ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN DI SEKOLAH DASAR MUHAMMADIYAH PAJANGAN 2 BERBASIS WEBSITE NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Eko Setiawan 12.11.5815 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN DI SEKOLAH DASAR MUHAMMADIYAH PAJANGAN 2 BERBASIS WEBSITE Eko Setiawan 1), Windha Mega Pradnya D 2 1) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email : eko.5815@students.amikom.ac.id 1), windha.m@amikom.ac.id 2) Abstrak Tabungan sekolah merupakan sistem yang telah dibuat dan diwajibkan untuk semua siswa di SD Muhammadiah Pajangan 2. Berdasarkan keluhan pihak sekolah dalam mengelola sistem tabungan maka diperlukan sistem yang dapat membantu guru serta orang tua untuk mengawasi dan mempermudah tugas bendahara sekolah dalam mengelola rakapitulasi data tabungan siswa. Sistem ini dirancang agar mampu menampilkan serta mengelola data tabungan untuk setiap siswa secara online. Selain itu sistem juga dapat membantu pengolahan pembayaran Lembar Kerja Siswa, Buku, Kursus, uang gedung dan lain-lain. Sistem yang dibuat diharapkan dapat membantu kelancaran proses pembayaran untuk setiap siswa dan juga dapat mempermudah tugas sekolah dalam merekap semua data tabungan dari siswa. Kata Kunci : Tabungan Sekolah, WEB, Rekapitulasi Tabungan 1. Pendahuluan Usia anak-anak merupakan usia dimana mereka hanya memiliki pikiran untuk bermain dan bersenang-senang. Kebanyakan dari anak-anak yang masih duduk di sekolah dasar mudah terpengaruh oleh teman dan lingkungan sekitar. Bahkan kebanyakan dari siswa sekolah dasar mengunakan uang tabungan yang harus ditabungan di sekolah untuk membeli makanan dan mainan yang dijual di lingkungan sekitar. Sehingga orang tua serta guru dirasa perlu untuk melakukan pengawasan terhadap semua anak di mulai dari usia sekolah dasar. Tabungan siswa yang ada di Sekolah Dasar Muhammadiyah Pajangan 2 merupakan sistem yang telah berjalan lebih dari 6 tahun dan dirasa sistem ini sangat besar sekali manfaat bagi orang tua dan guru di sekolah. Manfaat yang dirasakan oleh orang tua salah satunya adalah dapat membantu orang tua siswa yang memiliki penghasilan tidak tetap untuk memenuhi kebutukan biaya sekolah anaknya. Tabungan yang ada di Sekolah Dasar Muhammadiyah Pajangan 2 ini diwajibkan untuk seluh siswa yang terdaftar di sekolah ini. Tabungan siswa yang ada di sekolahan ini dapat diambil sewaktu-waktu serta uang hasil tabungan siswa juga dapat digunakan untuk membayar kebutuhan sekolah siswa mulai dari pembayaran uang gedung, buku, les dan berbagai jenis pembayaran lainya. Selain untuk kebutuhan tersebut orang tua siswa biasanya mengunakan uang tabungan untuk membantu meringankan biaya pendidikan siswa kejenjang berikutnya. Sistem yang berjalan saat ini masih dikerjakan secara manual, pencatatan dam penyimpanan data ditulis dalam buku serta perhitungannya masih dilakukan secara manual dengan alat bantu kalkulator, dengan jumlah data yang banyak dan tidak tetap, sehingga sering kali guru salah dalam perhitungan. Selain itu masalah juga terjadi pada orang tua siswa yang kebanyakan uang untuk menabung digunakan untuk anaknya membeli makanan dan mainan yang ada. Maka sistem ini memerlukan solusi untuk membantu mengelola sistem administrasi keuangan yang telah diotomatisasi dan dapat dipantau oleh orang tua siswa dirumah sehingga dapat membantu sistem administrasi keuangan di Sekolah Dasar Muhammadiyah Pajangan 2. Dari masalah di atas maka dalam penelitian ini dirumuskan masalah: 1. Bagaimana membuat sebuah sistem informasi yang bisa membantu pihak sekolah untuk merekap data tabungan dan mengelola pembayaran di sekolah dasar muhamadiyah pajangan 2? 2. Bagaimana membuat sistem informasi yang bisa membantu orang tua untuk mengawasi uang tabungan anaknya? Tinjauan Pustaka Menurut Danti Maya Rahayu (2011) menerangkan setiap sekolah harus mempunyai sistem informasi yang dapat membantu proses pengolahan data secara efektif. Perbedaan dari penelitian ini merupakan Objek penelitian yang digunakan, sistem informasi yang dibuat hanya mencangkup tentang pembayaran spp, Sedangkan pada sistem informasi yang penulis buat merekap wajib di sekolah dan ekstrakulikuler serta tabungan.[1] 1
