Materi 2 PERKIRAAN PENGHUBUNG (ACCOUNT INTERFACE) Account Interface adalah perkiraan yang menghubungkan modul luar (Receivable Ledger, Payable Ledger, Cash Management, Purchasing, Billing, Inventory Control) ke modul General Ledger. Pada saat proses posting modul luar, DacEasy memposting ikhtisar yang dicatat dalam modul luar tersebut ke modul General Ledger. Jadi perkiraan-perkiraan ini memegang peranan sangat penting dalam integrasi diantara ketujuh modul tersebut. Cara mengisi Account Interface adalah sebagai berikut : 1. Aktifkan Account Interface Screen dengan memilih Account Interface dari menu Edit Defaults. Tampilannya akan tampak sebagai berikut :
2. Isilah field-field pilihan dengan ketentuan sebagai berikut : a. Distribution of Sales, Sales Returns and COGS Pengaturan account interface sangat tergantung dari pilihan mengisi field ini. Apabila ingin melakukan departementisasi terhadap Sales, Sales Return dan Cost of Good Sold (COGS) dalam DacEasy, gunakan field ini untuk menentukan metodenya. None Apabila memilih None, DacEasy mengelompokkan jumlah semua Sales Return dan COGS dalam satu perkiraan detail. Dengan kata lain, tidak melakukan departementisasi. Customer Pilihlah Customer apabila ingin melakukan departementisasi Sales (Penjualan), Sales Return (Retur Penjualan), dan COGS (Harga Pokok Penjualan) berdasarkan langganan (customer). Dengan pilihan ini akan dianggap bahwa pencetakan laporan keuangan yang dikelompokkan berdasarkan langganan adalah yang paling dibutuhkan. Apabila memilih Customer, harus memasukkan perkiraan general dalam field Sales, Sales Return, dan COGS. Inventory Dengan memilih Inventory, berarti melakukan departementisasi Sales, Sales Return, dan COGS berdasarkan produk dan jasa. Ini berarti pencetakan laporan keuangan yang dikelompokkan berdasarkan produk dan jasa adalah yang paling dibutuhkan.
b. Interface Account Field-field yang ada dalam interface screen merupakan field yang harus diisi apabila menggunakan modul luar. Apabila memilih None dalam metode departemetisasi, maka semua field dalam interface account harus diisi dengan perkiraan detail. Apabila memilih Customer atau Inventory, maka semua field diisi dengan perkiraan detail, kecuali field Sales, Sales Return, dan COGS. Semua field dalam interface account tidak harus diisi apabila hanya ingin menggunakan modul general ledger. 3. Apabila semua field telah terisi dengan benar, tekan F10 untuk menyimpannya, atau ESC apabila ingin keluar dengan tanpa menyimpannya. Berikut adalah contoh pengisian Account Interface : 1. Menu Edit Defaults Account Interface Distribution of Sales, Sales Returns and COGS pilih None
Masukkan semua perkiraan detail dengan menekan F5. - Banking (Bank) - Accounts Receivable (Piutang Dagang) - Accounts Payable (Hutang Dagang) - Inventory (Persediaan) - Cost of Goods Sold (Harga Pokok Penjualan/HPP) - Sales (Penjualan) - Sales Returns (Retur Penjualan) - Finance Charge (Pendapatan Denda) - Sales Discount (Potongan Penjualan) - Purchase Discount (Potongan Pembelian) - Current Earnings (Laba Yang Ditahan/LYD/Retained Earning) - Direct Labor (Biaya Tenaga Kerja Langsung/BTKL) (Untuk Banking, kalau tidak ada perkiraan Cash on Bank, pilih saja Cash on Hand atau Cash. Kalau ada perkiraan yang tidak ada di daftar perkiraan, dikosongkan saja.)
2. Setelah itu diproses (F10) Apabila tampilannya seperti di bawah ini, berarti masih ada yang salah. Baca tulisan yang ada dalam kotak merah. Artinya, akun/perkiraan tersebut bukan akun yang bertype Detail. Kesalahan dapat terjadi antara lain karena ada kesalahan waktu memilih type akun (pada waktu Edit Account) atau karena memang salah dalam memilih nama akun. Langkah-langkah pengeditan : pilih Continue-lihat di mana kursor berada-f5-(kalau salah memilih akun, pilih akun yang benar, Enter. Kalau type akun yang salah, tekan F9, arahkan kursor ke Type, pilih Detail, F10, Enter)-F10.
