BAB IV ANALISIS DAN PERENCANAAN 4.1 Analisis Proses Bisnis Lama PTGI adalah sebuah divisi yang mempunyai otoritas penuh dalam mengelola usahanya di PGN yang mempunyai bisnis inti membuat jaringan pipa transmisi untuk menyalurkan gas bumi. Melihat dari bisnis inti dari divisi ini diperlukan banyak sekali faktor-faktor pendukung dari kegiatan membuat jaringan transmisi pipa, antara lain adalah dalam pengadaan guna memperlancar pekerjaan. Dalam hal ini kegiatan pengadaan dilakukan oleh Staf Administrasi dan Keuangan PTGI (KDA) setelah mendapat pesanan dari masing-masing bagian yang terdapat di PTGI berupa surat permintaan. Proses pengadaan tersebut dalam pelaksanaannya mendapat pengaruh yang besar dari bagian-bagian yang membutuhkannya dalam pelaksanaannya. Setelah surat permintaan dibuat oleh bagian yang membutuhkan, lalu dilanjutkan dengan proses pengadaan. Pesanan dilakukan oleh bagian yang membutuhkan biasanya sangatlah diperlukan dalam waktu dekat, sehingga pihak staf KDA harus cepat tanggap untuk memenuhinya karena akan berpengaruh pada kegiatan-kegiatan di bagian tersebut, oleh karena itu proses pengadaan harus dilaksanakan dengan cepat. 29
Dapat dilihat pada gambar 4.1 dibawah ini adalah proses umum pengadaan di PTGI yang menjadi fokus rekayasa ulang. Perumusan kebutuhan Surat permintaan Proses Rekayasa Ulang Pemesanan Pengiriman oleh vendor Penagihan pembayaran Pendistribusian Pengecekan Penerimaan Gambar 4.1 Proses Pengadaan Barang Dalam proses pengadaan terdapat sub proses yang meliputi proses pemesanan, proses penerimaan dan proses pendistribusian yang dapat dikontrol secara penuh oleh pihak manajemen PTGI dalam hal ini bagian administrasi dan proses pengiriman dari vendor yang sudah merupakan faktor eksternal yang tidak dapat dikendalikan sepenuhnya oleh KDA PTGI. Dengan mengoptimalkan kinerja proses-proses tersebut, secara langsung akan mengurangi waktu yang diperlukan untuk pengadaan. Di halaman berikut pada gambar 4.2. dapat dilihat model proses pemesanan lama berdasarkan per dokumen. 30
Staff Start Isi formulir permintaan Sekretariat Penegecekan Ya Surat permintaan persediaan Tersedia End Buat surat pemesanan /PO Tdk Ass. Manajer Bagian Yes Persetujuan Manajer Bagian Persetujuan Yes No Manajer Keuangan Persetujuan No Manajer Proyek Disetujui Yes Staff KDA PTGI Manajer Keuangan KDA PTGI No Disetujui Yes ya Pengecekan yes Staf KDA PTGI Pengiriman PO Vendor PO End Gambar. 4.2 Model Proses Pemesanan Barang Lama 31
Dan untuk Model Proses Penerimaan dan Pendistribusian Lama, dapat dilihat pada gambar 4.3. berikut ini Start Barang datang Tanda terima Pengecekan Sesuai spek Yes No Peny impanan Cek sesuai pesanan PO Tolak End Memasukan data penerimaan Tidak Kondisi bagus Ya Barang diterima Perintah pendistribusian Otorisasi/ Persetujuan dari bagian peny impanan Staf KDA PTGI Sesuai Tdk Ya Buat tanda terima & kirim ke peny impanan Pendistribusian Laporan penerimaan Lengkap Yes Pembuatan surat pendistribusian Sekretariat Cek perlengkapan No End Gambar 4.3. Model Proses Penerimaan dan Pendistribusian lama 32