Menurut Buaetin Nadir (2012) menerangkan setiap sekolah harus mempunyai sistem informasi yang dapat membantu meminimalisir kesalahan dan membuat pekerjaan lebih cepat dan akurat, sehingga penangan administrasi keuangan dapat di lakukan dengan efektif. Perbedaan dari penelitian ini merupakan Objek penelitian yang digunakan, sistem informasi yang dibuat hanya bisa dilakukan oleh bendahara sekolah sedangkan penulis membuat sistem informasi yang dapat diakses oleh admin, guru, serta orang tua siswa. [2] Menurut Nanung Apriyanto (2013) menerangkan bahwa sistem informasi keuangan solusi bagi guru dan siswa untuk membantu efektivitas dan kinerja sehingga kegiatan pengelolaan keuangan lembaga dapat teratasi dengan baik. Perbedaan dari penelitian ini merupakan Objek penelitian yang digunakan, sistem informasi yang dibuat hanya mencangkup tentang pembayaran sedangkan system informasi yang di buat oleh penulis juga dapat merekap tabungan sekolah. [3] Menurut Muhammad Fauzan Rifa i (2013) menerangkan bahwa dalam proses penginputan data, perlu adanya aplikasi untuk membantu kinerja agar lebih tepat, cepat dan akurat. Perbedaan dari penelitian ini merupakan Objek penelitian yang digunakan, sistem informasi yang dibuat hanya mencangkup tentang pembayaran dan dilakukan oleh bendahara sedangkan sistem informasi yang dibuat oleh penulis dapat dilakukan oleh admin, guru walikelas dan orangtua siswa. [4] 3. Pembahasan Daur hidup dlam pengembangan sistem/sdlc berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkahlangkah dalam pengembangan sistem dan itu memiliki tiga tahapan yaitu analysis, design dan implementation. [5] PIECES sistem merupakan suatu teknik pemecahan suatu masalah dengan cara menguraikan setiap bagian atau komponen dalam suatu lembaga pendidikan. Dalam tahap analisis sistem di Sekolah Dasar Muhammadiyah Pajangan 2 saya menggunakan analisis pieces. A. Kinerja (Performance) Tabel 1 dibawah ini merupakan hasil analisis kinerja yang diperoleh dari objek penelitian sekolah dasar Tabel 1 Kinerja dan Baru Kinerja Troughput Untuk membuat laporan harian setiap guru dan admin membutuhkan waktu 25 menit untuk menghitung dan merekap data transaksi tabungan dan harian sedangkan untuk laporan bulanan atau laporan dengan jangka waktu tertentu admin dan guru walikelas Untuk membuat laporan harian atau bulanan bahkan laporan dengan jangka waktu tertentu admin dan guru walikelas membutuhkan waktu 5 menit untuk menghitung Response time membutuhkan waktu selama 35 menit untuk menghitung dan mengecek total transaksi tabungan dan pembayaran yang diterima. Jika siswa ingin melakukan pembayaran harus menunggu admin berada kesekolah dan juga harus antri dengan siswa lainya, sedangkan saat guru ingin melaporkan hasil tabungan setiap akhir jam sekolah maka guru walikelas harus menungu antrian minimal 5 menit dengan guru walikelas lainya B. Informasi (Information) transaksi tabungan dan pembayaran yang diterimanya. Siswa dan guru tidak perlu mengantri lama untuk membayar serta melaporkan hasil tabungan harianya. Tabel 2 dibawah ini merupakan hasil analisis informasi yang diperoleh dari objek penelitian sekolah dasar Tabel 2 Informasi dan Baru Informasi Akurat Tepat waktu Metode penyimpanan data yang digunakan oleh Sekolah Dasar Muhammadiyah Pajangan 2 masih manual. Data tabungan dan pembayaran disimpan dalam bentuk arsip. Karena cepatnya pertumbuhan data tabungan dan pembayaran maka sering terjadi hilangnya suatu data tabungan maupun pembayaran, sehingga ketika kepala sekolah meminta suatu laporan data tertentu atau informasi yang didapatkan tidak akurat. Data-data yang berhubungan dengan pembayaran dan tabungan siswa di Sekolah Dasar Muhammadiyah Pajangan 2 masih diolah dan disimpan secara manual hal ini yang mengakibatkan orang tua, admin, dan guru tidak bisa mendapatkan informasi transaksi tabungan dan pembayaran secara real time. Metode penyimpanan untuk data pembayaran dan data tabungan sudah mengunakan database sehinga data yang tersimpan dari awal hingga akhir tersimpan dengan aman tanpa takut kehilangan arsip data sehinga semua data yang ada merupakan data yang akurat. Data-data yang berhubungan dengan pembayaran dan tabungan siswa di Sekolah Dasar Muhammadiyah Pajangan 2 sudah disimpan dengan mengunakan database sehinga orang tua, admin, dan guru dapat mengetahui informasi transaksi 2