Baca tulisan yang ada di kotak merah. Artinya akun/perkiraan tersebut perlu rekonsiliasi. Pilih Continue. Kemudian lihat di mana kursor berada. Tekan F5, lalu F9. Arahkan kursor ke Reconcilable Bank Account, pilih Yes, kemudian F10 - Enter - F10. TABEL TERMIN (TERMS TABLE) DacEasy menggunakan tabel termin (terms table) ini untuk menentukan tanggal diskon, besarnya diskon, dan tanggal jatuh tempo untuk faktur dan order pembelian. Dalam akuntansi, jumlah diskon yang didasarkan pada termin ini akan mempunyai jurnal tersendiri, sedangkan diskon yang didasarkan atas price break tidak mempunyai jurnal (dicatat sebesar harga netto). Cara mengisi, mengedit, dan menghapus Terms Table 1. Aktifkan terms table screen dengan memilih Terms dari menu Edit Tables. Tampilannya akan tampak sebagai berikut :
Mengisi Terms Table 2. Masukkan informasi terms table pada setiap fieldnya, dengan mengikuti ketentuan sebagai berikut : a. Code Kode yang berisi sampai 5 karakter ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi terms table dalam DacEasy. b. Description Field ini diisi maksimal 17 karakter. Tujuan dari field ini ada dua : (1) description yang tampak pada customers screen dan vendors screen, memberikan kesempatan untuk meyakinkan bahwa telah memasukkan term yang benar untuk customers dan vendors, (2) term table yang tampak pada invoice screen dan purchase order screen, juga bisa digunakan untuk meyakinkan bahwa parameter yang dipakai pada setiap transaksi sudah benar.
c. Type DacEasy memberikan fasilitas untuk menghitung term-term tersebut dengan menggunakan metode jumlah hari-hari (Number of Days) atau hari dalam suatu bulan (Day of Month). Dengan metode Number of Days, berarti harus menambahkan jumlah hari tertentu pada tanggal transaksi untuk menghitung tanggal diskon dan tanggal jatuh tempo. Sedangkan apabila dengan metode Day of Month, berarti harus menentukan suatu hari/tanggal dalam suatu bulan yang akan digunakan sebagai tanggal penentuan diskon dan jatuh tempo. d. Discount % Isikan tarif diskon yang diberikan dalam persentase (misalnya 2%, cukup dimasukkan dengan 2). e. Discount Days Nilai yang diisikan pada field ini tergantung pada pemilihan yang ada pada field Type. Jika menggunakan metode Number of Days, masukkan jumlah hari diskon pada field ini. Jika menggunakan Day of Month, dapat memasukkan L pada field ini. f. Due Days Angka yang dimasukkan pada field ini tergantung pada field Type. Dengan demikian apabila digunakan metode Number of Days, diisi dengan jumlah hari sampai jatuh tempo. g. Closing Day Pilihan ini hanya diisi apabila dalam field Type dipilih Day of Month. Masukkan hari terakhir billing cycle kita. Sebagai contoh, apabila hari terakhir billing cycle jatuh pada tanggal 5 setiap bulan, dimasukkan 5 sebagai hari penutupan (closing day).
h. Next Month Pilihan ini juga hanya diisi apabila dalam field Type dipilih Day of Month. Apabila menetapkan hari jatuh tempo atau hari diskon pada suatu hari tertentu/tangggal tertentu setiap bulan, dapat memberitahu DacEasy apakah ketentuan tersebut juga berlaku pada bulan berikutnya. Contoh : PT. Yovie and Nuno dalam usaha dagangnya menetapkan dua termin, yaitu termin untuk tranasaksi penjualan kredit (2/10, n/15) dan termin untuk setiap transaksi pembelian kredit (3/15, n/30). Kalau kedua termin tersebut dimasukkan dalam tabel akan tampak sebagai berikut :
3. Apabila sudah yakin dengan apa yang dimasukkan, tekan F10 untuk menyimpannya. Apabila ingin keluar dengan tanpa menyimpan data yang baru, tekan ESC. Mengedit Terms Table 2. Masukkan kode term table yang akan diedit atau tekan F5 bila tidak ingat. 3. Lakukan pengeditan. 4. Tekan F10 untuk menyimpan data. Menghapus Terms Table 2. Masukkan kode term table yang akan dihapus atau tekan F5. 3. Tekan F6 untuk menghapusnya.
