39 Adapun form surat masuk yang digunakan dapat dilihat pada gambar 3.1 berikut ini: Gambar 3.1 Form Lembar Disposisi 3.2 Analisa Prosedur Yang Sedang Berjalan Dalam memodelkan suatu aplikasi diperlukan adanya penggambaran mengenai proses bisnis yang terjadi pada sistem, dalam hal ini adalah kegiatan pengolahan surat. Penggambaran proses bisnis dimaksudkan untuk mencari informasi lebih dalam akan pendefinisian kebutuhan sistem kegiatan pengolahan surat.
40 3.2.1 Analisa Prosedur Menggambarkan aliran dokumen yang terjadi pada saat adanya surat masuk di Kantor Satuan Kerja Pengembangan Kawasan Permukiman dan Perbatasan Kepulauan Riau sebagai berikut : 1. Datangnya surat masuk dari pengirim atau instansi lain. 2. Surat masuk di buka dan di baca oleh Bagian Administrasi. 3. Surat masuk yang sudah dibaca lalu dicatat pada lembar disposisi yang akan ditujukan kepada Kepala Satker. 4. Surat masuk dan lembar disposisi disampaikan kepada Kepala Satker untuk ditindaklanjuti. 5. Surat masuk dan lembar disposisi di baca dan diberi disposisi oleh Kepala Satker. 6. Surat masuk yang sudah diberi disposisi dikembalikan kepada Bagian Administrasi. 7. Surat masuk yang sudah diberi disposisi dan dikembalikan ke Bagian Administrasi di catat di dalam buku agenda surat masuk serta diklasifikasikan kebagian yang dituju berdasarkan disposisi dari Kepala Satker ataupun masuk kedalam arsip. 8. Setelah surat masuk dicatat di dalam buku agenda, Bagian Administrasi membuat laporan surat masuk berdasarkan data yang ada pada buku agenda surat masuk. 9. Laporan surat masuk dibuat sebanyak dua rangkap, satu rangkap buat arsip dan satu rangkap lagi ditujukan kepada Kepala Satker.
41 Untuk lebih jelasnya dapat dilihat prosedur surat masuk, pada gambar flowmap dibawah ini : Flowmap Berjalan Pengirim Bagian Administrasi Kepala Satker Buka dan Baca Mencatat Data pada Lembar Disposisi dan Lembar Disposisi dan Lembar Disposisi Membaca dan memberi Disposisi yang telah di Disposisi yang telah di Disposisi Mengklasifika sikan Surat Masuk Mencatat Surat Masuk ke dalam Buku Agenda terklasifikasi Buku Agenda Membuat Laporan Laporan Surat Masuk Laporan Surat Masuk Gambar 3.2 Flowmap Berjalan
42 3.2.2 Analisa Prosedur Surat Keluar Menggambarkan aliran dokumen yang terjadi pada saat adanya surat keluar di Kantor Satuan Kerja Pengembangan Kawasan Permukiman dan Perbatasan Kepulauan Riau sebagai berikut : 1. Adanya konsep surat keluar dari Sekretaris. 2. Surat keluar dari Sekretaris di sampaikan kepada Kepala Satker untuk diperiksa dan diberi Acc. 3. Apabila konsep surat keluar tidak di Acc, konsep surat keluar dikembalikan kepada Sekretaris untuk di perbaiki dan diserahkan kembali kepada Kepala Satker. 4. Apabila konsep surat keluar di Acc, maka surat keluar di tandatangani dan surat keluar kembali di serahkan kepada Sekretaris. 5. Surat keluar yang sudah ada pada Sekretaris diserhkan ke Bagian Administrasi untuk dicatat dalam buku agenda surat keluar serta pemberian No dan Tanggal surat keluar. 6. Setelah surat keluar diberi No dan Tanggal surat lalu surat keluar di bubuhkan cap Perusahaan dan surat keluar pun siap dikirim kepada instansi lain atau penerima surat. 7. Surat Keluar dibuat dua rangkap, satu untuk dikirim kepada instansi lain/penerima yang satu lagi ditujukan untuk arsip surat keluar. 8. Dari data buku agenda surat keluar, Bagian Administrasi membuat laporan surat keluar sebanyak dua rangkap, dimana satu rangkap ditujukan kepada Kepala Satker dan satu rangkap lagi untuk arsip.
