BAB II MEMBUAT DATABASE DAN TABEL

BAB II MEMBUAT DATABASE DAN TABEL Capaian Pembelajaran: Setelah membaca dan mengkaji bab ini, pembaca akan mampu: Menjalankan aplikasi program Microsoft Access Membuat file database, memberi nama database, dan menyimpan file database berdasarkan konvensi pemberian nama file dengan benar Membuat obyek tabel dan struktur database dalam tabel dengan benar sesuai dengan ketentuan struktur database yang benar Menentukan nama field sebagai primary key dengan tepat dan benar sesuai dengan prinsip normalisasi Edgar F. Codd Menyunting struktur database dan data/record dalam obyek tabel 2.1 PENGANTAR MICROSOFT ACCESS Microsoft Access merupakan salah satu dari beberapa program aplikasi database (basisdata) yang dapat digunakan untuk menyimpan berbagai macam informasi dari yang paling sederhana seperti daftar resep masakan sampai dengan katalog persediaan produk. Sekali informasi tersimpan, Microsoft Access akan dapat dengan mudah menemukan informasi tersebut kembali, menganalisis, dan mencetaknya. Seperti halnya program aplikasi Microsoft Word, Microsoft Excel, maupun Microsoft PowerPoint, program aplikasi database ini merupakan salah satu dari paket lengkap program Microsoft Office yang dikeluarkan dan dikembangkan oleh perusahaan software terkenal di dunia yaitu Microsoft Corporation. Versi terakhir yang diproduksi adalah Microsoft Office 2013. Pada modul ini, Microsoft Access yang digunakan adalah versi 2007. Alasan mengapa versi ini yang dipakai adalah karena versi 2007 sampai dengan saat 15

modul ini ditulis masih banyak orang yang menggunakan. Di samping itu, persyaratan hardware komputer yang diperlukan masih cocok dengan spesifikasi hardware komputer desktop maupun laptop keluaran saat ini. Minimal program Microsoft Access 2007 dapat diopersikan pada komputer dengan prosesor 500 megahertz (MHz), memori 256 MB, dan sistem operasi Windows XP Service Pack 2 (SP2), Harddisk kapasitas 2 gigabytes (GB). 2.2 MEMBUKA PROGRAM MICROSOFT ACCESS Untuk membuka program Microsoft Access dapat dilakukan dengan cara seperti ditunjukkan pada gambar berikut: Jika cara di atas tidak dapat dilakukan karena icon/shortcut-nya hilang, dapat digunakan cara berikut: 1. Klik Start button 2. Arahkan ke textbox Search programs and files 3. Ketik msaccess 4. Klik 2x Icon msaccess yang ditemukan 16

Selanjutnya akan ditampilkan window Getting Started With Microsoft Office Access sebagai berikut. 2.3 MEMBUAT FILE DATABASE Sebelum dapat mengelola informasi dengan menggunakan aplikasi program Microsoft Access, terlebih dahulu harus dibuat file database baru. Cara membuat file database baru adalah: 1. Klik icon Blank Database di bagian New Blank Database 17

2. Klik textbox File Name: pada Blank database dan ketik nama file, misalnya Latihan1. 3. Tentukan letak di mana file database ini akan disimpan dengan klik icon Browse for a location (Misalnya akan disimpan di drive E:\Access\ atau di drive dan folder kelas anda). 4. Klik tombol Create. Maka akan ditampilkan window database Microsoft Access sebagai berikut. 5. Klik tombol Close Table1 (karena untuk pembuatan tabel baru nantinya akan dilakukan dengan cara lain). 18

6. Pada Navigation Pane, klik Dropdown Arrow All Tables, pilih Obyek Type Pilihan ini digunakan untuk nantinya mengelompokkan obyek-obyek Microsoft Access (Tables, Queries, Forms, Reports, Macros, dan Modules) yang dibuat. 2.4 TERMINOLOGI MICROSOFT ACCESS Terminologi-terminologi yang perlu diketahui di window Microsoft Access adalah: 1. Database Window 19

2. Datasheet Table Tools 3. Design Table Tools 4. Create Ribbon Tab 20

5. External Data Ribbon Tab 6. Database Tools Ribbon Tab 2.5 MEMBUAT OBYEK TABEL Tabel merupakan Obyek pertama yang harus dibuat untuk mengelola suatu database pada program aplikasi Microsoft Access. Tabel terdiri atas kolom dan baris. Kolom disebut dengan field, sedangkan baris disebut dengan record. Tabel dibutuhkan untuk memecah suatu database sebagaimana sudah dijelaskan pada Bab 1. Perhatikan kembali gambar berikut. Sebagai latihan, buatlah obyek tabel baru dengan cara: 1. Klik Create Ribbon Tab 21

