RENCANA KINERJA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN LUMAJANG TAHUN 2015 KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN LUMAJANG Jalan Hayam Wuruk No.1 Lumajang Telp. (0334) 889308 892600 DAFTAR ISI 1
Halaman DAFTAR ISI i BAB I PENDAHULUAN 1 A. UMUM 1 1. Latar Belakang 1 2. Maksud dan Tujuan 1 3. Ruang Lingkup 1 4. Landasan Hukum 1 B. KEDUDUKAN 2 C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI 2 D. SUSUNAN ORGANISASI 2 E. KONDISI LINGKUNGAN ORGANISASI 3 1. Lingkungan Internal 3 2. Lingkungan Eksternal 3 F. FAKTOR-FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN 4 BAB II RENCANA STRATEGIS 5 A. VISI DAN MISI 5 B. TUJUAN DAN SASARAN 6 1. Tujuan 6 2. Sasaran 6 C. RENCANA KERJA TAHUN 2015 7 BAB III RENCANA KINERJA TAHUN 2015 8 A. PROGRAM UTAMA 8 B. SASARAN DAN INDIKATOR KINERJA 9 C.JUMLAH ANGGARAN YANG DIALOKASIKAN 11 BAB IV PENUTUP 12 2
BAB I PENDAHULUAN A. UMUM 1. Latar Belakang Berdasarkan Peraturan Bupati No. 7 Tahun 2012 tentang Penjabaran APBD Kabupaten Lumajang, maka Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang sebagai salah satu Instansi Pemerintah yang mempunyai urusan wajib untuk melaksanakan tanggung jawabnya sesuai tugas, fungsi dan peranannya dalam pengelolaan sumberdaya serta kewenangan yang ada melalui beberapa Indikator Kinerja Utama agar dapat dipercayakan kepada publik di Tahun 2015. 2. Maksud dan Tujuan Maksud dan Tujuan Penyusunan Rencana Kinerja ini dimaksudkan untuk menjabarkan isi dari Rencana Strategis yang telah disusun, dan melalui Rencana Kinerja Tahunan Tahun 2015 serta memberikan gambaran langkahlangkah dalam penyelenggaraan program dan kegiatan dibidang Perpustakaan dan Kearsipan sebagaimana tertuang dalam Renstra Tahun 2015-2019 Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang. 3. Ruang Lingkup Rencana Kinerja ini disusun berdasarkan Indikator Kinerja Utama Kantor Perpustakaan dan Arsip yaitu dibidang Perpustakaan dan Kearsipan yang pelaksanaannya sudah diatur didalam Renstra dan dituangkan dalam Rencana Kinerja Tahunan. 4. Landasan Hukum a. Undang-undang No. 22 Tahun 1999, tentang Otonomi Daerah; b. Peratuan Pemerintah No. 8 Tahun 2008, Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah; c. Permenpan. No. 9 Tahun 2007, tentang Pedoman Umum Penetapan Indikator Kinerja Utama dilingkungan Instansi Pemerintah; d. Peraturan Daerah No. 22 Tahun 2007, tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Perpustakaan dan Arsip Kab. Lumajang; e. SK. Kepala LAN No. 239 Tahun 2003, tentang Pedoman Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah;. 3
B. KEDUDUKAN 1. Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang adalah unsur pelaksana dibidang Perpustakaan dan Kearsipan dalam urusan wajib. 2. Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang dipimpin oleh seorang Kepala Kantor yang dalam pelaksanaan tugasnya bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 22 Tahun 2007 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang. Pada Bab III Pasal (3) ayat 1 disebutkan bahwa Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang adalah unsur pelaksana tugas dibidang Perpustakaan dan Kearsipan, Sedangkan pada Pasal (4) Kantor Perpustakaan dan Arsip mempunyai tugas membantu Bupati dalam menyelenggarakan Pemerintahan dibidang Perpustakaan dan Kearsipan berdasarkan Perdoman dan Kebijakan yang ditetapkan oleh Bupati. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Kantor Perpustakaan dan Arsip mempunyai fungsi : a. Perumusan kebijakan teknis Pembinaan dan Pengembangan Progam Perpustakaan dan Arsip; b. Pelayanan penunjang Pemerintahan Daerah dibidang Pembinaan dan Pengembangan Program Kantor Perpustakaan dan Arsip; c. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya. D. SUSUNAN ORGANISASI Susunan Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip disebutkan dalam Bab II Pasal (5) ayat 1, terdiri dari : 1. Kepala Kantor; 2. Sub Bagian Tata Usaha; 3. Seksi Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan; 4. Seksi Pengelolaan dan Pelayanan Perpustakaan; 5. Seksi Pengelolaan dan Pelayanan Kearsipan; 6. Kelompok Jabatan Fungsional 4
