MANUAL PROSEDUR MUTU STT IBNU SINA BATAM

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR MUTU STT IBNU SINA BATAM Nomor Dokumen : MP/STT/SPMI-04 Revisi : Tanggal : 28 Januari 2013 Dibuat oleh : LPMI Dikendalikan Oleh : Puket I STT Ibnu Sina Batam Ismail, ST., M.Sc. Disetujui Oleh : Ketua STT Ibnu Sina Batam Ir. Larisang, MT MANUAL PROSEDUR SPMI STT IBNU SINA BATAM i

2

3 DAFTAR ISI Halaman SAMPUL... i KATA PENGANTAR... ii DAFTAR ISI... iii BAB I. PENDAHULUAN... 1 BAB II. BUTIR-BUTIR YANG DIPERSIAPKAN... 2 BAB III. MANUAL PROSEDUR PELAKSANAAN SPMI STT... 3 A. Penetapan Standar Manual Prosedur Penyusunan Kebijakan Mutu Manual Prosedur Penyusunan Standar Mutu Manual Prosedur Penyusunan Peraturan Mutu Manual Prosedur Penyusunan Rencana Strategis (Renstra) 8 5. Manual Prosedur Penyusunan Kompetensi Lulusan Manual Prosedur Penyusunan Tujuan Pendidikan dan Kurikulum Manual Prosedur Penyusunan Rencana Program dan Kegiatan Pembelajaran Semester B. Pelaksanaan SPMI C. Pelaksanaan Monitoring D. Pelaksanaan Evaluasi Diri E. Pelaksanaan AMI F. Pelaksanaan Rumusan Koreksi G. Pelaksanaan Peningkatan Mutu DAFTAR PUSTAKA MANUAL PROSEDUR SPMI STT IBNU SINA BATAM iii

4 BAB I PENDAHULUAN Pelaksanaan SPMI STT Ibnu Sina Batam sudah merupakan keharusan dan tindak lanjut dari Undang-Undang No 20 Tahun 2003 tentang SISDIKNAS; Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, dan tiga kebijakan dasar yang diisyaratkan dalam Higher Education Long Term Strategy (HELTS) tahun , serta operasionalisasi dari SPMI STT Ibnu Sina. Manual Prosedur SPMI STT Ibnu Sina adalah tatacara atau prosedur pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi secara internal di STT Ibnu Sina yang merupakan kegiatan mandiri yang dirancang, dijalankan, dan dikendalikan oleh Lembaga Penjaminan Mutu Internal (LPMI) STT Ibnu Sina agar proses penjaminan mutu secara ber kelanjutan memenuhi atau bahkan melampaui standar nasional pendidikan (SNP), sebagai upaya memenuhi kebutuhan internal stakeholders (mahasiswa, pendidik, tenaga pendidik). Dengan demikian tatacara atau prosedur pelaksanaan SPMI STT Ibnu Sina harus dipelajari dan dipahami oleh semua pihak yang terkait. Pedoman tatacara ini terdiri atas prosedur teknis dan administrasi. MANUAL PROSEDUR SPMI STT IBNU SINA BATAM 1

5 BAB II BUTIR-BUTIR YANG DIPERSIAPKAN 1. SPMI STT Ibnu Sina dilaksanakan oleh Lembaga Penjaminan Mutu Internal (LPMI) STT dibantu yang meliputi 7 (tujuh) kegiatan secara berurutan, yaitu: 1) Penetapan Standar 2) Pelaksanaan 3) Monitoring 4) Evaluasi 5) AMI 6) Rumusan Koreksi 7) Pengendalian dan Peningkatan Mutu atau Penetapan Standar Baru. SIKLUS SPMI -STT Gambar 1 Siklus SPMI STT Ibnu Sina 2. Pelaksanaan SPMI STT Ibnu Sina dimulai dengan pembentukan perangkat organisasi, pelaksana, dan prosedur yang dilaksanakan MANUAL PROSEDUR SPMI STT IBNU SINA BATAM 2

6 berdasarkan dokumen MM/STT/SPMI-02 (Manual Mutu SPMI STT Ibnu Sina) dan MP/STT/SPMI-04 (Manual Prosedur SMPI STT Ibnu Sina). Penanggung jawab pelaksana SPMI pada tingkat STT Ibnu Sina adalah Pembantu Ketua I STT Ibnu Sina 3. SPMI dilakukan oleh Lembaga Penjaminan Mutu Internal (LPMI) STT Ibnu Sina. 4. Kegiatan audit mutu internal dilaksanakan oleh tim AMI dengan membawa berkas berisi: 1) Tim AMI dalam melakukan audit terlebih dahulu memperlihatkan surat tugas kepada setiap unit yang akan diaudit. 2) Borang Laporan tim AMI, yang harus diisi dan ditandatangani oleh Koordinator LPMI STT Ibnu Sina MANUAL PROSEDUR SPMI STT IBNU SINA BATAM 3