43 Untuk lebih jelasnya dapat dilihat prosedur surat keluar, pada gambar flowmap dibawah ini : Gambar 3.3 Flowmap Berjalan Surat Keluar
44 3.3 Analisa Dokumen a. Form Nama Dokumen Sumber Fungsi Jumlah Periode Pembuatan Item Data : Form : Pengirim : Untuk Mengisi Data : 1 Rangkap : Setiap Surat Yang Masuk : Asal Surat, No. Surat, Perihal, Tanggal Terima, No. Agenda b. Form Surat Keluar Nama Dokumen Sumber Fungsi Jumlah Periode Pembuatan Item Data : Form Surat Keluar : Sekretaris : Untuk Mengisi Data Surat Keluar : 2 Rangkap : Setiap Pembuatan Surat Keluar : Tujuan Surat, Tanggal Surat, No. Surat, Sifat, Perihal 3.4 Analisa kelemahan Sistem Tahap pertama yang dilakukan penulis dalam menganalisis data adalah dengan menentukan permasalahan yang terjadi dalam sistem. Dari hasil pengamatan yang dilakukan penulis pada sistem yang berjalan di Kantor Satuan
45 Kerja Pengembangan Kawasan Permukiman dan Perbatasan Kepulauan Riau, diperoleh kesimpulan bahwa : 1. Bagian-bagian bidang kerja belum terorganisir dengan baik. 2. Pencarian dan pengolahan data memakan waktu yang cukup lama karena belum mengimplementasikan teknologi komputasi 3. Pembuatan laporan memerlukan waktu yang cukup lama dan manual sehingga pengambilan keputusan tertunda cukup lama. Pada tulisan ini, penulis melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan PIECES analysis (performance, information, economy, control,efficiency dan services). 1. Analisis Kinerja (performance) Melihat situasi dan kondisi dalam memproses pengolahan data surat masuk dan surat keluar masih kurang efektif jika di tinjau dari Throughput dan Response Time, hal ini dapat di lihat dari proses pengolahan data yang masih menggunakan sistem manual sehingga hanya dapat mengolah data sejumlah surat yang masuk dalam waktu tertentu. Table 3.1 Analisis Kinerja No Faktor Hasil Analisis 1. Throughput Pada waktu pengolahan data surat masuk memakan waktu cukup lama. 2. Response Time Response Time untuk informasi yang di butuhkan lambat.
46 2. Analisis Informasi (information) Apabila sistem informasi dalam suatu perusahaan atau instansi baik maka perusahaan atau instansi tersebut akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai yang di harapkan, terkadang masih terdapat beberapa situasi yang masih membutuhkan peningkatan kualitas dan kecepatan pemberian informasi, seperti kurangnya keakuratan, tepat waktu, relevan dan seringnya terjadi kesalahan dalam proses pencarian, seperti pencarian informasi data - data pegawai. Table 3.2 Analisis Informasi No Faktor Hasil Analisis 1. Akurasi Kurangnya keakuratan data, sehingga seringnya terjadi kesalahan dalam pencatatan data. 2. Relevansi Informasi yang disajikan tidak tersusun dengan jelas. 3. Time Line Pencatatan data transaksi yang masih manual dengan menggunakan buku agenda surat masuk, menyebabkan waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi menjadi lebih banyak sehingga sering terlambat. 3. Analisis Ekonomi (economy) Secara ekonomi system yang berjalan selama ini masih belum efektif dan efisien dalam penggunaan biaya khususnya dalam biaya pengadaan kertas sehingga membutuhkan biaya yang dianggarkan cukup besar.
47 Table 3.3 Analisis Ekonomi No Faktor Hasil Analisis 1. Biaya a. Biaya yang dikeluarkan untuk pembelian alat tulis, buku dan kertas sangatlah besar setiap bulannya. b. Biaya operasional meningkat karena pengolahan data sirkulasi masih dilakukan secara manual. 4. Analisis Pengendalian (control) Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan. Keberadaannya bertujuan untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan system serta untuk menjamin keamanan data dan informasi yang dihasilkan. Dengan adanya control maka tugas maupun kinerja yang mengalami kendala dapat diperbaiki. Table 3.4 Analisis pengendalian No Faktor Hasil Analisis 1. Pengendalian terhadap hak akses a. Tidak adanya proteksi terhadap data yang ada sehingga kehilangan data sering terjadi. b. Hak akses terhadap sistem saat ini dibatasi hanya untuk operator saja. c. Pihak manajemen tidak mampu mengontrol dan memperoleh informasi maupun laporan dengan cepat dikarenakan terlalu banyak data yang tidak beraturan.