Dari kedua model proses bisnis lama tersebut dapat dibagi menjadi rincian sub proses seperti tampak pada tabel 4.1. berdasarkan waktu proses per dokumen sebagai berikut: Tabel 4.1. Rincian Sub Proses Lama Proses Pengadaan Barang Waktu rata-rata SDM Sub Proses Pemesanan Barang 145,39 menit 10 1 Pembuatan Surat Permintaan 7,15 menit 1 2 Pengecekan Persediaan Barang & pembuatan surat pemesanan /purchase order (PO) oleh sekretariat 4 Persetujuan Pertama Purchase Order (PO) oleh ass.manajer bagian 11,58 menit 1 17,50 menit 1 5 Persetujuan Kedua PO oleh manajer bagian 19,55 menit 1 6 Persetujuan ketiga PO oleh bagian keuangan 15,03 menit 1 7 Persetujuan keempat oleh manajer proyek 29,30 menit 1 8 Pengecekan oleh staf KDA PTGI 14,29 menit 2 9 Persetujuan kelima oleh manajer KDA PTGI 24,59 menit 1 10 Pengiriman ke vendor oleh staf KDA 6,59 menit 1 Sub Proses Penerimaan Barang 46,52 menit 6 1 Pengecekan oleh staf KDA PTGI 10,12 menit 1 2 Penerimaan Barang 10,11 menit 2 3 Pengecekan 15,10 menit 1 4 Barang di terima 11,19 menit 2 Sub Proses Pendistribusian Barang 54,34 menit 8 1 Pemasukan data 15,11 menit 2 2 Pengecekan perlengkapan 10,30 menit 2 3 Pembuatan surat pendistribusian 10,01 menit 1 4 Otorisasi/ Persetujuan dari bagian penyimpanan 9,55 menit 1 5 Pendistribusian ke bagian yang memesan 9,37 menit 2 Data-data mengenai proses apa saja dan waktu proses yang terjadi didapatkan dari adanya pengamatan langsung di lapangan yang dilakukan dari tanggal 5 Januari 10 Februari 2003 untuk waktu pengumpulan data kemudian 33
dari hasil pengamatan ini kemudian diambil waktu rata-rata per tiap-tiap kegiatan berdasarkan per dokumen permintaan. 4.2. Pembahasan Proses Bisnis Lama 4.2.1. Rincian Proses Bisnis Lama Sub proses pemesanan terdiri dari: 1. Pembuatan Surat Permintaan yang dilakukan oleh Staf yang memakan waktu rata-rata 7,15 menit per dokumen. 2. Pengecekan persediaan di gudang dan Pembuatan PO Setelah menerima Surat permintaan dari staf kemudian sekretariat melakukan pengecekan ketersediaan sesuai pesanan di tempat penyimpanan dan selanjutnya pembuatan PO, proses kedua kegiatan tersebut memakan waktu rata-rata 11,58 menit per dokumen. 3. Persetujuan pertama atas PO Dokumen PO ini kemudian dimintakan persetujuan kepada asisten Manajer Bagian kemudian diduplikasi. Persetujuan dan penduplikasian ini memakan waktu rata-rata 17,50 menit per dokumen. Setelah disetujui, dokumen asli dikirim Manajer Bagian. 4. Persetujuan kedua atas PO Persetujuan kedua dilakukan oleh Manajer Bagian dan hasilnya diduplikasikan dengan waktu rata-rata 19,55 menit per dokumen. Dokumen yang sudah disetujui tadi dikirim ke Manajer keuangan. 34
5. Persetujuan ketiga atas PO Persetujuan ketiga dilakukan oleh Manajer Keuangan dan hasilnya diduplikasikan dengan waktu rata-rata 15,03 menit per dokumen. Dokumen yang sudah disetujui tadi dikirim ke ManajerProyek. 6. Persetujuan ke empat atas PO Persetujuan keempat dilakukan oleh Manajer Proyek dan hasilnya diduplikasikan dengan waktu rata-rata 29,30 menit perdokumen. Dokumen yang sudah disetujui tadi dikirim ke Staf KDA PTGI. 7. Pengecekan atas PO Pengecekan kelima dilakukan oleh Staf KDA PTGI terhadap surat pemesanan dan ditempat penyimpanan hasilnya diduplikasikan dengan waktu rata-rata 14,29 menit per dokumen. Dokumen yang sudah disetujui tadi dikirim ke Manajer KDA PTGI. 8. Persetujuan kelima atas PO Persetujuan/ pengecekan kelima dilakukan oleh Manajer KDA PTGI hasilnya diduplikasikan dengan waktu rata-rata 24,59 menit per dokumen. Dokumen yang sudah disetujui tadi dikirim ke Manajer KDA PTGI. 9. Pengiriman ke PO ke Vendor Setelah mendapat PO yang memiliki lima persetujuan, staf KDA PTGI mengirimkan PO tersebut kepada vendor melalui fax ataupun melalui telepon dan aslinya melalui kurir. Waktu pengiriman PO ini memakan waktu rata-rata 6,59 menit per dokumen. 35
