BAB I PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan,dan gawat darurat (Kemendagri, 2009). Sebagai institusi yang memberikan pelayanan kepada masyarakat, rumah sakit harus selalu menyediakan peralatan maupun barang yang dibutuhkan oleh pasien yang membutuhkan. Hal tersebut dikarenakan rumah sakit berhubungan dengan kesehatan yang akan berdampak pada keselamatan dari pasien. Tingkat kebutuhan setiap pelanggan tidak selamanya tetap sehingga diperlukan manajemen persediaan untuk mengurangi tingkat persediaan suatu barang. Manajemen persediaan membuat keputusan tentang kebijakan, kegiatan, dan prosedur untuk memastikan jumlah yang tepat dari setiap item yang disimpan pada suatu waktu. Persediaan terdiri dari barang dan bahan yang disimpan oleh organisasi (Water, 2003) Rumah sakit XYZ adalah rumah sakit negeri kelas B yang terletak di Jl. Kiastramanggala Baleendah kabupaten Bandung. Rumah sakit ini memberikan rujukan terhadap masyarakat luas dengan beberapa layanan kesehatan yang lengkap seperti layanan kedokteran spesialis dan subspesialis terbatas. Salah satu bagian terpenting pada rumah sakit XYZ adalah bank darah yang bertugas untuk memberikan suplai darah ke unit-unit lain seperti Unit Gawat Darurat, unit kamar maupun unit lain yang membutuhkan darah sebagai bahan baku untuk pasien. Darah merupakan salah satu produk yang dijual rumah sakit XYZ untuk memenuhi kebutuhan pasien yang membutuhkannya. Produk yang mudah rusak atau tidak tahan lama merupakan tantangan bagi pengelola manajemen persediaan dalam mengelola persediaan. Pembelian karena kehabisan stok atau karena masa kadaluwarsa, dan kapasitas penyimpanan mempengaruhi tingkat pemborosan persediaan unit darah. Darah memiliki spesifikasi khusus yaitu memiliki umur tertentu sehingga harus dikelola dalam hal penyimpanannya karena hanya memiliki masa kadaluarsa selama satu bulan apabila disimpan di suhu antara 2 0 C 6 0. BDRS XYZ harus memberikan kebijakan pembelian darah yang sesuai agar dapat 1
memenuhi kebutuhan pasien. Ada empat unsur utama dari rantai pasokan darah, yaitu para pendonor, pusat darah, rumah sakit dan pasien. Berikut ini adalah jenis-jenis darah yang ada yaitu : 1. PRC (Packed Red Cell) 2. WB (Whole Blood) 3. WRC (Wash Red Cell) 4. TC (Thrombosit Cell) 5. FFP (Fresh Frozen Plasma) Berikut ini adalah tabel I.1 yang menunjukkan jumlah permintaan dari beberapa jenis darah pada tahun 2015 di rumah sakit XYZ: Tabel I. 1 Jumlah Permintaan darah di BDRS XYZ Jenis Darah PRC WB WRC TC FFP Permintaan 8429 12 10 15 92 Persentase 98,493% 0,140% 0,117% 0,175% 1,075% Berdasarkan tabel I.1 dapat diketahui bahwa permintaan paling banyak selama tahun 2015 adalah jenis PRC dengan total permintaan 8429 labu darah. Rumah sakit XYZ memberikan kebijakan persediaan hanya untuk jenis PRC dan FFP, sedangkan jenis lainnya dibebankan kepada pelanggan yang membutuhkan. Jadi pelanggan sendiri yang harus membeli produk darah yang dibutuhkannya ke PMI kota Bandung. PRC dan FFP yang disediakan oleh rumah sakit XYZ berasal dari satu suplier yaitu PMI kota Bandung. BDRS XYZ memberikan kebijakan persediaannya yaitu dengan melakukan pemesanan darah beberapa kali ke PMI. Pemesanan tersebut bertujuan untuk mengurangi terjadinya over stock darah sehingga nantinya akan dapat mengakibatkan darah menjadi rusak/expired. Akan tetapi sistem ini tidak diikuti dengan perencanaan darah dan waktu penjadwalan pemesanan darah sehingga di tengah bulan sering mengalami kekurangan darah. Hal tersebut diakibatkan oleh masalah yang terjadi yaitu stock yang ada di PMI sedang habis. Darah adalah 2
