BAB III ANALISA SISTEM Analisis sistem merupakan individu kunci dalam proses pengembangan sistem. Analisis sistem mempelajari masalah dan kebutuhan dari organisasi untuk menentukan bagaimana orang, data, proses, komunikasi, dan teknologi informasi dapat meningkatkan pencapaian bisnis 1. Tujuan kegiatan tahap analisa ini adalah untuk memperoleh gambaran serta kelemahan sistem yang sedang berjalan pada Toko JM Mobile. Penelitian diarahkan untuk menghasilkan suatu aplikasi yang dapat mempermudah, mempercepat dan mengakuratkan dalam proses pencatatan masuk keluarnya barang dan pembuatan laporan-laporan. 3.1 Analisis Prosedure 1. Prosedure Inventory Masuk yang Sedang Berjalan Dibawah ini adalah prosedur inventory masuk yang sedang berjalan sebagai berikut : 1 Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, hal 17, 2007 27
28 1. Bagian stockist akan melakukan pengecekan barang. Apabila terdapat barang yang sudah mencapai stok minimum, maka stockist akan mengajukan permohonan Purchases Order kepada pimpinan. Jika ditolak maka pemesanan dibatalkan, jika diterima maka akan melakukan pemesanan ke supplier. 2. Setelah menerima pemesanan barang dari stockist, supplier akan melakukan pengecekan barang dan harus memastikan barang yang dikirim sampai ke toko dalam keadaan baik. 3. Selanjutnya supplier membuka faktur pembelian dan diberikan kepada stockist, dan barang yang dikirim dari supplier dicek oleh stockist, apabila dalam kondisi baik maka barang diterima, jika tidak barang akan dikembalikan. 4. Faktur yang diberikan dari supplier kepada stockist diserahkan kepada bagian keuangan untuk melakukan pembayaran ke supplier. Dan stockist melakukan pencatatan inventory masuk dan membuat laporan inventory masuk yang kemudian diserahkan kepada pimpinan.
29 Gambar 3.1 Flowmap Inventory Masuk yang sedang berjalan Keterangan : PO : Purchase Order FP : Faktur Pembelian
30 2. Prosedure Inventory Keluar yang Sedang Berjalan Dibawah ini adalah prosedur inventory keluar yang sedang berjalan sebagai berikut : 1. Customer datang ke toko, dengan di layani stockist. 2. Apabila sesuai maka customer melapor kepada stockist, kemudian stockist mencari data voucher pulsa dan kartu perdana kemudian membuat nota. 3. Nota dibuka dalam 2 (dua) rangkap, 1 (satu) diserahkan ke customer beserta voucher pulsa dan kartu perdana yang telah di packing, dan 1 (satu) diarsip stockist. 4. Customer melakukan pembayaran di bagian keuangan. 5.lBagian stockist melakukan pencatatan inventory keluar dan pencatatan inventory akhir, kemudian membuat laporan inventory keluar dan laporan inventory akhir yang ditandatangani pimpinan.
31 Flowmap Berjalan Inventory Keluar Customer Stockist Keuangan Pimpinan Data Barang Data Barang Buat Nota 2 Nota Rp Nota 1 Nota Rp Catat inventory keluar Proses pembayaran Nota dan barang Rp Nota dan barang Rp Lap.inventory akhir Lap.inventory keluar Lap.inventory akhir Lap.inventory keluar T Benar Y Ttd Laporan Lap.inventory akhir Lap.inventory keluar Lap.inventory akhir Lap.inventory keluar Gambar 3.2 Flowmap Inventory Keluar yang sedang berjalan
32 3.2 Analisis Dokumen 1. Dokumen Masukan (Input) a. Faktur Pembelian Fungsi : Untuk mengetahui harga, data barang, stok barang kyang masuk Sumber Rangkap Ditujukan Item : Supplier. : 2 (Dua). : Stockist, Keuangan. : Nomor Faktur, Tanggal Faktur, Nama Supplier, Nama ggbarang, Jumlah, Harga Satuan dan Total Nilai llllfaktur. 2. Dokumen Keluaran (Output) a. Nota Penjualan Fungsi Sumber Rangkap Ditujukan Item : Sebagai bukti pembayaran dari customer. : Stockist. : 1 (Satu). : Customer, Stockist. ll : Nomor Nota, Nama Barang, Jumlah, Harga Satuan dan Total Harga
33 b. Laporan Inventory Masuk Fungsi Sumber Rangkap Ditujukan Item : Laporan pembelian harian dan bulanan. : Stockist : 2 (Dua). : Stockist, Pimpinan. : Nomor Faktur, Kode Supplier, Nama Supplier, Kode Barang, Nama Barang, Jumlah, Harga Satuan dan Total Harga. c. Laporan Inventory Keluar Fungsi Sumber Rangkap Ditujukan Item : Laporan penjualan harian dan bulalan. : Stockist : 2 (Dua). : Stockist, Pimpinan. : Nomor Faktur, Tanggal, Kode Barang, Nama Barang, ljumlah, Harga Satuan dan Total Harga d. Laporan Inventory Akhir Fungsi : Untuk mengetahui sisa Inventory. Sumber Rangkap Ditujukan : Stockist. : 2 (Dua). : Stockist, Pimpinan