Relevan Besarnya pertumbuhan data di Sekolah Dasar Muhammadiyah Pajangan 2 membuat bagian administrasi sekolah mengalami kesulitan dalam mengolah data yang ada. Hal ini terlihat ketika kepala sekolah meminta dibuatkan suatu laporan tertentu sedangkan pegawainya memberikan data yang tidak sesuai dengan permintaan. C. Efisiensi (Efficiency) tabungan dan pembayaran secara real time. Simtem yang baru ini dapat membantu bagian administrasi mengelola data tabungan dan pembayaran sehinga memudahkan pembuatan laporan saat kepala sekolah meminta data yang yang diinginkanya. Tabel 3 dibawah ini merupakan hasil analisis efisiensi yang diperoleh dari objek penelitian sekolah dasar Tabel 3 Efisiensi dan Baru efisiensi Sumber daya manusia Sdm yang dimiliki Sekolah Dasar Muhammadiyah Pajangan 2 tidak digunakan secara maksimal. Sekolah Dasar Muhammadiyah Pajangan 2 memerlukan 2 orang administrasi untuk mengolah data tabungan dan pembayaran. Pembukuan Karena metode pembukuan yang digunakan masih manual, bagian administrasi memerlukan waktu yang lama untuk mengolah data administrasi yang ada. D. Pengendalian (Control) Dengan adanya sistem baru ini hanya perlu mengunakan 1 orang untuk mengelola bagian administrasi untuk mengelola data tabungan dan pembayaran. dengan sistem yang baru akan mempermudah dan mempercepat bagian administrasi dalam mengolah data administrasi yang ada. Tabel 4 dibawah ini merupakan hasil analisis pengendalian yang diperoleh dari objek penelitian sekolah dasar Tabel 4 Tabel Pengendalian dan pengendalian Keamaan data Karena data transaksi disimpan dan diproses secara manual sehingga sangat mungkin terjadi manipulasi data yang ada. E. Ekonomi (Economy) Dengan sistem yang baru memiliki hak akses di setiap usernya sehinga admin, guru, maupun orang tua memiliki pembatasan hak akses disetiap usernya. Selain itu orang tua juga dapat melakukan pengendalian langsung dalam proses pembayaran dan tabungan sekolah. Tabel 5 dibawah ini merupakan hasil analisis ekonomi yang diperoleh dari objek penelitian sekolah dasar Tabel 5 Tabel Pengendalian dan pengendalian Keamaan data Karena data transaksi disimpan dan diproses secara manual sehingga sangat mungkin terjadi manipulasi data yang ada. F. Pelayanan (Services) Dengan sistem yang baru memiliki hak akses di setiap usernya sehinga admin, guru, maupun orang tua memiliki pembatasan hak akses disetiap usernya. Selain itu orang tua juga dapat melakukan pengendalian langsung dalam proses pembayaran dan tabungan sekolah. a) Pelayanan terhadap kepala sekolah Sekolah Dasar Muhammadiyah Pajangan 2 mengalami kesulitan dalam memberikan layanan yang baik kepada kepala Sekolah. Karena semua pembukuan dilakukan secara manual, Kepala sekolah selalu meminta laporan tabungan dan pembayaran dari pihak administrasi yang digunakan untuk mencocokan dengan laporan administrasi yang mereka buat sendiri. Pegawai di Sekolah Dasar Muhammadiyah Pajangan 2 sering melakukan kesalahan dalam perhitungan pendataan transaksi yang mereka lakukan. Dengan adanya sistem 3
baru ini kepala sekolah tidak perlu menungu bagian administrasi untuk membuatkan laporan yang ada karena kepala sekolah dapat melihat data dengan login akses yang dimiliki oleh kepala sekolah tersebut. b) Pelayanan terhadap orang tua siswa Pada sistem yang lama orang tua siswa tidak dapat mengetahui tungakan dan hasil dari semua transaksi tabungan dari siswa sedangkan pada sistem yang baru dapat membantu dalam melakukan pengawasan secara online untuk semua transaksi yang ada. c) Pelayanan terhadap guru Guru sering kualahan dalam merekap semua data tabungan dan permbayaran untuk kelasnya, dengan adanya sistem baru ini guru walikelas tidak perlu susah payah dalam membuat laporan dan saat dimintai mutasi tabungan oleh orang tua siswa. Tahap Desain 1. Flowchart flowchart merupakan bagan yang menggambarkan urutan instruksi proses dan hubungan satu proses dengan proses lainnya menggunakan simbol-simbol tertentu. Gambar 1 berikut ini merupakan hasil rancangan flowchat sistem yang telah dirancang untuk sistem administrasi keuangan di sekolah dasar Gambar 1 Flowchart 2. Diagram konteks Diagram konteks mengambarkan kebutuhan fungsional yang diharapkan dari sistem yang dibangun. Diagram konteks mengambarkan interaksi antara aktor dengan sistem. Gambar 2 berikut ini merupakan hasil dari diagram konteks yang dirancang untuk sistem administrasi keuangan di sekolah dasar 4