2. Klik icon Table Design 3. Selanjutnya tentukan field-field-nya Untuk memudahkan pembuatan obyek tabel melalui Table Design, kenali terlebih dahulu terminologi-terminologi berikut ini: Field Name, nama field maksimal 64 character termasuk spasi Data Type, tipe data yang dapat digunakan meliputi Text, Memo, Number, Date/ Time, Currency, AutoNumber, Yes/No, OLE Obyek, Hyperlink, Attachment, dan Lookup Wizard Description, keterangan untuk field dan akan ditampilkan di status bar pada Obyek Form Field Properties, berisi informasi lebih rinci untuk setiap field (tiaptiap tipe data berbeda rinciannya) 4. Buat struktur data dan ketiklah data di bawah ini untuk membuat tabel baru dengan tipe data Text, Number, Date/Time, dan Currency dan simpan dengan nama T_Pegawai. Ketentuan mengenai Data Type dan Field Properties selengkapnya dapat dilihat di Lampiran 1. 22

5. Simpan struktur data tersebut dengan klik icon Save dan ketik nama table T_Pegawai. Kemudian klik tombol OK. 6. Jika tampil informasi berikut, jawab dengan klik tombol No 7. Selanjutnya klik icon View dan masukkan data berikut: 23

2.6 MENYUNTING STRUKTUR DATABASE Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat melakukan perubahan terhadap struktur database apabila data sudah dimasukkan adalah: 1. Menghapus field, akan menyebabkan semua data terhapus 2. Mengubah ukuran field, akan menyebabkan hilangnya sebagian data (untuk data teks) dan hilangnya sebagian ketelitian data (untuk data number) apabila ukurannya diperkecil 3. Mengubah jenis data, akan menyebabkan hilangnya data apabila tidak dapat diadaptasi. 4. Menetapkan Primary Key, akan menyebabkan hilangnya data yang sama di field tersebut. Sebaiknya sebelum melakukan perubahan pada struktur database tabel yang sudah berisi data, buatlah terlebih dahulu salinannya (backup-nya). 2.7 MENYUNTING DATA Penyuntingan data dapat dilakukan selama atau setelah data dimasukkan ke dalam tabel. Penyuntingan tersebut dapat berupa pengeblokan, perubahan lebar kolom, perubahan tinggi baris, penambahan data, perubahan data, penghapusan data, pengurutan data, dan mencari data. 1. Pengeblokan, Perubahan Lebar Kolom, dan Tinggi Baris Pengeblokan, perubahan lebar kolom, dan tinggi baris yang dilakukan pada data tabel tidak berbeda jauh dengan yang dilakukan pada program Microsoft Excel. Perhatikan gambar-gambar di bawah ini. 24

2. Menambah, Merubah, Menyalin, Menghapus, dan Menelusuri Data Untuk melakukan penambahan, penyalinan, perubahan, penghapusan data, dan proses penyuntingan lainnya perhatikan icon-icon gambar berikut. a. Menambah data, klik icon New pada Record Group b. Menghapus data, blok data yang akan dihapus, kemudian klik icon Delete pada Record Group c. Menyalin Data, blok data yang akan disalin, kemudian klik icon Copy pada toolbar pada Clipboard Group - setelah itu klik icon Paste di mana akan ditampilkan data yang disalin tersebut. d. Merubah data, ketik langsung perubahan tersebut pada data yang akan dirubah. 25

e. Menelusuri data, gunakan Navigation Button berikut. 3. Mengurutkan Data Langkah-langkah untuk melakukan pengurutan data: a. Klik pada kolom data yang akan diurutkan b. Klik icon Sort Ascending pada Sort & Filter Group untuk urutan naik, atau Klik icon Sort Descending urutan turun. pada Sort & Filter Group untuk 2.8 TUGAS MEMBUAT TABEL Untuk lebih memahami tentang tahapan dalam membuat tabel, kerjakan tugas-tugas berikut: 1. Tugas 1 Buatlah database baru dengan nama Tugas1 dan buatlah juga table yang diperlukan berkaitan dengan Latihan Normalisasi pada halaman 8-11. 2. Tugas 2 Buatlah database baru dengan nama Tugas2 dan buatlah juga table yang diperlukan berkaitan dengan Tugas 1 Normalisasi pada halaman 12. 26