34 Item : Kode Barang, Nama Barang, Harga Beli, Harga Jual, fjumlah. 3.3 Analisa Kelemahan Sistem Analisa sistem dalam laporan kerja praktek ini dimaksudkan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, hambatan yang terjadi, serta kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Tahap analisis sistem dilakukan sebelum tahap desain sistem. Pada tahap ini harus mengenal permasalahan yang dihadapi terlebih dahulu, terutama pada Toko JM Mobile Di Kijang tempat dilaksanakannya kerja praktek. Adapun permasalahan yang dihadapi oleh Toko JM Mobile saat ini adalah: 1. Proses pencatatan inventory voucher pulsa & kartu perdana, inventory masuk voucher pulsa & kartu perdana serta inventory keluar voucher pulsa & kartu perdana yang masih dilakukan secara manual, sehingga menghasilkan laporan lambat & kurang akurat. Dan juga sering terjadi kesalahan pencatatan. 2. Proses pencatatan yang manual sangat lambat, sehingga menjadi suatu kendala bagi pemilik toko dan stockist untuk memperoleh informasi jumlah inventory voucher pulsa & kartu perdana yang dimiliki oleh TOKO JM MOBILE dengan cepat.
35 3.4 Analisa Kebutuhan Sistem Pada analisis kebutuhan sistem ini bersangkutan dengan pembahasan pada kebutuhan perangkat lunak, kebutuhan informasi, dan kebutuhan pengguna. 1. Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dibutuhkan pada pembuatan Aplikasi Persediaan Voucher Pulsa & Kartu Perdana Toko JM Mobile di Kijang adalah dengan menggunakan Microsoft Visual Studio 2008 sebagai tools pemrogramannya, Microsoft Access 2007 sebagai database dan Windows XP sebagai Sistem Operasi. 2. Kebutuhan Informasi User membutuhkan sebuah aplikasi yang bisa memperoleh informasi data voucher & kartu perdana secara cepat dan akurat. 3. Kebutuhan Pengguna Aplikasi persediaan yang dirancang ini khusus digunakan untuk mencatat setiap transaksi keluar masuk voucher pulsa dan kartu perdana yang ada di Toko JM Mobile.
36 3.5 Analisa SWOT Analisis SWOT merupakan salah satu metode untuk menggambarkan kondisi dan mengevaluasi suatu masalah, proyek atau konsep bisnis yang berdasarkan faktor internal (dalam) dan faktor eksternal (luar) yaitu Strengths, Weakness, Opportunities dan Threats. Metode ini paling sering digunakan dalam metode evaluasi bisnis untuk mencari strategi yang akan dilakukan. Analisis SWOT hanya menggambarkan situasi yang terjadi bukan sebagai pemecah masalah. Analisis SWOT terdiri dari empat faktor, yaitu: Strengths (kekuatan) merupakan kondisi kekuatan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada. Kekuatan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat dalam tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri. Weakness (kelemahan) merupakan kondisi kelemahan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada. Kelemahan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat dalam tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.
37 Opportunities (peluang) merupakan kondisi peluang berkembang di masa datang yang terjadi. Kondisi yang terjadi merupakan peluang dari luar organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri. misalnya kompetitor, kebijakan pemerintah, kondisi lingkungan sekitar. Threats (ancaman) merupakan kondisi yang mengancam dari luar. Ancaman ini dapat mengganggu organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri. Adapun analisa SWOT dari aplikasi persediaan ini adalah : Strengths (kekuatan) a. Mempermudah mengetahui sisa stock barang yang dimiliki. b. Adanya pemberitahuan (warning) jika sisa stock kurang dari 2 item. Weakness (kelemahan) a. Pemanfaatan yang kurang maksimal dari sistem yang sudah tersedia. b. Human error Opportunities (peluang) a. Aplikasi persediaan bisa di gunakan oleh siapapun yang khususnya untuk mengetahui jumlah persediaan yang tersisa. b. Adanya kemungkinan pengembangan sistem. Threats (ancaman) a. Software yang terus berkembang dengan cepat sehingga harus membangun sistem yang independen dan tidak terhubung keluar.