E. KONDISI LINGKUNGAN ORGANISASI Dalam upaya pencapaian visi dan misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang terdapat faktor-faktor baik Internal maupun Eksternal untuk menetapkan strategi dengan memperhatikan Sumber Daya Organisasi dan keadaan lingkungan yang dihadapi. Adapun faktor- faktor lingkungan tersebut meliputi : 1. Lingkungan Internal a. Kekuatan - Adanya Struktur Organisasi dan Tata kerja; - Tersedianya Sumber Daya Aparatur; - Tersedianya Anggaran, Sarana dan Prasarana;. b. Kelemahan - Keterbatasan Anggaran; - Terbatasnya Tenaga Pustakawan dan Tenaga Arsiparis; - Terbatasnya tenaga operator komputer - Terbatasnya Sarana Perpustakaan dan Kearsipan. 2. Lingkungan Eksternal a. Peluang - Adanya Kebijakan Bupati; - Adanya sinergitas instansi terkait dan pihak ke III; - Adanya partisipasi masyarakat untuk berkunjung ke Perpustakaan baik di Perpustakaan Umum Kabupaten Lumajang, Perpustakaan Umum di 3 Kecamatan, Perpustakaan Desa, Rumah Baca Desa maupun Rumah Pintar, - Adanya Pelayanan Perpustakaan mobil keliling, Motor keliling ke sekolahsekolah dan desa-desa terpencil. b. Ancaman - Belum meratanya tingkat ekonomi masyarakat; - Masih kurang berartinya Perpustakaan dan Tata Kearsipan bagi Lembaga masyarakat dan bagi Masyarakat itu sendiri; - Masih kurang berartinya Kearsipan bagi Stake Holder. 5
F. FAKTOR- FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN Faktor-faktor kunci keberhasilan yang dilandasi oleh Visi, Misi dan nilai kekuatan dari dalam Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang yang tertuang dalam Rencana Strategis agar mudah untuk diterapkan dan dikembangkan. Adapun faktor-faktor kunci keberhasilan yang telah diindentifikasi adalah sebagai berikut : 1. Pendayagunaan Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip; 2. Peningkatan koordinasi dengan memanfaatkan dukungan dari Pemerintah Kabupaten Lumajang untuk mengurangi terjadinya ego sektoral dalam rangka mewujudkan keterpaduan antar sektor dalam melaksanakan penyelenggaraan kegiatan; 3. Peningkatan Sumber Daya Aparatur dalam rangka memberikan motivasi agar tercipta iklim kerja yang kondusif dan peningkatan kinerja dibidang perpustakaan dan kearsipan; 4. Optimalisasi sarana dan prasarana yang tersedia dan sinergitas dengan Instansi terkait dalam rangka mewujudkan pelayanan kepada masyarakat. 6
BAB I I RENCANA STRATEGIS A. VISI DAN MISI Visi adalah cara pandang jauh ke depan dimana didalamnya tercermin apa yang ingin dicapai dan kemana suatu organisasi diarahkan, sehingga dengan Visi yang tepat, Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang sebagai unsur penunjang pemerintah dalam penyelenggaraan, pengumpulan dan pengelolaan serta pelayanan Kearsipan pada Pemerintah Kabupaten Lumajang serta melayani masyarakat umum dibidang Perpustakaan, informasi dan membina segala jenis Perpustakaan yang ada untuk melaksanakan wewenang dan tanggung jawab tersebut. Dan sejalan dengan Visi dan Misi Pemerintah Kabupaten Lumajang dan tugas pokok Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang, maka kami menetapkan Visi : TERWUJUDNYA MASYARAKAT LUMAJANG GEMAR MEMBACA DAN TERTIBNYA MANAJEMEN KEARSIPAN BERBASIS TEHNOLOGI INFORMASI Yang maknanya adalah : Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang sebagai instansi pemerintah, berupaya untuk selalu meningkatkan minat baca masyarakat luas melalui pelayanan perpustakaan baik di pedesaan hingga masyarakat kota, dan selalu berupaya memberikan pembinaan kearsipan kepada Desa, Kelurahan hingga SKPD agar dapat mewujudkan tata kearsipan, baik di desa, kelurahan dan SKPD dapat tertib dan mudah dicari. Visi dijabarkan lebih lanjut ke dalam Misi karena secara jelas sebagai satu pernyataan yang menetapkan masukan dari pihak-pihak yang berkepentingan dan menilai lingkungan strategis yang berpengaruh serta menyelaraskan dengan tuntutan peran dan sumber daya organisasi yang dimiliki. Oleh karena itu Misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang, dapat dirumuskan sebagai berikut : a. Meningkatkan kwalitas dan kwantitas pelayanan perpustakaan; b. Meningkatkan kwalitas dan kwantitas pelayanan kearsipan; 7