7 BAB III MANUAL PROSEDUR PELAKSANAAN SPMI STT IBNU SINA A. Penetapan Standar Standar yang diperlukan untuk pelaksanaan SPMI adalah: 1. Visi-Misi, Kebijakan SPMI, Standar SPMI, Manual Mutu (MM), Sasaran/Lingkup, Renstra. 2. Manual Prosedur (MP): Urutan aktivitas administratif yang meliputi kegiatan lintas unit kerja. 3. Instruksi Kerja (IK): Urutan aktivitas bersifat teknis berada dalam satu unit kerja saja. 4. Dokumen Pendukung (DP): RPKPS (GBPP- SAP ++) Bahan Ajar. 5. Borang (B0): Borang evaluasi mahasiswa, Borang ujian sarjana. Hal yang perlu disiapkan dalam tahap Penetapan Standar (Perencanaan SPMPT) adalah: 1. Penerbitan SK Ketua STT untuk pembentukan Lembaga Penjaminan Mutu (LPMI), yang mencakup jangka waktu, hak dan kewajiban, yang diatur berdasar: Kebijakan mutu, Standar mutu, dan manual mutu. 2. Penyusunan Kebijakan mutu, Standar mutu, dan manual mutu distt Ibnu Sina. 3. Penyusunan Dokumen Mutu STT Ibnu Sina: Manual Mutu, dan Manual Prosedur. 4. Penentuan penomoran Kodefikasi Dokumen Mutu dengan urutan: a. Nama dokumen b. Nomor dokumen: KM/STT/SPMI-XX/YY-ZZ Ket: KM : Kebijakan Mutu STT : Sekolah Tinggi Teknik Ibnu Sina Batam SPMI : Sistem Penjaminan Mutu Internal XX : Kode Nama Dokumen YY : Kode Nama Standar ZZ : Nomor Urut Prosedure Operasional Standar c. Revisi : Status revisi dokumen d. Tanggal : Tanggal dokumen dibuat/dikeluarkan e. Dibuat : unit/bagian/tim yang membuat dokumen f. Dikendalikan : Petugas yang mengendalikan dokumen g. Disetujui : yang melakukan pengesahan/penandatangan Dokumen. 5. Penyusunan Visi, Misi dan Spesifikasi Program Studi di Program Studi. MANUAL PROSEDUR SPMI STT IBNU SINA BATAM 4

8 Format dan Contoh Penomoran Nama Dokumen Kebijakan Mutu Manual Mutu Standar Mutu Manual Prosedur Nomor Dokumen KM/STT/SPMI-01 MM/STT/SPMI-02 SM/STT/SPMI-03 MP/STT/SPMI Penyusunan Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Tingkat Program Studi: Spesifikasi Program Studi, Instruksi Kerja (IK), Dokumen Pendukung (DP), dan Borang (BO). 7. Pembentukan organisasi SPMPT tingkat STT. a. LPMI (Lembaga Penjaminan Mutu Internal) b. TIM-AMI (Audit Mutu Internal) 8. Penyusunan perangkat evaluasi diri. Berdasarkan hal-hal di atas, maka manual prosedur untuk masing-masing tahap dapat dirumuskan sebagai berikut: 1. Manual Prosedur Penyusunan Kebijakan mutu Pengertian Kebijakan Mutu adalah pernyataan yang harus diikuti oleh seluruh unsur pelaksana SPMI dan pendukungnya yang memuat arah kebijakan penyelenggaraan kegiatan SPMI dan konsepsi STT Ibnu Sina yang menyeluruh untuk mengelola dan mengembangkan tatanan perangkat keras, perangkat lunak, dan sumberdaya manusia yang berkualitas. Penjelasan Penanggung jawab kegiatan SPMI yang tidak mengikuti/melanggar Kebijakan SPMI dapat dimintai pertanggung jawabannya, di tingkat STT Ibnu Sina oleh Ketua STT dan di tingkat Program Studi oleh Ketua Program Studi. Yang Berwenang Menyusun Kebijakan mutu Pihak-pihak yang berwenang menyusun Kebijakan mutu di STT Ibnu Sina Batam disusun oleh Senat STT, dalam pelaksanaannya dibantu oleh Ketua STT melalui Lembaga Penjaminan Mutu Internal (LPMI), selanjutnya disahkan oleh Senat STT dan ditindaklanjuti oleh Ketua STT. MANUAL PROSEDUR SPMI STT IBNU SINA BATAM 5