48 5. Analisis Efisiensi (efficiency) Dari hasil pengamatan yang sedang berjalan, dapat dinilai bahwa pendayagunaan waktu dan personil masih kurang efisien. Proses pencarian dan pengolahan data masih menggunakan system manual maka dalam proses tersebut membutuhkan waktu yang lumayan lama untuk mendapatkan data tersebut, belum lagi adanya pekerjaan yang ganda menyebabkan pekerjaan lain menjadi tertunda. Table 3.5 Analisis Efisiensi No Faktor Hasil Analisis 1. Jumlah sumber Daya yang a. Dalam mengopersikan sistem hanya 1 orang pegawai sebagai operator saja. b. Pemanfaatan komputer saat ini hanya digunakan untuk digunakan kepentingan surat menyurat saja, banyak kertas yang digunakan sebagai data atau dokumen. 6. Analisis Layanan (services) Fokus analisis ini pada tinjauan sejauh mana kemudahan yang diberikan oleh system yang diterapkan untuk menyelesaikan pekerjaan, kemudahan untuk memperoleh data-data yang dibutuhkan untuk proses evaluasi kerja serta kemudahan bagi anggota untuk memperoleh informasi.
49 Table 3.6 Analisis Layanan No Faktor Hasil Analisis 1. Pelayanan a. Membuat laporan laporan data surat masuk dan surat keluar untuk ke pimpinan membutuhkan waktu lebih dari 30 menit. 3.5 Analisa Kebutuhan Sistem Untuk merancang rencana pengembangan sistem secara keseluruhan maka suatu informasi sangatlah penting, karena dengan informasi kita dapat mengetahui bagian sistem yang akan dilakukan perbaikan dan pergantian serta bagian sistem mana yang harus dipertahankan. 1. Kebutuhan Fungsional a. Sistem dapat melakukan entri data yang berhubungan dengan surat. b. Sistem dapat melakukan proses pencarian surat berdasarkan nomor surat. c. Sistem dapat melakukan pencatatan laporan seperti : 1) Sistem dapat mencetak laporan surat masuk. 2) Sistem dapat mencetak laporan surat keluar. 3) Sistem dapat mencetak lembar disposisi. 2. Kebutuhan Non Fungsional Perencanaan dan pengembangan sistem memiliki tujuan agar dapat memperoleh informasi yang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kualitas
50 kerja. Kebutuhan teknologi atau perlatan yang diperlukan dalam pengembangan sistem terdiri dari : a. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak merupakan perangkat yang berfungsi untuk melakukan pengerjaan dalam prosesing sistem untuk mendukung pekerjaan system computer. untuk melaksanakan proyek ini, maka hanya dibutuhkan beberapa perangkat lunak saja yaitu : Netbeans 7.1, Xampp dan menggunakan Operating sistem windows 7. b. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Perangkat keras yang digunakan dalam penerapan sistem ini dengan menggunakan komputer yang sudah ada di Kantor Satuan Kerja Pengembangan Kawasan Permukiman dan Perbatsasan Kepulauan Riau. Sehingga biaya pengadaan hardware tidak ada. c. Kebutuhan Perangkat Manusia (Brainware) Kebutuhan brainware untuk mengerjakan sistem ini adalah : 1) Analisis Sistem Bertugas mempelajari dan menganalisa serta memberikan penjelasan terhadap suatu masalah untuk menyelesaikan dengan sistem. 2) Programer Bertugas melakukan penulisan kode-kode program komputer dan melakukan perancangan program sesuai dengan apa yang di arahkan oleh analisis sistem.
51 3) Operator Bertugas mengoperasikan sistem yang telah dibuat berupa masukkan (input), pengeditan ( update), dan pembuatan laporan dengan bantuan komputer.