Penjelasan Misi : 1. Menggambarkan arah strategi organisasi dan perbaikan-perbaikan yang ingin diciptakan sesuai dengan Tupoksi Kantor Perpustakaan dan Kearsipan; 2. Meletakkan kerangka prioritas untuk memfokuskan arah sasaran, kebijaksanaan program dan kegiatan yang akan dilaksanakan dalam rangka mewujudkan Misi tersebut. B. TUJUAN DAN SASARAN 1. Tujuan : Tujuan organisasi merupakan penjabaran dan implementasi dari pernyataan Misi organisasi yaitu : - Mewujudkan Gemar Membaca dikalangan masyarakat; - Mewujudkan Manajemen Kearsipan yang baik dan benar di SKPD sampai desa atau Kelurahan. Adapun keterkaitan antara Misi dan Tujuan dapat dilihat sebagai berikut : NO MISI TUJUAN 1. Meningkatkan kwalitas dan Mewujudkan gemar membaca dikalangan kwantitas pelayanan per- masyarakat melalui pelayanan perpustakaan pustakaan yang ada di Sekolah, Desa, Kecamatan dan Kabupaten 2. Meningkatkan kwalitas dan kwantitas pelayanan kearsipan Mewujudkan Manajemen Kearsipan yang baik, tertib, rapi dan handal di SKPD, Kecamatan atau Kelurahan serta Desa. 2. Sasaran : Sasaran adalah merupakan penjabaran dari tujuan organisasi yang ingin dicapai melalui tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu sasaran ditetapkan adalah : - Meningkatnya Minat Baca Masyarakat; - Meningkatnya pengelolaan arsip pemerintah daerah yang tertib, rapi dan handal. 8
TUJUAN SASARAN NO 1 TUJUAN Menjadikan perpustakaan sebagai sarana penambah pengetahuan masyarakat SASARAN URAIAN INDIKATOR Meningkatnya Minat Prosentase peningkatan dan Budaya Baca jumlah kunjungan Masyarakat masyarakat ke perpustakaan Prosentasi jumlah peminjam peningkatan 2. Mengembangkan sistem Meningkatnya Prosentase SKPD yang administrasi pemerintahan pengelolaan arsip memiliki tata kearsipan yang dan pengelolaan arsip pemerintah daerah baik daerah yang tertib, rapi dan handal. Prosentase Desa dan Kelurahan yang memiliki tata kearsipan yang baik C. RENCANA KINERJA TAHUN 2015. Sesuai dengan pengajuan Rencana Kinerja Anggaran Tahun 2015, maka dapatlah disusun Rencana Kerja Tahunan Tahun 2015 yang bertujuan untuk memberikan gambaran kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang dalam periode satu tahun, sebagaimana terlampir dalam Rencana Kinerja Tahun 2015, agar lebih mudah mengaplikasikan kedalam kegiatan sehari-hari dan tentunya dengan tujuan dan sasaran dari pada Visi dan Misi. 9
BAB III RENCANA KINERJA TAHUN 2015. A. PROGRAM UTAMA Penyusunan Rencana Kinerja Tahun 2015 Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang berdasarkan pada Renstra Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang, sedangkan pelaksanaan untuk mencapai sasaran adalah melalui kegiatan-kegiatan sebagaimana dibawah ini : PROGRAM UTAMA DAN KEGIATAN KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN LUMAJANG TAHUN 2015 NO PROGRAM KEGIATAN 1. PERPUSTAKAAN Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan. KEARSIPAN 2. Program Perbaikan Sistem Adiministrasi Kearsipan 3. Program Penyelamatan dan Pelestaran Dok./Arsip Daerah 4. Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan - Pengembangan Minat dan Budaya Baca;. - Bimbingan Teknis Perpustakaan - Publikasi dan sosialisasi Minat dan Budaya Baca; - Pengadaan Sarana dan Prasarana Perpustakaan; - Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan; - Lomba Bercerita dan Mengarang; - Lomba Pengelolaan Rumah Baca Desa; - Pengelolaan Rumah Pintar; - Operasional dan Pemeliharaan Perpustakaan - Kajian Sistem Administrasi kearsipan - Lomba Kearsipan Desa - Pengadaan Sarana Pengolahan dan Penyimpanan Arsip - Penilaian Arsip/Dokumen Daerah Monitoring Evaluasi dan Pelaporan Kondisi Situasi Data 5. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi Sosialisasi /penyuluhan, bimtek / kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Lumajang.. 10
