ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI KEANGGOTAAN PADA KKY (Keluarga Kudus Yogyakarta) NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh: Syarif Hidayat 08.12.2930 Kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2013
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI KEANGGOTAAN PADA KKY (Keluarga Kudus Yogyakarta) THE ANALYASIS AND DESINGNING INFORMATION SYSTEM ON THE MEMBER OF KKY (Keluarga Kudus Yogyakarta) Syarif Hidayat M. Rudyanto Arief, MT 190302098 Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT The development of computer technology today has undergone many changes very rapidly, in line with the demands of human needs that are increasingly numerous and complex. The involvement of computers in various fields of human labor, prompting experts to constantly strive to develop so as or even exceed the ability of human labor. Computers as an advanced technological device finally selected as one of the most likely alternative in helping to complete the work and handle the flow of large amounts of information and assist in making timely and accurate decisions. Family Kudus Yogyakarta still conventional data processing. With the system in the manual though, it would be more complicated and impractical. And pemyimpanan system data in the form of a journal has many risk losing data. To further optimize the needs of a new computerized system to generate data and information that is better than the old system. Making Applications collection members be expected to produce a report required information quickly, accurately and efficiently. This application is based on Java and Netbeans as my database using SQL XAMPP.Tujuan of this application is to save time and overcome the inaccuracies in the data processing and report members. Keywords: Java, Data Collection, SQL
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Kemajuan Teknologi Informasi berkembang dengan cepat. Teknologi Informasi dianggap penting dalam mengelola data sehingga dapat memudahkan penggunanya untuk mencari informasi secara cepat, tepat, dan akurat. Penggunaan Teknologi Informasi dalam penyimpanan data dianggap lebih menjamin bahwa data tersebut akan bertahan lebih lama. Penggunaan Teknologi Informasi secara tepat menjadi hal yang penting dalam kemajuan suatu organisasi karena Teknologi Informasi mempengaruhi kecepatan dan kemudahan dalam melakukan pengelolaan secara lebih efektif dan efisien sehingga organisasi dapat mempertahankan ataupun mengelola data anggotanya. Kini telah berkembang suatu konsep teknologi yang dapat memberikan solusi terhadap perolehan informasi secara tepat dan akurat yaitu melalui sistem basis data. Sistem basis data memberikan akses penyediaan data dan informasi yang cepat dan akurat. Keluarga Kudus Yogyakarta (KKY) adalah organisasi kemasyarakatan yang beranggotakan mahasiswa yang berasal dari kudus dan menuntut ilmu di Yogyakarta, yang memanfaatkan segala kemudahan yang diberikan oleh Teknologi Informasi, dengan Teknologi Informasi organisasi ini dapat dengan mudah mengelola data para anggotanya dengan lebih ringkas, aman serta mudah. Organisasi ini sebelumnya menggunakan cara penyimpanan data yang masih konvensional yaitu dengan menggunakan buku jurnal, hal ini memiliki banyak kekurangan yaitu akan membutuhkan banyak waktu dan tenaga dalam melakukan pengolahan data serta pencatatan anggota yang datang dan pergi dari KKY, selain itu jika masih menggunakan buku jurnal kurang efektif jika akan melihat kembali data yang sudah berumur lama ataupun jika akan merevisi data yang salah, oleh sebab itu dibutuhkan suatu sistem informasi yang ada di satu komputer pengurus yang handal agar dapat mengoptimalkan proses pengolahan data. Karena itu, penulis memberi judul skripsi ini : Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Keanggotaan pada KKY (Keluarga Kudus Yogyakarta)
1.2 Latar Belakang Masalah Berdasarkan latar belakang masalah, maka dapat dirumuskan masalah yang ada pada sistem yang akan dibuat, yaitu: Bagaimana mengoptimalkan teknologi informasi sebagai alat bantu mengolah data anggota dan laporan pada KKY (Keluarga Kudus Yogyakarta). 1.3 Batasan Masalah 1. Sistem informasi ini digunakan untuk mengelola data anggota KKY yang masih atau pernah terdaftar. 2. Sistem informasi ini bersifat desktop application yang hanya bisa diakses di satu komputer saja. 1.4 Tujuan Penelitian Membiasakan user untuk menggunakan sistem informasi yang terkomputerisasi. 1.5 Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini diharapkan KKY dapat memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat serta bermanfaat, bisa meningkatkan pelayanan kepada anggotanya, sehingga kedepannya para anggota semakin bertambah, karena proses pencatatan dan penyimpanan data yang baik begitu juga diharapkan bisa menjadi inspirasi untuk penulisan karya ilmiah selanjutnya. 1.6 Metode Penelitian Untuk lebih memahami sistem yang ada pada KKY. 1.7 Sistematika Penulisan Laporan Penulisan skripsi ini disusun menjadi 5 (lima) bab. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Apapun pengertian itu pada akhirnya sebuah sistem akan mengarah pada tujuan awal sebuah organisasi. Sistem adalah sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antara objek bisa dilihat sebagai salah satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan 1. 1 Hanif Al Fatta. Analisis dan perancangan Sistem Informasi,2007,hal3.