9 Manual Prosedur Penyusunan Kebijakan Mutu STT 1. Rapat Kerja STT Ibnu Sina memutuskan untuk menyusun kebijakan mutu dengan pertimbangan Senat STT. 2. Draft dokumen kebijakan mutu dirancan oleh ketua STT dan penyusunannya dibantu oleh lembaga penjaminan mutu internal (LPMI) STT Ibnu Sina. 3. Draft dokumen kebijakan mutu dibahas oleh Senat STT. 4. Apabila diperlukan penyempurnaan, LPMI akan mengerjakan penyempurnaan sesuai dengan masukan dari Senat STT. 5. Hasil penyempurnaan yang dibuat oleh LPMI dibahas kembali dalam rapat Senat STT. 6. Persetujuan/Pengesahan kebijakan mutu oleh Senat STT disampaikan secara tertulis kepada Ketua STT untuk ditindaklanjuti dalam lingkup STT Ibnu Sina. 7. Ketua STT menerbitkan Surat Keputusan tentang kebijakan mutu yang berlaku dalam lingkup STT dengan mengirim tembusan ke yayasan, ketua prodi dan kepala unit. Penjelasan 1. Kebijakan mutu harus mencakup Kebijakan Umum, Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat. 2. Kebijakan mutu dapat dimodifikasi mengingat urgensi untuk menyesuaikan dengan isu-isu strategis yang timbul. 3. Kebijakan mutu merupakan dokumen standar yang paling utama, sehingga penyusunannya menjadi prioritas pertama. 2. Manual Prosedur Penyusunan Standar mutu Pengertian 1. Standar mutu adalah pernyataan yang harus diikuti oleh seluruh unsur pelaksana mutu dan pendukung SPMI yang mengarahkan penyusunan rencana dan pelaksanaan kegiatan akademik STT Ibnu Sina, lembaga dan civitas akademika dalam naungan STT Ibnu Sina. 2. Secara umum Standar mutu merupakan landasan bagi pengembangan program SPMI, sumberdaya, prosedur kegiatan SPMI, dan evaluasi SPMI. 3. Secara khusus Standar mutu merupakan landasan bagi penyusunan visi, misi, tujuan pendidikan; tata pamong; kemahasiswaan dan lulusan; sumber daya manusia; kurikulum; sistem pembelajaran; penelitian; pengabdian kepada masyarakat; sarana dan prasarana; keuangan; sistem penjaminan mutu; sistem informasi; sistem pengelolaan; dan suasana akademik. 4. Standar mutu di tingkat STT Ibnu Sina berlaku mengikat bagi seluruh pelaksana kegiatan akademik dan civitas akademika dalam naungan STT Ibnu Sina MANUAL PROSEDUR SPMI STT IBNU SINA BATAM 6

10 Penjelasan Civitas akademika yang tidak mengikuti/melanggar Standar mutu dapat dimintai pertanggung jawabannya disertai dengan sanksi yang berlaku di tingkat STT oleh Ketua STT dan di tingkat program studi oleh ketua program studi. Yang Berwenang Menyusun Standar Mutu Pihak-pihak yang berwenang menyusun Standar mutu di STT Ibnu Sina Batam disusun oleh Ketua melalui pembantu ketua I dibantu oleh Lembaga Penjaminan Mutu Internal (LPMI), selanjutnya disahkan oleh Senat STT dan ditindaklanjuti oleh Ketua STT. Manual Prosedur Penyusunan Standar Mutu STT 1. Rapat Kerja STT memutuskan untuk menyusun Standar mutu yang penyusunannya diserahkan kepada Ketua STT melalui pembantu ketua I dibantu oleh LPMI. 2. Draft dokumen Standar mutu disusun oleh Pembantu ketua I dibantu oleh LPMI 3. Draft dokumen Standar mutu dibahas oleh Senat STT. 4. Apabila diperlukan penyempurnaan, LPMI akan mengerjakan penyempurnaannya sesuai dengan masukan dari Senat STT 5. Hasil penyempurnaan yang dibuat oleh LPMI dibahas kembali dalam rapat Senat STT. 6. Persetujuan dan pengesahan Standar mutu oleh Senat STT disampaikan secara tertulis kepada ketua untuk ditindaklanjuti dalam lingkup STT. 7. Ketua STT menerbitkan Surat Keputusan tentang Standar mutu yang berlaku dalam lingkup STT Ibnu Sina dengan mengirim tembusan ke yayasan, ketua prodi dan kepala unit. Penjelasan 1. Standar SPMI harus mencakup Standar Kegiatan SPMI STT Ibnu Sina Batam secara Umum, sesuai 13 standar yang telah ditetapkan. 2. Standar SPMI harus ditingkatkan arasnya ke arah standar nasional berdasar atas meningkatnya kapasitas dan kemampuan STT Ibnu Sina Batam dan mengingat urgensi untuk menyelesaikan isu-isu strategis yang timbul serta memenuhi kebutuhan stakeholders. 3. Standar SPMI merupakan standar mutu, penyusunannya mengacu pada Kebijakan SPMI. MANUAL PROSEDUR SPMI STT IBNU SINA BATAM 7