PELANGGAN (CUSTOMER) File customer (pelanggan) berisi data kepada siapa perusahaan menjual produk atau jasa. Sekali memasukkan customer dalam file, maka dapat diakses kembali customer tersebut pada trasaction screen. DacEasy mengupdate saldo yang ada dalam file ini setiap saat memasukkan transaksi yang berkaitan dengan customer. Ada dua cara untuk memasukkan suatu record customer baru dalam file : (1) memasukkan customer dalam customer screen sebelum mencatat suatu transaksi, atau (2) memasukkan customer pada saat mencatat transaksi. Cara yang kedua ini berkaitan dengan menekan F8 dalam field Code pada transaction screen, baik transaction screen untuk Receivable Ledger, Cash Receipts, maupun Billing. Langkah-langkah untuk mengisi, mengedit, dan menghapus data customer sebagai berikut : 1. Aktifkan customer screen dengan memilih Customer dari menu Edit. Tampilannya adalah sebagai berikut :
Mengisi Data Customer 2. Isilah field-field yang ada dengan memperhatikan ketentuan-ketentuan sebagai berikut : Code Field ini diisi dengan kode customer, tidak lebih dari 10 karakter. Name Isi field ini hingga 40 karakter. Apabila customer sebagai perusahaan, masukkan nama perusahaan dan gunakan field Contact untuk memasukkan nama seseorang yang mana untuk menghubungi perusahaan. Bila yang menjadi customer adalah seseorang secara individu, masukkan nama orang tersebut dan field Contact tidak perlu diisi. Address Field ini diisi dengan alamat customer. Apabila customer mempunyai alamat surat dan pengiriman barang yang berbeda, dapat dimasukkan lebih dari satu alamat surat. Tekan SHIFT+F5 untuk mengaktifkan layar alamat surat (shipping address screen). Tax Id Field ini berisi 13 karakter Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) customer. Jika tidak ada atau tidak perlu, field bisa dikosongkan. Phone 1, Phone 2, Fax Field ini diisikan dengan nomor telepon atau faksimili customer. Nomor ini akan tercetak pada directory customer dan aging report, dan bisa juga ditampilkan di customer labels.
Country Apabila customer berada di luar negeri, gunakan field ini untuk mengisi nama negaranya. Account Type Tipe perkiraan (account type) customer menunjukkan cara DacEasy dalam menangani faktur-faktur yang belum dibayar pada setiap akhir periode. Ada tiga tipe yang ada, yaitu : Open, Balance Forward, dan Cash. Open DacEasy akan menghapus semua faktur yang sudah diposting dan dibayar penuh. Bila sampai pada akhir periode ada faktur yang belum dibayar, DacEasy akan menjadikan faktur itu sebagai faktur yang masih terbuka (open invoice), sehingga dapat dicetak record dari faktur ini secara rinci (dalam laporan umur piutang). Balance Forward Seperti pilihan Open, DacEasy akan menghapus semua faktur yang sudah dibayar penuh. Perbedaannya, bila dalam file ada faktur yang belum dibayar, DacEasy akan mengkonsolidasikan faktur tersebut dalam satu faktur saldo berjalan (balance forward invoice), sehingga tidak bisa dicetak laporan umur piutang dari saldo berjalan. Cash Dalam pilihan ini customer tidak mempunyai saldo berjalan (outstanding balance), karena customer harus membayar semuanya pada saat penjualan, sehingga saldo berjalan customer selalu nol (0). GL Department Bila dalam account interface screen memilih customer sebagai metode departementisasi, harus menentukan nomor departemen (department number) untuk setiap customer. Nomor ini akan menjadi akhiran (suffix) dari nomor
general sales, sales return, dan COGS. Misalnya, nomor perkiraan detail dari Sales adalah 411. Ini terdiri atas perkiraan general 41 dan perkiraan atau nomor departemennya 1. Tax Table Ketika memasukkan faktur untuk customer, DacEasy secara otomatis menghitung pajak penjualan yang didasarkan pada tariff pajak yang telah ditentukan untuk customer tersebut. DacEasy menghitung pajak hanya pada produk, service, dan billing yang mempunyai kode dapat dikenai pajak. Kalau dalam Account Type memilih Cash, field ini dapat dikosongkan. Term Table Sama dengan tax table, masukkan dalam field ini kode yang berasal dari term table yang telah ditentukan (F5). Message Field ini diisi dengan kode pesan yang telah ditentukan sebelumnya. Bila tidak ingin memberikan pesan apapun, biarkan field ini kosong. Price Group Apabila ditawarkan beberapa jenis rabat (price break) pada customer, gunakan field ini untuk menunjukkan kategori rabat yang ditentukan pada customer. Ada enam kategori harga dalam field ini (A, B, C, D, E, dan F). Salesperson Field ini berisi hingga 5 karakter untuk mengidentifikasi pramuniaga (salesperson) yang menangani perkiraan customer.
