikasi yang dibuat berlaku selama jangka waktu satu tahun. Prosesnya dimulai dari pengajuan daftar project yang akan dikerjakan. Daftar project ini berasal dari permintaan-permintaan yang diajukan pengguna. Pengguna yang dimaksud adalah pihak Universitas Bina Nusantara, pihak Binus Center, dan pihak di luar lingkungan Bina Nusantara. Apabila permintaan proyek tidak disetujui oleh IT Committee, IS Development akan memberikan informasi penolakan kepada pengguna. Apabila disetujui, maka akan diajukan job request. Setelah itu, IS Development akan menyusun rencana kerja berdasarkan waktu dan sumber daya manusia. Apabila di tengah-tengah pelaksanaan rencana pengembangan yang telah dijadwalkan sebelumnya pengguna mengajukan job request lagi, maka permintaan tersebut akan dievaluasi terlebih dahulu. Jika job request yang diajukan tidak termasuk dalam rencana pengembangan proyek, job request akan dievaluasi berdasarkan sumber daya dan jadwal kerja. Hasil evaluasi akan menentukan apakah job request tersebut akan disetujui atau tidak oleh IT Committee. Apabila tidak disetujui, IS Develepment akan menginformasikan penolakan kepada pengguna. Apabila disetujui maka IS Development akan menunjuk project manager untuk menangani proyek tersebut. Sebaliknya, jika job request yang diajukan berada dalam rencana proyek yang akan dikembangkan maka job request tersebut akan dikerjakan oleh project manager yang telah ditentukan sebelumnya. Proses dimulai dengan mendefinisikan tahap awal pengembangan proyek yaitu melakukan melakukan survei terhadap ruang lingkup
52 proyek, membentuk tim dan melakukan survei terhadap kebutuhan pengguna, serta membuat antarmuka pengguna, skenario, dan jadwal. Apabila pengguna tidak setuju, project manager kembali ke tahap sebelumnya. Apabila setuju maka project manager beserta system analyst akan meminta developer untuk memulai coding. Setelah proses coding selesai dikembangkan akan dilakukan alpha testing. Jika sistem yang dikembangkan telah sesuai dengan kebutuhan pengguna maka sistem akan diinstalasi pada pihak pengguna. Kemudian tim akan membuat petunjuk pemakaian aplikasi serta melakukan pelatihan/demo mengenai proyek tersebut. Selanjutnya, proyek akan dievaluasi, apakah perlu dilakukan user testing atau tidak. Jika tidak, sistem aplikasi akan diserahkan kepada pengguna. Jika perlu, maka akan diadakan user testing. Apabila hasil pengujian yang dilakukan menyatakan bahwa aplikasi yang telah dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pengguna, sistem aplikasi akan diserahkan kepada pengguna. Apabila tidak, sistem akan direvisi hingga sesuai dengan kebutuhan pengguna. Setelah itu, baru diserahkan kepada pengguna. Tahap akhir dari proses ini adalah memasukkan status proyek dalam laporan bulanan unit yang dilakukan oleh Manager dan Deputy Manager.
Gambar 3.3 Diagram Alir Prosedur Berjalan 53
54 3.3. Analisa Permasalahan Admin menyediakan data hasil laporan Project Manager Laporan / Dokumen Ringkasan Laporan diserahkan pada Admin Meminta Admin menyediakan Laporan terkini Proyek Admin Meminta Laporan / dokumen Dari Proyek Manager Laporan / Dokumen Tugas Anggota Tim Proyek Membutuhkan Laporan Proyek IS Manager Meminta Kepada Project Manager Mencoba lagi Apakah Project Manager dapat dihubungi? Proyek yang telah berlalu Meminta pada Admin Proyek Berjalan Menunggu hingga dapat dihubungi Tidak Ya Merangkum dokumentasi Anggota Tim Proyek Mencari ringkasan dokumen Membutuhkan dolumentasi proyek Mencoba Lagi Tidak Ya Apakah Anggota Proyek dapat dihubungi? Meminta Dokumentasi Proyek dari Anggota Tim Proyek Anggota Tim Proyek Project Manager Dokumentasi Proyek Berjalan Menyerahkan Dokumentasi Dokumentasi Tugas Gambar 3.4 Rich Picture Analisis Permasalahan Adapun masalah yang dihadapi saat ini adalah ketiadaan suatu perangkat lunak pembantu untuk melakukan pengawasan dan kendali bagi IT Division Bina Nusantara dalam menangani proyek proyek pembuatan perangkat lunak. Sehingga seringkali pihak pengembangan teknologi informasi Bina Nusantara ini mengalami permasalahan sebagai berikut :
