STANDAR OPERATION PROCEDURE (SOP) PROMOSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU Kode Dokumen : Revisi : Tanggal : 28 Januari 2013 Dibuat oleh : SEKRETARIS LPMI ROPIANTO, M.KOM Dikendalikan Oleh : PUKET I STT IBNU SINA BATAM Ismail, ST., M.Sc. Disetujui Oleh : KETUA STT IBNU SINA BATAM IR. LARISANG, MT 1
DAFTAR ISI Halaman Sampul... 1 Daftar isi... 2 I. Tujuan dan Pengertian... 3 II. Pihak-pihak yang terkait... 4 III. Referensi... 4 IV. Ruang Lingkup... 4 V. Mekanisme dan prosedur... 5 VI. Bagan Alir... 7 VII. Lampiran-Lampiran... 8 2
STT IBNU SINA BATAM TEKNIK INFORMATIKA TEKNIK INDUSTRI Judul : Prosedur Promosi Penerimaan Mahasiswa Baru Area : Biro Administrasi Akademik & Kemahasiswaan (BAAK) Kode : Tanggal Dikeluarkan : 28 Januari 2013 Revisi I. Tujuan dan Pengertian Tujuan ini adalah : Menjamin kegiatan promosi penerimaan mahasiswa baru dilaksanakan secara efisien, efektif dan terpadu di semua unit pelaksana dari tingkat STT sampai Program Studi. Beberapa pengertian antara lain : 1. Promosi adalah pencitraan dan penyampaian informasi tentang STT Ibnu Sina kepada masyarakat 2. Iklan adalah penyampaian informasi tentang penerimaan mahasiswa baru (PMB) 3. Panitia/Unit PMB adalah unit yang mengkoordinasikan semua kegiatan yang berhubungan dengan promosi dan proses penerimaan mahasiswa baru. 4. Jalur adalah model yang diterapkan di STT Ibnu Sina dalam proses penerimaan mahasiswa baru yang meliputi program Jalur Prestasi (Penelusuran Bibit Unggul), Jalur Seleksidan Jalur Transfer/pindahan. 5. Jalur Prestasi adalah jalur penerimaan mahasiswa baru melalui penelusuran siswa SMA/SMK yang berprestasi baik prestasi intrakurikuler (akademik) minimal nilai rata-rata 8.5 (dari kelas 1 sampai 3) maupun ekstrakurikuler (minat, bakat, olah raga, seni, dan sebagainya) Minimal juara 3 tingkat lokal. 3
6. Jalur seleksiadalah jalur penerimaan mahasiswa baru melalui tes seleksi(one Day Service Admission) yang diselenggarakan oleh Panitia PMB dengan materi tes meliputi: Agama Islam (kecuali bagi non- Muslim), Bahasa Inggris, Bahasa Indonesia, Tes Potensi Akademik (TPA), Logika Bahasa, Logika Numerik, Logika Gambar, dan Matematika 7. Jalur Transfer/pindahan adalah penerimaan mahasiswa yang transfer dari program diploma ke S-1 atau pindah dari prodi perguruan tinggi lain ke prodi di STT Ibnu Sina dengan ketentuan mengikuti jalur seleksi. II. Pihak-Pihak yang terkait Pihak-pihak yang terkait dalam kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baruini adalah: 1. KETUA STT 2. BAAK 3. BAUK 4. PRODI 5. Ketua Penjaminan Mutu 6. Tim IT STT Ibnu Sina III. Referensi Referensi yang digunakan dalam Penyusunan SOPini adalah : 1. Manual Mutu STT Ibnu Sina 2. Peraturan-peraturan dari Dikti 3. Surat keputusan dari Ketua STT IV. Ruang Lingkup Promosi STT Ibnu Sina kepada masyarakat melalui kegiatan periklanan dan kerja sama dengan berbagai stakeholder (SMA/SMK Sederajat, Perusahaan Industri dan Instansi Pemerintah. 4
V. Mekanisme dan Prosedur 1. Ketentuan Umum a. KETUA STT bertanggung jawab atas kegiatan promosi dan penerimaan mahasiswa baru yang dibantu oleh PPMB b. PPMB dibentuk melalui Surat Keputusan KETUA STT paling lambat 3 (tiga) bulan sebelum pelaksanaan seleksi penerimaan mahasiswa baru c. PPMB bertugas : 1) Mengkoordinasikan (rapat Koordinasi) tentang kegiatan promosi terkait penerimaan mahasiswa baru 2) Mendesain dan mengkoordinasikan semua kegiatan yang berkaitan dengan PMB 3) Mengkoordinasikan pengadaan soal ujian tulis dan jawaban (online dan offline) 4) Mengkoordinasikan pelaksanaan sistem seleksi PMB 5) Mengkoordinasikan pelaksanaan registrasi dan pengunduran diri mahasiswa baru 6) Mengevaluasi kegiatan penerimaan mahasiswa baru dan melaporkan secara tertulis kepada Ketua STT Ibnu Sina 2. Ketentuan Khusus Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam dokumen mutu tersendiri. 