Sub Proses Penerimaan Barang 1. Pengecekan oleh staf KDA PTGI Pihak staf KDA PTGI yang mengurusi bagian penyimpanan, saat menerima menghubungi staf KDA yang memesan untuk memastikan yang dikirim sesuai dengan permintaan, proses ini memakan waktu 10,12 menit per dokumen. 2. Penerimaan Staf KDA PTGI melakukan pengecekan sesuai dengan nomor PO. Proses pengecekan dilakukan melalui telepon atau melihat langsung ini, memakan waktu rata-rata 10,11 menit per dokumen. 3. Pengecekan Staf KDA PTGI kemudian mengecek sesuai PO yang terdokumentasi atau sesuai dengan spesifikasinya atau tidak. Proses ini memakan waktu rata-rata 15,10 menit per dokumen. 3. Barang diterima Staf KDA PTGI setelah mengecek lalu membuat tanda Terima dan dikirim ke penyimpanan. Proses ini memakan waktu 11,39 menit per dokumen. 36
Sub proses pendistribusian 1. Pemasukan data ke daftar - dan pengiriman laporan ke Sekretariat yang memesan. Setelah menerima, dilakukan update data ke daftar - di tempat penyimpanan yang memakan waktu rata-rata 15,11 menit per dokumen. Selanjutnya mengirim laporan penerimaan pada Sekretariat yang memesan. 2. Pengecekan kelengkapan Kemudian sekretariat yang memesan melakukan pengecekan terhadap kelengkapan sesuai dengan surat pemesanan. Pengecekan ini memakan waktu rata-rata 10,30 menit per dokumen. 3. Pembuatan dan Pendistribusian Setelah lengkap, Sekretariat surat pendistribusian pesanan yang berfungsi sebagai alat bukti untuk mengeluarkan dan melakukan pendistribusian. Pembuatan surat pendistribusian ini memakan waktu rata-rata 10,01 menit per dokumen. 4. Otorisasi/ Persetujuan dari bagian penyimpanan Surat pendistribusian ini harus diotorisasi oleh staf KDA PTGI di bagian penyimpanan sebelum dapat didistribusikan. Hal ini dimaksudkan juga sebagai kontrol. Otorisasi ini memakan waktu rata-rata 9,55 menit per dokumen. 5. Pendistribusian Kemudian disiapkan untuk didistribusikan oleh staff KDA yang memesan dan memakan waktu rata-rata 9,37 menit per dokumen. 37
4.2.2. Permasalahan yang dihadapi Pada sub proses pemesanan, Dokumen yang mengalir, seperti surat pemesanan dan purchase order berbentuk kertas (paper base document) sehingga dokumen tersebut harus dicetak terlebih dahulu, dan sampai dimana dokumen tersebut sudah berada tidak dapat dilacak, sehingga ada resiko kehilangan dokumen. Untuk proses persetujuan (approval), dilakukan pada dokumen yang berbasis kertas (paper base document), sehingga seringkali proses persetujuan jauh lebih singkat dibanding waktu yang diperlukan untuk membawa dokumen tersebut dikarenakan dokumen yang masuk ketiap-tiap bagian dalam proses tidak langsung di tindak lanjuti oleh yang berwenang karena tidak dipisahkan dengan dokumendokumen yang lain sehingga banyak waktu yang terbuang hanya karena yang tidak mengetahui dokumen tersebut dibutuhkan persetujuannya segera. Terdapat penduplikasian yang berganda yang tidak perlu, seperti pada proses persetujuan pertama sampai dengan ke lima, dan banyak proses penduplikasian. Pada sub proses penerimaan masalah yang timbul adalah penerimaan, sering terjadi yang dikirim tidak sesuai spesifikasinya karena adanya perubahan spesifikasi pesanan, dan perubahan spesifikasi tersebut tidak ada pemberitahuan dari KDA yang memesan atas permintaan pemesan, kebagian penyimpanan dan tidak merevisi surat tanda terima. Hal tersebut mengakibatkan 38
