Obyek Data Query - Microsoft Access BAB III DATA QUERY

Transkripsi

1 BAB III DATA QUERY Obyek data query digunakan untuk memfilter data. Query tidak hanya digunakan untuk menampilkan atau melihat data tertentu saja, melainkan dapat juga digunakan untuk mengubah dan menganalisis data. Data hasil query akan tersimpan secara permanen bersama dengan kondisi kriteria di dalamnya serta dapat menampilkan kolom baru yang berisi data hasil dari suatu rumus. Data hasil dari query dapat juga digunakan untuk membuat Desain Formulir dan Laporan. Ada enam tipe data query yaitu Select Query, Make Table Query, Append Query, Update Query, Crosstab Query, dan Delete Query. 3.1 Select Query Select query merupakan jenis query yang paling banyak digunakan. Query tersebut digunakan untuk menampilkan data dari satu atau beberapa tabel dengan menggunakan suatu kriteria sesuai dengan yang diinginkan: Tahapan menggunakan Select Query adalah: a. Klik menu Query b. Klik icon pilihan Query Design c. Klik nama tabel yang akan dibuat query-nya. Misalnya t-product d. Klik tombol Add, kemudian Close Selanjutnya akan ditampilkan window query berikut. 1

2 f. Ketik criteria query data. Misalnya akan menampilkan semua data Product yang penjualannya di atas $5000,00. g. Sedangkan untuk menampilkan semua data Product Tahun 1993 yang penjualannya di atas $5000. h. Untuk melihat hasil, klik icon Run atau View (lihat icon di bawah). Sedangkan untuk menyimpannya, klik tombol Close. Jika ada pertanyaan jawab dengan klik tombol Yes, ketik nama obyek query, misalnya q_penjualan_1993_di_atas_5000, kemudian klik tombol OK 3.2 Make-Table Query Dengan menggunakan pilihan Make-Table Query, dapat dibuat tabel baru hasil dari pelaksanaan query di atas (3.1.g). a. Klik 2x q_penjualan_1993_di_atas_5000 b. Klik icon Design View c. Klik icon Make Table query 2

3 d. Ketik nama file pada text box Table Name, misalnya t_penjualan_1993_di_atas_5000, klik tombol OK e. Untuk melihat hasil, klik icon Run. Jika ada pertanyaan You are about to paste row(s) into a new table jawab dengan Yes. f. Lihat di Navigation Pane. Tabel baru t_penjualan_1993_di_atas_5000 ditambahkan. 3.3 Append Query Append Query digunakan untuk menambahkan data dalam suatu tabel ke tabel lain yang memiliki struktur database yang sama. Misalnya copy dahulu t_product sebagai berikut: a. Klik kanan mouse pada nama tabel t_product dan klik pilihan Copy b. Klik kanan mouse lagi pada nama tabel t_product dan klik pilihan Paste c. Klik tombol OK 3

4 Selanjutnya, misalkan data tabel t_product akan ditambahkan ke tabel Copy Of t_product dengan menggunakan Append Query. Tahapan yang dilakukan adalah: a. Buat obyek query baru dengan cara klik menu Create, kemudian klik icon Query Design b. Karena isi tabel t_product yang akan ditambahkan ke tabel Copy Of t_product maka pilih tabel t_product, klik tombol Add kemudian klik tombol Close. c. Masukkan semua field tabel t_product ke Query Design Grid d. Kemudian klik icon 4

5 e. Karena isi tabel t_product akan ditambahkan ke tabel Copy Of t_product maka pilih tabel Copy Of t_product pada text box Table Name, kemudian klik tombol OK. Periksa baris Append To: (Field asal dan Field tujuan (Append To:) sebaiknya sama) f. Untuk melihat hasil, klik icon Run. Jika ada pertanyaan You are about to append row(s). jawab dengan Yes. g. Buka tabel Copy Of t_product. Maka jumlah datanya akan menjadi bertambah. 3.4 Update Query Update Query digunakan untuk mengubah data suatu tabel. Misalnya pada tabel t_product, data Sales akan dinaikkan sebesar 10%. Tahapan yang harus dilakukan adalah: a. Klik menu Query b. Klik icon pilihan Query Design c. Klik nama tabel yang akan dibuat query-nya. Misalnya t-product 5

6 d. Klik tombol Add, kemudian Close Selanjutnya akan ditampilkan window query berikut. a. Klik icon Update Query maka Query Design Grid berubah menjadi sebagai berikut: b. Karena data yang akan di-update adalah Sales, maka pilih field Sales dan masukkan criteria yang diinginkan (misalnya Sales dinaikkan 10%). Lihat gambar berikutnya. Jika yang akan dinaikkan 10% hanya untuk Product Dairy, maka contoh penulisannya sebagai berikut: 6