3. Tugas 3 Buatlah database baru dengan nama Tugas3 dan buatlah juga table yang diperlukan berkaitan dengan Tugas 2 Normalisasi pada halaman 12. 4. Tugas 4 Buatlah database baru dengan nama Tugas4 dan buatlah juga table yang diperlukan berkaitan dengan Tugas 3 Normalisasi pada halaman 13. 5. Tugas 5 Buatlah database baru dengan nama Tugas5 dan buatlah juga table yang diperlukan berkaitan dengan Tugas 4 Normalisasi pada halaman 13. 6. Tugas 6 Buatlah database baru dengan nama Tugas6 dan buatlah juga table yang diperlukan berkaitan dengan Tugas 5 Normalisasi pada halaman 14. 7. Tugas 7 Buatlah database baru dengan nama Tugas7 dan buatlah juga table yang diperlukan berkaitan dengan Tugas 6 Normalisasi pada halaman 14. 8. Tugas 8 Buatlah database baru dengan nama Tugas8 dan buatlah juga table yang diperlukan berkaitan dengan Tugas 7 Normalisasi pada halaman 15. 9. Tugas 9 Buatlah database baru dengan nama Tugas9 dan buatlah juga table yang diperlukan berkaitan dengan Tugas 8 Normalisasi pada halaman 16. 10. Tugas 10 Buatlah database baru dengan nama Tugas10 dan buatlah juga Tabel Product berikut ini (tentukan sendiri Data Type-nya). Product Year Month Sales Units Salesperson Region Dairy 1992 Dec $7,686.00 5,563 Davolio North Produce 1993 Sep $2,956.00 1,242 Buchanan West Produce 1992 Oct $8,165.00 983 Buchanan South Dairy 1993 Jan $4,448.00 3,833 Buchanan North 27

Product Year Month Sales Units Salesperson Region Dairy 1993 Sep $ 75.00 3,216 Buchanan East Produce 1993 Feb $4,923.00 8,160 Davolio South Dairy 1993 Dec $2,733.00 2,790 Davolio West Produce 1993 Apr $ 450.00 9,265 Davolio East Produce 1992 Jul $ 797.00 3,868 Buchanan North Dairy 1993 Mar $8,751.00 1,773 Buchanan West Dairy 1993 Mar $2,741.00 6,290 Davolio North Produce 1993 Dec $7,047.00 9,888 Davolio West Produce 1992 Oct $7,191.00 39 Davolio North Dairy 1992 Jun $5,575.00 9,970 Davolio East Dairy 1992 Jul $7,612.00 3,656 Buchanan South Dairy 1992 Aug $4,873.00 2,730 Buchanan North Dairy 1993 Feb $8,076.00 3,670 Davolio South Dairy 1992 Oct $3,338.00 1,695 Davolio West Dairy 1993 Jan $6,544.00 9,550 Davolio West Produce 1993 Oct $6,955.00 8,722 Buchanan East Produce 1993 Feb $4,138.00 4,661 Davolio East Produce 1992 Aug $8,447.00 8,056 Buchanan East Dairy 1993 May $8,516.00 5,954 Davolio West Produce 1993 Feb $6,930.00 9,628 Buchanan West Produce 1992 Jan $2,686.00 5,611 Davolio West Produce 1992 Nov $5,720.00 5,585 Davolio East Dairy 1993 Aug $1,647.00 3,515 Buchanan East Dairy 1993 Feb $1,450.00 9,342 Buchanan West Dairy 1992 Mar $7,113.00 9,079 Buchanan West Dairy 1993 Sep $2,420.00 4,873 Buchanan South Dairy 1992 Oct $6,028.00 9,957 Buchanan East Dairy 1992 Aug $1,441.00 7,832 Davolio East Produce 1993 Oct $7,347.00 5,881 Davolio South Produce 1992 May $9,566.00 7,406 Davolio South Dairy 1992 Dec $ 479.00 5,580 Buchanan West Produce 1993 Oct $2,516.00 9,191 Buchanan South Dairy 1993 Feb $4,953.00 5,889 Buchanan West Produce 1992 Jan $5,594.00 9,025 Buchanan North Produce 1993 Sep $ 668.00 3,448 Davolio North Dairy 1993 Jan $6,081.00 9,185 Davolio North Dairy 1993 Dec $9,614.00 4,248 Davolio East Produce 1992 Jan $9,662.00 9,441 Davolio North Dairy 1992 Feb $5,010.00 3,030 Buchanan North Dairy 1993 Jul $5,447.00 9,069 Davolio East Dairy 1992 Jul $9,082.00 8,966 Davolio South Dairy 1993 Feb $3,571.00 5,178 Buchanan North Produce 1993 Oct $2,428.00 3,981 Buchanan North Produce 1992 Feb $3,106.00 3,219 Buchanan South Produce 1993 Nov $8,670.00 2,891 Buchanan North Dairy 1992 Sep $3,947.00 9,132 Davolio South Dairy 1992 Sep $ 66.00 6,740 Davolio North Produce 1992 Feb $2,666.00 744 Buchanan West Produce 1992 Jan $ 29.00 5,408 Buchanan East Produce 1992 Sep $8,859.00 4,304 Davolio West Dairy 1993 Jul $7,029.00 6,853 Davolio South Produce 1993 Dec $2,211.00 5,163 Davolio West Produce 1992 Jun $1,361.00 1,824 Davolio South Dairy 1992 Apr $9,136.00 2,021 Buchanan East 28