11 3. Prosedur Penyusunan Prosedur manual Mutu Pengertian Manual mutu adalah Pernyataan yang harus diikuti oleh seluruh civitas akademika yang terdiri atas Unsur Pelaksana Akademik, tenaga penunjang akademik, tenaga administrasi, dan mahasiswa. Penyusunan dan Pemberlakuan manual mutu Pihak-pihak yang berwenang menyusun Manual mutu di STT Ibnu Sina Batam disusun oleh Ketua melalui pembantu ketua I dibantu oleh Lembaga Penjaminan Mutu Internal (LPMI), selanjutnya disahkan oleh Senat STT dan ditindaklanjuti oleh Ketua STT. Prosedur Penyusunan Manual Mutu STT 1. Rapat Kerja STT memutuskan untuk menyusun manual mutu yang penyusunannya diserahkan kepada Ketua STT melalui pembantu ketua I dibantu oleh LPMI. 2. Draft dokumen manual mutu disusun oleh Pembantu ketua I dibantu oleh LPMI 3. Draft dokumen Standar mutu dibahas oleh Senat STT. 4. Apabila diperlukan penyempurnaan, LPMI akan mengerjakan penyempurnaannya sesuai dengan masukan dari Senat STT 5. Hasil penyempurnaan yang dibuat oleh LPMI dibahas kembali dalam rapat Senat STT. 6. Persetujuan/Pengesahan Standar mutu oleh Senat STT disampaikan secara tertulis kepada ketua untuk ditindaklanjuti dalam lingkup STT. 7. Ketua STT menerbitkan Surat Keputusan tentang Standar mutu yang berlaku dalam lingkup STT Ibnu Sina dengan mengirim tembusan ke yayasan, ketua prodi dan kepala unit. 4. Manual Prosedur Penyusunan Rencana Strategis (Renstra) Pengertian Rencana Strategis (Renstra) menggambarkan kondisi institusi saat ini dan kondisi institusi masa lima tahun mendatang, dan rencana tindakan yang harus dilakukan berdasar kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman. Penjelasan 1. Rencana strategis STT Ibnu Sina disusun berdasarkan visi dan misi STT dan Rencana strategis pada program studi mengacu pada renstra STT Ibnu Sina 2. Rencana Strategis berlaku 5 tahun, dan menjadi pedoman keputusan dan langkah per tahun akademik. MANUAL PROSEDUR SPMI STT IBNU SINA BATAM 8

12 3. Rencana Strategis STT disusun, dilaksanakan, dipertanggunjawabkan oleh ketua dan disahkan oleh Senat STT Ibnu Sina. 4. Rencana Strategis program studi disusun, dilaksanakan, dipertanggunjawabkan oleh ketua program studi dan disahkan oleh ketua STT Ibnu Sina. Tahap-tahap Penyusunan Renstra 1. Mendefinisikan visi dan misi. 2. Melakukan evaluasi diri secara eksternal dan internal untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman. 3. Menerjemahkan misi ke dalam tujuan strategis. 4. Merumuskan dan memilih strategi untuk mencapai tujuan strategis. 5. Menyusun implementasi strategis. 6. Menyusun evaluasi. Manual Prosedur Penyusunan Rencana Strategis STT 1. Ketua membentuk tim untuk menyusun Renstra STT. 2. Ketua STT melalui tim yang ditunjuk, merumuskan visi dan misi STT. 3. Pimpinan STT bersama Tim yang ditunjuk membuat daftar kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman, melalui analisis lingkungan eksternal dan internal. 4. Pimpinan STT bersama Tim yang ditunjuk membuat daftar sasaran jangka panjang sebagai terjemahan misi ke dalam tujuan strategis. 5. Pimpinan STT bersama Tim yang ditunjuk merumuskan dan memilih strategi untuk mencapai tujuan strategis yang dapat menggambarkan strategi STT dalam mencapai sasaran jangka panjang ke dalam sasaran tahunan. 6. Pimpinan STT bersama Tim yang ditunjuk membuat daftar program tahunan sebagai implementasi strategis tingkat STT pada rumusan strategi. 7. Pimpinan STT bersama Tim yang ditunjuk membuat daftar capaian tahunan sebagai evaluasi strategi tingkat STT, kemudian membandingkan dengan program tahunan. 8. Ketua STT menyampaikan rumusan Renstra kepada Senat STT untuk disahkan. 9. Senat STT menyelenggarakan rapat untuk memberikan pertimbangan dan mengesahkan Renstra. 10.Senat STT menindaklanjuti Renstra dan menyampaikan Renstra kepada Ketua. MANUAL PROSEDUR SPMI STT IBNU SINA BATAM 9