2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 2 2.3 Pengertian Data Pengertian dari data adalah fakta berupa angka, karakter, symbol, gambar, tanda-tanda, isyarat, tulisan, suara, bunyi yang merepresentasikan keadaan sebenarnya yang selanjutnya digunakan sebagai masukan untuk suatu Sistem Informasi tertentu. 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras (hardware) dan lunak (software) yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna. 2.5 Konsep Arsitektur Sistem Desain arsitektur adalah perencanaan bagaimana sistem ini akan didistribusikan diantara komputer-komputer yang ada dan perangkat lunak dan perangkat keras apa saja yang akan digunakan untuk masing-masing komputer. 2.6 Konsep Pemodelan Sistem Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan uruturutan prosedur dari suatu progam. 2.7 Konsep Basis Data Konsep basis data ini di atas indeks dan kaitan untuk mencapai hubungan logis antara beberapa file. 2.8 Teknik Perancangan Database Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. 2.9 Perangkat Lunak yang Digunakan Java adalah bahasa pemrograman yang berorientasi objek yang diciptakan oleh Sun Microsystem pada tahun 1995. 3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum Keluarga Kudus Yogyakarta adalah sebuah organisasi yang menjadi wadah komunikasi warga Kudus yang tinggal di Yogyakarta. Organisasi ini berfungsi untuk memupuk persatuan dan kesatuan para masyarakat Kudus yang ada atau 2 Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt. Analisi & DESAIN Sistem Informasi,2005,hal 8
tinggal di Yogyakarta agar dapat terjalin hubungan yang erat dengan masyarakat Kudus lainnya. 3.2 Analisi Sistem Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi pondasi menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya. Berikut analisis analisis yang digunakan. 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Tahapan Implementasi Pemograman merupakan tahap implementasi dimana, dilakukan pengkodean berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat sehingga berbentuk sistem baru yang sedemikian rupa seperti yang telah direncanakan. Pengkodean ini di lakukan dengan menggunakan bahasa pemograman Java dengan editornya NetBeans IDE 6.9.1, sedangkan untuk sistem database menggunakan MySQL yang telah terintegrasi dengan paket program XAMPP for Windows 1.7.3. 4.2 Pengujian Program Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan-kesalahan. Untuk itu program harus ditest terlebih dahulu untuk menentukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Program ditest untuk tiap-tiap modul dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dibuat, kesalahan dari suatu program yang mungkin terjadi adalah : 1. Kesalahan Bahasa (Syntax Error) Syntax error merupakan jenis kesalahan yang bisa terjadi jika terjadi kesalahan dalam mengetikan bahasa pemograman atau tidak sesuai dengan kaidah bahasa compiler yang digunakan. Contoh Tampilan sebagai berikut : Gambar 4.13 Tampilan kesalahan syntax 4.3 Instalasi Program Instalasi perangkat keras meliputi penyediaan perangkat komputer yang dibutuhkan untuk menduduki sistem ini. Sedangkan instalasi perangkat lunak meliputi penyediaan dan instalasi software-software pendukung aplikasi diantaranya, sistem operasi windows XP, MySQL sebagai databasenya.