55 1. Aktifitas reporting dilakukan secara manual yaitu dengan bertanya langsung kepada anggota tim sehingga membutuhkan adanya kehadiran pemimpin tim dalam hal ini adalah project manager untuk mengetahui kemajuan kerja tim. 2. Reporting kepada IS Manager dilakukan secara manual oleh project manager yaitu dengan memberikan laporan berupa ringkasan dari laporan kemajuan kerja timnya sehingga menambah beban kerja bagi project manager. 3. Dokumentasi tugas-tugas, seperti rancangan layar sistem, yang diberikan project manager kepada anggota timnya tidak terpusat hanya berada di tangan project manager sehingga menyulitkan anggota tim untuk mendapatkan dokumentasi tugas-tugas tanpa kehadiran project manager. 4. IS Manager mengetahui aktifitas-aktifitas yang dilakukan oleh IS Development secara manual yaitu dengan meminta sekretaris memberikan laporan apa saja yang telah dikerjakan IS Development melalui summary dari apa yang telah dikerjakan oleh developer sehingga memerlukan waktu untuk menunggu laporan selesai dikerjakan. 5. Penyimpanan dokumentasi dan laporan juga sering menimbulkan masalah, karena harus dilakukan back-up secara berkala oleh penyimpan dokumentasi dan laporan tersebut. 6. Dokumentasi dan reporting kemajuan proyek tidak dapat diakses secara real time sehingga terkadang laporan tersebut tidak sesuai dengan kenyataan 3.4. Sistem yang akan dibuat IS Development membutuhkan sebuah sistem yang dapat membantu melakukan monitoring tugas secara lebih mudah, serta mendokumentasikan tugas
56 secara lebih mudah. Untuk itu, sebuah sistem akan dibuat untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Dengan adanya sistem ini, diharapkan IS Manager dapat mengetahui apa yang sedang dikerjakan oleh anggota tim IS Development dengan melihat report yang dihasilkan oleh sistem aplikasi yang akan dibuat. Project manager dapat melihat kemajuan dari anggota timnya tidak hanya dengan bertanya secara langsung tetapi juga dapat melihat kemajuan dari anggota timnya melalui sistem yang akan dibuat ini dimana developer, system analyst, atau role-role lain yang ada dalam anggota tim development project manager dapat melaporkan kemajuan tugas yang diberikan kepada mereka melalui sistem aplikasi ini. Sistem yang akan dibuat ini juga menyimpan dokumen dari tugas tugas yang diberikan kepada para anggota tim oleh project manager. Dengan pendokumentasian secara terpusat, para anggota tim dapat melihat tugasnya masing-masing melalui sistem.
57 3.5. Pemecahan Masalah Gambar 3.5 Rich Picture Solusi yang Diusulkan
58 Sistem yang dibuat dapat membantu proses monitoring dan pendokumentasian tugas yang ada karena 1. Menghasilkan laporan mengenai kemajuan dari suatu project kapan saja bila diperlukan sehingga laporan dapat dilihat tanpa harus menunggu sekretaris membuatnya terlebih dahulu. 2. Menyimpan dokumentasi tugas yang telah diberikan oleh project manager kepada anggota tim development sehingga dokumentasi tugas dapat diambil kapan saja bila diperlukan. 3. Menyediakan fasilitas agenda bagi para anggota tim, project manager, maupun IS Manager untuk melakukan penjadwalan aktifitas mereka berkaitan dengan tugas-tugas yang mereka kerjakan. 4. Membantu project manager untuk memberikan pengumuman berkaitan dengan proyek yang sedang ditangani bersama dengan para anggota tim sehingga project manager tidak perlu menunggu semua anggota tim berkumpul di satu tempat dan di satu waktu untuk mengumumkan pengumuman terbaru. 5. Membantu project manager serta IS Manager untuk melihat history dari suatu project pada tahap awal hingga pada tahap akhir tanpa harus membuat history tersebut secara manual. 6. Menyediakan fasilitas pengiriman pesan antar anggota tim yang sedang terlibat dalam proyek yang sama berkaitan dengan komunikasi dalam pengerjaan proyek tersebut