Billing Group Field ini harus diisi kunci yang digunakan untuk mengelompokkan customer apabila merencanakan membuat faktur yang berulang-ulang (recurring invoices) untuk sekelompok customer. Apabila tidak merencanakan, biarkan field ini kosong. Credit Limit Apabila menentukan batas maksimum kredit (credit limit) pada customer, masukkan jumlah yang menjadi batasan tersebut pada field ini. DacEasy membandingkan batas kredit ini dengan saldo berjalan setiap customer, untuk menentukan apakah saldo tersebut masih dalam batasan kredit yang ada. Apabila tidak menawarkan batasan kredit kepada customer, biarkan field ini kosong. Finance Charge DacEasy dapat membebankan denda (finance charge) pada customer yang fakturnya sudah jatuh tempo. Gunakan field ini untuk memasukkan denda bulanan dalam % yang dibebankan kepada setiap customer yang menunggak. Beginning Saldo awal (beginning balance) adalah total semua transaksi yang sudah diposting sebelum transaksi periode ini. Dengan demikian saldo awal harus sama dengan saldo berjalan (current balance) dikurangi dengan period balance (jumlah dari transaksi periode) ini. This Period Period balance adalah jumlah atau saldo yang berasal dari transaksi-transaksi yang sudah diposting setelah saldo awal. Dengan demikian period balance sama dengan current balance dikurangi beginning balance.
Current Balance Current balance adalah total dari semua transaksi yang telah diposting. Dengan demikian current balance sama dengan beginning balance ditambah dengan period balance. Credit Available Kredit yang masih bisa diberikan (credit available) adalah selisih antara credit limit dengan current balance. DacEasy akan mengupdate field ini bila mengubah credit limitnya atau memasukkan suatu perubahan terhadap saldo customer. Last Sales Date Field ini menampilkan tanggal penjualan terakhir yang dimasukkan dan diposting dari modul billing atau receivable ledger. Last Payment Date Field ini menampilkan tanggal pembayaran terakhir yang dimasukkan dan diposting untuk customer dalam aktivitas cash receipt. Ini adalah tanggal posting, bukan tanggal entry transaksi. Last Sales Amount Field ini menampilkan jumlah dari penjualan terakhir yang dimasukkan dan diposting dari modul billing atau receivable ledger. Last Payment Amount Field ini berisi jumlah pembayaran terakhir yang dimasukkan dan diposting dari aktivitas cash receipt. Jumlah ini berasal dari posting, bukan dari entry transaksi. 3. Apabila semua field telah terisi dengan benar, tekan F10 untuk menyimpannya atau tekan ESC apabila ingin keluar tanpa menyimpannya.