3. Prosedur a. PPMB mengkoordinasikan kegiatan promosi penerimaan mahasiswa baru baik untuk Jalur Prestasi, Jalur Reguler, maupun Jalur Transfer 5
Kegiatan promosi dapat dilakukan melalui: media cetak (antara lain: koran, majalah, brosur, spanduk, baliho), media elektronik (antara lain: radio, TV, Homepage dan social media), open house, road show, pameran, dan lain-lain Prosedur b,c dan d berlaku untuk promosi yang akan dipublikasikan langsung oleh STT dan Program Studi. b. PPMB mengirimkan surat permohonan materi promosi kepada masing-masing Program studi c. Ketua prodi menyusun materi promosi yang berkaitan dengan prodi dan harus diverifikasi dan divalidasi oleh PPMB dan mendapat persetujuan dari Ketua STT d. PPMB membuat leaflet untuk mempromosikan semua program studi di STT Ibnu Sina e. PPMB menyusun desain promosi dengan materi yang telah disetujui Ketua STT. 1) Materi promosi minimal harus berisi informasi tentang: profil STT Ibnu Sina, kompetensi prodi/lembaga/unit, program yang ditawarkan dan tujuan serta keunggulannya 2) Materi iklan penerimaan mahasiswa baru dapat berisi informasi tentang: prodi yang ditawarkan, waktu pendaftaran, seleksi dan pengumuman hasil seleksi, materi seleksi, biaya pendaftaran, persyaratan administratif, biaya pendidikan, persyaratan akademik, waktu dan lama pendidikan, beasiswa, dan lain-lain 3) Materi promosi mengedepankan keunggulan STT Ibnu Sina dan tidak menampilkan gambar/foto yang tidak relevan, serta harus sesuai dengan nilai-nilai ke-islaman f. PPMB mencatat dan mengarsip semua bentuk kegiatan promosi dalam Daftar Catatan Mutu 6
g. PPMB Membuat laporan pertanggungjawaban paling lambat 1 minggu setelah pelaksanaan PMB (laporan dilengkapi dokumen seluruh kegiatan) VI. Bagan Alir Bagan alir promosi dan PMB STT Ibnu Sina sebagai berikut: Alur Kegiatan Penanggung Jawab/terlibat Dokumen yang diperlukan Penjelasan Mulai 1 Rapat Pembentukan Panitia PMB 2 Ketua STT, Puket 1 dan BAAK Berita Acara Rapat, Absensi dan Dokumentasi Dilaksanakan 1 bulan sebelum pelaksanaan kegiatan Penerbitan dan penyerahan SK Panitia PPMB 3 Puket I SK PPMB dan Berita Acara Penyerahan Dilakukan Paling lambat 3 hari setelah panitia terbentuk 4 Rapat Koordinasi Pelaksanaan Promosi dan PMB Menyusun Program dan materi promosi PMB serta biaya Ketua PPMB PPMB, Prodi dan BAUK Berita Acara Rapat, Absensi dan Dokumentasi Materi Promosi dan PMB Dilaksanaan paling lambat 1 minggu setelah panitia dibentuk Dilaksanakan paling lambat 3 hari setelah rapat koordinasi 7
Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan Penjelasan 5 Membuat Leaflet dan desain sistem promosi Panitia PMB Materi promosi (Profil STT dan Prodi) Pembuatan selambat lambatnya 1 minggu 6 Penyebaran Informasi 7 Panitia PMB Brosur/leaflet dan Materi promosi (Profil STT dan Prodi) Disebarkan ke sekolahsekolah, Perusahaan, Media Cetak, elektronik dan Online selama 2 bulan Membuat Laporan Hasil Pelaksanaan Kegiatan Panitia PMB Dokumen hasil pelaksanaan PMB serta dokumentasinya Disusun dan dijilid secara lengkap paling lambat 1 minggu setelah kegiatan berakhir VII. Lampiran 8