13 5. Manual Prosedur Penyusunan Kompetensi Lulusan Pengertian Kompetensi lulusan adalah rumusan tentang kemampuan lulusan yang dihasilkan oleh suatu Program Studi, yang mencakup kemampuan pemahaman (knowledge and understanding), kemampuan intelektual (intellectual skills), kemampuan praktik (practical skills), kecakapan (ability skills), dan perilaku (attitude). Penjelasan Kompetensi suatu Program Studi sangat diperlukan untuk mengarahkan dan menetapkan kurikulum. Program pembelajaran yang dilaksanakan berdasarkan kurikulum yang berbasis kompetensi akan menghasilkan lulusan yang memiliki kemampuan seperti yang dirumuskan di dalam kompetensi tersebut. Kompetensi lulusan dirumuskan bersama oleh masyarakat perguruan tinggi, masyarakat profesi, masyarakat industri, dan pengguna lainnya. Tahap-tahap Penyusunan Kompetensi Lulusan Kompetensi Program Studi disusun oleh tim kurikulum/tim lain yang dibentuk dengan Surat Keputusan Ketua. Kompetensi disusun berdasarkan rujukan nasional dan masukan dari masyarakat perguruan tinggi, stakeholders, dan organisasi profesi. Hasil rumusan kurikulum diserahkan ke ketua STT melalui ketua program studi. Ketua STT meneruskan usulan kompetensi ke Senat STT untuk dibahas dan disahkan. Atas dasar persetujuan dari Senat STT, Ketua STT menetapkan kompetensi lulusan dengan mengeluarkan SK Ketua. Manual Prosedur Penyusunan Kompetensi Lulusan 1. Ketua STT membuat SK pembentukan tim penyusun kompetensi. 2. Tim menyiapkan konsep kompetensi dengan memperhatikan rujukan nasional serta masukan dari masyarakat perguruan tinggi, masyarakat profesi, masyarakat industri, dan pengguna lainnya. 3. Konsep kompetensi hasil kerja tim disampaikan ke ketua program studi untuk diteruskan kepada ketua STT guna dibahas dan disahkan oleh senat STT. 4. Senat STT menyelenggarakan rapat khusus membahas konsep kompetensi. Konsep kompetensi yang perlu diadakan perbaikan dikembalikan kepada ketua untuk diteruskan kepada tim guna dilakukan perbaikan. 5. Konsep yang telah disetujui Senat STT disampaikan ke ketua 6. Usulan kompetensi yang telah disetujui Senat STT ditetapkan oleh ketua dengan SK Ketua. MANUAL PROSEDUR SPMI STT IBNU SINA BATAM 10

14 6. Manual Prosedur Penyusunan Tujuan Pendidikan dan Kurikulum Pengertian 1. Kurikulum adalah seperangkat rencana tertulis dan pengaturan mengenai isi maupun bahan kajian dan pelajaran serta penyampaian dan penilaiannya yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan pembelajaran. 2. Secara umum kurikulum merupakan pedoman penyelenggaraan kegiatan pembelajaran sesuai dengan Standar mutu yang berorientasi kompetensi lulusan dengan memperhatikan visi, misi, tujuan, dan sasaran pendidikan yang ingin dicapai serta sumberdaya dan fasilitas yang tersedia. 3. Secara khusus, kurikulum harus dikembangkan sesuai kebutuhan masyarakat dan kemajuan ilmu serta dapat mengarahkan mahasiswa untuk memahami, menguasai dan menerapkan ilmu yang dipelajari. Penjelasan Tujuan Pendidikan dan Kurikulum perlu dilengkapi dengan silabus/rpkps/gbpp matakuliah atau kegiatan akademik lain. Setiap matakuliah atau kegiatan akademik lain wajib menyiapkan program pembelajarannya sesuai dengan kedudukan matakuliah atau kegiatan akademik lain tersebut dalam tujuan pendidikan dan kurikulum. Tahap-tahap Penyusunan Tujuan Pendidikan dan Kurikulum 1. Tujuan Pendidikan dan Kurikulum Program studi disusun oleh tim kurikulum atau tim lain yang dibentuk dengan SK ketua STT. 2. Tujuan Pendidikan dan Kurikulum disusun berdasarkan rujukan nasional dan masukan dari masyarakat perguruan tinggi, masyarakat profesi, masyarakat industri, dan pengguna lain. 3. Tujuan Pendidikan dan Kurikulum yang telah dirancang diserahkan ke ketua STT melalui ketua program studi. 4. Ketua STT meneruskan usulan Tujuan Pendidikan dan Kurikulum ke Senat STT untuk dibahas dan disahkan. 5. Atas dasar persetujuan dari Senat STT, Ketua STT menetapkan Tujuan Pendidikan dan Kurikulum dengan SK Ketua. Manual Prosedur Penyusunan Tujuan Pendidikan dan Kurikulum 1. Ketua STT membuat SK pembentukan tim kurikulum atau tim lain. 2. Tim menyiapkan konsep Tujuan Pendidikan dan Kurikulum dengan memperhatikan rujukan nasional serta masukan dari masyarakat perguruan tinggi, masyarakat profesi, masyarakat industri, dan pengguna lainnya. MANUAL PROSEDUR SPMI STT IBNU SINA BATAM 11