Berikut adalah sebuah contoh customer screen yang sudah diisi : Memasukkan Saldo Setup (Setup Balance) DacEasy memberikan cara yang mudah untuk memasukkan saldo setup customer tanpa harus keluar dari customer screen. Tekan F7 untuk menampilkan setup balance screen :
Isilah field yang terdapat dalam screen tersebut dengan memperhatikan ketentuanketentuan sebagai berikut : Setup Date Field ini menampilkan tanggal sekarang. Hal ini sangat penting untuk memeriksa tanggal setup. Semua setup balance harus dimasukkan dalam tanggal yang sama, karena untuk menghindari saldo yang dimasukkan masuk dalam periode yang lain. Untuk itu kalau melihat field ini berisi tanggal setup yang tidak dikehendaki, tekan ESC, lalu tekan F4 untuk memasukkan tanggal setup yang benar. Selanjutnya akses kembali setup balance screen. Invoice # Masukkan dalam field ini nomor faktur dari saldo yang ada. Kalau ada beberapa faktur, masukkan secara rinci masing-masing nomor faktur. Code Field ini harus diisi dengan salah satu dari tiga type saldo faktur yang dimasukkan. I-Invoice Type ini akan menambah saldo faktur customer dan mendebit perkiraan piutang. Pada saat memroses transaksi faktur, DacEasy menambah saldo customer sebesar jumlah yang dimasukkan dalam field ini. Di samping itu DacEasy juga
membuat sebuah entry dalam file faktur yang terbuka, sehingga faktur yang dimasukkan kali ini dapat dicetak laporan umur piutangnya dan statementnya. D-Debit Type ini juga menambah saldo customer dan setelah posting akan mendebit perkiraan piutang dalam general ledger. Perbedaannya dengan type Invoice, dengan type ini tidak bisa mencetak laporan umur piutang dan statementnya atas faktur yang dimasukkan. Kegunaan umum dari type ini adalah untuk memasukkan denda (finance charge) pengembalian check fees dan denda-denda lain yang dibebankan pada customer. C-Credit Type ini merupakan kebalikan dari type Debit. Kegunaan umum dari type ini adalah untuk melakukan penyesuaian terhadap saldo customer, yang mungkin disebabkan dari suatu kesalahan dalam Billing, atau pemberian goodwill kepada customer yang selalu membayar hutang tepat waktu. Invoice Date Masukkan tanggal faktur (sebagai dasar penentuan diskon dan jatuh tempo). Discount Akan terisi otomatis saat field Invoice diisi. Due Date Menampilkan tanggal jatuh tempo secara otomatis. Invoice Balance Berisi jumlah saldo tiap faktur atau total saldo untuk balance forward invoice. Discount Amount Akan terisi diskon secara otomatis apabila saldo telah dimasukkan. Setelah memasukkan semua saldo setup, tekan F10 untuk memprosesnya.
Mengedit Customer 2. Masukkan kode customer yang akan diedit. Bila tidak ingat, tekan F5 (LookUp) untuk menampilkan daftar customer. 3. Bawalah krusor ke field yang akan diedit. Tekan SHIFT+F3 untuk mengedit informasi budget customer. Tekan SHIFT+F5 untuk melihat atau mengedit alternative shipping address customer. Bila mengedit customer history atau shipping address customer, tekan F10 untuk menyimpan informasi dan kembali ke customer screen. 4. Tekan F10 untuk menyimpan perubahan-perubahan yang telah dibuat atau tekan ESC bila ingin keluar tanpa menyimpan perubahan-perubahan yang ada. Menghapus Customer 2. Masukkan kode customer yang akan dihapus. Tekan F5 (LookUp) bila tidak ingat kode customer. 3. Bawa kursor ke customer yang akan dihapus. Untuk menghapus customer, dua kondisi berikut harus dipenuhi : - saldo customer harus nol, - tidak boleh ada aktivitas untuk customer yang ada dalam file faktur terbuka. Penyesuaian Saldo Setup Customer (Adjusting Customer Setup Balance) Ada kemungkinan kesalahan dalam memasukkan saldo awal customer. Untuk melakukan penyesuaian, lakukan langkah-langkah berikut : a. Akses customer screen dengan memilih Customer dari menu Edit. b. Masukkan kode customer yang akan disesuaikan atau tekan F5. c. Tekan F7 untuk menampilkan setup balance screen. d. Lakukan penyesuaian dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut : Saldo dimasukkan terlalu besar. Misalnya saldo yang sebenarnya Rp 100.000, tetapi dimasukkan sebesar Rp 1.000.000, maka dalam penyesuaian ini tinggal mengkredit (-) Rp 900.000.