tidak dapat langsung diinspeksi karena harus menunggu datangnya surat tanda terima yang baru 4.3. Usulan Proses Bisnis Dari hasil pengamatan serta interview dengan pihak terkait, maka didapatkan diagram proses dari kegiatan-kegiatan yang sedang berjalan dengan menggunakan software Micrografx Process 2000 disusunlah skenario, sumber daya, sehingga dapat dimingkinkan dilakukan simulasi. Simulasi ini tidak hanya dilakukan untuk proses yang sedang berjalan saja tetapi juga untuk proses yang sudah direkayasa ulang. Dengan adanya simulasi ini diharapkan sedikit banyak membantu untuk mengetahui sejauh mana dampak dari rekayasa ulang proses terhadap proses yang sedang berjalan. Dengan memperhatikan bahwa pada PTGI telah memiliki infrastruktur jaringan komputer dan memiliki sistem data base, pendekatan usulan proses baru ini pada pemanfaatan teknologi jaringan untuk melakukan work flow. Ada banyak perangkat lunak yang menyediakan fasilitas-fasiltas untuk mendukung kegiatan tersebut ataupun membuat program sendiri menggunakan Visual Basic. Pada sub proses pemesanan, pengisian formulir pemesanan yang dibuat oleh Staff memakan waktu rata-rata 5,01 menit per dokumen yang kemudian diberikan kepada Sekretariat selanjutnya Sekretariat melakukan pengecekan terhadap ketersediaan di tempat penyimpanan, bisa dilakukan melalui database. 39
Bila tidak tersedia, selanjutnya Sekretariat membuat Surat pemesanan /Purchase Order lalu mengirimkannya secara elektronik dengan attachment dokumen yang diperlukan kepada Proyek Manajer kegiatan ini kira-kira memakan waktu ratarata 5,05 per dokumen dan disimpan dalam database. Persetujuan dari Manajer Proyek memakan waktu 5,10 menit per dokumen dan kemudian dikirim ke Manajer KDA PTGI dilakukan berurutan secara elektronik yang memakan waktu rata-rata 5,07 menit per dokumen. Dan secara otomatis setelah persetujuan kedua diberikan oleh Manajer KDA kepada staf KDA PTGI surat pemesanan/puchase Order dan didokumentasikan pada database. Staf KDA PTGI lalu mengirimkan surat pemesanan/ Purchase Order tersebut setelah mendapat persetujuan dari Manajer KDA PTGI melalui internet kepada vendor yang memiliki fasilitas tersebut ataupun mencetak surat pemesanan/ Purchase Order terlebih dahulu untuk kemudian mengirimkan kepada vendor melalui fax, atau melalui sistem pemesanan secara online yang dimiliki vendor tertentu. Berdasarkan surat pemesanan/ Purchase order tersebut, dibuat Tanda terima dan dikirimkan ke tempat penyimpanan. Waktu pengiriman pemesanan / Purchase Order dan tanda terima ini dilakukan secara bersamaan dan memakan waktu rata-rata 10,11 menit per dokumen. Pada Sub Proses Penerimaan Barang tanda terima secara otomatis telah tersimpan pada komputer yang berada di tempat penyimpanan, dan waktu vendor mengirim staf yang bertugas tinggal mengecek di komputer dan langsung melakukan inspeksi dalam hal kecocokan spesifikasi dan kondisi, setelah itu diterima dan disimpan. 40
Pada sub proses pendistribusian, setelah menerima, dilakukan pendataan ulang ke daftar - di tempat penyimpanan dan pembuatan laporan penerimaan. Selanjutnya laporan penerimaan dikirim pada Sekretariat secara elektronik. Kemudian Sekretariat melakukan pengecekan terhadap kelengkapan sesuai dengan Surat pemesanan. Setelah lengkap, Sekretariat membuat surat pendistribusian yang kemudian dikirim secara elektronik untuk dicetak di tempat penyimpanan. Hasil cetakan surat pendistribusian ini harus diotorisasi oleh staf KDA dibagian penyimpanan sebelum dapat dikeluarkan. Hal ini dimaksudkan juga sebagai kontrol. Setelah mendapat otorisasi disiapkan untuk dikirim. Sekretariat membuat surat pendistribusian yang berfungsi sebagai alat bukti mengeluarkan. Pembuatan surat pendistribusian memakan waktu rata-rata 5,10 menit per dokumen yang kemudian didistribusikan/ kirim ke pemesan oleh Staf KDA yang memesan. Waktu rata-rata untuk proses per dokumen yang diusulkan ini didapat dari hasil perkiraan simulasi. Hal yang penting adalah setiap adanya perubahan spesifikasi harus ditindak lanjuti oleh staf peminta dengan meminta sekretariat memperbaharui data yang secara otomatis juga memperbaharui tanda terima yang ada di komputer tempat penyimpanan. 41