15 3. Konsep Tujuan Pendidikan dan Kurikulum hasil kerja tim disampaikan ke ketua program studi untuk diteruskan kepada ketua STT 4. Ketua STT meneruskan konsep tujuan pendidikan dan kurikulum ke Senat STT guna memperoleh pembahasan dan pengesahan. 5. Senat STT menyelenggarakan rapat khusus membahas konsep Tujuan Pendidikan dan Kurikulum. Konsep Tujuan Pendidikan dan Kurikulum yang perlu diadakan perbaikan dikembalikan kepada ketua STT untuk diteruskan kepada ketua program studi dan tim guna dilakukan perbaikan. 6. Usulan Tujuan Pendidikan dan Kurikulum yang telah disetujui Senat STT ditetapkan oleh ketua STT dengan SK ketua. 7. Manual Prosedur Penyusunan Rencana Program dan Kegiatan Pembelajaran Semester Pengertian Rencana Program Kegiatan Pembelajaran Semester (RPKPS) adalah pegangan dosen untuk melaksanakan pembelajaran matakuliah atau kegiatan akademik lain yang diasuhnya dalam suatu semester tertentu. RPKPS juga merupakan bahan mahasiswa untuk mengikuti suatu kuliah atau kegiatan akademik lain yang dipilihnya selama satu semester. Penjelasan RPKPS berisi materi pembelajaran pokok mingguan selama satu semester termasuk di dalamnya perintah yang harus dikerjakan oleh mahasiswa dan evaluasi yang akan diselenggarakan. Melalui RPKPS diharapkan pelaksanaan pembelajaran mingguan akan berlangsung efektif dalam suasana yang lebih mengarah pada student learning. RPKPS dievaluasi setiap semester sehingga RPKPS suatu matakuliah atau kegiatan akademik lain suatu semester merupakan penyempurnaan dari semester sebelumnya. Tahap-tahap Penyusunan RPKPS 1. Dosen/kelompok dosen menginventarisasi materi pembelajaran yang pernah diselenggarakan. 2. Materi pembelajaran diperkaya dengan materi-materi baru yang ditambahkan untuk materi pembelajaran. 3. Setelah dilakukan pemilihan materi yang akan diselenggarakan, disusun pengelompokan materi sesuai waktu penyampaian yang tersedia dalam semester yang akan berjalan, dengan memperhitungkan hari libur yang mungkin ada. 4. Materi pembelajaran yang telah disusun dalam urutan waktu penyampaian disebut sebagai Pra RPKPS, selanjutnya diserahkan kepada kelompok bidang ilmu untuk dikaji oleh tim. MANUAL PROSEDUR SPMI STT IBNU SINA BATAM 12