7 Row Headings Value Obyek Data Query - Microsoft Access c. Untuk melihat hasil, klik icon Run. Jika ada pertanyaan You are about to update row(s). jawab dengan Yes. d. Buka tabel t_product. Maka data Sales semuanya akan dinaikkan 10%. 3.5 Crosstab Query Crosstab Query digunakan untuk membuat rekapitulasi data dalam suatu tabel. Ciri khas data yang dapat dibuat Crosstab adalah data yang di dalamnya terdapat pengulangan pencatatan. Misalnya data pada tabel t_product. Langkah-langkah yang digunakan untuk membuat Crosstab Query. a. Klik menu Query b. Klik icon pilihan Query Design c. Klik nama tabel yang akan dibuat query-nya. Misalnya t-product d. Klik tombol Add, kemudian Close. Column Headings e. Klik icon Crosstab Query f. Kemudian, misalnya akan dibuat rekapitulasi seperti table di sebelah kanan. Catatan: Sebelum membuat Crosstab Query, sebaiknya direncanakan terlebih dahulu bentuk tabel rekapitulasi yang akan dibuat. 7

8 g. Isi Query Design Grid menjadi seperti di bawah ini: h. Untuk melihat hasil, klik icon Run. Untuk menyimpannya, klik tombol X Close. Jika ada pertanyaan jawab dengan klik tombol Yes, ketik nama obyek query, misalnya q-rekapitulasi_penjualan, kemudian klik tombol OK 3.6 Delete Query Delete Query digunakan untuk menghapus data yang terdapat di dalam suatu tabel baik semua data maupun data berdasarkan kriteria. a. Klik menu Query b. Klik icon pilihan Query Design c. Klik nama tabel yang akan dibuat query-nya. Misalnya t-product d. Klik tombol Add, kemudian Close. e. Klik icon Delete Query f. Jika misalnya akan menghapus semua data penjualan Region West, maka masukkan criteria berikut: g. Untuk melihat hasil, klik icon Run. Jika ada pertanyaan You are about to delete row(s) from the specified table jawab dengan Yes. Maka semua data penjualan Region West akan terhapus. 8

9 3.7 Query untuk Menambah Kolom dengan Rumus Untuk menggunakan fasilitas query ini, terlebih dahulu ketik data di bawah ini. Tentukan sendiri struktur database-nya. Simpan dengan nama Pegawai. Nama Golongan Hari 3 Indra 2 Febri 3 Abraham 1 Talitha 3 Adimas 2 Nastiti 1 Query yang diinginkan Tahapan yang harus dilakukan: a. Klik Query tab box b. Klik tombol New c. Klik pada pilihan Design View, kemudian klik tombol OK d. Klik nama tabel yang akan dibuat query-nya. Misalnya Pegawai e. Klik tombol Add, kemudian Close f. Ketikkan rumus-rumus di bawah ini. Kolom 3 Kolom 4 Kolom 5 Gaji: IIF([Golongan]=1,100000,IIF([Golongan]=2,200000,300000)) Pph: 15/100*[Gaji] Gaji Bersih: [Gaji]-[Pph] Untuk melihat hasil, klik icon Run (lihat toolbar di bawah). Jika ada pertanyaan You are about to update row(s). jawab dengan Yes. Sedangkan untuk menyimpannya, klik tombol X Close. Jika ada pertanyaan jawab dengan klik tombol Yes, ketik nama obyek query, misalnya Kueri7, kemudian klik tombol OK Tanda-tanda wildcard yang digunakan dalam kriteria: Wildcard Gunanya untuk: Contoh: * Mewakili sejumlah karakter. Dapat digunakan di depan atau akhir. wh* akan menemukan what, white, dan why 9

10 Wildcard Gunanya untuk: Contoh:? Mewakili satu karakter alfabet B?ll akan menemukan ball, bell, dan bill [ ] Mewakili karakter yang ada dalam tanda kurung B[ae]ll akan menemukan ball dan bell tetapi bukan bill! Mewakili karakter yang tidak ada dalam tanda kurung b[!ae]ll akan menemukan bill dan bull tetapi bukan bell - Mewakili karakter yang berada dalam rentang urutan huruf. b[a-c]d akan menemukan bad, bbd, dan bcd Rentang huruf harus menggunakan urutan naik A Z bukan Z A # Mewakili satu karakter numerik 1#3 akan menemukan 103, 113, 123 Beberapa contoh penulisan criteria: London London Or "Hedge End" Between #1/5/95# And #1/10/95# #2/2/95# In("Canada", "UK") Not "USA" Like "S*" >="N" Right([OrderID], 2)="99" Len([CompanyName])>Val(30) Year([OrderDate])=1996 Year([OrderDate])=Year(Now()) And Month([OrderDate])=Month(Now()) Like "S*" Like "*Imports" Like "[A-D]*" Like "*ar*" Like "Maison Dewe?" Is Null Is Not Null "" 10