Saldo dimasukkan terlalu kecil. Misalnya saldo yang seharusnya Rp 1.000.000, tetapi dimasukkan sebesar Rp 100.000, maka dalam penyesuaian ini tinggal mendebit sebesar Rp 900.000. Saldo belum dimasukkan. Misalnya belum dimasukkan saldo sebesar Rp 1.000.000, sehingga customer yang bersangkutan mempunyai saldo nol (0), maka harus disesuaikan dengan memasukkan sebesar Rp 1.000.000. e. Apabila telah melakukan penyesuaian dengan benar, tekan F10 untuk menyimpannya. PEMASOK (VENDOR) Vendor adalah pihak tertentu baik perusahaan maupun perorangan yang memasok barang atau jasa kepada perusahaan. Vendor file berisikan informasi vendor antara lain alamat surat, alamat pengiriman barang, termin, tax, saldo. Ada dua cara untuk memasukkan suatu record vendor baru dalam file : (1) memasukkan vendor dalam vendor screen sebelum memasukkan suatu transaksi atau (2) memasukkan vendor pada saat memasukkan transaksi secara on-the fly. Cara yang kedua ini dengan menekan F8 dalam field Code pada transaction screen, baik transaction screen untuk Receivable ledger, Cash Receipts, dan Billing. Prosedur untuk mengisi, mengedit, dan menghapus data Vendor 1. Aktifkan vendor screen dengan memilih Vendors dari menu Edit. Tampilannya adalah sebagai berikut :
Mengisi Data Vendor 2. Isilah field-field yang ada dalam vendor screen. Cara mengisinya sama dengan cara mengisi customer screen. Untuk itu pada bagian ini tidak dijelaskan kembali. Berikut ini adalah sebuah contoh vendor screen yang sudah diisi : 3. Apabila semua field yang ada telah diisi dengan benar, tekan F10 untuk menyimpannya atau tekan ESC untuk keluar tanpa menyimpannya. Mengedit Vendor 2. Masukkan kode Vendor yang akan diedit. Bila tidak ingat tekan F5 (LookUp) untuk menampilkan daftar Vendor. 3. Bawalah kursor ke field yang akan diedit. Tekan SHIFT+F3 untuk mengedit informasi budget Vendor. Tekan SHIFT+F5 untuk mengedit alternative shipping address Vendor. Bila mengedit Vendor history atau shipping address Vendor, tekan F10 untuk menyimpan informasi dan kembali ke Vendor screen.
4. Tekan F10 untuk menyimpan perubahan-perubahan atau tekan ESC bila ingin keluar tanpa menyimpan perubahan-perubahan. Menghapus Vendor 2. Masukkan kode Vendor yang akan dihapus. Tekan F5 (LookUp) apabila tidak ingat. 3. Bawa kursor ke field yang akan dihapus, kemudian tekan F6. Untuk dapat menghapus Vendor, dua kondisi berikut harus dipenuhi : - saldo Vendor harus nol, - tidak boleh ada aktivitas untuk Vendor yang ada dalam file faktur terbuka. Penyesuaian Saldo Setup Pemasok (Adjusting Vendor Setup Balance) Ada kemungkinan kesalahan dalam memasukkan saldo awal vendor. Untuk melakukan penyesuaian, lakukan langkah-langkah berikut : a. Akses customer screen dengan memilih Vendors dari menu Edit. b. Masukkan kode vendor yang akan disesuaikan atau tekan F5. c. Tekan F7 untuk menampilkan setup balance screen. d. Lakukan penyesuaian dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut : Saldo dimasukkan terlalu besar. Misalnya saldo yang sebenarnya Rp 100.000, tetapi dimasukkan sebesar Rp 1.000.000, maka dalam penyesuaian ini tinggal mengkredit (-) Rp 900.000. Saldo dimasukkan terlalu kecil. Misalnya saldo yang seharusnya Rp 1.000.000, tetapi dimasukkan sebesar Rp 100.000, maka dalam penyesuaian ini tinggal mendebit sebesar Rp 900.000. Saldo belum dimasukkan. Misalnya belum dimasukkan saldo sebesar Rp 1.000.000, sehingga vendor yang bersangkutan mempunyai saldo nol (0), maka harus disesuaikan dengan memasukkan sebesar Rp 1.000.000. e. Apabila telah melakukan penyesuaian dengan benar, tekan F10 untuk menyimpannya.
Berikut adalah sebuah contoh vendor screen yang sudah diisi :