produk yang penting ketika pelanggan membutuhkan karena langsung berhubungan dengan kesehatan. BDRS XYZ tidak memiliki kebijakan safety stock yang ada untuk produk darah adalah 10% karena PRC dan FFP hanya memiliki umur selama kurang dari 30 hari. Kebijakan ini ditentukan oleh rumah sakit XYZ untuk mengurangi darah yang rusak/expired. Akan tetapi stock yang sedikit juga akan menyebabkan kekurangan darah kepada pelanggan karena permintaan darah tidak bisa ditentukan. Jumlah pemesanan darah kepada PMI memiliki minimal pemesanan yaitu sebanyak 75 labu darah. Labu darah yang dipesan dapat dicampur sesuai kebutuhan yang terjadi. Berikut ini adalah tabel I.2 yang menunjukkan data kekurangan produk darah pada BDRS XYZ pada tahun 2015. Tabel I. 2 Data kekurangan darah rumah sakit XYZ tahun 2015 Bulan Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nov Des Kekurangan Darah (labu darah) 2 9 12 8 9 26 20 49 9 4 0 6 Berdasarkan tabel I.2 dapat dijelaskan bahwa hampir setiap bulan dalam tahun 2015, rumah sakit XYZ mengalami kekurangan darah. Kekurangan darah yang terjadi diakibatkan karena tidak tersedianya stock di BDRS XYZ. Dari tabel dapat dijelaskan kekurangan paling besar dialami pada bulan Juni, Juli dan Agustus. Kekurangan persediaan darah dapat mengakibatkan hal buruk terjadi jika terjadi situasi darurat pada pasien karena darah langsung berhubungan dengan kesehatan pasien. BDRS XYZ tidak bisa melakukan proses donor darah di Rumah Sakit XYZ karena proses donor darah harus dilakukan di PMI yang bersangkutan. Sehingga ketika darah mengalami kehabisan persediaan maka pendonor harus melakukan proses donor darah di PMI. Hal tersebut akan menambah waktu pengambilan darah karena harus melewati proses donor. 3
Berikut ini adalah gambar I.1 yang menunjukkan perbandingan antara jumlah kekurangan darah dan darah yang expired pada tahun 2015. 5% 95% Kekurangan Darah Darah Expired Gambar I. 1 Perbandingan data kekurangan darah dan darah expired Berdasarkan gambar I. 1 dapat dijelaskan bahwa pada tahun 2015 lebih sering mengalami kekurangan darah daripada terjadi darah expired. Kekurangan darah akan mengakibatkan kehilangan pelanggan dari rumah sakit yang berakibat pada lost sales. Hal tersebut bisa mengurangi keuntungan yang akan diperoleh oleh rumah sakit XYZ. Selain itu hal ini juga akan mengakibatkan kehilangan kepercayaan dari pelanggan. Berikut ini adalah gambar I.2 yang menunjukkan service level BDRS XYZ untuk produk darah PRC dan FFP. 100,0% 99,0% 98,0% 97,0% 96,0% 95,0% 94,0% 93,0% 92,0% 91,0% 90,0% Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nov Des Service Level Rata-rata Gambar I. 2 Service level kondisi aktual BDRS XYZ 4