4.4. Rincian Proses Bisnis yang Diusulkan Model Proses yang diusulkan adalah sebagaimana tampak pada gambar 4.4 Model Proses Pemesanan Barang yang Diusulkan dan gambar 4.5. Model Proses Penerimaan I si formulir Barang dan Persiapan Pengiriman Barang yang Diusulkan berikut ini Staf Start permintaan Surat permintaan Pengecekan persediaan Tidak tersedia Ya End Sekretariat Buat surat pemesanan /PO M anajer Proyek Persetujuan No Yes M anajer KDA PTGI Persetujuan Staff KDA PTGI Peng ecekan dan pemesanan PO Vendor PO End Gambar 4.4 Model proses pemesanan yang diusulkan 42
Gambar 4.4 Model Proses Pemesanan Barang yang Diusulkan Start Barang datang Ada Ya Tdk Pengecekan Sesaui spek Tdk Ya Kondisi bagus Penyimpanan Cek tanda terima Laporan penerimaan end Tolak Memasukan data penerimaan Barang Diterima Ya Perintah pendistribusian Otorisasi/ Persetujuan dari bagian penyimpanan Staf KDA PTGI Pendistribusian Cek perlengkapan Lengkap Yes Pembuatan surat pendistribusian Sekretariat No End Gambar 4.5 Model proses penerimaan dan pendistribusian yang diusulkan 43
Perubahan waktu proses per dokumen yang terjadi dapat dilihat pada tabel 4.2 Rangkuman Proses Bisnis yang Diusulkan berikut ini: Tabel 4.2. Rangkuman Proses Bisnis yang Diusulkan PORSES PENGADAAN BARANG Waktu rata-rata SDM Sub Proses Pemesanan Barang 30,34 menit 5 1 Pembuatan permintaan 5,01 menit 1 2 Pengecekan Persediaan Barang dan 5,05 menit 1 pembuatan surat pemesanan 3 Persetujuan pertama PO 5,10 menit 1 4 Persetujuan kedua PO 5,07 menit 1 5 Pengecekan PO dan pengiriman 10,11 menit 1 pemesanan PO ke vendor Sub Proses Penerimaan Barang 26,11 menit 3 1 Pengecekan GRO 5,30 menit 1 2 Pengecekan 10,30 menit 1 3 Penerimaan Barang 10,11 menit 1 Sub Proses Pendistribusian Barang 30,52 menit 5 1 Pemasukan data daftar - dan 7,08 menit 1 laporan ke Sekretariat 2 Pengecekan kelengkapan 5,10 menit 1 3 Pembuatan surat pendistribusian 5,10 menit 1 4 Otorisasi surat pendistribusian 3,15 menit 1 5 Pendistribusian Barang 10,09 menit 1 44
4.5. Perbandingan Proses Bisnis Lama dengan Proses Bisnis yang Diusulkan Hasil simulasi yang dilakukan pada proses bisnis lama dan proses bisnis yang diusulkan berdasarkan proses per dokumen dapat dilihat pada tabel 4.3. berikut ini: Tabel 4.3. Perbandingan Proses Bisnis Lama dengan Proses Bisnis yang Diusulkan Proses Binis Lama Proses Bisnis Baru Waktu Waktu SDM rata-rata rata-rata SDM Sub Proses Pemesanan Barang 145,39 10 30,34 5 Sub Proses Penerimaan Barang 46,52 6 26,11 3 Sub Proses Persiapan Pengiriman Barang 54,34 8 30,52 5 Total 246,25 26 86,97 13 45
Dan penghematan yang dicapai dapat dilihat pada gambar 4.6 berikut ini Perbandingan sistem lama dan usulan 100% 90% 80% 79% 70% 60% 65% Pemesanan 50% 40% 30% 44%44% 50%50% 50% 37% Penerimaan Persiapan/pengiriman Total 20% 10% 0% Waktu SDM Gambar 4.6 Penghematan proses bisnis yang diusulkan Penghematan yang didapat dari segi waktu menunjukkan hasil yang sangat berarti, dimana waktu siklus per dokumen proses baru mengalami penghematan lebih dari 50%, yaitu 65%. Hal ini diikuti pula oleh penghematan sumber daya manusia sebesar 50%. 46