Terdapat 2 jenis user yang berbeda hak akses, berikut detailnya: 1. Admin User ini dapat mengakses seluruh menu. Sehingga hak aksesnya sangat penuh terhadap aplikasi. 2. Petugas User ini hanya dapat mengakses beberapa menu saja, kecuali menu pengolahan data kampus dan sekolah. No. Form Admin Petugas 1 Olah Data Sekola x 2 Olah Data Kampus x 3 Olah Data Orangtua x x 4 Olah Data Anggota x x 5 Olah Data Alumni x x 6 Olah Data Beasiswa x x 7 Olah Data Prestasi x x 8 Olah Data User x 4.4 Pengujian Sistem Untuk melakukan uji coba sistem pada sistem penulis menggunakan metode black box testing dan white box testing. Pengetesan ini di lakukan untuk menentukan bahwa program tersebut sudah layak atau belum di gunakan serta telah memenuhi kebutuhan yang diharapkan atau belum. 4.5 Konversi Sistem Konsversi sistem merupakan tahap untuk meletakkan sistem baru supaya siap untuk dioperasikan, pada tahap konversi sistem akan menggunakan koversi parelel. Konversi ini dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang lama dengan sistem yang baru secara bersama-sama pada suatu periode waktu tertentu, hal ini dilakukan secara bersama-sama untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru telah beroperasi dengan baik sebelum sistem lama dihentikan. Estimasi waktu dalam pengkonversian sistem memakan waktu paling lambat 1 bulan sejak sistem baru diimplementasikan.
4.6 Manual Program Manual program digunakan sebagai panduan bagi user dalam mengoperasikan program aplikasi. Pada bagian program manual tersebut terdapat menu utama. Berikut ini petunjuk menjalankan aplikasi ini. 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi pada babbab sebelumnya dan dalam pengakhiri pembahasan SISTEM INFORMASI KEANGGOTAAN KKY maka penyusun mengambil kesimpulan bahwa : 1. Sistem lama masih menggunakan cara manual yang sehingga masih memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pengolahan data menjadi informasi. Misalnya seperti pada proses pelaporan sistem yg lama masih sangat perlu kehati-hatian yang tinggi karena antara data satu dengan yang lain masih belum terintegrasi dalam satu database. 2. Pengolahan data menggunakan sistem yang baru memiliki kelebihan dibanding yang lama, seperti dalam pengolahan data menjadi lebih cepat, data lebih aman karena user memiliki hak akses atas data-data, kesalahan-kesalahan yang sering terjadi pada sistem yang lama menjadi lebih terminimalisir, dan data dapat terorganisir dengan baik dengan adanya sistem database. Hak akses pengguna yang dimaksud adalah pada saat proses login ke dalam aplikasi. Dengan demikian penggunaan sistem sangat terjaga keamanannya daripada sebelumnya. 3. Pelayanan menjadi lebih maksimal dengan pengimplementasian teknologi komputer, dalam hal ini adalah pemakaian aplikasi ini sebagai alat bantu yang berguna untuk mengoptimalkan pelayanan kepada anggota dan dapat menghasilkan informasi yang akurat.
5.2 Saran Dari uraian pembahasan dan kesimpulan yang telah dikemukakan diatas, maka adapun saran-saran yang dapat membantu dalam pengembangan sistem selanjutnya sebagai berikut: 1. User interface perlu dikembangkan agar lebih user friendly, sehingga pengguna lebih nyaman menggunakannya. 2. Perlu adanya log yang berfungsi untuk mencatat kegiatan pengguna dalam mengakses dan mengolah informasi, sehingga dapat memonitor proses kerja sistem dan penggunanya. 3. Perlu didukung juga dengan sistem oneline.
DAFTAR PUSTAKA Barry E. Cushicg, 1974. Accounting Information System And Bussines Organizations, Philiphines: Addison Wesley Publishing Company George M. Scott, Principles of Management Information System,1986, hall 66 Hanif Al Fatta. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi, Yogyakarta: Andi Ofset Heri Sismoro.2005. Pengantar Logika Informatika, Algoritma, dan Pemrogaman Komputer, Yogyakarta: Andi Ofset John Burch, GaryGrundnitski, Information System Theory and Practice, 1986, hal3 Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt. Analisi & DESAIN Sistem Informasi,2005,hal1 Robert N. Anthony, John Dearden, Management Control System, hal 125-126 www.catatanlepas.com/komputer/44-database/84-perintah-perintah-dasar mysql.html, Diakses tanggal 2 Oktober 2012