DasarHukum KualifikasiPelaksanaan Nomor SOP XVIII.D.a07/ DKI / SOP / 2014 TanggalPembuatan TanggalRevisi TanggalEfektif KABID. SKDI PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA BIDANG SARANA KOMUNIKASI DISEMINASI INFORMASI Judul SOP Hj. AFINI, SE Penata Tk. I NIP. 19690327 199703 2 002 RAPAT KOORDINASI KELOMPOK INFORMASI MASYARAKAT (KIM) 1. Undang-undang No. 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik 2. Peraturan Gubernur Sumatera Utara No. 44 Tahun 2011 Tentang Tugas, pokok dan Uraian Tugas Dinas komunikasi dan Informatika Provinsi Sumatera Utara 3. Permenkominfo RI No. 08/PER/M.Kominfo/6/2010 tentang pedoman Pengembangan dan Pemberdayaan Komunikasi Sosial 4. Permenkominfo RI No. 22/PER/M.Kominfo/12/2010 tentang Standard Pelayanan Minimal Komunikasi dan Informatika di kab/kota 5. Permenkominfo RI No. 27/PER/M.Kominfo/12/2011 tentang petunjuk teknis standard pelayanan minimal bidang komunikasi dan informatika di kab/kota Keterkaitan SOP Surat keluar SOP Surat Masuk Peringatan Jika kegiatan Rakor KIM tidak dilaksanakan sesuai dengan SOP maka kurang tersosialisasinya informasi tentang KIM 1. Memahami peraturan yang terkait dengan kelompok informasi masyarakat 2. Mengetahui data konkrit KIM di Sumatera utara 3. Terdatanya Aktifitas KIM di Sumatera Utara 4. Penguatan pemahaman tentang varietas fungsi KIM sebagai salah satu lembaga komunikasi sosial Peralatan/ Perlengkapan Komputer /Printer /ATK Dokumen/berkas Ruang pertemuan, narasumber, moderator PencatatandanPendataan Didokumentaikan sebagai data elektronik dan manual
NOMOR : XVIII.D.a07/ DKI / SOP / 2014 SOP KEGIATAN RAPAT KOORDINASI KELOMPOK INFORMASI MASYARAKAT No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan Kelengkapan Waktu Output 1 Memerintahkan untuk melaksanakan Kegiatan Rapat Koordinasi KIM Agenda Kerja 10 menit Disposisi 2 Memberi petunjuk teknis pelaksanaan kegiatan kepada Disposisi 10 menit Disposisi 3 Mempersiapkan dan membuat konsep Naskah Dinas yang berkaitan dengan kegiatan tersebut antara lain : 1. Nota Dinas dari kepada Dinas 2. Nota Dinas dari Dinas kepada Sekretaris Daerah. 3. Surat Keputusan Panitia Pelaksana Kegiatan 4. Surat permintaan kesediaan Narasumber dan moderator 5. Surat undangan peserta 6. Surat Perintah Tugas 7. Surat pemberitahuan ke kabupaten/kota 8. SPPD Hasil konsep diserahkan pada staf untuk diketik Disposisi 2 hari Disposisi, naskah dinas
No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan Kelengkapan Waktu Output 4 Mengetik konsep seluruh Naskah Dinas yang diperlukan selanjutnya diserahkan kepada setelah dibubuhi stempel koordinasi. Disposisi 2 hari naskah dinas, Disposisi 5 Memeriksa dan meneliti hasil ketikan seluruh konsep Naskah Dinas, selesai diteliti diberikan paraf koordinasi dan diteruskan ke kepada. naskah dinas 2 hari hasil ketikan 6 Membaca, Mengoreksi hasil ketikan Naskah Dinas yang telah dikerjakan, jika hasil ketikan setuju diparaf koordinasi, selanjutnya diteruskan ke Sekretaris Dinas naskah dinas 1 jam naskah dinas yang sudah diparaf 7 Meneliti dan menata Naskah Dinas, hasil koreksi diparaf koordinasi kemudian diteruskan ke Dinas. Naskah Dinas 30 menit naskah dinas yang sudah diparaf 8 Menerima, Membaca, dan mengoreksi naskah dinas dan jika hasil disetuju diparaf dan/atau ditandatangani. naskah dinas 15 menit Naskah Dinas
9 Setelah diparaf oleh Dinas, diserahkan kembali ke staf untuk diteruskan ke TU Sekretaris Daerah. Naskah dinas 15 menit Naskah Dinas No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output Keterangan 10 Menerima dan mengkoreksi naskah dinas, jika sesuai diteruskan ke Sekretaris daerah. Naskah dinas 1 hari Naskah dinas 11 Menerima dan mengkoreksi Naskah Dinas jika setuju ditandatangani dan diserahkan kepada staf untuk diteruskan. Naskah dinas 1 hari Naskah dinas 12 Menomori, mengagendakan dan menstempel naskah dinas, dan mendistribusikan surat ke kabupaten/kota dan melaporkan hasil pekerjaan ke kepala seksi Naskah dinas 10 menit Naskah dinas 13 Menerima hasil laporan pekerjaan kemudian mengatur tim untuk melaksanakan kegiatan rapat koordinasi KIM Naskah dinas 10 menit Naskah dinas
14 Melaksanakan kegiatan rapat koordinasi KIM dan mengumpulkan bahan laporan kegiatan Narasumber, Moderator 1 hari Pelaksanaan rapat koordinasi KIM No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan Kelengkapan Waktu Output 15 Menyiapkan dan mengetik konsep laporan pelaksanaan kegiatan rapat koordinasi KIM dan menyerahkan ke kepala seksi Bahan laporan 1 hari laporan 16 Memeriksa konsep laporan kegiatan rapat koordinasi KIM dan meneruskan ke kepala bidang konsep laporan 1 jam konsep laporan 17 Membaca dan meneliti laporan dan meneruskannya ke Dinas. konsep laporan 1 hari konsep laporan 18 Menerima laporan kemudian menyerahkan kepada staf untuk didokumentasikan. laporan 1 hari laporan 19 Mendokumentasikan Laporan hasil kegiatan Rapat Koordinasi KIM Dokumentasi 10 menit Dokumentasi