Gambar 2 Diagram Konteks 3. Data flow diagram Gambar 3 berikut ini merupakan data flow diagram yang dirancang untuk sistem administrasi keuangan di sekolah dasar Gambar 5 tampilan halaman setor tabungan Keterangan : Inilah tampilan halaman setor tabungan yang dilakukan oleh guru dan admin. 3. Tampilan Tarik Tabungan Gambar 6 berikut ini merupakan hasil rancangan tampilan yang telah di rancang untuk halaman tarik tabungan. Gambar 3 data flow diagram 2.3 Rancangan tampilan 1. Tampilan Login Gambar 4 berikut ini merupakan hasil rancangan tampilan yang telah di rancang untuk halaman login. Gambar 6 tampilan halaman tarik tabungan Keterangan : Inilah tampilan halaman tarik tabungan yang dilakukan oleh guru dan admin. 4. Tampilan Pembayaran Gambar 7 berikut ini merupakan hasil rancangan tampilan yang telah di rancang untuk halaman Pembayaran. Gambar 4 Tampilan Halaman Utama Keterangan : Inilah tampilan halaman login admin. 2. Tampilan Setor Tabungan Gambar 5 berikut ini merupakan hasil rancangan tampilan yang telah di rancang untuk halaman setor tabungan. Gambar 7 tampilan halaman pembayaran Keterangan : Inilah tampilan halaman pembayaran yang dilakukan oleh guru dan admin 5. Tampilan Laporan Tabungan 5
Gambar 8 berikut ini merupakan hasil rancangan tampilan yang telah di rancang untuk halaman laporan tabungan. Gambar 8 tampilan halaman laporan tabungan Keterangan : Inilah tampilan halaman laporan tabungan yang dilakukan oleh guru dan admin 6. Tampilan Laporan Pembayaran Gambar 9 berikut ini merupakan hasil rancangan tampilan yang telah di rancang untuk halaman laporan pembayaran. Gambar 9 tampilan halaman laporan pembayaran Keterangan : Inilah tampilan halaman laporan pembayaran yang dilakukan oleh guru dan admin 7. Tampilan Tunggakan Pembayaran Gambar 10 berikut ini merupakan hasil rancangan tampilan yang telah di rancang untuk halaman tunggakan tabungan. 1. Dengan adanya sistem informasi administrasi keuangan di Sekolah dasar Muhammadiyah pajangan 2 berbasis website dapat membantu guru dan admin sekolah dalam mencatat semua data tabungan dan pembayaran sekolah. 2. Dengan adanya sistem informasi ini membantu orangtua siswa dalam mengawasi hasil tabungan dan pembayaran dari siswa. Daftar Pustaka [1] Maya Rahayu, Danti dan Nia Kumaladewi. 2011. Pengembangan Sistem Informasi Administrasi Sekolah : Studi Kasus Smp Yasporbi 1 Pancoran. Uin Syarif Hidayatullah Jakarta: Fakultas Sains Dan Teknologi. [2] Nadir, Buaetin dan Ema Utami. 2012. Dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Keuangan Di Sma Negeri 1 Banjarhajo Menggunakan Java.Stmik Amikom Yogyakarta. [3] Apriyanto, Nanung dan Krisnawati. 2013. Perancangan Sistem Informasi Keuangan Berbasis Web Pada Sekolah Dasar Muhammadiyah Kedungpoh Gunungkidul.Stmik Amikom Yogyakarta. [4] Fauzan Rifa'i, Muhammad dan Heri Sismoro. 2013. Dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Siswa Berbasis Web Pada Sd Muhammadiyah Gantiwarno Klaten.Stmik Amikom Yogyakarta. [5] Bin Ladjamudin, Al-Bahra. 2005. Dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu. Biodata Penulis Eko Setiawan, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2016. Windha Mega Pradnya D, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2007. Memperoleh gelar Magister Ilmu Komputer (M.Kom) Program Pasca Sarjana Magister Teknologi Informasi di STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2011. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. Gambar 10 tampilan halaman laporan tunggakan pembayaran Keterangan : Inilah tampilan halaman laporan tabungan yang dilakukan oleh guru dan admin 3. Kesimpulan Berdasarkan uraian permasalahan dan pemecahannya pada bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan: 6