Pertemuan 2. Komputerisasi Akuntansi

Transkripsi

1 Pertemuan 2 Komputerisasi Akuntansi Objektif: 1. Mahasiswa dapat mengetahui Komputerisasi Akuntansi, 2. Mahasiswa dapat mengetahui proses komputerisasi akuntansi, keunggulan komputerisasi akuntansi 3. Mahasiswa dapat mengenal Daceasy Accounting 4.3, mengenal tampilan bentuk dari Daceasy Accounting 4.3, mengetahui tombol-tombol yang digunakan dalam Daceasy Accounting Mahasiswa dapat membuat file perusahaan baru dalam hal ini membuat perusahaan jasa yang kemudian di input ke dalam software Daceasy Accounting 4.3

2 P2.1. Teori 2. Komputerisasi Akuntansi Komputerisasi akuntansi dimulai dari aktivitas perusahaan yang mengunakan datadata sebagai bahan baku yang nantinya akan diolah menjadi laporan keuangan. Setelah data dikumpulkan dan dijurnal secara manual, maka masuk ke tahap input data. Tahap input data ini dilakukan oleh seorang operator computer yang bertugas memasukan data mentah ke dalam lomputer. Proses Komputerisasi Akuntansi Kegiatan Operasional Perusahaan Data Data Data Prosedur Simpan Pengumpulan Data Transaksi dan Jurnal Input Data Jurnal ke Komputer Prosedur Posting Pengolahan Data Prosedur Hitutng Neraca R/L Lain-lain Menampilakan Laporan-laporan Kegiatan Perusahaan Keunggulan Komputerisasi Akuntansi 1. Proses pengolahan cepat 2. Tingkat akurasi informasi yang dihasilkan cukup tinggi 3. Efisiensi sumber daya manusia

3 Dalam penerapan komputerisasi tentu saja kita harus memiliki software aplikasi akuntansi. Perangkat lunak untuk komputerisasi bisa saja dipilih dari program program aplikasi yang telah ada di pasar software, untuk mengimplemtasikannya kita tinggal membeli program aplikasi siap pakai tersebut, menginstalnya dan kemudian memasang seorang operator untuk menjalankannya. Cara yang kedua untuk memenuhi kebutuhan software akuntansi ini dengan membut sendiri yang disesuaikan dengan situasi dan kondisi organisasi. Dalam praktikum Pengantar Akuntansi ini kita akan menggunakan software yang siap pakai yaitu Dec Easy Accounting 4.3. A. Mengenal Dec Easy Accounting Setiap perusahaan pasti mempunyai data akuntansi. Data akuntansi ini bisa dicatat secara manual atau secara komputerisasi. Banyak program yang bisa digunakan untuk mengolah data akuntansi seperti Peachtree Accounting, AccPac, One Write Plus, Paciolli, Dec Easy Accounting, dan sebagainya. Salah satu program yang paling popular adalah DacEasy Accounting yang dibuat oleh Dac Software, inc. (Dallas, Texas). Perlengkapan Yang Diperlukan Untuk Menginstal DEA 4.3. Berikut perlengkapan yang diperlukan oleh system agar dapat beroprasi secara optimal : IBM PC, XT, AT PS/2 or 100% compatible computer 640K Random Access Memory MS-DOS atau PC-DOS versi 3.1 atau yang lebih tinggi Hard disk atau satu fkoppy drive HD (1.2M 5 ¼ atau 1.44M 3 ½ ) Printer 80 kolom yang berkapasitas 132 kolom terpadatkan atau sebuah printer Hewlett Packard LaserJet (atau compatible-nya) Program DecEasy Accounting merupakan suatu sistem komperhensif untuk menata dan memcatat berbagai macam bisnis dalam bidang jasa atau produk. Dengan memanfaatkan sepenuhnya sistem ini, para manajer dan pemilik bisnis mampu memahami secara cepat kondisi keuangan dan aktivitas suatu bisnis secara historis. DecEasy Accounting menyajikan 7 (tujuh) fungsi utama akunting, yaitu :