16 5. Pra RPKPS disempurnahkan oleh dosen/kelompok dosen menjadi RPKPS yang akan berlaku untuk semester yang akan datang. 6. Beberapa buku RPKPS dengan identitas tahun ajaran disimpan di perpustakaan untuk dapat dibaca oleh mahasiswa, atau disimpan dalam bentuk informasi elektronik yang dapat diakses mahasiswa untuk mengetahui isi materi dalam rangka pengambilan matakuliah rencana studi dan juga persiapan kuliah yang akan berlangsung. B. Pelaksanaan SPMI Pelaksanaan (implementasi) SPMI, ditandai dengan beberapa langkah operasional sebagai berikut: 1. Penerimaan laporan audit mutu akademik internal STT Ibnu Sina. 2. Penilaian pelaksanaan AMI di STT. 3. Penyerahan Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) ke ketua STT Ibnu Sina yang dilanjutkan ke Pembantu Ketua I Bidang Akademik untuk ditindaklanjuti. C. Pelaksanaan Monitoring Monitoring atau pemantauan merupakan kegiatan yang dapat dilakukan sambil jalan. Artinya bahwa kegiatan monitoring tidak harus menunggu sampai pelaksanaan atau implementasi SPMPT selesai, akan tetapi dapat dilakukan paralel atau bersama-sama dengan tahap pelaksanaan. Monitoring dapat dilakukan oleh pihak internal STT/ Program Studi, dan pihak eksternal, yaitu tim auditor eksternal. Dalam hal dilakukan oleh pihak eksternal, maka prosedurnya adalah: Tim AMI melakukan monitoring setelah tim AMI selesai melaksanakan tugas audit. Setelah memperoleh kesepakatan Permintaan Tindakan Koreksi (PTK), maka Tim AMI akan melakukan monitoring terhadap pelaksanaan tindakan koreksi sesuai permintaan. Jadi yang dimonitor adalah pelaksanaan permintaan tindakan koreksi, sesuai hasil audit yang telah dilakukan sebelumnya. Apabila sampai dengan batas waktu yang disepakati belum dilaksanakan, maka akan dilakukan kesepakatan baru dan dibuat PTK yang baru. Demikian sampai akhirnya mutu yang dijanjikan betul-betul terpenuhi. Khusus untuk monitoring yang dilakukan oleh tim AMI, urutan kegiatannya sebagai berikut: 1. Tim AMI melakukan audit mutu akademik internal (dilakukan sebelum monitoring). MANUAL PROSEDUR SPMI STT IBNU SINA BATAM 13

17 2. Tim AMI melakukan kesepakatan dengan teraudit mengenai butirbutir tindakan koreksi, yang harus dilaksanakan perbaikannya, sesuai jadwal yang disepakati. 3. Tim AMI melaksanakan monitoring terhadap pelaksanaan permintaan tindakan koreksi. 4. Apabila sampai dengan batas waktu yang ditentukan ternyata belum selesai, maka akan dilakukan kesepakatan baru sebanyak dua kali. 5. Apabila sampai dengan dua kali belum terlaksana juga, maka Tim AMI akan membuat laporan kepada Pembantu Ketua I Bidang Akademik, mengenai hasil monitoring yang telah dilaksanakan. D. Pelaksanaan Evaluasi Diri Evaluasi diri merupakan salah satu kegiatan dalam sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi yang dilakukan oleh Program Studi, dalam wujud evaluasi terhadap kinerja Program Studi dengan tujuan peningkatan mutu Program Studi. Evaluasi diri dapat dilakukan oleh: Unit Penjaminan Mutu Internal yang dibentuk Program Studi. Fungsi evaluasi diri meliputi: (1) Pengecekan kesesuaian kegiatan Program Studi dengan visi-misi, (2) Pemenuhan tuntutan pelanggan dan pengguna lulusan, (3) Perbaikan kinerja Program Studi. Adapun perangkat butir dan borang Evaluasi Diri, harus disiapkan lebih awal oleh STT Ibnu Sina dan disampaikan kepada program studi dalam bentuk soft copy. E. Pelaksanaan AMI Apabila sistem penjaminan mutu telah terpenuhi persyaratannya, dan telah siap untuk diaudit, maka tim AMI akan segera melakukan audit sesuai permintaan. Pembentukan TIM AMI akan segera dilakukan, yang diikuti dengan serangkaian prosedur persiapan, pelaksanaan dan pelaporannya. Adapun prosedur selengkapnya, dapat dilihat sebagai berikut: 1. Ketua STT memerintahkan atau mendisposisikan permintaan kepada LPMI STT Ibnu Sina untuk membentuk tim AMI, minimal 3 orang auditor terdiri dari ketua, sekretaris dan anggota. 2. Tim-AMI STT menunjuk ketua tim AMI untuk melaksanakan audit. 3. Ketua STT menerbitkan surat tugas untuk tim AMI. 4. Tim AMI menyusun tujuan, kewenangan dan tanggungjawab AMI serta ruang lingkupnya merujuk surat perintah ketua atau permintaan teraudit. MANUAL PROSEDUR SPMI STT IBNU SINA BATAM 14