Bedasarkan gambar I.2 dapat dijelaskan bahwa BDRS XYZ masih terjadi kekurangan darah selama tahun 2015. Service level rata-rata untuk produk PRC adalah sebesar 98% yang artinya sebesar 2% jumlah darah tidak dapat dipenuhi pada tahun 2015. Penurunan yang sangat besar terjadi pada bulan Agustus yang turun sampai angka 93,7%. Penurunan ini bisa menyebabkan berkurangnya kepercayaan pasien yang ada di rumah sakit XYZ. I.2. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, rumusan masalahnya adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana usulan titik pemesanan ulang (reorder point), kebijakan jumlah pemesanan optimal dan safety stock produk darah pada BDRS XYZ? 2. Berapa total biaya persediaan yang dihasilkan dengan sistem persediaan usulan pada BDRS XYZ? 3. Berapa tingkat pelayanan yang dihasilkan dengan sistem persediaan usulan pada BDRS XYZ? I.3. Tujuan Penelitian 1. Menentukan usulan titik pemesanan ulang (reorder point), kebijakan jumlah pemesanan optimal dan safety stock pada produk darah pada BDRS XYZ. 2. Menentukan total biaya persediaan yang dihasilkan dengan sistem persediaan usulan pada BDRS XYZ. 3. Menentuan tingkat pelayanan yang dihasilkan dengan sistem persediaan usulan pada BDRS XYZ. I.4. Manfaat Penelitian Manfaat yang bisa didapatkan berdasarkan penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Mengurangi lost sales produk darah jenis PRC rumah sakit XYZ. 2. Meningkatkan tingkat pelayanan atau service level. 3. Menjadi patokan rumah sakit XYZ dalam mengatur manajemen persediaan darah untuk tahun 2016. 4. Dapat dijadikan referensi untuk penelitian selanjutnya yang memiliki kemiripan topik maupun metode. 5
I.5. Batasan Penelitian 1. Data yang digunakan adalah data pada Januari 2015 sampai Desember 2015. 2. Harga darah diasumsikan tetap (tidak ada kenaikan dan penurunan darah) 3. Biaya pemesanan yang dilakukan dalam sekali pemesanan tetap. 4. Lead time bersifat deterministik. 5. Pembelian darah hanya dilakukan di satu suplier. 6. Penelitian ini hanya sampai pada tahap usulan, tidak pada tahap implementasi. I.6. Sistematika Penulisan Penelitian ini diuraikan dengan sistematika penulisan sebagai berikut : Bab I Bab II Bab III Bab IV Pendahuluan Pada bab ini berisi uraian mengenai latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan. Tinjauan Pustaka Pada bab ini, terdapat dasar teori yang berhubungan dengan penelitian perbaikan alokasi penyimpanan berdasarkan karakteristik produk dan teori tentang replenishment. Dasar teori yang akan dibahas meliputi pengetahuan dan metode metode serta teori lain yang mendukung peneliti untuk melakukan perbaikan. Metodologi Penelitian Pada bab ini dijelaskan tentang konsep penelitian secara rinci yaitu tahap identifikasi masalah, tahap pengumpulan dan pengolahan data yang terdiri dari model konseptual dan sistematika pemecahan masalah, mengolah data, merancang dan mengusulkan solusi dari permasalahan serta tahap analisis dan kesimpulan. Pengumpulan dan Pengolahan Data Pada bab ini dijelaskan tentang pengumpulan data aktual perusahaan yang didapat dari wawancara, observasi, dan rekap data perusahaan. Pada pengolahan data akan diolah sesuai dengan sistematika pemecahan masalah yang dijelaskan pada bab III. 6
Bab V Bab VI Analisis Pada bab ini dijelaskan tentang analisis dari hasil pengolahan data yang dilakukan pada bab IV sebelumnya. Pada bab ini akan terlihat perbedaan kondisi yang terjadi pada perusahaan saat aktual dan usulan. Kesimpulan Pada bab ini akan dibuat sebuah kesimpulan dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Hasil dari kesimpulan tersebut akan dijadikan acuan untuk memberikan saran kepada perusahaan untuk di ke depannya. 7