4 1. Modul General Ledger (dibahas pada PA1) 2. Modul Receiveable Ledger 3. Modul Payable Ledger 4. Modul Cash Management 5. Modul Purchasing 6. Modul Billing 7. Modul Inventory Control Tampilan Menu Utama Dalam DEA B. Pengertian Modul General Ledger Dalam Dac Esay Accounting, General ledger merupakan sumber pengambilan data untuk pembuatan Laporan Keuangan, seperti Neraca Saldo, laporan Laba Rugi dan Neraca. Modul general ledger bisa digunakan untuk memenuhi semua kebutuhan akuntansi. Dengan kata lain jenis transksi keuangan apapun bisa dicata dengan modul ini. Laporan keuangan yang dihasilkan oleh General ledger sama dengan laporan keuangan yang dihasilkan dari modul tambahan. Perbedaannya hanya pada informasi atau laporan tambahan yang hanya bisa dihasilkan dari modul luar. Informasi yang harus dipersiapkan adalah 1. Tanggal bulan dan tahun periode akuntansi 2. Daftar rekening dan saldonya

5 C. Tombol Fungsi Yang disediakan dalam DEA 4.3 F1 Help ( bantuan ) Tombol ini menyediakan bantuan petunjuk dimana kursor berada F2 Options Tombol ini menyediakan berbagai macam fungsi seperti F4 date Shift F1 Help index Shift F2 Calculator Shift F10 Version F4 Date Tombol ini dipakai untuk merubah tanggal system komputer F5 Look Up Tombol ini dipakai untuk menampilkan item item yang ada. F6 Delete Tombol ini dipakai untuk menghapus record atau transaksi yang sudah dimasukkan F7 Setup Tombol ini berfungsi untuk memasukkan saldo setup setiap rekening. Selain itu tombol ini juga bisa dipakai untuk pencetakan laporan yang sudah dibuat. F8 Add Tombol ini dipakai untuk menambahkan record baru tanpa keluar menu yang sedang dikerjakan F9 Edit Tombol ini dipakai untuk merubah atau mengedit record yang sudah dimasukkan F10 Process Tombol ini dipakai untuk merekam record ke dalam file Shift F3 Gabungan Tombol ini dipakai untuk mengedit atau melihat informasi budget sebuah record Shift F6 Gabungan tombol ini dipakai untuk menghapus satu baris data Shift F9 Gabungan tombol ini dipakai untuk merubah dasar sortir atau pengurutan record D. Pengertian Perusahaan Jasa Perusahaan jasa adalah suatu jenis perusahaan yang melakukan kegiatan usahanya memberikan pelayanan atau service berupa jasa kepada langganan / customer. 1. Membuat File Perusahaan Langkah-langkah membuat file perusahaan : Pilih menu File/Open, maka akan tampil Open Company.

6 Untuk membuat file baru tekan F8, maka akan tampil sebagai berikut :

7 CONTOH PENGISIAN SYSTEM IDENTIFICATION 2. SYSTEM IDENTIFICATION Identification Name Kita diminta untuk memasukan nama perusahaan (sesingkat Mungkin) yang akan kita kelola keuangannya. Ini sangat berguna kalau kita mengolah akuntansi keuangan lebih dari satu perusahaan. Misalnya perushaan yang kita kelola keuangannya bernama Sirarangge Inc. (diisi sesuai nama perusahaan pada soal). Directory Name/Path Pada field ini kita harus menentukan dimana drive dan sub directory untuk tempat data. Bila kita tidak menentukan, maka DacEasy akan menempatkan data kita pada sub directory default yaitu Files Kali ini data kita tempatkan pada drive H dengan Directory Kelas dan Sub directory NPM ( H:\1EA09\ )