18 5. Tujuan, kewenangan, dan tanggungjawab AMI disahkan ketua STT. 6. Tim AMI menyusun rencana dan jadwal AMI bersama teraudit. 7. Teraudit menyerahkan dokumen yang diperlukan kepada ketua tim AMI sesuai dengan waktu yang telah disepakati. 8. Pembagian tugas tim AMI untuk audit sistem. 9. Melaksanakan audit dokumen yang tersedia sesuai dengan standar yang disepakati dan menyusun daftar pengecekan untuk persiapan audit kepatuhan 10. Ketua tim AMI mengkomunikasikan jadwal visitasi kepada teraudit untuk disetujui. 11. Berdasarkan daftar pengecekan, bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen (IK, DP dan BO), pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi secara komprehensif. Ketidaksesuaian yang signifikan dicatat, walaupun tidak tercakup dalam daftar pengecekan. 12. Semua hasil temuan audit didikusikan dengan teraudit untuk mendapatkan persetujuan. Ketidaksesuaian minor atau ringan (observasi/ob) harus segera diperbaiki dalam jangka waktu yang disepakati. 13. Laporan dibuat sesuai jadwal berdasarkan hasil temuan yang telah disetujui oleh teraudit. 14. Laporan audit diserahkan kepada LPMI STT untuk diteruskan kepada Ketua STT. Ketua STT mengirim laporan audit kepada ketua Program studi atau yang teraudit disertai Permintaan Tindakan Koreksi (PTK). 15. Ketua STT/Ketua Program Studi menyusun langkah-langkah peningkatan mutu. Jika diperlukan, dapat berkoordinasi dengan Pembantu Ketua I Bidang Akademik. F. Pelaksanaan Rumusan Koreksi Berdasarkan temuan tim AMI, maka rumusan koreksi akan segera dilakukan sesuai dengan kesepakatan antara tim AMI dengan pihak teraudit yang dilakukan pada pertemuan penutupan (closing meeting). Adapun tahap-tahapnya adalah sebagai berikut: 1. Ketua STT berkoordinasi dengan Puket I untuk menyusun strategi koreksi. 2. Pertemuan koordinasi antara Puket I, Puket II, Puket III, Ketua Program Studi, Kepala Lab, Kepala BAAK dan BAUK untuk membahas rumusan koreksi berdasar PTK. 3. Ketua Program Studi, Kepala Lab dan stafnya untuk mengimplementasikan strategi perbaikan dan peningkatan mutu. 4. Tim AMI membuat laporan evaluasi tentang proses pembelajaran, penilaian Program Studi dan administrasi akademik. MANUAL PROSEDUR SPMI STT IBNU SINA BATAM 15

19 5. LPMI menerima laporan evaluasi perbaikan/peningkatan mutu Program Studi dari Tim AMI 6. LPMI menyusun laporan evaluasi perbaikan/peningkatan mutu Program Studi. 7. LPMI menyerahkan laporan hasil kegiatan Program Studi, kepada ketua STT untuk ditindaklanjuti. 8. Ketua STT meminta Senat STT untuk perbaikan standar mutu. G. Pelaksanaan Peningkatan Mutu Atas dasar hasil temuan tim AMI, maka pihak teraudit akan segera melakukan penyesuaian-penyesuaian, untuk mencapai peningkatan mutu sesuai yang diharapkan pelanggan dan pengguna lulusan. Pelaksanaan peningkatan mutu ini dilakukan melalui permintaan ketua STT kepada Senat STT untuk merumuskan kembali serangkaian perbaikan standar mutu, yang berwujud perbaikan rumusan Kebijakan mutu, dan kemudian terjabar pada Standar mutu dan Manual mutu STT. MANUAL PROSEDUR SPMI STT IBNU SINA BATAM 16

20 DAFTAR PUSTAKA Depdiknas RI KPPTJP- IV Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Pedoman Penjaminan Mutu DIKTI. Departemen Pendidikan Nasional. Jakarta Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Higher Education Long Term Strategy. Departemen Pendidikan Nasional. Jakarta. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Depdiknas Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi. Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) Manfaat bagi Pemimpin Perguruan Tinggi Jakarta: Peraturan Pemerintah nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, Jakarta STT, 2010, Peraturan Akademik STT Ibnu Sina Batam STT, 2010, Statuta STT Ibnu Sina Batam Unsri, 2006, TOR-TMI:Peran, Tugas, Fungsi, dan Bentuk Kelembagaan Sistem Penjaminan Mutu Unsri. Unsri, 2006, Manual Prosedur Pelaksanaan Metoda Satu-Siklus SPMPT Unsri. UGM Standar Akademik Universitas Gadjah Mada. Kantor Jaminan Mutu UGM. Yogyakarta UGM Manual Mutu Akademik Universitas Brawijaya. Pusat Jaminan Mutu UNIBRAW. Malang. UGM Standar Akademik Universitas Diponegoro. Badan Penjaminan Mutu UNDIP. Semarang. UGM, (tanpa tahun), Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. UGM, 2006, Manual Prosedur Pelaksanaan Metoda Satu-Siklus SPMPT- Universitas Gadjah Mada, KJM-UGM. Undang-undang RI No. 20 Tentang Sistem Pendidikan Nasional