B. SASARAN DAN INDIKATOR KINERJA Sasaran dan Indikator Kineja adalah upaya untuk mencapai tujuan yaitu terwujudnya gemar membaca dan Budaya baca dikalangan masyarakat melalui kebersamaan masyarakat dalam menyediakan koleksi buku bacaan pendukung sarana dan prasarana perpustakaan dan kearsipan dalam menciptakan iklim yang kondusif dan terwujudnya manajemen yang baik dan benar serta berhasil guna, maka sasaran dan indikator sasaran harus diupayakan sebagai berikut : SASARAN DAN INDIKATOR KINERJA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN LUMAJANG TAHUN 2015 NO PROGRAM SASARAN INDIKATOR TARGET KINERJA 1. Terwujudnya Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan -Meningkatnya Minat Masyarakat Baca Output : -Jumlah kunjungan dan pengguna internet masyarakat ke Perpustakaan dalam 1 (satu) tahun - Pelaksanaan Pameran dan Bursa Buku 159.477 1 (satu) Kali, 7 hari -Meningkatnya fasilitas sarana dan prasarana dan sdm Perpustakaan - Jml Pengadaan Koleksi buku - Penambahan jumlah lokasi layanan perpustakaan - RBD yg berkualitas - Jumlah penambahan SDM Pengelola Perpustakaan 84.024 Eks. 35 Desa 42 RBD 5 orang Outcomes : Terpenuhinya kegiatan peningkatan Minat dan Budaya Baca bagi masyarakat 11
2. Terwujudnya Meningkatnya Output : Program pengelolaan - Aplikasi (Sofwair) 1 unit Perbaikan Arsip pemerin- adm.kearsipan Sistem tah Darah yg - Lomba kearsipan 1 kali dalam 1 tahun Administrasi tertib, rapi dan desa Kearsipan handal. Outcomes : Tersimpannya arsip yang rapi dan cepat ditemukan 3. Terwujudnya Output : Program - Jml. Boks Arsip 1.650 Buah Penyelamatan - Tersedianya Arsip dan Pelestarian Yang masih mem- Dokumen/Arsip punyai Nilai guna Daerah Outcomes : Tersimpannya arsip yang rapi dan cepat ditemukan 4. Terwujudnya Output : Program - Jml. Desa yang 35 Desa Pemeliharaan Mempunyai tata Rutin/berkala kearsipan yang baik Sarana dan - Jml. SKPD yang 80 DKPD Prasarana sudah tertata rapi Kearsipan Outcomes : Terbinanya petugas pengelola kearsipan desa. 5. Terwujudnya Output : Program - Jml.Tenaga Peng. 205 Orang Peningkatan Kearsipan Desa Kualitas yang trampil Pelayanan Outcomes : Informasi Terbinanya petugas peng. Arsip desa yang trampil 12
C. JUMLAH ANGGARAN YANG DIALOKASIKAN Jumlah anggaran yang dialokasikan untuk mendukung pelaksanan Program dan Kegiatan Kantor Perpustakaan dan Arsip Tahun Anggaran 2015 telah ditetapkan, sebesar Rp. 3.132.507.234,- Yaitu untuk Belanja Tidak Langsung sebesar Rp. 1.327.707.234,- Dan untuk Belanja Langsung sebesar Rp. 1.804.800.000,- adapun untuk perincian sebagaimana lampiran RKT Tahun 2015. 13
BAB IV. PENUTUP Seperti yang telah kami sampaikan pada bab-bab dimuka, bahwa penyusunan Rencana Kinerja Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang Tahun 2015 adalah sebagai pedoman atau petunjuk untuk menentukan kebijakan dalam melaksanakan program dan kegiatan dalam mencapai tujuan dan sasaran. Dalam mewujudkan harapan sebagaimana tersebut diatas, maka diperlukan kebersamaan dari semua aparatur Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang agar kegiatan yang tertuang dalam Rencana Strategis dapat tercapai dengan maksimal. Demikian Rencana Kinerja Tahun 2015 Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang ini disusun, semoga semua Program dan Kegiatan dapat terwujud sesuai dengan Visi dan Misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang. KEPALA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN LUMAJANG Ttd Drs. SISWINARKO,M.M Pembina Tingkat I NIP. 19620207 198303 1 011 14