8 Sampel Chart of Accounts DecEasy menyediakan contoh bagan rekening, dan kita dapat menggunakan rekening tersebut dengan memilih Yes. Bila kita ingin membuat bagan rekening sendiri, maka kita harus pilih No. Kali ini kita ingin membuat bagan perkiraan sendiri sesuai dengan kasus yang diberikan. Jadi kita pilih No. Chart of Account Type Apabila dalam Sample Cart of Accounts kita memilih Yes untuk menggunakan bagan perkiraan yang disediakan DecEasy, maka kita harus memilih jenis bagan perkiraan tersebut yang paling sesuai dengan perusahaan kita. Ada tiga jenis bagan perkiraan yang bisa kita pilih, yaitu : Simple Ini adalah bagan perkiraan yang paling sederhana, terdiri atas kurang lebih 114 perkiraan yang dirancang untuk perusahaan relative sederhana. Standard Perkiraan ini kurang lebih sebanyak 262, dan dirancang untuk perusahaan yang aktivitas akuntansinya lebih komplek. Non-profit Kita menggunakan perkiraan ini bila kita bergerak dalam organisasi yang tidak mencari laba, seperti LSM, Sekolah, dll. Equity Type Ini hanya berlaku kalau dalam field Sampel Chart of Account kita memilih Yes. Pada bagian ini kita diminta untuk menentukan tipe kepemilikan perusahaan. Ada tiga pilihan yaitu : Sole Pro Bila usaha kita hanya dimiliki oleh satu orang Partnership Bila usaha kita dibentuk oleh dua orang atau lebih Corporate Bila pemilik perusahaan adalah para pemegang saham

9 3. COMPANY INFORMATION Menu ini digunakan untuk memasukan informasi penting tentang perusahaan. Informasi ini meliputi nama, alamat, dan periode perusahaan. DecEasy akan mencetak informasi ini pada bagian atas semua laporan, dan menggunakan struktur periode tersebut sebagai periode akuntansi perusahaan. Tahap untuk memasukan informasi perusahaan adalah sebagai berikut : Name Address Country Phone Serial Access Periods Beginning of Current Financial Year Setup Date Field ini diisi dengan nama perusahaan yang mempunyai lisensi mengunakan DEA 4.3. (Pada praktikum ini kita isi dengan LAB._AKUNTANSI_FE._UNIVERSITAS GUNADARMA) Field ini diisi dengan alamat perusahaan. DeaEsy Menyediakan tiga baris untuk alamat perusahaan. (Baris 1 : Nama Perusahaan (sesuai kasus soal); Baris 2 : Nama Praktikan; Baris 3 NPM Praktikan). Field ini diisi dengan negara pembeli software. (Optional dapat dikosongkan) Diisi dengan nomor telepon (kalau ada) Diisi dengan nomor seri. Setiap pembeli software DEA4.3 pasti mempunyai nomor ini. (DEA443295S). Diisi dengan nomor akses yang diberikan oleh software development (865XKE9R). Diisi sesuai dengan periode yang berlaku dalam perusahaan apabila kita menghendaki bahwa jumlah periode tetap 12, maka kita cikup dengan menekan Enter. (Enter) Diisi dengan tanggal awal periode perusahaan. (sesuai kasus soal) Diisi dengan waktu yang sedang aktif sekarang (sesuai kasus soal).

10 4. Setelah selesai mengisi System Identification & Company Information lalu Proses dengan menekan F10. Setelah selesai proses maka file perusahaan yang kita buat akan tampil pada menu Open Company seperti pada tampilan langkah satu. Setelah itu dengan menekan panah naik atau turun pada keyboard kita sorot perusahaan yang telah kita buat lalu tekan Enter. Maka akan kembali pada menu utama. 5. Selanjutnya kita harus mengaktifkan periode yang kita tentukan pada menu Edit Defaults lalu Enter pada menu utama dengan tampilan sbb: 6. Setelah tampil menu Defaults pilih Company Imformation lalu Enter

11 7. Selanjutnya dengan mengunakan tombol panah tempatkan kursor pada Januari dan tekan F3 untuk mengaktifkan periode tersebut sehingga nampak sbb: 8. Setelah itu tekan Esc hingga kembali ke menu utama.